Раздел 2. Структура и информационное наполнение архивного сайта

Представительство архивов и органов управления архивным делом в сети Интернет реализуется в форме официальных самостоятельных сайтов, архивных порталов и в форме официальных страниц на официальных сайтах (порталах).

Официальные сайты органов управления субъектов Российской Федерации, официальные сайты и официальные страницы государственных и муниципальных архивов на архивных сайтах и порталах имеют различные структуры.

В настоящем разделе представлены рекомендации по основной структуре и информационному наполнению самостоятельных сайтов органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации и их страниц на сайтах вышестоящих организаций, региональных архивных порталов, сайтов государственных архивов, страниц архивов муниципальных образований на сайтах администраций муниципальных образований. Для самостоятельных сайтов архивов муниципальных образований следует руководствоваться рекомендациями для сайтов государственных архивов.

Филиалы государственных архивов могут быть представлены самостоятельными сайтами со структурой, аналогичной структуре сайта государственного архива, или разделами на сайте государственного архива.

В рекомендуемой структуре официальных сайтов и официальных страниц архивных учреждений разделы и подразделы сайтов помечаются как "обязательные", "основные" или никак не помечаются. Пометка "обязательный" означает, что размещение информации предусмотрено законодательством Российской Федерации и иными нормативными актами. Пометка "основной" означает, что размещение информации не предусмотрено явно в законодательстве Российской Федерации и иных нормативных актах, однако раздел является важным для пользователей официальных сайтов и официальных страниц архивных учреждений. Отсутствие пометки означает, что раздел (подраздел) может по предложениям архива или решению органа управления входить в перечень информации, размещаемой на официальном сайте (официальной странице).

Предлагаемые названия разделов и подразделов сайтов и порталов могут быть использованы или изменены архивом, органом управления, в скобках даются возможные варианты названий разделов.

В реализации структуры своего сайта архив, орган управления может также объединять предлагаемые разделы, разделять их наполнение на самостоятельные разделы, дополнять рекомендуемую структуру иными разделами.

Не рекомендуется размещать на сайте сами нормативные правовые документы в виде приложенных файлов или html-текстов. Достаточно сделать ссылки на Официальный интернет-портал правовой информации (http://pravo.gov.ru/).

Необходимо учитывать, что одна и та же информация может относиться к разным разделам. В таких случаях рекомендуется размещать в одном из разделов собственно информацию и давать в других разделах гиперссылки на эту информацию.

Рекомендуется периодически проверять актуальность ссылок (см. подраздел 4.5 Методических рекомендаций).

2.1. Основные структурные разделы сайтов

2.1.1. Структура официального сайта государственного архива

Представленная структура рекомендуется для официальных сайтов федеральных и региональных государственных архивов Российской Федерации.

На сайте должны быть представлены сведения об архиве, его деятельности и хранящихся документах. Информация излагается простым и понятным пользователю языком, навигация по сайту должна быть интуитивно очевидной.

Рекомендуемое информационное наполнение сайта содержит обязательные сведения, а также дополнительные сведения, которые могут быть полезны и интересны для пользователей.

Если информация размещается в виде файла для скачивания, то рекомендуется после названия информации (гиперссылки) указывать формат файла и его объем.

2.1.1.1. Главная страница

На главной странице размещается в верхнем блоке (хедер, шапка сайта) полное официальное название архива, его логотип (при наличии), окно для поиска по всему сайту, значок карты сайта, значок "версия для слабовидящих" (переключение на крупный шрифт), значок входа в личный кабинет, значок переключения языка (при наличии). Федеральные архивы размещают ссылку на сайт Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов.

Главное меню сайта может быть размещено как в верхнем блоке (если это горизонтальное меню), так и в левой боковой панели - сайдбаре, если это вертикальное меню. В правом сайдбаре могут размещаться вспомогательные, служебные меню.

В нижнем блоке главной страницы (футер, подвал сайта) располагаются баннеры со ссылками (или названия со ссылками) на наиболее важные и полезные сайты (Федеральное архивное агентство, региональный орган управления архивным делом, портал "Архивы России", архивные региональные или тематические порталы и др.). Рекомендуется в этой части страницы указать разработчика сайта или дать ссылку "О проекте" ("О сайте"). Следует указать копирайт сайта с названием владельца прав и годами в виде интервала через тире первой и последней публикации защищаемых объектов на сайте, поместить счетчик посещаемости сайта.

Здесь же могут размещаться вспомогательное горизонтальное меню, ссылки на аккаунты архива в социальных сетях, ссылка на текст "Политика конфиденциальности", в котором освещаются аспекты обработки и защиты персональных данных, ссылка на текст "Условия использования материалов сайта" (см. подраздел 9.3 Методических рекомендаций).

Шапка сайта, подвал сайта и главное меню в боковой панели не изменяются при навигации по сайту и должны быть видны на каждой странице. Пункт "Главная" является гиперссылкой на главную страницу сайта. Этот пункт необходим для возвращения на главную страницу с любого места сайта. Логотип сайта может играть роль ссылки на главную страницу.

Область основного контента между указанными блоками содержит переменную информацию каждой страницы сайта.

Одной из функций главной страницы сайта должна стать помощь посетителям сайта в максимально простом поиске информации. Для этого рекомендуется разместить на главной странице сайта визуализированные гиперссылки на подразделы сайта, ориентированные на достаточно массовые целевые группы (категории) пользователей сайта или широко востребованные функции архива. Визуализированные гиперссылки могут быть сюжетными картинками небольших размеров с подписями на картинках или под ними.

Рекомендуется использовать следующие категории таких гиперссылок:

- исследователям;

- архивистам;

- генеалогия (генеалогические поиски);

- запрос в архив (подать запрос в архив);

- информационная система удаленного использования копий архивных документов;

- образовательные ресурсы.

Архив может размещать и иные гиперссылки на отдельные ресурсы или их группы, интересные для широкой аудитории, например, "Виртуальные выставки", "Наши проекты" и др.

Такой способ навигации является вспомогательным и не отменяет основную навигацию по сайту, реализованную в виде главного меню.

В разделы, обозначенные визуализированными гиперссылками, рекомендуется размещать общее описание ресурсов раздела, гиперссылки на сами ресурсы и указания, как пользоваться этими ресурсами (помощь).

Помимо визуализированных ссылок, на главной странице сайта может размещаться наиболее важная и актуальная информация, в том числе новости, объявления, анонсы.

2.1.1.2. Раздел "Новости" (основной)

Размещается новостная лента в виде заголовков или начальных фраз новостей, которая формируется автоматически.

Размещаются объявления и анонсы, информация о состоявшихся и планируемых мероприятиях, поступлении документов в архив, об утвержденных и отмененных документах и т.д.

О ведении раздела "Новости" подробнее см. подраздел 3.4 Методических рекомендаций.

2.1.1.3. Раздел "Об архиве" (обязательный)

В начале раздела размещается общая информация об архиве: основные цели, задачи и направления деятельности архива, обобщенные сведения о хранящихся документах и музейных предметах (при наличии).

Подраздел "Ключевые показатели" ("Основные показатели") (основной)

Размещается краткая информация об объемах хранящихся документов, объемах электронных документов (при наличии), объемах оцифрованных документов и выложенных в онлайн-доступе, об оцифрованных описях дел, документов и внутренних описях, о посещаемости читального зала за последний год, посещаемости сайта архива за последний год, посещаемости выставок за последние годы, о количестве участников экскурсий по архиву, о количестве подписчиков в социальных сетях и др.

Рекомендуется представлять информацию в подразделе также в виде инфографики и в динамике за последние годы.

Подраздел "История архива" ("История") (основной)

Размещается история создания и развития архива, краткая хроника основных этапов жизни архива, список руководителей архива. Рекомендуется по возможности разместить фильм, видеоролик об архиве; фотогалерею (деятельность архива и сотрудников в фотографиях в ретроспективе).

Подраздел "Руководство" (обязательный)

Информация о директоре и заместителях директора (Ф.И.О., контакты, зоны ответственности). Рекомендуется размещать краткую биографию директора архива. Размещение персональных данных сотрудников архива на официальном сайте возможно только после оформления индивидуального согласия на распространение персональных данных (см. подраздел 9.19 Методических рекомендаций).

Подраздел "Структура архива" (обязательный)

Перечень структурных подразделений, Ф.И.О. и контакты руководителей подразделений.

Подраздел "Устав архива" (обязательный)

Устав архива в виде HTML-документа и/или PDF-файла.

Подраздел "Планы, отчеты" (основной)

Полные тексты отчета за прошедший год и плана на текущий год. Планы и отчеты за прошедшие годы в виде файлов для скачивания.

Подраздел "Совещательные органы"

Информация о научном (научно-методическом) совете (НМС), общественном совете, совете молодых ученых и специалистов, попечительском совете и др. Публикуются положения о совете, его состав, информация о деятельности.

2.1.1.4. Раздел "Деятельность" (обязательный) (может входить подразделом в раздел "Об архиве")

Размещается информация об основных направлениях и видах деятельности архива.

Раздел может включать подразделы "Государственное задание", "Материально-техническое обеспечение", "Государственные закупки (договоры, контракты)", "Финансовая деятельность", "Обеспечение сохранности архивных документов" и др.

Фотогалерея (текущая деятельность архива в фотографиях).

2.1.1.5. Раздел "Запросы и услуги" (обязательный)

Размещается общее описание услуг архива с указанием бесплатных услуг.

Раздел содержит следующие документы или гиперссылки на них на Официальном интернет-портале правовой информации (http://pravo.gov.ru/):

- Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- прейскурант платных работ и услуг;

- регламенты, положения, инструкции и другие документы, регулирующие порядок оказания услуг;

- извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление госуслуг;

- порядок (инструкция) подачи заявлений в электронной форме на оказание услуг с использованием сервиса автоматической отправки заявлений;

- порядок и время приема граждан;

- порядок обжалования решений и действий (бездействия) при предоставлении услуг.

2.1.1.6. Раздел "Фонды" (основной)

Содержит описание состава, содержания и объемов документов, хранящихся в архиве.

Размещается гиперссылка на ИС УИКАД (при наличии) или на автоматизированную информационную систему (АИС) (при наличии), на базу данных (БД), содержащую описания фондов и описей. Если ИС УИКАД, АИС, БД нет, то размещаются списки фондов и описей в формате HTML.

Возможно размещение перечня дел, признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

Подраздел "Уникальные документы"

Содержит перечень, описания и электронные копии уникальных документов, хранящихся в архиве.

Если в архиве имеются документы, включенные в федеральный реестр уникальных документов, рекомендуется дать гиперссылку на ГИС "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации" (https://unikdoc.rusarchives.ru/).

Если в архиве имеются документы, включенные в региональный реестр уникальных документов, рекомендуется дать гиперссылку на региональный реестр уникальных документов.

Подраздел "Оцифрованные документы"

Размещается общее описание работ по оцифровке архивных документов, ее цели, информация о крупных комплексах оцифрованных документов, объем ЭФП, процент ЭФП от общего объема документов.

Размещается описание доступа к ЭФП.

Размещаются план по оцифровке документов архива, отчеты по результатам оцифровки.

Подраздел "Музейные предметы"

Размещаются фотографии и краткие описания музейных предметов, хранящихся в архиве. Если в архиве имеются музейные коллекции, то размещается каталог коллекций.

Размещается порядок доступа к музейным предметам.

2.1.1.7. Раздел "СПС" ("НСА") (обязательный)

См. подраздел 2.2 Методических рекомендаций.

2.1.1.8. Раздел "РОИА"

Размещается информация о деятельности подразделения Российского общества историков-архивистов (РОИА): устав подразделения РОИА, протоколы заседаний (собраний), отчеты и др.

2.1.1.9. Раздел "Выставки"

Размещается информация об организованных и планируемых традиционных выставках в выставочных залах и других помещениях, а также о выложенных в Интернете виртуальных выставках.

В этом разделе целесообразно создать тематическую новостную ленту.

Подраздел "Стендовые выставки"

Размещается информация о постоянных и временных выставках в выставочных залах и других помещениях. По каждой выставке дается ее название, информация о событиях (памятных датах), которым посвящена выставка, описание представленных экспонатов (включая документы), перечень участников и организаторов выставки, буклет, каталог (при наличии). Размещается адрес зала, время работы выставки, сведения об организации экскурсий по выставке. Размещается фоторепортаж об открытии выставки, фотографии отдельных экспонатов, видеоролик о выставке.

Подраздел "Виртуальные выставки"

Размещается перечень названий выставок с гиперссылками на выставки. Для каждой выставки дается ее название, информация о событиях (памятных датах), которым посвящена выставка, общее описание и перечень (при наличии) представленных экспонатов (включая документы), список участников выставки.

При создании виртуальных выставок следует учитывать положения "Рекомендаций по созданию интернет-выставок архивных документов" (Росархив, 2012 г.).

2.1.1.10. Раздел "Вакансии"

Размещается перечень вакансий с указанием должностей, структурных подразделений, должностных обязанностей, условий оплаты труда, режима работы, профессиональных квалификационных требований, необходимого опыта работы. Размещается форма заполнения резюме с возможностью ее автоматической отправки с сайта.

2.1.1.11. Раздел "Нормативные правовые документы" (обязательный)

Размещаются нормативные правовые документы, регулирующие деятельность архива, в форме текстов, файлов для скачивания или гиперссылок на тексты на других сайтах:

- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (2020);

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (2020) (при наличии НТД в архиве);

- закон субъекта Российской Федерации об архивном деле (для архивов субъектов Российской Федерации);

- постановления и распоряжения органов власти субъекта Российской Федерации по вопросам регулирования архивного дела;

- положения, инструкции, порядки, регламенты, регулирующие деятельность государственного архива;

- другие документы, регулирующие деятельность государственного архива.

2.1.1.12. Раздел "Методические материалы" (основной)

Размещаются гиперссылки на следующие материалы:

- Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (2021);

- Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах (2020);

- Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера (2013);

- методические разработки, памятки, инструкции и т.п., подготовленные и утвержденные Росархивом, органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации, государственным архивом.

2.1.1.13. Раздел "Охрана труда" (обязательный)

Размещается перечень основных нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда, подлежащих применению в государственном архиве, в том числе:

- Федеральный закон от 28 декабря 2013 г. N 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда";

- инструкции по охране труда для различных видов работ;

- перечень рекомендуемых мероприятий по улучшению условий труда;

- ведомости и отчеты о проведении специальной оценки условий труда;

- материалы для проведения инструктажа по охране труда для работников архива.

В период ограничительных мероприятий из-за пандемии коронавируса на сайте архива должна быть размещена информация о мерах по предотвращению распространения инфекции и дана ссылка на методические рекомендации МР 3.1/2.1.0199-20 "Рекомендации по организации работы читальных залов государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в условиях сохранения рисков распространения COVID-19" (утверждены Роспотребнадзором 8 июля 2020 г.).

2.1.1.14. Раздел "Часто задаваемые вопросы" ("Вопрос-ответ", "FAQ")

Публикуются вопросы, которые чаще всего задают пользователи архива, и ответы на них.

Вопросы могут быть о составе фондов, сайте, поиске информации, способах подачи запросов и др.

2.1.1.15. Раздел "Читальный зал" (основной)

Размещаются нормативные и инструкционные материалы о работе пользователей в читальном зале.

Размещаются гиперссылка на "Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации" (утвержден приказом Росархива от 1 сентября 2017 г. N 143), порядок использования архивных документов в архиве, памятка исследователя о работе в читальном зале.

Если архив имеет несколько читальных залов, то для каждого читального зала указываются адрес, контакты и режим работы.

Приводится режим работы читального зала, включая план-график санитарных дней и закрытия читального зала.

Размещается общее описание работы с документами и справочно-поисковыми средствами (научно-справочным аппаратом, НСА) в читальном зале, наличие в свободном доступе баз данных (с кратким описанием их содержания и объемов), описей, каталогов, указателей. Даются указания на возможности заказа дел без посещения читального зала по телефону, по электронной почте, через онлайн-формы в информационной системе на сайте архива информационной системы архива, через личный кабинет на сайте.

Размещается форма (бланк) анкеты пользователя.

Размещаются бланки или формы для заполнения и автоматической отправки в архив заказа дел, литературы (газет), заявлений о продлении срока пользования документами в читальном зале, требований на изготовление копий документов.

Размещается гиперссылка на вход в ИС УИКАД (при наличии) и регламент работы пользователей ИС УИКАД.

2.1.1.16. Раздел "Комплектование" (основной для комплектующихся архивов)

Рекомендуется разместить краткую информацию о важности и необходимости передачи документов в архив; указать телефоны кураторов или отдела комплектования.

Размещаются гиперссылки на нормативные и методические материалы:

- Методические рекомендации "Определение организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов" (2012);

- Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах (2013);

- Методические рекомендации по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций (для конкурсных управляющих (ликвидаторов)) (2014);

- Методические рекомендации "Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу" (2014);

- Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (2018);

- Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах (2020).

Подраздел "Гражданам"

Размещаются инструкционные материалы:

- инструкция "Как передать документы на хранение в архив";

- перечень документов личного происхождения, которые могут быть переданы в архив на постоянное хранение, формы документов по приему-передаче (формы заявлений, актов, договоры о передаче документов на государственное хранение и др.).

Подраздел "Организациям - источникам комплектования"

Размещаются:

- формы договоров с организациями - источниками комплектования о передаче документов на государственное хранение;

- план-график комплектования;

- график упорядочения документов организаций - источников комплектования.

Подраздел "Ликвидированным организациям"

Размещаются:

- инструкционные материалы;

- форма договора о передаче документов на государственное хранение;

- перечень документов по личному составу, принимаемых в архив.

Размещается информация о передаче документов (формы документов: акты, внутренняя опись, историческая справка, лист-заверитель, опись дел, документов по личному составу).

Приводится список организаций - источников комплектования.

Подраздел "Инициативное документирование"

Размещается информация о работах архива по инициативному документированию и принятых в результате этих работ на хранение документах.

2.1.1.17. Раздел "Личный кабинет"

Создание пользователем своего личного кабинета возможно после авторизации (регистрации) на сайте. Как правило, авторизация происходит после одобрения архивом заявки (через форму на сайте) на создание личного кабинета.

Авторизация может также производиться через портал госуслуг в соответствии с пунктом 6б статьи 1 Федерального закона N 270-ФЗ: "Официальные сайты и официальные страницы взаимодействуют с Федеральной государственной информационной системой "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Единый портал) в порядке и в соответствии с требованиями, которые утверждаются Правительством Российской Федерации".

О структуре личного кабинета подробнее см. подраздел 3.2 Методических рекомендаций.

2.1.1.18. Раздел "Противодействие коррупции" (обязательный)

Размещаются документы и информационные материалы, в том числе в форме гиперссылок на их официальные публикации, в соответствии с требованиями к размещению и наполнению подразделов, посвященных вопросам противодействия коррупции, официальных сайтов федеральных государственных органов, Центрального банка Российской Федерации, Социального фонда России, Федерального фонда обязательного медицинского страхования, государственных корпораций (компаний), иных организаций, созданных на основании федеральных законов (приложение 1 к приказу Минтруда России от 7 октября 2013 г. N 530н (в ред. приказа Минтруда России от 26 июля 2018 г. N 490н)).

При формировании комплекса материалов раздела рекомендуется использовать информацию по противодействию коррупции, размещенную на сайте Росархива в подразделах:

- нормативные правовые и иные акты в сфере противодействия коррупции;

- ведомственные нормативные правовые акты в сфере противодействия коррупции;

- методические материалы;

- антикоррупционное просвещение граждан;

- формы документов, связанных с противодействием коррупции, для заполнения.

2.1.1.19. Раздел "Генеалогия" ("Генеалогические и биографические исследования")

Размещаются:

- перечень видов и разновидностей документов, содержащих генеалогическую и биографическую информацию;

- сведения о хранящихся архивных документах с генеалогической информацией (метрические книги, ревизские сказки, формулярные списки, послужные списки, наградные листы, списки по старшинству, личные и семейные фонды, домовые книги, адрес-календари, списки эвакуированных и реэвакуированных, списки георгиевских кавалеров, проживавших на территории региона, и др.); материалы могут размещаться в форме перечней с шифрами архивных документов, перечней с шифрами и ссылками на электронные копии документов, базы данных с прикрепленными электронными копиями архивных документов;

- ссылки на специализированные генеалогические ресурсы, созданные архивными учреждениями (например, генеалогические порталы "Связь поколений Югры", "Твоя родословная");

- ссылки на генеалогические ресурсы, хранящиеся в архивах субъекта Российской Федерации и федерального округа.

Размещаются инструкционные и методические материалы по поиску генеалогической (биографической) информации:

- памятки "Где искать архивную информацию", "Как составить свою родословную", "Как установить судьбу родственника - ветерана ВОВ" и др.;

- памятка волонтеру для оказания помощи гражданам в поиске архивных документов;

- ссылки на издания:

Генеалогическая информация в государственных архивах России: справочное пособие/ВНИИДАД; отв. сост. С.Н. Романова; сост. от ВНИИДАД И.И. Глуховская и др. М., 2004;

Биографическая и генеалогическая информация в государственных архивах Российской Федерации (1917-1991 гг.): справочное пособие/ВНИИДАД; сост. И.В. Волкова (рук. и отв. сост.), исполн. И.А. Дегтярева, З.П. Иноземцева. М.: ИПО "У Никитских ворот", 2010;

- региональные генеалогические пособия;

- анкета-заявление (генеалогический запрос).

2.1.1.20. Раздел "Рассекречивание"

Размещаются погодовые списки рассекреченных дел и/или документов, содержащие номера и названия фондов. По каждому фонду указываются количество рассекреченных дел (документов), их аннотации.

Федеральным архивам рекомендуется дать гиперссылку на Базу данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов (http://unsecret.rusarchives.ru/).

2.1.1.21. Раздел "Научно-справочная библиотека"

Размещаются:

- общий обзор материалов библиотеки, объемы фондов библиотеки (книги и брошюры, подшивки газет, журналы);

- порядок доступа к материалам библиотеки;

- каталог (инвентарная книга) библиотеки;

- описание отдельных фондов библиотеки (например, рукописных книг, дореволюционных изданий).

2.1.1.22. Раздел "Справочно-информационный фонд" ("СИФ")

Размещаются:

- общий обзор материалов СИФ;

- порядок доступа к материалам СИФ;

- каталог СИФ.

2.1.1.23. Раздел "Научная деятельность"

Информация о научной деятельности может быть размещена в виде подраздела в разделе "Деятельность".

Размещается информация об участии сотрудников архива в конференциях, семинарах, круглых столах, симпозиумах и др. и тексты их выступлений, тексты, видеоролики и аудиозаписи выступлений в СМИ.

Размещается информация о деятельности научного совета, методической комиссии архива, комиссии по научно-исследовательской работе (НИР) и т.д.

Размещаются методические материалы, разработанные архивом, в виде гиперссылок на раздел "Методические материалы".

В этом разделе целесообразно создать тематическую новостную ленту.

2.1.1.24. Раздел "Публикации" ("Публикации и выступления")

Размещаются перечни, тексты (или гиперссылки на тексты) статей, монографий, сборников документов, материалов конференций, фотоальбомов и т.д., подготовленных сотрудниками архива или при их авторском участии. В перечни входят изданные материалы, подготовленные к печати, размещенные на официальных сайтах. Размещаются тексты и аудио-, видеозаписи докладов и выступлений руководителей и сотрудников архива.

При наличии в субъекте Российской Федерации архивного периодического издания (журнал, вестник, бюллетень), в том числе электронного, дается ссылка на размещенную в сети Интернет подборку выпусков издания.

2.1.1.25. Раздел "Историко-просветительская работа"

Содержит предложения архива пользователям о проведении экскурсий по архиву, экскурсий по действующим выставкам, лекций (курсов лекций, семинаров) в архиве и в учебных заведениях, мастер-классов по истории, краеведению, генеалогическим исследованиям, а также порядок организации экскурсий по архиву. Размещаются тематические подборки копий архивных документов, статей, презентаций, ссылки на разделы "Выставки", "Генеалогия" и др.

2.1.1.26. Раздел "Помощь архиву" ("Пожертвования", "Поддержите нас")

Устав государственного архива предусматривает возможность получения архивом добровольных имущественных взносов и пожертвований.

Раздел должен содержать информацию о целях и конкретных направлениях (видах работ, проектах) использования полученных архивом финансовых или имущественных взносов, формы соответствующих договоров со спонсорами (юридическими и физическими лицами), а также сервис по переводу через сайт архива средств на счет архива. Полезно также указать, что список спонсоров публикуется на сайте архива (при условии согласия спонсора на публикацию).

Для дарителей архивных документов размещаются примерный перечень документов, предполагаемых к передаче на постоянное хранение, форма договора дарения документов личного происхождения.

2.1.1.27. Раздел "Волонтерство" ("Станьте волонтером")

В разделе рекомендуется поместить инструкцию "Как стать волонтером", указать, какие конкретно виды работ могут выполнять волонтеры (например, оцифровка и описание документов, индексирование записей в базах данных в удаленном режиме, консультирование пользователей в читальном зале или удаленно и др.), разместить анкету волонтера в виде формы для отправки с сайта, в которой волонтер укажет сведения о себе и вид работы, в которой он хотел бы принять участие.

Ссылки на разделы "Пожертвования" и "Волонтерство" могут размещаться в нижнем блоке главной страницы под общим заголовком "Помощь архиву", в разделе "Об архиве" или в ином месте.

2.1.1.28. Раздел "Контакты" (обязательный)

Контактная информация архива (почтовый адрес, телефоны, факс, электронная почта) и читального зала, схема проезда.

2.1.1.29. Раздел "Помощь" (основной)

Размещаются инструкции и подсказки по поиску материалов на сайте, по использованию сервисов. Размещаются в популярном изложении основы архивного дела, архивная терминология, главные сферы деятельности архивов.

2.1.1.30. Раздел "Полезные ссылки" (может быть в форме гиперссылки в подвале главной страницы)

Размещаются ссылки на сайт Федерального архивного агентства, портал "Архивы России", на сайт органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации, региональный архивный портал, сайты государственных архивов субъекта Российской Федерации, на другие ресурсы.

Федеральным архивам рекомендуется разместить ссылку на Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов.

Следует учитывать, что поддержание перечня гиперссылок в актуальном состоянии - задача при большом количестве ссылок достаточно трудоемкая. Об обеспечении ссылочной целостности в процессе жизнедеятельности сайта подробнее см. подраздел 4.5 Методических рекомендаций.

2.1.2. Структура официальной страницы архива муниципального образования

На официальных сайтах администраций муниципальных образований рекомендуется разместить официальные страницы муниципальных архивов любой организационной формы: муниципальный архив, муниципальное казенное учреждение, муниципальное бюджетное учреждение, архивный отдел, архивный сектор и др.

На сайте органа власти муниципального образования рекомендуется организовать простой и понятный пользователю доступ к официальной странице архива через его название (с гиперссылкой) в структуре администрации или в перечне подведомственных организаций и через карту сайта.

Главное меню официальной страницы архива муниципального образования размещается в ее боковой панели и должно быть видно на всех внутренних страницах официальной страницы.

Если информационные материалы размещаются на официальной странице в виде файла для скачивания, то следует после названия информации (гиперссылки) указывать формат файла и его объем.

Информацию об адресе официальной страницы нужно направить в службу поддержки портала "Архивы России" по адресу support@archives.ru или archives-projects@yandex.ru и в дальнейшем сообщать службе поддержки портала об изменениях адреса.

2.1.2.1. Раздел "Об архиве" (обязательный)

В разделе размещаются:

- полное название архивного учреждения, подразделения (муниципальный архив, муниципальное казенное учреждение, муниципальное бюджетное учреждение, архивный отдел, архивный сектор, архивная служба и др.);

- контактная информация: почтовый адрес, телефон, факс, электронная почта, Ф.И.О. руководителя;

- схема проезда;

- графики работы архива, читального зала, включая план-график санитарных дней.

Подраздел "Цели и задачи"

Содержит краткое изложение простым и понятным языком основных целей, задач и функций архива (архивного подразделения). Не следует здесь полностью копировать соответствующие разделы из положения об архиве (архивном подразделении).

Подраздел "История"

Размещаются история создания и развития архива (архивного дела в муниципальном образовании), основные этапы деятельности.

Раздел "Фотогалерея"

Содержит подборку фотографий по истории архива и его работе.

2.1.2.2. Раздел "Ключевые показатели" ("Основные показатели") (основной)

В сжатом виде размещаются основные показатели результатов деятельности по состоянию на текущий год и в ретроспективе, в том числе о работе по предоставлению услуг в электронном виде.

2.1.2.3. Раздел "Нормативные правовые документы" (обязательный)

Размещаются в виде гиперссылок или файлов для скачивания:

- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- закон субъекта Российской Федерации об архивном деле;

- закон субъекта Российской Федерации о наделении органов местного самоуправления муниципальных образований отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела;

- положение (устав) об архиве (архивном подразделении);

- Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (2017);

- положение о работе пользователей с документами архивных фондов муниципального образования.

2.1.2.4. Раздел "Программы, планы, отчеты" (основной)

Содержит:

- программу развития архивного дела в муниципальном образовании и информацию о ходе и результатах реализации программы;

- планы (текущий и за предыдущие годы);

- отчеты (за прошедший год и за предыдущие годы);

- информационно-аналитические материалы.

2.1.2.5. Раздел "Фонды" ("Фонды и СПС (НСА)") (обязательный)

Размещаются описание состава и содержания документов, хранящихся в архиве, их объемы (см. подпункт 2.2.2 Методических рекомендаций).

2.1.2.6. Раздел "Запросы и услуги" (обязательный)

Приводится общее описание услуг архива с указанием безвозмездных услуг.

Содержит гиперссылки на следующие документы:

- прейскурант платных работ и услуг;

- регламенты, положения, инструкции и другие документы, регулирующие порядок оказания услуг;

- извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление государственных услуг;

- порядок и время приема граждан;

- порядок обжалования решений и действий (бездействия) при предоставлении услуг.

Подраздел "Получение архивных справок" ("Гражданам")

Размещаются инструкционные материалы:

- пошаговое описание простым и понятным языком процедуры получения архивных справок и выписок: подача заявления, получение подтверждения получения архивом заявления, получение ответа от архива в указанной в заявлении форме;

- памятка для обращения граждан по получению государственных и муниципальных услуг в электронной форме через Единый портал государственных и муниципальных услуг, региональный портал государственных услуг;

- памятка о преимуществах и порядке получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме;

- перечень видов архивных справок и выписок из архивных документов со ссылками на соответствующие административные регламенты и формы или бланки заявлений и обращений;

- бланки заявлений, запросов, образцы их заполнения;

- онлайн-формы запросов:

- о стаже работы, зарплате (в том числе работника ликвидированной организации);

- на земельный участок;

- для назначения пенсии (инвалидность);

- о предоставлении информационного письма, тематического перечня, тематической подборки копий архивных документов, тематического обзора архивных документов;

- о предоставлении жилого помещения;

- о предоставлении документов во временное пользование;

- о выдаче выписки из похозяйственной книги;

- о награждении медалью;

- иные формы запросов по усмотрению архива.

Рекомендуется предусмотреть возможность выбора пользователем удобного для него способа получения ответов: письменный по почте или при личном посещении архива, по электронной почте. В заявлениях на получение копий документов и выписок следует ввести следующее указание: простая копия или официально заверенная копия документа.

Размещается список ликвидированных юридических лиц, документы которых отсутствуют на архивном хранении.

Подраздел "Источникам комплектования"

Размещаются:

- список организаций - источников комплектования;

- нормативные документы, регулирующие передачу документов на архивное хранение от организаций и граждан;

- требования, предъявляемые к документам при сдаче в архив (информация для организаций и граждан);

- административный регламент предоставления муниципальной услуги "Включение архивных документов в состав архивных фондов муниципального образования";

- документы по передаче документов на длительное хранение при ликвидации организаций;

- порядок передачи документов по личному составу от ликвидированных (в том числе в результате банкротства) организаций в архив;

- список документов, подлежащих постоянному или долговременному хранению;

- требования к оформлению описи дел;

- требования к составлению исторической справки;

- план-график приема документов на хранение;

- график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов организаций в архив.

2.1.2.7. Раздел "Генеалогия"

См. подпункт 2.1.1.19 Методических рекомендаций.

2.1.2.8. Раздел "Методические материалы"

Размещаются гиперссылки на следующие документы:

- Примерное положение об архиве организации (утверждено приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. N 42);

- Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утверждена приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. N 44);

- инструкция по заполнению паспорта архива организации;

- иные материалы по выбору архива.

2.1.2.9. Раздел "Мероприятия"

Размещается информация о значимых мероприятиях (семинары, совещания, конференции, встречи, стажировки, презентации, мастер-классы и экскурсии для учащихся).

Подраздел "Выставки" (может быть самостоятельным разделом).

2.1.2.10. Раздел "Новости"

См. подпункт 2.1.1.2 Методических рекомендаций.

2.1.2.11. Раздел "Публикации" ("Публикации и выступления")

Содержание раздела аналогично подпункту 2.1.1.23 Методических рекомендаций.

2.1.2.12. Раздел "РОИА"

Размещаются устав, планы, отчеты, информационные материалы, публикации местного отделения РОИА.

2.1.2.13. Раздел "Полезные ссылки"

Размещаются гиперссылки на сайт Федерального архивного агентства, на сайт органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации, региональный архивный портал, сайты государственных архивов субъекта Российской Федерации.

Рекомендуется размещать тематические разделы, основанные на хранящихся в архиве документах: краеведение, патриотическое воспитание, Великая Отечественная война, юбилейные материалы. В разделах рекомендуется помещать подборки копий документов, лекции и публикации, ссылки на издания, виртуальные выставки и другие материалы.

2.1.3. Структура официального сайта (официальной страницы) органа управления архивным делом в субъекте Российской Федерации

Органы управления архивным делом в субъекте Российской Федерации представлены в сети Интернет в различных формах в соответствии со своим статусом. Орган управления может быть самостоятельной организацией (агентство, комитет, управление, служба). Во многих субъектах Российской Федерации архивный орган управления является подразделением аппарата правительства субъекта Российской Федерации, управления делами, подразделением министерства (Министерства по культуре, Министерства юстиции, Министерства культуры, туризма и архивного дела, Министерства культуры, печати и по делам национальностей, Министерства культуры, национальной политики и архивного дела и др.) и разного рода комитетов (комитета по делам ЗАГС и архивов и др.) и департаментов (департамент юстиции и др.).

В последних случаях орган управления архивным делом как подразделение учреждения может быть представлен информацией на сайте учреждения. Основная проблема для пользователя заключается в том, что ему трудно выделить на таком сайте именно архивную информацию в разделах "Новости", "Мероприятия", "Документы", "Планы и отчеты", "Конкурсы", "Итоги проверок" и др. Для решения этой проблемы рекомендуется создать на сайте головного учреждения официальную страницу "Архивное дело" ("Архивы"), где сконцентрировать архивную информацию.

Структура и информационное наполнение официального сайта или официальной страницы органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации достаточно четко разделяются на две части: общую для всех органов государственной власти субъектов Российской Федерации и специфически архивную, посвященную непосредственно архивной деятельности в регионе.

Структура официального сайта или официальной страницы органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации, а также структура официальной страницы органа управления на сайте правительства (администрации) субъекта Российской Федерации регулируется следующими актами, относящимся к органам государственной власти субъектов Российской Федерации:

- Федеральный закон N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- постановление Правительства Российской Федерации от 24 ноября 2009 г. N 953 "Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти" (и его аналоги в субъектах Российской Федерации);

- постановление Правительства Российской Федерации от 10 июля 2013 г. N 583 "Об обеспечении доступа к общедоступной информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в форме открытых данных";

- распоряжение Правительства Российской Федерации от 10 июля 2013 г. N 1187 "О перечнях общедоступной информации, размещаемой в сети "Интернет" в форме открытых данных";

- Требования к технологическим, программным и лингвистическим средствам, необходимым для размещения информации государственными органами и органами местного самоуправления в сети "Интернет" в форме открытых данных, а также для обеспечения ее использования: определены приказом Минкомсвязи России от 27 июня 2013 г. N 149;

- Требования к размещению и наполнению подразделов, посвященных вопросам противодействия коррупции, официальных сайтов федеральных государственных органов, Центрального банка Российской Федерации, Пенсионного фонда Российской Федерации, Фонда социального страхования Российской Федерации, Федерального фонда обязательного медицинского страхования, государственных корпораций (компаний), иных организаций, созданных на основании федеральных законов (приложение 1 к приказу Минтруда России от 7 октября 2013 г. N 530н (в ред. приказа Минтруда России от 26 июля 2018 г. N 490н)).

Рекомендуется следующая структура архивной части официального сайта органа управления архивным делом в субъекте Российской Федерации.

2.1.3.1. Главная страница

Структура архивной информации на главной странице официального сайта органа управления аналогична структуре, описанной в подпункте 2.1.1.1 Методических рекомендаций. Эта структура воспроизводится в горизонтальном меню главной страницы.

На официальной странице органа управления архивным делом на сайте вышестоящей организации структура информации воспроизводится на боковой панели страницы.

2.1.3.2. Раздел "Новости" (основной)

Размещается новостная лента в виде заголовков или начальных фраз новостей. Каждая запись в новостной ленте должна начинаться с полной даты публикации новости. При значительном объеме текста новости после заголовка дается гиперссылка "подробнее" или "читать далее", при нажатии на которую раскрывается полный текст новости.

В разделе размещаются новости о состоявшихся и планируемых мероприятиях, объявления и анонсы, информация об утвержденных и утративших силу нормативных и методических документах и т.д.

2.1.3.3. Раздел "Архивный фонд субъекта Российской Федерации" ("Архивный фонд") (основной)

Раздел содержит общий обзор состава и содержания документов Архивного фонда субъекта Российской Федерации (включая документы, хранящиеся в музеях, библиотеках, учреждениях системы Российской академии наук (РАН), архивах организаций), объемы хранящихся документов, основные показатели ведения архивного дела в регионе: количество государственных и муниципальных архивов, общая посещаемость читальных залов и выставок и др.

Дается ссылка на Региональную информационную систему удаленного использования копий архивных документов (при наличии).

Подраздел "История" (основной)

Размещается информация об истории развития архивного дела в субъекте Российской Федерации, краткая хроника основных этапов истории, список руководителей органа управления.

2.1.3.4. Раздел "Об Управлении" ("О Комитете" и т.д.) (обязательный)

Подраздел "Цели и задачи" (обязательный)

Размещается краткое описание целей, задач и функций органа управления по основным направлениям его деятельности.

Подраздел "Руководство" (обязательный)

Размещается информация о руководителе и заместителях руководителя (Ф.И.О., контакты, зоны ответственности). Рекомендуется размещать краткую биографию руководителя (см. подраздел 9.19 Методических рекомендаций).

Подраздел "Структура" (обязательный)

Размещается перечень структурных подразделений, Ф.И.О. и контакты руководителей подразделений.

Подраздел "Положение" (обязательный)

В форме HTML-документа или PDF-файла размещается положение об органе управления.

Подраздел "Подведомственные организации" (обязательный)

Содержит перечень всех государственных архивов и их филиалов, других подведомственных организаций. По каждому архиву, филиалу, другой подведомственной организации указываются:

- полное и сокращенное название;

- Ф.И.О. руководителя;

- контактная информация (почтовый адрес, телефон, факс, электронная почта);

- адрес официального сайта и/или официальной страницы на сайте органа управления, на региональном архивном портале.

2.1.3.5. Раздел "Деятельность" (обязательный)

Подраздел "Мероприятия" (основной)

Размещается информация о мероприятиях, организуемых органом управления: название, время и место проведения, состав участников. Для конференций, семинаров приводятся программа, тексты тезисов выступлений, докладов и сообщений или даются гиперссылки на соответствующие материалы из раздела "Публикации".

Подраздел "Выставки"

См. подпункт 2.1.1.10 Методических рекомендаций.

Подраздел "Программы, планы, отчеты" (обязательный)

Размещаются региональные программы, в которых предусмотрены мероприятия по развитию архивного дела.

Размещаются полные тексты отчета за прошедший год и плана на текущий год; планы и отчеты за прошедшие годы - в виде файлов для скачивания.

Подраздел "Совещательные органы" ("Совещательные и координационные органы")

Размещается информация о научном (научно-методическом) совете, общественном совете: положение о совете, его состав, информация о деятельности.

Подраздел "НМС федерального округа"

Размещается информация об участии архивистов региона в деятельности НМС федерального округа. В случае если руководитель органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации является председателем НМС федерального округа, рекомендуется поместить план работы НМС, его решения, тексты тезисов выступлений на заседаниях НМС.

2.1.3.6. Раздел "Архивная сеть" (обязательный)

Подраздел "Государственные архивы"

Размещаются гиперссылки на официальные сайты государственных архивов или официальные страницы государственных архивов.

Подраздел "Муниципальные архивы"

Размещается перечень архивов муниципальных образований с гиперссылками на их официальные страницы на сайтах администраций муниципальных образований или официальные сайты архивов муниципальных образований (при наличии).

2.1.3.7. Раздел "Документы" (обязательный)

Размещаются гиперссылки на официальные документы, регулирующие деятельность органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

Размещаются гиперссылки на официальные документы по регулированию архивного дела в субъекте Российской Федерации, сгруппированные по следующим категориям:

- законы (в том числе Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", закон субъекта Российской Федерации об архивном деле, закон субъекта Российской Федерации о наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности субъекта Российской Федерации);

- указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;

- приказы Федерального архивного агентства;

- нормативные документы правительства субъекта Российской Федерации, касающиеся вопросов архивного дела;

- нормативные документы органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

2.1.3.8. Раздел "Запросы и услуги" (обязательный)

Размещаются:

- гиперссылка на Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- гиперссылки на нормативные правовые акты субъекта Российской Федерации, регулирующие порядок работы с обращениями граждан;

- порядок рассмотрения и организации учета обращений граждан;

- порядок (инструкция) подачи заявлений в электронной форме с использованием сервиса автоматической отправки обращений;

- график личного приема граждан;

- гиперссылки на административные регламенты оказания услуг.

2.1.3.9. Раздел "Контрольная (надзорная) деятельность" (обязательный)

См. подраздел 2.3 Методических рекомендаций.

2.1.3.10. Раздел "Публикации"

См. подпункт 2.1.1.24 Методических рекомендаций.

2.1.3.11. Раздел "Генеалогия"

См. подпункт 2.1.1.19 Методических рекомендаций.

2.1.3.12. Раздел "Методические материалы"

Размещаются:

- Примерное положение об архиве организации (утверждено приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. N 42);

- инструкция по заполнению паспорта архива организации;

- иные материалы.

2.1.3.13. Раздел "Образование"

Размещается информация о возможностях обучения, подготовки, переподготовки, повышения квалификации в области архивного дела.

2.1.3.14. Раздел "СПС" ("НСА", "Фонды") (обязательный)

Размещаются ссылки на региональную ИС УИКАД (при наличии), базы данных, иные архивные справочники, доступные онлайн.

2.1.3.15. Раздел "Уникальные документы"

При наличии в архивах субъекта Российской Федерации документов, включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, рекомендуется дать их перечень и описания, привести гиперссылку на ГИС "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации" (https://unikdoc.rusarchives.ru/).

При наличии в архиве документов, включенных в региональный реестр уникальных документов, рекомендуется дать их перечень и описания, гиперссылку на региональный реестр уникальных документов.

2.1.3.16. Раздел "Контакты" (обязательный)

Контактная информация органа управления (почтовый адрес, телефоны, факс, электронная почта), график приема граждан, схема проезда.

2.1.3.17. Раздел "Противодействие коррупции" (обязательный)

См. подпункт 2.1.1.18 Методических рекомендаций.

2.1.3.18. Раздел "Открытые данные" (основной)

Размещается информация в форме открытых данных, включенная в три перечня*(13) и отнесенная к общедоступной информации, размещаемой в обязательном порядке госорганами и органами местного самоуправления в сети Интернет. Кроме информации, указанной в этих перечнях, государственным органом или органом местного самоуправления может быть принято решение об отнесении иной информации к общедоступной и размещении ее в форме открытых данных (подробнее см. подраздел 2.4 Методических рекомендаций).

2.1.3.19. Раздел "РОИА"

Информация о региональном отделении РОИА: устав РОИА, протоколы заседаний (собраний), отчеты.

2.1.3.20. Раздел "Полезные ссылки"

См. подпункт 2.1.1.30 Методических рекомендаций.

2.1.3.21. Раздел "Помощь"

См. подпункт 2.1.1.29 Методических рекомендаций.

2.1.3.22. Раздел "Часто задаваемые вопросы" ("Вопрос-ответ", "FAQ")

См. подпункт 2.1.1.14 Методических рекомендаций.

2.1.4. Структура регионального архивного портала

Региональные архивные порталы - сайты, на которых концентрируются ресурсы и функции всех архивных учреждений субъекта Российской Федерации. Порталы дают возможность органам управления архивным делом в субъекте Российской Федерации, не являющимся самостоятельными учреждениями и представленным разделами на сайтах головных организаций, более широко и содержательно отразить в Интернете свою деятельность. Архивный региональный портал является единой точкой доступа к архивным документным ресурсам, архивной информации и услугам архивов региона. Указанные возможности определяют структуру, особенности информационного наполнения и функционала архивного портала. Многие разделы портала по названиям и основному информационному наполнению повторяют разделы на сайтах органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации и государственных архивов, поэтому данный текст ограничен названиями разделов и указаниями на особенности разделов и функций, присущих порталу.

Региональный архивный портал может выполнять функции официального сайта органа управления архивным делом. В этом случае в его структуру должны входить все элементы, указанные в пункте 2.1.3 Методических рекомендаций.

На портале размещается информация, общая для всех архивных учреждений региона, а также сведения по каждому архиву (включая филиалы), представленному своим разделом на портале.

Разделы архивов на региональном портале должны содержать информацию, соответствующую структурам сайтов государственных архивов и разделам архивов муниципальных образований на сайтах администраций, за исключением общей информации для всех архивов региона (см. пункт 2.1.1 Методических рекомендаций).

Рекомендуется следующая структура основных разделов регионального архивного портала.

2.1.4.1. Главная страница

Об описании главной страницы подробнее см. подпункт 2.1.1.1 Методических рекомендаций.

В шапке главной страницы указываются название портала и его логотип (при наличии).

2.1.4.2. Раздел "Личный кабинет"

См. подпункт 2.1.1.17 Методических рекомендаций.

2.1.4.3. Раздел "О портале" (основной)

Размещается информация о реализации проекта по созданию портала: начало работ, учредители, руководители, исполнители проекта. Приводятся основные сведения о ресурсах, представленных на портале, объемы введенных описаний в информационную систему (БД) и процент введенных описаний от общего их количества, количество размещенных ЭФП-3, процент оцифрованных дел, общий обзор функционала портала.

2.1.4.4. Раздел "Архивная сеть" (обязательный)

Размещается полный перечень государственных архивов и их филиалов, архивов муниципальных образований региона с их контактными данными (в том числе адресами официальных сайтов и официальных страниц) и сведениями о руководителях, гиперссылки на разделы государственных и муниципальных (при наличии) архивов на портале.

2.1.4.5. Раздел "Новости" (основной)

Размещаются новости архивной жизни региона, а также "Архив новостей" (см. подпункт 2.1.1.2 Методических рекомендаций).

2.1.4.6. Разделы государственных архивов и архивов муниципальных образований (основной)

При формировании этих разделов рекомендуется использовать материалы, изложенные в пункте 2.1.1 Методических рекомендаций.

2.1.4.7. Раздел "Читальный зал"

Подраздел "Заказ дел в читальный зал"

Размещаются:

- перечень архивов, в которых реализован удаленный заказ дел через личный кабинет;

- пользовательское соглашение на удаленную регистрацию в читальных залах архивов;

- памятка (инструкция) по удаленному заказу дел через личный кабинет.

Подраздел "Заказ копий документов"

Размещаются:

- перечень архивов, в которых реализован удаленный заказ копий документов;

- памятка (инструкция) по удаленному заказу копий документов;

- форма для заполнения и автоматической отправки заказа через личный кабинет;

- гиперссылка на вход в ИС УИКАД (при наличии).

Подраздел "Оцифрованные документы"

Данный подраздел может размещаться в разделе "Читальный зал".

Содержит:

- перечень архивов, в которых реализована услуга удаленного просмотра копий архивных документов;

- количество доступных для просмотра электронных копий архивных документов в каждом архиве;

- пользовательское соглашение;

- инструкцию по работе с услугой;

- тарифы (стоимость) услуг;

- сервис по осуществлению оплаты услуги в удаленном режиме.

Размещаются перспективные и ежегодные планы по оцифровке документов архивов региона и ежегодные отчеты об оцифровке.

2.1.4.8. Раздел "Запросы и услуги" (обязательный)

Размещается общее описание услуг архивов с указанием бесплатных услуг.

Раздел содержит следующие документы:

- административные регламенты о муниципальных услугах.

Подраздел "Прейскуранты"

Размещаются прейскуранты платных услуг каждого из архивов, у которых реализован функционал услуг.

Подраздел "Подача запроса" ("Получение справки")

Размещаются:

- перечень архивов, в которых реализована услуга автоматизированной подачи запросов;

- порядок исполнения запросов граждан и организаций;

- договор возмездного оказания услуги по исполнению тематического запроса;

- договор-счет (оферта) на оказание услуги по исполнению тематического запроса;

- формы для заполнения и автоматической отправки запросов по категориям запросов (категориям справок).

2.1.4.9. Раздел "Публикации"

См. подпункт 2.1.1.24 Методических рекомендаций.

2.1.4.10. Раздел "Выставки"

См. подпункт 2.1.1.9 Методических рекомендаций.

2.1.4.11. Раздел "Нормативные правовые документы" (обязательный)

См. подпункт 2.1.1.11 Методических рекомендаций.

2.1.4.12. Раздел "Методические материалы" (основной)

Содержание раздела может быть представлено аналогично подпункту 2.1.1.12 Методических рекомендаций.

Рекомендуется представить методические материалы в виде открытой базы данных, содержащей тексты материалов с возможностью фильтрации по категориям: "Правила", "Методические материалы", "Инструкции", "Памятки" и др., - а также с возможностью фильтрации по основным направлениям архивной деятельности: обеспечение сохранности, комплектование, учет, использование, НСА и др.

2.1.4.13. Раздел "СПС" ("НСА", "Справочники", "Справочно-поисковые средства") (обязательный)

Размещаются ссылки на региональную ИС УИКАД (при наличии), на базы данных, иные архивные справочники, доступные онлайн.

2.1.4.14. Раздел "Совещательные органы"

См. подраздел "Совещательные органы" в подпункте 2.1.3.6 Методических рекомендаций.

2.1.4.15. Раздел "Помощь"

См. подпункт 2.1.1.29 Методических рекомендаций.

2.1.4.16. Раздел "Часто задаваемые вопросы" ("Вопрос-ответ", "FAQ")

См. подпункт 2.1.1.14 Методических рекомендаций.

2.1.4.17. Раздел "Генеалогия"

См. подпункт 2.1.1.19 Методических рекомендаций.

2.1.4.18. Раздел "Волонтерство"

См. подпункт 2.1.1.27 Методических рекомендаций.

2.1.4.19. Раздел "Историко-просветительская работа"

См. подпункт 2.1.1.25 Методических рекомендаций.

2.1.4.20. Раздел "Полезные ссылки"

См. подпункт 2.1.1.30 Методических рекомендаций.

2.1.4.21. Раздел "Открытые данные"

См. подпункт 2.1.3.18 и подраздел 2.4 Методических рекомендаций.

2.2. Справочно-поисковые средства (НСА) онлайн к архивным документам

Раздел на сайте, портале может быть объединен с разделом "Фонды" под общим названием "Фонды и СПС (НСА)".

2.2.1. СПС (НСА) к документам государственного архива

Размещается информация обо всех справочно-поисковых средствах архива, сгруппированная по подразделам.

Все справочники размещаются в виде гипертекста или файлов для скачивания (в формате pdf-текста с возможностью поиска по файлу).

Подраздел "Справочники"

Размещаются все изданные путеводители и электронные версии неопубликованных путеводителей.

Размещаются справочники и краткие справочники по фондам (аннотированные и неаннотированные), тематические справочники (например, справочник по истории колхозов, "Органы государственной власти и управления" и т.д.), справочники по административно-территориальному делению.

Подраздел "Обзоры"

Размещаются обзоры фондов, межфондовые и тематические обзоры.

Подраздел "Внутриархивный НСА"

Размещаются перечни справочников, каталогов, указателей, тематических баз данных, доступных в читальном зале архива.

Подраздел "Новые поступления"

Размещаются погодовые перечни новых поступлений, содержащие номера и названия фондов, количество поступивших единиц хранения (единиц учета), крайние даты документов. Новые поступления должны оперативно вноситься в размещенные на сайте СПС. Информацию о новых поступлениях рекомендуется также размещать в разделе "Новости".

Подраздел "Описи"

Размещается перечень описей (в форме БД, гипертекста и др.), в котором указываются, в частности, наличие оцифрованной копии описи, доступность описи онлайн (даются гиперссылки), на компьютерах в читальном зале.

Подраздел "Каталоги, указатели, базы данных"

Размещаются каталоги, указатели, тематические перечни документов в форме гипертекстовых таблиц или баз данных, тематические базы данных.

Дается гиперссылка (баннер) на вход в региональную ИС УИКАД.

2.2.1.1. БД (АИС), содержащая описания документов архива и доступная онлайн

БД, содержащая описания документов архива, может быть самостоятельной или входящей в состав ИС УИКАД, АИС.

БД должна быть:

- открытой для поисковых систем Интернета (давать возможность поисковому роботу последовательно переходить по гиперссылкам);

- многоуровневой (включать уровни: фонд, опись, дело, документ).

При реализации функции поиска рекомендуется предусмотреть:

- возможность поиска по основным полям БД: названиям, крайним датам;

- возможность фильтрации поисковых запросов по уровням описаний (все уровни, фонды, описи, дела, документы);

- возможность сохранять результаты поиска в отдельном файле (в "подборке" или в личном кабинете).

2.2.1.2. Поля описания документов в базах данных, информационных системах

Приводим рекомендуемый состав описания для традиционных документов на бумажной основе. Описания фото-, кино-, видео-, аудиодокументов, научно-технической документации, электронных документов производятся в соответствии с действующими правилами и методическими рекомендациями с добавлением дат размещения описаний на сайте.

Полный состав описаний для каждого уровня приведен ниже. Архив определяет количество уровней БД и свой конкретный состав описаний, исходя из уже имеющегося набора параметров в НСА (описи, указатели, каталоги, внутренние описи) и планируемых работ по расширению описаний документов.

Уровень фонда (коллекции)

Шифр.

Название полное.

Название сокращенное.

Количество описей.

Объем - количество единиц хранения, единиц учета.

Переименования фонда с указанием дат каждого наименования.

Перечень описей: номера и названия (номера) описей в отдельных полях в форме гиперссылок для возможности перехода к конкретной описи.

Типы документов (управленческая документация, личного происхождения, личный состав и др.).

Аннотация:

- состав и содержание документов;

- историческая справка (история фондообразователя, история фонда).

Крайние даты документов: в БД, информационной системе начальная и конечная даты размещаются в разных полях.

Язык(и) документов.

Физический вид документов (бумажные, электронные, аудиовизуальные документы и др.).

При наличии оцифрованных документов - количество оцифрованных дел, количество электронных копий (образов) архивных документов.

Полная дата размещения описания (записи) в БД - для обеспечения возможности для пользователя поиска обновлений и дополнений в БД описаний.

Ключевые слова: распределяются по четырем категориям (отдельным полям) для организации поиска по этим параметрам:

- организации;

- имена (персоналии);

- географические названия;

- другое.

НСА к фонду.

Связанные материалы (дополнительные ресурсы) - ссылки на комплексы документов, связанные по содержанию (организации, имена, события и др.) с данным материалом.

Библиографические ссылки.

Уровень описи

Номера фонда и описи.

Название (номер).

Объем - количество единиц хранения, единиц учета.

Типы документов (управленческая документация, личного происхождения, личный состав и др.).

Предисловие к описи - при наличии предисловия к конкретной описи.

Крайние даты документов: в БД, информационной системе начальная и конечная даты размещаются в разных полях.

Язык(и) документов.

Физический вид документов (бумажные, электронные, аудиовизуальные документы, карты и др.).

- организации;

- имена (персоналии);

- географические названия;

- другое.

НСА к описи.

Библиографические ссылки.

Уровень дела (единицы хранения)

Шифр.

Заголовок.

Объем - количество листов.

Типы документов (управленческая документация, личного происхождения, личный состав и др.).

Крайние даты документов: в БД, информационной системе начальная и конечная даты размещаются в разных полях.

Внутренняя опись (перечень документов в деле) - заголовки документов (с указанием листов) в виде гиперссылок для перехода к конкретным документам.

Язык(и) документов.

Физический вид документов (бумажные, электронные, аудиовизуальные документы, карты и др.).

Оцифровано: да/нет.

Доступ онлайн: нет/свободный/платный.

- организации;

- имена (персоналии);

- географические названия;

- другое.

Библиографические ссылки.

Уровень документа

Шифр дела.

Заголовок - в виде гиперссылки при наличии размещенной на сайте копии документа.

Автор(ы).

Дата (даты) документа.

Номера листов в деле (начального и конечного).

Тип документа (управленческая документация, личного происхождения, личный состав и др.).

Язык(и) документа.

Физический вид документа (бумажный, электронный, аудиовизуальный документы, карты, и др.).

Наличие оцифрованной копии - в форме окошка с пометкой.

Ключевые слова: распределяются по шести категориям (отдельным полям) для организации поиска по этим параметрам:

- организации;

- имена (персоналии);

- автор/адресат;

- слово в тексте документа;

- географические названия;

- другое.

Библиографические ссылки.

2.2.2. СПС (НСА) к документам архива муниципального образования

Размещаются:

- краткий справочник, путеводитель по фондам (при наличии);

- сведения о составе и объеме фондов.

Состав и объем фондов может быть представлен на сайте в форме таблицы, созданной средствами гипертекста, или в форматах pdf, xls (xlsx).

В заголовке списка фондов, перечня фондов и т.д. следует указывать полную дату, на которую составлен список.

Списки фондов за годы, предшествующие последнему по времени списку, можно размещать в виде файлов для скачивания. Последовательность размещения - от более поздних к ранним по датам составления списков.

Размещаемые описи должны быть сгруппированы по фондам под заголовками "Фонд N ... название фонда" или "Состав фонда N ... название фонда".

Описи рекомендуется размещать в виде гипертекста для обеспечения их индексирования поисковыми роботами Интернета. Размещение описей в виде отсканированных нераспознанных изображений исключает поиск по их содержанию.

Рекомендуется размещать отдельно описи особо ценных документов (ОЦД), описи дел ликвидированных организаций, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, опись фотодокументов.

Рекомендуется размещать следующие материалы:

- сведения о месте нахождения документов по личному составу организаций, не хранящихся в архиве;

- список фондов (документов) по истории муниципального образования в архивах России (при наличии);

- оцифрованные документы (при наличии) - подборки комплексов электронных копий архивных документов;

- уникальные архивные документы (при наличии);

- список фондов управленческой документации;

- список фондов ликвидированных организаций;

- список фондов, содержащих документы по личному составу;

- паспорт архива.

Размещается гиперссылка на ИС УИКАД регионального архивного портала (при наличии).

2.2.3. СПС (НСА) к документам государственных архивов и архивов муниципальных образований на официальном сайте регионального органа управления архивным делом

Размещается общее описание имеющихся в архивах субъекта Российской Федерации СПС (НСА), основных направлений и приоритетов развития НСА.

Размещаются гиперссылки на региональную архивную информационно-поисковую систему, на базы данных государственных и муниципальных архивов, перечень баз данных, доступных в читальных залах, тексты справочников по архивным документам.

При наличии региональной информационной системы удаленного использования копий архивных документов размещается ссылка на эту систему.

2.2.4. СПС (НСА) к документам государственных архивов и архивов муниципальных образований на региональном портале

Рекомендуется представить СПС (НСА) государственных архивов и архивов муниципальных образований.

В начале раздела дается обзор состава СПС (НСА), размещенных в разделе.

Раздел включает подразделы "Архивные справочники" и (при наличии) "Информационная система удаленного использования копий архивных документов".

Подраздел "Архивные справочники"

Размещаются названия (с гиперссылками) изданных в печати и электронных справочников архивов, содержащих наиболее актуальную информацию.

Рекомендуется информацию подраздела представить в виде открытой БД с возможностью фильтрации записей по следующим категориям: архив, тип справочника, наличие электронной копии (файла для скачивания). Поля фильтров должны содержать выпадающие списки значений. Списки значений указаны в соответствующих подразделах СПС (НСА) государственных архивов и архивов муниципальных образований.

2.2.4.1. БД (АИС), содержащая описания документов архивов региона и доступная онлайн

На региональном портале рекомендуется разместить интегрированную БД с описаниями документов государственных архивов и архивов муниципальных образований с прикрепленными электронными образами архивных документов и пользовательские сервисы (ИС УИКАД).

Пользовательские сервисы ИС УИКАД включают личный кабинет, поиск по БД (простой, расширенный, фильтры), сервисы заказов дел в читальные залы, заказов на копирование документов.

Рекомендуется включить в состав ИС УИКАД:

- общий обзор материалов, представленных в информационной системе: перечень архивов, описания документов которых введены в БД, уровни введенных в БД описаний, актуальные сведения о количестве описаний по каждому уровню и количестве размещенных оцифрованных дел и архивных документов;

- описание функционала информационной системы.

См. также подпункт 2.2.1.1 Методических рекомендаций.

Подраздел "Помощь" (основной)

Размещаются тексты инструкций со скриншотами и примерами, а также видеоролики по работе с ИС УИКАД.

2.3. Контрольная (надзорная) деятельность

2.3.1. Под государственным контролем (надзором), муниципальным контролем в Российской Федерации понимается деятельность контрольных (надзорных) органов, направленная на предупреждение, выявление и пресечение нарушений обязательных требований, осуществляемая в пределах полномочий указанных органов посредством профилактики нарушений обязательных требований, оценки соблюдения гражданами и организациями обязательных требований, выявления их нарушений, принятия предусмотренных законодательством Российской Федерации мер по пресечению выявленных нарушений обязательных требований, устранению их последствий и/или восстановлению правового положения, существовавшего до возникновения таких нарушений.

2.3.2. Раздел "Контрольная (надзорная) деятельность" (КНД) размещается на сайтах (порталах) органов управления субъектов Российской Федерации и должен содержать гиперссылки на тексты и перечни нормативных правовых актов и формы документов, используемых при осуществлении этой деятельности.

2.3.3. Для подбора материалов раздела рекомендуется использовать информацию раздела "Контрольная (надзорная) деятельность" официального сайта Федерального архивного агентства, в том числе Рекомендуемый перечень нормативных правовых актов (их отдельных положений), содержащих обязательные требования за соблюдением законодательства об архивном деле - соблюдение обязательных требований, установленных в соответствии с федеральными законами Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами субъектов Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, к организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории соответствующего субъекта Российской Федерации.

2.3.4. Подраздел "Региональные нормативные акты"

Размещаются приказы органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации по следующим аспектам контрольной (надзорной) деятельности:

- организация и документирование региональной контрольной (надзорной) деятельности;

- профилактика нарушений обязательных требований законодательства Российской Федерации об архивном деле на территории субъекта Российской Федерации;

- перечни должностных лиц, осуществляющих региональный государственный контроль (надзор), и аттестация привлекаемых к КНД экспертов;

- реестры отнесения объектов контроля (надзора) к категориям риска причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям;

- порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации и его должностных лиц, осуществляющих КНД.

2.3.5. Подраздел "Формы, информация"

Размещаются формы проверочных листов, информационные материалы:

- форма проверочного листа - список контрольных вопросов, применяемых при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) в отношении государственных и муниципальных архивов;

- форма проверочного листа - список контрольных вопросов, применяемых при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) в отношении индивидуальных предпринимателей и юридических лиц;

- ежегодные программы профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям по региональному государственному контролю (надзору) за соблюдением законодательства об архивном деле;

- информационные материалы о результатах проверок;

- ежегодные планы проведения плановых контрольных (надзорных) мероприятий;

- обзоры правоприменительной практики регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в субъекте Российской Федерации;

- ежегодная (полугодовая) информация о проведенных плановых проверках органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления.

2.3.6. Информация о КНД может размещаться в форме открытых данных. Состав паспорта наборов таких отрытых данных и условия их использования размещаются в разделе "Открытые данные" сайтов (порталов) органов управления.

2.4. Открытые данные

Открытые данные - информация, размещенная в сети Интернет в виде систематизированных данных, организованных в формате, обеспечивающем ее автоматическую обработку без предварительного изменения человеком, в целях неоднократного, свободного и бесплатного использования*(14).

2.4.1. Опубликованию в форме открытых данных подлежат сведения, содержащие информацию о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, размещаемую в сети Интернет в соответствии с Федеральным законом N 8-ФЗ, а также сведения, содержащие информацию, собираемую, хранимую, обрабатываемую или публикуемую государственными органами или органами местного самоуправления в рамках реализации своих полномочий.

2.4.2. При публикации информации в форме открытых данных необходимо учитывать:

- востребованность соответствующих наборов открытых данных потенциальными потребителями информации;

- степень готовности, характеризующуюся наличием данных в электронном виде, а также готовностью организационных, технических, технологических и иных средств, необходимых для опубликования наборов открытых данных;

- затраты на публикацию (финансовые, временные, трудовые) наборов открытых данных и поддержание их в актуальном состоянии.

Сведения, обладающие высокой востребованностью и степенью готовности, требующие при этом минимальных затрат, должны публиковаться в форме открытых данных государственными органами и органами местного самоуправления в первоочередном порядке.

Рекомендуется разработать модуль для автоматической выгрузки открытых данных из региональных архивных информационных систем. В таком случае дальнейшие затраты на публикацию и актуализацию будут минимальными.

2.4.3. Особенности публикации наборов открытых данных

Публикации подлежат первичные данные, не подвергнутые предварительной обработке.

Для каждого набора данных должно быть определено должностное лицо, ответственное по вопросам публикации открытых данных.

Для каждого набора данных должна быть установлена периодичность обновления.

2.4.4. При публикации набора открытых данных на странице набора в обязательном порядке должно присутствовать описание условий использования данных (например, ссылка на открытую лицензию) или ссылка на текст опубликованного документа, устанавливающего такие условия.

Условия использования не должны требовать от пользователей заключения какого-либо договора с государственным органом или органом местного самоуправления.

Условия использования не должны ограничивать потребителей открытых данных в применении данных наборов в некоммерческих и коммерческих целях.

Условия использования должны предполагать безвозмездное предоставление открытых данных.

Должно присутствовать (в условиях использования) требование наличия ссылки на источники публикации наборов данных в проектах, использующих данные наборы.

В условиях использования должны отсутствовать требования регистрации и/или авторизации на сайте для возможности использования открытых данных.

2.4.5. Обязательные способы публикации открытых данных предполагают использование одного из трех способов публикации:

- через раздел открытых данных на официальном сайте государственного (муниципального) органа в сети Интернет;

- через портал открытых данных государственного (муниципального) органа в сети Интернет;

- через портал открытых данных Российской Федерации в сети Интернет (https://data.gov.ru/).

2.4.6. При публикации наборов открытых данных на официальном сайте органа управления архивным делом предлагается следовать следующим рекомендациям:

- на официальном сайте органа управления архивным делом должна быть создана специализированная страница для публикации открытых данных в машиночитаемых форматах (далее - страница открытых данных);

- на главной странице официального сайта органа управления архивным делом должна располагаться визуально различимая гиперссылка на страницу наборов открытых данных с надписью "Открытые данные";

- страница открытых данных должна содержать реестр наборов открытых данных;

- для каждого опубликованного набора открытых данных должна быть предусмотрена прямая ссылка на набор открытых данных;

- в целях доступности страниц открытых данных для поисковых роботов должна быть размещена ссылка на реестр наборов открытых данных: разрешение в robots.txt, указание в sitemap.xml.

2.4.7. Адрес главной страницы раздела "Открытые данные" на официальном сайте органа управления архивным делом должен формироваться по следующему шаблону: "<адрес официального сайта>/opendata". (Допускается публикация из адреса поддоменного уровня "opendata.<адрес официального сайта>").

2.4.8. Реестр наборов открытых данных должен иметь человекочитаемое представление (с использованием средств визуализации) и машиночитаемое представление. Человекочитаемое представление реестра наборов открытых данных должно содержать следующую информацию:

- порядковый номер набора открытых данных;

- наименование набора открытых данных;

- формат представления набора открытых данных;

- ссылка на страницу набора открытых данных.

Машиночитаемое представление реестра наборов открытых данных должно быть реализовано в одном из следующих форматов

- CSV;

- XML;

- JSON;

- HTML + RDFa;

- HTML + Microdata.

Машиночитаемое представление реестра наборов открытых данных должно содержать следующую информацию о каждом наборе открытых данных:

- идентификационный номер набора открытых данных;

- название набора открытых данных;

- ссылка на машиночитаемое представление паспорта набора открытых данных;

- формат набора открытых данных.

2.4.9. Страница набора открытых данных должна содержать паспорт набора открытых данных.

Заголовок страницы набора открытых данных должен соответствовать названию набора открытых данных.

Паспорт набора открытых данных должен иметь четко заданную структуру следующего вида:

1. Идентификационный номер.

2. Наименование набора открытых данных.

3. Описание набора открытых данных.

4. Владелец набора открытых данных.

5. Ответственное лицо.

6. Телефон ответственного лица.

7. Адрес электронной почты ответственного лица.

8. Гиперссылка (URL) на открытые данные.

9. Формат набора открытых данных.

10. Описание структуры набора открытых данных.

11. Дата первой публикации набора открытых данных.

12. Дата последнего внесения изменений.

13. Содержание последнего изменения.

14. Дата актуальности набора данных.

15. Ключевые слова, соответствующие содержанию набора данных.

16. Гиперссылки (URL) на версии открытых данных.

17. Гиперссылки (URL) на версии структуры набора данных.

18. Версия методических рекомендаций.

Рекомендуется реализовать для каждого набора открытых данных возможность автоматического подсчета и публикации на сайте числа просмотров и скачиваний для каждого набора. Это поможет оценить степень востребованности наборов данных и спланировать создание новых наборов.

2.4.10. Открытые данные должны публиковаться в форматах CSV, XML, JSON, RDF или с применением API (в случае наборов открытых данных со специфическими особенностями). В формате CSV рекомендуется публиковать данные, имеющие плоскую табличную форму, при этом в содержании записи не допускается использование символа перевода строки. Сложные иерархические данные рекомендуется публиковать в форматах XML, JSON.

2.4.11. Атрибуты (названия столбцов таблицы) каждого набора открытых данных должны иметь краткое англоязычное представление (в виде англоязычных имен или краткого текста транслитерации).

2.4.12. Машиночитаемое представление набора открытых данных (в соответствующем формате или через API) должно обеспечивать возможность автоматической идентификации и обработки информационными системами составных элементов набора (записей, сущностей и т.д.) и атрибутов этих элементов; не допускается представление данных в неструктурированной форме, затрудняющей или исключающей автоматическую обработку.

2.4.13. Рекомендуется применять инструменты автоматической визуализации наборов открытых данных. При визуальном представлении наборов открытых данных, содержащих географические координаты в качестве атрибутов объектов открытых данных, необходимо обеспечить корректное отображение данных объектов на карте местности в соответствии с координатными данными.

Для визуализации табличных данных рекомендуется использовать инструменты, позволяющие осуществить предварительный просмотр данных в веб-браузере в табличном виде.

Ссылки на различные инструменты визуализации можно найти в приложении 3 к Методическим рекомендациям по публикации открытых данных государственными органами и органами местного самоуправления, а также в технических требованиях к публикации открытых данных*(14).

2.4.14. Наборы открытых данных разделяются на оперативные данные (высокая периодичность актуализации данных - чаще чем 1 раз в неделю) и долговременные (реже чем 1 раз в неделю).

Для каждого набора открытых данных в паспорте набора должна быть указана дата его актуальности.

Частота обновления набора может быть следующей:

- оперативные данные:

- больше 1 раза в день;

- ежедневно;

- еженедельно.

- долговременные данные:

- ежемесячно;

- ежеквартально;

- каждые полгода;

- ежегодно;

- по мере изменения данных.

2.4.15. В случае значительных объемов (более 30 Мб), частых обновлений (чаще 1 раза в неделю) или необходимости формирования специфических выборок открытые данные должны предоставляться через программный интерфейс (API), имеющий опубликованную спецификацию. API должен обеспечивать возможность полностью автоматического (без участия человека) доступа ко всем сведениям набора открытых данных (спецификации протоколов, форматов данных, первичные параметры доступа к сервису и др.).

2.4.16. Примеры реализации порталов открытых данных можно увидеть на сайтах:

- Федерального архивного агентства (https://archives.gov.ru/opendata),

- Министерства культуры Российской Федерации (https://opendata.mkrf.ru/opendata),

- портала открытых данных Правительства США (Data.gov) (https://catalog.data.gov/dataset?publisher=National+Archives+and+Records+Administration&sort=score+desc%2C+name+asc&q=Nara),

- портала "Архивы Франции" (FranceArchives) (https://francearchives.fr/fr/open_data) и др.

<< Раздел 1. Нормативная база создания и информационного наполнения архивных сайтов		Раздел 3. >> Пользовательские сервисы архивных сайтов
	Содержание Методические рекомендации по созданию и развитию официальных сайтов и официальных страниц органов управления архивным делом,...

Раздел 2. Структура и информационное наполнение архивного сайта

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.