Приложение N 4. Регламент взаимодействия работников контрактной службы аппарата администрации города Южно-Сахалинска и должностных лиц аппарата администрации города Южно-Сахалинска при осуществлении закупок

Приложение N 4
Утвержден
распоряжением администрации
города Южно-Сахалинска
от 18 мая 2022 г. N 326-р

Регламент взаимодействия работников контрактной службы аппарата администрации города Южно-Сахалинска и должностных лиц аппарата администрации города Южно-Сахалинска при осуществлении закупок

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает порядок взаимодействия работников контрактной службы аппарата администрации города Южно-Сахалинска (далее - контрактная служба) и должностных лиц аппарата администрации города Южно-Сахалинска в целях выполнения функций муниципального заказчика администрацией города Южно-Сахалинска в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Федеральный закон N 44-ФЗ).

Работниками, входящими в состав контрактной службы, являются сотрудники структурных подразделений аппарата администрации города Южно-Сахалинска (далее - Инициаторы закупок) с возложенными по компетенции полномочиями при осуществлении закупок и лицо, уполномоченное на организацию и осуществление закупок аппарата администрации города Южно-Сахалинска (далее - Организатор закупки).

1.2. Работники контрактной службы, Муниципальное казенное учреждение "Управление делами администрации города Южно-Сахалинска" (далее - МКУ УДАГЮС), Департамент централизованных закупок аппарата администрации города Южно-Сахалинска (далее - Уполномоченный орган), Правовой департамент аппарата администрации города Южно-Сахалинска (далее - Правовой департамент) взаимодействуют согласно требованиям Федерального закона N 44-ФЗ, соглашению о взаимодействии администрации города Южно-Сахалинска с Муниципальным казенным учреждением "Управление делами администрации города Южно-Сахалинска" от 13.03.2019 N 029-301; распоряжению администрации города Южно-Сахалинска от 03.12.2018 N 751-р "Об организации судебной работы и исполнения судебных актов" (далее - Распоряжение N 751-р), распоряжению администрации города Южно-Сахалинска от 10.03.2022 N 120-р "Об утверждении Порядка заключения, регистрации, хранения и контроля за исполнением договоров, муниципальных контрактов, соглашений, заключаемых администрацией города Южно-Сахалинска" (далее - Распоряжение N 120-р), распоряжению администрации города Южно-Сахалинска от 25.03.2019 N 177-р "Об утверждении порядка взаимодействия уполномоченного органа и заказчиков городского округа "Город Южно-Сахалинск" при осуществлении полномочий по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее - Распоряжение N 177-р), иных нормативно-правовых актов о контрактной системе в сфере закупок.

1.3. Организация приемки поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги, включая проведение предусмотренной Федеральным законом N 44-ФЗ экспертизы, осуществляется Инициаторами закупок в порядке, установленном настоящим Регламентом.

1.4. Формы документов и требования к составлению приведены в Приложении N 1, N 2, N 3, N 4, N 5, N 6 к настоящему Регламенту и являются неотъемлемой его частью.

2. Порядок взаимодействия работников контрактной службы с МКУ УДАГЮС при планировании закупок

2.1. В течение 3 (трёх) рабочих дней, со дня доведения лимитов бюджетных ассигнований на предстоящий финансовый год и плановый период, Инициаторам закупок необходимо направить в адрес руководителя контрактной службы заявку (форму) для формирования / внесения изменений в план-график закупок, установленную настоящим Регламентом (приложение N 1), с указанием потребности в закупках товаров, работ, услуг.

2.1.1. В заявке указывается:

- источник финансирования;

- планируемый год проведения закупки;

- наименование объекта закупки;

- способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя);

- код(ы) ОКПД 2;

- иные дополнительные данные, необходимые для осуществления закупки.

2.1.2. Заявка подписывается руководителем Инициатора закупки в соответствии со штатным расписанием (далее руководитель Инициатора закупки).

2.1.3. Поступившие заявки проверяются на предмет соответствия их требованиям Федерального закона N 44-ФЗ, корректности и полноте указанных сведений, объему финансовых средств, выделенных Инициаторам закупок.

Выбор способа определения поставщика (исполнителя, подрядчика) Инициатором закупок осуществляется самостоятельно с учетом положений Федерального закона N 44-ФЗ.

2.2. МКУ УДАГЮС в течение 3 (трёх) рабочих дней с момента доведения до администрации города Южно-Сахалинска (далее - Администрация) объема прав в денежном выражении на принятие и (или) исполнение обязательств предоставляет Организатору закупки сведения о доведенных лимитах бюджетных обязательств на очередной финансовый год и плановый период для формирования плана-графика закупок в соответствии с требованиями Федерального закона N 44-ФЗ.

2.3. На основании поступивших заявок Организатором закупки формируется план-график закупок на предстоящий финансовый год и плановый период, который утверждается управляющим делами администрации.

2.4. При формировании плана-графика закупок допускается объединение по решению руководителя контрактной службы заявок различных Инициаторов закупок, содержащих однотипные объекты закупки в одну закупку (лот).

2.5. В случае принятия решения о внесении изменений в заявку после утверждения плана-графика закупок, Инициатор закупки направляет в адрес руководителя контрактной службы соответствующее письменное обращение с приложением данных и информации, подлежащей изменению.

2.6. Внесение изменений в план-график закупок осуществляется Организатором закупки при наличии оснований, установленных Федеральным законом N 44-ФЗ. В случае если в соответствии с планом-графиком закупок определение поставщика осуществляется Уполномоченным органом, изменения в план-график закупок вносятся с учетом сроков осуществления закупок, установленных Постановлением N 177-р.

2.7. В случае возникновения необходимости в закупке товаров, работ, услуг у Инициатора закупки после утверждения и публикации в единой информационной системе в сфере закупок (далее - ЕИС) плана-графика закупок, Инициатор закупки направляет в адрес руководителя контрактной службы заявку в порядке, установленном пунктами 2.1.1. - 2.1.3. настоящего Регламента, при этом включение закупки в план-график закупок и определение срока размещения извещения об осуществлении закупки, документации о закупках (в случае, если Федеральным законом N 44-ФЗ предусмотрена документация о закупке) осуществляется контрактной службой при наличии оснований, установленных Федеральным законом N 44-ФЗ, с учетом положений Постановления N 177-р.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "Постановления N 177-р" имеется в виду "Распоряжения N 177-р"

2.8. Включение новой закупки в план-график закупок осуществляется путем внесения в него соответствующих изменений.

2.9. Изменения в план-график закупок вносятся еженедельно, каждый четверг до 15.00.

3. Порядок взаимодействия работников контрактной службы при осуществлении закупок и МКУ УДАГЮС

3.1. С целью осуществления закупки конкурентными способами определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) Инициаторы закупки направляют в адрес руководителя контрактной службы следующие документы:

- заявку на закупку по форме, установленной настоящим Регламентом (Приложение N 2);

- обоснование начальной (максимальной) цены контракта (далее - НМЦК) в соответствии со статьёй 22 Федерального закона N 44-ФЗ по форме, установленной настоящим Регламентом (Приложение N 3, N 4), с приложением документов (запросы о предоставлении ценовой информации поставщикам (подрядчикам, исполнителям), обладающим опытом поставок соответствующих товаров, работ, услуг, информация о которых имеется в свободном доступе (в частности, опубликована в печати, размещена на сайтах в сети Интернет) в количестве не менее 5 штук (при необходимости) и коммерческих предложений в количестве не менее 3 штук), на основании которых выполнен предварительный расчет, или снимков экрана ("скриншот"), содержащих изображения соответствующих страниц сайтов в сети Интернет с указанием даты и времени их формирования.

- описание объекта закупки (техническое задание) по форме, установленной настоящим Регламентом (Приложение N 5), сравнительную таблицу (при необходимости).

Инициаторы закупок несут персональную ответственность за выбор метода обоснования НМЦК, способ получения источника формирования НМЦК, достоверность сведений и произведенные расчеты в формировании НМЦК.

Инициаторы закупок несут персональную ответственность за достоверность сведений и произведенные расчеты в описании объекта закупки (техническом задании).

3.1.1. На основании поступивших от Инициаторов закупок и включенных в план-график заявок, Организатор закупки осуществляет подготовку проекта контракта и согласование в соответствии с порядком, установленным Распоряжением N 120-р. На основании положительного согласования Организатор закупки формирует предварительную заявку на закупку в программном комплексе "Бюджет-СМАРТ", заявку на закупку в РИС WEB-Торги-КС для согласования и дальнейшего размещения в ЕИС Уполномоченным органом.

3.1.2. Уполномоченный орган размещает в ЕИС извещения об осуществлении закупок, документацию о закупках (в случае, если Федеральным законом N 44-ФЗ предусмотрена документация о закупке) протоколы, в сроки, установленные Федеральным законом N 44-ФЗ, осуществляет иные функции и полномочия при осуществлении закупок в соответствии с Федеральным законом N 44-ФЗ.

3.1.3. В случае получения запроса от участника закупки о разъяснении положений извещения об осуществлении закупок, документации о закупках (в случае, если Федеральным законом N 44-ФЗ предусмотрена документация о закупке), направленного в отношении описания объекта закупки (технического задания), в день поступления запроса Организатор закупки направляет его Инициатору закупки.

В течение 1 (одного) рабочего дня, следующего за днем получения запроса, Инициатор закупки готовит соответствующие разъяснения и направляет их в Уполномоченный орган. Разъяснения должны быть подписаны руководителем Инициатора закупки.

3.1.4. Внесение изменений в извещение об осуществлении закупок, документацию о закупках (в случае, если Федеральным законом N 44-ФЗ предусмотрена документация о закупке), а также отмена закупки в сроки и по основаниям предусмотренным Федеральным законом N 44-ФЗ осуществляется на основании уведомления, направленного руководителем Инициатора закупки в адрес руководителя контрактной службы.

3.2. С целью осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), в соответствии с частью 1 статьи 93 Федерального закона N 44-ФЗ, за исключением пункта 25 части 1 статьи 93 Федерального закона N 44-ФЗ, Инициаторы закупки направляют в адрес руководителя контрактной службы следующие документы:

- обоснование закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) по установленной форме Регламента (Приложение N 6) с приложением документов (коммерческих предложений в количестве не менее 3 штук), на основании которых выбран поставщик (подрядчик, исполнитель), или снимков экрана ("скриншот"), содержащих изображения соответствующих страниц сайтов в сети Интернет с указанием даты и времени их формирования;

- описание объекта закупки по установленной форме Регламента (Приложение N 5);

- документы предусмотренные частью 4 статьи 93 Федерального закона N 44-ФЗ (при необходимости).

3.3. При осуществлении закупки на основании выставленного поставщиком (исполнителем, подрядчиком) счета, когда оформление контракта в письменной форме в соответствии с положением Федерального закона N 44-ФЗ не требуется, Инициаторы закупки направляют в адрес руководителя контрактной службы обоснование закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) по установленной форме Регламента (Приложение N 6) с приложением документов (коммерческих предложений в количестве не менее 3 штук), на основании которых выбран поставщик (подрядчик, исполнитель), или снимков экрана ("скриншот"), содержащих изображения соответствующих страниц сайтов в сети Интернет с указанием даты и времени их формирования.

3.3.1. Инициатор закупки направляет посредством системы электронного документооборота (далее - СЭД) служебную записку (далее - СЛЗ) управляющему делами администрации.

3.3.2. Сотрудник МКУ УДАГЮС посредством СЭД или нарочно передает согласованный должностными лицами счет с отметкой о наличии бюджетных ассигнований Организатору закупки для регистрации в реестре закупок малого объема и последующей его передачи на оплату в МКУ УДАГЮС.

Регистрация в реестре закупок малого объема осуществляется только при наличии лимитов на осуществление таких закупок, определяемых МКУ УДАГЮС в соответствии с требованиями Федерального закона N 44-ФЗ.

3.4. Организатор закупки обеспечивает заключение контрактов в сроки, установленные Федеральным законом N 44-ФЗ, путем их подписания (ЕИС, бумажный носитель) уполномоченными должностными лицами на основании правового акта Администрации о передаче права подписи договоров, соглашений, муниципальных контрактов, заключаемых от имени администрации города Южно-Сахалинска.

3.5. Внесение изменений в контракты (в сведения о контрактах) по соглашению сторон, расторжение контрактов, по основаниям указанным в Федеральном законе N 44-ФЗ, осуществляется Организатором закупки только на основании направленных СЛЗ Инициаторов закупок в адрес руководителя контрактной службы. При этом Инициаторы закупок предоставляют акт сверки расчетов, отображающий расчеты сторон по контракту за период исполнения контракта до момента его расторжения.

3.6. В течение 3 (трёх) рабочих дней с даты заключения, изменения, расторжения контракта, Организатор закупки направляет копию контракта в электронном виде Инициатору закупки, сотруднику МКУ УДАГЮС, ответственным за осуществление данной закупки, и формирует дело закупки в электронной папке (.ys.local Документы Аппарат Контрактная служба Муниципальные контракты).

Дело закупки дополняется по мере формирования и поступления документов, относящихся к данной закупке. Документами, входящими в дело закупки являются: информация о заключенном контракте (его изменении); контракт и приложения к нему; лист согласования; распоряжение управляющего делами администрации "О закреплении ответственных исполнителей"; платежные поручения; независимая гарантия, документы о приемке; сертификаты; техническая документация; дополнительные соглашения; переписка, иные документы.

4. Порядок взаимодействия работников контрактной службы с МКУ УДАГЮС и Правовым департаментом при приемке товаров, работ, услуг

4.1. Приемка результатов отдельного этапа исполнения контракта, а также поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги осуществляется в порядке и в сроки, которые установлены контрактом, и оформляется документом о приемке, который подписывается заказчиком.

Подписание документа о приемке осуществляется уполномоченными должностными лицами на основании правового акта Администрации о передаче права подписи договоров, соглашений, муниципальных контрактов, заключаемых от имени администрации города Южно-Сахалинска.

4.1.1. При исполнении контракта, заключенного по результатам проведения электронных процедур приемка результатов отдельного этапа исполнения контракта, а также поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги осуществляется в соответствии с частью 13 статьи 94 Федерального закона N 44-ФЗ. Документ о приемке подписывается усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика.

4.2. Приемка поставляемого товара, результатов работ, услуг осуществляется заказчиком в месте и в сроки, установленные контрактом.

4.2.1. В случае установления требования об обеспечении гарантийных обязательств - оформление документа о приемке (за исключением отдельного этапа исполнения контракта) поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги осуществляется после предоставления поставщиком (подрядчиком, исполнителем) такого обеспечения в соответствии с Федеральным законом N 44-ФЗ в порядке и в сроки, которые установлены контрактом.

4.3. При приемке товаров, работ, услуг заказчик, обязан осуществить проверку поставленного товара, результата выполненных работ, услуг по количеству (объему) и качеству согласно условиям контракта, а также проверить наличие необходимых документов, подтверждающих качество товара, в том числе наличие сертификатов, гарантийных талонов, инструкций и иных документов, указанных в контракте.

4.4. В случае несоответствия поставленного товара, результата работы, услуги количеству (объему) и качеству, установленному контрактом, а также в случае отсутствия необходимых в соответствии с контрактом документов, заказчик направляет поставщику (подрядчику, исполнителю) мотивированный отказ от приемки с указанием выявленных недостатков поставленного товара, результата работы, услуги с указанием сроков их исправления.

4.5. В случае несоответствия поставленного товара, результата работы, услуги по количеству (объему) и качеству, указанному в контракте, заключенному по результатам проведения электронных процедур, заказчик в ЕИС может сформировать уведомление об уточнении и направить поставщику (подрядчику, исполнителю). Поставщик (подрядчик, исполнитель) внесет изменения в документ о приемке и направит новую версию в ЕИС. При отсутствии претензий заказчик заполняет и подписывает электронный документ в ЕИС.

4.5.1. При формировании электронного акта о частичной приемке заказчик прикрепляет, подписанные документы (акт о частичной приемке, мотивированный отказ от приемки) и направляет поставщику (подрядчику, исполнителю). При отсутствии ошибок, в полученном от поставщика (подрядчика, исполнителя) корректировочном документе, заказчик подписывает корректировочный документ о приемке.

4.5.2. При формировании электронного акта об отказе в приемке заказчик прикладывает к электронному документу сканированный вид бумажного варианта отказа ( например: заявление об отказе от приемки поставленных товаров). Если поставщик (подрядчик, исполнитель) решит, что отказ обоснованный, заказчик получит новый передаточный документ в ЕИС. Если отказ обжалуют, в Реестре документов об исполнении контракта появится документ в статусе "Получено уведомление о намерении обжаловать отказ".

4.6. При невозможности разрешения спора Инициатор закупки посредством СЭД направляет пакет документов для проведения претензионной работы с поставщиком (исполнителем, подрядчиком) в адрес руководителя контрактной службы.

По материалам, подготовленным работниками контрактной службы, сотрудники Правового департамента представляют интересы Инициаторов закупок при рассмотрении дел в Арбитражных судах о взыскании неустойки (штрафа, пени) по заключенным контрактам, о расторжении контракта и иным спорам.

4.7. В случае соответствия поставленного товара, результата работы, услуги количеству (объему) и качеству, установленному контрактом, заказчик делает в документах о приемке отметку о приемке товара, результата работы, услуги и об отсутствии претензий к поставщику (исполнителю, подрядчику) по количеству и качеству, указывает дату приемки.

4.7.1. В случае электронной приемки поставленного товара, результата работы, услуги заказчик согласовывает документ о приемке, подписанный усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика.

4.7.2. Инициатор закупки осуществляет формирование и подготовку пакета документов:

- оригиналы документов о приемке/ их печатная форма (в случае заключения контрактов по результатам проведения электронных процедур);

- информация об обеспечении гарантийных обязательств (при установлении требования Инициатором закупки);

- иные документы, указанные в контракте.

4.7.3. Указанные в подпункте 4.7.2. Регламента документы в течение 1 (одного) рабочего дня, следующего за днем приемки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, подлежат передаче посредством СЭД для:

- организации оплаты по контракту в МКУ УДАГЮС;

- для осуществления контроля за исполнением контрактов в реестре контрактов, заключенных заказчиками в соответствии со статьёй 104 Федерального закона N 44-ФЗ Организатору закупки.

4.8. Документы о приемке в обязательном порядке должны быть согласованы и пописаны заказчиком в соответствии с правовым актом Администрации о передаче права подписи договоров, соглашений, муниципальных контрактов, заключаемых от имени администрации города Южно-Сахалинска.

4.9. Руководитель контрактной службы своим решением вправе создать Приемочную комиссию по отдельному заключенному контракту для осуществления приемки товаров (работ, услуг) особой сложности и проверки таких товаров (работ, услуг) на соответствие количеству, комплектности, объему, качеству и иным требованиям, предусмотренным контрактом. В состав такой комиссии должно входить не менее пяти человек, при этом не менее двух человек от Инициатора закупки.

4.10. Заказчик вправе не отказывать в приемке поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги по контракту в случае выявления несоответствия этих товара (работ, услуг) условиям контракта, если выявленное несоответствие не препятствует приемке этих товара (работ, услуг) или устранено поставщиком (подрядчиком, исполнителем).

4.11. Заказчик в сроки, установленные Федеральным законом N 44-ФЗ направляет информацию об исполнении контрактов в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий правоприменительные функции по казначейскому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, в целях ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками.

5. Порядок взаимодействия работников контрактной службы с МКУ УДАГЮС при оплате контрактов

5.1. Инициатор закупки:

5.1.1. По факту приёмки товаров, работ, услуг по контрактам осуществляет передачу документов в соответствии с подпунктом 4.7.3. настоящего Регламента в МКУ УДАГЮС и Организатору закупки.

5.2. МКУ УДАГЮС:

5.2.1. Предоставляет Организатору закупки информацию о произведенных платежах (включая информацию о дате и номере платежного поручения) по контрактам в срок не более 1 (одного) рабочего дня с даты проведения оплаты в целях своевременного формирования и опубликования в ЕИС документов и сведений об исполнении контрактов.

5.2.2. Осуществляет оплату поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги по контракту путем перечисления денежных средств поставщику (подрядчику, исполнителю) в сроки, установленные контрактом на основании документов, переданных Инициатором закупки.

5.2.3. Осуществляет возврат денежных средств, поступивших на специальный счет Администрации в качестве обеспечения исполнения контрактов, обеспечения гарантийных обязательств в порядке и сроки, установленные контрактом.

5.3. Организатор закупки:

5.3.1. Осуществляет формирование и опубликование документов и сведений об исполнении контрактов в ЕИС на основании информации о произведенной оплате по контрактам, представленной МКУ УДАГЮС.

5.3.2. Осуществляет формирование изменений в план-график закупок по образовавшейся экономии.

6. Порядок проведения экспертизы при осуществлении приемки товаров, работ, услуг

6.1. Для проверки поставленного товара, результатов работ, услуг в части их соответствия условиям контракта Инициатор закупки обязан провести экспертизу.

6.2. Экспертиза на соответствие поставленного товара, результатов работ, услуг проводится во время приемки товара, результата работы, услуги и заключается в их проверке на соответствие количеству (объему) и качеству, определенному условиями контракта, ответственным за приемку лицом Инициатора закупки.

6.3. Заключение по результатам экспертизы при её проведении в виде отдельного документа не оформляется, за исключением осуществления приемки товаров, работ, услуг Приемочной комиссией, созданной в соответствии с пунктом 4.9 настоящего Регламента.

6.4. Документом, подтверждающим проведение экспертизы товаров, работ, услуг, является документ о приемке, оформляемый в соответствии с пунктом 4.7 и подпунктом 4.7.1. настоящего Регламента.

6.5. В случае несоответствия поставленного товара, результата работы, услуги требованиям контракта, подтверждением проведения экспертизы является мотивированный отказ от приемки товаров, работ, услуг или претензия, составленные в письменной форме для направления поставщику (исполнителю, подрядчику).