Заграничный вояж по новым нормам (Ю. Савицкая, "Расчет", N 10, октябрь 2004 г.)

Заграничный вояж по новым нормам

Планируя расходы на зарубежные командировки, нужно учесть, что с 1 января 2005 года изменятся нормы суточных и компенсации расходов на жилье.

Отправляя сотрудника в командировку за рубеж, фирма оплачивает ему суточные и компенсирует расходы на проезд и проживание в гостинице. Правда, в отличие от командировок по России работнику большей частью выдают не рубли, а иностранную валюту.

Для суточных и расходов на жилье существуют нормы (приказы Минфина от 12 ноября 2001 г. N 92н и от 4 марта 2002 г. N 15н). С 1 января 2005 года будут действовать новые (утверждены приказом Минфина от 2 августа 2004 г. N 64н).

Прежде всего Минфин расширил перечень стран, для которых предусмотрены нормы. Кроме того, практически все нормы увеличились.

Есть такие, которые стали меньше (например, для командировок в Доминиканскую Республику) и которые не изменились (например, для командировок в Венесуэлу).

Суточные по нормам работник получает за каждый день поездки начиная с того дня, когда он пересек границу России. Если он посещает несколько стран, нормы, установленные для каждого государства, применяют с того дня, когда работник въехал в страну. Эту дату обычно определяют по штампу, который ставят на таможне в паспорте сотрудника.

Определяя сумму аванса, которую вы собираетесь выдать командированному сотруднику, учтите все особенности командировки. Существуют ситуации, когда суточные ограничены или не положены вовсе (постановление Совмина от 1 декабря 1993 г. N 1261).

Прежде всего суточные не положены, если командированный работник будет получать валюту на личные расходы от принимающей стороны. Если наличных денег принимающая сторона не выдает, но обеспечивает бесплатное питание, суточные выплачивают в размере 30 процентов от установленной нормы. Кроме того, суточные составят 50 процентов нормы, если выезд в командировку и возвращение в Россию происходят в один день.

Бывает, что работника направляют в длительную командировку на срок более 60 дней. Начиная с 61-го дня суточные выплачивают по нормам, установленным для работников загранучреждений России при командировках в пределах иностранного государства. Они также утверждены приказом Минфина от 2 августа 2004 г. N 64н.

В новом приказе, равно как и в старом, нормы суточных установлены в долларах США. Однако с тех пор как вступил в силу новый закон о валютном регулировании, банки перестали продавать фирмам валюту для командировок. Поэтому вам придется выдать работнику рубли, а он сам купит необходимую валюту.

Пример

Сотрудника ООО "Пассив" Иванова руководство решило направить в командировку в Германию. Срок командировки - с 20 декабря 2004 года по 10 января 2005 года включительно.

Бухгалтер "Пассива" должен рассчитать сумму аванса, которую он выдаст работнику.

С 20 по 31 декабря (12 дней) он начислит суточные по нормам 2004 года, то есть исходя из 58 долл. США в день.

С 1 по 9 января (9 дней) бухгалтер рассчитает суточные исходя из новых норм: 65 долл. США в сутки. Суточные за 10 января, то есть за день, когда сотрудник вернется в Россию, составят 100 руб.

Общая сумма суточных, которую бухгалтер "Пассива" выдаст Иванову, составит:

58 USD x 12 дн. + 65 USD x 9 дн. = 1281 USD.

Кроме того, бухгалтер добавит к этой сумме 100 руб. за 10 января.

Сумму для оплаты жилья в Германии рассчитывают исходя из максимальной нормы расходов. С 20 по 31 декабря - исходя из 153 евро в день. С 1 по 9 января - 200 евро в день.

Общая сумма компенсации расходов на гостиницу составит:

153 EUR x 12 дн. + 200 EUR x 9 дн. = 3636 EUR.

При командировке в другую страну часть расходов, как правило, возникает в рублях (например, билеты на самолет или поезд), а часть - в валюте (например, гостиница). Все расходы в иностранной валюте для бухгалтерского и налогового учета надо пересчитывать в рубли по официальному курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина от 29 июля 1998 г. N 34н, п. 5 ст. 252 НК).

Не забыть о налогах...

Если руководитель фирмы решил выплатить командированному сотруднику суточные сверх установленных норм, то с суммы превышения надо удержать налог на доходы физических лиц. Именно так считают и налоговики, о чем со ссылкой на пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса время от времени напоминают работникам бухгалтерии (письмо МНС от 17 февраля 2004 г. N 04-2-06/127).

Немного иначе дело обстоит с расходами на жилье. В Налоговом кодексе сказано, что НДФЛ не надо платить со всей суммы таких расходов, если они подтверждены первичными документами. В противном случае с компенсации сверх норм вам придется удержать этот налог.

При расчете налога на прибыль суточные можно учесть в составе расходов только в пределах норм, но других - тех, что установлены постановлением Правительства от 8 февраля 2002 г. N 93. А затраты на жилье сотрудника можно списать в расходы в полном объеме при наличии оправдательных документов (п. 12 ст. 264 НК). ЕСН компенсация командировочных расходов не облагается, как в пределах норм (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК), так и сверх них (п. 3 ст. 236 НК).

...и документах

Отправляя сотрудника в командировку за границу, надо оформить те же документы, которые вы составляете для командировок по России, за исключением командировочного удостоверения. Формы всех документов для командировок утверждены постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. N 1.

Прежде всего это приказ или распоряжение руководителя о направлении работника в командировку. В нем указывают фамилию, инициалы и должность сотрудника, цель, время и место поездки. Кроме того, это служебное задание и отчет о его выполнении. В служебном задании указывают конкретные цели и задачи командировки. Отчет о выполнении служебного задания (равно как и авансовый отчет) сотрудник составляет по возвращении из командировки.

Осторожно

Со дня возвращения в Россию и пересечения российской границы командировочные рассчитывают по обычным нормам (письмо Минтруда и Минфина от 17 мая 1996 г. N 1037-ИХ).

Внимание

До 18 июня 2004 года авансовый отчет о загранкомандировке работник должен был составить не позднее чем через 10 дней после возвращения. Это было установлено в Положении Банка России от 25 июня 1997 г. N 62. Теперь этот документ утратил силу, но это не значит, что сроков составления авансовых отчетов нет.

В пункте 11 действующего письма Центробанка от 4 октября 1993 г. N 18 сказано, что сотрудник обязан составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после того, как вернулся из поездки.

К авансовому отчету он должен приложить оправдательные документы - билеты, счета за проживание, ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы и т.д. Документы, которые составлены на иностранном языке, надо перевести на русский (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина от 29 июля 1998 г. N 34н).

Ю. Савицкая,

эксперт "Расчета"

"Расчет", N 10, октябрь 2004 г.