Постановление Избирательной комиссии Свердловской области от 28 апреля 2021 г. N 12/54 "Об утверждении Порядка ведения делопроизводства в территориальной избирательной комиссии"

В целях совершенствования работы территориальных избирательных комиссий по документационному обеспечению деятельности, Избирательная комиссия Свердловской области постановляет:

1. Утвердить Порядок ведения делопроизводства в территориальной избирательной комиссии (прилагается).

2. Председателям территориальных избирательных комиссий осуществить необходимые меры по внедрению в работу указанного Порядка, обеспечить строгое соблюдение установленных им правил и порядка работы с документами.

3. Признать утратившими силу постановления Избирательной комиссии Свердловской области от 12 ноября 2015 года N 23/145 "Об утверждении Порядка ведения делопроизводства в территориальной избирательной комиссии" и от 20 марта 2019 года N 06/24 "О внесении изменений в Порядок ведения делопроизводства в территориальной избирательной комиссии, утвержденный постановлением Избирательной комиссии Свердловской области от 12 ноября 2015 года N 23/145".

4. Направить настоящее постановление территориальным избирательным комиссиям и разместить на официальном сайте Избирательной комиссии Свердловской области.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на секретаря Избирательной комиссии Свердловской области И.А. Буртова.

Председатель Избирательной комиссии Свердловской области

В.И. Русинов

Секретарь Избирательной комиссии Свердловской области

И.А. Буртов

Утвержден
постановлением Избирательной
комиссии Свердловской области
от 28 апреля 2021 г. N 12/54

Порядок ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

1. Общие положения

1.1. Порядок ведения делопроизводства в территориальной избирательной комиссии (далее - Порядок) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в территориальной избирательной комиссии (далее - территориальная комиссия).

1.2. Порядок разработан на основании федеральных законов от 12 июня 2002 года N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Примерной инструкции по делопроизводству в территориальной (районной, городской и иной) комиссии и избирательной комиссии муниципального образования, утвержденной постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20 октября 2011 года N 48/406-6, с учетом постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности", Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22 мая 2019 года N 71, правовых актов ЦИК России, с использованием ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

1.3. Положения Порядка распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение, хранение и использование документов, осуществляемые средствами программного изделия "ДЕЛО" подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ПИ ДЕЛО).

Работа с документами по организации закупок осуществляется в соответствии с положениями гражданского и бюджетного законодательства. Особенности организации документооборота, относящегося к организации закупок, правила подготовки и оформления таких документов, а также порядок работы с ними могут дополнительно устанавливаться нормативно-правовыми актами ЦИК России и Избирательной комиссии Свердловской области.

1.4. Правила подготовки, оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Порядком, обязательны для членов территориальной комиссии, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.

1.5. Организацию делопроизводства территориальной комиссии осуществляет председатель территориальной комиссии.

Регистрацию поступающих, отправляемых и внутренних документов, контроль исполнения документов осуществляют системные администраторы комплексов средств автоматизации соответствующих территориальных избирательных комиссий (далее - системные администраторы территориальных комиссий) в соответствии с распоряжением председателя Избирательной комиссии Свердловской области от 7 декабря 2010 года N 06/30.

1.6. Делопроизводство в территориальной комиссии осуществляется с использованием программного изделия ДЕЛО подсистемы автоматизации административной деятельности Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", входящей в состав специального программного обеспечения (далее - ПИ ДЕЛО).

Доступ к ПИ ДЕЛО осуществляется в соответствии с Регламентом использования информационных ресурсов комплекса средств автоматизации Избирательной комиссии Свердловской области (далее - КСА ИКСО).

1.7. ПИ ДЕЛО предоставляет возможность работать с электронными образами документов, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений, а также получать статистические отчеты по документообороту в территориальной комиссии.

1.8. Основной единицей хранения информации в ПИ ДЕЛО является регистрационная карточка документа (далее - РК).

1.9. Работа в ПИ ДЕЛО основывается на принципе однократной регистрации документа.

1.10. Изменения в Порядок вносятся постановлением Избирательной комиссии Свердловской области.

1.11. В Порядке используются следующие термины и определения:

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

внутренний документ - документ, подготовленный в территориальной комиссии, не выходящий за ее пределы;

входящий документ - документ, поступивший в территориальную комиссию;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу и помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

докладная (служебная) записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

документооборот - движение документов территориальной комиссии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки:

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

исходящий документ - документ, отправляемый из территориальной комиссии;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;

носитель информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;

официальный документ - документ, созданный органом власти, организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

письменное обращение - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба;

письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр официального документа;

поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;

регистрационная карточка документа (РК) регистрационно-учетная форма, в том числе в электронном виде, используемая для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ ДЕЛО;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент оформления документа;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;

указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;

учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;

формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме, носителями информации для которого являются носители, используемые в электронно-вычислительной технике;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

2.1. Документы в территориальную комиссию доставляются через отделение связи (почтой, телеграфом), нарочным или передаются во время личного приема граждан председателю (заместителю председателя, секретарю) территориальной комиссии.

Документы могут поступать в территориальную комиссию по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, на официальный почтовый ящик территориальной комиссии в сети "Интернет" и по факсимильной связи.

2.2. Прием и первичная обработка поступающих документов производится председателем территориальной комиссии ежедневно в часы работы территориальной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Время приема документов в рабочий день, предшествующий нерабочему праздничному дню, сокращается на один час.

Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем территориальной комиссии.

2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ ДЕЛО (приложение N 1 к настоящему Порядку).

2.4. При вскрытии конвертов, поступающих по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, председателем территориальной комиссии или системным администратором территориальной комиссии составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение N 2 к настоящему Порядку). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления.

2.7. Регистрирует документы системный администратор территориальной комиссии с использованием ПИ ДЕЛО. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.

В РК документа формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, контроль исполнения, хранение и использование (приложение N 3 к настоящему Порядку).

2.8. Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и, в необходимых случаях, времени регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

При поступлении документа с сопроводительным письмом регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в разделе "Связки" РК делается соответствующая ссылка (связка).

2.9. После регистрации документа на бумажном носителе, при необходимости, он может быть отсканирован, а затем к РК может быть присоединен электронный образ документа и приложения к нему в формате pdf.

2.10. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем территориальной комиссии, затем, после перенесения указания по исполнению документа в регистрационную карточку передаются исполнителю.

2.11. Исполненные документы списываются в дело председателем (секретарем) территориальной комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной комиссии.

3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Документы, создаваемые в территориальной комиссии, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

3.2. Документы оформляются на продольных бланках установленной формы, изготовленных компьютерным способом (приложение N 4 к настоящему Порядку).

В территориальной комиссии используются следующие виды бланков:

бланк протокола заседания территориальной комиссии;

бланк решения территориальной комиссии;

бланк распоряжения председателя территориальной комиссии;

общий бланк территориальной комиссии (для подготовки любого вида документа, кроме письма);

бланк письма территориальной комиссии;

бланк председателя территориальной комиссии.

3.3. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение N 5 к настоящему Порядку).

3.4. При подготовке и оформлении документов члены территориальной комиссии и лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

3.5. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Реквизитами документов, создаваемых в территориальной комиссии, являются:

1) герб Свердловской области.

На бланках документов помещается малый герб Свердловской области в черно-белом изображении.

Изображение герба помещается на верхнем поле бланка и центруется относительно наименования территориальной комиссии:

Герб Свердловской области

НИЖНЕРЕЧЕНСКАЯ РАЙОННАЯ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

Контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется председателем территориальной комиссии;

2) наименование территориальной комиссии.

Наименование территориальной комиссии указывается на бланках в соответствии с наименованием, установленным Избирательным кодексом Свердловской области;

3) наименование должности.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланке председателя территориальной комиссии. Наименование должности указывается под наименованием территориальной комиссии;

4) справочные данные о территориальной комиссии.

Справочные данные о территориальной комиссии указываются в бланках писем: ул. Молодежная, 5, г. Нижнереченск, Свердловская обл., 625541; тел: (34354) 6-54-66; факс: (34354) 6-54-55; e-mail: ______;

5) Наименование вида документа.

Наименование вида издаваемого документа (решение, распоряжение, выписка из протокола заседания и т.д.) включается в бланк соответствующего вида документов.

В письмах наименование вида и разновидности документа не указывается.

6) дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.

Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

17.01.2021

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

17 января 2021 г.

1 февраля 2021 г.;

7) регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа для входящих и исходящих документов состоит из индекса дела по номенклатуре и, через косую черту, порядкового номера документа.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа;

8) ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа;

9) место составления (издания) документа.

Место (издания) документа указывается на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите "Справочные данные о территориальной комиссии".

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления.

Место составления или издания документа указывается в середине строки между датой и регистрационным номером документа;

10) гриф ограничения доступа к документу.

Проставляется на документах, содержащих конфиденциальную информацию. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утвержденным Постановлением Правительства от 3 ноября 1994 года N 1233) отметка о конфиденциальности на документах имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП).

Отметка проставляется в верхнем правом углу лицевой стороны первого листа документа от границы левого поля.

11) адресат.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Правительство Свердловской области, правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. При этом инициалы указываются после фамилии, например:

Избирательная комиссия Ростовской области,

заведующему правовым отделом

Иванову Н.П.

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Заместителю директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Смирнову П. П.

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Производственное объединение "Кристалл"

Отрадный пер., д. 9, г. Омск, 109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 года N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Председателям участковых избирательных комиссий

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса может составляться список рассылки установленной формы (приложение N 6 к Порядку), который подписывается председателем (а в его отсутствие заместителем председателя, секретарем) территориальной комиссии.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Фомичеву П. И.

ул. Веерная, дом 15, кв. 10, Екатеринбург, 620000;

12) гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) прописными буквами и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

председатель ______________

территориальной избирательной комиссии

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено) (без кавычек) прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Утвержден

постановлением Избирательной

комиссии Свердловской области

от 25 января 2021 г. N 13/144

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки;

13) указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем (а в его отсутствие заместителем председателя, секретарем) территориальной комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте, или оформлены на отдельном листе формата А6 (105x147) установленной формы (приложение N 7 к Порядку), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы (либо должности) исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения (устанавливаемый должностным лицом, давшим указание по исполнению документа), подпись руководителя и дату, например:

Семенову Н.И.

Прошу подготовить проект письма к 22.03.2021

Личная подпись

Дата

Указания по исполнению документа, оформленные на отдельном листе, прикрепляются к документу, к которому они относятся, и вместе с ним подшиваются в дело;

14) заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

- "о чем (о ком)?", например: распоряжение - О создании Экспертной комиссии;

-"чего (кого)?", например: акт - Об уничтожении документов с истекшими сроками хранения

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля;

15) отметка о контроле.

Отметка о контроле проставляется на документах, поставленных на контроль, с использованием штампа "Контроль" (или иным способом) на верхнем поле документа справа, либо на бланке указания по исполнению документа;

16) текст документа.

Текст документа может быть оформлен в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации, состоять, как правило, из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти Российской Федерации, иными федеральными государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, ЦИК России, Комиссией, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Текст документа печатается от левой границы текстового поля через полуторный межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка каждого абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы тестового поля.

Тексты документов большого объема, например, положений, порядков, методических рекомендаций, могут делиться на разделы, пункты, подпункты.

Разделы должны иметь заголовок. Заголовок раздела включает порядковый номер с точкой после него в виде арабских цифр, и наименование раздела. Точка в конце наименования раздела не ставится. Разделы в пределах правового акта должны иметь сквозную нумерацию, заголовок раздела размещается по центру страницы, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом, например:

1. Общие положения

Разделы состоят из пунктов. Пункты нумеруются в пределах раздела. Порядковый номер пункта состоит из порядкового номера раздела и пункта, разделенных точкой, и точки справа, например:

1.1. Пункт.

В случае если текст не делится на разделы и пункт не является составной частью раздела, пункт нумеруется арабскими цифрами с точками поле них, например:

1. Пункт.

Пункт начинается с абзацного отступа 12.5 мм от левой границы текстового поля (красной строки), печатается с использованием полуторного межстрочного интервала.

Пункты могут иметь следующие структурные элементы: части пункта, подпункты пункта, подпункты части пункта, абзацы пункта, каждый из которых начинается с абзацного отступа 12,5 мм от левой границы текстового поля (красной строки).

Пункт может делиться на части. Части пункта начинаются с красной строки и заканчиваются точкой. Нумерации не имеют.

Пример пункта, состоящего из двух частей:

3.1. Почетный знак Избирательной комиссии Свердловской области "За заслуги в организации выборов" является высшим знаком отличия за работу по подготовке и проведении выборов.

Предложение по награждению Почетным знаком оформляется соответствующим представлением.

Пункты и части пункта могут делиться на подпункты пункта и подпункты части пункта. Подпункты пункта, подпункты части пункта нумеруются арабскими цифрами со скобкой справа без точки и отделяются друг от друга точкой с запятой.

Пример написания подпунктов пункта:

2.1. В Избирательной комиссии Свердловской области устанавливаются следующие виды поощрений:

1) награждение Почетным знаком Избирательной комиссии Свердловской области "За заслуги в организации выборов";

2) награждение Почетной грамотой Избирательной комиссии Свердловской области;

3) поощрение благодарственным письмом Избирательной комиссии Свердловской области;

4) объявление благодарности председателя Избирательной комиссии Свердловской области.

Пример написания подпунктов второй части пункта:

2.1. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок работы с документами и основные правила их подготовки.

Инструкция разработана на основании следующих документов:

1) Федерального закона от 12 июня 2002 г. N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации";

2) Регламента Избирательной комиссии Свердловской области;

3) иных актов ЦИК России и Избирательной комиссии Свердловской области.

Пункт, часть пункта, подпункт пункта, подпункт части пункта могут иметь абзацы, отделяемые друг от друга точкой с запятой, не имеющие порядковых номеров.

Пример написания абзацев третьей части пункта:

3.4. Внесение изменений в правовой акт осуществляется путем принятия органом, принявшим правовой акт, в который вносятся изменения, правового акта того же вида.

Изменения вносятся только в первичный правовой акт. Недопустимо вносить изменения в первичный правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт.

Внесение изменений в правовой акт предполагает:

замену чисел, слов, предложений, заголовков;

исключение чисел, слов, предложений, структурных элементов пункта;

изложение структурного элемента в новой редакции;

признание утратившими силу пунктов, разделов, правовых актов.

Пример написания абзацев первого подпункта:

4.2. К проекту правового акта прилагаются:

1) пояснительная записка, в которой:

раскрывается состояние законодательства в данной сфере правового регулирования;

указывается прогноз последствий реализации правового акта;

2) копии заключений согласующих органов;

3) иные документы.

Абзацами являются строки, начинающиеся с красной строки, вне зависимости от написания с прописной или строчной буквы, а также структурные элементы текста, которые не относятся к иным структурным элементам.

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа ("Просим направить информацию...", "Направляем на рассмотрение проект..." и др.);

от 3-го лица единственного числа ("Территориальная комиссия не считает возможным...", "Территориальная комиссия предлагает рассмотреть возможность...");

на бланках должностных лиц - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

При использовании сокращений с цифрами и словами их следует разделять пробелом. Не допускается переносить на другую сроку или страницу инициалы имени и отчества от фамилии; сокращенные родовые понятия (например, "г.", "ул.", "обл.") от имени собственного, с которым они используются; сокращенные обозначения мер от цифр, указывающих число измеряемых единиц; словесные выражения от цифровых при оформлении дат, календарных сроков, в названиях праздников и знаменательных дат. Также не разрываются по строкам даты, оформленные цифровым способом, номера документов. Не допускается переносить на следующую строку пунктуационные знаки.

Новый абзац документа, как правило, не должен начинаться на последней строке страницы. Абзац, как правило, не должен заканчиваться на первой строку страницы ("висячие строки").

Текст документа может быть представлен в форме таблицы. Таблица - форма представления текста, документа, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах.

Таблицы имеют два уровня чтения текста: вертикальный - столбцы и горизонтальный - строки.

Столбцы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки столбцов и строк должны быть согласованы с заголовками. Продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров столбцов в случае, если столбцы таблицы на первом листе пронумерованы);

17) отметка о наличии приложений.

Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 15 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:	1.	Положение об экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз.
	2.	Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Избирательной комиссии Свердловской области от 15.11.2020 N 67/450 и приложение к нему, всего на 12 л.

В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении N 1".

Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится, например:

Приложение к решению ____________ _________________________

(наименование территориальной комиссии) от 15 марта 2021 г. N 8

Приложение к распоряжению председателя _________________________

(наименование территориальной комиссии) от 15 марта 2021 г. N 8

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение N 1, приложение N 2 и так далее;

18) подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке территориальной комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Председатель

личная подпись инициалы, фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если документ оформляется на бланке председателя территориальной комиссии, то должность не указывается.

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Заместитель председателя Нижнереченской районной территориальной избирательной комиссии

личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель личная подпись инициалы, фамилия

Бухгалтер личная подпись инициалы, фамилия

В документе, подготовленном территориальной комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии личная подпись инициалы, фамилия

Члены комиссии личная подпись инициалы, фамилия

личная подпись инициалы, фамилия

Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, то он оформляется в соответствии с подпунктом 16 пункта 3.5 раздела 3 настоящего Порядка, а под текстом документа, как правило, указывается Ф.И. отчество, подпись лица, подготовившего справку, а также дата подготовки;

19) гриф согласования.

Внутреннее согласование документов территориальной комиссии проводится соответствующими должностными лицами и оформляется визой. Внешнее согласование проводится с иными органами власти, государственными органами и организациями, оформляется грифом согласования документа или на основании протокола, письма о согласовании.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек) прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

заместитель председателя

Избирательной комиссии

Свердловской области

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то оно оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

протокол заседания контрольно-ревизионной службы

Избирательной комиссии

Свердловской области

от 5 февраля 2021 г. N 2

или:

СОГЛАСОВАНО

письмо Облархива

от 2 марта 2021 г. N 4-15/46

Гриф согласования располагается под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа;

20) виза.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:

Бухгалтер

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

бухгалтер

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.

Если подлинник документа остается в территориальной комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого подлежит отправке из территориальной комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа;

21) печать.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом;

22) отметка о заверении копии. ¹

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении копии - заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:

Верно

Председатель территориальной комиссии

личная подпись инициалы, фамилия

Дата и время

При необходимости при заверении копии документа может быть проставлено количество листов документа.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.

Листы многостраничных копий могут быть пронумерованы, отметка о заверении копии может быть дополнена указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа;

23) отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его служебного телефона с кодом Свердловской области. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

Александр Петрович Сидоров (34359) 20-94-25

24) отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", дата, подпись исполнителя (председателя, а в его отсутствие заместителя председателя, секретаря) территориальной комиссии;

25) идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

Идентификатор (имя файла на машиночитаемом носителе) электронной копии документа (колонтитул) может проставляться в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта 8 пунктов, например:

РС110309K

4. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

4.1. Работа с отправляемыми (исходящими) из территориальной комиссии документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, в том числе наличие полного адреса и его точность, наличие подлинной подписи, других необходимых элементов оформления, указанных приложений, и отправку.

Ответственность за правильность указания в письме (в том числе сопроводительном) или списке рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса несет исполнитель документа.

4.2. Отправка документов из территориальной комиссии осуществляется почтой, по телеграфу, телефонограммой, каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, каналам факсимильной связи, сети "Интернет" или нарочным.

Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, по факсимильной связи или сети "Интернет" принимает исполнитель по согласованию с председателем территориальной комиссии.

4.3. При оформлении отправляемых (исходящих) писем исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации либо гражданина.

4.4. Исходящие письма, в том числе ответы на входящие документы, оформленные в соответствии с требованиями Порядка, направляются за подписью председателя (а в его отсутствие заместителя председателя, секретаря) территориальной комиссии на соответствующих бланках установленной формы.

4.5. Подписанные письма вместе с копиями, завизированными исполнителем, передаются для регистрации и отправки в открытом виде системному администратору территориальной комиссии.

Документы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы бухгалтером территориальной комиссии.

4.6. С использованием ПИ ДЕЛО документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий регистрационный номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

При регистрации исходящего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, а также кем он подписан.

4.7. Отправка исходящих документов в ЦИК России, в Избирательную комиссию Свердловской области по каналам связи ГАС "Выборы" осуществляется системным администратором территориальной комиссии.

4.8. Для передачи исходящего документа по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО или электронной почтой сети "Интернет" исполнитель представляет системному администратору территориальной комиссии отправляемый документ, оформленный в соответствии с требованиями Порядка и его электронную версию.

После регистрации электронный образ документа, при необходимости, может быть присоединен к РК и отправляется в формате pdf, при необходимости приложения к документу отправляются в формате MS Word  и MS Excel .

4.9. По каналам факсимильной связи документы передаются председателем территориальной комиссии или системным администратором территориальной комиссии.

4.10. При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки установленной формы (приложение N 6 к Порядку), который подписывается председателем (а в его отсутствие заместителем председателя, секретарем) территориальной комиссии. Письмо и список рассылки передаются системному администратору территориальной комиссии для регистрации. После регистрации письма оно тиражируется и отправляется.

Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

4.11. Отправка документов производится председателем территориальной комиссии или системным администратором территориальной комиссии в часы ее работы, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок отправки исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем территориальной комиссии.

4.12. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи простыми почтовыми отправлениями или заказными письмами.

4.13. Отправляемые (исходящие) документы, оформленные с нарушением требований Порядка, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

4.14. Визовые копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной комиссии.

5. Особенности работы с обращениями граждан. Организация личного приема граждан

Особенности работы с обращениями

5.1. Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с разделом 2 настоящего Порядка с учетом особенностей, указанных в данном разделе.

5.2. Письменные обращения граждан (далее - обращения), поступившие в территориальную комиссию, регистрируются с использованием ПИ ДЕЛО отдельно от других видов документов в день поступления.

Не является обращением текст, не имеющий смысла (бессодержательный), либо направляемый для ознакомления, либо содержащий поздравление, соболезнование или оценку деятельности и не соответствующий требованиям, предъявляемым федеральными законами "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" к запросам информации.

5.3. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.

Обращения, содержащие в адресной части пометку "Лично", рассматриваются в общем порядке в соответствии с Порядком.

При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в РК делается отметка "Повторно" и прикладываются регистрационные карточки по первичным обращениям, подобранные с использованием ПИ ДЕЛО.

Если обращение поступило от коллектива заявителей, то при регистрации в РК ставится отметка "Коллективное".

После регистрации документа к РК может быть присоединен электронный образ документа и приложений к нему в формате .pdf.

5.4. Все поступившие в территориальную комиссию письменные обращения, независимо от способа их доставки, подлежат обязательной регистрации. Отсутствие какого-либо реквизита в обращении не должно препятствовать его обязательной регистрации.

Регистрационный штамп, состоящий из номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера обращения, разделенных косой чертой, даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте с указанием количества приложений.

5.5. После регистрации обращения докладываются председателю (а в его отсутствие заместителю председателя, секретарю) территориальной комиссии.

5.6. Обращения с указаниями по исполнению документа председателя (а в его отсутствие заместителя председателя, секретаря) территориальной комиссии передаются системному администратору для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются исполнителю под подпись в распечатанной РК.

5.7. Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя территориальной (а в его отсутствие заместителя председателя, секретаря) комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В межвыборный период письменные обращения заявителей разрешаются в течение 30 дней со дня их регистрации в территориальной комиссии, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно. В случаях, если поданное в территориальную комиссию обращение требует дополнительного изучения, сроки его рассмотрения могут быть продлены, но не более, чем на 30 дней, с сообщением об этом заявителю, подавшему обращение.

Решения по обращениям, поступившим в ходе выборов, принимаются в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а в день голосования или в день, следующий за днем голосования - немедленно. В случае если факты, содержащиеся в обращении, требуют дополнительной проверки, решения по ним должны быть приняты не позднее чем в 10-дневный срок.

Для рассмотрения обращений могут формироваться рабочие группы, в состав которых могут входить члены территориальной комиссии, привлеченные специалисты иных государственных органов.

Обращение может быть направлено для рассмотрения в созданные при территориальной комиссии контрольно-ревизионную службу или группу по информационным спорам и иным вопросам информационного обеспечения выборов.

5.8. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не относится к компетенции территориальной комиссии, рассматривается председателем (а в его отсутствие заместителем председателя, секретарем) комиссии и в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется с сопроводительным письмом за его подписью в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя о переадресации обращения. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения, а при необходимости - и в территориальную комиссию.

Если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или соответствующих должностных лиц, копия обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

5.9. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

5.10. Если в соответствии с запретом, указанным в пункте 5.9 настоящего Порядка, невозможно направить обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие в установленном порядке в суде.

5.11. В случае поступления в территориальную комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней. Законодательством могут быть установлены иные специальные сроки (например, ответ на запрос СМИ - семь календарных дней).

5.12. Обращение заявителя, в котором не указаны или неразборчиво написаны фамилия заявителя и его почтовый адрес или адрес электронной почты, по которым должен быть направлен ответ, рассматривается в общем порядке, но ответ на обращение не направляется заявителю.

В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном преступлении, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение по указанию председателя (а в его отсутствие заместителя председателя, секретаря) территориальной комиссии подлежит направлению в правоохранительные органы.

Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

5.13. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом. При достаточных основаниях обращение направляется в соответствующий государственный орган.

5.14. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

5.15. Если в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.

При этом в РК обращения делается запись (отметка) о том, что переписка с указанным заявителем считается завершенной.

5.16. Обращения, поступившие на сайт территориальной комиссии в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", регистрируются в журнале регистрации и рассматриваются в установленном порядке. Ответы на такие обращения направляются по почтовым или электронным адресам, указанным в обращениях.

Форма предоставления информации определяется автором запроса. В случае если предоставление информации в запрашиваемой форме невозможно, она предоставляется в той форме, в какой имеется в территориальной комиссии.

В случае если запрашиваемая информация опубликована в средствах массовой информации либо размещена в сети Интернет, территориальная комиссия в ответе на запрос может ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация.

5.17. Территориальная комиссия систематически анализирует и обобщает вопросы, поднимаемые в обращениях, и рассматривает данные материалы на заседании территориальной комиссии не реже 1 раза в год.

Организация личного приема

5.18. Личный прием граждан ведется председателем (заместителем председателя, секретарем) территориальной комиссии по предварительной записи.

Запись на прием может осуществляться по телефону и по письменному заявлению, поданному в установленном порядке.

По наиболее сложным вопросам, подлежащим рассмотрению в ходе личного приема, могут предварительно приниматься пояснения, как в письменном, так и в электронном виде.

Информация о порядке приема размещается на сайте территориальной комиссии в сети "Интернет".

5.19. При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Ведение личного приема может сопровождаться аудио- и (или) видеозаписью, о чем заявитель уведомляется до начала приема.

5.20. По поручению председателя (заместителя председателя, секретаря) территориальной комиссии к организации личного приема могут привлекаться члены территориальной комиссии.

5.21. В ходе приема оформляется карточка личного приема заявителей (приложение N 8 к настоящему Порядку), которая подлежит регистрации в порядке, установленном пунктом 5.2 настоящего Порядка, и ведется журнал учета, в который вносятся данные о заявителе, краткое содержание обращения, результат его рассмотрения, а также должность и фамилия лица, проводящего прием.

Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия заявителя, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале учета.

По просьбе заявителя, изложенной в ходе приема, данный ему ответ может быть направлен заявителю в письменной форме с соблюдением сроков, установленных Порядком. Если изложенные в устном обращении факты требуют дополнительной проверки, заявитель в ходе приема информируется о том, что письменный ответ на обращение будет ему направлен в установленном порядке.

По просьбе заявителя, пришедшего на личный прием, ему выдается документ о личном приеме (заверенная копия карточки личного приема).

Если в устном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию территориальной комиссии, заявителю дается разъяснение о том, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в нем вопросов.

В случае грубого, агрессивного поведения заявителя прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник полиции. Информация о поведении заявителя отражается в журнале учета.

5.22. Переданные на приеме заявителями обращения регистрируются с использованием ПИ ДЕЛО и рассматриваются в порядке, установленном настоящим разделом.

6. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

6.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, независимо от вида ее носителя, ограничения на распространение которой диктуются ее служебной необходимостью.

6.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" (далее - "ДСП") на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется председателем (а в его отсутствие заместителем председателя, секретарем) территориальной комиссии, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

6.3. Пометка "ДСП" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа (в случае необходимости - и его проекта), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

6.4. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в том числе их прием, учет (регистрация), осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".

6.5. Документы с пометкой "ДСП" регистрируются (учитываются) вместе с другими несекретными документами. В РК документа производится запись "ДСП".

6.6. Сканирование, копирование (тиражирование) документов с пометкой "ДСП", а также размещение их в ПИ ДЕЛО производится системным администратором территориальной комиссии с письменного разрешения председателя (заместителя председателя, секретаря) территориальной комиссии, при этом осуществляется учет каждого экземпляра указанных документов.

6.7. Документы с пометкой "ДСП" передаются членам территориальной комиссии под подпись.

6.8. Документы с пометкой "ДСП" направляются в другие органы и организации нарочным порядком. Запрещается передавать документы с пометкой "ДСП" по незащищенным каналам компьютерно-модемной и факсимильной связи.

Документы с пометкой "ДСП" рассылаются нескольким адресатам согласно списку рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляется номер экземпляра отправляемого документа. Список рассылки подписывается исполнителем и председателем территориальной комиссии.

6.9. Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы группируются в дела вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. В правом верхнем углу обложки дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП".

6.10. Документы с пометкой "ДСП" хранятся в закрывающихся шкафах.

6.11. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности, производится по акту установленной формы с указанием номеров экземпляров (приложение N 9 к Порядку). В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

6.12. Решение о снятии пометки "ДСП" с документа принимает должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

Снятие пометки "ДСП" с присланного в территориальную комиссию документа может быть произведено только по согласованию с организацией, направившей документ.

Снятие пометки "ДСП" с документа производится системным администратором территориальной комиссии на основании письменного указания председателя территориальной комиссии. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах или изданиях, а также в РК делаются соответствующие отметки.

О снятии пометки "ДСП" уведомляются все адресаты, которым документ направлялся, либо организация, его направившая.

6.13. В случае утраты дел, документов или изданий с пометкой "ДСП" либо разглашения этой информации назначается служебная проверка.

Об утрате дел, документов и изданий с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации

6.14. К документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации (далее - документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума), относятся документы, поступающие в территориальную избирательную комиссию от глав муниципальных образований, направляемые территориальной избирательной комиссией главам администраций муниципальных образований, а также документы, пересылаемые между комплексами средств автоматизации территориальных избирательных комиссий (далее - КСА ТИК), Избирательной комиссии Свердловской области (далее - КСА ИКСРФ) и Центральной избирательной комиссией Российской Федерации (далее - КСА ЦИК России) в рамках реализации целей и задач Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

Документы могут оформляться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях.

6.15. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, должна осуществляться с учетом норм Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687, Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности", утверждённого постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, Положения о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного постановлением ЦИК России от 6 ноября 1997 года N 134/973-II, Регламента использования подсистемы "Регистр избирателей, участников референдума" Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", утвержденного постановлением ЦИК России от 26 марта 2014 года N 223/1437-6, Положения об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", утвержденного постановлением ЦИК России от 28 февраля 2007 года N 200/1254-4, постановления Избирательной комиссии Свердловской области от 10.02.2014 N 04/15 "О мерах по обеспечению информационной безопасности в региональном фрагменте "ГАС "Выборы" по Свердловской области".

6.16. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума должны обрабатываться в режиме конфиденциальности.

Перечень лиц, имеющих право доступа к документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума определяется распоряжением председателя Избирательной комиссии Свердловской области.

6.17. Регистрацию, хранение, использование и уничтожение поступающих и отправляемых документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, осуществляют работники информационного управления аппарата Избирательной комиссии Свердловской области, исполняющие функциональные обязанности системных администраторов КСА ГАС "Выборы" территориальных избирательных комиссий (далее - работники информационного управления).

6.18. Получив документ на бумажном или машиночитаемом носителе, содержащий сведения об избирателях, участниках референдума, но не имеющий пометки ограничения к доступу "ДСП", работник информационного управления, осуществляющий регистрацию документов, проставляет указанную пометку.

Пометка "Для служебного пользования" проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа и сопроводительного письма к документу, а также на машиночитаемом носителе информации.

6.19. Сведения об избирателях, участниках референдума на машиночитаемом носителе принимаются и передаются в качестве приложения к сопроводительному письму, составленному на бумажном носителе.

6.20. Все документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, и сопроводительные письма к ним при их получении либо отправке регистрируются работником информационного управления в отдельном журнале регистрации носителей информации ГАС "Выборы", содержащих персональные данные и иную конфиденциальную информацию по форме, утвержденной постановлением ЦИК России от 28 февраля 2007 г. N 200/1254-4 "О внесении изменений в Положение об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы" (далее - журнал регистрации).

6.21. На входящем документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп, в реквизиты которого входят: наименование территориальной избирательной комиссии, дата регистрации, порядковый номер по журналу регистрации (регистрационный номер), пометка "ДСП".

Если документ поступил на бумажном носителе с сопроводительным письмом, то регистрационный штамп и текущий регистрационный номер проставляются на сопроводительном письме и на документе.

Если документ поступил на машиночитаемом носителе с сопроводительным письмом, то регистрационный штамп и текущий регистрационный номер проставляются на сопроводительном письме, а на машиночитаемый носитель переносится только регистрационный номер.

6.22. Порядковые номера проставляются по журналу регистрации в период календарного года. С начала нового календарного года заводится новый журнал регистрации, порядковые номера в журнале ведутся с первого номера.

6.23. Листы журналов регистрации нумеруются, на последней странице журнала указывается количество содержащихся в нем листов, которое заверяется подписью работника информационного управления и печатью территориальной избирательной комиссии.

6.24. Регистрации и учету подлежат все входящие и исходящие документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, поступившие или отправляемые из территориальных избирательных комиссий.

6.25. Машиночитаемые носители, содержащие изменения региональных, территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, сопроводительные письма к ним пересылаются посредством фельдъегерской почты, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут доставляться лично работниками информационного управления или председателем территориальной избирательной комиссии.

6.26. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, изготавливаются, хранятся в электронном виде и печатаются только на КСА ГАС "Выборы". Категорически запрещается изготавливать и хранить в электронном виде эти документы на компьютерах, подключенных к сети "Интернет", иным информационным сетям и системам.

6.27. На исходящих документах, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, ограничительная пометка и номер экземпляра печатаются в правом верхнем углу первой страницы документа, сопроводительного письма к документу. Номер экземпляра печатается ниже ограничительной пометки, например:

Для служебного пользования

Экз. N 1

или:

Для служебного пользования

(с приложением)

Экз. N 1

на регистрационном номере исходящего письма дополнительно проставляется пометка "ДСП", например:

25.02.2019 N 08/01 ДСП

На N______ от _________20___ г.

На лицевой стороне первого листа исходящего письма проставляются: количество отпечатанных экземпляров документа, Ф.И.О. исполнителя, рабочий телефон, адреса направления экземпляров, например:

Отп. 2 экз., экз. N 1 - в адрес, экз. N 2 - в дело

Исп. Петров Иван Юрьевич,

Тел. (3812) 36-21-67

Отметка о наличии приложений к сопроводительному письму оформляется после основного текста письма и перед подписью следующим образом:

Приложение: сведения об избирателях, участниках референдума

N 08/01ДСП от 25.02.2021, на 1 л., в 1 экз.,

для служебного пользования.

6.28. Черновики и варианты исходящих документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, подлежат уничтожению работником информационного управления, готовившим документ, с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа "Черновики уничтожены. Дата. Подпись". В том числе делается отметка и об уничтожении электронной копии документа.

Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, тиражируются (размножаются) только с письменного разрешения председателя соответствующей территориальной избирательной комиссии путем записи на обороте документа о количестве тиражируемых документов и адресах их направления, заверенной подписью председателя соответствующей территориальной избирательной комиссии.

Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра дополнительно размноженного документа исполнитель должен указать количество размноженных документов, свою фамилию и дату тиражирования. Отметка о тиражировании документа проставляется на оригинале документа (на свободном от текста месте или на обороте первого листа).

6.29. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, передаются работникам избирательных комиссий под подпись.

6.30. При необходимости направления документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума в несколько адресов, адресные письма выводятся на печать в нужном количестве с указанием на каждом номера экземпляра. Каждое письмо подписывается председателем соответствующей территориальной избирательной комиссии и отправляется адресату. Один экземпляр подписанного документа приобщается в дело.

6.31. Передача документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, по каналам электронной связи осуществляется только посредством подсистемы передачи данных ГАС "Выборы".

6.32. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, на бумажных либо машиночитаемых носителях хранятся в сейфах или в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах). При этом должны быть созданы условия, обеспечивающие их физическую сохранность.

6.33. Исполненные документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, группируются работником информационного управления в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

6.34. В случае освобождения от должности работника информационного управления, он передает по акту председателю территориальной избирательной комиссии или вновь назначенному работнику все документы и дела, которые формирует и хранит по акту в соответствии с приложением N 9 к настоящему Порядку.

По истечении срока хранения указанные документы на бумажных и электронных носителях уничтожаются по актам любым способом, не позволяющим их восстановить: на бумажных носителях - путем сжигания, измельчения, на электронных носителях путем гарантированного стирания файлов или физического уничтожения носителей. В случае уничтожения документов на электронных носителях составляется акт по форме, утвержденной постановлением ЦИК России от 28.02.2007 N 200/1254-4 "О внесении изменений в Положение об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", а на бумажных носителях - по форме в соответствии с приложением N 10 к Порядку. Если одновременно уничтожаются документы на бумажных и электронных носителях допускается оформление одного общего акта. Акты нумеруются и подписываются всеми членами постоянно действующей комиссии. Акты формируются в дело и хранятся у работника информационного управления. Копии актов направляются в Избирательную комиссию Свердловской области.

6.35. Не допускается неполное уничтожение документов, позволяющее восстановить их содержание.

6.36. Проверка наличия документов и дел, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой председателем соответствующей избирательной комиссии. В состав такой комиссии обязательно включается работник информационного управления.

Результаты проверки оформляются актом в соответствии с приложением N 11 к настоящему Порядку. Акт подлежит хранению в "Деле фонда" соответствующей территориальной избирательной комиссии.

6.37. О фактах утраты документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, либо разглашения содержащейся в них информации, ставится в известность начальник информационного управления, председатель Избирательной комиссии Свердловской области и председатель соответствующей территориальной избирательной комиссии. Председатель территориальной избирательной комиссии создает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. По согласованию с Избирательной комиссией Свердловской области в состав комиссии может включаться представитель Избирательной комиссии Свердловской области.

6.38. Результаты проверки докладываются председателю соответствующей территориальной избирательной комиссии, создавшему комиссию, или лицу, его заменяющему, а также направляются председателю Избирательной комиссии Свердловской области.

6.39. В случае утраты документа составляется акт, на основании которого делается отметка в журнале регистрации об утрате документа. Акт утверждается председателем соответствующей территориальной избирательной комиссии (приложение N 12 к настоящему Порядку).

6.40. За разглашение сведений об избирателях, участниках референдума, нарушение порядка обращения с документами, содержащими эти сведения, работник информационного управления либо иное лицо, которое на основании закона или нормативного правового акта обязано обеспечивать конфиденциальность сведений об избирателях, участниках референдума, могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законом ответственности.

7. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях территориальной комиссии

Формирование проекта повестки дня заседания территориальной комиссии

7.1. Проект повестки дня заседания территориальной комиссии формируется председателем (секретарем) территориальной комиссии в сроки, установленные регламентом территориальной комиссии, на основании планов работы и решений территориальной комиссии, поступивших документов и подписывается председателем (секретарем) территориальной комиссии.

7.2. Члены территориальной комиссии вправе предложить внести в проект повестки дня заседания вопросы, не предусмотренные планами работы и решениями комиссии, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.

Данные вопросы включаются в проект повестки дня заседания территориальной комиссии при письменном обращении члена территориальной комиссии, по инициативе которого вопрос выносится на заседание, на имя председателя территориальной комиссии, в котором указывается название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта решения и материалов к нему председателю территориальной комиссии.

7.3. Подписанный проект повестки дня заседания территориальной комиссии размещается на сайте территориальной комиссии в сети Интернет и рассылается членам территориальной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса.

Проект повестки рассылается членам территориальной комиссии, иным заинтересованным лицам на указанные ими электронные почтовые ящики в сети "Интернет".

Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания территориальной комиссии

7.4. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания территориальной комиссии, готовятся членами территориальной комиссии, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности, с привлечением, в случае необходимости, других специалистов.

7.5. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект решения с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании территориальной комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании территориальной комиссии, при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

7.6. Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании территориальной комиссии, визируются исполнителем.

Проекты документов (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности территориальной комиссии, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются бухгалтером территориальной комиссии.

Визы проставляются на оборотной стороне первого листа проекта решения либо на оборотной стороне первого листа проекта документа.

7.7. Проекты документов для визирования должны представляться в сроки, установленные председателем территориальной комиссии.

7.8. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте решения, так и в приложениях к нему.

7.9. После ознакомления, а в необходимых случаях - внесения замечаний и предложений, председатель (заместитель председателя, секретарь) территориальной комиссии принимает решение о вынесении представленных проектов документов на заседание территориальной комиссии, проставляет на них указание "На заседание", ставит личную подпись и дату и передает весь комплект документов ответственному за подготовку заседания для тиражирования.

При необходимости проекты документов могут быть возвращены председателем (заместителем председателя, секретарем) территориальной комиссии исполнителю для доработки.

7.10. Ответственный за подготовку заседания комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания территориальной комиссии.

Если член территориальной комиссии находится в отпуске, командировке или отсутствует по болезни, предназначенная для него папка с документами остается до его возвращения у ответственного за подготовку заседания.

Членам территориальной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, представителям политических партий проекты постановлений направляются на указанные ими электронные почтовые ящики в сети "Интернет" и перед началом заседания, а лицам, приглашенным на заседание, материалы по вопросу, на который они приглашены, передаются при регистрации перед началом заседания.

7.11. Перед началом заседания ответственный за подготовку заседания регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется председателю территориальной комиссии.

7.12. На заседании территориальной комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись).

Выпуск документов, рассмотренных на заседании территориальной комиссии ²

7.13. Документы, рассмотренные на заседании территориальной комиссии, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.

7.14. Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания, если иной срок не оговорен на заседании.

7.15. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия территориальной комиссией решения о необходимости контроля за выполнением решения его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.

7.16. Документ, подлежащий подписанию (включая приложения), визируется членом территориальной комиссии, ответственным за его подготовку.

Документы (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности территориальной комиссии, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются бухгалтером территориальной комиссии.

При необходимости, в случае внесения в документ согласованных на заседании изменений, он визируется у членов территориальной комиссии, внесших в ходе заседания соответствующие предложения.

Визы проставляются на оборотной стороне первого листа документа (решения, приложения).

7.17. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к решению документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте, а также проставляет визу на оборотной стороне каждого листа решения и приложений к нему.

7.18. Если вопросы, содержащиеся в решении территориальной комиссии, касаются деятельности одной или нескольких сторонних организаций, на последнем листе решения территориальной комиссии оформляется реквизит согласования документа.

7.19. Решение подписывается председателем и секретарем территориальной комиссии.

Если на заседании территориальной комиссии председательствовал заместитель председателя территориальной комиссии, секретарь территориальной комиссии или один из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря территориальной комиссии осуществлял один из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на решении оформляются следующим образом:

"Заместитель председателя территориальной комиссии" - в случае временного отсутствия председателя территориальной избирательной комиссии;

"Исполняющий обязанности председателя территориальной комиссии" - в случае временного отсутствия заместителя председателя территориальной комиссии при наличии решения территориальной комиссии о возложении на секретаря территориальной комиссии либо одного из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса исполнение полномочий председателя территориальной комиссии;

"Исполняющий обязанности секретаря территориальной комиссии" - в случае наличия распоряжения председателя территориальной комиссии или исполняющего обязанности председателя территориальной комиссии о возложении на одного из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса исполнение полномочий секретаря территориальной комиссии либо при наличии решения территориальной комиссии о возложении на одного из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря территориальной комиссии.

7.20. После подписания документы регистрируются системным администратором территориальной комиссии с использованием ПИ ДЕЛО. На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.

7.21. Решения нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года.

Номер решения состоит из номера протокола заседания и порядкового номера решения, разделенных косой чертой.

7.22. Документы тиражируются в соответствии со списком рассылки, на каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя и секретаря территориальной комиссии (без воспроизведения подписей).

7.23. Копия решения территориальной комиссии направляется гражданину в случае, если его обращение в территориальную комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании территориальной комиссии.

Оформление протокола заседания территориальной комиссии

7.24. Протокол заседания территориальной комиссии оформляется на бланке установленной формы (приложение N 4 к настоящему Порядку) в срок, установленный регламентом территориальной комиссии.

7.25. Протокол заседания может оформляться в полной или краткой форме.

7.26. Текст протокола заседания территориальной комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.

7.27. Во вводной части протокола заседания территориальной комиссии указываются фамилия и инициалы председателя территориальной комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя территориальной комиссии, секретаря территориальной комиссии и членов территориальной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса и лиц, приглашенных на заседание. ³

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

7.28. Повестка дня включается во вводную часть протокола заседания территориальной комиссии. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании территориальной комиссии, закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания территориальной комиссии нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

7.29. Основная часть протокола заседания территориальной комиссии содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса излагается от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "ПОСТАНОВИЛИ" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола заседания территориальной комиссии или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего решения.

7.30. Протокол заседания территориальной комиссии подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем территориальной комиссии (или членом территориальной комиссии, исполнявшим обязанности секретаря территориальной комиссии).

7.31. Протоколы заседаний территориальной комиссии нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года.

7.32. Протоколы заседаний территориальной комиссии, приобщенные к ним решения территориальной комиссии вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов территориальной комиссии, хранятся у секретаря территориальной комиссии, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Порядка, передаются в архив.

8. Оформление проектов решений и распоряжений председателя Комиссии

8.1. Решения и распоряжения председателя территориальной комиссии (далее - правовые акты) оформляются на бланках установленной формы (приложение N 4 к настоящему Порядку).

8.2. Проекты правовых актов территориальной комиссии готовятся председателем территориальной комиссии или, по его поручению членами территориальной комиссии, бухгалтером территориальной комиссии или системным администратором территориальной комиссии.

8.3. Тексты правовых актов состоят из реквизитов и содержательной части. К реквизитам правового акта - обязательным сведениям, включаемым в текст правового акта для признания его действительным, относятся: малый герб Свердловской области в черно-белом изображении; наименование территориальной комиссии заглавными буквами, вид документа (РЕШЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ); дата, регистрационный номер; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи должностных лиц.

8.4. Наименование проекта правового акта отражает предмет его регулирования и формулируется в виде ответа на вопрос "О чем?", размещается по центру текстового поля, печатается без абзацного отступа с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом, точка в конце наименования не ставится. Наименование проекта правового акта, состоящее из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал, не допускается оставлять в конце строки одно- и двухбуквенные предлоги, разрывать словесные выражения от цифровых при оформлении дат, номера и смысловые словосочетания.

8.5. Содержательная часть проекта правового акта отделяется от наименования проекта правового акта одним дополнительным межстрочным интервалом, печатается с абзацного отступа 12,5 мм от левой границы текстового поля через полуторный межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

8.6. Содержательная часть правового акта содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях, имеет следующие основные структурные элементы: преамбулу и постанавливающую (в распоряжениях - распорядительную) часть. При этом в распоряжениях Комиссии наличие преамбулы не является обязательным элементом.

Содержательная часть проекта правового акта печатается с использованием текстового редактора шрифтом Liberation Serif размером N 14.

8.7. Первая страница проекта правового акта не нумеруется, вторая, и последующие страницы должны быть пронумерованы. Нумерация страниц проекта правового акта сквозная до последней страницы последнего приложения. Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами с использованием шрифта Liberation Serif размером, аналогичным размеру шрифта текста проекта правового акта, без слова "страница" и знаков препинания.

8.8. Слова в тексте проекта правового акта отделяются друг от друга одним пробельным интервалом.

8.9. Новый абзац проекта правового акта, как правило, не должен начинаться на последней строке страницы. Абзац, как правило, не должен заканчиваться на первой строке страницы ("висячие строки").

8.10. В тексте проекта правового акта не используются переносы в словах. Применение переносов в словах допускается в таблицах.

8.11. При наличии в проекте правового акта преамбулы (мотивировочной части) в ней указываются цели и мотивы принятия правового акта. Если правовой акт издается на основании другого документа, то в преамбуле делается ссылка на этот документ с указанием вида документа, даты с предшествующим ей словом "от", регистрационного номера, наименования (при наличии). Если таких документов-оснований несколько, то они группируются по видам (законодательство Российской Федерации, законодательство Свердловской области), по подвидам (законы, указы, постановления, распоряжения) и в пределах подвида располагаются в хронологическом порядке.

Преамбула (мотивировочная часть):

не содержит положений нормативного характера;

не делится на пункты, подпункты;

начинается с абзацного отступа и располагается непосредственно после наименования проекта правового акта через один дополнительный межстрочный интервал.

Преамбула (мотивировочная часть) может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

В преамбуле могут быть применены выражения "в целях", "в соответствии", "на основании", "во исполнение". В проекте решения территориальной комиссии преамбула завершается фразой: "_____________________________ территориальная избирательная комиссия решила". Слово "решила" выделяется полужирным шрифтом, при его написании используется шрифт с разреженным межбуквенным интервалом 2 пункта.

8.12. В распорядительной части проекта правового акта могут содержаться непосредственные указания предписываемых действий, конкретный исполнитель каждого действия, сроки исполнения. В качестве исполнителя могут быть обозначены должностные лица.

8.13. В случае признания утратившим силу правового акта в текст проекта правового акта включается пункт, который начинается со слов: "Признать утратившим силу".

8.14. При необходимости осуществления контроля за исполнением правового акта в проект правового акта последним включается пункт, в котором указываются полное и точное наименование должности лица, на которое возлагается контроль, его инициалы и фамилия, например:

Контроль за исполнением настоящего решения возложить на секретаря _______ территориальной избирательной комиссии И.О. Фамилия.

В проект правового акта о внесении изменений в правовой акт, а также о признании правового акта утратившим силу, пункт о контроле не включается.

При необходимости осуществления контроля должностным лицом, подписывающим документ, используется следующая формулировка:

Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Все решения территориальной комиссии размещаются на официальном сайте территориальной комиссии в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

8.15. При необходимости официального опубликования правового акта проект правового акта должен содержать пункт с соответствующим указанием, например:

Опубликовать настоящее решение в ___________________.

8.16. При ссылке в тексте проекта правового акта на федеральные законы, законы Свердловской области, указы Президента Российской Федерации, на другие виды правовых актов, а также на иные документы (протоколы, письма, соглашения и иные) их дата оформляется словесно-цифровым способом в следующей последовательности: день месяца - арабскими цифрами, месяц - словом в соответствующем падеже, год - арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения, например:

Федеральный закон от 12 июня 2002 года N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

Постановление Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20 января 2016 года N 321/1831-6 "Об Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации".

При ссылке в тексте проекта правового акта на правовые акты, утвержденные другими правовыми актами, указываются наименование утвержденного правового акта, а также вид правового акта, которым утвержден другой правовой акт, включая наименование государственного органа (государственной должности), дата принятия правового акта с предшествующим ей словом "от", его регистрационный номер (без наименования и сведений об официальном опубликовании, внесенных изменениях и сведений об их официальном опубликовании), например:

В соответствии с пунктом 2.5 Положения об организации единого порядка использования, эксплуатации и развития Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" в избирательных комиссиях и комиссиях референдума, утвержденного постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 29 декабря 2009 года N 187/1312-5.

Ссылки в тексте проекта правового акта на Конституцию Российской Федерации, кодексы, Устав Свердловской области оформляются без указания даты их принятия и номера, например:

В соответствии с Избирательным кодексом Свердловской области.

При ссылке в содержательной части проекта правового акта на правовой акт территориальной комиссии, в который вносятся изменения или который признается утратившим силу, применяется официальное обозначение соответствующего правового акта, включающее вид правового акта, дату принятия правового акта с предшествующим ей словом "от", его регистрационный номер, наименование, сведения о внесенных изменениях, например:

Признать утратившим силу решение __________________ территориальной избирательной комиссии от 22 апреля 2018 года N 12/45 "О Регламенте ____________ территориальной избирательной комиссии" с изменениями, внесенными решением ____________ территориальной избирательной комиссии от 7 июня 2019 года N 14/65 и от 8 сентября 2020 года N 16/73.

8.17. Подписи должностных лиц (должностного лица), подписывающих (подписывающего) проект правового акта, размещаются после содержательной части проекта правового акта через один дополнительный межстрочный интервал. В состав подписи входят: наименование должности лиц (лица), подписывающих (подписывающего) правовой акт, его личная подпись, инициалы и фамилия. Должность лиц (лица), подписывающих (подписывающего) проект правового акта, печатается через одинарный межстрочный интервал. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - у правой границы текстового поля на уровне последней строки наименования должности, инициалы отделяются от фамилии пробелом. Наименование должности центруется по отношению к самой длинной строке, например:

Председатель _______________ территориальной избирательной комиссии

Подпись

И.О. Фамилия

8.18. При наличии приложений к проекту правового акта в тексте на них делается ссылка. Приложения к проекту правового акта оформляются на отдельных листах бумаги.

8.19. Приложение к проекту правового акта может быть оформлено в виде таблиц, графиков, схем. В приложении, оформленном в виде таблицы, столбцы и строки таблицы, как правило, должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже, единственном числе. Подзаголовки столбцов и строк грамматически должны быть согласованы быть с их заголовками. В конце заголовка столбца точка не ставится. Если таблица печатается более чем на одной странице, столбцы таблицы нумеруются, строка с номерами переносится на каждую страницу таблицы.

При оформлении таблиц используется шрифт Liberation Serif размером N 14, за исключением таблиц с большим количеством столбцов, которые разрешается оформлять на стандартных листах бумаги формата A4, A3 с использованием шрифта Liberation Serif размером не менее N 10.

При альбомном расположении приложения к проекту правового акта на стандартном листе бумаги формата A3 каждый лист приложения должен иметь поля: 30 мм - левое, 15 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

Приложения к проекту правового акта могут быть оформлены отдельным файлом/файлами в таблицах Excel. Оформление таких приложений осуществляется в соответствии с настоящими правилами с соблюдением сквозной нумерации страниц проекта как единого документа.

Таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается по центру листа. Таблица также выравнивается по центру листа. Заголовки столбцов и строк выравниваются по центру ячейки. Заголовки столбцов таблицы следует оформлять центрованным способом в единственном числе, например: наименование мероприятия, единица измерения, срок исполнения, форма документа. В заголовках столбцов таблицы допускаются переносы.

Заголовки столбцов таблицы оформляются с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он оформляется с прописной буквы.

Заголовки и подзаголовки строк и столбцов таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже в единственном числе. В заголовках и подзаголовках строк и столбцов и в тексте таблицы могут употребляться общепринятые или официально установленные сокращения. В столбцах таблицы, предусматривающих указание на единицы измерения, наименование единиц измерения следует оформлять в родительном падеже множественного числа, в скобках.

Столбец "Номер строки" в таблицах является обязательным, номера строк в этом столбце заканчиваются точкой, например:

Номер строки	Наименование мероприятия	Ответственный исполнитель
1	2	3
1.
2.

В таблице во всех строках столбца 2 при наличии столбца "Номер строки" первое слово начинается с прописной буквы. Во всех остальных столбцах текст излагается со строчной буквы, за исключением имен собственных, наименований. Столбцы таблицы, содержащие текст, выравниваются по левому краю столбца. Столбцы таблицы, содержащие цифровые значения, оформляются центрованным способом. Строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком.

Знаки препинания ставятся только внутри предложения. В строке таблицы после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

При наличии в приложении к проекту правового акта ссылки на сноску она оформляется цифрой. Текст сноски печатается с абзацного отступа с использованием шрифта Liberation Serif размером N 12 (размером не более размера шрифта в приложении) через одинарный межстрочный интервал под чертой в конце страницы или в конце приложения через один дополнительный межстрочный интервал. После знака сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

8.20. Внесение изменений в правовой акт осуществляется путем принятия правового акта того же вида.

Изменения вносятся только в первичный правовой акт. Недопустимо вносить изменения в первичный правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт.

Внесение изменений в правовой акт предполагает:

замену чисел, слов, предложений;

дополнение структурными элементами, числами, словами, предложениями;

исключение чисел, слов, предложений;

изложение структурного элемента в новой редакции;

признание структурного элемента утратившим силу.

Наименование проекта правового акта, предполагающего внесение изменений в основной правовой акт, начинается со слов "О внесении изменения..." или "О внесении изменений...".

Наименование проекта правового акта, изложенное в новой редакции, оформляется полужирным шрифтом по центру.

В случае внесения изменений в правовой акт или в правовой акт и приложение (приложения) к нему наименование проекта правового акта, который вносит изменения в основной правовой акт, должно содержать наименование вида правового акта, дату с предшествующим ей словом "от", регистрационный номер и наименование правового акта, в который вносятся изменения, например:

О внесении изменений в решение ______________

территориальной избирательной комиссии от 25.04.2020 N 23/86

"Об утверждении Порядка..."

При внесении изменений в приложение к правовому акту наименование проекта правового акта, который вносит изменения в основной правовой акт, должно содержать точное наименование приложения, в которое вносятся изменения, например:

О внесении изменений в план мероприятий по реализации...,

утвержденный решением___________ территориальной избирательной комиссии от 22.04.2020 N 08/26

При внесении изменений в два и более правовых актов наименование проекта правового акта должно начинаться со слов "О внесении изменений в отдельные...", например:

О внесении изменений в отдельные решения

_________________ территориальной избирательной комиссии

Вновь включаемым в текст правового акта структурным элементам присваиваются порядковые номера предшествующих им структурных элементов того же вида с добавлением к указанным номерам через дефис дополнительных порядковых номеров, начиная с первого.

Дополняемым структурным элементам, которые включаются в текст правового акта после последнего структурного элемента того же вида, присваиваются номера, следующие за номером последнего.

При одновременном внесении в правовой акт изменений и признании утратившими силу отдельных структурных элементов основного правового акта вносимые изменения и признание утратившими силу отдельных структурных элементов должны быть изложены последовательно с указанием конкретного структурного элемента, в который вносятся изменения и который признается утратившим силу. Изменения в несколько правовых актов вносятся в хронологическом порядке, от более раннего к более позднему правовому акту.

Аналогичные изменения вносятся одним пунктом (подпунктом), например:

пункт 2, абзац первый пункта 5, абзац второй части второй пункта 9 и подпункт 5 части третьей пункта 11 после слов "окружные избирательные комиссии" дополнить словами "и участковые избирательные комиссии,".

При признании утратившими силу нескольких структурных элементов изменения также вносятся одним пунктом (подпунктом), например:

пункт 5, часть пятую пункта 8 и абзац четвертый части шестой пункта 8 признать утратившими силу.

При внесении изменения в правовой акт сначала указывается, какой структурный элемент изменяется, потом указывается характер изменений. Наименование структурного элемента, в который вносятся изменения, следует оформлять, начиная с наименьшего структурного элемента. Наименование структурного элемента указывается полностью (без сокращения), например:

абзац второй подпункта 1-3 пункта 1 после слова "..." дополнить словами "..."

или

в подпункте 2 пункта 2 слова "..." заменить словами "...".

Ссылка на структурные элементы, имеющие нумерацию (разделы, пункты, подпункты), оформляется с номером этого структурного элемента. Части пунктов и абзацы нумерации не имеют, поэтому ссылка на них оформляется словесно, например:

в абзаце пятнадцатом части второй подпункта 3 пункта 10.

При внесении дополнений в структурный элемент правового акта указываются слова, после которых это дополнение должно располагаться, например:

пункт 4.2 раздела 2 после слов "..." дополнить словами "...".

В случае если дополнение должно располагаться в конце пункта, подпункта, части, абзаца:

1) знак препинания, употребленный в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется;

2) указываются слова, после которых располагается дополнение, например:

пункт 5 после слов "..." дополнить словами ", ...".

При замене цифровых значений в проекте правового акта употребляется слово "число", например:

числа "12, 14 и 125" заменить числами "13, 15 и 126".

При замене слов и чисел в проекте правового акта употребляется термин "слова", например:

слова "50 раз" заменить словами "100 раз".

При внесении изменений в таблицу указываются сначала слова "в таблице", затем строка и столбец, в которые вносятся изменения, например:

в таблице в строке 37 в столбце 10 число "7637" заменить числом "7800";

в таблице в строке 83 столбец 15 изложить в следующей редакции:

"2.1.1.13, 2.1.1.14";

в таблице в строке 5 в столбце третьем число "33" заменить числом "26" (если в таблице отсутствует нумерация столбцов);

в таблице в строке третьей в столбце 2 слова "_____" заменить словами "____" (если в таблице отсутствует нумерация строк);

в таблице в строке пятой в столбце третьем число "68" заменить числом "662" (если в таблице отсутствует нумерация строк и нумерация столбцов);

либо

в таблице в строке "Сроки реализации программы" в столбце втором число "2021" заменить числом "2022".

Внесение нескольких изменений в различные структурные элементы правового акта оформляется отдельными подпунктами, пунктами.

При необходимости внесения изменений в составы комиссий, советов и рабочих групп изменения вносятся по порядку расположения структурных элементов с учетом алфавита.

При внесении в документ существенных изменений он может быть утвержден в новой редакции.

8.21. Проект распоряжения председателя территориальной комиссии в котором содержатся вопросы финансового характера согласовывается с бухгалтером территориальной комиссии.

8.22. Распоряжения регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел территориальной комиссии вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения. К РК может присоединяться файл распоряжения в формате MS Word , электронный образ распоряжения в формате pdf (при необходимости).

8.23. Распоряжениям председателя территориальной комиссии и решениям территориальной комиссии присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года.

8.24. Копии правовых актов заверяются печатью территориальной комиссии и направляются заинтересованным гражданам и организациям.

8.25. Решения территориальной комиссии, вместе с документами, послужившими основанием для их принятия, приобщаются к протоколу заседания территориальной комиссии и хранятся отдельно от других документов в сейфе, а затем, оформленные в соответствии с требованиями настоящего Порядка, передаются в архив.

8.26. Распоряжения председателя территориальной комиссии по основной деятельности вместе с приобщенными к ним документами формируются в дела и хранятся отдельно от других документов, в сейфе, в течение установленных сроков хранения.

9. Оформление протоколов заседаний рабочих, экспертных групп, консультативных органов территориальной комиссии

9.1. Протоколы заседаний рабочих, экспертных групп, консультативных органов территориальной комиссии (далее - рабочая группа) оформляются по установленной форме (приложение N 13 к Порядку).

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

9.2. Текст полного протокола заседания рабочей группы состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председательствующего (руководителя рабочей группы) и секретаря заседания.

С новой строки после слова "Присутствовали" перечисляются инициалы и фамилии членов рабочей группы, приглашенных на заседание членов территориальной комиссии, не являющихся членами рабочей группы, иных приглашенных. При перечислении приглашенных обязательно указывается наименование их должностей. Многострочные наименования должностей печатаются через один межстрочный интервал.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания и является его неотъемлемой частью.

9.3. Повестка дня включается во вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

9.4. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса может быть изложена от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "РЕШИЛИ" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой:

1. - первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания, 2. - второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и т.д.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т.д.

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

9.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего, секретаря, присутствующих лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") размером шрифта N 14.

Затем указывается принятое по вопросу решение, в случае голосования - результаты голосования.

9.6. Протокол заседания рабочей группы подписывается председательствующим (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.

Подписи отделяют от текста одним - тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

9.7. Протоколы заседаний рабочей группы нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года либо в пределах срока деятельности рабочей группы.

9.8. Протоколы совместных заседаний нескольких рабочих групп оформляются на листах бумаги формата А4 с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите "Председательствующий" указываются фамилия и инициалы лица (инициалы и фамилии лиц), председательствовавшего (председательствовавших) на заседании. В реквизите "Подпись" наименования должностей располагаются на одном уровне.

9.9. Решения, принятые рабочей группой по вопросам, рассматриваемым на заседании, могут быть оформлены решением установленной формы (приложение N 14 к настоящему Порядку). Решения подписываются председательствующим (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.

9.10. Решения могут нумероваться в хронологической последовательности в пределах календарного года, либо срока деятельности рабочей группы.

9.11. Протоколы заседаний и решения рабочей группы включаются в номенклатуру дел территориальной комиссии.

9.12. В случае рассмотрения вопроса на заседании территориальной комиссии подлинные экземпляры протоколов и решений рабочей группы приобщаются к документам заседания, а в дела рабочей группы помещаются копии указанных документов.

10. Контроль исполнения документов и поручений

10.1. Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях и других правовых актах и поручениях ЦИК России;

поручения, содержащиеся в постановлениях и других правовых актах Избирательной комиссии Свердловской области;

поручения, содержащиеся в решениях территориальной комиссии;

поручения, содержащиеся в распоряжениях председателя территориальной комиссии;

письменные поручения председателя территориальной комиссии;

входящие документы, в том числе письменные обращения граждан, указанные в Перечне подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (приложение N 15 к настоящему Порядку), в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя (а в его отсутствие заместителя председателя, секретаря) территориальной комиссии;

исходящие документы, требующие ответа;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний и решениях рабочих, экспертных групп образованных территориальной комиссией;

планы мероприятий.

10.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 10.1. Порядка (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель (секретарь) территориальной комиссии.

10.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы территориальной комиссии, осуществляют члены территориальной комиссии, ответственные за подготовку данных документов.

10.4. Сроки исполнения поручений, содержащихся в решениях территориальной комиссии, распоряжениях председателя территориальной комиссии, письменных поручений председателя территориальной комиссии определяются этими документами.

10.5. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 10.6 настоящего раздела.

Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в следующий за ним рабочий день.

Документы с пометками "Незамедлительно" и "Весьма срочно", "Срочно" "Оперативно", "Контроль" исполняются с определением сроков исполнения 1, 2, 3, 10 дней соответственно. Срок исполнения исчисляется в календарных днях от даты подписания указания по исполнению документа либо регистрации документа.

Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в следующий за ним рабочий день.

10.6. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, указанных в приложении N 15 к настоящему Порядку.

Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, исполняются в сроки, установленные Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

10.7. Ответственность за своевременное и полное внесение в РК сроков исполнения документов и информации о состоянии исполнения документов, контроль сроков исполнения документов возлагаются на системного администратора территориальной комиссии.

10.8. В планах мероприятий, утвержденных решением территориальной комиссии, распоряжениями председателя территориальной комиссии, контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов. Сведения о ходе и состоянии их исполнения заносятся в РК.

10.9. При необходимости продления срока исполнения документа лицо, ответственное за исполнение, не позднее, чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляет на имя председателя (а в его отсутствие секретаря) территориальной комиссии докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.

Регистрационный номер и дата докладной записки с указаниями по исполнению документа председателя (а в его отсутствие секретаря) территориальной комиссии о согласовании продления срока исполнения документа незамедлительно вносятся в РК.

10.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в ПИ ДЕЛО отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.

10.11. Основаниями для снятия документа с контроля являются:

решение территориальной комиссии, распоряжение председателя территориальной комиссии по результатам исполнения документа;

ответ на входящий документ;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;

направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

10.12. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения территориальной комиссией информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости территориальная комиссия информирует об этом автора документа;

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием территориальную комиссию о результатах исполнения;

если на нем не стоит отметка должностного лица территориальной комиссии, давшего поручение, о принятии исполнения.

10.13. Системный администратор территориальной комиссии по поручению председателя территориальной комиссии готовит информацию о состоянии исполнения поставленных на контроль входящих документов с использованием ПИ ДЕЛО и представляет ее председателю (а в его отсутствие секретарю) территориальной комиссии.

11. Работа с внутренними документами

11.1. В территориальной комиссии работа с внутренними документами ведется по РК.

Системный администратор территориальной комиссии фиксирует в РК процесс прохождения и исполнения документов: вносит в РК указания по исполнению документа, проверяет наличие имеющихся документов по данному вопросу и, при наличии таких документов, вносит в РК сведения о них; после получения исполненного документа вносит в РК номер дела (по номенклатуре дел), в которое помещен документ, и количество листов документа.

11.2. Подготовленные в территориальной комиссии внутренние документы по вопросам служебной деятельности, адресованные председателю территориальной комиссии, регистрируются в соответствии с номенклатурой дел территориальной комиссии с использованием ПИ ДЕЛО, при этом, если в документе содержатся указания на связь с другими документами, то вводятся данные в раздел "Связки" РК.

11.3. После рассмотрения документов председателем территориальной комиссии документы с указаниями по их исполнению возвращаются системному администратору территориальной комиссии для внесения указаний по исполнению документа в РК.

12. Изготовление и использование печатей и штампов

12.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, проставления отметок о получении, регистрации документов в территориальной комиссии используются гербовые и другие печати и штампы.

12.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию председателя территориальной комиссии.

12.3. Гербовая печать проставляется на почетных грамотах и благодарностях территориальной комиссии, финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, на рассылаемых копиях решений территориальной комиссии и в других предусмотренных законодательством случаях.

12.4. Печати и штампы подлежат учету в отдельном журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы выдаются под подпись в журнале учета печатей и штампов. Листы журнала нумеруются, прошиваются и опечатываются. Печати и штампы могут выдаваться по актам.

12.5. Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах.

12.6. Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов осуществляет председатель территориальной комиссии.

12.7. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель (а в его отсутствие секретарь) территориальной комиссии.

12.8. Пришедшие в негодность печати уничтожаются по акту. Уничтожение производится после утверждения акта председателем территориальной комиссии. Металлические печати уничтожаются путем полного спиливания текста или опиливания двумя перекрестными линиями, каучуковые печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются.

В журнале учета печатей и штампов делается отметка об уничтожении.

13. Формирование дел и передача их в архив

Составление и утверждение номенклатуры дел

13.1. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

13.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы территориальной комиссии, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

13.3. Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

13.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться регламентом территориальной комиссии, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Росархива от 20 декабря 2019 года N 236 (далее - Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и Избирательной комиссией Свердловской области, номенклатурами дел территориальной комиссии за предшествующие годы.

13.5. Номенклатура дел территориальной комиссии на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, рассматривается на заседании экспертной комиссии территориальной комиссии по определению исторической, научной и практической значимости документов (далее - ЭК) и направляется на одобрение ЭК Избирательной комиссии Свердловской области. Номенклатура дел утверждается председателем территориальной комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение N 16 к настоящему Порядку).

13.6. Номенклатура дел территориальной комиссии один раз в пять лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области (далее - ЭПК).

В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел по указанию председателя территориальной комиссии при одобрении ЭК Избирательной комиссии Свердловской области.

13.7. По окончании календарного года составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

13.8. Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование дел

13.9. Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Порядка, списываются исполнителем в дело не позднее чем через 10 дней после исполнения документа. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа.

13.10. Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки (дооформления).

13.11. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

13.12. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

13.13. При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, списании в дело и других.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

13.14. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

1) документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

2) в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

3) все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; в случае, если подборка документов по одному вопросу насчитывает более 100 листов, она может быть выделена в самостоятельное дело;

4) документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;

5) в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

6) в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

7) каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

13.15. При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.

13.16. В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

13.17. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

13.18. Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.

13.19. Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и хронологии.

Протоколы заседаний территориальной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию Комиссии помещаются после соответствующего протокола.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

13.20. При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

13.21. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в хронологической последовательности.

13.22. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (свыше 10 лет и более) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.

Если к письмам или к каким-либо иным документам приложены документы с пометкой "ДСП", то все документы по этому вопросу формируются в дело с пометкой "ДСП".

Текущее хранение дел

13.23. Дела с момента их заведения и до передачи в архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения хранятся у председателя (секретаря) территориальной комиссии.

Протоколы заседаний, решения территориальной комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры решений с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании территориальной комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки решений до передачи в архив находятся у председателя (секретаря) территориальной комиссии.

13.24. За сохранность документов и дел ответственность несет председатель территориальной комиссии.

13.25. Дела должны находиться в рабочем кабинете или в специально отведенном для этой цели помещении и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

13.26. В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На торцах обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел.

13.27. Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

13.28. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене председателя территориальной комиссии.

Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому, и на какой срок выдан документ.

Экспертиза ценности документов

13.29. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности территориальной комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы, независимо от видов носителей и способов записи.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.

13.30. Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением председателя территориальной комиссии создается Экспертная комиссия (далее - ЭК).

В ее функции входит, в том числе рассмотрение и одобрение номенклатуры дел территориальной комиссии.

В состав ЭК включаются члены территориальной комиссии, по согласованию - работники муниципального архива.

13.31. Экспертиза ценности документов осуществляется ответственным за ведение делопроизводства под методическим руководством ГАСО.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

Обнаруженные в делах с отметкой "ЭПК" документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные дела с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

Выделенные к уничтожению дела и документы уничтожаются путем измельчения, переработки, сжигания или другими установленными способами.

13.32. По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства составляются сводные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения (приложения N 17, 18 к Порядку) и по личному составу (о начислении заработной платы), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 19 к Порядку).

13.33. Описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел рассматриваются на ЭК и утверждаются председателем территориальной комиссии.

Описи дел постоянного хранения подлежат утверждению экспертно-проверочной комиссией ГАСО.

13.34. При уничтожении документов со сроком хранения "До минования надобности", "1 год", "3 года" составляется акт, который подписывается не менее чем двумя членами территориальной комиссии и утверждается председателем территориальной комиссии без рассмотрения на ЭК.

Срок хранения "До минования надобности" не может быть менее 1 года.

Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

Оформление дел

13.35. Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, должны быть оформлены соответствующим образом.

Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

13.36. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

Проверка систематизации документов внутри дела, составление внутренней описи, составление листа-заверителя дела могут проводиться с использованием ПИ ДЕЛО.

13.37. Дела долговременного (более 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках. Оформляются обложка и лист-заверитель дела.

Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 18 к настоящему Порядку). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений.

На обложке дела указываются следующие реквизиты: название территориальной комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

1) название территориальной комиссии указывается в соответствии с регламентом территориальной комиссии. При изменении названия территориальной комиссии в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке к старому названию приписывается новое;

2) делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);

3) заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

4) дата дела - на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), и не учитываются даты списания документов в дело, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, за исключением перечисленных).

13.38. При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Постоянно".

Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется при передаче дел в архив.

На торце дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.

13.39. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Сложенный лист большого формата (А2, А3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.

Лист с указаниями по исполнению документа нумеруется как отдельный лист.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

13.40. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах, при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела может помещаться внутренняя опись (приложение N 21 к Порядку).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

13.41. Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение N 22 к настоящему Порядку).

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, физическое состояние документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и т.д.), а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись гражданского служащего, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

13.42. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.

Передача дел в архив

13.43. Передача дел постоянного хранения в архив осуществляется поединично по утвержденным ЭПК Управления архивами Свердловской области описям дел постоянного хранения.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (приложение N 23 к настоящему Порядку).

При передаче дел в архив на всех экземплярах описи дел напротив каждого включенного в нее дела в графе "Примечание" ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в архив дел, инициалы и фамилии лиц, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.

При приеме дел в архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Порядком, возвращаются в территориальную комиссию с указанием недостатков для их устранения.

Территориальная комиссия имеет приоритетное право на использование документов, переданных ею на государственное хранение, в том числе на их первую публикацию.

14. Порядок работы с документами о выдвижении кандидатур в составы участковых избирательных комиссий, резерв составов участковых избирательных комиссий, дополнительного зачисления в резерв, сложения полномочий членов участковых комиссий, исключения из состава резерва участковых избирательных комиссий

14.1. Работа с документами о выдвижении кандидатур в составы участковых избирательных комиссий, резерв составов участковых избирательных комиссий, дополнительного зачисления в резерв, сложения полномочий членов участковых комиссий, исключения из состава резерва участковых избирательных комиссий должна осуществляться с учетом норм Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемых без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687, Положения об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", утвержденного постановлением ЦИК России от 23 июля 2003 года N 19/137-4.

14.2. Документы о выдвижении кандидатур в составы участковых избирательных комиссий, резерв составов участковых избирательных комиссий, дополнительного зачисления в резерв, сложения полномочий членов участковых комиссий, исключения из состава резерва участковых избирательных комиссий должны обрабатываться в режиме конфиденциальности.

14.3. Прием и регистрация поступающих документов от политических партий и их структурных подразделений, иных общественных объединений и их структурных подразделений, собраний избирателей, представительных органов муниципальных образований производится членами рабочей группы по формированию участковых избирательных комиссий в журнале регистрации (приложение N 24 к настоящему Порядку) в часы работы территориальной комиссии.

Журнал регистрации документов должен быть прошит и заверен печатью территориальной избирательной комиссии, страницы пронумерованы.

Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные дни в период формирования составов участковых избирательных комиссий, резерва составов участковых комиссий определяется распоряжением председателя или решением территориальной комиссии.

14.4. Член рабочей группы, осуществляющий прием документов, проверяет правильность адресования, оформления, комплектность документов.

14.5. При регистрации поступившего документа в журнал регистрации вносятся следующие реквизиты: N п/п, дата поступления, регистрационный номер документа (состоит из номера дела по номенклатуре дел, где будут храниться документы, и порядкового номера документа, разделенных косой чертой), субъект выдвижения, вид документа, данные о лице, принявшем документ, количество листов основного документа и количество листов приложения.

14.6. Все поступающие документы должны быть зарегистрированы.

Регистрационный штамп с указанием входящего номера проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. При необходимости указывается время регистрации.

В случае поступления в комиссию от одного и того же субъекта выдвижения единовременно большого количества взаимосвязанных документов допускается регистрировать только сопроводительное письмо (при его отсутствии наиболее значимый документ (например, решение о выдвижении), а на иные документы переносить входящий номер документа, к которому они относятся (к N _____). При этом в журнал регистрации заносится полный перечень документов с указанием количества листов.

14.7. Нумерация поступающих документов осуществляется в пределах календарного года.

14.8. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем территориальной комиссии, затем передаются системному администратору КСА ГАС "Выборы" соответствующей территориальной комиссии (иному уполномоченному лицу) для ввода данных по кандидатурам, предложенным в составы УИК и резерв составов УИК в задачу "Кадры" подсистемы автоматизации избирательных процессов ГАС "Выборы". Ввод данных осуществляется в соответствии с Регламентом использования ГАС "Выборы" для решения задач, связанных с формированием участковых избирательных комиссий, резерва составов участковых избирательных комиссий, назначением нового члена участковой комиссии из резерва, обучением членов участковых комиссий, резерва составов участковых комиссий, утвержденным постановлением ЦИК России от 26 декабря 2012 года N 155/1158-6.

Данные должны быть внесены в ГАС "Выборы" в течение пяти дней с даты поступления документов в территориальные избирательные комиссии.

14.9. Председатель комиссии осуществляет контроль за соблюдением установленного порядка и своевременностью выполнения технологических операций по формированию и ведению базы данных ГАС "Выборы".

14.10. Исполненные документы помещаются в дело: "Документы (протоколы, решения, заявления и т.д.) о кандидатурах в составы участковых избирательных комиссий, кандидатурах в резерв составов участковых избирательных комиссий" в соответствии с номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

14.11. Порядок систематизации и хранения документов определяет председатель территориальной избирательной комиссии. Рекомендуется группировать документы в дела по субъектам выдвижения.

14.12. Список лиц территориальная комиссия направляет в Информационный центр Главного управления МВД России по Свердловской области для проверки сведений на предмет наличия неснятой и непогашенной судимости, а также привлечения в судебном порядке к административной ответственности за нарушение законодательства о выборах.

Представления о проведении проверки по установленной форме с приложением списка лиц регистрируются в ПИ ДЕЛО.

Копии представлений помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел.

14.13. Проверка иных сведений о кандидатурах в составы участковых комиссий и резерв составов участковых комиссий осуществляется исходя из представленных копий документов и с использованием ГАС "Выборы".

Результаты проверок приобщаются к заключению Рабочей группы о результатах проверки сведений о кандидатурах для назначения в составы участковых избирательных комиссий, резерв составов участковых избирательных комиссий, и помещаются для хранения в дело: "Информация о результатах проверок сведений о кандидатурах в составы участковых избирательных комиссий, кандидатурах в резервы составов участковых избирательных комиссий".

Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

14.14. Дела с документами о формировании участковых избирательных комиссий, резерв составов участковых избирательных комиссий, дополнительного зачисления в резерв, сложения полномочий членов участковых избирательных комиссий, исключения из состава резерва участковых избирательных комиссий, а также дела с результатами проверок сведений о кандидатурах в составы участковых избирательных комиссий и резерв составов участковых избирательных комиссий формируются и ведутся в течение срока полномочий участковых избирательных комиссий. Каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов.

14.15. Дела с момента их заведения и до истечения срока хранения находятся у председателя территориальной комиссии. Дела должны находиться в рабочем кабинете или в специально отведенном для этой цели помещении и храниться в запирающихся шкафах, в закрытых, опечатывающихся помещениях.

14.16. По окончании формирования участковых избирательных комиссий и проведения первого (организационного) заседания членам участковых комиссий выдаются удостоверения установленной формы.

14.17. Учет выданных удостоверений ведет территориальная комиссия в отдельном регистрационном журнале (приложение N 25 к настоящему Порядку).

15. Ответственность

15.1. Члены территориальной комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований Порядка, сохранность находящихся у них документов.

15.2. Ответственность за организацию делопроизводства в территориальной комиссии, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, контроль за соблюдением требований Порядка несет председатель территориальной комиссии.

¹ Копия протокола об итогах голосования и иных документов заверяется в соответствии с пунктом 12 статьи 30 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

² Порядок оформления протокола территориальной комиссии об итогах голосования устанавливается законодательством о выборах.

³ Приглашение на заседание территориальной комиссии может быть передано по телефону с фиксацией даты и времени звонка в журнале произвольной формы, телефонограммой, электронной почтой сообщением в мессенджере - в случае наличия согласия члена комиссии, иного лица, на такое оповещение.

Приложение N 1
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

Перечень
документов, не подлежащих регистрации в территориальной комиссии

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

2. Учебные программы, планы.

3. Рекламные извещения, плакаты.

4. Поздравительные письма и телеграммы.

5. Пригласительные билеты.

6. Печатные издания.

7. Оперативная информация, поступающая по каналам связи ГАС "Выборы".

Приложение N 2
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

                                    АКТ

     Мы, нижеподписавшиеся ______________________________________________

                                   (Ф.И.О членов участковой комиссии)

________________________________________________________________________,

составили акт о том, что "_______" _________________________ 20___ г. при

вскрытии пакета _________________________________________________________

в нем не оказалось ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

____________________________________________________.

     Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

     Подписи: __________________ Ф.И.О.

              __________________ Ф.И.О.

Приложение N 3
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в ПИ ДЕЛО

1. Автор.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Наименование вида документа.

5. Дата документа.

6. Регистрационный номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Регистрационный номер входящего документа.

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи).

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

11. Индекс дела по номенклатуре дел.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений).

15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения).

16. Отметка о контроле.

17. Гриф ограничения доступа.

18. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

Приложение N 4
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

                             Формы бланков,

               используемых в территориальной комиссии

                            /------------\

                            |    Герб    |

                            \------------/

                        НИЖНЕРЕЧЕНСКАЯ РАЙОННАЯ

                ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

_________________________________________________________________________

   ул. Строителей, 25, г. Нижнереченск, Нижнереченский район, 231081,

            тел. (299) 5-41-56, факс: (299) 5-41-5 e-mail:___

____________________ N ________________

На N __________ от _______________

                            /------------\

                            |    Герб    |

                            \------------/

                        НИЖНЕРЕЧЕНСКАЯ РАЙОННАЯ

                ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

_________________________________________________________________________

   ул. Строителей, 25, г. Нижнереченск, Нижнереченский район, 231081,

            тел. (299) 5-41-56, факс: (299) 5-41-5 e-mail:___

                            /------------\

                            |    Герб    |

                            \------------/

                        НИЖНЕРЕЧЕНСКАЯ РАЙОННАЯ

                ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

_________________________________________________________________________

   ул. Строителей, 25, г. Нижнереченск, Нижнереченский район, 231081,

            тел. (299) 5-41-56, факс: (299) 5-41-5 e-mail:___

____________________ N ________________

На N __________ от _______________

                            /------------\

                            |    Герб    |

                            \------------/

                        НИЖНЕРЕЧЕНСКАЯ РАЙОННАЯ

                ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

                            РАСПОРЯЖЕНИЕ

_________________ 202__ г.

N ____

                          г. Нижнереченск

                            /------------\

                            |    Герб    |

                            \------------/

                        НИЖНЕРЕЧЕНСКАЯ РАЙОННАЯ

                ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

                               РЕШЕНИЕ

_________________ 202__ г.

N ____

                          г. Нижнереченск

                            /------------\

                            |    Герб    |

                            \------------/

                        НИЖНЕРЕЧЕНСКАЯ РАЙОННАЯ

                ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

                          ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

_________________ 202__ г.

N ____

                          г. Нижнереченск

                        НИЖНЕРЕЧЕНСКАЯ РАЙОННАЯ

                ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

                    ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ

_________________ 202__ г.

N ____

                          г. Нижнереченск

Приложение N 5
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов

1. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал.

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через два межстрочных интервала.

2. Название вида документа печатается прописными буквами.

3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается продлевать его до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

4. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с использованием комбинации клавиш Shift - Ctrl - Пробел между инициалами и фамилией.

5. Создание, форматирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием текстового процессора MS Word. Внедрение электронных таблиц, созданных в табличных процессорах, в документы MS Word не допускается. Допускается, при необходимости, создание, форматирование и вывод на печать таблиц посредством табличного процессора MS Excel.

6. При форматировании документов обязательно используется включенная кнопка, , чтобы видеть на экране все служебные символы.

7. При форматировании текста документов используется стиль, который имеет следующие параметры:

Шрифт Liberation Serif

Размер 14 пунктов

Отступ слева 0 см

справа 0 см

Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов

Межстрочный интервал полуторный

Первая строка отступ на 1,25 см

Выравнивание по ширине

8. При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:

таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается по центру документа;

таблица выравнивается по центру листа;

заголовки столбцов и строк выравниваются по центру ячейки;

данные в ячейках таблицы выравниваются сверху по левому краю;

продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы);

строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком;

ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.

9. Размеры полей документа должны иметь следующие параметры:

верхнее 2,0 см

нижнее 2,0 см

левое 3,0 см

правое 1,5 см

От края до колонтитула:

верхнего 1,25 см

нижнего 1,25 см

При подготовке документов используют следующие реквизиты:

Герб свердловской области;

наименование организации;

наименование должностного лица,

справочные данные об организации,

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;

место составления (издания) документа;

адресат;

гриф утверждения документа;

заголовок к тексту документа;

указания по исполнению документа;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

виза;

печать;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка об исполнителе;

идентификатор электронной копии документа.

10. Реквизиты (кроме текста документа и адресата), состоящие из нескольких строк, печатают со следующими параметрами:

Шрифт Liberation Serif

Размер 14 пунктов

Отступ слева 0 см

справа 0 см

Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов

Межстрочный интервал одинарный

Отступ первой строки нет

Выравнивание по центру

11. Реквизит "Адресат" печатают со следующими параметрами:

Шрифт Liberation Serif

Размер 14 пунктов

Отступ слева 7 см

справа 0 см

Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов

Межстрочный интервал одинарный

Отступ первой строки нет

Выравнивание по центру

Если составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Гриф согласования документа", "Отметка о наличии приложения" не умещаются на одной строке, то разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа "Разрыв строки" (комбинация клавиш Shift - Enter), например:

	СОГЛАСОВАНО
	руководитель Росархива
	А.Н. Артизов

12. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без всяких знаков препинания.

Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.

13. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.

14. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают в отдельный файл (если приложения созданы одним процессором). Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы.

15. Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца ( - клавиша Enter). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.

16. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела. Разделение инициалов и фамилии, символа N и числа, порядкового номера статьи, части, пункта или подпункта правового акта, числа месяца и названия месяца, числа года и слова "год", любых числовых значений и единиц изменения делается с использованием неразделимого пробела (сочетание клавиш Shift - Ctrl - Пробел).

17. Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, - и др.).

18. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, X, x, y).

19. Не допускается использование символа табуляции () для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.

20. Вместо буквы "Ё" должна употребляться буква "Е" (кроме имен собственных при наличии подтверждающих документов).

21. Реквизиты "Наименование вида документа" должны быть выровнены по центру и каждый из них должен представлять собой один абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа абзаца.

Приложение N 6
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

                   Список рассылки исходящих документов

N п/п	Наименование органа (организации)	Полный почтовый адрес
1	2	3

Председатель (секретарь)

территориальной комиссии _______________

Исполнитель _________________________

"____"___________20__г.

Приложение N 7
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

                   Форма указания по исполнению документа

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ __________________ ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
___________________ инициалы, фамилия
"____" _______________ _____ г.

Приложение N 8
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

                  КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ЗАЯВИТЕЛЕЙ

          __________________________________________________

                (наименование территориальной комиссии)

                ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ДАТА ЛИЧНОГО ПРИЕМА " " 20___ года

                 ЗАЯВИТЕЛЬ, ПРИШЕДШИЙ НА ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ:

Фамилия: _____________________________________________________

Имя: ______________________________________________________

Отчество (при наличии): _______________________________________

социальное положение: _________________________________________

почтовый адрес для ответа: _____________________________________

_________________________________________________________________________

 (улица, дом, корпус, квартира, субъект Российской Федерации, населённый

                             пункт, индекс)

                 КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ УСТНОГО ОБРАЩЕНИЯ:

1. ______________________________________________________________________

2. ______________________________________________________________________

3. ______________________________________________________________________

4. ______________________________________________________________________

       ЧЛЕН ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ КОМИССИИ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИЙ ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ:

фамилия: ____________________________________________________

имя: ________________________________________________________

отчество: __________________________________________________

                                               Продолжение приложения N 8

                 РЕШЕНИЕ, ПРИНЯТОЕ ПО УСТНОМУ ОБРАЩЕНИЮ:

1. ______________________________________________________________________

  (содержание устного ответа по существу поставленных в устном обращении

      вопросов, данного с согласия заявителя, если изложенные факты и

обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки)

2. ______________________________________________________________________

(содержание устного ответа, данного заявителю, с направлением письменного

                                 ответа)

3. ______________________________________________________________________

Приложение N 9
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

                                АКТ N____

                           приема-передачи дел

____________ 20____ г.                           ________________________

(дата составления акта)                          (место составления акта)

     Настоящий акт составлен о том, что _________________________________

                                              (Фамилия, имя, отчество,

_________________________________________________________________________

наименование должности и дата замещения должности увольняемого работника)

передал, а ______________________________________________________________

                              (Фамилия, имя, отчество,

_________________________________________________________________________

наименование должности и дата замещения должности назначаемого работника)

принял следующие дела:

N п/п	Наименования дел	Количество дел, количество документов в деле, количество листов дела	Даты ведения дел	Примечание
1.
2.
3.
4.
5.

Дела передал:                             Дела принял:

_________ _____________________           _________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)           (подпись) (расшифровка подписи)

Приложение N 10
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

                                АКТ N __

                       об уничтожении документов,

                   содержащих сведения об избирателях

____________ 20____ г.                           ________________________

(дата составления акта)                          (место составления акта)

     Настоящий акт составлен в том, что _______________________ постоянно

                                                  (дата)

действующей   комиссией   по   уничтожению   материальных  информационных

носителей, содержащих сведения об избирателях в составе:

________________________________________________________________________,

               (фамилия, инициалы и должности членов комиссии)

на    основании   постановления   Избирательной   комиссии   Свердловской

области    от  10  февраля  2014 года  N 4/15  "О  мерах  по  обеспечению

информационной  безопасности  в  региональном  фрагменте  ГАС "Выборы" по

Свердловской области" и Номенклатуры дел ________________________________

                                                    (наименование)

ТИК   на   20_____   год   в  связи  с  истечением  установленных  сроков

хранения   уничтожены  документы,  содержащие  сведения  об  избирателях,

хранившиеся в деле ______________________________________________________

                                 (индекс и наименование дела)

________________________________________________________________________.

  (количество документов, количество листов, регистрационные номера, за

                              какой период)

уничтожены путем _____________________________________________.

                               (способ уничтожения)

     (Можно  включить информацию об уничтожении документов на электронных

носителях).

     Члены комиссии:

     Должность ______________ фамилия, инициалы

     Должность ______________ фамилия, инициалы

     Должность ______________ фамилия, инициалы

Приложение N 11
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

                                                         УТВЕРЖДАЮ

                                                председатель ____________

                                                _________________________

                                                    (наименование ТИК)

                                                _________________________

                                                          (Ф.И.О.)

                                                _________________________

                                                    (дата утверждения)

                               АКТ N ______

  о проверке правильности регистрации, состояния и наличия документов,

 содержащих сведения об избирателях, участниках референдума за _____ год

     ____________ 20____ г.                      ________________________

    (дата составления акта)                      (место составления акта)

     Настоящий акт составлен о том, что комиссией в составе _____________

_________________________________________________________________________

               (Фамилия, инициалы, должности членов комиссии)

на основании распоряжения председателя __________________________________

                                                    (наименование)

территориальной избирательной комиссии от ____ N ____ ___________________

                                              (наименование распоряжения)

в период с __________ по _____________ 20__ г. проведена проверка:

     правильности    регистрации    документов,  содержащих  сведения  об

избирателях, участниках референдума;

     фактического    наличия  всех  документов,  содержащих  сведения  об

избирателях,  участниках  референдума,  зарегистрированных  в 20___ г., с

просчетом листов, в том числе на электронных носителях.

     В результате проверки установлено:

     1.    Все    документы,    содержащие    сведения   об  избирателях,

зарегистрированы  в журнале регистрации носителей информации, все отметки

о движении документов проставлены.

     (Если  в  процессе проверки были обнаружены факты несоответствия, то

пишется: "кроме" с указанием по каждому документу, в чем они проявились).

     Всего  в  наличии  по журналу регистрации носителей информации _____

документов, из них _____________ на электронных носителях.

     2.  Все  подлежавшие  проверке  документы  находятся  в  фактическом

наличии  на  месте хранения, в деле _________, в том числе на электронных

носителях.

     (Если  не  все  документы  имелись  в наличии на момент проверки, то

пишется:   "кроме"  с  указанием  регистрационных  номеров  отсутствующих

документов).

     3.    Не   зарегистрировано  в  журнале  учета  ________  документов

(указываются реквизиты не зарегистрированных документов).

     (Пункт    включается    в    акт  при  наличии  незарегистрированных

документов).

     4.   Имеются  следующие  ошибки  и  нарушения  в  учете  и  хранении

документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума.

     (Пункт   включается  в  акт  при  выявлении  ошибок  и  нарушений  с

перечислением ошибок, нарушений и мер, принятых по их устранению).

     Члены комиссии:

     Должность ______________ фамилия, инициалы

     Должность ______________ фамилия, инициалы

     Должность ______________ фамилия, инициалы

Приложение N 12
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

                              АКТ N _______

         утраты документа об избирателях, участниках референдума

     ____________ 20____ г.                      ________________________

    (дата составления акта)                      (место составления акта)

     Комиссия в составе: ________________________________________________

                 (должность, инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку)

на   основании   распоряжения    председателя    ________________________

территориальной  избирательной  комиссии  от ____ N ____ (наименование) в

период  с  ______  по  _______  20__ провела проверку наличия документов,

содержащих  сведения  об  избирателях,  участниках референдума, и выявила

факт утраты (повреждения) следующего (щих) документа (тов):

N п/п	Регистрационный номер документа	Наименование (содержание) документа	Количество листов	Причина отсутствия (повреждения) документа
1	2	3	4	5

     Причиной утраты (повреждения) документов явилось:

     ______________________________________________________________

     (причины утраты документов и количество утраченных документов)

Члены комиссии:

                                        Должность ______________ фамилия,

                                                     инициалы

                                        Должность ______________ фамилия,

                                                     инициалы

                                        Должность ______________ фамилия,

                                                     инициалы.

Приложение N 13
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

                            /------------\

                            |    Герб    |

                            \------------/

                        НИЖНЕРЕЧЕНСКАЯ РАЙОННАЯ

                ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

                            РАБОЧАЯ ГРУППА

            ________________________________________________

                              (название)

                               ПРОТОКОЛ

_____________________

N ____________________

                          г. Нижнереченск

Приложение N 14
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

                            /------------\

                            |    Герб    |

                            \------------/

                        НИЖНЕРЕЧЕНСКАЯ РАЙОННАЯ

                ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

                            РАБОЧАЯ ГРУППА

            ________________________________________________

                              (название)

                                РЕШЕНИЕ

_____________________

N ____________________

                             г. Нижнереченск

Приложение N 15
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

Перечень
подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения

1. Нормативные акты органов местного самоуправления - согласно указанному в них сроку.

2. Срок подготовки ответа на запрос депутата Законодательного Собрания Свердловской области - не менее 10 дней.

3. Требование прокурора о представлении статистической и иной информации, справок и иных материалов или их копий - в течение 5 рабочих дней с момента его поступления, а в ходе проведения проверок исполнения законов - в течение 2 рабочих дней с момента предъявления требования;

4. Протест прокурора - не позднее чем в 10-дневный срок с момента его поступления. Прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста;

5. Представление прокурора - безотлагательно, с принятием мер в течение одного месяца с момента его поступления.

6. Обращения граждан, поступившие в межвыборный период, по вопросам подготовки выборов - до 30 календарных дней, а поступившие в период избирательной кампании - пять дней, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а обращения, поступившие в день голосования или в день, следующий за днем голосования - немедленно. Если факты, содержащиеся в обращении, требуют дополнительной проверки - десять дней (в соответствии с пунктом 4 статьи 20 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации").

7. Обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции окружной комиссии, пересылаются по подведомственности в течение семи календарных дней.

8. Обращения средств массовой информации по вопросам предоставления информации - семь календарных дней. Если требуемые сведения не могут быть представлены в указанный срок, то допускается отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации с вручением в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации уведомления об отсрочке представителю редакции, в котором указываются причина отсрочки, дата, к которой будет представлена запрашиваемая информация, должностное лицо, установившее отсрочку, дата принятия решения об отсрочке.

Приложение N 16
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

Наименование территориальной избирательной комиссия				УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ N				Председатель территориальной комиссии
(место составления)				Подпись	Расшифровка подписи
На		год		Дата

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Секретарь территориальной комиссии	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

ОДОБРЕНО Протокол ЭК ________________ территориальной избирательной комиссии
от		N

                                              Продолжение приложения N 16

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в		году в
территориальной комиссии

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО

Председатель (секретарь) ______________ территориальной избирательной комиссии	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Приложение N 17
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

Наименование территориальной комиссии					УТВЕРЖДАЮ
ФОНД N					Председатель _________________территориальной избирательной комиссии
ОПИСЬ N
дел постоянного хранения
За			год		Подпись	Расшифровка подписи
					Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено
			(цифрами и прописью)
с N	______________________	по N	____________________, в том числе:

литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

ОДОБРЕНО Протокол ЭК территориальной комиссии				Утверждено Протокол экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области
от		N		от		N

Приложение N 18
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

Наименование территориальной комиссии					УТВЕРЖДАЮ
ФОНД N					Председатель ___________________ территориальной избирательной комиссии
ОПИСЬ N
дел временного (свыше 10 лет) хранения
За			год		Подпись	Расшифровка подписи
					Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено
			(цифрами и прописью)
с N	______________________	по N	_____________________, в том числе:

литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК территориальной комиссии
от		N

Приложение N 19
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

Наименование территориальной комиссии	УТВЕРЖДАЮ
АКТ ___________N_____________ __________________________	Председатель ______________ территориальной избирательной комиссии
(место составления)	Подпись	Расшифровка подписи
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению	Дата

     На  основании  Перечня  типовых  управленческих архивных документов,

образующихся  в  процессе  деятельности  государственных органов, органов

местного  самоуправления  и  организаций,  с  указанием сроков хранения и

номенклатуры  дел  территориальной комиссии отобраны к уничтожению как не

имеющие  научно-исторической  ценности и утратившие практическое значение

документы.

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого:		ед. хр.	за		годы
	(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за							годы утверждены, по личному составу
согласованы с ЭК
		(наименование архивного учреждения)
(протокол от	" "			г.		N		)
_____________________________________________________________________________
(наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов)
			(подпись)							(инициалы, фамилия)

Дата

                                              Продолжение приложения N 19

СОГЛАСОВАНО протокол ЭК __________________ территориальной избирательной комиссии
от		N

Документы в количестве				дел, томов
весом		кг сданы в
			(наименование организации)

на переработку по приемосдаточной накладной от		N
	(дата)

Наименование должности лица, сдавшего документы
Дата	Подпись	Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности лица, внесшего изменения в учетные документы
Дата	Подпись	Расшифровка подписи

Приложение N 20
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

			Ф.	N
			Оп.	N
			Д.	N
НАИМЕНОВАНИЕ АРХИВНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ КОМИССИИ НАИМЕНОВАНИЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ КОМИСИСИ

ДЕЛО N			Том N
(заголовок дела)
		(крайние даты)

						На ___________ лист
						Хранить ___________
Ф.	N
Оп.	N
Д.	N

Приложение N 21
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

                        ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                 документов дела N _____________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого:		документов
	(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи
	(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 22
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

                       ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N

В дело подшито и пронумеровано ________________________________ листов (а),
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов		__________________________________________________
пропущенные номера листов		_______________________________________________
+ листов внутренней описи		________________________________________________
Особенности физического состояния и формирования дела					Номера листов
1					2
Наименование должности			Подпись		Расшифровка подписи
Дата

Приложение N 23
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

УТВЕРЖДАЮ			УТВЕРЖДАЮ
Председатель _________ территориальной избирательной комиссии Подпись Расшифровка подписи			(наименование должности руководителя организации-приемщика) Подпись Расшифровка подписи
Дата	Печать		Дата	Печать

АКТ N
приема-передачи архивных документов на хранение
(основание передачи)
(название передаваемого фонда)
			сдал,
(наименование организации-сдатчика)
			принял
(наименование организации-приемщика)
документы названного фонда и научно-справочного аппарата к ним:

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество ед. хр.	Примечание
1	2	3	4	5

Итого принято								ед.хр.
Передачу произвели
Должность	Подпись			Расшифровка	Должность	Подпись	Расшифровка
Дата					Дата
Фонду присвоен N
Изменения в учетные документы внесены
Должность				Подпись		Расшифровка
Дата

Приложение N 24
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

                     Журнал регистрации документов:

     о выдвижении кандидатур в составы УИК;

     о выдвижении кандидатур в состав резерва УИК;

     о выдвижении кандидатур для дополнительного зачисления в резерв УИК

     заявлений о сложении полномочий (отзыве) членов УИК;

     заявлений об исключении (отзыве) из резерва составов УИК.

N п/п	Дата	Регистрационный номер документа	Субъект выдвижения	Вид документа, количество листов	Данные о лице, принявшем документ	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 25
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

                               ЖУРНАЛ

               регистрации выданных удостоверений членам

                   участковых избирательных комиссий

N п/п	Дата выдачи удостоверения	N УИК	ФИО члена УИК	Дата сдачи удостоверения (при досрочном прекращении полномочий)	Дата выдачи удостоверения взамен утраченного	Примечание
1	2	3	4	5	6	7