Документальное оформление передачи объектов основных средств (в том числе земли) при заключении и прекращении договора аренды (Н.Н. Cмирнов, "Консультант бухгалтера", N 9, сентябрь 2004 г.)

Документальное оформление передачи объектов основных средств (в том числе земли) при заключении и прекращении договора аренды

Основным документом, являющимся основанием для передачи объектов основных средств от арендодателя к арендатору, является сам договор аренды. При этом в нем (или приложениями к нему) должны быть оформлены все необходимые расчеты и соглашения, в частности, о размере арендной платы и условиях расчетов, договор на оказание коммунальных услуг и т.п.

Основанием для отражения операций по передаче имущества в аренду в бухгалтерском учете являются документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском учете. В частности, для передачи объектов основных средств могут использоваться унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств".

В соответствии с данным постановлением для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств между организациями могут применяться следующие унифицированные формы:

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1);

Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма N ОС-1а);

Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1б).

Различия между перечисленными формами состоят в составе показателей (реквизитов), а также в принципах их группировки и детализации.

Перечисленные формы могут применяться как в случаях финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя), так и при аренде основных средств, когда стоимость объекта списывается с баланса организации и продолжает числиться только за балансом (выбытие из состава основных средств).

Унифицированные формы утверждаются руководителями организации-получателя (арендатора) и организации-сдатчика (арендополучателя) и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данному(ым) объекту(ам).

На основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы N ОС-1, N ОС-1а, N ОС-1б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.) делаются соответствующие записи в регистры инвентарного учета объектов основных средств - Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма N ОС-6), Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма N ОС-6а) или Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма N ОС-6б). Перечисленные регистры аналитического учета остаются в организации, передающей объекты в аренду. У арендатора по объектам, поступившим по договору аренды на каждый объект или группу объектов соответствующие карточки или книги заводятся вновь. При этом, по нашему мнению, при заключении договора аренды целесообразно предусмотреть передачу в составе сопроводительной документации копии соответствующей инвентарной карточки - как при передаче объектов основных средств в аренду, так и при их возврате.

В соответствии со статьей 609 ГК РФ договор аренды на срок более года, а если хотя бы одной из сторон договора является юридическое лицо, независимо от срока, должен быть заключен в письменной форме.

Договор аренды недвижимого имущества подлежит государственной регистрации, если иное не установлено законом.

Статьей 651 ГК РФ установлено, что договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации.

Пунктом 3 Информационного письма Высшего арбитражного суда РФ от 11 января 2002 г. N 66 "Обзор практики разрешения споров, связанных с арендой" (далее - Письмо ВАС N 66) разъяснено, что срок действия договора аренды здания (сооружения), определенный с 1-го числа какого-либо месяца текущего года до 30-го (31-го) числа предыдущего месяца следующего года, в целях применения пункта 2 статьи 651 Кодекса признан равным году. То есть, например, договор, заключенный на срок с 1 июля 2004 по 30 июня 2005 года, считается заключенным на полный год, и подлежит государственной регистрации. Из этого разъяснения вытекает еще одно следствие - первым днем срока действия договора является первый день, указанный в договоре, и, соответственно, последним - последний, Другими словами, при расчете арендной платы эти дни не исключаются. Это обстоятельство должно быть учтено при определении размера арендной платы и установлении порядка расчетов.

В формах N ОС-1, N ОС-1а, N ОС-1б в данном случае обязательно должен быть заполнен реквизит "Государственная регистрация прав".

Общие правила государственной регистрации аренды недвижимого имущества установлены Федеральным законом от 21 июля 1997 года N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" (последние изменения в Закон вносились в 2003 году, из чего следует, что в настоящее время его требования соответствуют требованиям других законодательных актов в сфере гражданского законодательства).

В соответствии со статьей 26 упомянутого Закона:

государственная регистрация аренды недвижимого имущества проводится посредством государственной регистрации договора аренды этого недвижимого имущества;

с заявлением о государственной регистрации договора аренды недвижимого имущества может обратиться одна из сторон договора аренды недвижимого имущества;

если в аренду сдается земельный участок (участок недр) или часть его, к договору аренды, представляемому на государственную регистрацию прав, прилагается кадастровый план земельного участка с указанием части его, сдаваемой в аренду;

в том случае, если в аренду сдаются здание, сооружение, помещения в них или части помещений, к договору аренды недвижимого имущества, представляемому на государственную регистрацию прав, прилагаются поэтажные планы здания, сооружения, на которых обозначаются сдаваемые в аренду помещения с указанием размера арендуемой площади. Договор аренды помещения или части помещения регистрируется как обременение прав арендодателя соответствующего помещения (части помещения).

При подготовке документов для оформления права на арендованное имущество следует также учитывать требования Правил ведения единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 18 февраля 1998 г. N 219, а также Инструкции о порядке заполнения и выдачи свидетельств о государственной регистрации прав, сообщений об отказах в государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним и информации о зарегистрированных правах, утвержденной приказом Министерства юстиции РФ от 18 сентября 2003 г. N 226.

Следует также иметь в виду, что в рамках проводимой административной реформы распределение функций между органами государственного управления может существенно измениться, что повлечет за собой изменение процедуры оформления регистрации прав на недвижимое имущество (в том числе и арендованное).

Пунктом 3 статьи 607 ГК РФ установлено, что в договоре аренды должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды. При отсутствии этих данных в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а соответствующий договор не считается заключенным. Например, для аренды помещений это означает, что соответствующее помещение должно быть точно обозначено в договоре.

В том случае, когда в договоре указано только количество арендуемой площади в каком-либо здании, вступает в действие процитированная норма, и арендодатель может оказаться перед проблемой невозможности взыскания арендной платы за фактически занятое арендатором помещение. На практике оформления дополнительного документа, в котором бы были указаны упомянутые данные, как правило, не требуется - вся необходимая информация может быть взята из инвентарной карточки учета основных средств (форма N ОС-6 и т.п.) и перенесена в договор аренды.

При возврате арендованного имущества по окончании договора аренды (если не производится его выкуп), все перечисленные документы вновь должны быть оформлены - другой стороной договора аренды. При этом также целесообразно предусмотреть передачу копий инвентарных карточек и иных документов, содержащих информацию об изменениях в состоянии арендованных объектов основных средств. В частности, если по условиям договора арендатором вносились в объект улучшения капитального характера, целесообразно передать копию акта о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма N ОС-3). Напомним, что данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма N ОС-6).

При осуществлении операций по договору аренды нередко возникают существенные разногласия между сторонами договора, в основе которых, как правило лежит неправильное документальное оформление передачи объектов или заключения договора. В связи с этим, уместно обратить внимание на некоторые характерные ошибки, ставшие предметом рассмотрения арбитражных судов.

Отдельными пунктами упоминавшегося Письма ВАС N 66 разъясняется следующее:

если арендодатель передал арендатору имущество без документов, отсутствие которых исключает эксплуатацию объекта аренды, арендная плата не подлежит взысканию (пункт 8). Имущество сдается в аренду вместе со всеми его принадлежностями и относящимися к нему документами (техническим паспортом, сертификатом качества и т.п.). Отсутствие технической документации дает право арендатору не уплачивать арендной платы. Подчеркнем, что передача документации, по нашему мнению, должна быть оформлена дополнительно (указана в описи или спецификации);

досрочное освобождение арендуемого помещения (до прекращения в установленном порядке действия договора аренды) не является основанием прекращения обязательства арендатора по внесению арендной платы (пункт 13). Данное разъяснение существенно для арендатора. В части документального обеспечения операций по прекращению договора аренды оно означает, что арендодатель должен быть письменно извещен о прекращении договора не ранее, чем за три месяца (пункт 2 статьи 610 ГК РФ), а акт приемки-передачи объекта должен быть составлен с обязательным участием арендатора;

требования гражданского законодательства о регистрации договора аренды распространяются также на договор субаренды (пункт 13). Из этого следует, что согласие арендодателя на субаренду еще не означает, что прочие условия перенайма соблюдены. В отсутствие документов, подтверждающих право субарендатора на арендуемый объект, договор субаренды признается незаключенным и, следовательно, все финансовые разногласия будут вестись только между арендатором и арендодателем (без участия субарендатора);

указание в акте приема - передачи арендованного помещения на аварийное состояние коммунальных систем само по себе не означает возложение на арендатора бремени несения расходов по устранению последствий аварии и капитальному ремонту, вызванному неотложной необходимостью (пункт 19). В рассматриваемой ситуации арендатор не имеет права на зачет стоимости работ по капитальному ремонту в счет арендной платы, так как внесение улучшений в арендуемый объект проводилось без согласия арендодателя. Выводы очевидны - помимо акта, в котором отражается состояние передаваемого объекта и приспособлений к нему, в договор аренды должно быть включено соответствующее указание на то, кто обязан исправить выявленные недостатки;

заключенное арендодателем и арендатором соглашение, устанавливающее порядок участия арендатора в расходах на потребленную электроэнергию, не может быть квалифицировано как договор энергоснабжения (пункт 22). Подобное соглашение фактически устанавливает порядок определения расходов истца на электроэнергию в арендуемых им помещениях и является частью договора аренды.

Если основанием расторжения договора аренды является неисполнение арендатором возложенных на него обязанностей, арендодатель до обращения в суд с иском о досрочном расторжении договора обязан направить арендатору письменное предупреждение о необходимости исполнения им обязательства в разумный срок, а также предложение расторгнуть договор. Если направляется только один из перечисленных документов, арбитражным судом может быть отказано в правомерности расторжения договора аренды.

В последние годы в связи с принятием Земельного кодекса РФ все большее распространение получает аренда земельных участков. Законодательная и нормативная база земельных отношений находится в стадии становления, поэтому при заключении договоров аренды земельных участков следует руководствоваться общими нормами, установленными Земельным кодексом РФ. Особенности арендных отношений в случае, когда объектами аренды являются земельные участки, регулируются отдельными статьями Земельного кодекса РФ, а также статьей 9 Федерального закона от 24 июля 2002 г. N 101-ФЗ "Об обороте земель сельскохозяйственного назначения".

Н.Н. Cмирнов

"Консультант бухгалтера", N 9, сентябрь 2004 г.