Вопрос: Сотрудник московского представительства иностранной компании направляется в командировку в Финляндию по месту нахождения головного офиса. Можно ли выплатить суточные этому сотруднику в российских рублях? Какие документы должны быть им представлены по возвращении? Могут ли оплачиваться в российских рублях подотчетным лицом железнодорожные билеты в Финляндию, приобретенные на территории РФ? Если принимающая сторона - московское представительство в Финляндии будет нести расходы только по найму жилья, не противоречит ли это законодательству РФ в том смысле, что работник не сможет отчитаться за эти расходы по месту работы? ("Финансовая газета. Региональный выпуск", N 28, июль 2002 г.)

Сотрудник московского представительства иностранной компании направляется в служебную командировку в Финляндию по месту нахождения головного офиса. Можно ли выплатить суточные этому сотруднику в российских рублях, а не в евро и какие документы должны быть им представлены по возвращении? Могут ли оплачиваться в российских рублях подотчетным лицом, отправляющимся в командировку, железнодорожные билеты в Финляндию, приобретенные на территории Российской Федерации? Если принимающая сторона - головной офис московского представительства в Финляндии будет нести расходы только по найму жилья командированного сотрудника, не противоречит ли это российскому законодательству в том смысле, что работник не сможет отчитаться за эти расходы по месту работы?

В соответствии со ст.168 Трудового кодекса Российской Федерации в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Согласно п.п.12 п.1 ст.264 НК РФ к расходам на командировки относятся расходы на:

проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта.

В данной ситуации у сотрудника будет только два вида расходов: проезд к месту командировки и суточные. Так как расходы по проживанию несет головной офис, то у сотрудника не будет не только оправдательных документов о проживании, но и расходов по проживанию (в любой валюте). Следовательно, ему не о чем в этой части отчитываться, а организации нет необходимости выдавать ему денежные средства для оплаты проживания.

Расходы по оплате проезда будут произведены в российских рублях, и отчитается сотрудник об этих расходах также в российских рублях. Здесь тоже нет никаких противоречий.

О расходовании суточных работник отчитываться перед организацией не обязан. Она обеспечивает работника по утвержденным нормам денежными средствами для компенсации его расходов при нахождении в командировке, а как работник ими распорядился, для организации значения не имеет. Таким образом, выплата суточных в российских рублях не противоречит законодательству. Они относятся на расходы по производству и реализации в пределах норм.

К авансовому отчету работника, вернувшегося из командировки, прилагаются следующие документы:

1) билеты на транспорт;

2) копия загранпаспорта для подтверждения даты отъезда в командировку и даты возвращения из нее;

3) отчет о выполнении служебного задания (форма N Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата России от 6.04.01 г. N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").

Ю. Кольцов

ООО "ЮВК Аудит"

10 июля 2002 г.

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 28, июль 2002 г.