Письмо Федерального архивного агентства от 5 октября 2022 г. N 4/2639-А "О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2023 г. и их отчетности за 2022 г."

Учитывая складывающуюся ситуацию, Росархив планирует работу архивных учреждений Российской Федерации на 2023 г. исходя из условий доковидного режима работы ¹, уделив особое внимание вопросам безопасного и устойчивого функционирования архивных объектов.

Кроме того, считаем важным предусмотреть в планах работы архивных учреждений Российской Федерации оказание посильной поддержки и помощи архивным органам и учреждениям новых субъектов Российской Федерации (Донецкая и Луганская народные республики, Херсонская и Запорожская области) по интеграции их в архивную отрасль страны и адаптации к новым условиям деятельности.

Принимая во внимание названные обстоятельства, полагаем целесообразным в 2023 г.:

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

- обеспечение повышения уровня защищенности и безопасности архивных объектов путем:

- усиления контроля за соблюдением требований пожарной безопасности и антитеррористической защищенности,

- актуализации нормативно-правовой базы и локальных актов по вопросам пожарной безопасности и антитеррористической защищенности,

- дальнейшего развития и внедрения организационных, инженерно-технических и других мер, направленных на профилактику пожаров,

- повышения качества обучения должностных лиц и работников архивных учреждений мерам пожарной безопасности;

- обеспечение мер по усилению контроля за сохранностью архивных документов в читальных залах при их самостоятельном копировании пользователями;

- продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (в бумажном и электронном форматах) и региональных реестров;

- планомерное сокращение объемов неописанных документов, поставленных на государственный учет;

- недопущение утрат документов из фондов РГАФД при их перемещении в новое здание;

- продолжение строительства архивного комплекса ГА РФ (Калужская область, г. Обнинск);

в сфере комплектования:

- подготовку проекта перспективного плана приема в архивный комплекс ГА РФ (Калужская область, г. Обнинск) после ввода его в эксплуатацию документов федеральных органов государственной власти;

- организацию внедрения в практику работы архивных учреждений и организаций - источников их комплектования:

- Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Росархива от 28.12.2021 N 142 [1],

- Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного положением Росархива и Банка России от 12.07.2022 N 1/801-П [2],

- Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Росархива от 27.06.2022 N 72 [3];

- продолжение работы по оказанию методической помощи федеральным органам государственной власти в работе по разработке (переработке) перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (поручение Правительства Российской Федерации от 26.03.2020 N ДЧ-П44-2409) и подготовке их к согласованию на ЦЭПК при Росархиве (ГА РФ, ВНИИДАД);

- проведение мероприятий по обеспечению сохранности и приему на хранение архивных документов ликвидируемых органов государственной власти, органов местного самоуправления, подведомственных им организаций;

- продолжение изучения практики внедрения в деятельность органов и организаций, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, систем электронного документооборота;

в сфере использования архивных документов:

- организацию работы читальных залов, в том числе в части соблюдения рекомендаций уполномоченных органов санитарно-эпидемиологического надзора и Рекомендаций по организации работы читальных залов государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в условиях сохранения рисков распространения COVID-19 (МР 3.1/2.1.0199-20) [4];

- организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР (МВК) на 2021 - 2025 годы (только федеральные архивы), планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;

- совершенствование работы по оказанию государственных услуг в части исполнения запросов юридических и физических лиц, прежде всего связанных с социальной защитой граждан, исполнению запросов государственных органов власти и органов местного самоуправления;

- выполнение "Плана мероприятий по реализации Федерального закона от 01.06.2022 N 182-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" (от 22.07.2022) в части электронного информационного взаимодействия территориальных органов ПФР с архивными учреждениями Российской Федерации и соответствующих планов в его развитие;

- участие в реализации мероприятий, посвященных 80-летию разгрома советскими войсками немецко-фашистских войск в Сталинградской битве, 80-летию победы в Курской битве, 80-летию освобождения Донбасса от немецко-фашистской оккупации, 85-летию "Мюнхенского сговора", 75-летию завершения Токийского судебного процесса над японскими военными преступниками, 30-летию Конституции Российской Федерации, 225-летию со дня рождения А.С. Пушкина, 200-летию со дня рождения А.Н. Островского, 150-летию со дня рождения С.В. Рахманинова, Году педагога и наставника;

- пополнение комплекса оцифрованных архивных документов, кино- и фотоматериалов "Вторая мировая война в архивных документах", размещенного на сайте Президентской библиотеки имени Б.Н. Ельцина [5] (РГАСПИ, ГА РФ, РГВА, РГАНИ, РГАЭ, РГАЛИ, РГАНТД, РГАКФД, РГАФД, РГА в г. Самаре, архивные учреждения субъектов Российской Федерации);

пополнение федерального архивного проекта "Преступления нацистов и их пособников против мирного населения СССР в годы Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг." [6] (РГАСПИ, РГВА, ГА РФ, РГАНИ, РГАЛИ, РГАКФД, РГАФД, архивные учреждения субъектов Российской Федерации);

- подготовку сборников документов (приложение N 4);

- подготовку и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов и на иных площадках в соответствии с Планом выставочной деятельности Росархива;

- участие в подготовке и пополнении межархивных Интернет-проектов "Победа. 1941 - 1945" [7], "Крым в истории России" [8], "Сталинград. К 75-летию разгрома советскими войсками немецко-фашистских войск в Сталинградской битве" [9] и других по специальному плану Росархива;

- участие в реализации мероприятий совместно с Российским историческим обществом, а также предусмотренных планами (программами) совместных действий с архивистами Белоруссии, Казахстана, Вьетнама, Китая и Монголии;

в сфере информационных ресурсов и технологий:

- реализацию ведомственной и региональных программ цифровой трансформации в части архивного дела;

- организацию перехода на отечественное программное обеспечение при реализации мероприятий создания и развития информационных ресурсов архивных учреждений;

- обеспечение информационной безопасности в отношении информационных ресурсов архивных учреждений;

- активизацию перевода заголовков архивных дел в машиночитаемый вид и размещение электронных описей в сети Интернет как основного публичного справочно-поискового средства;

формирование электронного фонда пользования посредством создания электронных образов архивных документов;

- пополнение Базы данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов; пополнение и внедрение в работу государственных и муниципальных архивов Российской Федерации Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу, дополнение ее сведениями о местах хранения архивных документов по личному составу государств - участников СНГ; ведение Межархивной автоматизированной системы регистрации, учета и контроля за исполнением запросов (только федеральные архивы);

- ведение сайтов и страниц архивов в сети Интернет; размещение в социальных сетях учетных записей архивных учреждений Российской Федерации;

- подготовку информационных материалов для страницы Росархива в социальной сети "ВКонтакте" [10] (только федеральные архивы);

в части организационного, кадрового, научно-методического и информационного обеспечения:

- внедрение:

- Перечня платных услуг, оказываемых подведомственными Росархиву организациями [11], утвержденного приказом Росархива от 31.03.2022 и зарегистрированного в Минюсте России 24.06.2022, регистрационный N 68976,

- Порядка определения платы и (или) размера платы за оказанные услуги и (или) выполненные работы при осуществлении федеральными казенными учреждениями, находящимися в ведении Федерального архивного агентства, приносящей доходы деятельности [12], утвержденного приказом Росархива от 01.07.2022 N 74 и зарегистрированного в Минюсте России 18.08.2022, регистрационный N 69700,

- Типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами [13], утвержденных приказом Росархива от 08.08.2022 N 111 и зарегистрированных в Минюсте России 27.09.2022, регистрационный N 70238,

- Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах г осударственной власти, органах местного самоуправления и организациях (после утверждения в установленном порядке);

- участие:

- в проведении (в случае привлечения) уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела федерального и регионального контроля за соблюдением законодательства об архивном деле;

- в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве ² и очередных заседаниях НМС архивных учреждений федеральных округов;

- в организации и проведении очередных заседаний Российско-Китайской подкомиссии по сотрудничеству в области архивов (РГАЛИ, РГАЭ, РГИА ДВ, Комитет по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, Управление архивами Свердловской области), Российско-Венгерской совместной комиссии по сотрудничеству в области архивов (Россия; РГАЭ, РГАСПИ, РГВИА), Российско-Казахстанской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Россия; ГА РФ, РГАЭ, Министерство культуры Омской области, Комитет по делам архивов Оренбургской области), Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Россия; РГАЭ, РГАНИ, ВНИИДАД, Министерство культуры Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области), встреч архивистов России и Белоруссии (федеральные архивы, ВНИИДАД), российских и армянских архивистов (Армения; федеральные архивы, ВНИИДАД) ³;

- в XXX международной научно-практической конференции "Документация в информационном обществе" (г. Москва, октябрь) ⁴.

В текстовой части годовых отчетов просим подробно отразить:

- работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;

- участие в реализации различных региональных программ развития;

- изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;

- работу по подготовке к отправке в ЦХСФ микрофильмов страхового фонда во исполнение решения коллегии Росархива от 25.12.2019 (ГА РФ, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ);

- работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и предлагаемые пути их решения (только уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела);

- сведения о расходах регионального бюджета на содержание государственных архивов и об уровне средней заработной платы их работников.

Напоминаем о необходимости:

- представления в Росархив информации о произошедших кадровых изменениях в руководстве уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и подведомственных архивах;

- незамедлительного информирования соответствующих уполномоченных органов исполнительной власти в сфере архивного дела обо всех фактах необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения);

- оперативного представления материалов о снятии с учета необнаруженных документов, пути розыска которых исчерпаны, для рассмотрения соответствующей комиссией Росархива (только федеральные архивы);

- своевременной актуализации контактной информации на странице соответствующего архива на портале "Архивы России" и регулярного размещения новостной информации о деятельности архивных учреждений в соответствии с письмом Росархива от 09.02.2016 N 8/281-А [14].

Просим иметь в виду, что планово-отчетная документация представляется в сроки и формах согласно приложениям: N 1 - федеральные государственные архивы, N 2 - уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, N 3 - базовые органы НМС архивных учреждений федеральных округов. Обращаем внимание федеральных архивов, что заполнение статистической формы N 1 на сайте Росархива посредством электронного сервиса необходимо осуществить до 31 декабря 2022 г. для плановых показателей и до 15 февраля 2023 г. - для отчетных показателей.

Руководитель Федерального архивного агентства

А.Н. Артизов

------------------------------

¹ В то же время следует быть готовыми, в случае необходимости, ввести меры по ограничениям в деятельности читальных залов и переводу части трудовых коллективов архивов на дистанционный режим работы.

² Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

³ Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

⁴ Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

------------------------------

Опубликовано: 05.10.2022, последнее изменение: 05.10.2022

Источник: https://archives.gov.ru/documents/letter-05-10-2022-planirovanie.shtml

Ссылки:

[1] https://archives.gov.ru/sites/default/files/2021-perechen-typdocs-ntd.pdf

[2] https://archives.gov.ru/sites/default/files/2022-pologenie-credit-org.pdf

[3] https://archives.gov.ru/sites/default/files/2022_perchen-rosarchive.pdf

[4] https://archives.gov.ru/sites/default/files/mr_0199_archives-rospotrebnadzor.pdf

[5] https://www.prlib.ru/collections/1298142

[6] https://victims.rusarchives.ru/

[7] https://victory.rusarchives.ru/

[8] https://krym.rusarchives.ru/

[9] https://stalingrad.rusarchives.ru/

[10] https://vk.com/rusarchives

[11] https://archives.gov.ru/documents/prik45_2022.shtml

[12] https://archives.gov.ru/documents/other/2022-poryadok-opredeleniya-platy-za-okazannye-uslugi.shtml

[13] https://archives.gov.ru/documents/prik111_2022.shtml

[14] https://archives.gov.ru/documents/letter-09-02-2016.shtml

[15] Bredikhina_IG@gov.ru

[16] https://archives.gov.ru/documents/prik59_06.shtml

[17] https://archives.gov.ru/documents/prik22_13.shtml

[18] https://archives.gov.ru/documents/prik58_2015.shtml

[19] https://archives.gov.ru/documents/prik32_2014.shtml

[20] http://www.bus.gov.ru/

[21] mailto:Bocharova_EV@gov.ru

[22] https://archives.gov.ru/documents/regulations/reglament-nir-niokr.shtml

[23] https://archives.gov.ru/documents/prik58_2021.shtml

[24] https://archives.gov.ru/coordination/kollegia-reshenie-24-12-2014-spravochno-inf-centr.shtml

[25] mailto:sagor@gov.ru

[26] mailto:lisitsina_ia@gov.ru

[27] https://archives.gov.ru/documents/prik45_2018.shtml

[28] mailto:sorokina_ta@gov.ru

[29] https://archives.gov.ru/documents/prik22_2021.shtml

[30] mailto:habibullina_ga@gov.ru

[31] https://archives.gov.ru/documents/prik28_2019.shtml

[32] https://archives.gov.ru/documents/prik112_11.shtml

[33] https://archives.gov.ru/taxonomy/term/6