Приложение N 3. График документооборота первичных учетных и иных документов, регистров бухгалтерского учета

ГАРАНТ:

О внесении изменений в приложение 3 см. Распоряжение Министерства государственного управления Сахалинской области от 30 декабря 2021 г. N 25-р

Текст приложения приводится без учета названных изменений

Приложение N 3
к распоряжению
от 14 сентября 2020 г. N 7-р

График документооборота первичных учетных и иных документов,
регистров бухгалтерского учета
(далее - График)

Наименование документа, регистра	Форма по ОКУД		Лица, ответственные за составление и представление (кто представляет)	Лица, подписывающие документ	Срок составления и предоставления в Отдел или иные подразделения	Примечание	Формирование; Периодичность, Срок хранения; Дата начала применения
Табель учёта использования рабочего времени и рекомендации по заполнению	Приложение N 1 к Графику		Референт департамента по мотивации труда, на период её отсутствия - заместитель директора департамента по мотивации труда министерства	Подписывает исполнитель, ответственный исполнитель (Руководитель либо лицо, исполняющее его обязанности)	Составляется в течение месяца, предоставляется в Отдел до 12 числа текущего месяца за 1 половину месяца, за текущий месяц - до 26 числа текущего месяца.	Корректирующие табеля составляются и предоставляются в Отдел незамедлительно после обнаружения факта не отражения отклонений или неполноты представленных сведений.	На бумажном носителе; 2 раза в месяц; 5 лет; дата распоряжения
Карточка-справка	0504417		лица Отдела, в чьи обязанности включено осуществление расчетов по оплате труда	Лица Отдела, в чьи обязанности включено осуществление расчетов по оплате труда, ответственный исполнитель - начальник Отдела	Составляется ежемесячно в электронном виде, печать на бумажном носителе - ежегодно	Заполняется на основании данных расчетных листков	На бумажном носителе; ежегодно; 75 лет; дата распоряжения*****
Распоряжения по личному составу (увольнение, назначение, отпуска, надбавки, оклады (в том числе распоряжения на установление окладов при их повышении в соответствии с действующим законодательством), дополнительные выплаты, поощрения и пр.)	На бланке организации		Лица департамента кадровой политики министерства	Министр государственного управления Сахалинской области (далее - Руководитель) или лицо, исполняющее его обязанности	Передаются в течение следующего рабочего дня после подписания приказа (распоряжения), но не позднее 25 числа текущего месяца	Копии приказов (распоряжений) на увольнение должны предоставляться не позднее 4-х рабочих дней до дня увольнения, приказы на отпуск не позднее 12 рабочих дней до дня ухода в отпуск.	На бумажном носителе; по мере совершения операций; 5 лет; дата распоряжения
Листки нетрудоспособности, в том числе электронные	-		Лица департамента кадровой политики министерства	Бухгалтер, Руководитель	По мере поступления, не позднее 25 числа текущего месяца	Передаются Отдел с заполнением стажа для оплаты листка нетрудоспособности	На бумажном носителе; по мере совершения операций; 5 лет; дата распоряжения
Сведения о количестве неиспользованных дней отпуска по категориям персонала за фактически отработанное время на отчетную дату	Произвольная		Лица департамента кадровой политики министерства	Директор департамента кадровой политики министерства (лицо, исполняющее его обязанности)	Предоставляются в Отдел не позднее 15 января года, следующего за отчетным	Предоставляются по каждому лицу по состоянию на конец отчетного года	На бумажном носителе и в электронной форме; ежегодно; 5 лет; дата распоряжения
Приходный кассовый ордер	0310001		Лица Отдела согласно должностному регламенту	Лицо, в чьи обязанности включены функции кассира, Бухгалтер	В момент приема денежных средств, денежных документов	Для денежных документов пометка "Фондовый"	На бумажном носителе; в день совершения операции; 5 лет; дата распоряжения
Расходный кассовый ордер	0310002		Лица Отдела согласно должностному регламенту	Руководитель, Бухгалтер	В день выдачи денежных средств, денежных документов	Для денежных документов пометка "Фондовый"	На бумажном носителе; в день совершения операции; 5 лет; дата распоряжения
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров	0310003		Лица Отдела согласно должностному регламенту	Бухгалтер	В момент совершения хозяйственной операции		В электронном виде; по мере необходимости формирования; 5 лет; дата распоряжения
Кассовая книга	0504514		Лица Отдела согласно должностному регламенту	Бухгалтер	Листы формируются в день совершения кассовых операций	Для денежных документов пометка "Фондовый"	На бумажном носителе; в день совершения операций; 5 лет; дата распоряжения
Платежная ведомость	0504403		Лица Отдела согласно должностному регламенту	Лицо, в чьи обязанности включены функции кассира, Руководитель, Бухгалтер	После начисления оплаты труда за первую или вторую половину месяца, формируется за 3 рабочих дня до выплаты	Применяется в случае отсутствия возможности безналичных расчетов с персоналом, для выдачи денежных средств на оплату труда через кассу, за исключением выдачи по расходному кассовому ордеру	На бумажном носителе; по мере необходимости формирования; 5 лет; дата распоряжения
Список на перечисление оплаты труда	По форме банка		Лица Отдела согласно должностному регламенту	Руководитель Бухгалтер	После начисления оплаты труда за первую или вторую половину месяца, формируется за 3 рабочих дня до выплаты	Применяется при безналичных перечислениях	На бумажном носителе и в электронном виде; по мере необходимости формирования; 5 лет; дата распоряжения
Нефинансовые активы (далее - НФА)
Накладная на внутреннее перемещение нефинансовых активов	0504102		Лица Отдела согласно должностному регламенту	Лица, передающие и принимающие ценности	Составляются при совершении факта хозяйственной жизни	Составляется при перемещении НФА между подотчетными лицами или лицами, ответственными за сохранность ценностей	На бумажном носителе; по завершению факта; 5 лет; дата распоряжения
Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов	0504101		Лица Отдела согласно должностному регламенту	Подписывается членами комиссии*** и утверждается Руководителя отправителя и получателя объектов НФА	Составляется при совершении факта хозяйственной жизни	Составляется при оформлении операций при безвозмездной передаче объектов НФА между учреждениями, учреждениями и организациями; при продаже имущества.	На бумажном носителе; в день совершения операции; 5 лет; дата распоряжения
Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств)	0504104		Лицами Отдела, на основании заключения комиссии	Подписывается членами комиссии, утверждается Руководителем. В части результатов выбытия подписывается ответственным лицом, осуществляющим мероприятия по утилизации (уничтожению, разборке) НФА	Составляется по мере совершения факта хозяйственной жизни	Отражается в учете после согласования и утверждения установленным порядком	На бумажном носителе; по мере совершения операции; 5 лет; дата распоряжения
Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения	0504210		Лица Отдела согласно должностному регламента	Подписывается лицами, выдавшими ценности, получившими ценности и исполнителем в части проведения бухгалтерских записей, утверждается Руководителем	Составляется по мере совершения факта хозяйственной жизни	Составляется по каждому материально-ответственному лицу при выдаче в эксплуатацию основных средств стоимостью до 10 000.00 рублей, служит основанием для отражения выбытия материальных запасов, а также основных средств до 10000.00 рублей за единицу. Также служит основанием для списания расходных материалов, которые полностью потребляются в процессе осуществления хозяйственной и управленческой деятельности	На бумажном носителе; по мере совершения операции; 5 лет; дата распоряжения
Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря	0504143		Лицами, осуществляющими эксплуатацию имущества, материально-ответственными лицами	Подписывается членами комиссии, утверждается Руководителем	Составляется по мере совершения факта хозяйственной жизни	Применяется для списания однородных предметов хозяйственного инвентаря стоимостью от 10000,00 до 100 000 руб. включительно, а также для списания мягкого инвентаря и посуды. Принимается к учету по дате утверждения	На бумажном носителе; по мере совершения операции; 5 лет; дата распоряжения
Заключение комиссии по поступлению и выбытию активов	произвольная		Лицами, осуществляющими эксплуатацию имущества, материально-ответственными лицами	Подписывается всеми членами комиссии при наличии кворума (2/3 членов комиссии)	1 экземпляр - в Отдел вместе с актом установленной формы	Помимо списания имущества составляется также: - при поступлении материальных запасов, используемых в деятельности министерства в течение периода, превышающего 12 месяцев, с указанием срока их полезного использования; - при определении суммы ущерба в случае причинений вреда имуществу министерства. Сумма ущерба должна быть определена в соответствии с федеральными стандартами бухгалтерского учета (ФСБУ); - в иных случаях, предусмотренных положением о комиссии по поступлению и выбытию активов, нормативными документами	На бумажном носителе; по мере совершения фактов хозяйственной жизни; 5 лет; дата распоряжения
Инвентарный список нефинансовых активов	0504034		Лица, ответственные за сохранность нефинансовых активов	Лицо, ответственное за сохранность	Не предоставляется	Применяется для учёта основных средств, материальных запасов в местах их нахождения, хранения, эксплуатации	На бумажном или электронном носителе; по мере необходимости; 5 лет; дата распоряжения
Инвентарная карточка учета основных средств	0504031		Лица Отдела	Подписывается исполнителем	Отдел, в день постановки на учет основных средств	Обязательно распечатывается на бумажном носителе: при закрытии Инвентарной карточки (выбытии инвентарного объекта), а также по требованию органов, осуществляющих контроль. Отражаются данные о капитальном и среднем ремонтах (N и дата акта выполненных работ, краткое наименование), производимом силами сторонних организаций. Сведения о техобслуживании в карточке не отражаются. Применяется также для аналитического учета объектов непроизведенных активов	В электронном виде; при поступлении; на бумажном носителе: при выбытии объекта; 5 лет; дата распоряжения
Опись инвентарных карточек по учету нефинансовых активов	0504033		Лица Отдела в соответствии с должностными регламентами	Лицо Отдела	Отдел	Ведется в одном экземпляре в целях контроля за сохранностью инвентарных карточек, печать по требованию контролирующих органов	В программе учета электронном виде; по мере открытия инвентарных карточек; до выбытия всех объектов основных средств; дата распоряжения
Договор о полной материальной ответственности			Лица Отдела в соответствии с должностными регламентами	Материально-ответственное лицо или лицо, ответственное за сохранность вверенных ценностей, Руководитель	Составляется при осуществлении функций, связанных с хранением, перемещением, использованием ценностей	1 экземпляр - в Отдел 2 экземпляр - материально-ответственному лицу или лицу, ответственному за сохранность ценностей	На бумажном носителе; единовременно; до минования надобности; дата распоряжения
Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов)	0504207		Лица Отдела в соответствии с должностными регламентами	Лица, отпускающие и принимающие ценности	Составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни	Составляется при поступлении материальных ценностей, в том числе от сторонних организаций, служит основанием для принятия к бухгалтерскому учету и отражения на балансе министерства.	На бумажном носителе; по мере совершения операции; 5 лет; дата приказа
Требование-накладная	0504204		Материально-ответственное лицо или лицо, ответственное за сохранность ценностей, передающее ценности	Лица, отпускающие и принимающие ценности, Руководитель, Ответственный исполнитель: начальник структурного подразделения, передающего ценности	Составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни, предоставляется в Отдел	Применяется при перемещении материальных запасов, которые могут быть использованы длительное время без изменения количества и состояния, внутри учреждения, передачи их в эксплуатацию, перемещении бланков строгой отчетности, составляется также при перемещении нефинансовых активов между материально-ответственными лицами или лицами, ответственными за эксплуатацию ценностей	На бумажном носителе; по мере совершения операции; 5 лет; дата распоряжения
Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону	0504205		лица Отдела в соответствии с должностными регламентами	Лица, отпускающие и принимающие ценности, Ответственным исполнителем является начальник Отдела	Составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни	Применяется для учета отпуска материальных ценностей сторонним учреждениям или организациям	На бумажном носителе; по мере совершения факта хозяйственной жизни; 5 лет; дата распоряжения
Акт о списании материальных запасов	0504230		Материально-ответственными лицами или лицами, ответственными за сохранность ценностей при участии комиссии	Подписывается членами комиссии, утверждается Руководителем	Предоставляется в Отдел в течение следующего рабочего дня после утверждения Руководителем	Оформляется при списании материальных запасов, а также ценностей, предназначенных для вручения, награждения. Служит основанием для отражения в бухгалтерском учете выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов, ценностей, числящихся на забалансовом счете 07 ""Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры".	На бумажном носителе; по мере совершения операции; 5 лет; 01.07.2020
Акт о списании бланков строгой отчётности	0504816		Материально-ответственными лицами, лицами, ответственными за сохранность, комиссией	Подписывается членами комиссии и утверждается Руководителем	По мере списания БСО, после утверждения Руководителем и подписания членами комиссии		На бумажном носителе; по мере совершения операции; 5 лет; дата распоряжения
Книга регистрации боя посуды	0504044		Материально-ответственные лица, на ответственном хранении которых числится посуда	Материально-ответственные лица	Составляется по мере боя посуды	Контроль осуществляется комиссией	На бумажном носителе; по мере совершения факта хозяйственной жизни; 5 лет; дата распоряжения
Бухгалтерская справка	0504833		Лицами Отдела в соответствии с должностными регламентами	Лицами отдела, ответственный исполнитель - начальник Отдела	Составляется в ходе ведения хозяйственной деятельности, в случае исправления ошибок	Предназначена для отражения операций, совершаемых в ходе ведения хозяйственной деятельности, не требующих документов от плательщика, субъектов учета. Применяется также для отражения операции по выбытию ценностей с забалансового учета по счету 02.2 "Материальные ценности на хранении" на основании копии оправдательного документа - протокола вручения государственных наград	На бумажном носителе; по мере совершения факта хозяйственной жизни; 5 лет; 01.02.2020
Документы, предоставляемые лицами министерства
Авансовый отчет по командировочным расходам		0504505	Составляется подотчетными лицами и лицами, претендующими на возмещение расходов за счет лимитов бюджетных обязательств, доведенных министерству	Подотчетное лицо, руководитель структурного подразделения, бухгалтер, проверяющий авансовый отчет, Бухгалтер, утверждает Руководитель	В Отдел - в течение 3-х рабочих дней после окончания командировки	Авансовый отчет принимается при наличии документов, подтверждающих расходы, а также документов, подтверждающих сроки начала (окончания) командировки (при отсутствии проездных документов или документов о проживании)	На бумажном носителе; после совершения факта хозяйственной жизни; 5 лет; дата распоряжения
Авансовый отчёт по расходам на проезд в отпуск		0504505	Составляется подотчетными лицами и лицами, претендующими на возмещение расходов за счет лимитов бюджетных обязательств, доведенных министерству	Те же	В Отдел - в течение 3-х рабочих дней по окончании отпуска	Принимаются при наличии документов, подтверждающих расходы, заявления о компенсации расходов, справок транспортных организаций при необходимости	На бумажном носителе; после совершения факта хозяйственной жизни; 5 лет; дата распоряжения
Авансовый отчёт на хозяйственные расходы		0504505	Лица, имеющие право на получение подотчетных сумм в соответствии с распоряжением министерства	Те же	В Отдел, в течение 10 рабочих дней после получения денежных средств	Расходы оплачиваются при наличии визы Руководителя на заявлении о выдаче аванса (возмещение расходов). Сумма расходов не должна превышать единовременно 100 000.00 (сто тысяч) руб.	На бумажном носителе; после совершения факта хозяйственной жизни; 5 лет; дата приказа
Заявление на выдачу аванса на командировочные или иные расходы		Произвольная	Составляется лицами, получающими подотчетные суммы	Лицом, получающим аванс, визируется бухгалтером, проверяющим авансовые отчеты, Руководителем	В Отдел в момент получения денежных средств либо до перечисления безналичным путем	В целях принятия БО заявлению присваивается номер приказа о командировании, отпуске (при наличии)	На бумажном носителе; по мере необходимости; 5 лет; дата приказа

Применяемые сокращения и понятия:

Министерство - министерство государственного управления Сахалинской области;

Руководитель - министр государственного управления Сахалинской области;

Отдел - отдел организационного обеспечения министерства государственного управления Сахалинской области;

Бухгалтер - главный бухгалтер либо иное лицо, наделенное правом второй подписи в соответствии с карточкой образцов подписи;

Комиссия - созданная распоряжением Руководителя комиссия по поступлению и выбытию активов.

Дата распоряжения - дата подписания настоящего распоряжения об учетной политике Руководителем.

Примечание:

1. Все формы первичных документов, имеющие коды по ОКУД могут быть составлены в электронном виде, формы документов утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению";

2. Первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы - обязательных реквизитов и при наличии на документе подписи Руководителя или уполномоченных им лиц);

3. Документирование операций с имуществом, обязательствами, а также иных фактов хозяйственной жизни, ведение регистров учета осуществляется на русском языке. Первичные (оправдательные, подтверждающие) документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Перевод документов, приложенных в качестве оправдательных к авансовому отчету, обеспечивается подотчетным лицом самостоятельно либо используется информационная программа www.googl.ru., перевод иных первичных документов, при необходимости, осуществляется специализированными организациями.

4. Ответственность за правильность оформления и достоверность фактов хозяйственной жизни, отраженных в первичных учетных документах, несут лица, составившие и подписавшие их.