Постановление местной администрации Зольского муниципального района Кабардино-Балкарской Республики от 30 июля 2021 г. N 542 "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Организация комплектования архивной службы архивными документами"

1.1. Предметом регулирования настоящего административного регламента являются отношения, возникающие между юридическими лицами и архивной службой местной администрации Зольского муниципального района КБР, связанные с предоставлением муниципальной услуги по организации комплектования архивного отдела архивными документами.

1.2. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Организация комплектования архивной службы архивными документами" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, определения сроков и последовательности действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги.

1.3. Муниципальная услуга "Организация комплектования архивной службы архивными документами" (далее - муниципальная услуга) предоставляется юридическим лицам либо их уполномоченным представителям, обратившимся с заявлением о предоставлении муниципальной услуги (далее - Заявитель, Заявители).

1.4. Требования к порядку информирования о правилах предоставления муниципальной услуги:

2.1. Наименование муниципальной услуги: "Организация комплектования архивной службы архивными документами".

2.2. Муниципальная услуга предоставляется архивной службой, а также ГБУ "МФЦ".

В соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные органы и организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг, утвержденный нормативно-правовым актом местной администрацией Зольского муниципального района КБР.

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- принятие документов юридического лица на хранение в архивный отдел и подписание акта о приеме-передаче документов обеими сторонами.

- официальный отказ в приеме документов.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

Срок исполнения письменных обращений определяется в соответствии с действующим законодательством, не может превышать 30 дней. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", указанный срок может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя о продлении срока.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:

- Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года;

- Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- распоряжение Правительства РФ от 17 декабря 2009 года N 1993-р "Об утверждении сводного перечня первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронном виде";

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- постановление местной администрации Зольского муниципального района КБР от "___"__________2017 г., N _____ "Об утверждении регламента местной администрации Зольского муниципального района";

- Положение об архивной службе местной администрации Зольского муниципального района, утвержденное постановлением местной администрации Зольского муниципального района от 20 февраля 2017 года.

2.6. Перечень документов, прилагаемых к заявлению (приложение N 2 к настоящему регламенту), для предоставления муниципальной услуги:

- документ, удостоверяющий личность и доверенность лица, уполномоченного на представление интересов заявителя;

- утвержденные экспертно-проверочной комиссией Архивной службы КБР описи дел постоянного хранения (в 4-х экземплярах) и описи дел по личному составу (в 3-х экземплярах);

- историческая справка о юридическом лице (при первом приеме), дополнение к исторической справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приемах);

- справка об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архивный отдел, в случае, если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

По выбору Заявителя заявление и документы, указанные в пункте 2.6 настоящего административного регламента, представляются в местную администрацию Зольского муниципального района КБР посредством:

- личного обращения заявителя, уполномоченного представителя заявителя;

- направления по почте;

- с использованием электронных носителей;

- посредством единого портала (http://www.gosuslugi.ru) в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью, путем заполнения в установленном порядке формы заявления о предоставлении муниципальной услуги.

В случае направления заявления в электронной форме заявитель вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

2.7. В соответствии с требованиями пунктов 1 и 2 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" установлен запрет требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

- представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Кабардино-Балкарской Республики и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении структурных подразделений местной администрации Зольского муниципального района КБР, предоставляющих муниципальную услугу.

2.8. В предоставлении муниципальной услуги может быть отказано в случае нарушения требований, установленных пунктом 2.6 настоящего административного регламента;

- документы не относятся к источникам комплектования АФ КБР;

- документы не прошли техническую обработку.

В случае отказа Заявителю направляется письменное сообщение об отказе в предоставлении муниципальной услуги с разъяснением причин, послуживших основанием для отказа.

2.9. Оснований для отказа в приеме документов не имеется.

2.10. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- непредставление или представление не в полном объеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- текст заявления не поддается прочтению;

- текст заявления содержит ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

2.11. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.13. Срок регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги не должен превышать 30 минут.

2.14. Требования к местам предоставления муниципальной услуги:

Предоставление государственных (муниципальных) услуг осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях.

Для заявителей должно быть обеспечено удобство с точки зрения пешеходной доступности от остановок общественного транспорта.

Путь от остановок общественного транспорта до помещений приема и выдачи документов должен быть оборудован соответствующими информационными указателями.

В случае если имеется возможность организации стоянки (парковки) возле здания (строения), в котором размещено помещение приема и выдачи документов, организовывается стоянка (парковка) для личного автомобильного транспорта заявителей. За пользование стоянкой (парковкой) с заявителей плата не взимается.

Для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов на каждой стоянке выделяются места, которые не должны занимать иные транспортные средства.

Вход в помещение приема и выдачи документов должен обеспечивать свободный доступ заявителей, быть оборудован удобной лестницей с поручнями, широкими проходами, а также пандусами для передвижения кресел-колясок.

На здании рядом с входом должна быть размещена информационная табличка (вывеска).

Фасад здания должен быть оборудован осветительными приборами, позволяющими посетителям ознакомиться с информационными табличками.

Помещения приема и выдачи документов должны предусматривать места для ожидания, информирования и приема заявителей.

В местах для ожидания устанавливаются стулья (кресельные секции, кресла) для заявителей.

2.15. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:

2.16. Организация предоставления муниципальной услуги в электронной форме утверждена распоряжением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 29 апреля 2010 года N 158-рп "О мерах по обеспечению перехода на предоставление государственных и муниципальных услуг (функций) в электронном виде".

В федеральной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" размещается следующая информация:

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- сроки оказания муниципальной услуги;

- формы заявлений на предоставление муниципальной услуги, и обеспечивается доступ к ним для копирования и заполнения в электронном виде.

3.1. Предоставление муниципальной услуги представлено блок-схемой (приложение N 1) и включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация заявления (запроса) и приложенных к нему документов;

- прием и анализ документов;

- подписание акта о приеме-передаче документов или отказ в приеме документов.

Ответственным за исполнение административных процедур является должностное лицо отдела, ответственное за предоставление муниципальной услуги (далее - исполнитель).

3.2. Административная процедура "Прием и регистрация заявления (запроса) и приложенных к нему документов" осуществляется архивной службой и отделом документационного оборота и обращений граждан местной администрации Зольского муниципального района в зависимости от того, куда обратился Заявитель.

Заявитель может обратиться за получением муниципальной услуги также в ГБУ "МФЦ".

Регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в течение 30 минут.

В случае обращения Заявителя через отдел документационного оборота и обращений граждан местной администрации Зольского муниципального района, заявление о предоставлении муниципальной услуги передается в архивную службу в течение 3 рабочих дней.

Рассмотрение исполнителем заявления и приложенных к нему документов осуществляется в течение 3 дней.

Результатом выполнения административной процедуры является регистрация заявления (запроса) в журнале регистрации архивных справок путем внесения записи, содержащей входящий номер и дату приема заявления.

3.3. Административная процедура "Прием и анализ документов" осуществляется в течение 20 рабочих дней.

- архивные документы принимаются в муниципальный архив в упорядоченном состоянии;

- все работы связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением, технической обработкой и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих документы на хранение;

- архивные документы принимаются в архивную службу на хранение по утвержденным экспертно-проверочной комиссией Архивной службы КБР описям дел постоянного хранения и по личному составу;

- представляется историческая справка о юридическом лице (при первом приеме), дополнение к исторической справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приемах);

- представляется справка об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архивный отдел, в случае, если отдельные виды документов не создавались или были утрачены. Организация - источник комплектования архивного отдела - принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями.

Результатом выполнения административной процедуры является проведение экспертизы документов.

3.4. Административная процедура "Подписание акта приема-передачи документов или отказ в приеме документов" осуществляется на следующий день после завершения приема и анализа документов.

- при поступлении документов в архивную службу составляется акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается: номер и дата акта, количество дел, крайние даты дел;

- акт приема-передачи подписывается двумя сторонами и утверждается заместителем главы местной администрации Зольского муниципального района, курирующим архивный отдел. Один экземпляр документа остается в архивном отделе, другой передается Заявителю;

- отказ в приеме документов подписывается главным специалистом архивной службы местной администрации Зольского муниципального района или управляющим делами местной администрации Зольского муниципального района, курирующим архивный отдел, в зависимости от того, куда обратился Заявитель.

Результатом выполнения административной процедуры является подписанный акт приема-передачи документов или отказ в приеме документов.

3.7. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" административных процедур.

В случае обращения заявителя за получением муниципальной услуги посредством использования федеральной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" путем заполнения формы заявления с прикреплением сканированных копий необходимых документов ответственный специалист просматривает заявление (контроль целостности), присваивает ему статус "Подано" и выполняет следующие действия:

- фиксирует дату получения электронного документа;

- распечатывает заявление с приложенными копиями документов;

- направляет заявителю подтверждение получения заявления с копиями документов и передает заявление в соответствующий отдел для учета и регистрации;

- заявление передается в соответствующем порядке специалисту отдела, ответственному за предоставление муниципальной услуги.

Специалист отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, направляет заявителю уведомление о необходимости представить для сверки оригиналы (надлежащим образом заверенные копии) документов, указанных в пункте 2.6 настоящего административного регламента и формирует пакет документов.

Максимальный срок выполнения административного действия по рассмотрению обращения заявителя, поступившего в адрес местной администрации Зольского муниципального района КБР, не должен превышать трех рабочих дней со дня присвоения делу статуса "ПОДАНО".

После принятия главным специалистом архивной службы решения о предоставлении либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги, специалист архивной службы уведомляет заявителя о месте и времени получения результата предоставления муниципальной услуги.

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений работниками архивной службы, осуществляется должностными лицами архивной службы, участвующими в предоставлении муниципальной услуги, осуществляется путем проведения главным специалистом архивной службы, проверок соблюдения и исполнения положений настоящего административного регламента, иных правовых актов.

4.2. Проверки могут быть плановые (осуществляются на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановые. Проверки могут, осуществляться на основании жалоб заявителей.

4.3. Все должностные лица, участвующие в предоставлении данной муниципальной услуги, несут ответственность за выполнение своих обязанностей и соблюдение сроков выполнения административных процедур.

4.4. Персональная ответственность специалиста закрепляется в его должностной инструкции в соответствии с требованиями законодательства.

4.5. Контроль за предоставлением муниципальной услуги со стороны юридических лиц не предусмотрен.

5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействий) и решений архивной службы и ответственного должностного лица при предоставлении муниципальной услуги в досудебном и судебном порядке.

5.2. Предметом жалобы является решения или действия (бездействия) архивной службы и ответственного должностного лица при предоставлении муниципальной услуги.

5.3. Заявитель имеет право обратиться с жалобой лично или направить обращение в письменной форме или в форме электронного документа главе местной администрации Зольского муниципального района.

5.4. Порядок подачи и рассмотрения жалобы:

5.5. Уполномоченный на рассмотрение жалобы орган отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящих Правил в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы;

5.6. По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю (по желанию заявителя в электронной форме) не позднее дня, следующего за днем принятия решения.

5.7. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, имеющиеся материалы незамедлительно направляются в органы прокуратуры в соответствии с требованиями ч. 9 ст. 11.2 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

5.8. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых ему для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.9. Заявитель имеет право обжаловать в судебном порядке решение, принятое в ходе рассмотрения его жалобы.