Приложение. Регламент префектуры Северо-Восточного административного округа города Москвы

Приложение
к распоряжению префектуры
от 29 апреля 2022 г.
N 01-18-191

Регламент
префектуры Северо-Восточного административного округа города Москвы

1. Общие положения

1.1. Префектура Северо-Восточного административного округа (далее - префектура СВАО) - территориальный орган исполнительной власти города Москвы, подведомственный Правительству Москвы.

Префектура СВАО в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, Уставом города Москвы, законами и иными правовыми актами города Москвы.

Префектура СВАО осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами власти, органами государственной власти города Москвы, органами местного самоуправления.

Префектура СВАО во взаимоотношениях с территориальными органами исполнительной власти, отраслевыми и функциональными органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами и гражданами представляет интересы Правительства Москвы в пределах своей компетенции.

1.2. Статус, полномочия, порядок назначения, принципы и гарантии деятельности должностных лиц и сотрудников префектуры определены Уставом города Москвы, Законом города Москвы "О государственной гражданской службе города Москвы", Положением о префектуре административного округа города Москвы, положениями о структурных подразделениях префектуры и другими нормативными правовыми актами.

1.3. Регламент префектуры определяет порядок организационного, документационного, информационного обеспечения деятельности префектуры.

1.4. Требования настоящего Регламента распространяются на все документы префектуры и обязательны для всех должностных лиц, государственных гражданских служащих и других работников префектуры, управ районов и подведомственных учреждений при работе с документами префектуры.

1.5. Несоблюдение требований Регламента префектуры должностными лицами, государственными гражданскими служащими и другими работниками префектуры, управ районов влечет дисциплинарную ответственность работника, установленную законодательством Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами города Москвы.

2. Организация работы префектуры

2.1. Планирование работы префектуры.

2.1.1. Планирование работы префектуры осуществляется на основе программы комплексного развития округа на год (далее - Программа), а также планов работы на неделю.

2.1.2. Подготовка Программы на предстоящий год осуществляется управлением экономики префектуры на основе предложений заместителей префекта по соответствующим направлениям деятельности. Ответственность за реализацию Программы возлагается на заместителей префекта.

2.1.3. План работы префектуры формируется организационным управлением префектуры.

2.2. Подготовка и проведение заседаний Коллегии префектуры.

2.2.1. Коллегия префектуры (далее - Коллегия) создается в соответствии с действующим Положением о префектуре административного округа города Москвы.

2.2.2. Коллегия рассматривает основные вопросы деятельности префектуры и подведомственных ей организаций.

2.2.3. Положение о Коллегии префектуры административного округа и ее состав утверждаются распоряжением префектуры административного округа. В состав Коллегии могут входить заместители префекта, руководитель аппарата префектуры, главы управ районов, руководители структурных подразделений префектуры, территориальных подразделений отраслевых и функциональных органов исполнительной власти города Москвы.

2.2.4. Заседания Коллегии проводятся 1 раз в квартал.

2.2.5. Вопросы к заседанию Коллегии выносятся в соответствии с квартальным планом работы префектуры на основании повестки дня по форме приложения 1 к Регламенту префектуры. Изменения в повестку дня заседания Коллегии вносятся префектом.

2.2.6. В заседании Коллегии могут участвовать с правом совещательного голоса должностные лица Правительства Москвы, органов исполнительной власти города Москвы, депутаты Московской городской Думы и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, прокурор (заместитель прокурора) округа. По согласованию с префектом для участия в заседаниях Коллегии могут приглашаться руководители предприятий, учреждений и организаций, общественных объединений, органов местного самоуправления и другие заинтересованные в обсуждении рассматриваемых вопросов лица.

В заседании Коллегии могут принимать участие глава муниципального округа, заместитель председателя Совета депутатов муниципального округа, глава администрации/руководитель аппарата муниципального округа.

На заседании могут присутствовать представители средств массовой информации.

2.2.7. По решению префекта Коллегия может проводить выездные заседания.

2.2.8. Материалы по вопросам, рассматриваемым на заседаниях Коллегии, исполнитель, ответственный за подготовку вопроса, представляет за 7 дней до заседания в сектор по работе с распорядительными документами и оформления протоколов. В состав представляемых материалов ходит проект распоряжения префектуры по рассматриваемому вопросу. Вместе с материалами представляется список лиц, приглашенных на заседание Коллегии (фамилия, имя, отчество и занимаемая должность пишутся полностью) и список предварительно записавшихся выступающих.

Если по представленным материалам имеются замечания, документы возвращаются на доработку исполнителю.

2.2.9. Вопросы, по которым материалы не представлены в установленный срок, считаются неподготовленными и на заседание Коллегии не выносятся.

В этом случае ответственный за подготовку вопроса готовит докладную записку на имя префекта с объяснением причин и предложением о переносе срока рассмотрения вопроса.

2.2.10. Оповещение членов Коллегии о дне, времени проведения и повестке дня заседания Коллегии осуществляет управление по работе с документами префектуры.

Оповещение лиц, приглашенных на заседание Коллегии по различным вопросам, осуществляют структурные подразделения префектуры, ответственные за подготовку вопроса.

Все организационные вопросы, связанные с подготовкой к заседанию Коллегии, контролирует управление префекта.

Регистрацию участников заседания Коллегии осуществляет управление по работе с документами.

2.2.11. По результатам Коллегии оформляется распоряжение префектуры в срок не более 7 рабочих дней после заседания, если иной срок не был установлен непосредственно в ходе заседания Коллегии.

Контроль за выпуском распоряжений префектуры по итогам заседания Коллегии осуществляет управление по работе с документами.

2.2.12. На заседаниях Коллегии ведется протокол. Ведение протокола, его последующее оформление возлагается на управление префекта.

Протокол Коллегии утверждается префектом.

Оформление протокола и его представление на подпись префекту осуществляется в течение трех рабочих дней со дня заседания Коллегии.

Контроль выполнения поручений по протоколу заседания Коллегии осуществляется управлением по работе с документами.

2.3. Подготовка и проведение оперативных совещаний префекта.

2.3.1. Целью проведения префектом округа или должностным лицом, официально его замещающим, оперативных совещаний является принятие решений по текущим вопросам жизнеобеспечения округа, контроль за выполнением правовых актов Мэра Москвы и Правительства Москвы, правовых актов префектуры, поручений префекта.

2.3.2. Оперативные совещания проводятся префектом по пятницам с участием глав управ районов, руководителей территориальных подразделений отраслевых и функциональных органов исполнительной власти города Москвы, расположенных на территории округа, и с приглашением руководителей структурных подразделений префектуры, представителей учреждений, находящихся в ведомственном подчинении префектуры.

Вопросы на оперативных совещаниях рассматриваются в соответствии с повесткой дня.

Повестка дня оперативного совещания формируется управлением префекта с учетом предложений заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, руководителей территориальных подразделений отраслевых и функциональных органов исполнительной власти города Москвы, глав управ районов и утверждается префектом.

2.3.3. Подготовка информационных, статистических и других материалов по тому или иному вопросу повестки дня оперативного совещания осуществляется тем подразделением префектуры, которое непосредственно отвечает за подготовку вопроса.

Материал к оперативному совещанию представляется ответственными за подготовку вопросов в управление префекта до 17.00 в день, предшествующий совещанию.

Ответственным за подготовку вопроса обеспечивается проверка на оборудовании видеопрезентации перед началом совещания.

Контроль за подготовкой материалов к оперативному совещанию осуществляется управлением префекта.

Список лиц, приглашенных на рассмотрение соответствующего вопроса на оперативном совещании, составляется ответственными за его подготовку и представляется в управление префекта до 17.00 в день, предшествующий совещанию.

2.3.4. Оповещение лиц, приглашенных на оперативное совещание, осуществляется в следующем порядке:

- приглашение глав управ и руководителей структурных подразделений возлагается на управление префекта;

- приглашение лиц, участие которых необходимо при рассмотрении соответствующего вопроса, возлагается на структурное подразделение префектуры, ответственное за его подготовку.

Факсограммы с приглашениями, подписанные префектом, заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры, направляются участникам совещания не позднее чем за два дня до проведения совещания.

Регистрацию участников оперативного совещания проводит управление по работе с документами.

По результатам оперативного совещания управлением префекта оформляется протокол, который утверждается префектом или лицом, официально его замещающим.

В протоколах указываются: номер протокола, дата проведения совещания или заседания, отмечается, кто присутствовал; записываются рассмотренные вопросы и фамилии выступивших по ним. Ход обсуждения не записывается, но отдельно по каждому вопросу полностью излагаются поручения с указанием органа (организации), должностного лица, которым дается поручение, а также его сроков исполнения.

Протокол оперативного совещания оформляется, представляется на подпись префекту и рассылается в срок не более трех рабочих дней со дня проведения оперативного совещания.

Оформленные протоколы оперативных совещаний, проводимых префектом, регистрируются в управлении по работе с документами.

2.3.5. Оперативные совещания префекта с заместителями префекта по текущим вопросам проводятся еженедельно по понедельникам.

Протокол оперативного совещания, проводимого префектом с заместителями префекта, ведется и оформляется управлением префекта в срок не более трех рабочих дней с момента проведения совещания.

2.3.6. Организация контроля за выполнением поручений префекта, данных на оперативных совещаниях и совещаниях с заместителями префекта:

2.3.6.1. Контроль за исполнением поручений префекта, данных на оперативных совещаниях и совещаниях, проводимых префектом с заместителями префекта, осуществляется заместителями префекта и руководителями структурных подразделений префектуры по принадлежности вопросов.

Общий контроль за исполнением поручений по протоколам оперативных совещаний осуществляет управление префекта, которое еженедельно представляет префекту информацию о результатах исполнения поручений.

2.3.6.2. Сроки исполнения протокольных поручений определены, как правило, в протоколе и исчисляются с даты проведения совещания.

Если срок исполнения поручения, данного на оперативном совещании (совещании с заместителями префекта) не указан, то сотрудники управления по работе с документами (далее - кураторы) определяют срок исполнения поручения.

2.3.6.3. В случае отсутствия на совещании исполнителя, которому дано поручение, кураторы протоколов обязаны довести до его сведения поручение.

2.3.6.4. Решение о продлении срока исполнения протокола или отдельных поручений по протоколу принимает префект на основе аргументированного обоснования заместителя префекта, ответственного за исполнение данного поручения.

2.3.6.5. Решение о снятии протокола (отдельного поручения по протоколу) оперативного совещания, совещания с заместителями префекта с контроля в связи с его выполнением, проведением повторного совещания, изданием соответствующего правового акта принимает префект руководитель аппарата префектуры, если вопрос не требует доклада префекту.

2.4. Организация совещаний, проводимых руководителями префектуры, заседаний комиссий, советов, штабов, рабочих групп и иных.

2.4.1. Заседания комиссий, советов, штабов и рабочих групп проводятся в соответствии с периодичностью, предусмотренной Положением о комиссии, совете, штабе и рабочей группе или регламентом их работы.

При их планировании следует учитывать регламентные мероприятия, а также следующие дни, установленные для проведения окружных мероприятий:

- понедельник (с 16.00);

- среда (с 8.00 до 15.00);

- пятница (с 8.00 до 15.00).

Не допускается проведение заседаний комиссий, советов, штабов и групп, положения о которых и составы которых не утверждены соответствующими распоряжениями префектуры и правовыми актами Мэра Москвы и Правительства Москвы.

Информация о планируемых совещаниях, заседаниях, семинарах (независимо от периодичности их проведения) включается в План мероприятий префектуры на предстоящую неделю. Предложения в план представляются в Организационное управление префектуры еженедельно руководителями структурных подразделений префектуры (по согласованию с заместителями префекта и руководителем аппарата префектуры соответственно).

2.4.2. В префектуре действует единый порядок приглашения на совещания и заседания, проводимые руководителями префектуры.

2.4.3. Приглашения на совещания оформляются факсограммами, подписанными префектом, заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры, начальником управления префекта.

Руководители структурных подразделений префектуры такими полномочиями не наделяются.

На совещаниях, проводимых префектом, присутствуют главы управ или должностные лица, исполняющие их обязанности. На иные совещания главы управ районов вправе направлять заместителей глав управ, руководителей структурных подразделений управ или специалистов, уполномоченных рассматривать данные вопросы.

2.4.4. Все приглашения на совещания направляются только в адрес главы управы района, руководителей территориальных подразделений отраслевых и функциональных органов исполнительной власти города Москвы.

Уведомление о проводимых совещаниях направляются не позднее чем за два дня до их проведения, в том числе и в адрес органов исполнительной власти города Москвы.

Исходящие факсограммы, подписанные префектом и руководителем аппарата префектуры, регистрируются в управлении по работе с документами.

Исходящие факсограммы, подписанные заместителями префекта, регистрируются в структурном подразделении префектуры, ответственном за подготовку совещания.

В тексте факсограммы обязательно указывается конкретный перечень участников совещания, а также контактный телефон исполнителя соответствующего структурного подразделения префектуры, подготовившего факсограмму.

2.4.5. Протоколирование тематических совещаний, проводимых префектом, осуществляется специалистами структурных подразделений префектуры, ответственными за их подготовку по принадлежности вопроса.

Протоколирование совещаний, проводимых заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры, осуществляется специалистами структурных подразделений префектуры, находящихся в непосредственном их подчинении.

Протоколирование заседаний комиссий, советов, штабов и рабочих групп осуществляется их секретарями.

Протоколирование объездов префектом территории округа осуществляется:

- в рабочее время - специалистами структурных подразделений префектуры, в компетенции которых рассматриваемые вопросы;

- по субботам - специалистами управления префекта.

2.4.6. Протоколы совещаний и заседаний утверждаются префектом или заместителем префекта, проводившим данное совещание, либо лицом, председательствовавшим на заседании комиссии, совета, штаба, рабочей группы.

Протоколы совещаний, проводимых префектом, в обязательном порядке визируются начальником управления префекта или лицом, исполняющим его обязанности.

2.4.7. Протоколы совещаний и заседаний оформляются и рассылаются всем участникам совещания (членам комиссии, совета, штаба, рабочей группы) в трехдневный срок.

Контроль за выполнением поручений по протоколам совещаний и заседаний, указанных в пункте 2.4 настоящего Регламента, осуществляется руководителем структурного подразделения префектуры по принадлежности либо руководителем комиссии, совета, штаба, рабочей группы.

Подлинники протоколов совещаний, проводимых префектом, хранятся в управлении по работе с документами до сдачи их в архив в соответствии с номенклатурой дел.

Подлинники протоколов совещаний, проводимых заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры, хранятся в соответствующем подразделении префектуры до сдачи их в архив в соответствии с номенклатурой дел.

Подлинники протоколов заседаний комиссий, советов, штабов, рабочих групп и других формирований хранятся у секретаря соответствующего общественного формирования до сдачи их в архив в соответствии с номенклатурой дел.

2.4.8. Организационные вопросы, связанные с подготовкой к совещанию, возлагаются на структурное подразделение префектуры согласно теме совещания.

2.5. Подготовка организационных мероприятий и материалов к совещаниям у Мэра Москвы.

2.5.1. Обеспечение координации действий в аппарате префектуры по подготовке организационных мероприятий и материалов к оперативным совещаниям у Мэра Москвы, а также взаимодействие с Управлением Мэра Москвы возлагается на сектор оперативного контроля.

Материал докладывается префекту заведующим сектором оперативного контроля.

2.5.2. Обеспечение координации действий в аппарате префектуры по подготовке организационных мероприятий и материалов к тематическим совещаниям у Мэра Москвы, контроль за выполнением поручений, содержащихся в протоколах совещаний, а также взаимодействие с Управлением Мэра Москвы возлагается на профильное структурное подразделение префектуры.

Материал к тематическому совещанию представляется ответственными за подготовку вопросов в управление префекта до 15.00 в день, предшествующий совещанию.

2.5.3. Персональная ответственность за своевременность и качество подготовки материалов для рассмотрения на совещаниях у Мэра Москвы, а также за обеспечение безусловного выполнения протокольных поручений и представление соответствующей информации в управление префекта в установленный срок возлагается на заместителей префекта по закрепленным направлениям деятельности.

2.5.4. Порядок подготовки организационных мероприятий и материалов к совещаниям у Мэра Москвы, представления информации о выполнении протокольных поручений регулируются Положением о порядке подготовки и проведения совещаний у Мэра Москвы и организации контроля за выполнением поручений, зафиксированных в протоколах, утвержденным соответствующим распоряжением Мэра Москвы, и Регламентом Правительства Москвы, которые подлежат исполнению всеми должностными лицами префектуры.

2.6. Подготовка и проведение выездных совещаний Мэра Москвы на территории округа.

2.6.1. Обеспечение координации действий в аппарате префектуры по подготовке и проведению выездных совещаний Мэра Москвы на территории округа в рамках субботних объездов возлагается на сектор оперативного контроля.

2.6.2. Структурные подразделения префектуры, участвующие по поручениям префекта в подготовке выездных совещаний, руководствуются Положением о порядке подготовки и проведения выездных совещаний Мэра Москвы в рамках субботних объездов и организации контроля за выполнением поручений, зафиксированных в протоколах, утвержденным соответствующим распоряжением Мэра Москвы, и Регламентом Правительства Москвы, а также обеспечивают выполнение установленных требований.

2.7. Встречи префекта с населением районов.

2.7.1. Встречи префекта с населением проводятся не реже одного раза в месяц, как правило, в последнюю среду месяца, по тематике, утвержденной на полугодие текущего года.

2.7.2. Во встречах префекта с населением принимают участие жители Северо-Восточного административного округа города Москвы вне зависимости от места регистрации.

2.7.3. Организационное управление готовит планы подготовки и проведения встречи префекта с населением, список приглашенных на встречу, порядок ведения и регламент встречи, материалы по прошедшим встречам, совещаниям, в том числе по конфликтным вопросам. Контролирует своевременность и открытость информирования населения о встрече.

2.7.4. Заместители префекта, руководитель аппарата префектуры, руководители окружных служб и управлений по направлениям деятельности, глава управы соответствующего района готовят материалы для проведения встречи префекта с населением и предоставляют их в Организационное управление за 10 дней до даты проведения встречи.

2.7.5. Организационное управление представляет материалы к встрече префекта с населением в управление префекта за 7 дней до даты проведения встречи.

2.7.6. Организационное управление:

- обеспечивает приглашение руководителей префектуры, окружных служб и управлений, а также оповещение их при отмене встречи или ее переносе;

- не позднее чем за 7 дней до даты проведения встречи информирует Департамент территориальных органов исполнительной власти города Москвы о времени, месте и теме проведения встречи префекта с населением, а также в течение пяти дней о результатах ее проведения;

- осуществляет приглашение членов Правительства Москвы, руководителей органов исполнительной власти города Москвы, участие которых утверждено Мэром Москвы;

- осуществляет регистрацию участников встречи.

2.7.7. Порядок работы с обращениями граждан при проведении встреч префекта с населением.

2.7.7.1. По итогам встречи организационным управлением готовится протокол встречи по форме согласно приложению 2 к настоящему Регламенту.

2.7.7.2. Глава управы района, на территории которого проводилась встреча префекта с населением, в течение трех календарных дней с момента проведения встречи представляет в организационное управление префектуры в электронном виде следующие документы:

- перечень вопросов, высказанных на встрече префекта с населением, на которые даны разъяснения во время встречи;

- план мероприятий по выполнению замечаний и предложений, высказанных на встрече префекта.

2.7.7.3. Ответственные исполнители направляют на имя префекта информацию о выполнении данных поручений с приложением копий всех необходимых документов (актов проверок, предписаний, ответов заявителям и др.) не позднее установленной даты исполнения поручения. К документам прикладывается расписка заявителя об отсутствии претензий к выполненным работам.

2.7.7.4. Соисполнители поручений не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения поручения представляют ответственному исполнителю справки для обобщения с приложением копий всех необходимых документов.

2.7.7.5. В случае когда контроль исполнения поручения возложен на заместителей префекта, руководителя аппарата, ему направляется справка о выполнении поручения на визу.

2.7.7.6. Подготовленная информация о выполнении поручения направляется заместителю префекта, курирующему организационные вопросы, для доклада префекту.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.7.7.8. Контроль за выполнением поручений префекта осуществляется заместителями префекта по направлениям, руководителем аппарата префектуры. Общий контроль осуществляет заместитель префекта, курирующий организационные вопросы.

3. Правовые акты префектуры

3.1. Виды правовых актов префектуры.

3.1.1. Общие положения.

Правовыми актами префектуры являются распоряжения и приказы.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый префектурой по вопросам ее компетенции, определенной Положением о префектуре административного округа города Москвы, и по вопросам организационно-распорядительного характера.

Приказ - правовой акт, издаваемый префектурой по кадровым вопросам, организации работы аппарата префектуры и другим вопросам в пределах установленной компетенции.

3.1.2. Распоряжения префектуры обязательны для исполнения всеми лицами, которым они адресованы.

Издаваемые префектурой распоряжения оформляются на бланках установленного образца и подписываются префектом или лицом, исполняющим его обязанности.

Распоряжения префектуры вступают в силу со дня их регистрации, если иное не предусмотрено в тексте.

Внесение изменений, дополнений в ранее принятые распоряжения, а также их отмена, приостановление действия или признание утратившими силу возможны путем издания соответствующих распоряжений префектуры.

Распоряжения префектуры могут быть признаны недействительными в установленном законом порядке. В этом случае выпуск распоряжения префектуры об отмене или приостановлении действия не требуется.

3.1.3. Приказы префектуры обязательны для исполнения всеми работниками префектуры.

Приказы префектуры издаются по вопросам правового, кадрового, документационного, информационного и организационного обеспечения деятельности аппарата префектуры, в том числе:

- приказы по основной деятельности:

- организации работы структурных подразделений аппарата префектуры, включая вопросы исполнительской дисциплины;

- поощрения и наложения дисциплинарных взысканий;

- другим вопросам, входящим в компетенцию префектуры;

- приказы по личному составу;

- назначения на должности и освобождения от должности государственных гражданских служащих и иных работников префектуры, установления надбавок, доплат;

- предоставления отпусков, командирования сотрудников префектуры;

- обеспечения повышения квалификации, проведения аттестации и квалификационного экзамена.

Издаваемые префектурой приказы оформляются на бланках установленного образца и подписываются префектом или лицом, исполняющим его обязанности.

Приказы вступают в силу со дня их регистрации, если иное не предусмотрено в тексте.

Внесение изменений и дополнений в приказы возможно только путем издания соответствующих приказов.

Приказы префектуры могут быть отменены, приостановлены или признаны утратившими силу путем издания соответствующего приказа префектуры.

Приказы префектуры признаны недействительными в установленном законом порядке. В этом случае выпуск приказа префектуры об отмене или приостановлении не требуется.

3.2. Порядок подготовки проектов правовых актов префектуры.

3.2.1. Общие положения.

Внесение проекта правового акта на рассмотрение префекта осуществляется заместителями префекта в соответствии с распределением обязанностей, руководителем аппарата префектуры.

В случае отсутствия заместителя префекта внесение проекта правового акта осуществляет должностное лицо, исполняющее его полномочия в соответствии с приказом префектуры.

В случае отсутствия руководителя аппарата префектуры внесение проекта правового акта осуществляет заместитель руководителя аппарата префектуры - начальник управления делами.

Подготовка проектов распоряжений префектуры осуществляется структурными подразделениями префектуры:

- по поручению префекта и его заместителей;

- в соответствии с планом работы префектуры;

- по инициативе исполнителей в связи с необходимостью решения задач в пределах компетенции префектуры;

- на основании решения комиссии, зафиксированного в протоколе заседания комиссии или принятого в соответствии с положением о комиссии;

- на основании заявлений физических и юридических лиц о выдаче документов через окно приема корреспонденции.

Подготовка проектов приказов осуществляется структурными подразделениями префектуры по поручению префекта или руководителя аппарата префектуры, а также по инициативе структурных подразделений префектуры в связи с необходимостью решения задач, поставленных перед аппаратом префектуры.

3.2.1.1. Исполнитель:

- готовит проект правового акта с учетом требований Регламента префектуры;

- направляет проект правового акта на согласование;

- дорабатывает проект по замечаниям согласующих органов и должностных лиц;

- представляет согласованный проект правового акта в протокольный сектор управления по работе с документами;

- осуществляет справочную и консультативную работу по принятому (изданному) правовому акту.

3.2.1.2. Ответственный исполнитель осуществляет анализ положения по решению вопросов:

- необходимости и целесообразности подготовки проекта правового акта (в случае подготовки проекта по инициативе структурного подразделения префектуры);

- полноты и четкости изложения в тексте проекта вносимого вопроса;

- признания утратившим силу, отмены, изменения или дополнения ранее принятых (изданных) правовых актов по вносимому вопросу;

- полноты и точности внесения замечаний и дополнений согласующих органов и должностных лиц;

- необходимости повторного согласования при внесении замечаний согласующих органов и должностных лиц;

- реальности сроков выполнения поручений, указанных в проекте правового акта, на момент его вступления в силу (с учетом продолжительности согласования проекта);

- принятия решения о необходимости опубликования документа, затрагивающего права, свободы и обязанности граждан в окружных средствах массовой информации (в окружной газете и на официальном портале префектуры).

3.2.1.3. Ответственность за подготовку правовых актов префектуры несут заместители префекта, руководитель аппарата префектуры, вносящие данный вопрос на рассмотрение префекта и контролирующие исполнение документа.

Возможно совпадение функций ответственного исполнителя с функциями должностного лица, вносящего вопрос на рассмотрение.

3.2.1.4. Не допускается издание новых правовых актов префектуры по тому же вопросу, если не выполнены ранее принятые, кроме случаев, когда необходимость принятия нового документа продиктована изменением обстоятельств. В этом случае в новом документе следует указать номер документа или отдельных пунктов, утративших силу в связи с выходом данного документа.

3.2.2. Правила оформления проектов правовых актов префектуры.

3.2.2.1. Использование бланков правовых актов префектуры.

Первый лист проекта распоряжения префектуры (приказа префектуры) оформляется на бланке установленного образца в соответствии с видом выпускаемого документа.

3.2.2.2. Заголовок к тексту правового акта префектуры.

Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа. Заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем распоряжение, приказ).

Заголовок правового акта о внесении изменений и дополнений в ранее изданный правовой акт оформляется следующим образом: "О внесении изменений в (вид документа, дата, регистрационный номер)".

Длина заголовка не превышает половины длины строки. Размер шрифта заголовка 12 (жирный).

3.2.2.3. Текст правового акта префектуры.

Текст документа должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность множественного толкования.

В текстах правовых актов префектуры возможно применение только общепринятых или официально установленных сокращений. При использовании сокращений необходимо соблюдать единообразие в пределах одного документа.

Текст печатается в текстовом редакторе Word шрифтом Times New Roman Cyr, размер 14.

Номера страниц проставляются в середине верхнего поля (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста) на всех последующих страницах документа, кроме первой.

3.2.2.4. Структура текста правового акта префектуры.

Текст правового акта должен, как правило, состоять из двух частей: мотивировочной и распорядительной.

В мотивировочной части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания документа.

Мотивировочная часть распоряжений и приказов начинается словами: "В целях...", "В соответствии...", "Во исполнение...".

Если основанием к изданию правового акта префектуры является правовой акт вышестоящих органов, должностных лиц органов исполнительной власти города Москвы или ранее изданный правовой акт префектуры, то в мотивировочной части указывается его вид, дата, номер, название.

Мотивировочная часть должна быть изложена кратко.

Мотивировочная часть приказа (кроме приказов по личному составу) заканчивается словом "приказываю" (выделяется жирным шрифтом) и двоеточием.

Распорядительная часть указывает, кому какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.

Распорядительная часть указанных документов может состоять из пунктов. Для детализации предписываемых действий текст может делиться на подпункты и абзацы, абзац может включать в себя дефисы. Номера пунктов обозначаются арабскими цифрами по порядку, номер подпункта состоит из номера пункта и порядкового номера подпункта через точку, абзац печатается с красной строки с прописной буквы, других обозначений не имеет, дефис печатается с красной строки и начинается с графического знака "дефис" (-) и строчной буквы.

Оформлять пункты в пределах документа, подпункты в пределах одного пункта, дефисы в пределах одного абзаца следует, если их количество не менее двух. В конце каждого пункта, подпункта, абзаца ставится точка, в конце дефиса - точка с запятой, в конце последнего дефиса - точка.

Пункты правового акта группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к более второстепенным) или в последовательности развития темы документа.

Поручения (задания) даются заместителям префекта, управам районов, учреждениям, находящимся в ведомственном подчинении префектуры, структурным подразделениям префектуры (фамилии руководителей не указываются) и должностным лицам, например: заместителю префекта Иванову И.И., управлению строительства.

Распорядительная часть правового акта излагается в повелительной форме и начинается с указания предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, например: поручить, утвердить, просить (используется в части, касающейся правоохранительных органов, территориальных подразделений отраслевых или функциональных органов исполнительной власти города Москвы).

Текст распоряжения излагается последовательно, короткими фразами, без сложных придаточных предложений и оборотов. Недопустимо употребление устаревших и многозначных слов.

В тексте жирным шрифтом выделяются:

- наименования территориальных подразделений отраслевых или функциональных органов исполнительной власти города Москвы (организаций), к которым обращена просьба, и фамилии должностных лиц, которым даются поручения;

- сроки исполнения;

- цифры по тексту (суммы выделяемых средств, даты и т.д.);

- фамилия, инициалы должностного лица, на которого возложен контроль за выполнением правового акта;

- должность, инициалы и фамилия лица, подписывающего правовой акт.

3.2.2.5. Приложения к правовому акту префектуры.

Если к правовому акту префектуры имеются приложения, то это указывается в тексте документа. Приложение к правовому акту является неотъемлемой частью правового акта. Приложениями к правовым актам могут быть положения, регламенты, концепции, перечни, таблицы, образцы документов, схемы и т.п. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Знак номера (N) перед порядковыми номерами приложений не ставится.

Нумерация страниц приложения производится отдельно от нумерации страниц текста правового акта. Каждый лист приложения визируется должностным лицом, которое вносит проект правового акта или которым он представлен.

Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).

Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте документа.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблица занимает более одной страницы, шапка таблицы должна иметь строку с цифровым обозначением каждой графы, эта строка должна повторяться далее вверху каждой страницы.

В случае если приложение оформлено в виде таблицы, нумерация структурных элементов (пункты, строки) обязательна.

Приложения содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием названия вида правового акта, его даты и номера по форме, например:

Приложение 2
к распоряжению префектуры
(приказу префектуры)
от ______________ 20__ г.
N ____

3.2.2.6. Обязательные пункты правового акта префектуры.

Правовые документы должны содержать:

- точные наименования органов исполнительной власти, учреждений или должности и фамилии должностных лиц, на которых возлагается исполнение поручения;

- сроки исполнения поручений;

- поручения о контроле за выполнением данного правового акта;

- указание о признании утратившими силу правовых актов или их отдельных пунктов, если вновь издаваемый документ исключает действие ранее принятых;

- отметка об отнесении документа к категории ограниченного распространения ("ДСП");

- отметка о наличии приложений (если они есть).

3.2.2.7. Правила оформления правовых актов префектуры о внесении изменений и (или) дополнений.

Изменения вносятся только в первоначальный правовой акт. Внесение изменений в правовой акт о внесении изменений не допускается.

Внесением изменений в правовой акт считается:

- дополнение правового акта структурными элементами (пунктами, абзацами, дефисами), приложениями, словами, цифрами;

- замена слов, цифр;

- изложение в новой редакции заголовка, мотивировочной части, структурного элемента (пункта, абзаца, дефиса), приложения;

- исключение из текста правового акта слов, цифр.

Правовой акт издается в новой редакции с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего документа в случаях, если:

- необходимо внести изменения, требующие переработки правового акта по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных элементов;

- необходимо внести в правовой акт изменения, затрагивающие почти все его структурные элементы;

- сохраняют значение только отдельные структурные элементы правового акта, причем частично;

- необходимо внести изменения в правовой акт, признанный утратившим силу в неотделимой части.

При внесении изменений в правовой акт, в который уже были внесены изменения ранее, в первом пункте о внесении изменений дается в скобках ссылка: "(в редакции - вид документа, дата, номер)", при этом указываются все документы по внесению изменений и дополнений.

Текст документа с заголовком "О внесении изменений в распоряжение префектуры..." должен содержать пункт: "Внести изменения в распоряжение префектуры..." с обязательным указанием даты и номера правового акта, в который вносятся изменения.

При внесении изменений недопустимо:

- указывать новые сроки выполнения поручений, если эти сроки истекли на момент выхода правового акта о внесении изменений;

- давать ссылки на документы, выпущенные позже даты издания первоначального документа.

Каждое изменение должно быть оформлено отдельным пунктом (подпунктом).

Необходимо соблюдать логику изложения: изменения вносятся сначала в текст правового акта по порядку пунктов, затем в приложение.

При внесении изменений одним правовым актом в несколько правовых актов изменяемые правовые документы располагаются в хронологическом порядке.

Правовые документы, в которые неоднократно вносились изменения и (или) дополнения либо вносимые изменения (дополнения) значительны по объему, издаются в новой редакции.

Внесение изменений в текст правового акта и приложений к нему оформляется следующим образом:

- замена одного или нескольких слов:

Пример:

В пункте 1 распоряжения слова "в срок до 30 мая 2015 г." заменить словами "в срок до 31 декабря 2015 г.".

В абзаце втором пункта 1 приложения к распоряжению слово "закона" заменить словами "федеральных законов";

- замена одного или нескольких слов по всему тексту документа и приложения к нему или в нескольких местах:

Пример:

В тексте распоряжения слова "2013-2014 гг." заменить словами "2013-2016 гг.".

В тексте распоряжения и приложении к нему слова "органы государственной власти" заменить словами "органы исполнительной власти" в соответствующих падежах.

В тексте приложения к распоряжению слово "ответственность" заменить словом "обязательства" в соответствующих падежах;

- дополнение текста одним или несколькими словами:

Примеры:

а) внести изменение в распоряжение префектуры от... N... название, дополнив пункт 2 словами "во II квартале 2015 г.";

б) абзац четвертый раздела 2 приложения к распоряжению после слова "товаров" дополнить словом ", грузов";

- дополнение текста новым пунктом (абзацем, дефисом):

Примеры:

а) дополнить распоряжение пунктом 8 в следующей редакции:

"8. "Управе района... организовать выполнение работ, указанных в п. 1";

б) пункт 2.3.2 приложения к распоряжению дополнить абзацем в следующей редакции:

"Обеспечить...";

в) пункт 1.1.3 распоряжения дополнить дефисом четвертым в следующей редакции:

"- строительство пешеходного перехода".

При дополнении правового акта новыми пунктами необходимо давать указание на изменение нумерации последующих пунктов:

Пример:

Пункты 5, 6, 7 распоряжения считать соответственно пунктами 6, 7, 8.

При отмене, признании утратившим силу пункта нумерация последующих пунктов не меняется;

- изменение редакции пункта (абзаца, дефиса):

Примеры:

а) дефис второй пункта 6 распоряжения изложить в следующей редакции:

"6. Разрешить... и т.д.";

б) абзац 3 пункта 6 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"Обеспечить и т.д.";

- исключение из текста слов:

Примеры:

В пункте 2.3 распоряжения исключить слова "формировании кондоминиумов".

В пункте 4.2.5 приложения 4 к распоряжению исключить слова "и органов местного самоуправления";

- изменение редакции приложения, оформленного в виде таблицы:

Если приложение к правовому акту оформлено в виде таблицы, внесение изменений в него осуществляется в приложении к выпускаемому документу. В тексте правового акта о внесении изменений дается указание:

Пример:

Внести изменения в распоряжение префектуры от 24 августа 2004 г. N... "О создании комиссии по поддержке предприятий малого бизнеса" (в редакции распоряжение префекта от 4 февраля 2008 г. N...), дополнив раздел 2 приложения 1 к распоряжению пунктом 7 в редакции согласно приложению к настоящему распоряжению;

- изменение редакции всего приложения:

Пример:

Внести изменения в распоряжение префектуры от N... (название), изложив приложение 1 к распоряжению в редакции согласно приложению к настоящему распоряжению;

- дополнение текста документа приложениями нового содержания:

Пример:

Внести изменение в распоряжение префектуры от... N... (название), дополнив приложениями 4 и 5 в редакции согласно приложениям 1 и 2 к настоящему распоряжению.

3.2.2.8. Наименование органов исполнительной власти города Москвы, организаций, структурных подразделений аппарата префектуры и должностных лиц - исполнителей заданий.

Наименование органов исполнительной власти города Москвы и организаций пишутся в строгом соответствии с их учредительными документами. Запрещается самовольно изменять наименования и употреблять их в тексте.

Официальные наименования органов исполнительной власти города Москвы пишутся с прописной буквы. При повторном использовании в тексте проекта только организационно-правовой формы органа (организации) употребляется строчная буква, например: управление.

Названия органов и организаций во множественном числе, используемые не в качестве имени собственного, пишутся со строчной буквы, например: управления, управы районов.

Сокращенные наименования органов и организаций применяются только в случае их приведения в положениях, т.е. официально утвержденные.

Наименование организационно-правовой формы организации пишется:

- с прописной буквы, если оно является частью официального наименования или начинается со слова "государственный", например: Государственное бюджетное учреждение города Москвы капитального ремонта и благоустройства;

- со строчной буквы, если оно состоит из родового наименования и наименования, ставшего именем собственным и заключенного в кавычки, например: открытое акционерное общество "Холдинговая компания "Главмосстрой".

Если в тексте документа дается поручение конкретному должностному лицу, то вначале указывается его должность, затем фамилия и инициалы, например: заместитель префекта Иванов И.И.

При подписании или согласовании документа указывается должность, затем инициалы и фамилия должностного лица, например:

Заместитель префекта (виза согласования) И.И. Иванов.

Правила написания наименований, дат, слов и словосочетаний приведены в приложении 7 к Регламенту.

3.2.2.9. Поручение о контроле за выполнением правового акта префектуры.

Контроль за выполнением распоряжений префектуры и приказов префектуры возлагается на заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, которые вносили проект на рассмотрение префекта.

Префект вправе оставить за собой контроль за выполнением особо важных правовых актов.

При внесении в утвержденный правовой акт изменений или дополнений контроль за его выполнением возлагается на должностное лицо, осуществляющее контроль за выполнением утвержденного ранее документа, за исключением случаев, когда имело место перераспределение обязанностей между руководителями префектуры.

При возложении контроля за выполнением правового акта на двух и более должностных лиц функции координатора правового акта возлагаются на должностное лицо, указанное в правовом акте первым.

Контроль за выполнением поручений, зафиксированных в правовом акте и возложенных на руководителей учреждений, находящихся в ведомственной принадлежности префектуры, возлагается на заместителя префекта, осуществляющего контроль за выполнением правового акта в целом.

3.2.2.10. Пункты о ходе выполнения или внесении изменений (дополнений) в ранее принятые решения.

В проектах правовых актов о ходе выполнения или внесении изменений (дополнений) в ранее принятые решения в случае невыполнения содержащихся в них поручений указываются причины срыва заданий, лица, виновные в этом, применяемые к ним в установленном порядке меры дисциплинарного воздействия, а также новые сроки выполнения поручений.

3.2.2.11. Оформление реквизита "Разослано".

На последней странице основного текста распоряжения префектуры ниже реквизита подписи префекта указывается список рассылки, в котором дается полный перечень лиц и организаций с указанием количества экземпляров, а также Ф.И.О. и номер служебного телефона исполнителя.

Реквизит "разослано" печатается в дательном падеже, например: управе района Свиблово, Иванову И.И.

Конкретные фамилии указываются только при рассылке документа префекту, первому заместителю, заместителям префекта, а также должностному лицу, на которое возложен контроль за исполнением документа.

В список рассылки включаются:

- должностные лица, на которых возложен контроль исполнения;

- согласующие органы исполнительной власти;

- учреждения, на которые распространяется действие данного документа.

Если действие документа распространяется на целый ряд однородных органов или подразделений, то в реквизите "Разослано" они называются обобщенно, например, управам районов, структурным подразделениям префектуры.

В случае рассылки документа в неподведомственные префектуре организации указываются адреса данных организаций с почтовым индексом.

При направлении адресатам более одного экземпляра следует указать необходимое количество экземпляров. В случае наличия приложений к правовому акту, направляемых не во все адреса, следует сделать пометку "без приложения" либо указать, какое из приложений направляется.

Ответственность за правильность и полноту списка рассылки несет исполнитель.

Рассылка печатается шрифтом размера 12.

3.2.2.12. Структура и оформление листа согласования проекта правового акта префектуры.

К каждому проекту правового акта префектуры исполнитель составляет лист согласования по форме согласно приложению 3 к настоящему Регламенту, который печатается на оборотной стороне последнего листа основного текста проекта документа.

В случае если визы согласований не умещаются на одном листе, оформляется продолжение листа согласования по форме:

Продолжение листа согласования
к распоряжению префектуры
(приказу префектуры)
от ___________________ 20__ г.
N ____

Реквизиты листа согласования:

- вопрос внесен;

- проект распоряжения представлен;

- исполнитель;

- проект распоряжения согласован.

Все реквизиты печатаются прописными буквами в именительном падеже.

Реквизит "ВОПРОС ВНЕСЕН":

- для распоряжений префектуры - указывается должность, инициалы и фамилия лица, в компетенции которого находится вносимый вопрос. Право внесения проекта документа на рассмотрение префекта имеют заместители префекта, руководитель аппарата префектуры или лица, их официально замещающие.

В случае когда проект правового акта представлен структурным подразделением префектуры, территориальным подразделением отраслевого или функционального органа исполнительной власти города Москвы, координацию и контроль деятельности которой осуществляет непосредственно префект, вопрос вносится руководителем аппарата префектуры.

Реквизит "ПРОЕКТ РАСПОРЯЖЕНИЯ ПРЕДСТАВЛЕН":

- указывается должность, инициалы и фамилия должностного лица, являющегося ответственным исполнителем проекта документа. Право представления проекта документа как ответственного исполнителя имеют руководители структурных подразделений префектуры или лица, их официально замещающие.

Реквизит "ИСПОЛНИТЕЛЬ":

- указывается должность, инициалы, фамилия и номер телефона специалиста структурного подразделения префектуры, подготовившего проект документа.

Реквизит "ПРОЕКТ РАСПОРЯЖЕНИЯ СОГЛАСОВАН":

указывается должность, инициалы и фамилии:

- заместителей префекта и глав управ районов, на которых возложено исполнение (или контроль) отдельных пунктов документа;

- руководителей структурных подразделений префектуры и территориальных подразделений отраслевого или функционального органа исполнительной власти города Москвы, в компетенции которых находится вопрос;

- начальника юридического управления префектуры;

- заведующего сектором по работе с распорядительными документами и оформления протоколов управления по работе с документами;

- руководителя аппарата префектуры.

При внесении в ранее утвержденное распоряжение префектуры изменений, связанных с обнаружением технических ошибок, допущенных исполнителем, согласование проекта распоряжения производится в сокращенном варианте:

- исполнитель;

- ответственный исполнитель;

- должностное лицо, внесшее проект;

- начальник юридического управления префектуры;

- заведующий сектором по работе с распорядительными документами и оформления протоколов управления по работе с документами;

- руководитель аппарата префектуры.

3.2.2.13. Особенности оформления согласований приказов префектуры.

Проект правового акта, предусматривающий внесение изменений в должностной регламент сотрудников префектуры, в обязательном порядке должен быть согласован с начальником отдела государственной службы и кадров.

3.2.3. Порядок согласования проектов правовых актов префектуры.

3.2.3.1. Организация процесса согласования проектов правовых актов префектуры.

Согласование проектов правовых актов префектуры с должностными лицами, указанными в листе согласования, осуществляется исполнителем.

Использование факсимильной связи для получения согласования не допускается. Применение электронной почты, каналов связи в рамках локальной сети для согласования возможно после принятия решения и соответствующих документов по организации электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи.

3.2.3.2. Сроки согласования.

Проект правового акта префектуры должен быть согласован (либо в согласовании отказано) в срок не более трех рабочих дней с момента поступления должностному лицу, визирующему документ, с обязательным указанием даты визирования.

В случае когда необходимо согласовать проект правового акта префектуры с организациями, деятельность которых координируют должностное лицо, либо с управами районов города Москвы, срок согласования проекта правового акта составляет пять календарных дней.

Префектом, руководителем аппарата префектуры и заместителями префекта может быть установлен иной срок согласования проекта правового акта.

При оперативной подготовке проекта правового акта по указанию префекта срок согласования не должен превышать двух рабочих дней с момента получения документа согласующим должностным лицом, структурным подразделением префектуры.

В случае непредставления исполнителю информации о результатах рассмотрения документа в указанный срок исполнитель оформляет в произвольной форме записку на имя префекта о несоблюдении должностным лицом (согласующим органом) срока согласования, подписанную руководителем префектуры, вносящим проект на рассмотрение префекта.

Срок действия визы согласования на проекте правового акта префектуры не превышает четырех месяцев со дня ее получения.

В случае необходимости продления срока действия согласования исполнитель обращается к согласующему органу с просьбой подтвердить согласование. Подтверждение согласования оформляется письмом в произвольной форме или дополнительным визированием в течение двух рабочих дней.

3.2.3.3. Оформление согласования.

Согласование осуществляется путем визирования: на листе согласования указываются должность, инициалы, фамилия, подпись должностного лица, согласующего проект, и дата согласования.

Право согласования проекта правового акта имеют руководители территориальных подразделений отраслевых или функциональных органов исполнительной власти города Москвы, руководители структурных подразделений префектуры, а также лица, официально их замещающие.

Использование факсимильной подписи взамен собственноручного росчерка должностного лица запрещено.

Подпись в листе согласования руководителей государственных учреждений, подведомственных префектуре, заверяется печатью учреждения.

Каждый лист приложения к правовому акту должен быть завизирован должностным лицом, вносящим проект правового акта на рассмотрение префекта. Виза проставляется в нижнем правом углу с лицевой стороны каждого листа приложения.

В случае если приложением к правовому акту является смета (расчет) расходов денежных средств, каждый лист сметы должен быть завизирован заместителем префекта, вносящим проект распоряжения на рассмотрение префекта, а также главным бухгалтером - начальником управления финансирования, бухгалтерского учета и отчетности префектуры.

3.2.3.4. Оформление разногласий.

Разногласия между согласующими органами оформляются ответственным исполнителем письмом на имя префекта за подписью должностного лица, вносящего проект на рассмотрение. К письму прилагается лист разногласий согласно приложению 4 к данному Регламенту. В нем должны быть указаны спорные пункты проекта документа, изложение точек зрения исполнителя и согласующего органа (должностного лица), обоснование окончательной редакции проекта. Письмо с листом разногласий прилагаются к проекту правового акта.

Окончательное решение по урегулированию разногласий по проекту распоряжения префектуры принимается префектом.

После получения всех виз согласования, кроме визы руководителя аппарата префектуры, исполнитель представляет в сектор по работе с распорядительными документами и оформления протоколов проект правового акта.

3.2.4. Контроль соответствия проектов правовых актов префектуры законам и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и Регламенту префектуры.

3.2.4.1. Ответственность за качество подготовки проектов правовых актов и их согласование возлагается на должностные лица, внесшие проект правового акта.

3.2.4.2. Подготовленные в соответствии с требованиями настоящего Регламента проекты правовых актов в целях контроля их соответствия законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации представляются исполнителем в юридическое управление, который осуществляет юридическую экспертизу представленных проектов.

При наличии заключения юридического управления префектуры (особым мнением по представленному проекту правового акта) лицо, вносящее проект документа на рассмотрение префекта, обязано оформить записку на имя префекта с изложением особого мнения юридического управления по представленному проекту правового акта.

3.2.4.3. Решение о необходимости проведения антикоррупционной экспертизы в установленном порядке принимает руководитель аппарата префектуры.

3.2.4.4. Контроль соответствия представленного проекта распоряжения префектуры, приказа префектуры требованиям настоящего Регламента осуществляет сектором по работе с распорядительными документами и оформления протоколов. Данный контроль включает:

- проверку правильности использования бланка, правильности оформления (структура текста, соотношение мотивировочной и распорядительной частей, четкость и однозначность толкования формулировок, наличие в тексте ссылок на документы с точным указанием их даты, номера и названия, наличие ссылок на приложения к документу, наличия обязательного пункта о контроле, правильность наименований органов исполнительной власти города Москвы и их должностных лиц, указание сроков исполнения, оформления подписи; данных исполнителя на листе согласования, полнота и достаточность списка рассылки);

- проверку комплектности представленных документов;

- проверку листа согласования (наличие всех необходимых согласований).

Проект правового акта, представленный с отступлением от установленных Регламентом префектуры правил, подлежит возврату с указанием замечаний.

3.2.4.5. Контроль за соответствием проектов приказов по личному составу требованиям Регламента префектуры осуществляет Управление государственной службы и кадров префектуры.

3.2.5. Порядок представления проекта правового акта для рассмотрения и утверждения.

3.2.5.1. Проекты правовых актов считаются представленными на рассмотрение префекта после получения визы заведующего сектором по работе с распорядительными документами и оформления протоколов.

Представление в сектор по работе с распорядительными документами и оформления протоколов проектов правовых актов (совместно с делом правового акта) осуществляется исполнителем документов лично.

3.2.5.2. Сектор по работе с распорядительными документами и оформления протоколов осуществляет:

- проверку проекта правового акта на соответствие Регламенту префектуры;

- возврат (при необходимости) исполнителю проекта документа;

- передачу проекта правового акта на подпись руководителю аппарата префектуры и префекту;

- информирование исполнителя о результатах рассмотрения проекта документа и возврат отклоненного проекта;

- регистрацию правового акта;

- рассылку копий правового акта;

- формирование дела правового акта.

3.2.6. Доработка проектов правовых актов префектуры.

Доработка проекта правового акта осуществляется исполнителем с учетом замечаний в срок не более трех рабочих дней, если префектом не установлен иной срок.

Ответственность за своевременную доработку проектов документов несут должностные лица, внесшие и подготовившие проект.

Проекты правовых актов префектуры после доработки вновь поступают в юридическое управление, сектор по работе с распорядительными документами и оформления протоколов для последующей передачи на подпись руководителю аппарата и префекту.

3.2.7. Подписание правовых актов префектуры.

Распоряжения и приказы префектуры подписывает префект или должностное лицо, исполняющее его обязанности, на бланках установленного для данных видов документов образца.

В случае когда приказ или распоряжение подписаны должностным лицом, исполняющим обязанности префекта, реквизит "подпись" оформляется следующим образом: "Исполняющий обязанности префекта" и далее указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего распоряжение (приказ).

Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

Внесение каких-либо исправлений в подписанные правовые документы запрещено.

3.2.8. Регистрация правовых актов префектуры.

Регистрация правовых актов производится в течение года в порядке возрастания номеров через систему электронного документооборота Правительства Москвы.

Датой указанных документов является дата их регистрации, совпадающая с датой подписания.

3.2.9. Создание базы данных правовых актов префектуры.

Сектор по работе с распорядительными документами и оформления протоколов создает в системе электронного документооборота Правительства Москвы полнотекстовую базу распоряжений префектуры и приказов префектуры с заполнением регистрационной карточки с указанием наименования правового акта префектуры, регистрационного номера.

К регистрационной карточке документа прикрепляются файлы с текстом правового акта в форматах pdf и docx.

3.2.9.1. Формирование дел правовых актов префектуры.

Подписанные префектом правовые акты формируются в дела в течение года в порядке возрастания номеров в соответствии с установленным порядком регистрации правовых актов.

Подлинники распоряжений, а также приказов хранятся в протокольном секторе в течение двух лет, затем передаются в архив префектуры на постоянное хранение в соответствии с номенклатурой дел.

3.2.9.2. Оформление и рассылка копий правовых актов префектуры.

Подписанные документы тиражируются, заверяются печатью и рассылаются в соответствии со списком рассылки, указанным в каждом конкретном документе. Приложение является неотъемлемой частью правового акта и подлежит рассылке в соответствии со списком рассылки.

Тиражирование правовых актов осуществляется сектором по работе с распорядительными документами и оформления протоколов в течение одного рабочего дня.

Рассылка правовых актов префектуры производится сектором по работе с распорядительными документами и оформления протоколов через систему электронного документооборота Правительства Москвы или путем отправки через почтовое отделение связи.

Копии распоряжений префектуры (для документов, выпущенных на основании заявлений, поступивших в префектуру) выдаются заявителю в количестве и в сроки, предусмотренные во внутренних регламентных схемах по подготовке и выдаче данных документов, утвержденных распоряжением префектуры.

3.2.9.3. Замена ранее разосланных экземпляров (частей) правового акта префектуры.

Замена разосланных экземпляров правовых актов или отдельных частей (при обнаружении орфографических или технических ошибок) может быть произведена только с разрешения руководителя аппарата префектуры. Внесение изменений в связи с обнаружением орфографических и технических ошибок производится путем издания соответствующего правового акта.

При необходимости исправления (замены) одного слова (цифры) производится замена полного листа правового акта, при этом сохраняется нумерация страниц утвержденного правового акта.

В этом случае сектор по работе с распорядительными документами и оформления протоколов оформляет заменяемый лист правового акта следующим образом: на верхнем поле нового (изменяемого) листа делается надпись "Взамен разосланного" (при замене нескольких листов делается надпись на каждой странице) и указывается дата, номер и название правового акта, в котором производится замена листов (при замене первой страницы - дату, номер и название указывать не обязательно).

Подлинник правового акта дополняется заменяемым листом (листами) с пометкой "взамен разосланного".

3.3. Порядок выдачи копий правовых актов префектуры.

Заверенные печатью и подписью руководителя аппарата префектуры, наделенного правом заверения документов, копии правовых актов префектуры рассылаются в соответствии со списком рассылки, указанным в каждом конкретном документе.

Дополнительные копии правовых актов префектуры, ранее направленных согласно списку рассылки в структурные подразделения префектуры, управы районов, территориальные подразделения отраслевых или функциональных органов исполнительной власти города Москвы, могут быть выданы только при наличии письменной обоснованной заявки за подписью заместителя префекта, главы управы или руководителя территориального подразделения отраслевого или функционального органа исполнительной власти города Москвы с обязательной резолюцией руководителя аппарата префектуры.

На основании резолюции руководителя аппарата префектуры сектор по работе с распорядительными документами и оформления протоколов выполняет заявку в течение недели.

В случае необходимости в получении копии распоряжения префектуры, затрагивающего права, свободы и обязанности заявителя (юридического или физического лица), в том числе для представления в судебные органы, органы прокуратуры или органы исполнительной власти города Москвы, граждане и организации обращаются в префектуру в соответствии с порядком, установленным соответствующими постановлениями Правительства Москвы и распоряжениями префектуры.

В случае нахождения подлинников правовых актов префектуры в Главном архивном управлении города Москвы (Главархив Москвы) граждане и организации должны обратиться с заявкой на выдачу копии правового акта префектуры в Главархив Москвы.

Не допускается выдача копий правовых актов префектуры (в том числе незаверенных ксерокопий) юридическим и физическим лицам сотрудниками подразделений префектуры, в должностные обязанности которых эта функция не входит.

3.4. Поддержание в актуальном состоянии правовой базы префектуры. Отмена, признание утратившим силу правового акта.

В целях поддержания в актуальном состоянии правовых актов префектуры ответственные исполнители документов периодически, не реже 1 раза в год, осуществляют работу по выявлению правовых актов префектуры, требующих внесения изменений, подлежащих отмене или признанию утратившими силу.

Правовые акты префектуры, нуждающиеся в отмене или признании утратившими силу, подлежат отмене или признании утратившими силу путем издания соответствующего правового акта с формулировкой соответственно: "отменить" или "признать утратившим(и) силу".

Отмена, признание утратившим силу правового акта производится в порядке, установленном настоящим Регламентом.

Утратившими силу признаются правовые документы префектуры:

- выполненные;

- фактически утратившие силу;

- ограниченного срока действия, если срок их действия истек;

- в связи с изменением законодательства.

Правовые акты префектуры признаются утратившими силу с момента выхода соответствующего правового акта, если в нем не указано иное.

Правовые акты префектуры подлежат отмене:

- если документ не вступил в силу;

- по решению суда;

- по протесту прокуратуры.

Правовые документы префектуры отменяются с момента их принятия и не имеют правовых последствий.

Если в правовом акте имеются пункты, которыми признавались утратившими силу ранее изданные правовые акты, то при необходимости признать утратившим силу данный правовой акт он признается утратившим силу полностью независимо от наличия в нем таких пунктов.

Если подлежащий признанию утратившим силу пункт, подпункт или абзац содержит указание на приложение, которое соответственно должно утратить силу, то признается утратившим силу только этот пункт, этот подпункт или этот абзац, а приложение отдельно не указывается, хотя оно тоже будет считаться утратившим силу.

Если в пункте, подпункте или абзаце правового акта наряду с утверждением приложения содержатся указания, касающиеся других вопросов, сохраняющих свое значение, а приложение подлежит признанию утратившим силу полностью, то признается утратившим силу этот пункт, этот подпункт или этот абзац только в части, относящейся к приложению.

3.5. Организация контроля за выполнением правовых актов префектуры.

3.5.1. Организация контроля за выполнением распоряжений префектуры и приказов префектуры по основной деятельности (по вопросам делопроизводства и исполнительской дисциплины) осуществляется должностными лицами префектуры, на которых возложен контроль в целом по документу.

3.5.2. Сектором по работе с распорядительными документами и оформления протоколов направляются должностным лицам префектуры, ответственным за выполнение правового акта префектуры в целом и исполнителям поручений напоминания об истечении срока исполнения для подготовки информации о выполнении.

3.5.3. Сроки исполнения правовых актов префектуры указываются в тексте самих документов. При указании времени исполнения поручения в днях отсчет ведется с даты подписания правового акта.

4. Порядок работы с договорами, контрактами и соглашениями

4.1. Общие положения.

4.1.1. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров и соглашений, заключаемых префектом и уполномоченными должностными лицами префектуры с субъектами договорных отношений в пределах полномочий, возложенных на префектуру соответствующим положением, определяется действующим законодательством Российской Федерации, законодательством города Москвы.

4.1.2. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров и соглашений города Москвы, заключаемых префектом по поручению Мэра Москвы и являющихся составной частью системы правовых актов города, регулируется Регламентом Правительства Москвы (раздел 5). В пределах закрепленных за префектурой полномочий префект может заключать соглашения по конкретным предметам правового регулирования в развитие ранее заключенных договоров и соглашений города.

4.1.3. Договоры и соглашения, заключаемые от имени префектуры, подписываются префектом.

4.1.4. Полномочия по ведению переговоров и подписанию договоров и соглашений префектуры префект может передавать должностным лицам префектуры (заместители префекта, руководитель аппарата префектуры).

4.1.5. Передача полномочий на ведение переговоров и подписание договоров и соглашений должностным лицам префектуры, определенным пунктом 4.1.4 настоящего Регламента, оформляется правовым актом префектуры.

4.2. Основные требования к оформлению договоров, контрактов и соглашений префектуры.

4.2.1 Договоры (контракты) и соглашения префектуры должны соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным федеральными законами, законами города Москвы и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.

4.2.2 Подписываемые договоры (контракты) и соглашения должны содержать:

- наименование;

- преамбулу (вводную часть), в которой могут указываться основные цели;

- дату, место подписания, наименование сторон;

- предмет правового регулирования;

- цена контракта (договора) и порядок расчетов;

- права и обязанности сторон;

- ответственность сторон;

- способы и порядок обеспечения обязательств сторон;

- основания прекращения и приостановления их действия;

- порядок разрешения споров;

- срок и условия вступления в силу;

- срок действия контрактов;

- срок исполнения обязательств по контрактам (договорам) и гарантии;

- сведения о регистрации и месте хранения текста документа;

- наименование должности, фамилии, имени, отчества уполномоченного лица, подписывающего договор (контракт) или соглашение;

- подписи сторон.

Подписи представителей сторон под двухсторонним договором (контрактом) или соглашением располагаются друг против друга или одна под другой.

Подпись каждой из сторон на всех экземплярах договора (контракта) и соглашения удостоверяется печатью (уполномоченного лица от префектуры - гербовой печатью префектуры).

При подготовке текста договора (контракта) или соглашения стороны не должны включать положения, которые содержатся в законодательстве Российской Федерации, и вследствие этого являются обязательными к их исполнению.

Приложения к договорам (контрактам) и соглашениям составляют их неотъемлемую часть и обладают одинаковой юридической силой с основным текстом документа.

4.2.3. Тексты проектов договоров (контрактов) по размещению государственного заказа, финансируемых за счет средств бюджета города Москвы, проходят в обязательном порядке согласование в Управлении экономики и управлении финансирования, бухгалтерского учета и отчетности префектуры.

4.3. Юридическая экспертиза, регистрация, выполнение, контроль за выполнением и хранение договоров, контрактов и соглашений префектуры.

4.3.1. Все проекты договоров, контрактов и соглашений префектуры должны проходить обязательную юридическую экспертизу в юридическом управлении префектуры.

Структурные подразделения префектуры должны соблюдать следующий порядок прохождения договоров, контрактов и соглашений через юридическое управление:

- подготовленный проект договора, контракта или соглашения представлять в отпечатанном виде начальнику юридического управления. Вместе с проектом необходимо представлять все приложения, указанные в тексте документа;

- вся необходимая информация, касающаяся визирования документов, должна представляться по запросу юридического управления в обязательном порядке;

- рассмотрение проектов договоров, контрактов и соглашений в юридическом управлении осуществляется в срок не более трех рабочих дней.

4.3.2. Регистрация договоров и контрактов по размещению государственного заказа, финансируемых за счет средств бюджета города Москвы, осуществляется отделом организации и проведения конкурсов и аукционов в Единой автоматизированной информационной системе торгов (ЕАИСТ).

4.3.3. Последующий контроль за выполнением договора (контракта) или соглашения осуществляют соответствующие структурные подразделения префектуры в рамках их компетенции.

4.3.4. Подлинники указанных договоров (контрактов) и соглашений являются документами постоянного хранения и формируются в отдельное дело, номер которого соответствует индексу, указанному в номенклатуре дел.

4.3.4.1. Оперативное хранение подлинников договоров (контрактов), при исполнении которых производятся финансовые операции, осуществляется в управлении бухгалтерского учета и отчетности. После выполнения сторонами договорных обязательств, составления соответствующего акта, снятия префектом с контроля и списания в дело они хранятся в управлении финансирования, бухгалтерского учета и отчетности в течение 6 лет, после чего подлежат уничтожению в установленном законом порядке.

4.3.4.2. Оперативное хранение подлинников договоров (контрактов), исполняемых без финансирования, осуществляется в секторе по работе с распорядительными документами и оформления протоколов управления по работе с документами. После выполнения сторонами договорных обязательств, составления соответствующего акта, снятия префектом с контроля и списания в дело они хранятся в протокольном секторе в течение 6 лет, после чего подлежат уничтожению в установленном законом порядке.

Ознакомление с договорами (контрактами) и соглашениями производится в соответствии с действующим законодательством.

4.3.5. Сведения о регистрации, внесении изменений и прекращении действия государственных контрактов направляются заместителем префекта - руководителем контрактной службы в Департамент города Москвы по конкурентной политике согласно типовым формам, утвержденным соответствующим распоряжением Департамента и на основании действующего распоряжения префектуры.

5. Порядок рассмотрения документов ограниченного распространения, а также содержащих конфиденциальную информацию

(для служебного пользования)

6. Организация работы со служебными документами и обращениями граждан

6.1. Прием, первичная обработка и отправка корреспонденции.

Прием и отправка служебных документов и обращений граждан в префектуре осуществляется следующими способами:

- в системе ЭДО;

- в системе МосЭДО;

- фельдъегерской службой (получение корреспонденции на бумажном носителе);

- нарочным способом (доставка корреспонденции в вышестоящие органы власти);

- через почтовое отделение;

- лично гражданами и представителями организаций (в том числе в ходе личного приема);

- с использованием факсимильной связи;

- с использованием электронной почты;

- с использованием официального портала префектуры в сети Интернет;

- с портала "Наш город".

6.2. Прием документов, полученных в ЭДО и МосЭДО.

6.2.1. Документы, поступившие из органов исполнительной власти города Москвы, организаций и граждан на имя префекта и заместителей префекта, руководителя аппарата, иных сотрудников префектуры, регистрируются в управлении по работе с документами.

При регистрации корреспонденции проверяется правильность адресации и наличие всех указанных в документе приложений (файлов). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается управлением по работе с документами отправителю с пояснением причины возврата (отказ в регистрации).

6.2.2. После регистрации документы направляются для подготовки проектов резолюций сотрудникам управления по работе с документами.

6.2.3. Документы, содержащие обращения с портала "Наш город", после регистрации направляются в сектор контроля электронных обращений для подготовки резолюций и контроля исполнения.

6.2.4. При обнаружении несоответствий или ошибок в направлении документа он подлежит возврату отправителю с указанием причины отказа в регистрации.

6.3. Прием документов, доставленных фельдъегерской службой.

6.3.1. Прием документов, доставленных фельдъегерской службой в запечатанных конвертах с указанием номеров документов, содержащихся в конвертах, осуществляется секретарем префекта либо оперативным дежурным префектуры с записью в журнале приема корреспонденции.

Журнал приема корреспонденции хранится в приемной префекта.

6.3.2. Секретная корреспонденция, доставленная фельдъегерской службой, передается под подпись сотруднику первого отдела.

6.3.3. Несекретная корреспонденция, доставленная фельдъегерской службой и адресованная префектуре, в том числе ограниченного распространения (для служебного пользования), передается под подпись сотруднику управления по работе с документами в запечатанных конвертах, при этом указывается количество переданных конвертов.

6.3.4. Корреспонденция, доставленная фельдъегерской службой, передается для дальнейшей обработки в день ее поступления либо в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

6.4. Прием служебных документов и обращений граждан, направленных в префектуру по почте.

6.4.1. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресации и целостность упаковок. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается управлением по работе с документами отправителю с пояснением причины возврата не позднее семи рабочих дней с момента получения.

6.4.2. При поступлении корреспонденции в распечатанных конвертах сотрудник управления по работе с документами проверяет наличие документов и указанных в них приложений. В случае обнаружения несоответствий документы направляются на регистрацию и возвращаются отправителю с указанием причин возврата.

6.5. Прием документов от граждан и представителей организаций.

6.5.1. Прием документов от граждан и представителей организаций осуществляется сотрудником управления делами.

6.5.2. Прием запросов (заявлений) на оказание государственных услуг.

6.5.2.1. Прием запросов и документов на оказание государственных услуг от заявителей или из многофункциональных центров предоставления государственных услуг обеспечивает сотрудник управления делами.

6.5.2.2. Перечень, сроки выдачи, регламенты подготовки и согласования документов устанавливаются соответствующими правовыми актами Правительства Москвы.

6.5.2.3. Регистрация запросов (заявлений) на оказание государственных услуг осуществляется управлением по работе с документами.

6.5.3. Документы принимаются только при вскрытых конвертах, при этом проверяется наличие документов, указанных в них приложений, необходимых сопроводительных документов, а также наличие удостоверяющих реквизитов отправителя:

- для организаций - указание адресата письма; название и почтовый адрес организации; подпись руководителя; печать; дата;

- для граждан - указание адресата письма; фамилия, имя, отчество заявителя (при наличии); почтовый адрес для отправки ответа; контактный телефон (по желанию заявителя), дата и личная подпись заявителя.

В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

6.5.4. При принятии документов через окно приема корреспонденции на копии документа ставится штамп префектуры, дата и подпись сотрудника, принявшего документ:

- до 14.00 указывается текущая дата поступления документа;

- после 14.00 указывается дата следующего рабочего дня.

6.5.5. Служебные документы, поступившие через окно приема корреспонденции, заносятся в журнал, передаются на регистрацию в управление по работе с документами два раза в день:

- документы, поступившие до 14.00, передаются до 14.30;

- документы, поступившие после 14.00, передаются не позднее 9.30 следующего рабочего дня.

6.5.6. Документы, требующие срочного рассмотрения, - не более трех рабочих дней, передаются на регистрацию незамедлительно вне графика.

6.6. Прием и отправка документов с использованием факсимильной связи.

6.6.1. Централизованный прием и отправка документов с использованием факсимильной связи и электронной почты осуществляются управлением по работе с документами и приемной префекта.

6.6.2. Прием и передача телефонограмм осуществляется секретарями префекта и его заместителей. В нерабочее время прием и отправка телефонограмм осуществляется оперативным дежурным префектуры с занесением в журнал.

6.6.3. Допускается применение факсимильной, телефонной связи и электронной почты для приема и отправки документов, не требующих централизованной регистрации либо с последующей их регистрацией в системе электронного документооборота.

6.6.4. Документы, поступающие в управление по работе с документами по факсимильной связи и электронной почте, регистрируются в системе электронного документооборота и передаются соответствующему должностному лицу согласно распределению обязанностей.

6.7. Прием и отправка сообщений с использованием официального портала префектуры в сети Интернет.

6.7.1. Прием обращений, поступивших на официальный интернет-сервер префектуры, осуществляется управлением по работе с документами. Интернет-письма граждан оформляются на официальном портале префектуры в разделе "Обратная связь".

При приеме обращений граждан, поступивших на официальный портал префектуры, проверяются наличие фамилии, имени, отчества заявителя, почтового адреса, контактного телефона, адреса электронной почты, а также устанавливается, входит ли вопрос, поставленный в обращении, в компетенцию префектуры.

6.7.2. Обращения, поступившие на официальный интернет-сервер префектуры, в которых отсутствуют удостоверяющие реквизиты отправителя, считаются анонимными, регистрируются и подлежат рассмотрению. Ответ на них не дается.

При поступлении обращений, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию префектуры, либо не имеющих необходимых для регистрации реквизитов, документы регистрируются и направляются руководителям префектуры по принадлежности вопроса, для подготовки ответа заявителю с обоснованием невозможности рассмотрения обращения.

Направление документов осуществляется с использованием систем электронного документооборота (ЭДО, МосЭДО) и посредством "Почты России".

6.8. Доставка документов руководству префектуры, подразделениям префектуры, управам районов, территориальным подразделениям органов исполнительной власти и подведомственным учреждениям.

6.8.1. Доставка документов, направляемых префекту, заместителям префекта, руководителю аппарата префектуры осуществляется с использованием:

- системы электронного документооборота Правительства Москвы;

- именных папок руководителей префектуры.

В журналах регистрации делаются записи о документах, направленных руководителям, с указанием номера документа и даты помещения документа в папку. Папки руководителей и журналы регистрации размещены в управлении по работе с документами.

6.8.2. Ответственность за своевременное получение документов, направляемых руководству префектуры, возлагается на сотрудников префектуры, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

О направлении документов, требующих срочного рассмотрения - не более трех рабочих дней, управление по работе с документами незамедлительно информирует соответствующего сотрудника префектуры, при их отсутствии - руководителя структурного подразделения.

6.8.3. Доставка документов, направляемых в структурные подразделения префектуры, управы районов, территориальные подразделения органов исполнительной власти и подведомственные организации, осуществляется с использованием:

- системы электронного документооборота Правительства Москвы;

- ячеек (именных папок). В журналах регистрации делаются записи о документах, направленных руководителям, с указанием номера документа и даты помещения документа в папку. Папки руководителей и журналы регистрации размещены в управлении по работе с документами.

6.8.4. Ответственность за своевременное получение документов (не реже двух раз в течение рабочего дня с указанием времени) возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений и учреждений (адресатов).

О направлении документов, требующих срочного рассмотрения или исполнения - не более трех рабочих дней, управление по работе с документами незамедлительно информирует адресата.

6.8.5. Копирование документов и поручений при необходимости доставки документа на бумажном носителе осуществляется ответственным должностным лицом или структурным подразделением префектуры.

6.9. Отправка документов, направляемых органам местного самоуправления в городе Москве.

6.9.1. Отправка документов, направляемых органам местного самоуправления, осуществляется через управы соответствующих районов. Документы, адресованные органам местного самоуправления, направляются в управы соответствующих районов для их последующей передачи в органы местного самоуправления.

6.9.2. Документ, направляемый органу местного самоуправления, помещается в папку соответствующей управы района. При этом в журнале регистрации делается запись о направляемом документе с указанием номера документа, даты помещения документа в ячейку и отметки о необходимости передачи документа в орган местного самоуправления.

6.9.3. Документы, направляемые органам местного самоуправления, получают представители соответствующих управ районов под роспись в журнале регистрации с указанием даты (и времени для срочных документов) получения и полной фамилии расписавшегося.

Ответственность за организацию и обеспечение своевременной доставки документов, направляемых из префектуры органу местного самоуправления, возлагается на главу управы соответствующего района.

6.10. Отправка документов через Аппарат Мэра и Правительства Москвы.

Документы, адресованные Мэру Москвы, членам Правительства Москвы, Аппарату Мэра и Правительства Москвы, органам исполнительной власти города Москвы, отправляются в системе электронного документооборота Правительства Москвы.

Документы ограниченного пользования и "ДСП" направляются в системе электронного документооборота без прикрепления электронного образа, оригинал документа доставляется адресату сотрудником префектуры - ответственным исполнителем либо сотрудником управления по работе с документами.

6.11. Отправка документов через почтовое отделение связи.

6.11.1. Документы, адресованные организациям и гражданам, подлежат отправке через почтовое отделение связи.

Управлением по работе с документами осуществляется ежедневная централизованная доставка документов в почтовое отделение связи.

6.11.2. Для централизованной доставки в почтовое отделение связи управлением по работе с документами принимаются документы от руководства префектуры и структурных подразделений префектуры.

Отправка документов префектуры производится после их регистрации в системе электронного документооборота.

6.11.3. При отправке корреспонденции управлением по работе с документами проверяется наличие:

- адреса с индексом;

- исходящей даты и номера;

- фамилии и инициалов исполнителя и номера его рабочего телефона;

- указанных в тексте приложений;

- подписи на документе.

6.11.4. Сотрудник управления по работе с документами обязан в случае получения неправильно оформленного документа:

- вернуть документ исполнителю на доработку с указанием ошибки;

- по документам срочного характера незамедлительно уведомить исполнителя о необходимости исправления допущенной ошибки.

6.11.5. Централизованное конвертование документов, отправляемых из префектуры через почтовое отделение связи, осуществляется сотрудниками управления по работе с документами.

Конвертование документов осуществляется в течение трех рабочих дней с момента поступления. При конвертовании документов составляется реестр почтовых отправлений (приложение 8) с указанием даты конвертования, номера документа, адресата (название организации или фамилии получателя документа) и его почтового адреса. Реестр утверждается начальником управления по работе с документами.

Заказные письма оформляются с указанием структурного подразделения, в которое должно быть возвращено уведомление о доставке, заполненное сотрудниками данного подразделения.

6.11.6. Доставка конвертованных документов префектуры в почтовое отделение связи осуществляется не позднее следующего рабочего дня с момента конвертования.

Конвертование и доставка в почтовое отделение связи документов, направляемых депутатам, в судебные и правоохранительные органы, органы прокуратуры, осуществляется в течение одного рабочего дня с момента поступления либо не позднее следующего дня.

6.12. Выдача документов на руки и отправка документов нарочным.

6.12.1. При наличии в обращении просьбы о выдаче оригиналов ответов префектуры они выдаются на руки автору.

6.12.2. Выдача оригиналов документов префектуры производится управлением по работе с документами под роспись получателя, на основании записи установленного образца на копии документа, например: "Оригинал документа получен на руки, дата получения, фамилия, имя, отчество, личная подпись".

6.12.3. В исключительных случаях документы срочного характера направляются адресатам нарочным. Ответственность за доставку документа срочного характера возлагается на подразделение префектуры, осуществлявшее подготовку документа.

6.13. Регистрация документов.

6.13.1. При регистрации документов используются индексы в соответствии с утвержденной префектом сводной номенклатурой дел префектуры.

Регистрация документов осуществляется в течение трех дней с момента поступления.

Регистрация документов со сроком исполнения менее трех дней осуществляется незамедлительно.

6.13.2. Управлением по работе с документами осуществляется регистрация документов:

- адресованных префекту, в том числе поступивших в ходе приема префектом граждан и представителей организаций;

- адресованных заместителям префекта, руководителю аппарата префектуры, в том числе поступивших в ходе приема указанными должностными лицами граждан и представителей организаций;

- поступивших в префектуру без указания конкретного адресата;

- поручений по исполнению (резолюций) вышеуказанных документов и ответов по исполнению данных поручений;

- инициативной переписки префекта и ответов по ней;

- инициативной переписки руководителей префектуры, направляемой в другие организации, и ответов по ней;

- поступивших от граждан и организаций в ходе встреч префекта с населением;

- поступивших от граждан и организаций в ходе сеансов "горячей линии" префектуры;

- протоколов совещаний у префекта и ответов по ним в адрес префекта;

- распоряжений и приказов префектуры по вопросам основной деятельности;

- распоряжений и приказов префектуры по кадровым вопросам;

- распоряжений префектуры по вопросам работы Окружной межведомственной комиссии;

- протоколов заседаний коллегий префектуры.

6.13.3. В структурных подразделениях префектуры осуществляется регистрация документов:

- инициативных документов заместителей префекта, руководителей структурных подразделений, в том числе внутренней переписки префектуры;

- ответов в адрес иных руководителей префектуры;

- документов, направляемых руководителями в органы исполнительной власти, учреждения и организации города Москвы;

- ответов гражданам, подготовленных структурными подразделениями префектуры.

6.13.4. После предварительного рассмотрения и регистрации документы, поступившие без указания конкретного адресата, в течение трех дней направляются по принадлежности заместителям префекта, руководителю аппарата префектуры в соответствии с их компетенцией.

6.13.5. Структурные подразделения префектуры, участвующие в процессе создания, регистрации и хранения документов, несут ответственность за сохранность как самих документов, так и информации о них в регистрационных журналах или базах данных, а также за оперативное представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение.

6.13.6. Повторными считаются документы, поступившие в префектуру по одному и тому же вопросу из одной организации или от одного и того же частного лица (группы лиц) в течение года, считая от даты первичной регистрации документа в префектуре.

6.14. Рассмотрение документов и оформление резолюций.

6.14.1. Рассмотрение документа в префектуре предполагает ознакомление с содержанием документа, подготовку проекта резолюции, передачу документа соответствующему руководителю для принятия решения по исполнению документа, подписание резолюции.

6.14.2. Рассмотрение документа с последующим вводом информации в системы ЭДО и МосЭДО производится не позднее трех рабочих дней с момента регистрации документа в структурном подразделении префектуры.

6.14.3. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции (резолюциях). При подготовке проекта резолюции должностного лица префектуры учитывается:

- распределение обязанностей между руководством префектуры;

- компетенция структурных подразделений префектуры и подведомственных учреждений.

6.14.4. Резолюция, содержащая принятое решение должностного лица по исполнению документа, может быть адресована только руководителям подведомственных подразделений и учреждений, контроль деятельности и координацию работы (или руководство деятельностью) которых осуществляет указанное должностное лицо, в пределах их компетенции.

6.14.5. Документ может иметь несколько резолюций (одному или нескольким должностным лицам) соответственно этапам рассмотрения. При этом каждая последующая резолюция не должна дублировать предыдущую либо противоречить ей. Последующая резолюция должна конкретизировать порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнителя. Допускается возможность повторного рассмотрения документа при наличии дополнительной информации. В этом случае документ вновь докладывается должностному лицу, подписавшему первичную резолюцию, и должностное лицо имеет право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.

6.14.6. Резолюция оформляется в системе электронного документооборота.

6.14.7. В состав резолюции входят следующие элементы:

- исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения (если указан).

Дополнительно (знаком +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации, а также контроля за ходом исполнения.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель. Если ответственный исполнитель в резолюции не указан, им считается лицо, указанное в резолюции первым.

6.14.8. Резолюция подписывается должностным лицом, которое дает поручение, и датируется.

6.14.9. Право проставлять резолюции (давать поручения по исполнению) на документах, имеют:

- префект или должностное лицо, исполняющее обязанности префекта в его отсутствие;

- от имени и по поручению префекта - заместители префекта, руководитель аппарата, заместитель руководителя аппарата - начальник управления делами, начальник управления префекта, в соответствии с распределением обязанностей;

- заместители префекта, руководитель аппарата, заместитель руководителя аппарата - начальник управления делами по документам, адресованным в их адрес.

6.14.10. Подготовку проектов резолюций по исполнению документов, поступающих на рассмотрение префекту, осуществляют сотрудники управления по работе с документами, сотрудники сектора оперативного контроля, сотрудники управления префекта по вопросам своей деятельности.

6.14.11. Заместители префекта, руководитель аппарата, руководители структурных подразделений в ходе рассмотрения документов при необходимости запрашивают информацию у иных должностных лиц префектуры, управ районов, учреждений, подведомственных префектуре, в других органах исполнительной власти города Москвы.

6.15. Оформление исходящих писем.

6.15.1. Исходящие документы (в том числе и инициативные) подписываются префектом, заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры, руководителями структурных подразделений префектуры (если это право оговорено в положениях об их деятельности) в соответствии с их компетенцией, а также их заместителями и лицами, их официально замещающими.

Исходящие документы за подписью префекта, адресованные в органы прокуратуры, в обязательном порядке подлежат согласованию с юридическим управлением префектуры.

6.15.2. Исходящие документы оформляются на бланках писем либо в системе электронного документооборота в режиме согласования. Для обеспечения деятельности префектуры используются бланки префекта и префектуры.

6.15.3. Исходящие документы (в том числе инициативные) префекта принимаются к отправке в управлении по работе с документами.

6.15.4. Исходящие документы заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, руководителей структурных подразделений префектуры принимаются к отправке в управлении по работе с документами в случае:

- подготовки ответов на поручения Мэра и Правительства Москвы - в соответствии с требованиями Регламента Правительства Москвы;

- направления документа через Аппарат Мэра и Правительства Москвы в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, членам Совета Федерации и депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

6.15.5. Иные исходящие документы заместителей префекта, руководителей структурных подразделений префектуры оформляются в соответствующем структурном подразделении префектуры (за исключением инициативных писем).

6.15.6. В случае направления документа в нескольких экземплярах все экземпляры должны быть полностью идентичными.

Ответственность за идентичность экземпляров возлагается на непосредственного исполнителя документа.

6.15.7. После исполнения документа при направлении ответа заявителю (гражданину или организации) исходящим номером этого ответа является входящий номер документа, данный при регистрации обращения.

6.15.8. Инициативным документам сотрудником управления по работе с документами присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел.

6.16. Особенности работы с обращениями граждан.

6.16.1. Работа с обращениями граждан в префектуре осуществляется на основании законодательства Российской Федерации и города Москвы о порядке рассмотрения обращений граждан, Регламента Правительства Москвы и настоящего Регламента.

6.16.2. Письменные обращения граждан, переадресованные Аппаратом Мэра и Правительства Москвы в префектуру, рассматриваются в соответствии с Регламентом Правительства Москвы и настоящим Регламентом.

6.16.3. Письменное обращение гражданина в префектуру должно содержать наименование префектуры или должностного лица префектуры, которому оно адресовано, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись и дату.

6.16.4. Обращение, поступившее в префектуру или должностному лицу префектуры в соответствии с их компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

6.16.5. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию префектуры, в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

6.16.6. В случае если невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

6.16.7. Обращение с официального портала префектуры должно содержать изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество (при наличии), электронный адрес (e-mail), контактный телефон (по желанию заявителя), дату.

Обращение с официального портала префектуры, не содержащее фамилию и почтовый адрес гражданина, считается анонимным, регистрируется, ответ на него не дается.

Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

6.16.8. Обращение с портала "Наш город" должно содержать изложение существа обращения и контактные данные обратившегося.

6.16.9. Допускается прием и рассмотрение анонимных обращений, содержащих сведения о нарушениях, устранение которых находится в компетенции префектуры.

Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

6.16.10. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В отдельных случаях, ввиду сложного характера вопросов, поставленных в устном обращении гражданина, либо необходимости дополнительной проверки изложенных в нем фактов, должностные лица дают соответствующие поручения исполнителям в порядке подчиненности.

Административный регламент исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных префекту Северо-Восточного административного округа города Москвы, в префектуру Северо-Восточного административного округа города Москвы, представлен в приложении 5 к настоящему Регламенту.

6.17. Особенности работы при рассмотрении обращений Уполномоченного по правам человека в городе Москве.

6.17.1. Работа с обращениями Уполномоченного по правам человека в городе Москве (далее - Уполномоченный) осуществляется на основании Закона города Москвы "Об Уполномоченном по правам человека в городе Москве" и настоящего Регламента.

6.17.2. Должностные лица префектуры и подведомственных ей учреждений обязаны предоставлять сведения, материалы и документы, необходимые для осуществления полномочий Уполномоченного, в течение двух недель с момента поступления его запроса.

6.17.3. Заключения, рекомендации и другие обращения Уполномоченного к префекту и другим должностным лицам префектуры рассматриваются в течение двух недель с момента их поступления в префектуру.

6.17.4. Ответ на обращение Уполномоченного направляется за подписью префекта, уполномоченного префектом должностного лица либо должностного лица, к которому обратился Уполномоченный.

6.17.5. В случае если рекомендации Уполномоченного не выполнены, в ответе должно содержаться обоснование причин их невыполнения.

6.17.6. Уполномоченный имеет право принимать непосредственное участие в рассмотрении и обсуждении поставленных им вопросов. В случае обсуждения поставленных в обращении Уполномоченного вопросов на заседаниях коллегии префектуры или рабочих органов префектуры должностное лицо, которому поручено исполнение указанного обращения, не позднее чем за три календарных дня до даты рассмотрения вопроса извещает Уполномоченного о времени и месте проведения заседания.

6.18. Сроки и порядок исполнения правовых актов Мэра и Правительства Москвы, протоколов совещаний, служебных документов и обращений граждан.

6.18.1. Срок исполнения, установленный правовым актом, протоколом или резолюцией, определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами или днями.

6.18.2. Годовые и месячные периоды времени исчисляются календарными днями. Срок исполнения, установленный календарной датой, истекает в день, установленный в резолюции.

Срок исполнения, исчисляемый месяцем, истекает через 30 календарных дней, не считая нерабочих праздничных дней, за исключением сроков исполнения, установленных законодательством Российской Федерации.

В случае установления законодательством Российской Федерации срока рассмотрения "в течение месяца", "в месячный срок" срок исполнения истекает в соответствующее число следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то срок исполнения истекает в последний день этого месяца.

Срок исполнения, исчисляемый неделей, истекает через пять дней, не считая нерабочих праздничных и выходных дней.

Срок исполнения, исчисляемый днями, истекает в последний день исполнения поручения, не считая нерабочих праздничных и выходных дней.

6.18.3. Нерабочие праздничные дни устанавливаются в соответствии со статьей 112 Трудового кодекса Российской Федерации.

6.18.4. Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.

В префектуре подлежат исполнению поручения должностных лиц префектуры, содержащиеся в правовых актах, протоколах совещаний и служебных документах, а также резолюции руководства префектуры по исполнению правовых актов, служебных документов и обращений граждан, поступивших в префектуру.

6.18.5. Исполнение предполагает разработку и реализацию мер, направленных на осуществление поручений должностных лиц префектуры.

Ответственность за качественное и своевременное исполнение поручений возлагается на должностных лиц префектуры, территориальных подразделений органов исполнительной власти города, управ районов города Москвы и подведомственных префектуре учреждений в соответствии с возложенными на них функциями и обязанностями.

6.18.6. Сроки исполнения поручений по служебным документам и обращениям граждан указываются в резолюциях должностных лиц префектуры и не должны противоречить законодательству Российской Федерации, Регламенту Правительства Москвы.

Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией.

6.18.7. Согласно Регламенту Правительства Москвы определяются сроки исполнения:

- правовых актов Мэра и Правительства Москвы;

- протокольных поручений, данных на совещаниях у Мэра Москвы, заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы;

- поручений Мэра Москвы, заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы - руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы;

- контрольных поручений Аппарата Мэра и Правительства Москвы;

- обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской городской Думы, депутатов муниципальных собраний внутригородских муниципальных образований в городе Москве, парламентских и депутатских запросов;

- обращений и запросов Уполномоченного по правам человека в городе Москве, необходимых для осуществления его полномочий.

6.18.8. В префектуре предусмотрены пометки срочности исполнения поручений, зафиксированные в резолюциях руководства префектуры. Исполнение поручений руководства префектуры, имеющих пометки срочности, осуществляется в следующем порядке:

- поручения с пометкой "незамедлительно" исполняются в течение одного рабочего дня со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой "весьма срочно" исполняются в течение двух рабочих дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой "срочно" исполняются в течение трех рабочих дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой "оперативно" исполняются в течение 10 рабочих дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции).

Право указывать пометки срочности в тексте поручений (резолюций) имеют должностные лица, подписавшие поручение.

6.18.9. По документам, срок исполнения которых составляет более 10 рабочих дней, соисполнители не позднее чем за пять рабочих дней до истечения срока исполнения документа обязаны представить ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя.

6.18.10. По документам, срок исполнения которых составляет от 6 до 10 рабочих дней, соисполнители представляют ответственному исполнителю информацию для обобщения либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в срок, устраивающий ответственного исполнителя, но не позднее чем за три рабочих дня до истечения срока исполнения поручения.

6.18.11. По документам, срок исполнения которых составляет от трех до пяти рабочих дней, соисполнители представляют ответственному исполнителю информацию для обобщения либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в срок, устраивающий ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель обобщает полученную информацию и не позднее чем за один рабочий день до истечения срока исполнения представляет должностному лицу, давшему поручение, документ (справку, информацию, проект ответа в вышестоящий орган власти и (или) заявителю) по исполнению резолюции.

6.18.12. Ответственный исполнитель обобщает полученную информацию и не позднее чем за три рабочих дня до истечения срока исполнения представляет должностному лицу, давшему поручение, документ (справку, информацию, проект ответа в вышестоящий орган власти и (или) заявителю) по исполнению резолюции (поручения) с указанием мнения соисполнителей либо прилагает копии справок (информации) соисполнителей.

6.18.13. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.

6.18.14. Порядок исполнения документов, срок исполнения которых составляет два рабочих дня и менее, в том числе документов с пометками "незамедлительно" и "весьма срочно", определяется ответственным исполнителем, с учетом обеспечения выполнения поручения руководства префектуры в установленный срок.

6.18.15. Справки (информация) о ходе и результатах исполнения поручений, направляются ответственному исполнителю для подготовки обобщенного ответа префектуры независимо от адресации данных документов.

6.18.16. Справки (информация) префектуры о ходе и результатах исполнения поручений Мэра и Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы должны готовиться согласно Регламенту Правительства Москвы.

6.18.17. Справки (информация) о ходе и результатах исполнения поручений префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры должны подписываться руководителями структурных подразделений префектуры, территориальных подразделений органов исполнительной власти города, главами управ районов, которым даны поручения, или лицами, исполняющими их обязанности.

6.18.18. Справки (информация) о ходе и результатах исполнения поручений руководителей структурных подразделений префектуры могут быть подписаны заместителями руководителей территориальных подразделений органов исполнительной власти города и руководителями их структурных подразделений, заместителями глав управ районов и руководителями структурных подразделений управ районов.

6.18.19. Справка (информация) о ходе и результатах исполнения поручения руководства префектуры должна содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в поручении, служебном документе или обращении гражданина:

- что, когда и кем сделано или будет делаться в ходе выполнения поручения;

- в случае, если ранее по аналогичному обращению заявителя не было принято должных мер, необходимо осуществить проверку данной информации, и при подтверждении информации - определить виновных должностных лиц и проинформировать о принятых мерах;

- если просьбу (требование) невозможно удовлетворить, ответ должен содержать аргументированный отказ.

6.18.20. Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то ответственным исполнителем готовится справка на имя должностного лица, подписавшего резолюцию, с обоснованием необходимости продления срока, которая не позднее чем за три рабочих дня до истечения срока исполнения представляется соответствующему должностному лицу. Одновременно со справкой готовится и представляется проект ответа в обратившуюся организацию или гражданину о ходе выполнения поручения или рассмотрения поручения. В случае поступления обращения из вышестоящего органа власти с контрольным поручением по обращению готовятся проекты ответов как в вышестоящий орган власти, так и заявителю.

6.18.21. Корректировка срока исполнения производится должностным лицом, его установившим, на основании информации (справки) ответственного исполнителя поручения.

6.18.22. При поступлении в префектуру информации о корректировке срока исполнения поручений Мэра и Правительства Москвы либо о необходимости принятия дополнительных мер по документу, ранее поступившему и зарегистрированному в префектуре, данная информация направляется:

- исполнителям по данному поручению - для документов, находящихся на контроле префектуры;

- руководству префектуры для принятия решения о дальнейшем порядке выполнения поручения - для документов, снятых с контроля префектуры.

В случае отличия корректировок срока исполнения по поручениям Мэра и Правительства Москвы, установленных руководством префектуры и Аппаратом Мэра и Правительства Москвы, сроком исполнения считается срок, установленный Аппаратом Мэра и Правительства Москвы.

6.18.23. Если информация (справка) о выполнении поручения, представленная исполнителем не соответствует требованиям настоящего Регламента и Регламента Правительства Москвы (при подготовке информации в адрес Мэра и Правительства Москвы), информация (справка) может быть возвращена исполнителю для доработки:

- должностным лицом префектуры, давшим поручение;

- управлением по работе с документами.

6.18.24. Доработанная информация (справка) об исполнении поручения не позднее чем через три рабочих дня должна быть представлена исполнителем должностному лицу, давшему поручение, если при возврате документа не указан иной срок.

6.19. Контроль исполнения поручений.

6.19.1. Контроль исполнения поручений по документам возлагается:

- по служебным документам и обращениям граждан - на заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, руководителей структурных подразделений согласно распределению обязанностей;

- по инициативным документам за подписью префекта, направленным в вышестоящие органы власти, - на заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, которые подготовили и представили на подпись указанные документы;

- по обращениям граждан, поступившим на портал "Наш город", - на заведующего сектором контроля электронных обращений.

6.19.2. Контроль исполнения поручений возлагается на одно должностное лицо.

6.19.3. Решение о снятии с контроля поручений производится должностным лицом, поставившим документ на контроль. Основанием для снятия с контроля служит:

- справка исполнителя о результатах выполнения поручения;

- копия подписанного и зарегистрированного ответа корреспонденту, направленная с сопроводительным документом.

Поручение о подготовке распоряжения префектуры считается выполненным, когда оформленный проект правового акта со всеми необходимыми визами передан в протокольный сектор.

6.19.4. В соответствии со своей компетенцией контрольно-аналитические функции, предусматривающие контроль и анализ результатов исполнения документов и поручений, информирование об этом соответствующих должностных лиц префектуры, ведение баз данных осуществляют:

- управление по работе с документами;

- отдел по работе с обращениями граждан управления жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства.

6.19.5. Контролю подлежат правовые, служебные документы и обращения граждан, поставленные на контроль вышестоящими органами исполнительной власти и должностными лицами, префектом, заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры, заместителем руководителя аппарата префектуры - начальником управления делами, иным уполномоченным префектом лицом.

6.19.6. Решение о постановке поручений на контроль принимается префектом, заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры, заместителем руководителя аппарата префектуры - начальником управления делами.

Отметка "особый контроль" проставляется на документы, находящиеся на особом контроле вышестоящих органов исполнительной власти и должностных лиц.

Решение о постановке документов на особый контроль префекта принимается только префектом.

6.19.7. В целях информирования префекта о выполнении поручения, зафиксированного в правовом акте, должностные лица, являющиеся исполнителями поручений обязаны не позднее указанного в бланке отчета срока исполнения поручения представить в управление по работе с документами информацию о ходе выполнения поручения. В случае если поручение не выполнено, в информации указываются причины невыполнения, предлагаемые или принятые меры по устранению невыполнения поручения, окончательный срок выполнения поручения.

6.19.8. К документам (справкам, информации, ответам) о выполнении поручений, представляемым в контролирующие структурные подразделения префектуры, в обязательном порядке прилагаются поручения, данные по документу, информация соисполнителей и промежуточная переписка по их исполнению.

6.19.9. Управление по работе с документами:

- еженедельно направляет должностным лицам, являющимся исполнителями поручений, информацию о поручениях, срок исполнения которых истечет в течение недели;

- обеспечивает систематическую подготовку и представление префекту сводных отчетов об исполнительской дисциплине.

7. Порядок работы с проектами правовых актов Мэра Москвы и Правительства Москвы

7.1. Все поступившие на согласование в префектуру проекты правовых актов вышестоящих органов исполнительной власти города Москвы подлежат обязательной регистрации в системе электронного документооборота управлением по работе с документами в срочном порядке в соответствии с установленной номенклатурой дел.

Управление по работе с документами в первоочередном порядке в системе электронного документооборота готовит проект резолюции и представляет на подпись префекту.

7.2. Согласование поступивших в префектуру проектов осуществляется в соответствии с требованиями Регламента Правительства Москвы.

7.3. Ответственному исполнителю по ЭДО направляется проект правового акта.

7.4. Если замечания значительны по объему или требуют пояснений, замечания излагаются на отдельном листе, а на листе согласования рядом с подписью указывается: "С замечаниями".

7.5. Подготовленный ответственным исполнителем проект ответа визируется ответственным исполнителем и соисполнителями по поручению и направляется в управление по работе с документами.

7.6. Ответственный исполнитель помимо проекта ответа вносит на имя префекта пояснительную записку-заключение о сути рассматриваемого вопроса (что нового предлагается проектом; какие правовые документы по данному вопросу уже приняты, их выполнение; каковы возможные последствия после принятия рассматриваемого документа, имеются ли возможности его реализации на территории округа; какие возможные финансовые ресурсы потребуются для реализации рассматриваемого проекта).

7.7. Срок рассмотрения проектов правовых актов, представленных на согласование, не должен превышать 7 календарных дней с момента регистрации в префектуре, в том числе для проектов законов, концепций и программ развития отраслей городского хозяйства, если иной срок не установлен вышестоящим должностным лицом.

При оперативной подготовке проекта правового акта по указанию Мэра Москвы срок согласования не должен превышать трех рабочих дней с момента получения документа префектурой.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

7.10. При повторном представлении на согласование проектов правовых актов, доработанных по замечаниям, согласование не должно превышать 5 календарных дней, если не установлен иной срок.

7.11. В отдельных случаях в течение одного рабочего дня может быть осуществлено согласование проекта правового акта по организации приема зарубежных делегаций, прибывающих в Москву по приглашению Мэра Москвы и Правительства Москвы, и командированию за рубеж делегаций города Москвы, Правительства Москвы и должностных лиц органов исполнительной власти города Москвы (согласование осуществляется при представлении смет расходов на указанные цели с соответствующими расчетами и обоснованиями).

7.12. Согласование осуществляется путем визирования: на листе согласования указываются должность, инициалы, фамилия, подпись должностного лица, согласующего проект, и дата согласования. В отдельных случаях подпись должностного лица, осуществляющего согласование, может быть заверена печатью. К проекту прилагается сопроводительное письмо за подписью префекта или заместителя префекта.

7.13. Согласование действительно в течение четырех месяцев.

7.14. Управление по работе с документами имеет право возвращать проект ответа ответственному исполнителю на доработку в случае:

- отсутствия виз соисполнителей;

- несоответствия проекта ответа содержанию рассмотренного проекта;

- неполноты ответа (отсутствуют конкретные предложения: согласовать, согласовать с замечаниями, отказать в согласовании из-за наличия разногласий и т.п.).

7.15. Подписанный ответ, а также завизированный префектом проект правового акта направляется в органы исполнительной власти города Москвы, либо через ответственного исполнителя префектуры, либо по договоренности с исполнителем проекта правового акта.

8. Организация личного приема граждан, представителей организаций. Прием сотрудников префектуры и управ районов по личным вопросам

8.1. Организация личного приема.

8.1.1. Прием граждан осуществляется по вопросам, входящим в компетенцию префектуры, определенным Уставом города Москвы, законами города Москвы, правовыми актами Мэра Москвы и Правительства Москвы, настоящим Регламентом, Положением о приемной в управлении по работе с документами префектуры.

Запись на прием осуществляется по форме, представленной в приложении 6 к настоящему Регламенту.

8.1.2. На личный прием к заместителям префекта и руководителю аппарата префектуры могут записаться граждане Российской Федерации, а также иностранные граждане и лица без гражданства по вопросам, входящим в компетенцию префектуры, если их вопрос не был решен на уровне района, и требуется участие префектуры.

На личный прием к префекту могут записаться граждане Российской Федерации, а также иностранные граждане и лица без гражданства по вопросам, входящим в компетенцию префектуры, если их вопрос не был решен на уровне заместителей префекта и руководителя аппарата префектуры.

При обращении в приемную префектуры указанные лица обязаны предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий их личность.

Лица, представляющие интересы третьих лиц (граждан, организаций, Советов домов, ТСЖ, ЖСК и др.) вместе с паспортом предъявляют доверенность на право представлять интересы третьих лиц (ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации).

На личный прием к руководителям префектуры допускаются лица, записавшиеся на прием в порядке, установленном настоящим Регламентом.

8.1.3. Прием осуществляется префектом, заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры в приемной префектуры согласно графику, утвержденному соответствующим, правовым актом префектуры.

8.1.4. Предварительная беседа с гражданами и представителями Организаций и запись на прием к руководителям префектуры проводится сотрудниками приемной по личному заявлению гражданина (приложение 6) либо по обращению, поступившему по электронной почте через электронную приемную.

8.1.5. Запись на прием к руководителям префектуры Северо-Восточного административного округа Города Москвы по электронной почте через электронную приемную осуществляется в соответствии с регламентом работы приемной префектуры СВАО по предварительной электронной записи граждан на прием к префекту, заместителям префекта, начальникам управлений префектуры, утвержденному соответствующим правовым актом префектуры.

Помимо организации приема, сотрудники приемной префектуры оказывают обратившимся лицам консультативную помощь.

8.1.6. Обратившийся гражданин или представитель организации вправе предоставить сотруднику приемной документы, подтверждающие, что вопрос не был решен на уровне управы района, окружного управления, комиссии или инспекции.

8.1.7. В случае возникновения чрезвычайных и экстремальных ситуаций, независимо от утвержденного графика приема граждан, сотрудники приемной принимают меры для экстренного рассмотрения обращений граждан должностными лицами префектуры.

8.1.8. Отказ в записи на личный прием к руководителям префектуры.

8.1.8.1. Сотрудники приемной не записывают граждан на личный прием по вопросам, не входящим в компетенцию префектуры (постановление Правительства Москвы от 24 февраля 2010 г. N 157-ПП "О полномочиях территориальных органов исполнительной власти города Москвы"):

- обращения, связанные с изобретениями, открытиями, рационализаторскими предложениями, порядок рассмотрения которых регламентируется законодательством Российской Федерации;

- обращения, которые рассматриваются в порядке уголовного, гражданского судопроизводства, по делам об административных правонарушениях;

- обращения, вытекающие из отношений, складывающихся внутри коллективов коммерческих организаций и общественных объединений, регулируемых нормами федерального законодательства;

- обращения с просьбой о толковании действующих федеральных законов и законов города Москвы.

8.1.8.2. Сотрудники приемной также не записывают граждан на личный прием к руководителям префектуры, если они были на личном приеме и ранее данные поручения с приема еще не выполнены (кроме случаев, когда необходимость нового приема продиктована изменением обстоятельств либо наличием другого вопроса).

8.1.8.3 Причина отказа гражданину в записи на личный прием (при устном обращении) разъясняется сотрудниками приемной в устной форме.

8.1.8.4. Отказ в записи на прием к руководству префектуры может быть обжалован заявителем у руководителя аппарата префектуры, префекта либо в установленном законом порядке.

8.1.9. К личному приему заявителей должностным лицом сотрудники приемной подготавливают:

- учетную карточку, заполненную на основании предварительной беседы с заявителем;

- федеральные законы, законы города Москвы, иные правовые и правовые акты по вопросу, содержащемуся в обращении гражданина;

- ответы (справки) должностных лиц или органов исполнительной власти, ранее рассматривавших обращение.

Сотрудники приемной осуществляют по согласованию с лицом, осуществляющим прием, обязательное приглашение должностных лиц (глав управ районов, руководителей окружных служб и управлений), в компетенцию которых входит решение вопроса заявителя.

8.1.10. Решение должностного лица, ведущего прием, оформляется на регистрационной карточке в виде поручения (резолюции) структурным подразделениям префектуры, управам районов.

Поручение подписывается должностным лицом, ведущим прием, регистрируется в течение трех рабочих дней в приемной, после чего направляется исполнителю.

8.1.11. Контроль исполнения поручений, данных во время приема, осуществляется должностным лицом, проводившим прием.

Непосредственный контроль исполнения поручений, данных во время приема, осуществляется сотрудниками приемной префектуры.

8.1.12. Поручение, данное должностным лицом по обращению гражданина, должно исполняться в течение 30 календарных дней со дня приема, если поручением не установлен иной срок.

8.1.13. Руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

8.1.14. Управы районов, структурные подразделения префектуры в соответствии с поручением готовят проект ответа заявителю и представляют его в приемную, где анализируется сотрудниками приемной и докладывается должностному лицу, проводившему прием.

Заявителю дается ответ в письменной форме за подписью должностного лица, проводившего прием.

8.1.15. Поручение снимается с контроля, если:

- вопрос решен положительно;

- даны разъяснения на приеме;

- дан обоснованный письменный отказ в выполнении требования гражданина.

8.1.16. Ответы заявителям направляются за подписью префекта и других должностных лиц, проводивших личный прием.

8.1.17. Сотрудники приемной регулярно, в установленном порядке, информируют префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры о состоянии исполнительской дисциплины по работе с обращениями заявителей, поступивших во время приема.

8.1.18. Сотрудники приемной префектуры осуществляют подготовку материалов к приему населения префектом в приемной Правительства Москвы: готовят информационную справку о проблеме заявителя, с которой он записался на прием, на основании справочного материала из управы района, профильного управления префектуры и приемов, проведенных приемной префектуры.

8.1.19. Члены Совета Федерации, депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутаты Московской городской Думы и депутаты советов депутатов муниципальных округов пользуются правом на прием руководителями префектуры по вопросам своей депутатской деятельности в первоочередном порядке при формировании повестки очередного приема.

8.1.20. На личном приеме по одному и тому же вопросу одновременно допускается присутствие не более двух человек.

В случае если граждане желают записаться на прием по одному и тому же вопросу группой в количестве более двух человек, сотрудник приемной префектуры информирует их о необходимости определить представителей в количестве не более двух человек.

8.2. Прием представителей организаций.

8.2.1. Предварительная беседа с представителями организаций и запись на прием к префекту, заместителям префекта, руководителю аппарата префектуры осуществляется сотрудниками приемной по личному заявлению законного представителя организации либо по обращению, поступившему по электронной почте.

Лица, представляющие интересы третьих лиц (организаций, Советов домов, ТСЖ, ЖСК и др.), вместе с паспортом предъявляют доверенность на право представлять интересы третьих лиц (ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации).

8.2.2. Приемная, уполномоченные сотрудники заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, соответственно, проводят необходимые мероприятия по организации приема представителей организаций и готовят документы, в том числе:

- справку-заключение с рекомендациями (на основании предварительной беседы с представителями организаций);

- федеральные законы, законы города Москвы, иные правовые акты по вопросам, содержащимся в обращении организации;

- справки структурных подразделений префектуры, управ районов, рассматривавших обращение ранее.

8.2.3. Решение должностного лица, ведущего прием, оформляется на учетной карточке приема в виде поручения, подписывается и после регистрации в приемной отправляется исполнителю в течение трех рабочих дней.

8.2.4. По каждому поручению префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, проводившего прием представителей организаций, устанавливается контроль.

Контроль исполнения поручений, данных во время приема представителей организаций, осуществляется сотрудниками приемной.

8.2.5. Поручение, данное должностным лицом по обращению представителей организаций, должно исполняться в течение 30 календарных дней со дня приема, если поручением не установлен иной срок.

Руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

8.2.6. Обращение снимается с контроля, если:

- вопрос решен положительно;

- даны разъяснения на приеме;

- дан обоснованный письменный отказ.

8.2.7. Ответы заявителям направляются за подписью префекта и других должностных лиц, проводивших личный прием.

8.3. Участие приемной префектуры в проведении встреч руководства округа с населением районов.

8.3.1. При проведении встреч с населением руководителями округа сотрудники приемной готовят справочную информацию об обращениях жителей районов в приемную префектуры и о проведенных приемах руководителями округа.

8.3.2. Во время проведения встречи, в случае, если жители обращаются с просьбами о личном приеме, сотрудники приемной оформляют обращения и записывают жителей на прием согласно регламенту.

8.4. Прием префектом сотрудников префектуры, управ районов по личным вопросам.

8.4.1. Прием префектом сотрудников префектуры, управ районов по личным вопросам осуществляется во второй понедельник второго месяца каждого квартала.

8.4.2. Предварительная беседа с сотрудниками и запись на прием к префекту осуществляется руководителем аппарата префектуры.

8.4.3. Приемная проводит необходимые мероприятия по организации приема сотрудников, в том числе:

- готовит справку-заключение с рекомендациями (на основании предварительной беседы);

- осуществляет приглашение на прием.

8.4.4. Каждое обращение сотрудника к префекту регистрируется в приемной.

Решение оформляется на регистрационной карточке в виде поручения (резолюции) должностным лицам префектуры, главам управ районов.

Поручение подписывается префектом, регистрируется в приемной, после чего направляется исполнителю в течение двух рабочих дней.

8.4.5. Контроль исполнения поручений префекта осуществляется сотрудниками приемной.

8.4.6. Сроки исполнения составляют 30 календарных дней со дня приема или устанавливаются префектом в поручении.

8.4.7. Ответы ответственных исполнителей анализируются сотрудниками приемной и докладываются руководителю аппарата префектуры.

Заявителю дается ответ в письменной форме за подписью префекта или уполномоченного им должностного лица (в соответствии с резолюцией).

8.4.8. Продление сроков исполнения поручений возможно только префектом. В этом случае заявителю направляется промежуточный ответ с обоснованием причин переноса сроков рассмотрения заявления.

8.4.9. В случае если поступившая от исполнителя информация не отвечает требованиям настоящего Регламента, сотрудники приемной повторно направляют документы с поручением для рассмотрения по существу и подготовки проекта ответа.

8.4.10. Обращение снимается с контроля префектом, если:

- вопрос решен положительно;

- даны разъяснения на приеме.

8.5. Во время приемов ведется видеозапись, о чем сотрудники приемной информируют принимаемое лицо. Видеозапись используется для подготовки протокола и поручений по итогам приема и хранится в течение трех дней.

Выдача видеозаписей заявителям не предусмотрена.

9. Порядок рассмотрения обращений членов Совета Федерации и депутатов

Работа с обращениями членов Совета Федерации и депутатов осуществляется в соответствии с пп. 4.5.2 - 4.5.3 Регламента Правительства Москвы.

9.1. Сроки рассмотрения обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы и депутатов Советов депутатов муниципальных округов.

9.1.1. Должностные лица, к которым обратился член Совета Федерации, депутат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, обязаны дать ответ на обращение или предоставить запрашиваемые им документы или сведения незамедлительно.

В случае необходимости проведения в связи с обращением дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов должностное лицо обязано сообщить об этом члену Совета Федерации или депутату Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в течение пяти календарных дней со дня получения обращения. Окончательный ответ представляется члену Совета Федерации, депутату Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации не позднее 30 календарных дней со дня получения обращения.

9.1.2. Обращения депутатов Московской городской Думы, депутатской комиссии, рабочей группы или фракции, конкретного депутата рассматриваются в месячный срок с момента получения обращения в префектуре, а в случае указания в обращении на нарушение законодательства Российской Федерации должностные лица префектуры незамедлительно принимают меры для устранения нарушения и привлечения виновных к ответственности (в случае выявления нарушений).

Подготовленные проекты ответов подлежат согласованию с Аппаратом Мэра и Правительства Москвы. Направление на согласование осуществляется:

- в срок не позднее 20 календарных дней со дня получения обращения в случае, если в соответствии с законодательством города Москвы установлен максимальный срок рассмотрения такого обращения 30 календарных дней;

- в срок не позднее 10 календарных дней со дня получения обращения в случае, если в соответствии с законодательством города Москвы установлен максимальный срок рассмотрения такого обращения 15 календарных дней;

- в срок не позднее чем по истечении половины срока рассмотрения такого обращения, если в соответствии с законодательством города Москвы определен иной срок рассмотрения обращения, отличный от вышеуказанных в данном пункте.

9.1.3. Обращение депутата Совета депутатов муниципального округа к должностным лицам префектуры рассматривается в течение 15 календарных дней с момента получения обращения в префектуре, если оно не требует дополнительного изучения и проверки.

В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов должностные лица обязаны сообщить об этом депутату в течение 15 календарных дней со дня получения обращения. Окончательный ответ представляется депутату не позднее 30 календарных дней со дня получения письменного обращения.

9.1.4. Депутат имеет право принимать непосредственное участие в рассмотрении поставленных им в обращении вопросов.

9.2. Подготовка ответа на обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Московской городской Думы к Мэру Москвы, Правительству Москвы.

По поручению Мэра Москвы, должностных лиц, уполномоченных давать поручения от имени Мэра Москвы, ответ на обращение, поступившее в их адрес, может быть дан за подписью префекта.

9.3. Порядок рассмотрения парламентского и депутатского запросов.

9.3.1. Парламентский запрос.

Ответ на парламентский запрос дается за подписью префекта либо лица, исполняющего его обязанности, не позднее чем через 15 календарных дней со дня получения парламентского запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.

9.3.2. Депутатский запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

Ответ на запрос дается за подписью должностного лица, в адрес которого поступил запрос, либо должностного лица, исполняющего его обязанности, не позднее чем через 30 календарных дней со дня его получения в префектуре (или в иной согласованный с инициатором запроса срок).

9.3.3. Депутатский запрос депутата Московской городской Думы.

Ответ на запрос дается за подписью должностного лица, в адрес которого поступил запрос, либо должностного лица, исполняющего его обязанности, не позднее чем через 15 календарных дней со дня его поступления в префектуру или в иной срок, согласованный с автором (авторами) запроса. Проект ответа подлежит согласованию с Аппаратом Мэра и Правительства Москвы в порядке, определенном в пункте 9.1.2 настоящего Регламента.

9.3.4. Депутатский запрос депутата муниципального Собрания.

9.3.4.1. Ответ на запрос дается в устной (на заседании муниципального Собрания) или в письменной форме за подписью руководителей префектуры не позднее чем через 15 календарных дней со дня его получения в префектуре.

9.3.4.2. Обращение депутата, названное им депутатским запросом, но не содержащее сведений о дате представления депутатского запроса на заседании муниципального собрания, или по вопросам, не относящимся к его депутатской деятельности, а также к перечню вопросов местного значения, установленному Законом города Москвы от 6 ноября 2002 г. N 56 "Об организации местного самоуправления в городе Москве", рассматривается как обращение депутата.

10. Оформление служебных документов

10.1. Общие требования к оформлению документов. Бланки документов.

10.1.1. Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями префектуры в соответствии с требованиями настоящего Регламента и регламента Правительства Москвы.

Правила оформления проектов распоряжений префектуры и приказов префекта изложены в разделе 3 настоящего Регламента.

10.1.2. В аппарате префектуры применяются следующие виды бланков документов, макеты которых согласованы с Управлением по организации работы с документами Правительства Москвы в установленном порядке:

10.1.2.1. Бланки правовых актов префектуры:

- с наименованием "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа. Распоряжение";

- с наименованием "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа. Приказ".

10.1.2.2. Бланки писем:

- "Правительство Москвы. Префект Северо-Восточного административного округа" (письмо, формат А4, синий, с продольным расположением реквизитов);

- "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа" (письмо, формат А4, синий, с продольным расположением реквизитов).

Бланки для писем с указанием должности "префект" применяются только для направления документов за подписью префекта или лиц, официально его замещающих.

10.1.2.3. Бланки для писем с наименованием "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа города Москвы" применяются заместителями префекта, руководителем аппарата, а также руководителями структурных подразделений префектуры и заместителями начальника управления государственной службы и кадров (по вопросам ведения) либо лицами, исполняющими их обязанности, по поручению заместителя префекта, курирующего данное структурное подразделение в соответствии с распределением обязанностей.

10.1.2.4. Бланки поручений:

- "Правительство Москвы. Префект Северо-Восточного административного округа" (поручение, формат А4, синий, с продольным расположением реквизитов). Применяется для подготовки проекта инициативного поручения префекта, предлагаемого на подпись префекту или исполняющему обязанности префекта заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры, с приложением сопроводительного письма;

- "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа. Стенографическая запись поручения" (поручение, формат А4, синий, с продольным расположением реквизитов). Применяется для подготовки проекта инициативного поручения за подписью префекта или исполняющего обязанности префекта по его непосредственному поручению.

Бланки для поручений с указанием должности "префект" применяются только для направления документов за подписью префекта или лица, официально его замещающего.

10.1.2.5. Бланки хранятся в управлении по работе с документами.

10.2. Реквизиты служебных документов.

10.2.1. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата и индекс документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.

10.2.2. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:

- дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов;

- дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний.

10.2.3. Индекс документа - это порядковый номер для распоряжений, протоколов, приказов; для писем, поручений и служебной корреспонденции - это входящий или исходящий номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел. Проставляется в специально обозначенном месте бланка документа - на уровне и после реквизита "дата документа".

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах.

10.2.4. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в органы исполнительной власти, организации и учреждения, их структурные подразделения, или конкретному должностному лицу.

Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится. В состав реквизита "адресат" должен входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:

- наименование адресата (наименование организации или при адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

При адресовании документа частному лицу первой строкой указывается фамилия и инициалы частного лица - автора документа, второй строкой - улица, номер дома, номер корпуса, номер квартиры, город, индекс.

При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы исполнительной власти, управы районов.

10.2.5. Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.

Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко.

При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:

Уважаемый Иван Иванович!

При адресовании документов в иные организации допускается также обращение с использованием слов "господин", например:

Уважаемый господин Иванов!

или Господин Иванов!

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на _____ л. в _____ экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, а также указанием адресов, в которые приложения направляются.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов может быть не указано.

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности указывается только в случае, если окончание текста документа находится на второй и далее страницах), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности. При этом документ перепечатывается и указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия: "исполняющий обязанности...", при этом использование аббревиатуры "И.о." на бланках писем не допускается.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности.

Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.

Наименование должности печатается от границы левого поля документа, расшифровка подписи - на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

10.2.6. Правила написания наименований, дат, слов и словосочетаний при работе с документами изложены в приложении 7 к настоящему Регламенту.

10.3. Гриф согласования.

Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами (организациями), структурными подразделениями, должностными лицами.

Согласование документов может быть внешним и внутренним.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа.

Грифы согласования располагаются ниже реквизита "подпись" на отдельном листе согласования.

Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например: Лист согласования (справка, протокол) прилагается. Подпись, дата.

Формой внутреннего согласования является визирование документов.

Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.

При наличии замечаний по документу согласование оформляют следующим образом: "замечания прилагаются" или "с замечаниями по пункту...", подпись, ее расшифровка, дата.

Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях.

Гриф согласования печатается от границы левого поля.

Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение документа.

Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего правового акта. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

11. Оформление доверенности

11.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий префекта на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному должностному лицу.

Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

11.2. Доверенность оформляется на бланке письма префектуры.

11.3. Обязательные реквизиты доверенности:

- заголовок ("ДОВЕРЕННОСТЬ");

- регистрационный номер и дата выдачи;

- наименование органа, доверяющего должностному лицу представлять интересы данного органа;

- фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного должностного лица;

- перечисление предоставляемых полномочий;

- подпись префекта или должностного лица, исполняющего его обязанности;

- гербовая печать префектуры.

11.4. Дополнительные реквизиты:

- паспортные данные уполномоченного должностного лица;

- срок действия доверенности.

11.5. Доверенность в обязательном порядке согласуется и представляется на подпись префекту юридическим управлением префектуры.

12. Оформление документов лиц, командируемых за рубеж

Оформление командирования за рубеж руководителей и специалистов префектуры осуществляется приказом префектуры на основании соответствующего правового акта Правительства Москвы.

В приказе префектуры должно быть указано:

- основание направления за рубеж;

- цель направления за рубеж;

- период пребывания за рубежом;

- название страны пребывания.

13. Формирование дел, их хранение, справочная работа в подразделениях префектуры

13.1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется в структурных подразделениях префектуры в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

13.2. Сводная номенклатура дел префектуры составляется управлением по работе с документами и утверждается префектом.

13.3. Формирование дел осуществляется сотрудниками, ответственными за делопроизводство в префектуре.

13.4. При формировании дел необходимо придерживаться следующих общих правил:

- группировать в дела раздельно (документы постоянного и временного сроков хранения);

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопросов по хронологии;

- группировать в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;

- подшивать в дела заверенные копии документов (отсутствие заверительной отметки лишает документ юридической силы);

- подшивать в дела документы в единственном экземпляре;

- включать годовые планы, отчеты в материалы того года, к которому они относятся, независимо от времени их составления и даты поступления;

- количество листов в деле не должно превышать 250;

- при формировании дела необходимо составить внутреннюю опись на документы, пронумеровать страницы, снять скрепки.

13.5. Все оформленные дела хранятся в шкафах или на стеллажах. В каждом шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел, на корешках обложек дел (папок) указываются цифровые обозначения. Хранение дел в столах не допускается.

13.6. Выдача справок по находящимся в работе и неисполненным обращениям граждан и организаций осуществляется по запросу заявителей специалистами управления по работе с документами и специалистами структурных подразделений префектуры. При этом заявителю могут быть сообщены:

- дата регистрации и входящий номер документа;

- ответственный исполнитель;

- установленный срок рассмотрения.

Содержание резолюций руководителей префектуры, материалов внутренней служебной переписки заявителям не сообщается.

13.7. Выдача справок по документам, хранящимся в делах подразделений префектуры, а также вынос документов из здания префектуры производится только с разрешения руководителя аппарата префектуры, который несет персональную ответственность за обоснованность данного разрешения, сохранность и возврат документов.

13.8. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение согласованного в установленном порядке срока могут оставаться в структурных подразделениях префектуры для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел и на основании описей сдаются в архив префектуры.

13.9. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет (включительно) по истечении сроков хранения в соответствии с номенклатурой дел подлежат уничтожению на основании акта о выделении документов и дел к уничтожению.

13.10. Подготовка дел для передачи в архив префектуры производится сотрудниками управления по работе с документами и структурных подразделений префектуры при методической помощи и под контролем специалиста, отвечающего за архив префектуры.

14. Обеспечение доступа к информации о деятельности префектуры

14.1. Порядок информирования граждан и организаций осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

14.2. Информация о деятельности префектуры СВАО (далее - Информация) - это Информация (в том числе документированная), созданная должностными лицами префектуры в пределах своих полномочий либо поступившая в префектуру извне. К Информации о деятельности префектуры СВАО относятся также законы и иные правовые акты города Москвы.

14.3. Пользователь Информации - гражданин (физическое лицо), организация (юридическое лицо), общественное объединение, осуществляющие поиск информации о деятельности префектуры СВАО. Пользователями Информацией являются также государственные органы, органы местного самоуправления, осуществляющие поиск указанной Информации.

14.4. Официальный портал префектуры СВАО (далее - официальный портал) - портал в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее - сеть Интернет), содержащий Информацию о деятельности префектуры СВАО, электронный адрес которого включает доменное имя, права на которое принадлежат префектуре СВАО.

14.5. Запрос - обращение пользователя Информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в префектуру СВАО либо к его должностному лицу о представлении информации о деятельности этого органа исполнительной власти.

14.5.1. Пользователь Информацией имеет право обращаться в префектуру СВАО с запросом как непосредственно, так и через своего представителя, полномочия которого оформляются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Запрос, составленный в письменной форме, подлежит регистрации в течение трех дней со дня его поступления в префектуру.

14.5.2. Запрос подлежит рассмотрению в тридцатидневный срок со дня его регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. В случае если представление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение 7 дней со дня регистрации запроса пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока представления запрашиваемой информации.

14.5.3. Если запрос не относится к деятельности префектуры, то в течение 7 дней со дня регистрации запроса он направляется в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено представление запрашиваемой Информации. О переадресации запроса в этот же срок сообщается направившему запрос пользователю Информацией. В случае если государственный орган или орган местного самоуправления не располагает сведениями о наличии запрашиваемой Информации в другом государственном органе, органе местного самоуправления, об этом также в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается пользователю Информации, направившему запрос.

14.6. Основными принципами обеспечения доступа к Информации являются:

- открытость и доступность Информации, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- достоверность Информации и своевременность ее представления;

- свобода поиска, получения, передачи и распространения Информации любым законным способом;

- соблюдение прав граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту их чести и деловой репутации, права организаций на защиту их деловой репутации при представлении информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления.

14.7. Доступ к Информации ограничивается в случаях, если указанная Информация в соответствии с законодательством Российской Федерации отнесена к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну.

14.8. Доступ к Информации осуществляется следующими способами:

- обнародование (опубликование) Информации в средствах массовой информации;

- размещение Информации в сети Интернет;

- размещение Информации в здании префектуры СВАО, в иных отведенных для этих целей местах, а также через библиотечные и архивные фонды - присутствие граждан (физических лиц), в том числе представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления, на заседаниях коллегий, совещаниях, проводимых в префектуре;

- представление Информации по запросу пользователей информации;

- другими способами, предусмотренными законами и (или) иными правовыми актами.

14.9. Основными требованиями при обеспечении доступа к информации являются:

- достоверность представляемой Информации;

- соблюдение сроков и порядка представления Информации;

- изъятие из представляемой Информации сведений, относящихся к информации ограниченного доступа;

- создание организационно-технических и других условий, необходимых для реализации права на доступ к Информации, а также создание государственных и муниципальных информационных систем для обслуживания пользователей Информацией;

- учет расходов, связанных с обеспечением доступа к Информации при планировании бюджетного финансирования.

14.10. Информация может представляться в виде электронного документа.

В случае если форма представления Информации не установлена, она может определяться запросом пользователя Информацией. При невозможности представления указанной информации в запрашиваемой форме информация представляется в том виде, в каком она имеется в префектуре.

Информация в устной форме представляется по телефонам справочных служб префектуры.

Информация может быть передана по сетям связи общего пользования.

14.11. Информация не предоставляется в случае, если:

- содержание запроса не позволяет установить запрашиваемую Информацию;

- в запросе не указан почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса для направления ответа на запрос либо номер телефона, по которому можно связаться с направившим запрос пользователем Информацией;

- запрашиваемая Информация не относится к деятельности префектуры;

- запрашиваемая Информация относится к информации ограниченного доступа;

- запрашиваемая Информация ранее представлялась пользователю информации;

- в запросе ставится вопрос о правовой оценке актов, принятых должностными лицами префектуры, проведении анализа деятельности префектуры или проведении иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав направившего запрос пользователя Информацией.

14.12. Префектура вправе не предоставлять Информацию в том случае, если она опубликована в средствах массовой информации или размещена в сети Интернет.

14.13. Должностные лица государственных органов и органов местного самоуправления, государственные и муниципальные служащие, виновные в нарушении права на доступ к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, несут дисциплинарную, административную, гражданскую и уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

15. Применение печатей

15.1. На документах префектуры, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица на документе либо соответствие копии подлиннику документа.

15.2. В префектуре используются следующие печати:

15.2.1. Гербовая печать "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа города Москвы";

15.2.2. Гербовая печать "Административная комиссия префектуры Северо-Восточного административного округа города Москвы по делам об административных правонарушениях".

15.2.3. Простые круглые печати следующих наименований:

- "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа города Москвы. Для заверения документов 1";

- "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа города Москвы. Для заверения документов 2";

- "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа города Москвы. Для заверения документов 3";

- "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа города Москвы. Для заверения документов 4";

- "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа города Москвы. Для заверения документов 5";

- "Окружная комиссия в Северо-Восточном административном округе по вопросам градостроительства, землепользования и застройки при Правительстве Москвы";

- печать "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа. Первый отдел";

- печать "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа. Второй отдел".

15.3. Гербовой печатью "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа города Москвы" заверяются подписи префекта:

- на договорах, контрактах, соглашениях, доверенностях на право представлять интересы префектуры, уставах государственных унитарных предприятий и учреждений, находящихся в ведении префектуры, и контрактах с руководителями данных предприятий и учреждений;

- на представлениях и ходатайствах о награждении орденами и медалями, почетными званиями Российской Федерации, наградами и званиями города Москвы, грамотах и благодарностях префекта;

- на банковских счетах, документах финансового характера, бухгалтерской и статистической отчетности, структурах и штатных расписаниях префектуры, управ районов;

- на карточке образцов подписей руководителей Государственных казенных учреждений инженерных служб районов;

- на трудовых договорах с младшим обслуживающим персоналом;

- сводной номенклатуре дел префектуры.

15.4. Гербовой печатью "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа" удостоверяются подписи:

- префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры на документах, подписанных в рамках выполнения должностных полномочий;

- секретаря Окружной комиссии по рассмотрению вопросов подготовки документации к торгам на территории Северо-Восточного административного округа на копиях выписок из протоколов заседания комиссии;

- секретаря Окружной конкурсной комиссии по проведению торгов на право заключения договоров аренды земельных участков для размещения некапитальных объектов на территории Северо-Восточного административного округа;

- начальника юридического управления на запросах, непосредственно связанных с исполнением должностных обязанностей, на процессуальных документах (исковое заявление, отзыв на исковое заявление, мировое соглашение, копии документов, передаваемых в суды общей юрисдикции или арбитражный суд, для приобщения к материалам дела в качестве доказательств и др.) в рамках доверенности, выданной префектурой;

- начальника управления финансирования, бухгалтерского учета и отчетности - главного бухгалтера и заместителя главного бухгалтера на финансовых документах, направляемых в ФКУ СВАО (справки по расчету заработной платы, справки о принятии лимитов бюджетных обязательств, справки выверки по доходам и расходам бюджетных средств и др.); на копиях документов, направляемых в ФКУ СВАО, (счета, акты выполненных работ, накладные и другие расчетно-платежные документы); на актах по результатам проверки финансово-хозяйственной деятельности префектуры, на ходатайствах о выдаче и пролонгации разрешений подведомственным учреждениям на открытие лицевого счета по учету средств, полученных от приносящей доход деятельности;

- сотрудников отдела государственной службы и кадров в трудовых книжках сотрудников префектуры.

Гербовая печать префектуры Северо-Восточного административного округа города Москвы хранится в управлении по работе с документами.

15.5. Круглые печати следующих наименований:

- "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа города Москвы. Для заверения документов 1";

- "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа города Москвы. Для заверения документов 2";

- "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа города Москвы. Для заверения документов 3";

- "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа города Москвы. Для заверения документов 4";

- "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа города Москвы. Для заверения документов 5",

- удостоверяют подписи руководителей и сотрудников структурных подразделений префектуры, в том числе при печати на бумажный носитель документов, поступивших в системе электронного документооборота.

15.6. Гербовой печатью "Административная комиссия префектуры Северо-Восточного административного округа города Москвы по делам об административных правонарушениях" удостоверяются подписи председателя (председательствующего), заместителя председателя и ответственного секретаря комиссии на постановлениях административной комиссии.

Гербовая печать Административной комиссии префектуры Северо-Восточного административного округа города Москвы по делам об административных правонарушениях хранится у ответственного секретаря данной комиссии.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

15.9. Печатью "Окружная комиссия в Северо-Восточном административном округе по вопросам градостроительства, землепользования и застройки Москвы при Правительстве Москвы" удостоверяется подпись председателя комиссии на протоколах, заключениях, оригиналах и копиях выписок из протоколов данной комиссии.

Печать хранится в управлении строительства.

15.11. Печать "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа. Первый отдел" используется в делопроизводстве первого отдела префектуры и хранится там же.

15.12. Печать "Правительство Москвы. Префектура Северо-Восточного административного округа. Второй отдел" используется в делопроизводстве второго отдела префектуры и хранится там же.

15.13. Используемые в префектуре печати хранятся в сейфах. Ответственность за сохранность и использование печатей по назначению несут руководители соответствующих подразделений префектуры, на которых настоящим Регламентом возложено хранение печатей.

16. Применение штампов

Штампы, используемые в префектуре Северо-Восточного административного округа города Москвы, заверяют копии документов (служебная корреспонденция, распоряжения, приказы архивные документы и т.д.). Заверенные копии документов соответствуют подлиннику.

16.1. В префектуре используют следующие штампы:

- "КОПИЯ ВЕРНА. Руководитель аппарата префектуры СВАО города Москвы И.А. Беспалова";

- "ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ. ПРЕФЕКТУРА Северо-Восточного административного округа города Москвы. ПОЛУЧЕНО";

- "ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ. ПРЕФЕКТУРА Северо-Восточного административного округа города Москвы";

- "КОПИЯ ВЕРНА";

- "КОПИЯ ВЕРНА. Заведующий сектором по работе с распорядительными документами и оформления протоколов префектуры СВАО города Москвы" Н.В. Михайленко";

- "Внесены изменения распоряжением префектуры";

- "УТРАТИЛО СИЛУ по распоряжению префектуры";

- "ОТМЕНЕНО распоряжением префектуры";

- "Изменения не вносились";

- "Префектура СВАО".

16.2. Штамп "КОПИЯ ВЕРНА. Руководитель аппарата префектуры СВАО города Москвы. И.А. Беспалова" используется:

- для заверения копий ответов на обращения жителей и служебной корреспонденции;

- для заверений копий ранее выпущенных правовых актов префектуры.

Штамп хранится в управлении по работе с документами (2 штуки).

16.3. Штамп "ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ. ПРЕФЕКТУРА Северо-Восточного административного округа города Москвы. ПОЛУЧЕНО" ставится на документы, поступившие в префектуру.

Штамп хранится в управлении по работе с документами (3 штуки).

16.4. Штамп "КОПИЯ ВЕРНА" ставится на служебную переписку.

Штамп хранится в управлении по работе с документами.

16.5. Штамп "ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ. ПРЕФЕКТУРА Северо-Восточного административного округа города Москвы" ставится на документы, поступившие в префектуру Северо-Восточного административного округа города Москвы.

Штамп хранится в управлении по работе с документами.

16.6. Штамп "КОПИЯ ВЕРНА. Заведующий сектором по работе с распорядительными документами и оформления протоколов префектуры СВАО города Москвы" Н.В. Михайленко" используется для заверения копий ранее выпущенных правовых актов префектуры.

Штамп хранится в управлении по работе с документами.

16.7. Штампы: "Внесены изменения распоряжением префекта", "УТРАТИЛО СИЛУ по распоряжению префектуры", "ОТМЕНЕНО распоряжением префектуры", "Изменения не вносились" ставятся на копии ранее выпущенных распоряжений префектуры, соответствующих состоянию документа.

Штамп хранится в управлении по работе с документами.

16.8. Штамп "Префектура СВАО" ставится на документы, поступившие в префектуру.

Штамп хранится в управлении по работе с документами.