Приказ Аппарата Губернатора и Правительства Хабаровского края от 23 ноября 2021 г. N 1-нп "Об утверждении Положения об архиве администрации Губернатора и Правительства Хабаровского края"

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526, законами Хабаровского края от 29 сентября 2021 г. N 203 "О внесении изменений в Устав Хабаровского края", от 29 сентября 2021 г. N 204 "О внесении изменений в Закон Хабаровского края "О Правительстве Хабаровского края", в целях обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности администрации Губернатора и Правительства края, органов исполнительной края, находящихся на документационном обеспечении администрации Губернатора и Правительства края, приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве администрации Губернатора и Правительства Хабаровского края.

2. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Первый вице-губернатор края, глава администрации Губернатора и Правительства края

А.А. Никитин

Положение
об архиве администрации Губернатора и Правительства Хабаровского края
(утв. приказом администрации Губернатора и Правительства Хабаровского края от 23 ноября 2021 г. N 1-нп)

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве администрации Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее также - архив, администрация и край соответственно) разработано в соответствии с частью 1 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ), правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (далее - Правила), Методическими рекомендациями по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 42.

1.2. Архив создан в целях обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования законченных делопроизводством документов постоянного срока хранения (в том числе электронных документов), документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении администрации, переданных в архив (далее также - архивные документы), в течение установленных сроков их хранения, а также подготовки архивных документов к передаче на хранение в краевое государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Хабаровского края" (далее - государственный архив края).

Структурным подразделением администрации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, является управление по организации работы с документами Губернатора и Правительства края в лице отдела делопроизводства и архива (далее - управление и отдел соответственно).

1.3. Архив в своей деятельности руководствуется Федеральным законом N 125-ФЗ, иными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации и Хабаровского края в сфере архивного дела и делопроизводства, Правилами, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р, настоящим Положением и методическими документами комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства края (далее - комитет по делам ЗАГС и архивов Правительства края), изданными в соответствии с его компетенцией.

1.4. Положение об архиве утверждается приказом администрации Губернатора и Правительства края после согласования экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства края (далее - ЭПМК).

1.5. Организация работы архива возлагается на:

- начальника отдела;

- заместителя начальника отдела;

- ведущего инспектора отдела (далее - ведущий инспектор).

1.6. Начальник отдела, заместитель начальника отдела и ведущий инспектор несут персональную ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в соответствии с действующим законодательством.

1.7. Основные права и обязанности ведущего инспектора определяются должностной инструкцией, утверждаемой руководителем департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края.

При увольнении ведущего инспектора прием-передача дел производится комиссией по приему-передаче дел в составе не менее трех человек, состав, сроки и порядок действия которой определяются приказом администрации Губернатора и Правительства края.

Прием-передача дел осуществляется по акту, который утверждается первым вице-губернатором края.

1.8. Контроль за выполнением архивом задач, установленных пунктом 3.1 раздела 3 настоящего Положения, осуществляет начальник управления.

1.9. Архив в своей деятельности взаимодействует со структурными подразделениями администрации, органами исполнительной власти края, находящимися на документационном обеспечении администрации.

В целях получения методической помощи по вопросам, связанным с деятельностью архива, архив взаимодействует с комитетом по делам ЗАГС и архивов Правительства края, государственным архивом края.

1.10. Архив размещается в специально приспособленном для хранения документов отдельном помещении в административном здании Правительства края.

1.11. Для обеспечения сохранности документов в архиве осуществляется комплекс мер по:

- организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (для обеспечения сохранности документов помещение архива оборудуется металлическими шкафами, устанавливаются металлические двери);

- созданию и соблюдению нормативных условий хранения архивных документов: температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, противопожарный (устанавливаются пожарная сигнализация, светозащитные жалюзи, огнетушитель, средства климатического контроля), охранный (опечатывание помещения и ограничение в него доступа) режимы хранения.

1.12. Место нахождения архива: г. Хабаровск, ул. Пушкина, д. 23, 2-й этаж, кабинет N 202.

2. Состав документов архива

Архив обеспечивает сохранность:

1) архивных документов;

2) учетных документов архива.

3. Основные задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

1) организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

2) комплектование архива архивными документами;

3) учет архивных документов;

4) использование архивных документов;

5) подготовка и своевременная передача документов постоянного срока хранения (в том числе электронных документов), документов по личному составу на хранение в государственный архив края;

6) методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях администрации, органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении администрации, и своевременной передачей их в архив.

3.2. В соответствии с возложенными задачами архив выполняет следующие функции:

1) организует прием законченных делопроизводством документов постоянного срока хранения (в том числе электронных документов) и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении администрации, в соответствии с графиком, утвержденным приказом администрации Губернатора и Правительства края (далее - график);

2) ведет учет архивных документов;

3) представляет в государственный архив края учетные сведения об объеме и о составе хранящихся в архиве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. N 11 (далее - Регламент);

4) систематизирует и размещает архивные документы, поступающие на хранение в архив;

5) осуществляет подготовку и представляет на рассмотрение и согласование экспертной комиссии администрации (далее также - ЭК) следующие документы:

- номенклатуру дел администрации;

- положения об архиве и ЭК;

- годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения;

- сводные акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- акты об утрате архивных документов;

6) участвует в разработке и представлении на рассмотрение ЭК предложений об изменении установленных сроков хранения отдельных категорий документов и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236;

7) представляет на рассмотрение ЭПМК следующие документы:

а) на утверждение годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения;

б) на согласование:

- номенклатуру дел администрации;

- положения об архиве и ЭК;

- годовой раздел сводной описи дел по личному составу;

- акты об утрате архивных документов;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

8) представляет на утверждение первому вице-губернатору края после утверждения (согласования) ЭПМК и ЭК:

- номенклатуру дел администрации;

- годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения;

- сводные акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- акты об утрате архивных документов;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

9) организует передачу документов постоянного срока хранения и документов по личному составу в государственный архив края по истечении сроков их временного хранения;

10) организует и проводит экспертизу ценности документов временных сроков хранения в целях отбора документов для включения в состав

Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

11) проводит мероприятия по обеспечению сохранности архивных документов, находящихся на хранении в архиве;

12) организует и проводит проверку наличия и состояния архивных документов в архиве с составлением соответствующих актов и последующим их представлением в государственный архив края;

13) создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

14) организует информирование Губернатора края, первого вице-губернатора края, первого заместителя Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, руководителей и сотрудников министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений администрации, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении администрации, об архивных документах и их содержании;

15) осуществляет использование архивных документов по запросам граждан и организаций, ведет учет и анализ их использования;

16) участвует в разработке документов администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства;

17) оказывает методическую и практическую помощь сотрудникам структурных подразделений администрации, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении администрации, по вопросам составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, подготовки документов к передаче в архив;

18) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников структурных подразделений администрации, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении администрации, ответственных за формирование дел и передачу их на хранение в архив.

4. Права архива

Для выполнения основных задач и функций архив имеет право:

- представлять начальнику управления предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве;

- запрашивать от структурных подразделений администрации, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении администрации, сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач;

- давать рекомендации структурным подразделениям администрации, органам исполнительной власти края, находящимся на документационном обеспечении администрации, по вопросам, относящимся к компетенции архива;

- информировать структурные подразделения администрации, органы исполнительной власти края, находящиеся на документационном обеспечении администрации, о необходимости своевременного упорядочения образовавшихся в их деятельности документов постоянного срока хранения (в том числе электронных документов), документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, законченных делопроизводством, соблюдения сроков передачи указанных документов в архив в соответствии с графиком;

- контролировать выполнение порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации, органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении администрации, установленного Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р, и настоящим Положением;

- принимать участие в заседаниях ЭПМК, ЭК.

5. Организация работы архива

5.1. Обеспечение сохранности архивных документов.

5.1.1. Все архивные документы размещаются в металлических шкафах на отдельных полках по срокам хранения и по направлениям деятельности в порядке поступления.

Архивные документы после их упорядочения и составления описей дел размещаются в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.

Документы постоянного срока хранения размещаются отдельно от документов временного (свыше 10 лет) срока хранения и документов по личному составу.

5.1.2. Плановые проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в архиве: архивных документов на бумажных носителях - не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в пять лет, а также перед передачей документов в государственный архив края.

5.1.3. Внеплановые проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в архиве:

- после перемещения архивных документов в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) архивных документов или доступ в хранилища посторонних лиц;

- при смене ведущего инспектора.

5.1.4. Плановая (внеплановая) проверка наличия и состояния архивных документов проводится комиссией на основании приказа администрации Губернатора и Правительства края, которым определяется порядок, сроки проведения проверки, а также состав и порядок действия комиссии.

5.1.5. По окончании проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.

При обнаружении ошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетных документах.

В случае отсутствия дел (документов) составляется карточка о необнаружении дел (документов) и организуется их розыск в течение одного года после выявления факта их отсутствия. В случае необнаружения дел итоги розыска отражаются в справке о проведении розыска, акте об утрате архивных документов, которые представляются на рассмотрение ЭК, а затем - ЭПМК. После согласования ЭК и ЭПМК акт утверждается первым вице-губернатором края.

5.2. Подготовка и передача дел в архив.

5.2.1. Подготовка документов к передаче в архив включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

5.2.2. Ежегодно на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, структурными подразделениями администрации, органами исполнительной власти края, находящимися на документационном обеспечении администрации, составляются описи дел в двух экземплярах.

5.2.3. Подготовленные описи дел служат основой для подготовки архивом годового раздела сводной описи дел администрации, по которым производится передача дел на хранение в государственный архив края. На дела постоянного срока хранения, по личному составу составляется четыре экземпляра годового раздела сводной описи дел администрации: три на бумажном носителе, один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра).

К каждому годовому разделу сводной описи дел администрации составляется титульный лист и предисловие. В случае наличия сокращений, встречающихся в заголовках дел годовых разделов описи дел, составляется список сокращений.

5.2.4. Завершенные в делопроизводстве дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также дела по личному составу находятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

5.2.5. Передача дел в архив от структурных подразделений администрации и органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении администрации, осуществляется по графику, подготовленному ведущим инспектором по согласованию с руководителями структурных подразделений администрации, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении администрации, передающих документы в архив, и утвержденному приказом администрации Губернатора и Правительства края.

5.3. Учет документов в архиве. Научно-справочный аппарат к документам архива.

5.3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные, и описи дел.

Учет документов в архиве ведется по основным учетным документам. Основными учетными документами являются:

- список фондов;

- книга учета поступления и выбытия дел, документов;

- лист фонда, включающий сведения о названии (со всеми его переименованиями) и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей, динамике изменений количества единиц хранения по каждой описи;

- описи дел, документов, являющихся учетными справочниками, на основе которых ведется поединичный и суммарный учет архивных документов;

- реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава.

В целях осуществления централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве, в соответствии с Регламентом архив ежегодно представляет в государственный архив края паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию, на 1 декабря текущего года.

5.3.2. Для учета движения дел, документов в архиве ведется дело фонда, включающее в себя все акты, документирующие результаты архивных работ.

5.3.3. Для оперативного поиска документов в архиве создается научно-справочный аппарат к архивным документам:

- описи дел, документов;

- историческая справка к архивному фонду и дополнения к ней.

5.4. Использование архивных документов.

5.4.1. Основными формами использования архивных документов являются:

- информационное обеспечение Губернатора края, первого вице-губернатора края, первого заместителя Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, руководителей и сотрудников министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений администрации, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении администрации, об архивных документах и их содержании;

- исполнение запросов социально-правового характера граждан и организаций;

- выдача дел и документов во временное пользование.

5.4.2. Информация по запросам социально-правового характера граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки в порядке, установленном в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

5.4.3. Выдача дел из архива во временное пользование производится как для работы в архиве, так и вне архива и регистрируется в журнале выдачи дел.

Дела выдаются во временное пользование с разрешения первого вице-губернатора края:

- сотрудникам структурных подразделений администрации, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении администрации, - по письменному запросу на срок не более одного месяца;

- судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам - до шести месяцев по актам выдачи архивных документов во временное пользование;

- иным организациям - на основании их письменных запросов по актам выдачи архивных документов во временное пользование на срок не более одного месяца.

Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения первого вице-губернатора края.

5.5. Порядок передачи архивных документов в государственный архив края.

5.5.1. Документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве, по истечении 10 лет передаются на хранение в государственный архив края в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

Досрочная передача архивных документов на постоянное хранение может быть осуществлена по отдельному плану-графику при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности архивных документов, угрозе утраты (уничтожения) архивных документов.

5.5.2. Передача архивных документов постоянного хранения и документов по личному составу осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным генеральным директором государственного архива края по согласованию с начальником управления.

5.5.3. Передача архивных документов на хранение в государственный архив края оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах государственным архивом края.

Вместе с документами передаются три экземпляра годового раздела сводной описи дел администрации, в том числе один в электронном виде, и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение.