Раздел 7. Интеграция архивных ресурсов

Раздел 7. Интеграция архивных ресурсов

7.1. Общие вопросы интеграции архивных ресурсов

7.1.1. Магистральный путь развития ресурсной базы Интернета - интеграция ресурсов в тематические комплексы. Эта тенденция является преобладающей в настоящее время в архивной сфере. Она реализуется в форме национальных и региональных порталов.

В последнее десятилетие созданы (или формируются) и активно развиваются крупные общенациональные порталы Германии (Archivportal-D - https://www.archivportal-d.de/), Франции (FranceArchives - https://francearchives.fr/), Испании (PARES - https://pares.culturaydeporte.gob.es/inicio.html), Канады (ARCHIVESCANADA - http://archivescanada.ca/) и др.

В России интеграция архивных ресурсов реализуется на портале "Архивы России" (https://rusarchives.ru/), на региональных порталах "Архивы Удмуртии" (http://gasur.ru/), "Архивы Алтайского края" (https://altarchives.ru/), "Архивы Оренбуржья" (http://archives.orb.ru/), "Архивы Тверской области" (https://archives.tverreg.ru/), "Архивы Санкт-Петербурга" (https://spbarchives.ru/), "Интернет-портал Архивной службы Ярославской области" (https://www.yar-archives.ru/) и др.

7.1.2. Интеграция ресурсов в портальные решения наиболее удобна для пользователей, так как упрощает и ускоряет доступ к архивным ресурсам. Она также может быть выгодна для архивных учреждений, чьи ресурсы входят в объединенный ресурс, поскольку снимает с них ряд организационных, финансовых и кадровых проблем. Централизованное решение такого рода проблем в рамках портала оказывается более рациональным и экономичным.

7.1.3. Интеграция архивных ресурсов означает концентрацию на одном сайте (портале) архивных ресурсов нескольких (или многих) архивов.

Интеграция архивных ресурсов на порталах (на региональном и федеральном уровнях) осуществляется в различных видах и формах, с разной степенью полноты. Поэтому целесообразно привести ряд рекомендаций по представлению на порталах объединенных ресурсов.

Материалы группы архивных учреждений на портале могут быть представлены в разделах "Новости", "Проекты", "Выставки", "Мероприятия" и др. Интеграция информационных материалов в этих разделах наиболее проста в организационном и техническом плане, поскольку материалы располагаются и добавляются в хронологическом порядке. Вместе с тем рекомендуется организовать контекстный поиск внутри каждого раздела.

Материалы разделов "Методические материалы", "Публикации", "Генеалогия" рекомендуется размещать в виде объединенных открытых баз данных с контекстным поиском и фильтрацией по основным структурным параметрам размещаемой информации.

7.1.4. Интеграция СПС (НСА) осуществляется в двух видах.

Первый из них представляет собой создание баз данных регионального и федерального уровней с перечнями справочников различных видов, подготовленных архивными учреждениями, со ссылками на размещенные в Интернете тексты справочников и базы данных. Фактически такой подход представляет собой расширенное отображение "системы НСА". Этот традиционный и простой в исполнении вариант интеграции уходит в прошлое.

Оптимальной и одновременно более сложной является интеграция электронных описаний архивных документов в региональном и федеральном масштабе.

Интеграция электронных описаний подразумевает их размещение в единой информационной системе с возможностью сквозного поиска по описаниям документов всех архивов, представленных в системе.

Практически реалистичная интеграция СПС на федеральном уровне предполагает первоначальное осуществление интеграции на региональном уровне. Интеграция СПС федеральных государственных архивов производится на федеральном уровне.

7.2. Интеграция описаний архивных документов на региональном уровне

7.2.1. Интеграция СПС на региональном уровне должна включать следующие этапы:

- внедрение региональной информационной системы;

- информационное наполнение (первоначальное и затем оперативное) системы данными государственных архивов, включая разработку конвертеров для архивов, имеющих свои информационные системы;

- информационное наполнение системы данными архивов муниципальных образований;

- пополнение региональной информационной системы описаниями документов архивохранилищ государственных и муниципальных библиотек и музеев, расположенных на территории субъекта Российской Федерации.

7.2.2. Архивные учреждения должны иметь возможность дистанционно загружать и обновлять информацию в региональной информационной системе.

7.3. Интеграция описаний архивных документов на федеральном уровне

7.3.1. Ключевой проблемой в осуществлении интеграции является обеспечение совместимости региональных объединенных баз данных (структур и форматов), баз данных федеральных государственных архивов, содержащих описания архивных документов.

7.3.2. Для решения этой проблемы необходимо разработать прочную методическую основу в форме комплекса требований, правил и стандартов, основными из которых являются:

- требования к информационным системам архивов и архивных региональных информационных систем;

- правила представления в Интернете СПС (НСА) государственных и муниципальных архивов;

- стандарт кодированного описания архивных документов (российский национальный аналог стандарта EAD с XML-схемой);

- стандарт электронного описания юридических лиц, физических лиц и семей (российский национальный аналог стандарта EAC-CPF с XML-схемой); словарь тегов стандарта;

- требования представления в СПС (НСА) электронного фонда пользования;

- типовой (примерный) порядок ведения региональной архивной информационной системы.

7.3.3. В качестве первого практического шага целесообразно осуществить разработку единой унифицированной региональной информационной системы централизованно с последующим тиражированием в субъектах Российской Федерации.

В настоящее время развертываются стихийные процессы создания региональных архивных информационных систем (баз данных), которые несовместимы между собой. Для обеспечения интеграции на федеральном уровне критически важно направить эти процессы в единое русло, избежав структурного и форматного разнобоя и нерациональных финансовых и трудовых затрат.

7.3.4. Интеграция описаний архивных документов на федеральном уровне должна включать следующие этапы:

- разработка и внедрение федеральной информационной системы (расширенная версия региональной системы);

- разработка конвертеров для информационных систем федеральных государственных архивов для загрузки их ресурсов в федеральную информационную систему;

- информационное наполнение (первоначальное и затем оперативное) системы данными федеральных государственных архивов и государственных архивов субъектов Российской Федерации, региональных архивных порталов;

- пополнение федеральной информационной системы описаниями документов архивохранилищ федеральных государственных библиотек и музеев.