Распоряжение Администрации г. Комсомольска-на-Амуре Хабаровского края от 24 апреля 2020 г. N 195-ра "Об утверждении Положения о постоянно действующей экспертной комиссии администрации города Комсомольска-на-Амуре" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение Администрации г. Комсомольска-на-Амуре Хабаровского края от 24 апреля 2020 г. N 195-ра
"Об утверждении Положения о постоянно действующей экспертной комиссии администрации города Комсомольска-на-Амуре"

В соответствии со статьей 23 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ, руководствуясь постановлением главы города от 16 августа 2013 г. N 150 "О муниципальных правовых актах главы города Комсомольска-на-Амуре и муниципальных правовых актах администрации города Комсомольска-на-Амуре":

1. Утвердить:

1.1. Прилагаемое Положение о постоянно действующей экспертной комиссии администрации города Комсомольска-на-Амуре.

1.2. Состав постоянно действующей экспертной комиссии администрации города Комсомольска-на-Амуре согласно приложению.

Глава города

А.В. Жорник

Положение
о постоянно действующей экспертной комиссии администрации города Комсомольска-на-Амуре
(утв. распоряжением администрации города Комсомольска-на-Амуре от 24 апреля 2020 г. N 195-ра)

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия администрации города Комсомольска-на-Амуре (далее по тексту - ЭК) создается в целях:

- организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в Муниципальное архивное учреждение "Комсомольский-на-Амуре городской архив" (далее по тексту - муниципальный архив), уничтожения документов с истекшими сроками хранения, образующихся в процессе деятельности администрации города Комсомольска-на-Амуре;

- учета, хранения и отчетности о расходовании бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.

1.2. ЭК является совещательным органом. Функции, права и организация работы ЭК определяются настоящим Положением о постоянно действующей экспертной комиссии администрации города Комсомольска-на-Амуре (далее по тексту - Положение).

Положение об ЭК утверждается распоряжением администрации города Комсомольска-на-Амуре.

Решения ЭК оформляются протоколом и вступают в силу после утверждения председателем ЭК.

Председателем ЭК является заместитель главы администрации города - начальник Управления информационных технологий и связи администрации города Комсомольска-на-Амуре (далее по тексту - заместитель главы администрации города).

Председатель ЭК несет ответственность за своевременное предоставление номенклатуры дел, описей дел по личному составу и личных дел уволенных работников на рассмотрение в муниципальный архив для согласования экспертно-проверочной комиссией (далее по тексту - ЭПК), для утверждения описей дел постоянного срока хранения экспертно-проверочной методической комиссией (далее по тексту - ЭПМК) Комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края, своевременную передачу дел на постоянное хранение в муниципальный архив.

Заместителем председателя ЭК является начальник общего отдела администрации города Комсомольска-на-Амуре.

Секретарем ЭК является лицо, ответственное за ведение делопроизводства и архива администрации города Комсомольска-на-Амуре, назначенное распоряжением администрации города Комсомольска-на-Амуре.

Состав ЭК утверждается распоряжением администрации города Комсомольска-на-Амуре.

В состав ЭК входят работники:

- сектора управления документацией общего отдела администрации города Комсомольска-на-Амуре;

- сектора по работе с обращениями граждан общего отдела администрации города Комсомольска-на-Амуре;

- отдела бухгалтерии администрации города Комсомольска-на-Амуре;

- отдела кадровой и муниципальной службы администрации города Комсомольска-на-Амуре;

- Управления информационных технологий и связи администрации города Комсомольска-на-Амуре;

- отделов записи актов гражданского состояния Центрального и Ленинского округов администрации города Комсомольска-на-Амуре.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- иными законодательными актами Российской Федерации, Хабаровского края, муниципальными правовыми актами;

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526;

- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 (далее - Перечень);

- нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства;

- Уставом городского округа города Комсомольска-на-Амуре Хабаровского края;

- Инструкцией по делопроизводству в администрации города Комсомольска-на-Амуре;

- Инструкцией по делопроизводству в отделах записи актов гражданского состояния администраций муниципальных образований Хабаровского края;

- Регламентом администрации города Комсомольска-на-Амуре;

- настоящим Положением.

2. Основные функции ЭК

ЭК выполняет следующие функции:

2.1. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов в администрации города Комсомольска-на-Амуре для дальнейшего хранения и уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

2.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов структурных подразделений администрации города Комсомольска-на-Амуре, подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел администрации города Комсомольска-на-Амуре.

2.3. Принимает решение о согласовании и представляет:

2.3.1. На утверждение ЭПМК комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края, а затем на утверждение главе города Комсомольска-на-Амуре описи дел постоянного срока хранения.

2.3.2. На согласование ЭПК в муниципальный архив, а затем на утверждение главе города Комсомольска-на-Амуре:

- описи дел по личному составу;

- описи личных дел уволенных работников;

- номенклатура дел;

- положение об экспертной комиссии администрации города Комсомольска-на-Амуре;

- инструкцию по делопроизводству в администрации города Комсомольска-на-Амуре.

2.3.3. На рассмотрение в муниципальный архив:

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения;

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем.

2.3.4. На утверждение главе города Комсомольска-на-Амуре:

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- акты об утрате документов.

2.3.5. На утверждение заместителю главы администрации города:

- годовые планы работы экспертной комиссии;

- годовые планы мероприятий по формированию и обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы;

- годовые отчеты выполнения мероприятий по формированию и обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы.

2.4. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов, образующихся в процессе деятельности администрации города Комсомольска-на-Амуре.

2.5. Оказывает методическую помощь работникам администрации города Комсомольска-на-Амуре по вопросам работы с документами.

3. Права ЭК

ЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации работникам администрации города Комсомольска-на-Амуре по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений администрации города Комсомольска-на-Амуре упорядочения и оформления документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу и предоставления письменного объяснения в случае их отсутствия.

3.3. Запрашивать у руководителей структурных подразделений администрации города Комсомольска-на-Амуре:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу;

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

- номенклатуру дел структурного подразделения;

- опись дел постоянного срока хранения структурного подразделения;

- акты об уничтожении дел с истекшими сроками хранения.

3.4. Заслушивать на своих заседаниях работников администрации города Комсомольска-на-Амуре о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.5. Приглашать на свои заседания в качестве консультантов представителей муниципального архива.

3.6. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки документы и дела, сформированные и оформленные с нарушением Правил работы архивов организаций.

3.7. Информировать главу города Комсомольска-на-Амуре по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4. Организация работы ЭК

4.1. ЭК осуществляет свою деятельность в соответствии с годовым планом работы, утвержденным заместителем главы администрации города.

4.2. ЭК взаимодействует с муниципальным архивом, с ЭПК муниципального архива, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

4.4. На очередное заседание ЭК приглашаются члены ЭК по вопросам, входящим в их компетенцию.

4.5. На очередном заседании ЭК обязательно присутствует председатель ЭК (в его отсутствие - заместитель председателя ЭК) и работник сектора управления документацией общего отдела администрации города Комсомольска-на-Амуре.

4.6. Заседание ЭК считается состоявшимся, если на нем присутствует более половины состава членов ЭК.

4.7. Протоколы заседания ЭК подписываются председателем ЭК и секретарем ЭК, во время отсутствия председателя ЭК протоколы подписываются заместителем председателя ЭК и секретарем.

4.8. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

4.9. Подготовка материалов к очередному заседанию ЭК, ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.