Приказ Комитета по внутренней политике Правительства Хабаровского края от 13 октября 2022 г. N 54П "Об утверждении Положения об архиве комитета по внутренней политике Правительства Хабаровского края"

В целях обеспечения сохранности, учета и использования архивных документов, образующихся в процессе деятельности комитета по внутренней политике Правительства Хабаровского края, а также на основании постановления Правительства Хабаровского края от 27 декабря 2021 г. N 667-пр "Об утверждении Положения о комитете по внутренней политике Правительства Хабаровского края" приказываю:

Утвердить прилагаемое Положение об архиве комитета по внутренней политике Правительства Хабаровского края.

Председатель комитета

Е.В. Рыбак

Положение
об архиве комитета по внутренней политике Правительства Хабаровского края
(утв. приказом комитета по внутренней политике Правительства Хабаровского края от 13 октября 2022 г. N 54П)

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве комитета по внутренней политике Правительства Хабаровского края (далее - Положение, архив и Комитет соответственно) разработано в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - ФЗ-125), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила), Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства (Росархив) от 11.04.2018 N 42.

1.2. Положение утверждается приказом Комитета после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края (далее - комитет по делам ЗАГС).

1.3. Архив создается в целях обеспечения сохранности, организации комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, личных дел уволенных работников, образовавшихся в деятельности Комитета, а также подготовки документов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации к передаче на постоянное хранение в краевое государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Хабаровского края" (далее - Государственный архив Хабаровского края).

1.4. Архив в соответствии с пунктом 1 статьи 15 ФЗ-125 обеспечивается необходимым помещением, оборудованием и для его функционирования создаются необходимые финансовые, материально-технические и иные условия.

1.5. Общее руководство по организации работы с архивными документами в Комитете осуществляет сотрудник отдела организационной работы и документационного обеспечения Комитета, назначенный ответственным за делопроизводство и архив (далее - ответственный за делопроизводство и архив).

Ведение делопроизводства и архива в структурных подразделениях Комитета осуществляют сотрудники, назначенные ответственными за делопроизводство и архив (далее - ответственные за делопроизводство и архив в структурных подразделениях Комитета).

Ответственный за делопроизводство и архив, ответственные за делопроизводство и архив в структурных подразделениях Комитета назначаются и освобождаются от обязанностей приказом Комитета в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации.

1.6. Архив в своей работе руководствуется ФЗ-125, законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Хабаровского края в сфере архивного дела и делопроизводства, Правилами, настоящим Положением.

1.7. В целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в ходе деятельности Комитета, в Комитете создается Экспертная комиссия (далее - ЭК).

ЭК является совещательным органом при председателе Комитета, создается приказом Комитета и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 43.

Положение об ЭК утверждается председателем Комитета.

1.8. В целях осуществления организации работы с архивными документами ответственный за делопроизводство и архив Комитета ежегодно представляет до 15 ноября текущего года на рассмотрение и согласование ЭК:

- годовой план работы архива с указанием конкретных видов работ и график приема дел в архив Комитета от структурных подразделений Комитета (далее - план, график);

- годовой отчет о выполнении плана, графика.

1.9. Ответственный за делопроизводство и архив в Комитете несет персональную ответственность за соблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов в соответствии с действующим законодательством.

1.10. При смене лица, ответственного за делопроизводство и архив, а также при смене помещения архива, замене инвентаря и оборудования прием-передача архивных документов и научно-справочного аппарата к ним проводится по акту, утверждаемому председателем Комитета. Прием-передача архивных документов производится комиссией в составе не менее трех человек, создание и состав которой утверждается приказом Комитета.

2. Состав документов архива

В состав архивных документов входят:

- законченные делопроизводством документы постоянного хранения (в том числе электронные документы) и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу и личные дела уволенных работников, образовавшиеся в деятельности Комитета;

- документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций-предшественников (при их наличии);

- архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

- фонд пользования (при наличии);

- справочно-поисковые средства к документам;

- учетные документы архива Комитета.

3. Задачи и функции архива

3.1. К задачам архива Комитета относятся:

3.1.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Комплектование архива Комитета документами, образовавшимися в деятельности Комитета.

3.1.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве Комитета.

3.1.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве Комитета.

3.1.5. Подготовка и своевременная передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации на постоянное хранение в Государственный архив Хабаровского края.

3.1.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Комитета и своевременной передачей их в архив Комитета.

3.2. Архив Комитета осуществляет следующие функции:

3.2.1. Организует прием документов постоянного (в том числе электронных документов) и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу и личных дел уволенных работников, образовавшихся в ходе деятельности Комитета, в соответствии с утвержденным председателем Комитета графиком.

3.2.2. Ведет учет документов и фонда, находящихся на хранении в архиве Комитета.

3.2.3. Представляет в Государственный архив Хабаровского края учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Комитета документов Архивного фонда Российской Федерации, по личному составу, личных дел уволенных работников и других архивных документов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.1997 N 11.

3.2.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Комитета, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Комитета.

3.2.5. Осуществляет подготовку и представляет на рассмотрение и согласование ЭК описи дел постоянного хранения (в том числе электронных документов), временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, личных дел уволенных работников, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов.

3.2.6. Осуществляет подготовку и представляет на утверждение ЭПМК комитета по делам ЗАГС описи дел постоянного хранения (в том числе электронных документов).

3.2.7. Осуществляет подготовку и представляет на согласование ЭПМК комитета по делам ЗАГС:

- описи дел по личному составу, в том числе личных дел уволенных работников (не позднее чем через три года после завершения дел делопроизводством);

- положение об архиве;

- положение об ЭК;

- номенклатуру дел;

- акты об утрате документов;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов.

3.2.8. Осуществляет подготовку и представляет на утверждение председателю Комитета согласованные/утвержденные ЭПМК комитета по делам ЗАГС:

- описи дел постоянного хранения (в том числе электронных документов);

- описи дел по личному составу, личных дел уволенных работников;

- номенклатуру дел;

- положение об архиве;

- акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, акты о выделении дел к уничтожению.

3.2.9. Представляет председателю Комитета на утверждение правовым актом Комитета инструкцию по делопроизводству Комитета после согласования ЭК.

3.2.10. Представляет на утверждение председателю Комитета акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

3.2.11. Разрабатывает и согласовывает с Государственным архивом Хабаровского края графики представления описей дел и передачи архивных документов на постоянное хранение.

3.2.12. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации, дел по личному составу, личных дел уволенных работников в Государственный архив Хабаровского края по истечении сроков их временного хранения в архиве Комитета.

3.2.13. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Комитета в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов с истекшим сроком хранения.

3.2.14. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Комитета.

3.2.15. Организует информирование председателя Комитета и сотрудников Комитета о составе и содержании документов архива.

3.2.16. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

3.2.17. Организует выдачу документов и дел для работы в архиве или во временное пользование ответственным за делопроизводство и архив в структурных подразделениях Комитета.

3.2.18. Ведет учет использования документов архива Комитета.

3.2.19. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

3.2.20. Создает фонд использования архива Комитета и организует его использование.

3.2.21. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива Комитета.

3.2.22. Участвует в разработке документов Комитета по вопросам архивного дела и делопроизводства.

3.2.23. Оказывает ответственным за делопроизводство и архив в структурных подразделениях Комитета методическую помощь:

а) в составлении номенклатуры дел Комитета, разделов номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) в подготовке документов к передаче в архив Комитета.

3.2.24. Организует и проводит работу по уничтожению документов с истекшими сроками хранения после утверждения годовых разделов описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу.

3.2.25. Ежегодно представляет в Государственный архив Хабаровского края учетные сведения о составе и объёме хранящихся в Комитете документов (паспорт архива).

4. Права архива

4.1. Архив Комитета имеет право:

4.1.1. Представлять председателю Комитета предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Комитета.

4.1.2. Запрашивать в структурных подразделениях Комитета сведения, необходимые для работы архива Комитета.

4.1.3. Давать рекомендации структурным подразделениям Комитета по вопросам, относящимся к компетенции архива Комитета.

4.1.4. Информировать структурные подразделения Комитета о необходимости передачи документов в архив Комитета в соответствии с утвержденным председателем Комитета графиком.

4.1.5. Принимать участие в заседаниях ЭПМК комитета по делам ЗАГС.

5. Организация работы архива

5.1. Требования к помещению для работы с архивными документами, обеспечение сохранности документов.

5.1.1. Архивные документы размещаются в приспособленном для хранения документов помещении на специальных металлических стеллажах.

5.1.2. Для обеспечения сохранности архивных документов осуществляются:

- комплекс мер по надлежащей организации хранения документов, предусматривающий создание материально-технической базы для хранения дел (помещение, средства хранения документов, охраны и безопасности хранения, климатического контроля и т.п.);

- комплекс мер по созданию нормативных условий и соблюдению нормативных режимов для хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический и охранный режимы хранения).

5.1.3. Все архивные документы, образовавшиеся в ходе деятельности Комитета, размещаются на металлических стеллажах на отдельных полках по срокам хранения и по направлениям деятельности Комитета в порядке ежегодных поступлений.

Архивные документы после их упорядочения и составления описей дел размещаются в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.

Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, личных дел уволенных работников.

5.1.4. Обязательными условиями хранения электронных документов являются:

- наличие в архиве Комитета не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

- наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

- обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

5.1.4.1. Передача текстовых электронных документов для хранения в архив Комитета осуществляется в формате PDF/A.

5.1.4.2. В процессе хранения электронных документов в архиве Комитета не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

5.1.5. Архивные документы, в том числе электронные дела проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния в плановом порядке ЭК не реже чем один раз в 10 лет для документов на бумажном носителе и не реже чем один раз в пять лет для электронных документов, а также перед передачей их в Государственный архив Хабаровского края.

Внеплановая проверка наличия и состояния архивных документов (сплошная или выборочная) может быть назначена:

- после перемещения дел в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел, или после несанкционированного доступа в помещение посторонних лиц;

- при смене лица, ответственного за делопроизводство и архив в Комитете;

- при реорганизации или ликвидации Комитета.

Плановая (внеплановая) проверка наличия и состояния архивных документов проводится ЭК на основании приказа Комитета, которым определяется порядок, сроки проведения проверки, а также состав и порядок действия комиссии.

В случае отсутствия дел (документов), составляются карточки учета необнаруженных дел (документов) (далее - карточка) и организуется их розыск в течение одного года после обнаружения отсутствия. Карточка заводится на каждое необнаруженное дело. Итоги розыска отражаются в справке, акте об утрате документов, которые представляются на рассмотрение и согласование ЭК, а затем - ЭПМК комитета по делам ЗАГС.

Найденные в процессе поиска дела возвращаются на место, а в карточке делается отметка об обнаружении с указанием даты и подписи ответственного за делопроизводство и архив.

5.2. Подготовка и передача архивных документов на хранение.

5.2.1. Подготовка документов к передаче в архив Комитета включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

5.2.2. Ежегодно на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного (в том числе электронных документов), временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, личных дел уволенных работников, прошедших экспертизу ценности, сотрудниками, ответственными за делопроизводство и архив в структурных подразделениях Комитета, составляются годовые разделы описи дел в двух экземплярах.

5.2.3. Подготовленные описи дел служат основой для подготовки архивом годового раздела сводной описи дел Комитета, по которым производится передача дел на хранение в государственный архив края, в соответствии с разделом 10 Инструкции по делопроизводству в Комитете. На дела постоянного срока хранения, по личному составу составляется четыре экземпляра годового раздела сводной описи дел администрации: три на бумажном носителе, один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра).

К каждому годовому разделу описей дел составляется титульный лист и предисловие, при необходимости: оглавление и список сокращений.

5.2.4. Завершенные в делопроизводстве дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, находятся по месту их формирования до 3 лет после завершения дел в делопроизводстве, а затем должны быть переданы в архив Комитета, в соответствии с разделом 8 Инструкции по делопроизводству в Комитете.

Передача дел в архив Комитета осуществляется структурными подразделениями Комитета в соответствии с графиком, утвержденным председателем Комитета.

5.3. Учет архивных документов, научно-справочный аппарат к архивным документам Комитета.

5.3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве Комитета документы и описи дел.

Учет документов в архиве Комитета ведется по основным учетным документам:

- книга учета поступления и выбытия документов - для учета поступающих в архив документов, раскрытия динамики роста архивных фондов за определенный отрезок времени;

- лист фонда - включает сведения о названии (со всеми его переименованиями) и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей, динамики изменений по каждой описи;

- опись дел, документов - является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет;

- реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава.

Комитет вправе самостоятельно определять состав и формы вспомогательных учетных документов архива. В Комитете формируется дело фонда, отражающее историю фонда и включающее учетные документы (акты), характеризующие изменения фонда, исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение и другие документы, отражающие работу с фондом.

Ответственный за делопроизводство и архив осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве Комитета, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 11.03.1997 N 11, и ежегодно не позднее 31 декабря представляет в Государственный архив Хабаровского края паспорт архива Комитета, хранящего управленческую документацию, на 1 декабря текущего года.

5.3.2. Для оперативного поиска архивных документов создается научно-справочный аппарат к архивным документам: описи дел, указатели, историческая справка к фонду Комитета и дополнения к исторической справке, а также предисловия к годовым разделам описей дел.

5.4. Использование архивных документов.

5.4.1. Основными формами использования документов архива Комитета являются:

- информационное обеспечения председателя комитета и сотрудников Комитета;

- исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера;

- выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в том числе в форме электронных документов.

Формами использования документов архива Комитета являются также:

информирование сторонних организаций о наличии и содержании имеющихся в архиве документов;

использование документов в средствах массовой информации;

использование документов для подготовки историко-информационных мероприятий: выставок, экскурсий, конференций;

организация доступа сотрудников Комитета к документам архива Комитета путем использования информационно-телекоммуникационной сети.

5.4.2. Архив Комитета должен рассматривать и исполнять запросы, поступившие в письменной форме.

Ответ на поступивший в архив Комитета запрос предоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации. С разрешения председателя Комитета или уполномоченного им лица этот срок может быть продлен не более чем на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.

Ответы на запросы пользователей, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, оформляются в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии, установленные абзацем вторым настоящего пункта.

5.4.3. Выдача архивных дел во временное пользование регистрируется в журнале выдачи архивных документов во временное пользование сотрудникам Комитета, сторонним организациям. Срок пользования архивными делами сотрудникам Комитета не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям выдача дел во временное пользование производится на основании их письменных запросов с разрешения председателя Комитета, по актам на срок не более одного месяца и не более шести месяцев судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам. Факт выдачи дел регистрируется в журнале выдачи архивных документов.

5.5. Порядок передачи архивных документов на хранение в Государственный архив Хабаровского края.

5.5.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в Комитете - источниках комплектования Государственного архива Хабаровского края, по истечении сроков их временного хранения в архиве Комитете передаются на постоянное хранение в Государственный архив Хабаровского края.

5.5.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности Комитета, не являющихся источниками комплектования Государственного архива Хабаровского края, могут передаваться в Государственный архив Хабаровского края на основании договоров с собственниками или владельцами документов.

5.5.3. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

5.5.4. В Комитете - источнике комплектования Государственного архива Хабаровского края все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств Комитета.

5.5.5. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе Комитета на основании договора с Государственным архивом Хабаровского края.

Продление сроков хранения документов в архиве Комитета допускается по письменному разрешению Государственного архива Хабаровского края в случае необходимости практического использования документов Комитета.

5.5.6. Передача документов постоянного хранения в Государственный архив Хабаровского края осуществляется в соответствии с планом-графиком, утвержденным генеральным директором Государственного архива Хабаровского края по согласованию с Комитетом.

5.5.7. Документы передаются в Государственного архива Хабаровского края по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным ЭПК.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем Государственного архива Хабаровского края проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами Комитета.

Передача дел проводится в государственном архиве Хабаровского края поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.

При первой передаче документов в Государственный архив Хабаровского края передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

5.5.8. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, который составляется в двух экземплярах.

Один экземпляр остается в Государственном архиве Хабаровского края, другой - в Комитете. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел - в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной Комитетом.

Архив Комитета принимает меры по розыску дел. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

утверждается генеральным директором Государственного архива Хабаровского края и председателем Комитета. Вместе с документами передаются один экземпляр исторической справки (или дополнение к ней), три экземпляра описи дел на бумажном носителе, один экземпляр в электронном виде и научно-справочный аппарат к ним (титульный лист, предисловие к описи). После приема дел Государственным архивом Хабаровского края в Комитет возвращается один экземпляр описи дел с печатью о приеме документов и акта приема-передачи архивных документов на хранение.

Экземпляр акта приема-передачи дел подшивается в дело фонда Комитета.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел - в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной Комитетом.

Архив Комитета принимает меры по розыску дел. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.