Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Приказ Управления по делам архивов Республики Адыгея от 15 февраля 2022 г. N 9-п "Об утверждении форм проверочных листов для осуществления Управлением по делам архивов Республики Адыгея регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле"
В соответствии с Федеральным законом от 31.07.2020 N 248-ФЗ "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 27.10.2021 N 1844 "Об утверждении требований к разработке, содержанию, общественному обсуждению проектов форм проверочных листов, утверждению, применению, актуализации форм проверочных листов, а также случаев обязательного применения проверочных листов" и Положением о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле, утвержденного постановлением Кабинета Министров Республики Адыгея от 14.12.2021 N 267 "О некоторых вопросах осуществления регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле" приказываю:
1. Утвердить прилагаемые формы:
1) проверочного листа для осуществления регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в отношении государственного и муниципальных архивов Республики Адыгея, осуществляющих деятельность на территории Республики Адыгея по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
2) проверочного листа для осуществления регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в отношении государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица и иных государственных органов, осуществляющих деятельность на территории Республики Адыгея по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
2. Старшему специалисту 1 разряда Управления по делам архивов Республики Адыгея обеспечить размещение настоящего приказа на официальном сайте органов исполнительной власти Республики Адыгея" www.adygheya.ru.
3. Настоящий приказ вступает в силу с 1 марта 2022 года.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
|
Начальник |
С. А. Кулова |
Утвержден
приказом Управления по делам
Республики Адыгея
от 15.02.2022 N 9-п
(форма)
|
Проверочный лист для осуществления регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в отношении государственного и муниципальных архивов Республики Адыгея, осуществляющих деятельность на территории Республики Адыгея по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов |
QR-код |
Наименование вида контроля, включенного
в единый реестр видов
федерального государственного контроля
(надзора), регионального
государственного контроля (надзора),
муниципального контроля ___________________________________________
Наименование контрольного (надзорного) органа ___________________________________________
Реквизиты нормативного правового акта об
утверждении формы проверочного листа ___________________________________________
Вид контрольного (надзорного) мероприятия ___________________________________________
Объект государственного контроля (надзора),
в отношении которого
проводится контрольное (надзорное) мероприятие ___________________________________________
Контролируемое лицо (наименование, ИНН,
ОГРН, адрес) ___________________________________________
Место (места) проведения контрольного
(надзорного) мероприятия с заполнением
проверочного листа ___________________________________________
Реквизиты решения контрольного (надзорного)
органа о проведении контрольного (надзорного)
мероприятия, подписанного уполномоченным
должностным лицом контрольного(надзорного)
органа ___________________________________________
Учетный номер контрольного (надзорного)
мероприятия ___________________________________________
Должность, фамилия и инициалы должностного лица
контрольного (надзорного) органа, в должностные
обязанности которого в соответствии с положением
о виде контроля, должностным регламентом входит
осуществление полномочий по виду контроля, в том
числе проведение контрольных (надзорных)
мероприятий, проводящего контрольное (надзорное)
мероприятие и заполняющего проверочный лист ___________________________________________
Дата заполнения проверочного листа ___________________________________________
|
N |
Контрольные вопросы, отражающие содержание обязательных требований, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований |
Реквизиты нормативных правовых актов с указанием структурных единиц этих актов, соотнесенные со списком контрольных вопросов |
Ответы на контрольные вопросы |
Примечание |
||
|
Да |
нет |
неприменимо |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
1. |
Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов |
|||||
|
1.1. |
Наличие организационно-распорядительных документов, в которых закреплены функции и полномочия государственного и муниципального архивов, государственного и муниципального музея и библиотеки, научной организации (далее - архивы) по созданию архива, хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (устав, положение о структурном подразделении, приказ) |
статьи 6-8, 13-15, 17-19, 21, 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункт 17 статьи 14, пункт 16 статьи 15, пункт 22 статьи 16 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" |
|
|
|
|
|
1.2. |
Наличие зданий (помещений), соответствующих нормативным требованиям к хранению архивных документов |
статья 15 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 3.1-3.3 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24 (далее - Правила от 02.03.2020 N 24) |
|
|
|
|
|
1.3. |
Наличие документа, подтверждающего проведение обследования здания (помещения), приспособленного для размещения архива, на соответствие установленным требованиям |
часть 5 статьи 14, части 1-2 статьи 15 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункт 3.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.4. |
Соблюдение требований к организации хранения фотодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем |
пункт 3.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.5. |
Наличие оборудования для хранения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, стационарные отсек-боксы с металлическими перегородками и полками), соответствующего установленным требованиям |
пункт 4.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.6. |
Соблюдение нормативов установки стационарных стеллажей, шкафов, сейфов, шкафов-стеллажей в архивохранилищах |
пункты 4.2 - 4.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.7. |
Наличие соответствующей требованиям нумерации помещений, стеллажей, шкафов, сейфов и полок, предназначенных для хранения архивных документов |
пункт 4.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.8. |
Соблюдение противопожарного режима |
пункт 5.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.9. |
Наличие инструкции о пропускном и внутриобъектовом режимах, утвержденной и согласованной в установленном порядке |
пункт 5.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.10. |
Оборудование архива средствами антитеррористической защищенности |
Пункт 5.6 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.11. |
Оснащение помещения(ий) средствами охранной сигнализации |
пункт 5.7 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.12. |
Проведение по окончании рабочего дня ежедневного опечатывания помещений в которых: 1) постоянно или временно хранятся архивные документы |
пункт 5.8 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
2) хранятся учетные документы |
пункт 5.8 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
3) установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива |
пункт 5.8 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
1.13. |
Наличие установленной экземплярности ключей от архивохранилищ (с соблюдением требований к их хранению) и журнала регистрации ключей |
пункт 5.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.14. |
Оборудование помещений, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности |
пункт 5.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.15. |
Соблюдение установленных параметров воздушной среды в помещениях, в которых размещены архивные документы на бумажном носителе |
пункт 5.13 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.16. |
Соблюдение установленных параметров воздушной среды в архивохранилище аудиовизуальных документов |
пункт 5.14 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.17. |
Наличие в архивохранилищах рабочего комплекта контрольно-измерительных приборов |
пункт 5.17 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.18. |
Ведение регистрационного журнала по соблюдению температурно-влажностного режима |
пункт 5.17 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.19. |
Соблюдение требований к световому режиму в помещении(ях), в которых хранятся архивные документы |
пункты 5.19 5.20 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.20. |
Соблюдение требований к санитарно-гигиеническому режиму в архивохранилище(ах) |
пункт 5.22 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.21. |
Наличие на хранении пораженных биологическими вредителями архивных документов, не изолированных от остальных архивных документов и не прошедших санитарно-гигиеническую обработку |
пункт 5.24 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.22. |
Соблюдение требований к первичным средствам хранения архивных документов |
пункты 6.1 - 6.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.23. |
Соблюдение требований к размещению архивных документов в первичных средствах хранения |
пункты 6.3 - 6.5 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.24. |
Соблюдение требований к хранению электронных документов |
пункты 7.1-7.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.25. |
Наличие утвержденного руководителем архива плана (схемы) размещения архивных фондов |
пункт 8.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.26. |
Обеспечение сейфового хранения уникальных документов с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями |
пункт 8.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.27. |
Наличие пофондового и постеллажного топографических указателей, соответствующих установленным требованиям |
пункт 8.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.28. |
Наличие документов по организации и проведению проверки наличия и состояния архивных документов: |
|
|
|
|
|
|
1) листа(ов) проверки наличия |
пункт 10.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|||||
|
2) акта проверки наличия |
пункт 10.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
3) актов о технических ошибках в учётных документах, об обнаружении архивных документов, о неисправимых повреждениях архивных документов |
пункт 10.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
1.29. |
Внесение изменений в необходимые учетные документы по итогам проверок наличия архивных документов |
пункт 10.6 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.30. |
Наличие акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, и справки о проведении розыска |
пункт 10.8 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.31. |
Ведение учета физико-химического и технического состояния архивных документов |
пункт 11.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
1.32. |
Наличие документов, являющихся основанием для снятия с учета архивных документов с повреждениями носителей и информации: |
|
|
|
|
|
|
1) решение о признании архивного документа неисправимо повреждённым и снятии его с учета |
пункт 13.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|||||
|
1.33. |
Соблюдение требований к выдаче архивных документов и наличие: |
|
|
|
|
|
|
1) письменных указаний руководителя архива или уполномоченного им лица о выдаче архивных дел |
пункт 14.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|||||
|
2) наличие гарантийного письма о выдаче архивных дел во временное пользование организации - фондообразователю |
пункт 14.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
3) архивного шифра на деле, листа-заверителя, листа использования |
пункт 14.5 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
4) заказов (требований) или актов о выдаче архивных документов во временное пользование |
пункт 14.7 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
5) книги учета выдачи архивных документов |
пункты 14.8-14.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
6) карт-заместителей |
пункт 14.10 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
1.34. |
Соблюдение порядка выдачи по заказу пользователя подлинника архивного документа |
пункт 14.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
2. |
Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов |
|||||
|
2.1. |
Ведение автоматизированного учета архивных документов с использованием государственной информационной системы "Архивный фонд" |
пункт 21.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
2.2. |
Наличие и ведение в соответствии с установленными требованиями обязательных учетных документов архива: |
|
|
|
|
|
|
1) книги учёта поступлений документов |
пункт 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|||||
|
2) списка фондов |
пункт 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
3) листов фондов |
пункт 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
4) описей дел, документов |
пункт 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
5) реестра описей дел, документов |
пункт 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
6) паспорта архива |
пункт 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
7) паспорта(тов) архивохранилища(щ) |
пункт 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
8) дел фондов |
пункт 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
9) листов-заверителей дел |
пункт 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
10) описей единиц хранения научно-технической документации |
пункт 23.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
11) описей кинодокументов |
пункт 23.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
12) описей фотодокументов |
пункт 23.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
13) описей фотоальбомов |
пункт 23.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
14) описей видеодокументов |
пункт 23.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
15) листа учета аудиовизуальных документов |
пункт 23.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
16) описей электронных дел, документов |
пункт 23.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
17) листов учета и описания уникальных документов |
пункт 23.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
18) внутренних описей документов дел, в состав которых входят уникальные документы |
пункт 23.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
19) списка фондов, содержащих особо ценные документы |
пункт 23.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
20) описей особо ценных дел, документов |
пункт 23.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
21) реестра описей особо ценных дел, документов |
пункт 23.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
22) описей страхового фонда на микрофишах |
пункт 23.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
23) описей страхового фонда на рулонной пленке |
пункт 23.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
- |
|
|
24) книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах |
пункт 23.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
25) книги учёта поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке |
пункт 23.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
26) книги учета носителей электронного фонда пользования |
пункт 23.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
2.3. |
Размещение учетных документов, в том числе первых экземпляров описей дел. документов в изолированном помещении или рабочей комнате работника(ов), ответственного(ых) за учет документов |
пункт 24.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
2.4. |
Размещение вторых экземпляров описей дел, документов в архивохранилище обособленно от архивных документов |
пункт 24.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
2.5. |
Наличие документов, являющихся основанием для постановки на учет и снятия с учета архивных документов: |
|
|
|
|
|
|
1) актов приема-передачи архивных документов на хранение |
пункт 26.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|||||
|
2) актов приема на хранение документов личного происхождения |
пункт 26.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
3) актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению |
пункт 26.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
4) актов о неисправимых повреждениях архивных документов |
пункт 26.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
5) актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны |
пункт 26.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
6) актов возврата архивных документов собственнику |
пункт 26.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
7) актов об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов |
пункт 26.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
* |
|
|
8) актов о технических ошибках в учетных документах |
пункт 26.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
9) актов об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду (архиву), неучтенных архивных документов |
пункт 26.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
10) актов о разделении, объединении дел (единиц хранения, единиц учета), включении в дело новых архивных документов |
пункт 26.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
11) актов описания архивных документов, переработки описей |
пункт 26.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
2.6. |
Внесение сведений в книгу учета поступлений документов при приеме архивных документов |
пункт 26.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
2.7. |
Внесение в реестр описей дел, документов впервые поступивших описей дел, документов |
пункт 26.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
2.8. |
Внесение сведений о выбытии архивных документов, архивных фондов в соответствии с установленными требованиями в: |
|
|
|
|
|
|
1) реестр описей дел, документов |
пункт 26.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|||||
|
2) список фондов |
пункт 26.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
2.9. |
Соблюдение требований по ведению учета: |
|
|
|
|
|
|
1) единиц хранения, имеющих в оформлении драгоценные металлы и камни |
пункт 27.1-27.5 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|||||
|
2) уникальных документов |
пункт 28.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
3) особо ценных документов |
пункт 28.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
4) аудиовизуальных документов |
пункты 29.1-29.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
5) электронных документов |
пункты 30.1-30.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
6) копий архивных документов на правах подлинников |
пункты 31.1-31.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
7) печатных изданий, музейных предметов в архиве |
пункты 34.1-34.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
2.10. |
Соблюдение требований к созданию, хранению и ведению учёта: 1) страхового фонда уникальных и особо ценных документов |
пункты 18.1-18.7, 32.1-32.5 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
2) электронного фонда пользования |
пункты 19.1-19.6, 33.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
3. |
Организация комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами |
|||||
|
3.1. |
Наличие списка источников комплектования архива. согласованных с экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Республики Адыгея (далее - ЭПК управления) и утвержденных руководителем государственного или муниципального архива: |
|
|
|
|
|
|
1) организаций - источников комплектования архива |
статья 20 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 35.1-35.7 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|||||
|
2) граждан - источников комплектования архива |
статья 20 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 35.1-35.7 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
3.2. |
Наличие договоров о включении в списки источников комплектования с: |
|
|
|
|
|
|
1) негосударственными организациями, расположенными на территории Республики Адыгея |
часть 2 статьи 20 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункт 35.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|||||
|
|
2) гражданами |
часть 2 статьи 20 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункт 35.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
3.3. |
Наличие решений ЭПК управления о включении (исключении) организаций, граждан в (из) список источников комплектования государственного или муниципального архива |
пункт 35.8 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
3.4. |
Наличие наблюдательных дел: |
|
|
|
|
|
|
1) граждан |
пункт 35.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|||||
|
2) организаций - источников комплектования |
пункт 35.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
3.5. |
Наличие плана-графика приема документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного руководителем архива |
пункт 37.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
3.6. |
Наличие договоров купли-продажи (дарения) при приеме документов от граждан |
пункт 37.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
3.7. |
Наличие обязательных архивных справочников на бумажном и (или) в электронном виде |
пункт 39.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
3.8. |
Наличие путеводителя по фондам |
пункты 42.1 - 42.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
3.9. |
Наличие краткого справочника по фондам |
пункт 43.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
3.10. |
Проведение усовершенствования и переработки дел, документов в соответствии с установленными требованиями |
пункт 41.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
4. |
Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов |
|||||
|
4.1. |
Соблюдение порядка доступа пользователей к архивным документам |
статьи 24-25 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 45.1-45.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
4.2. |
Соблюдение сроков исполнения запросов социально-правового характера |
часть 3 статьи 26 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункт 46.6 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
4.3. |
Наличие договоров возмездного оказания услуг по: |
|
|
|
|
|
|
1) исполнению тематических запросов |
пункты 46.7, 47.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|||||
|
2) копированию архивных документов |
пункты 46.7, 47.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
4.4. |
Соответствие установленным требованиям оформления ответов на запросы: |
|
|
|
|
|
|
1) архивной справки |
пункты 46.8-46.9, 46.12 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|||||
|
2) архивной выписки |
пункты 46.8. 46.10. 46.12 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
3) архивной копии |
пункты 46.8, 46.11, 46.12 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
4) информационного письма |
пункты 46.8, 46.12-46.13 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
|
4.5. |
Наличие системы видеонаблюдения в читальном зале архива |
пункт 48.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
4.6. |
Соблюдение порядка допуска для работы в читальный зал, включая оформление пропуска для работы в читальном зале |
пункты 2.1-2.4 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 N 143 |
|
|
|
- |
|
4.7. |
Соблюдение порядка ведения личных дел пользователей в читальном зале |
пункт 48.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
4.8. |
Наличие и ведение журнала учета посещений читального зала пользователями |
пункт 48.5 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
4.9. |
Соблюдение требований к ведению раздельного учета форм использования архивных документов |
пункт 51.1. Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
4.10. |
Соблюдение порядка работы с архивными документами, являющимися носителями сведений, составляющих государственную тайну, их хранения, учета, оформления рассекреченных дел |
пункт 52.1-54.6 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
Утвержден
приказом Управления по делам
Республики Адыгея
от 15.02.2022 N 9-п
(форма)
|
Проверочный лист для осуществления регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в отношении государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица и иных государственных органов, осуществляющих деятельность на территории Республики Адыгея по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов |
QR-код |
Наименование вида контроля, включенного
в единый реестр видов федерального государственного
контроля (надзора), регионального государственного
контроля (надзора), муниципального контроля ____________________________________________
Наименование контрольного (надзорного) органа ____________________________________________
Реквизиты нормативного правового акта об утверждении
формы проверочного листа ____________________________________________
Вид контрольного (надзорного) мероприятия ____________________________________________
Объект контроля (надзора), в отношении которого
проводится контрольное (надзорное) мероприятие ____________________________________________
Контролируемое лицо (наименование, ИНН, ОГРН, адрес) ____________________________________________
Место (места) проведения контрольного (надзорного)
мероприятия с заполнением проверочного листа ____________________________________________
Реквизиты решения контрольного (надзорного) органа
о проведении контрольного (надзорного) мероприятия,
подписанного уполномоченным должностным лицом
контрольного (надзорного) органа ____________________________________________
Учетный номер контрольного (надзорного) мероприятия ____________________________________________
Должность, фамилия и инициалы должностного лица
контрольного (надзорного) органа, в должностные
обязанности которого в соответствии с положением о
виде контроля, должностным регламентом входит
осуществление полномочий по виду контроля, в том
числе проведение контрольных (надзорных) мероприятий,
проводящего контрольное (надзорное) мероприятие и
заполняющего проверочный лист ____________________________________________
Дата заполнения проверочного листа ____________________________________________
|
N |
Контрольные вопросы, отражающие содержание обязательных требований, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований |
Реквизиты нормативных правовых актов с указанием структурных единиц этих актов, соотнесенные со списком контрольных вопросов |
Ответы на контрольные вопросы |
Примечание |
||
|
да |
нет |
неприменимо |
|
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
1. |
Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов |
|||||
|
1.1. |
Создание архива в юридическом лице, органе государственной власти Республики Адыгея, государственном органе Республики Адыгея, органе местного самоуправления Республики Адыгея (далее - организация) |
пункты 1, 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 1.3, 1.4 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила от 31.03.2015 N 526); пункты 7, 8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 09.12.2020 N 155 (далее - Правила от 09.12.2020 N 155) |
|
|
|
|
|
1.2. |
Наличие утвержденного руководителем организации положения об архиве |
пункт 1.5 Правил от 31.03.2015 N 526; пункт 10 Правил от 09.12.2020 N 155 |
|
|
|
|
|
1.3. |
Наличие помещения под архив (архивохранилища). с соблюдением нормативных режимов хранения |
пункты 2.14-2.19 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
1.4. |
Оборудование архива организации средствами пожаротушения |
пункт 2.15 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
1.5. |
Оборудование архива организации охранной и пожарной сигнализацией |
пункт 2.15 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
1.6. |
Отсутствие в архивохранилище труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды |
пункт 2.17 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
1.7. |
Наличие в архивохранилище естественной или искусственной вентиляции |
пункт 2.19 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
1.8. |
Обеспечение оборудования архивохранилища дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) |
пункт 2.20 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
1.9. |
Оборудование окон архивохранилища, расположенного на первом этаже, запирающимися решетками |
пункт 2.20 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
1.10. |
Размещение документов в архивохранилище на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах |
пункт 2.21 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
1.11. |
Соблюдение в архиве организации установленных требований по расстановке и размещению стационарных и/или передвижных металлических стеллажей и металлических шкафов |
пункт 2.21 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
^ 1.12. |
Обеспечение архивохранилища средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива |
пункт 2.23 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
1.13. |
Соблюдение светового режима хранения архивных документов, установленного к естественному или искусственному освещению |
пункт 2.24 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
1.14. |
Обеспечение хранения документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа |
пункт 2.24 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
1.15. |
Соблюдение температурно-влажностного режима хранения архивных документов: |
|
|
|
|
|
|
1) на бумажном носителе |
пункты 2.25, 2.26, 2.34 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|||||
|
2) на магнитных дисках и дисковых накопителях |
пункты 2.25, 2.26, 2.34 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
3) на оптических дисках |
пункты 2.25, 2.26, 2.34 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
4) на кинопленке с нитроосновой - черно-белые |
пункты 2.25, 2.26, 2.34 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
5) на кинопленке с безопасной основой - черно-белые |
пункты 2.25, 2.26, 2.34 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
6) для фотодокументов - черно-белые |
пункты 2.25, 2.26, 2.34 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
7) для фотодокументов - цветные |
пункты 2.25, 2.26, 2.34 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
1.16. |
Проведение санитарно-гигиенических мероприятий |
пункты 2.27, 2.28 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
1.17. |
Отсутствие в архивохранилище: 1) сотрудников в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; 2) хранения посторонних предметов, имущества и оборудования; 3) употребления пищевых продуктов |
пункт 2.29 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
1.18. |
Наличие акта об утрате документов, согласованного с экспертной комиссией и утвержденного руководителем организации, с прилагаемой к нему справкой о проведении розыска |
пункты 2.44, 3.15, 4.32, 6.8. Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
2. |
Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов |
|||||
|
2.1. |
Ведение учета научно-технической документации отдельно от других видов документов |
пункт 16 Правил от 09.12.2020 N 155 |
|
|
|
- |
|
2.2. |
Наличие паспорта архива организации |
пункт 3.12 Правил от 31.03.2015 N 526; пункт 54 Правил от 09.12.2020 N 155 |
|
|
|
|
|
2.3. |
Наличие книги учета поступления и выбытия дел, документов установленной формы |
пункты 3.6, 3.7 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
2.4. |
Наличие списка фондов установленной формы (в архиве организации, хранящей документы более одного фонда) |
пункты 3.6, 3.8 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
2.5. |
Наличие листов фондов установленной формы (в архиве организации, хранящей документы более одного фонда) |
пункты 3.6, 3.9 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
2.6. |
Наличие дела фонда |
пункты 2.43-3.15 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
2.7. |
Наличие в организации номенклатуры дел, согласованной и утвержденной в установленном порядке |
пункты 2.2, 4.14-4.18 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
2.8. |
Наличие согласованных и утвержденных в установленном порядке описей дел и справочного аппарата к ним: |
|
|
|
|
|
|
1) дел постоянного хранения |
пункты 3.6, 3.10, 4.11-4.12, 4.31-4.32, 5.5 Правил от 31.03.2015 N 526; |
|||||
|
2) дел по личному составу |
пункты 3.6, 3.10, 4.12, 4.31-4.32, 5.5 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
3) дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения |
пункты 3.6, 3.10, 4.11-4.12, 4.31 - 4.32, 525 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
4) электронных дел, документов постоянного хранения |
пункты 3.6, 3.10, 4.11-4.12, 4.31, 5.5 Правил от 31.03.2015 N 526; пункты 17, 70-78 Правил от 09.12.2020 N 155 |
|
|
|
|
|
|
5) электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и справочный аппарат к ним |
пункты 3.6, 3.10, 4.11-4.12, 4.31, 5.5 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
2.9. |
Наличие разработанного и утвержденного в установленном порядке перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив |
пункты 110-111 Правил от 09.12.2020 N 155 |
|
|
|
|
|
2.10. |
Наличие в конце всех экземпляров описи дел, документов итоговой записи |
пункт 3.10 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
2.11. |
Наличие реестра описей (при наличии в архиве организации двух и более описей дел, документов) |
пункт 3.11 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
2.12. |
Соблюдение требований по оформлению дел на бумажном носителе: |
|
|
|
|
|
|
1) соблюдение объема дела по листам и толщине |
пункты 4.19-4.20 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|||||
|
2) подшивка/переплет документов дела |
пункты 4.19, 4.21 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
3) отсутствие металлических скреплений в документах |
пункт 4.21 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
4) нумерация листов в деле |
пункты 4.19, 4.22 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
5) составление листа-заверителя дела |
пункты 4.19, 4.21, 4.23 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
6) составление внутренней описи док ментов дела |
пункты 4.19, 4.21, 4.30 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
2.13. |
Соблюдение требований при формировании дел: |
|
|
|
|
|
|
1) размещение в делах документов, соответствующих заголовку дела |
пункт 4.20 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|||||
|
2) отсутствие в делах черновых и дублетных экземпляров документов, а также документов, подлежащих возврату |
пункт 4.20 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
3) группировка в дело документов с одинаковыми сроками хранения |
пункт 4.20 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
4) включение в дело по одному экземпляру каждого документа |
пункт 4.20 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
5) группировка в дело документов одного календарного года с учетом установленных исключений |
пункт 4.20 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
6) группировка приказов по личному составу в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения |
пункт 4.20 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
7) расположение документов в личных делах в хронологическом порядке по мере поступления |
пункт 4.20 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
8) группировка лицевых счетов по заработной плате работников в отдельные дела и расположение в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств |
пункт 4.20 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
2.14. |
Соблюдение требований по оформлению обложки дела: |
|
|
|
|
|
|
1) указание наименования организации и ее непосредственной подчиненности |
пункты 4.24- 4.25 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|||||
|
2) указание наименования структурного подразделения |
пункты 4.24-4.25 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
3) указание индекса дела по номенклатуре дел |
пункт 4.25 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
4) указание номера тома (части) |
пункт 4.25 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
5) указание заголовка дела (тома, части) |
пункты 4.25 - 4.26 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
6) указание крайних дат дела (тома, части) |
пункты 4.25, 4.28 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
7) указание количества листов в деле, проставленное на основании листа-заверителя дела |
пункты 4.25, 4.29 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
8) указание срока хранения дела |
пункты 4.25, 4.29 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
9) оформление архивного шифра дела |
пункты 4.25, 4.27 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
|
3. |
Организация комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами |
|||||
|
3.1. |
Наличие правового акта о создании и составе экспертной комиссии организации, положения об экспертной (центральной экспертной) комиссии |
части 5 6 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации": пункты 4.7 - 4.11 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
3.2. |
Соблюдение сроков проведения экспертизы ценности документов в организации |
пункты 4.3-4.6, 4.10-4.11 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
3.3. |
Наличие фактов утраты или несанкционированного уничтожения документов Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу в течение установленных сроков временного хранения |
части 1-2 статьи 17, подпункт 2 части 1, подпункт 2 части 3, часть 4 статьи 18, статьи 21-22, 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 3.15, 4.3-4.6, 4.10-4.13 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
3.4. |
Фактическое наличие (в соответствии с учетными документами) и физическое состояние документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе электронных документов (единиц хранения), документов по личному составу |
части 1-2 статьи 17, подпункт 2 части 1, подпункт 2 части 3, часть 4 статьи 18, статьи 22, 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 2.9-2.11, 3.1, 3.3-3.4, 4.19-4.30, 4.34 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
3.5. |
Соблюдение сроков передачи документов Архивного фонда Российской Федерации в государственные и муниципальные архивы |
части 1, 3, 4 статьи 21, статьи 22, 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 6.1, 6.5 Правил от 31.03.2015 N 526; пункт 117-118 Правил от 09.12.2020 N 155 |
|
|
|
|
|
4. |
Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов |
|||||
|
4.1. |
Ведение учета использования архивных документов, в том числе выдачи архивных справок, выписок, копий документов |
пункт 5.8 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
4.2. |
Соблюдение порядка и сроков исполнения запросов пользователей |
пункты 5.9-5.10 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
|
4.3. |
Наличие разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) на работу в помещении архива |
пункт 5.19 Правил от 31.03.2015 N 526 |
|
|
|
|
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приказ Управления по делам архивов Республики Адыгея от 15 февраля 2022 г. N 9-п "Об утверждении форм проверочных листов для осуществления Управлением по делам архивов Республики Адыгея регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле"
Вступает в силу с 1 марта 2022 г.
Текст приказа опубликован на официальном Интернет-сайте исполнительных органов государственной власти Республики Адыгея (http://www.adygheya.ru) 18 февраля 2022 г.