Распоряжение Губернатора Томской области от 28 июля 2015 г. N 238-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Томской области от 07.04.2009 N 100-р"

В целях приведения в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации, установления единых требований в вопросах делопроизводства и документооборота в исполнительных органах государственной власти Томской области внести в распоряжение Губернатора Томской области от 07.04.2009 N 100-р "Об утверждении Стандарта делопроизводства в Администрации Томской области" следующие изменения:

1. Пункт 2 изложить в следующей редакции:

"2. Исполнительным органам государственной власти Томской области привести инструкции по делопроизводству в соответствие со Стандартом делопроизводства в Администрации Томской области, согласовав их с Департаментом по культуре и туризму Томской области.".

2. В Стандарте делопроизводства в Администрации Томской области, утвержденном указанным распоряжением:

1) пункт 1 изложить в следующей редакции:

"1. Стандарт делопроизводства в Администрации Томской области (далее - Стандарт) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности, определяет правила оформления документов и их реквизитов, порядок работы с документами в Администрации <1>.

Для целей настоящего Стандарта используются следующие основные понятия:

документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деятельности;

входящий документ - документ, поступивший от государственного органа, за исключением исполнительных органов государственной власти Томской области, органа местного самоуправления, юридического или физического лица;

исходящий документ - документ, предназначенный для отправки в государственный орган, за исключением исполнительных органов государственной власти Томской области, орган местного самоуправления, юридическому или физическому лицу;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

служебная записка - документ, предназначенный для деловой переписки Губернатора Томской области, заместителей Губернатора Томской области, управляющего делами Администрации Томской области, должностных лиц структурных подразделений Администрации Томской области, иных исполнительных органов государственной власти Томской области (далее - записка). Разновидностями записки являются докладная, пояснительная, объяснительная записки;

резолюция - письменное поручение должностного лица по исполнению документа, данное исполнителю.

Принципы управления документами в равной степени применимы к различным видам документов (правовые акты, письма, справки, телеграммы и т.п.) как на бумажном носителе, так и в электронном виде.";

2) в пункте 6:

а) подпункт 1) изложить в следующей редакции:

"1) прием и учет входящих документов, в том числе электронных документов в СЭД.

Документы, поступившие на бумажных носителях в Администрацию Томской области, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов;";

б) подпункты 4), 5) изложить в следующей редакции:

"4) оформление служебных записок, исходящих документов, протоколов, поручений и т.п. к подписи руководителя, их сканирование и регистрацию после подписания в СЭД;

5) регистрацию и отправку подписанных документов на бумажных носителях, а также их электронных образов с использованием СЭД.

При передаче электронных документов на рассмотрение и исполнение вместе с ними передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные;";

в) подпункт 9) изложить в следующей редакции:

"9) разработку номенклатуры дел и организацию текущего хранения документов в соответствии с номенклатурой дел. Индексы дел в номенклатуре дел необходимо указывать с учетом раздельной регистрации исходящих документов и служебных записок.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажных носителях.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажных носителях.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта;";

3) пункт 20 изложить в следующей редакции:

"20. Регистрация документа в СЭД - внесение данных о документе в СЭД с заполнением всех обязательных полей (указанием регистрационного номера, даты регистрации, журнала, корреспондента, содержания, адресатов, вида документа, подписавшего лица и др.).";

4) абзацы первый, второй пункта 25 изложить в следующей редакции:

"25. На первую страницу входящего документа наносится штрих-код, который распечатывается из СЭД при помощи принтера штрих-кода. На штрих-коде в первой строке указывается место регистрации документа, во второй - регистрационный номер и дата документа, которые разделяются предлогом "от". Регистрационный номер документа включает в себя индекс структурного подразделения Администрации Томской области или исполнительного органа государственной власти Томской области и порядковый номер в пределах календарного года. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга знаком слеш (/).

При необходимости справа от штрих-кода указываются первые буквы имени и фамилии (или инициалы и фамилия) руководителя, которому направляется документ.";

5) абзац второй пункта 27 изложить в следующей редакции:

"Рассмотренные Губернатором Томской области документы передаются в канцелярию для занесения в СЭД подписанной резолюции и направляются всем указанным в резолюции исполнителям. Документ на бумажном носителе передается канцелярией исполнителям в соответствии с резолюцией Губернатора Томской области, после чего возвращается на текущее хранение в канцелярию.";

6) абзац первый пункта 28 изложить в следующей редакции:

"28. Резолюция включает в себя содержание поручений, фамилии и инициалы исполнителей, сроки исполнения, подпись автора резолюции и дату. Если контроль за исполнением поручений возложен на отдел по контролю исполнения, то при занесении резолюции в СЭД в карточке поручения необходимо указывать контролерами сотрудников отдела по контролю исполнения.";

7) абзац первый пункта 30 изложить в следующей редакции:

"30. По мере регистрации и внесения в СЭД текстов резолюций и других сведений об исполнении документов указанные документы направляются в СЭД на исполнение, а на бумажных носителях раскладываются в канцелярии в соответствующие ячейки. Сотрудники, ответственные за делопроизводство, получают документы на бумажных носителях в канцелярии под роспись в специальном журнале. Если документ передается в структурные подразделения Администрации Томской области или исполнительные органы государственной власти Томской области, то этот факт отражается в СЭД на вкладке "Местонахождение" регистрационно-контрольной карточки.";

8) пункт 31 изложить в следующей редакции:

"31. Передача зарегистрированного документа в электронном виде производится через СЭД, на бумажном носителе - через канцелярию. Не допускается передача через канцелярию проектов постановлений, распоряжений, договоров, соглашений и т.п.";

9) абзац второй пункта 32 изложить в следующей редакции:

"Проекты исходящих документов и других официальных документов согласовываются в СЭД (в бумажном виде визируются соответствующими заместителями Губернатора Томской области, управляющим делами Администрации Томской области) и передаются в Комитет по общим вопросам Администрации Томской области (одновременно на бумажном носителе и в электронном виде) для проверки оформления и возможного редактирования текстов.";

10) в пункте 34:

а) абзац первый после слова "Подписанные" дополнить словами "Губернатором Томской области";

б) дополнить абзацем следующего содержания:

"Исходящие документы, служебные записки, подписанные заместителями Губернатора Томской области, управляющим делами Администрации Томской области, руководителями структурных подразделений Администрации Томской области, исполнительных органов государственной власти Томской области, регистрируются и отправляются в СЭД сотрудниками, ответственными за делопроизводство.";

11) в пункте 36:

а) в подпункте 1) слова ", по земельным вопросам - 15-р-з" исключить;

б) подпункты 2), 3) изложить в следующей редакции:

"2) номер исходящего документа, подписанного Губернатором Томской области, состоит из первых букв его имени и фамилии, индекса дела в соответствии с номенклатурой дел и номера документа в регистрационном массиве в пределах календарного года;

номер исходящего документа, подписанного заместителем Губернатора Томской области, управляющим делами Администрации Томской области, состоит из первых букв имени и фамилии подписывающего должностного лица, индекса подразделения - исполнителя в соответствии с номенклатурой дел и порядкового номера документа в регистрационном массиве в пределах календарного года.

Например: N ВС-29-435, где ВС - первые буквы имени и фамилии подписывающего должностного лица, 29 - индекс подразделения исполнителя, 435 - порядковый номер документа;

номер служебной записки, подписанной заместителем Губернатора Томской области, управляющим делами Администрации Томской области, состоит из первых букв имени и фамилии подписывающего должностного лица и номера документа в регистрационном массиве в пределах календарного года.

Например: N ВС-435, где ВС - первые буквы имени и фамилии подписывающего должностного лица, 435 - порядковый номер документа;

3) номер исходящего документа, подписанного руководителем структурного подразделения Администрации Томской области, состоит из индекса структурного подразделения в соответствии с номенклатурой дел; индекса подразделения - исполнителя (в случае отсутствия подразделения - исполнителя ставится индекс 01) и порядкового номера документа в регистрационном массиве в пределах календарного года.

Например: N 10-08-435, где 10 - индекс Департамента экономики Администрации Томской области, 08 - индекс комитета анализа социальной сферы, 435 - порядковый номер документа;

номер служебной записки, подписанной руководителем структурного подразделения, состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел и порядкового номера документа в регистрационном массиве в пределах календарного года.

Например: N 10-435, где 10 - индекс Департамента экономики Администрации Томской области, 435 - порядковый номер документа;";

в) дополнить подпунктом 5) следующего содержания:

"5) номера исходящих документов, служебных записок, подписанных руководителем исполнительного органа государственной власти Томской области, определяются аналогично подпункту 3) настоящего пункта.";

12) пункт 37 изложить в следующей редакции:

"37. При направлении документа в электронном виде в СЭД формируется список рассылки.

При направлении документа на бумажном носителе более чем в четыре адреса составляется список рассылки по следующему образцу:

"СПИСОК РАССЫЛКИ

___________________________________________________________________________

(Вид документа, его наименование, дата и номер)

РАЗОСЛАТЬ:

Подразделение, организация, должностное лицо	Адрес <*>	Количество экземпляров
1. Управляющий делами Администрации Томской области	-	2
2. Комитет по государственно-правовым вопросам Администрации Томской области	-	1
3. Департамент информационной политики Администрации Томской области	-	1
4. Прокуратура Томской области	-	1
5. Законодательная Дума Томской области	-	2

Исполнитель: Личная подпись И.О. Фамилия Телефон: 51 02 10

<*> Адреса корреспондентов, с которыми осуществляется постоянное взаимодействие, могут не указываться.";

13) абзац первый пункта 40 после слов "из Администрации" дополнить словами "в государственные органы, физическим и юридическим лицам, не подключенным к СЭД,";

14) пункты 43, 44 изложить в следующей редакции:

"43. Зарегистрированные протоколы, перечни поручений Губернатора Томской области, заместителей Губернатора Томской области направляются исполнителям в соответствии со списками рассылки в электронном виде. Оригиналы документов подшиваются в дела.

44. Копии зарегистрированных в отделе подготовки документов правовых актов, заверенные печатью протокольной группы, направляются с использованием СЭД согласно спискам рассылки.";

15) пункт 46 изложить в следующей редакции:

"46. Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства, осуществляет в СЭД действия, обеспечивающие документооборот. При этом повторная регистрация документов не производится.";

16) пункт 48 изложить в следующей редакции:

"48. С учетом содержащихся в документах вопросов руководитель (уполномоченное им лицо) создает и отправляет на исполнение поручения в СЭД с указанием исполнителей и сроков исполнения.";

17) в пункте 55:

абзац второй изложить в следующей редакции:

"При наличии резолюции "Для подготовки ответа." исполнителю следует подготовить проект ответа в СЭД и отправить его на согласование по типовому маршруту.";

дополнить абзацем следующего содержания:

"Итоговый документ на бумажном носителе передается специалистом, ответственным за делопроизводство, вместе с поступившим документом вышестоящему должностному лицу - автору резолюции.";

18) пункт 56 изложить в следующей редакции:

"56. Если электронные документы поступили в СЭД для ознакомления и учета в работе, то в СЭД ставится отметка об ознакомлении, и данные документы могут быть направлены подчиненным сотрудникам.

На документах на бумажных носителях, направленных для ознакомления и учета в работе, проставляются подписи ознакомившихся с ними руководителей и специалистов, после чего данные документы возвращаются в канцелярию (если адресованы Губернатору Томской области) или помещаются в дела структурного подразделения.";

19) в пункте 57 слова "исполнитель делает на документах или листах формата А6 заверенные личной подписью отметки" заменить словами "исполнитель вносит в СЭД отчет, содержащий информацию об исполнении, а также указывает соответствующую информацию на документе на бумажном носителе";

20) пункт 58 исключить;

21) пункт 59 после слов "в соответствии с номенклатурой дел" дополнить словами "и делается отметка в соответствующей регистрационно-контрольной карточке в СЭД";

22) пункт 74 изложить в следующей редакции:

"74. Копии зарегистрированных правовых актов, заверенные печатью протокольной группы, направляются адресатам в СЭД в соответствии со списками рассылки, согласованными с исполнителями документов.

При необходимости правовые акты на бумажных носителях направляются адресатам в виде заверенных печатью протокольной группы копий.

Если правовые акты необходимо направить в организации, не входящие в перечень обязательной рассылки, исполнители вносят в список рассылки наименования этих организаций и их почтовые адреса.";

23) пункт 79 изложить в следующей редакции:

"79. Если документ находится на контроле в отделе по контролю исполнения, то в СЭД по таким документам устанавливается соответствующая отметка при занесении поручений Губернатора Томской области или управляющего делами Администрации Томской области. В остальных случаях заполняется только поле "Контролер".";

24) абзац первый пункта 85 изложить в следующей редакции:

"85. Документы, проработанные и исполненные в структурных подразделениях Администрации Томской области, исполнительных органах государственной власти Томской области, снимаются с контроля курирующим заместителем Губернатора Томской области, управляющим делами Администрации Томской области (или по их поручению - сотрудником, ответственным за делопроизводство) автоматически в СЭД при принятии работ по поручению.

На документах на бумажных носителях на свободном от текста поле первой страницы исполненного документа делается надпись "Снять с контроля" или "В дело", заверенная личной подписью заместителя Губернатора Томской области (или по его поручению - помощником), управляющего делами Администрации Томской области.";

25) пункт 87 дополнить словами ", о чем делается отметка в соответствующей регистрационно-контрольной карточке в СЭД";

26) главу 14 "Записка" изложить в следующей редакции:

"14. Записка

244. Записка оформляется на бланке или стандартных листах бумаги и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа (при необходимости);

адресат (при необходимости);

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложения (при необходимости);

подпись.

245. Докладная записка - документ, адресованный руководителю, информирующий о сложившейся ситуации, событии, факте и служащий основанием для принятия решений.

246. Пояснительная записка - документ, поясняющий какую-либо информацию или причины принятия решения, необходимости подготовки правового акта.

247. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины действия, события.

248. Образец оформления записки прилагается.";

27) образец оформления записки изложить в новой редакции согласно приложению к настоящему распоряжению.

Губернатор Томской области

С.А. Жвачкин