Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов"

Приложение к постановлению
администрации муниципального
образования "Родниковский
муниципальный район"
от 19.12.2022 N 1582

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов"

С изменениями и дополнениями от:

6 февраля 2023 г.

I. Общие положения

1. Предмет регулирования Административного регламента

1.1. Административный регламент предоставления архивным отделом администрации муниципального образования "Родниковский муниципальный район" (далее - архивный отдел) муниципальной услуги "Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного отдела, а также порядок взаимодействия архивного отдела с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями района (далее - органы и организации) при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. "Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов" - муниципальная услуга, подразумевает исполнение социально-правовых, тематических и имущественных запросов, поступающих в архивный отдел от российских и иностранных пользователей, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.

2. Круг заявителей (получателей муниципальной услуги)

2.1. Получателями (заявителями) муниципальной услуги являются:

- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

- органы государственной власти, местного самоуправления;

- организации и общественные объединения;

- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

3. Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги

3.1. Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется непосредственно:

- при личном приеме заявителя в архивном отделе администрации муниципального образования "Родниковский муниципальный район" (далее - Администрация) или многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг - МБУ "МФЦ Родниковского муниципального района" (далее - Многофункциональный центр");

- по телефону в архивном отделе или Многофункциональном центре;

- письменно, в том числе посредством электронной почты;

- посредством размещения в открытой и доступной форме информации: в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (https://www.gosuslugi.ru/) (далее - ЕПГУ);

- на официальном сайте Администрации (https://rodniki-37.ru/);

- посредством размещения информации на информационных стендах архивного отдела или Многофункционального центра.

3.2. Информирование осуществляется по вопросам, касающимся:

способов подачи заявления о предоставлении муниципальной услуги;

адресов архивного отдела и Многофункционального центра, обращение в которые необходимо для предоставления муниципальной услуги;

справочной информации о работе архивного отдела и Многофункционального центра;

документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги;

порядка и сроков предоставления муниципальной услуги; порядка получения сведений о ходе рассмотрения заявления о предоставлении муниципальной услуги и о результатах предоставления муниципальной услуги;

по вопросам предоставления услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги;

порядка досудебного (внесудебного) обжалования действий (бездействия) должностных лиц, и принимаемых ими решений при предоставлении муниципальной услуги.

Получение информации по вопросам предоставления муниципальной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги осуществляется бесплатно.

3.3. При устном обращении заявителя (лично или по телефону) сотрудник архивного отдела, работник Многофункционального центра, осуществляющий консультирование, подробно и в вежливой (корректной) форме информирует обратившихся по интересующим вопросам.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии) и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

Если специалист архивного отдела или работник Многофункционального центра не может самостоятельно дать ответ, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся лицу должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно будет получить необходимую информацию.

Если подготовка ответа требует продолжительного времени, он предлагает заявителю один из следующих вариантов дальнейших действий:

изложить обращение в письменной форме;

назначить другое время для консультаций.

Сотрудник архивного отдела или работник Многофункционального центра не вправе осуществлять информирование, выходящее за рамки стандартных процедур и условий предоставления муниципальной услуги, и влияющее прямо или косвенно на принимаемое решение.

Продолжительность информирования по телефону не должна превышать 10 минут.

Информирование осуществляется:

- начальником и специалистами архивного отдела;

- работником Многофункционального центра.

3.4. По письменному обращению специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, подробно в письменной форме разъясняет гражданину сведения по вопросам, указанным в подпункте 3.2. пункта 3 раздела I настоящего Регламента в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

3.5. На Положением о федеральной государственной информационной системе "Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)", утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 24 октября 2011 года N 861.

Доступ к информации о сроках и порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется без выполнения заявителем каких-либо требований, в том числе без использования программного обеспечения, установка которого на технические средства заявителя требует заключения лицензионного обеспечения, предусматривающего взимание платы, регистрацию и авторизацию заявителя или предоставление им персональных данных.

3.6. На официальном сайте Администрации, на стендах в местах предоставления муниципальной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, размещается следующая справочная информация:

о месте нахождения и графике работы архивного отдела и Многофункционального центра;

справочные телефоны архивного отдела и Многофункционального центра;

адрес официального сайта Администрации, а также электронной почты и (или) формы обратной связи архивного отдела в сети "Интернет".

3.7. В залах ожидания архивного отдела и Многофункционального центра размещаются нормативные правовые акты, регулирующие порядок предоставления муниципальной услуги, в том числе Регламент предоставления муниципальной услуги, которые по требованию заявителя предоставляются ему для ознакомления.

3.8. При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по письменным обращениям, в том числе направленным по электронной почте, через личный кабинет ЕПГУ, РПГУ ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой, по электронной почте на электронный адрес заявителя или его представителя, либо через личный кабинет на ЕПГУ, РПГУ, в зависимости от способа предоставления информации, указанного в обращении, в срок, составляющий 5 дней с момента регистрации обращения.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

1. Наименование муниципальной услуги

"Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов" (далее - муниципальная услуга).

2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

2.1. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом администрации муниципального образования "Родниковский муниципальный район".

Местонахождение и почтовый адрес архивного отдела:

Ивановская область, г. Родники, ул. Советская, дом 20 литер д;

телефон: 8 (49336) 2-33-84;

адрес электронной почты: arc@rodniki-37.ru;

адрес раздела на сайте в сети Интернет: http://www.rodniki-37.ru.

Прием заявителей для предоставления муниципальной услуги осуществляется начальником и специалистами архивного отдела согласно графику приема.

График приема начальником и специалистами архивного отдела:

понедельник - пятница: с 8-00 до 17-00;

перерыв: с 12-00 до 13-00;

выходные: суббота, воскресенье.

Телефон для консультаций по вопросам предоставления муниципальной услуги: 8 (49336) 2-33-84 в рабочие дни:

понедельник - пятница: с 08-00 до 17-00;

перерыв: с 12-00 до 13-00;

выходные: суббота, воскресенье.

суббота и воскресенье - выходные дни.

2.2. В предоставлении муниципальной услуги принимает участие Многофункциональный центр - МБУ "МФЦ Родниковского муниципального района".

Местонахождение, график работы Многофункционального центра:

Ивановская область, г. Родники, ул. Советская, д. 20 литер д.;

контактный телефон для справок: 8 (49336) 2-50-24;

адрес электронной почты: mfc_rodniki37@mail.ru;

график работы Многофункционального центра:

понедельник - пятница: с 08-00 до 17-00; суббота: с 08-00 до 12-00;

перерыв: с 13-00 до 14-00;

выходной день: воскресенье.

3. Описание результата предоставления муниципальной услуги

3.1. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

- информационные письма;

- архивные справки;

- архивные копии;

- архивные выписки;

- тематические подборки копий архивных документов;

- мотивированный отказ;

- ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;

- рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;

- уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие организации.

3.2. При подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги через ЕПГУ, РПГУ:

- решение о предоставлении муниципальной услуги (Приложение N 4), с приложением архивной справки (Приложение N 7); архивной копии; архивной выписки; информационного письма.

- решение об отказе в предоставлении услуги (Приложение N 5).

Результат предоставления муниципальной услуги выдается заявителю лично или направляется на почтовый адрес, указанный в заявлении, или посредством ЕПГУ, РПГУ, в зависимости от способа, указанного в заявлении.

Посредством усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица в машиночитаемой форме.

Вместе с результатом предоставления услуги заявителю в личный кабинет на ЕПГУ, РПГУ направляется уведомление о возможности получения результата предоставления муниципальной услуги на бумажном носителе в архивном отделе или Многофункциональном центре с указанием его адреса.

Заявителю обеспечивается доступ к результату предоставления муниципальной услуги, полученному в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в машиночитаемой форме в личном кабинете на ЕПГУ, РПГУ в течение срока, установленного законодательством Российской Федерации.

Заявителю предоставляется возможность сохранения электронного документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги и подписанного уполномоченным должностным лицом с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи на своих технических средствах, а также возможность направления такого электронного документа в иные органы (организации).

4. Сроки предоставления муниципальной услуги, в том числе с учетом необходимости обращения в организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, срок приостановления предоставления муниципальной услуги, срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги

4.1. Запросы граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений о предоставлении информации, поступившие в архивный отдел или Многофункциональный центр, рассматриваются в течение 30 календарных дней с момента регистрации полного пакета документов, представленных заявителем.

4.2. При поступлении в архивный отдел обращения (запроса) посредством ЕПГУ, РПГУ пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Срок предоставления муниципальной услуги поступившего посредством ЕПГУ, РПГУ составляет не более 20 дней с момента регистрации обращения о предоставлении муниципальной услуги.

4.3. В случае, если запрашиваемая информация граждан, органов и организаций не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, начальник архивного отдела письменно уведомляет заявителей о продлении срока рассмотрения запроса, поступившего при личном обращении, по электронной почте или посредством почтовой связи, на 30 календарных дней и поступившего посредством ЕПГУ, РПГУ, соответственно на 20 календарных дней.

4.4. При поступлении запросов пользователей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, архивный отдел в 5-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

4.5. Запросы, не относящиеся к составу документов, находящихся на хранении (непрофильные запросы), в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

4.6. Информационные письма, архивные справки, архивные копии, архивные выписки, тематические подборки архивных документов, предназначенные заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, направляются архивным отделом на следующий день после их подписания по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя, в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архивный отдел, документы выдаются ему под роспись при предъявлении паспорта, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, но не позднее, чем за один рабочий день до окончания общего срока предоставления муниципальной услуги.

В случае, если заявитель не явился за получением результата в 30-дневный срок со дня регистрации запроса, ответ ему направляется в тот же день, посредством почтового отправления.

4.7. Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.

5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации;

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 27.07.2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне";

Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";

Постановление Правительства Российской Федерации от 25.06.2012 N 634 "О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг";

Приказ Федерального архивного агентства (Росархив) от 02.03.2020 N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях";

Закон Ивановской области от 01.03.2006 N 18-ОЗ "Об архивном деле в Ивановской области";

Постановление главы муниципального образования "Родниковский муниципальный район от 29.01.2019 N 100 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации муниципального образования "Родниковский муниципальный район";

настоящий Регламент.

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

6.1. Основанием для оказания муниципальной услуги является письменный запрос, а также запрос, поступивший посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", ЕПГУ, РПГУ.

6.2. Форма заявления - запроса приводится в Приложении N 1; N 2; N 3 к Регламенту с просьбой о необходимости выдачи архивной информации, архивной справки, архивной копии, архивной выписки.

6.3. Запрос может быть:

- направлен в письменном виде по почте или курьером;

- представлен лично (или через представителя по доверенности, оформленной в установленном порядке);

- в электронной форме путем заполнения формы запроса, размещенной на официальном сайте Администрации или ЕПГУ, РПГУ;

- в электронной форме путем отправки XML-документа электронной почтой, в том числе через ЕПГУ, РПГУ.

Подача заявлений в электронной форме через ЕПГУ, РПГУ осуществляется 7 дней в неделю. При направлении заявления в нерабочий день датой приема заявления считается первый рабочий день, следующий за нерабочим.

6.4. Требования к запросу получателей муниципальной услуги:

6.4.1. В запросе пользователя должны быть указаны сведения, необходимые для его исполнения:

- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя, отчество заявителя (уполномоченного им лица);

- почтовый и/или электронный адрес заявителя, номер телефона;

- интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации (рекомендуется указывать дату, номер и наименование вида запрашиваемого документа);

- фамилия, имя, отчество лица, о котором запрашивается информация;

- сведения о документах, удостоверяющих права (полномочия) представителя физического лица, если с заявлением обращается представитель заявителя;

- цель получения информации;

- способ получения сведений (лично, посредством почтовой связи, в электронной форме);

- дата составления запроса;

- личная подпись заявителя, дата.

6.4.2. Граждане и организации, обратившиеся с социально-правовыми запросами для установления периодов работы гражданина, особых условий труда, начислений его заработной платы, акта награждения, наряду с обращением предоставляют копию трудовой книжки и (или) сведений о трудовой деятельности, или иную уточняющую информацию для поиска документов.

При отсутствии трудовой книжки в обращении необходимо указать дату рождения, полное наименование организации, в которой работал объект запроса, его должность, период работы (по возможности со ссылками на приказы о приеме на работу, переводе и увольнении), сведения об изменении фамилии, дата рождения детей (для женщин);

6.4.3. Граждане, обратившиеся с социально-правовыми запросами от имени третьих лиц, а также для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляют документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации (доверенность гражданина, от имени которого составлен запрос, оформленную в порядке, установленном законодательством Российской Федерации). При истребовании архивных сведений на умершего родственника заявитель предъявляет документы, подтверждающие степень родства.

6.4.4. Граждане, обратившиеся с тематическими запросами для подтверждения права иного лица на принадлежащие ему объекты недвижимого имущества, о переходе прав на объект недвижимости, о правоустанавливающем документе в отношении объекта недвижимости, о выдаче копии договора, иного документа, выражающего содержание односторонней сделки, совершенных в простой письменной форме, в том числе на земельные участки, наряду с заявлением предъявляют документ о пользовании объектом недвижимости (членская книжка садовода, разрешение на строительство объекта, ордер на квартиру, гараж, договор дарения, завещание, договор купли-продажи и т.д.) либо документы, подтверждающие вступление в наследство.

6.4.5. Граждане, обратившиеся с тематическими запросами по вопросам опеки и попечительства, наряду с обращением предъявляют документы, подтверждающие родство с объектом поиска архивной информации.

6.4.6. Запрос представляется в архивный отдел или Многофункциональный центр заявителем:

- в виде документа на бумажной основе, представляемого заявителем при личном обращении (далее - представление запроса при личном обращении);

- при личном обращении должен быть предъявлен документ, удостоверяющий личность заявителя, если запрос представляется заявителем, или документ, удостоверяющий личность представителя заявителя, если запрос представляется его представителем; при представлении запроса представителем заявителя, действующим на основании доверенности, к такому запросу прилагается надлежащим образом оформленная доверенность;

- в виде документа на бумажной основе путем его отправки почтой (далее - представление запроса почтовым отправлением);

- в электронной форме, путем отправки документа электронной почтой, в том числе через ЕПГУ и РПГУ, путем заполнения формы запроса, размещенной на официальном сайте Администрации;

Если запрос представляется в электронном виде, в том числе через ЕПГУ и РПГУ, представителем заявителя, действующим на основании доверенности, доверенность должна быть представлена в форме электронного документа (электронного образа документа), подписанного электронной цифровой подписью уполномоченного лица, выдавшего (подписавшего) доверенность.

6.5. Заявление, которое подается в форме электронного документа, подписывается тем видом электронной подписи, использование которой допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг законодательством Российской Федерации. В заявлении заявитель может указать просьбу о направлении ему информации по вопросу оказания государственной услуги в электронной форме или по почте.

6.6. Требования к документам, необходимым в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги:

- подписанное заявителем заявление заполняется от руки или машинописным способом;

- электронные документы, подписанные электронной подписью, поданные заявителем, признаются равнозначными документам, подписанным собственноручной подписью и представленными на бумажном носителе.

6.7. При предоставлении муниципальной услуги запрещается требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с представлением муниципальной услуги;

- представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении органов, предоставляющих муниципальную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

- представления документов и информации, отсутствие и (или) недостоверность которых не указывались при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, либо в предоставлении муниципальной услуги, за исключением следующих случаев:

- изменение требований нормативных правовых актов, касающихся предоставления муниципальной услуги, после первоначальной подачи заявления о предоставлении муниципальной услуги;

- наличие ошибок в заявлении о предоставлении муниципальной услуги и документах, поданных заявителем после первоначального отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, либо в предоставлении муниципальной услуги и не включенных в представленный ранее комплект документов;

- истечение срока действия документов или изменение информации после первоначального отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, либо в предоставлении муниципальной услуги;

- выявление документально подтвержденного факта (признаков) ошибочного или противоправного действия (бездействия) должностного лица архивного отдела, муниципального служащего, работника Многофункционального центра, работника организации при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, либо в предоставлении муниципальной услуги, о чем в письменном виде за подписью начальника архивного отдела при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, уведомляется заявитель, а также приносятся извинения за доставленные неудобства.

6.8. Документы, представляемые заявителем, должны соответствовать следующим требованиям:

- тексты документов написаны разборчиво, в документах нет подчисток, приписок, исправлений, не заверенных в установленном законом порядке;

- документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет в полном объеме использовать информацию и сведения;

- документы соответствуют требованиям, установленным законодательством РФ.

7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме и рассмотрении документов и (или) отказа в предоставлении муниципальной услуги

7.1. Основанием для отказа в приеме и рассмотрении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является их несоответствие требованиям, указанным в пункте 6 раздела II настоящего Регламента.

7.2. Обращение (запрос) пользователя не принимается к рассмотрению в следующих случаях:

- представление заявителем неполного комплекта документов, необходимых в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2020 N 210-ФЗ и иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги;

- при личном обращении отсутствие у заявителя документа, удостоверяющего личность;

- при обращении в электронной форме - отсутствие возможности идентификации пользователя на электронной подписи, использование которой допускается при обращении за получением муниципальных услуг законодательством Российской Федерации;

- отсутствие у граждан, обратившихся в архивный отдел или в Многофункциональный центр от имени третьих лиц, доверенности от гражданина, от имени которого составлен запрос, оформленной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации либо документов, подтверждающих факт вступления в наследство или степень родства с умершим родственником, который является объектом поиска архивной информации;

- отсутствие у заявителя документа о пользовании объектом недвижимости (учетная книжка садовода, разрешение на строительство объекта, ордер на квартиру, гараж, договор дарения, завещание, договор купли-продажи и т.д.) либо документов, подтверждающих факт вступления в наследство или степень родства с пользователем объектом недвижимости;

- отсутствие у заявителя документов, подтверждающих родство с объектом поиска архивной информации по вопросам опеки и попечительства;

- представленные заявителем документы содержат подчистки и исправления текста, не заверенные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- документы содержат повреждения, наличие которых не позволяет в полном объеме использовать информацию и сведения;

- представленные документы или сведения утратили силу на момент обращения за предоставлением муниципальной услуги (документ, удостоверяющий полномочия представителя заявителя, в случае обращения за предоставлением услуги указанным лицом);

- некорректное заполнение обязательных полей в форме запроса, в том числе в интерактивной форме запроса на ЕПГУ, РПГУ (недостоверное, неполное, либо неправильное заполнение);

- представлен неполный комплект документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, несоответствие представленных документов требованиям, указанным в пункте 6 раздела II настоящего Регламента;

- заявление о предоставлении услуги подано в орган местного самоуправления или организацию, в полномочия которых не входит предоставление услуги;

- документы содержат повреждения, наличие которых не позволяет в полном объеме использовать информацию и сведения, содержащиеся в документах для предоставления услуги;

- заявление о предоставлении муниципальной услуги и документы, необходимые для предоставления услуги в электронной форме поданы с нарушением требований, установленных настоящим Регламентом:

- несоблюдение установленных законодательством условий признания действительной усиленной квалифицированной электронной подписи, в соответствии со ст. 11 Федерального закона от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги

8.1. Обращение (запрос) заявителя не рассматривается по существу, если:

- отсутствуют документы в архивном отделе по запрашиваемой тематике;

- неудовлетворительное физическое состояние документов, не имеющих копии в фонде пользования (для использования в читальном зале);

- ограничение доступа к документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

- ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные;

- непредставление оригинала запроса;

- заявление не содержит фамилии, имени, отчества заявителя (для юридических лиц - наименования организации), почтового и/или электронного адреса пользователя;

- не указаны необходимые сведения по теме, хронологии запрашиваемой информации для проведения поисковой работы;

- запрос не относится к составу архивных документов, находящихся на хранении;

- текст не поддается прочтению, в этом случае заявителю направляется письмо с указанием причины отклонения запроса, в случае если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- ответ по существу поставленного в нём вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну, в этом случае пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу запроса в связи с недопустимостью разглашения запрашиваемых сведений, указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- содержит вопрос, на который пользователю неоднократно давались письменные ответы по существу, при этом в запросе не приводятся новые доводы и обстоятельства. Начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с пользователем, о чём ему сообщается в письменном виде;

- в случае, если в письменном обращении или обращении в электронной форме не указаны фамилия гражданина (наименование организации), направившего обращение, и почтовый или электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- в случае, если в обращении заявителя содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения;

- волеизъявление заявителя, выраженное в письменной форме, об отзыве заявления о предоставлении информации.

8.2. По запросам, поступившим в архивный отдел, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 рабочих дней со дня их регистрации направляется ответ с просьбой указать недостающие или уточняющие сведения. Исполнение запроса приостанавливается до получения уточняющих дополнительных сведений.

8.3. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления услуг, законодательством не предусмотрены.

9. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной оплаты, взимаемой за предоставление муниципальной услуги

9.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется без взимания государственной пошлины или иной платы.

10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

10.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги в архивном отделе или в Многофункциональном центре составляет не более 15 минут.

11. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги, в том числе в электронной форме

11.1. Срок регистрации запроса заявителя при личном обращении в архивный отдел не должен превышать 1 рабочего дня со дня получения заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

11.2. Запросы, поступившие по почте или в электронном виде, ЕПГУ и РПГУ, регистрируются в течение 1 дня с момента поступления их в архивный отдел.

11.3. Поступившие в архивный отдел письменные запросы регистрируются путем проставления на запросе входящего номера и даты поступления и фиксирования в журнале регистрации поступающих документов, в т.ч. по электронной почте.

12. Требования к помещению, в котором предоставляется муниципальная услуга

12.1. Местоположение административного здания, в котором осуществляется прием заявлений и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, а также выдача результатом предоставления муниципальной услуги, должно обеспечивать удобство для граждан с точки зрения пешеходной доступности от остановок общественного транспорта.

В случае, если имеется возможность организации стоянки (парковки) возле здания (строения), в котором размещено помещение приема и выдачи документов, организовывается стоянка (парковка) для личного автомобильного транспорта заявителей. За пользование стоянкой (парковкой) с заявителей плата не взимается.

Для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов на стоянке (парковке) выделяется не менее 10% мест (но не менее одного места) для бесплатной парковки транспортных средств, управляемых инвалидами I, II групп, а также инвалидами III группы в порядке, установленном Правительством российской федерации, и транспортных средств, перевозящих таких инвалидов и (или) детей-инвалидов.

В целях обеспечения беспрепятственного доступа заявителей. в том числе передвигающихся на инвалидных колясках. вход в здание и помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, оборудуются пандусами, поручнями, тактильными (контрастными) предупреждающими элементами, иными специальными приспособлениями, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ и передвижение инвалидов, в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов.

Центральный вход в здание органа, предоставляющего муниципальную услугу, должен быть оборудован информационной табличной (вывеской), содержащей информацию:

- наименование;

- местонахождение и юридический адрес, режим работы;

- график приема;

- номер телефона для справок.

Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.

Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, оснащаются системой охраны и противопожарной безопасности, а также средствами пожаротушения системой оповещения о возникновения чрезвычайной ситуации, средствами оказания первой медицинской помощи, туалетными комнатами для посетителей.

Зал ожидания заявителей оборудуется стульями, скамьями, количество которых определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в помещении, а также информационными стендами.

Тексты материалов, размещенных на информационном стенде, печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, с выделением наиболее важных мест полужирным шрифтом.

Места для заполнения заявлений оборудуются стульями, столами (стойками), бланками заявлений, письменными принадлежностями.

Рабочее место каждого ответственного лица за прием документов, должно быть оборудовано персональным компьютером, печатающим устройством (принтером) и копирующим устройством.

При предоставлении муниципальной услуги инвалидам обеспечивается:

- возможность беспрепятственного доступа к объекту (зданию, помещению), в котором предоставляется муниципальная услуга;

- возможность самостоятельного передвижения по территории, на которой расположены помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга. а также входа в такие объекты и выводы из них, посадки в транспортное средство и высадки из него, в том числе с использованием кресла-коляски;

- сопровождение инвалидов, имеющих стойкие нарушения функций зрения и самостоятельного передвижения;

- надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к зданию, помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, и к муниципальной услуге с учетом ограничений их жизнедеятельности;

- дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля;

- допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;

- допуск собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего её специальное обучение, на объекты (здания, помещения), в которых предоставляются муниципальная услуга;

- оказание инвалидам помощи в преодолении барьеров, мешающих получению ими муниципальных услуг наравне с другими лицами.

13. Показатели доступности и качества муниципальных услуг

13.1. Основными показателями доступности предоставления муниципальной услуги являются:

- наличие полной и понятной информации о порядке, сроках и ходе предоставления муниципальной услуги в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети "Интернет"), средствах массовой информации;

- возможность получения заявителем уведомлений о предоставлении муниципальной услуги с помощью ЕПГУ и РПГУ;

- возможность получения информации о ходе предоставлении муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий.

13.2. Основными показателями качества предоставления муниципальной услуги являются:

- своевременность предоставления муниципальной услуги и в соответствии со стандартом ее предоставления, установленным настоящим Регламентом;

- минимально возможное количество взаимодействий гражданина с должностными лицами, участвующими в предоставлении муниципальной услуги;

- отсутствие обоснованных жалоб на действия (бездействие) сотрудников и их некорректное (невнимательное) отношение к заявителям;

- отсутствие нарушений установленных сроков в процессе предоставления муниципальной услуги:

- отсутствие заявлений об оспаривании решений, действий (бездействия) архивного отдела, его должностных лиц, принимаемых (совершенных) при предоставлении муниципальной услуги, по итогам рассмотрения которых вынесены решения об удовлетворении (частичном удовлетворении) требований заявителей.

14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в многофункциональных центрах и особенности предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме

14.1. В Многофункциональном центре муниципальная услуга в электронной форме не предоставляется.

14.2. Муниципальная услуга подразумевает исполнение социально-правовых, тематических и имущественных запросов и предоставляется через ЕПГУ и РПГУ.

14.3. Предоставление муниципальной услуги в электронной форме через ЕПГУ и РПГУ при наличии технической возможности включает в себя:

- предоставление информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям об услуге;

- предоставление форм заявления и иных документов, необходимых для получения услуги и обеспечение доступа для копирования и заполнения в электронной форме;

- прием и регистрация заявления и иных документов, необходимых для предоставления услуги в электронном виде;

- получение результата предоставления муниципальной услуги в форме электронного документа или документа на бумажном носителе в течение срока действия результата предоставления муниципальной услуги;

- осуществление оценки качества предоставления услуги;

- досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) органа (организации), должностного лица органа (организации) либо муниципального служащего.

14.4. В целях предоставления муниципальной услуги в электронной форме основанием для начала ее предоставления является направление заявителем с использованием ЕПГУ и РПГУ документов, указанных в пункте 6 раздела II настоящего Регламента.

Деятельность Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

14.5. Заявление в форме электронного документа предоставляется в архивный отдел путем заполнения формы заявления через личный кабинет ЕПГУ и РПГУ.

Для авторизации на ЕПГУ и РПГУ заявителю необходимо создать учетную запись в федеральной информационной системе "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме" (далее - ЕСИА).

После регистрации в ЕСИА заявитель заполняет заявление в форме электронного документа, путем заполнения формы запроса и его отправки с использованием ЕПГУ и РПГУ в соответствии с их регламентом работы.

Требования к формату электронных документов, представляемых для получения муниципальной услуги:

- документы, прилагаемые к заявлению, формируются в виде электронных файлов;

- количество файлов должно соответствовать количеству документов, представляемых заявителем;

- наименование файла должно соответствовать наименованию документа на бумажном носителе и содержать уникальные признаки идентификации документа (номер документа, дата, количество листов документа).

В случае представления заявления посредством его отправки через личный кабинет ЕПГУ и РПГУ, представление документа, удостоверяющего личность, не требуется.

В заявлении указывается один из следующих способов предоставления результата муниципальной услуги:

- в виде бумажного документа, который заявитель получает непосредственно при личном обращении;

- в виде бумажного документа, который направляется заявителю посредством почтового отправления;

- в виде электронного документа, который направляется через ЕПГУ и РПГУ.

При подаче заявления заявителю обеспечивается:

а) возможность копирования и сохранения запроса и иных документов, необходимых для предоставления услуги;

б) возможность печати на бумажном носителе копии электронной формы запроса;

в) сохранение ранее введенных в электронную форму запроса значений в любой момент по желанию заявителя, в том числе при возникновении ошибок ввода и возврате для повторного ввода значений в электронную форму заявления;

г) заполнение полей электронной формы заявления до начала ввода сведений заявителем с использованием сведений, размещенных в ЕСИА, опубликованных на ЕПГУ и РПГУ или официальных сайтах, в части, касающейся сведений, отсутствующих в ЕСИА;

д) возможность вернуться на любой из этапов заполнения электронной формы заявления без потери ранее введенной информации;

е) возможность доступа заявителя на ЕПГУ и РПГУ или официальном сайте к ранее поданным им запросам в течение не менее одного года, а также частично сформированных запросов - в течение не менее 3 месяцев.

При подаче заявления и прилагаемых к нему документов применяются средства электронной подписи в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 25 июня 2012 года N 634 "О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг", сертифицированные в соответствии с законодательством Российской Федерации.

После подачи электронного заявления информирование заявителя о приеме заявления, о ходе и результате предоставления муниципальной услуги обеспечивается с использованием электронных уведомлений, в которых указывается статус рассмотрения заявления, поданного в электронной форме.

Информацию о ходе и результате предоставления муниципальной услуги можно получить в личном кабинете заявителя на ЕПГУ и РПГУ.

Образец заполнения заявления в электронной форме размещается на официальном сайте, ЕПГУ и РПГУ.

14.6. Требования к формату заявления и прилагаемых к нему документов, предоставляемых в электронной форме через ЕПГУ и РПГУ.

Заявления предоставляются в виде файлов в следующих форматах:

а) xml - для формализованных документов;

б) doc, docx, odt - для документов с текстовым содержанием, не включающим формулы (за исключением документов, указанных в подпункте "в");

в) xls, xlsx, ods - для документов, содержащих расчеты;

г) pdf, tif, jpg, jpeg - для документов с текстовым содержанием, в том числе включающие формулы и (или) графические изображения (за исключением документов, указанных в подпункте "в" настоящего пункта), а также документов с графическим содержанием.

Допускается формирование электронного документа путем сканирования непосредственно с оригинала документа (использование копий не допускается), которое осуществляется с сохранением ориентации оригинала документа в разрешении 300 - 500 dpi (масштаб 1:1) с использованием следующих режимов:

- "черно-белый" (при отсутствии в документе графических изображений и (или) цветного текста);

- "оттенки серого" (при наличии в документе графических изображений и (или) цветного текста);

- "цветной" или "режим полной цветопередачи" (при наличии в документах цветных графических изображений либо цветного текста);

- сохранением всех аутентичных признаков подлинности, а именно: графической подписи лица, печати, углового штампа бланка;

- количество файлов должно соответствовать количеству документов, каждый из которых содержит текстовую и (или) графическую информацию.

Качество предоставляемых электронных документов (электронных образов документов) в форматах документов pdf, tif, jpg, jpeg должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать реквизиты документа.

Электронные документы должны обеспечивать:

возможность идентифицировать документ и количество листов в документе;

для документов, содержащих структурированные по частям, главам, разделам (подразделам) данные и закладки, обеспечивающие переходы по оглавлению и (или) к содержащимся в тексте рисункам и таблицам.

Документы, подлежащие представлению в форматах xls, xlsx или ods, формируются в виде отдельного электронного документа.

Документы, которые являются результатом предоставления муниципальной услуги, предоставляемые в электронной форме, должны быть доступны для просмотра в виде пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, в том числе без использования сети Интернет.

Иных требований предоставления муниципальной услуги в электронном виде не предусмотрено.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

1. Исчерпывающий перечень административных процедур

1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- проверка документов, регистрация заявления и передача его на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов, принятие решения о предоставлении услуги (об отказе в предоставлении услуги);

- поиск документов, необходимых для исполнения запросов;

- подготовка и оформление информационных писем, архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических подборок копий архивных документов:

- выдача (направление) результата муниципальной услуги заявителю.

Административные процедуры, при предоставлении муниципальной услуги в электронной форме соответствуют административным процедурам, указанным в настоящем пункте Регламента.

2. Перечень административных процедур (действий) при предоставлении муниципальной услуги в электронной форме

2.1. При предоставлении муниципальной услуги в электронной форме заявителю обеспечивается:

- получение информации о порядке и сроках предоставления муниципальной услуги;

- формирования заявления;

- прием и регистрация заявления и иных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- получение результата предоставления муниципальной услуги;

- получение сведений о ходе рассмотрения заявления;

- осуществление оценки качества предоставления муниципальной услуги;

- досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) архивного отдела либо действия (бездействие) должностных лиц Администрации, либо муниципального служащего.

3. Регистрация запросов и передача их на исполнение

3.1. Поступившие в архивный отдел письменные запросы регистрируются сотрудником, обеспечивающим прием и регистрацию входящей корреспонденции. Регистрация документов осуществляется путем проставления на запросе входящего номера и даты поступления и фиксирования в журнале регистрации поступающих документов, в т.ч. в электронном виде. Максимальный срок регистрации - один рабочий день с момента поступления запроса.

3.2. При подаче заявления и документов с использованием ЕПГУ, РПГУ регистрация заявления осуществляется автоматически в момент подачи заявления и заявителю автоматически направляется уведомление о регистрации заявления в личный кабинет через ЕПГУ, РПГУ с указанием входящего регистрационного номера заявления, даты получения заявления и документов, перечень наименований файлов, представленных в форме электронных документов, с указанием их объема, а также присвоенный запросу в электронной форме уникальный номер, по которому в соответствующем разделе ЕПГУ, РПГУ заявителю будет предоставлен результат муниципальной услуги.

При подаче заявления через квалифицированная электронная подпись проверяется с использованием квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации в области использования электронной подписи.

При поступлении в архивный отдел запроса заявителя в электронном виде, в том числе через ЕПГУ и РПГУ он распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

4. Анализ тематики поступивших запросов, получение сведений посредством СМЭВ, принятие решения о предоставлении услуги (об отказе в предоставлении услуги)

4.1. Инициирующим событием для анализа тематики поступившего запроса является поступление непосредственно исполнителю зарегистрированного и завизированного запроса.

При соответствии запроса требованиям, указанным в пункте 6 раздела II настоящего Регламента исполнитель осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося научно-справочного аппарата и информационных материалов.

В результате анализа определяется:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.

- наличие (отсутствие) оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанных в пункте 7 раздела II настоящего Регламента.

Срок проведения анализа тематики заявления с момента поступления его на исполнение составляет не более двух рабочих дней.

Результатом данной административной процедуры является мотивированный отказ в получении запрашиваемых сведений, направление запроса, не относящегося к составу находящихся на хранении в архивном отделе архивных документов, по принадлежности в другой орган или организацию, где хранятся необходимые документы с уведомлением об этом пользователя, информирование заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений, непосредственное исполнение запроса.

Способ фиксации результата выполненной административной процедуры - на бумажном носителе, в электронной форме в формате поступившего заявления.

4.2. При наличии оснований для отказа в приеме документов, указанных в пункте 7 раздела II настоящего Регламента специалист архивного отдела:

- осуществляет подготовку проекта решения об отказе в приеме документов на бумажном носителе или формирует указанное решение в электронной форме при обращении заявителя за предоставлением муниципальной услуги через Приложение N 6);

- направляет заявление с приложенными документами и проект решения об отказе в приеме документов начальнику архивного отдела:

4.3. При отсутствии оснований для отказа в приеме документов, указанных в пункте 7 раздела II настоящего Регламента должностное лицо архивного отдела налагает резолюцию о приеме документов.

4.4. Решение об отказе в предоставлении услуги выдается (направляется) заявителю лично или заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, в зависимости от способа, указанного заявителем в заявлении о предоставлении муниципальной услуги.

При обращении за предоставлением услуги через ЕПГУ, РПГУ решение об отказе в приеме документов направляется заявителю в личный кабинет на ЕПГУ, РПГУ.

Срок выполнения административной процедуры - в течение 1 рабочего дня со дня поступления документов в архивный отдел.

5. Подготовка и оформление информационных писем, архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических подборок копий архивных документов

5.1. По итогам анализа тематики поступивших запросов исполнитель готовит информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические подборки копий архивных документов.

5.2. При отсутствии в архивном отделе необходимых для исполнения запроса архивных документов исполнитель составляет ответ на бланке организации об отсутствии запрашиваемых сведений с изложением причины, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку и (или) направляет (переадресовывает) запрос по принадлежности в другую организацию, где хранятся необходимые архивные документы, о чем письменно уведомляет заявителя.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры составляет 5 рабочих дней со дня регистрации заявления.

5.3. При наличии в архивном отделе запрашиваемой информации исполнитель производит поиск архивных документов с помощью имеющегося архивном отделе научно-справочного аппарата и информационных материалов. После выявления необходимых архивных документов составляется информационное письмо, архивная справка, архивная выписка или готовится архивная копия, тематические подборки копий архивных документов.

5.4. Оформление информационного письма, архивной справки, архивной выписки, архивной копии, тематических подборок копий архивных документов, осуществляется с соблюдением следующих требований:

5.4.1. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного архива, органа, организации.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивна