Раздел 6. Организация работ по созданию и поддержке сайта

Раздел 6. Организация работ по созданию и поддержке сайта

6.1. Планирование работ

6.1.1. Планирование работ по созданию и поддержке сайта заключается в разработке комплекса документов по информационному наполнению сайта и обеспечению его функционирования.

6.1.2. Планирование работ по созданию сайта включает следующие действия:

- определение и назначение приказом по архивному учреждению структурного подразделения или подразделений, на которые возлагаются функции по подготовке документов по планированию и организации ведения сайта, сбору материалов для размещения на сайте, отвечающих за техническую и информационную поддержку сайта, ведение аккаунтов в социальных сетях;

- разработка и утверждение структуры сайта: его разделов, подразделов, сервисов. Определяются основные информационные блоки контента сайта;

- подготовка технического задания на создание сайта;

- утверждение руководством архивного учреждения перечня мероприятий (работ) по подготовке контента сайта;

- проверка наличия в архивном учреждении имеющейся информации в подразделениях архива, органа управления архивным делом по каждому информационному блоку. Сбор имеющегося материала в виде комплекса файлов, упорядоченного в соответствии со структурой сайта. При отсутствии необходимых материалов принимаются решения об их получении (генерации) или, если это невозможно, корректируется запланированная структура сайта.

6.1.3. Оптимальный выбор доменного имени для сайта важен, так как доменное имя является одним из инструментов привлечения посетителей на сайт.

Доменное имя должно быть коротким и запоминающимся. Сайты с коротким доменным именем легче запомнить и найти.

Доменное имя должно быть осмысленным: слова в доменном имени должны отражать контент сайта (или аббревиатуру архивного учреждения, если она уникальна). Необходимо предусмотреть вероятность пользовательской ошибки: если название домена, написанное по-разному, на слух звучит одинаково, то рекомендуется выкупить все возможные домены "с ошибкой" в написании и сделать с них автоматическое перенаправление (переадресацию) на основной домен. Таким способом можно сократить риск того, что пользователь, набрав URL с ошибкой, получит в ответ "Страницу 404".

Следующие элементы могут негативно влиять на восприятие доменного имени:

- числа и тире - усложняют запоминание и поиск сайта. Исключением может быть номер региона в домене регионального архивного портала;

- ошибки в написании слов или названий организаций - как правило, подобные ошибки являются типичным признаком сайтов, занимающихся фишингом и распространением спама;

- использование имени, созвучного названию популярного бренда - может привести к жалобам на нарушение авторских прав, блокировке домена и даже судебному преследованию.

Не рекомендуется использовать для доступа к сайту только один кириллический домен (домен в зоне .рф), так как у пользователей из других стран могут возникнуть сложности с его набором на клавиатуре, не имеющей кириллической раскладки, а любые ссылки на страницы такого сайта в печатном тексте выглядят длинными и неосмысленными. В данном случае желательно зарегистрировать для доступа к сайту несколько доменов второго уровня в разных доменных зонах первого уровня (ru, su, com, org, net и т.д.), выбрать один из них как основной, а с остальных установить автоматическое перенаправление (переадресацию) на основной домен.

6.1.4. Планирование работ по поддержке сайта заключается в следующем:

- разработка и утверждение регламента ведения сайта - в регламенте определяются процедуры передачи в профильные структурные подразделения получаемых с сайта запросов и обращений, заказов дел в читальный зал, заказов на копирование документов и рассылки ответов пользователям о результатах выполнения (причин невыполнения) запросов и услуг. Определяется порядок подготовки, утверждения и размещения обновлений контента на сайте;

- издание приказа о ведении сайта, в котором назначаются: координатор проекта, в обязанности которого входит сбор контента, взаимодействие с представителем исполнителя работ по созданию сайта; администратор сайта; сотрудники в подразделениях, ответственные за подготовку контента для сайта и оперативное обновление информации на сайте (в разделах "Новости", "Мероприятия", "Выставки", в АИС по документам архива и др.), за модерирование текстов в сервисах обратной связи, рассылку ответов на запросы пользователей;

- подготовка и включение в ежегодные планы архивного учреждения работ по информационному пополнению сайта (пополнение АИС описаниями архивных документов, электронными копиями архивных документов), созданию новых разделов (подразделов), развитию функционала сайта;

- подготовка среднесрочных и долгосрочных планов (программ, стратегий) по информационному и функциональному развитию сайта.

6.2. Работы по созданию сайта

6.2.1. Создание сайта - жизненный цикл проекта, включающий следующие этапы:

- постановка задачи;

- разработка технического задания;

- создание дизайн-макета сайта;

- верстка сайта;

- программирование и настройка CMS;

- наполнение сайта;

- выбор хостинга и размещение сайта в Интернете;

- сдача сайта в эксплуатацию;

- продвижение (раскрутка) сайта;

- ежедневная поддержка сайта;

- сбор и анализ статистики, отзывов пользователей и т.д.

По результатам собранного в процессе эксплуатации фидбэка ставятся новые задачи по обновлению сайта, добавлению на него новых разделов или сервисов, и цикл начинается заново.

6.2.2. На этапе постановки задачи определяются цели создания сайта, целевые посетители и круг задач, которые должны быть решены с помощью сайта.

Как показали данные опроса, проведенного в 2022 г. в рамках подготовки настоящих Методических рекомендаций, среди посетителей сайтов архивных учреждений Российской Федерации можно выделить следующие группы пользователей: "архивисты", "лица, интересующиеся своей генеалогией", "энтузиасты, изучающие историю", "профессиональные историки", "коммерческие генеалоги", "преподаватели", "студенты" и "представители СМИ". На удовлетворение информационных потребностей пользователей именно этих категорий и должны быть ориентированы сайты архивных организаций*(22). На основе круга задач сайта формулируются требования к CMS, после чего принимается решение об использовании какой-либо из существующих систем или о разработке своей уникальной CMS.

6.2.3. Техническое задание (ТЗ) - документ, который описывает требования к будущему сайту, его предполагаемый вид, составные части, устройство, функциональность и предназначение, а также регламентирует процесс его создания.

ТЗ отвечает на следующие вопросы: что будет делаться, кем, как именно и когда. И главное - зачем. ТЗ нужно прежде всего заказчику. Практика показывает, что зачастую написание ТЗ отдают потенциальному исполнителю. Это неправильное решение.

Задача ТЗ - свести к минимуму "разницу" между представлениями о проекте двух сторон: заказчика и исполнителя. ТЗ не должно и не может свести "разницу" к нулю. И "разница", и ТЗ имеют свою стоимость, выраженную не только в денежном эквиваленте, но и в трудозатратах. Стоимость "разницы" - стоимость изначально неоговоренных (непрописанных) доработок, стоимость ТЗ - стоимость разработки ТЗ. Чем более подробное и детализированное ТЗ подготовлено, тем выше его стоимость, но тем меньше величина и стоимость "разницы", и наоборот. В какой-то момент становится дешевле в конце работы учесть возникшие дополнительные пожелания заказчика, чем доводить до совершенства ТЗ.

6.2.4. Техническое задание содержит перечень работ, которые должны быть выполнены. Поэтому в ТЗ должны быть заложены метрики (объективные оценки степени и качества исполнения), позволяющие определить, выполнил ли исполнитель тот или иной пункт работ. Рекомендуется использовать в ТЗ формулировки, которые указывают, что должно быть выполнено (например, "сайт должен содержать", "должна быть возможность"). "Все, что не оговорено, выполняется по усмотрению исполнителя" - эта фраза тоже должна присутствовать в ТЗ.

6.2.5. Структура ТЗ на создание сайта обычно состоит из следующих разделов:

1. Введение.

2. Эксплуатационное назначение.

3. Функциональное назначение.

4. Термины и определения.

5. Типы данных.

6. Функциональные характеристики.

7. Страницы.

8. Требования к надежности.

9. Требования к хостингу.

10. Наполнение контентом.

11. Сдача и приемка.

6.2.6. Этап создания дизайн-макета сайта состоит из следующих шагов:

- предоставление заказчику оговоренного ранее с ним количества различных по концепции макетов главной страницы;

- доработка и согласование выбранного варианта концепции;

- создание макетов внутренних типовых страниц, в том числе и для мобильной версии сайта;

- доработка и согласование каждой из типовых страниц.

В случае отсутствия на макете наполнения (контент должен предоставить заказчик) его временно можно заполнить демотекстом и демоизображениями. При этом все элементы дизайна, в том числе навигация, должны быть прорисованы.

6.2.7. На этапе верстки сайта происходит чисто техническая работа, выполняемая верстальщиком и программистом, при которой должны соблюдаться следующие правила:

- "понятный" код - чем код будет меньше и грамотнее, тем сайт загрузится быстрее;

- валидность (корректность) - выполнение этого условия позволит без труда разобраться с кодом стороннему специалисту. Проверка HTML-кода сайта на валидность осуществляется с помощью специального инструмента от W3C (https://validator.w3.org/). Проверить код можно, указав URL сайта, загрузив часть кода или файл с ним;

- кроссбраузерная верстка (Cross-Browser) - адекватное отображение сайта в наиболее популярных у пользователей в момент создания сайта веб-обозревателях (подробнее об этом см. в подразделе 4.3.10 Методических рекомендаций).

6.2.8. Настройка CMS заключается в настройке шаблонов, определяющих внешний вид (дизайн) сайта, а также всех модулей и компонентов, необходимых для работы сайта. В результате выполнения работ на этом этапе возникает полностью рабочий сайт, но без какого-либо информационного наполнения.

6.2.9. Наполнение сайта изначально оговаривается в ТЗ в разделе "Наполнение контентом". В этом разделе необходимо указать, какой объем наполнения контентом должен выполнить исполнитель. Необходимый минимум - создать тот контент, который позволит заказчику начать эксплуатацию сайта или хотя бы создать учетную запись для администратора сайта, и передать заказчику логин и пароль для управления сайтом.

Возможен вариант, когда наполнением сайта в полном объеме занимается исполнитель, но он выполняет эту работу как отдельную уже после сдачи сайта в эксплуатацию в рамках дополнительного соглашения.

6.2.10. О выборе хостинга см. подраздел 6.3 Методических рекомендаций.

6.2.11. На этапе сдачи сайта в эксплуатацию необходимо выполнить следующие действия:

- провести настройку создания резервных копий и их проверку;

- подключить все необходимые сервисы: оплата, СМС-сообщение, почтовые аккаунты и т.д.;

- провести смену тестовых паролей на рабочие (пароли к учетной записи администратора, БД, серверу);

- подготовить документацию для администрирования и дальнейшего сопровождения сайта;

- подключить сайт к сервисам поисковых систем (о Яндекс.Вебмастер см. в пункте 6.6.2 Методических рекомендаций) и сервисам сбора интернет-статистики (см. пункты 6.6.1 и 6.6.3 Методических рекомендаций);

- подготовить регламенты по обслуживанию сайта;

- провести тестирование всей функциональности от лица типичного пользователя системы на предмет юзабилити сайта, корректности работы сервисов, правильного отображения в различных браузерах и при различном разрешении;

- протестировать сайт на предмет нагрузки;

- проверить тексты на наличие ошибок (орфография, стилистика, непонятные термины).

По завершении всех работ по тестированию необходимо оформить акт сдачи-приемки работ - документ, фиксирующий завершение выполнения договора. Подписывается исполнителем и заказчиком и является основанием для оплаты.

6.2.12. При проведении работ по модернизации сайта, созданию на нем новых разделов или функционала необходимо предусмотреть наличие тестового программно-аппаратного комплекса, на котором будет проверяться корректность работы новых модулей сайта, прежде чем они будут размещены на самом сайте.

6.2.13. Об описании работ по продвижению ("раскрутке") сайта см. в подразделе 6.4 Методических рекомендаций.

6.2.14. О поддержке сайта см. подраздел 6.5 Методических рекомендаций.

6.2.15. Об интернет-статистике и ее анализе см. пункт 6.6.1 Методических рекомендаций.

6.3. Выбор хостинга

6.3.1. Для размещения сайта в сети Интернет необходимо определиться, на каком сервере будет физически находиться сайт, кто будет его обслуживать, по каким каналам будет реализован выход в Интернет и т.д., то есть определиться с хостингом.

Существуют следующие виды хостинга:

- виртуальный хостинг - вид хостинга, при котором множество веб-сайтов расположено на одном веб-сервере. Это самый экономичный вид хостинга, подходящий только для небольших по объему сайтов с базовыми потребностями. Пользователю хостинга предоставляются панель управления сайтом, веб-сервер, база данных, электронная почта, скриптовый язык для обработки данных и CMS - готовые движки для простого создания и управления сайтами. Администратору сайта необходимо владеть знаниями и навыками работы с CMS (настройка модулей CMS, их подключение, удаление, обновление, настройка шаблонов оформления сайта); навыками управления базами данных MySQL, верстки в гипертексте (HTML/CSS), работы (в том числе удаленной) с серверной операционной системой, настройки систем аналитики (интернет-статистики); владеть языками программирования JavaScript и PHP, знаниями основ обеспечения комплексной безопасности сайтов. По мере возрастания объемов сайта или количества его пользователей можно переходить на другие более дорогие тарифы;

- виртуальный выделенный сервер (VPS или VDS) - сервис, где пользователю хостинга предоставляется в аренду виртуальный сервер под размещение пользовательского программного обеспечения. Он похож (в плане управления операционной системой) на собственный физический выделенный сервер, однако установлен не в самой организации, а у провайдера и, соответственно, не требует затрат на оборудование отдельного помещения и организацию необходимой по мощности выделенной линии. При необходимости мощность такого сервера можно может быть увеличена за дополнительную оплату у провайдера. Такое решение, как правило, подходит для достаточно ресурсоемких проектов, но требует наличия в организации собственного администратора, который способен удаленно настраивать и администрировать сервер;

- колокейшн в дата-центре - услуга, предполагающая установку и обслуживание сервера в дата-центре хостинг-провайдера. В отличие от виртуального выделенного сервера, который берется в аренду у провайдера, колокейшн предусматривает размещение в дата-центре провайдера оборудования, принадлежащего организации-клиенту. При необходимости увеличения мощности такого сервера производится физическая замена сервера на более мощный, а пропускную способность каналов связи обеспечивает площадка провайдера;

- собственный сервер в серверном помещении организации - предполагает наличие собственного сервера в выделенном помещении, в котором размещено серверное и сетевое оборудование с возможностью подключения к каналам сети Интернет. Требует наличия в штате не только администратора, но и инженеров, обеспечивающих работу серверного и коммуникационного оборудования, а также достаточно дорогого коммуникационного оборудования и договора с провайдером, который должен обеспечить канал связи с большой пропускной способностью;

- собственные серверы в собственном дата-центре (центр обработки данных, ЦОД) - предполагают наличие собственных серверов в специализированном здании, в котором размещено серверное и сетевое оборудование, с возможностью подключения абонентов к каналам сети Интернет. Основное отличие ЦОД от серверного помещения - повышенная надежность работы и доступность сетевых сервисов, поскольку работа оборудования должна производиться круглогодично с вероятностью простоя 5-15 мин в год;

- облачное хранилище (см. подраздел 8.3 Методических рекомендаций).

6.3.2. Выбор хостинга зависит от следующих параметров:

- объем сайта (имеющийся и прогнозируемый);

- количество пользователей (прогнозируемое);

- наличие квалифицированных кадров в архивном учреждении, способных самостоятельно обеспечивать настройку и поддержку серверного и коммуникационного оборудования;

- финансовые возможности.

Для сайтов, на которых реализована (или планируется реализовать) полноценная ИС УИКАД, виртуальный хостинг не подойдет, так как не сможет выдержать объемов нагрузки.

Для субъектов Российской Федерации предпочтительным вариантом является организация принятия решения (на уровне правительства региона) о размещении серверов архивов в региональных центрах обработки данных исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации.

6.3.3. При выборе коммерческого дата-центра рекомендуется учитывать следующие параметры:

- уровень надежности дата-центра, так как этот показатель напрямую влияет на степень отказоустойчивости его оборудования;

- местоположение дата-центра - согласно Федеральному закону "О персональных данных" данные должны храниться на территории Российской Федерации. Кроме этого, дата-центр должен находиться по возможности ближе к архивному учреждению, и проезд к нему должен быть удобным для администратора сайта;

- ширину каналов связи, выделяемую под размещаемое оборудование.

6.4. Продвижение сайта в сети Интернет

6.4.1. Продвижение сайта в сети Интернет - комплекс мероприятий, направленных на привлечение максимального числа пользователей из сети Интернет на сайт. С 2012 г. в ежегодных письмах Росархива о планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на следующий год и их отчетности за предыдущий год показатели посещаемости сайтов стали учитываться наравне с посещаемостью читальных залов архивов. Посещаемость сайта также фигурирует в отчетах архивов и органов управления архивным делом, региональным вышестоящим организациям, является показателем качества сайта и косвенно - деятельности архивного учреждения. Поэтому работе по привлечению пользователей на сайт необходимо уделять должное внимание.

6.4.2. Существует большое число методов "раскрутки" сайта в сети Интернет, но далеко не все они подходят государственным и муниципальным учреждениям, поэтому остановимся только на тех, которые могут быть использованы архивными организациями:

1) оптимизация сайта под поисковые системы (SEO) (об этом см. в подразделе 6.4 Методических рекомендаций);

2) Social Media Marketing (SMM) - создание лояльной аудитории в социальных сетях благодаря публикации полезной информации и общению с потенциальными потребителями (о работе в социальных сетях подробнее см. в подразделе 3.5 Методических рекомендаций);

3) работа с отзывами и упоминаниями в сети Интернет. Полезно регулярно мониторить популярные блоги, форумы, сообщества в социальных сетях, имеющие отношение к архивному делу, генеалогии, краеведению и т.д., отслеживать в них упоминания сайта, архивного учреждения и своевременно реагировать, оставляя комментарии, отвечающие на обсуждающиеся вопросы и включающие гиперссылки на страницы сайта, где могут быть ответы. Также можно воспользоваться для этих целей бесплатным сервисом Google Alerts (https://www.google.ru/alerts) и таким образом отслеживать все новые публикации, где встречаются адрес сайта или название архивного учреждения;

4) использовать мобильную рекламу, создав собственное мобильное приложение. При этом необязательно создавать мобильное приложение с нуля, можно воспользоваться одним из представленных на рынке конструкторов мобильных приложений;

5) работа с традиционными и электронными СМИ по-прежнему является весьма актуальной - публикации анонсов мероприятий, статей, рассказывающих о новых архивных электронных информационных ресурсах, также способны привлечь новых пользователей на сайт;

6) регулярная публикация новостей архивного сайта на портале "Архивы России" также будет являться весьма эффективным методом "раскрутки";

7) регистрация сайта в популярных каталогах-рейтингах, таких как, например, "Рамблер/топ-100" (https://top100.rambler.ru/) - самый старый и известный каталог-рейтинг Рунета.

6.5. Поддержка сайта

6.5.1. Поддержка сайта - комплекс работ, который связан с обеспечением стабильной работы проекта; ежедневная работа с сайтом, которая начинается с момента сдачи сайта в эксплуатацию и продолжается до тех пор, пока сайт не прекращает свое существование.

6.5.2. Поддержка сайта состоит из:

- технической поддержки (куда входит администрирование сайта, сервера, хостинговой площадки и т.д.);

- информационной поддержки (наполнение сайта новым контентом, коммуникация с пользователями сайта и социальных сетей);

- программной поддержки (программирование новых сервисов, обновление кода плагинов при обновлении ядра CMS и т.д.);

- дизайнерской поддержки (дизайн новых разделов сайта, обработка фотографий и т.д.);

- финансовой поддержки (своевременная оплата услуг хостинга и иных операционных затрат, включая затраты на заработную плату всех сотрудников, занятых в процессе поддержки сайта);

- планирования развития сайта (аналитика, модернизация, инновации).

6.5.3. Для осуществления поддержки сайта в архивном учреждении должно быть выделено специальное подразделение или определены конкретные сотрудники, основной сферой деятельности которых будет работа с сайтом.

6.5.4. Порядок организации подготовки и размещения информации на официальном сайте архивного учреждения должен быть определен в регламенте ведения сайта, утвержденном руководителем архивного учреждения.

6.5.5. В функции технической поддержки сайта должны входить:

- постоянный мониторинг работоспособности информационных ресурсов сайта;

- постоянный мониторинг возможных атак и защита от взлома;

- обеспечение регулярного создания бэкапов (резервных версий сайта) и их надежного хранения;

- установка свежих обновлений CMS и используемых плагинов;

- обеспечение постоянной антивирусной защиты;

- решение проблем оптимизации информационных ресурсов с целью уменьшения времени их загрузки;

- оперативное устранение ошибок и технических сбоев;

- обслуживание почтового сервера;

- контроль сроков делегирования домена и оплаты хостинга;

- контакт с хостинг-провайдером;

- настройка инструментов аналитики (лог-анализаторов).

6.5.6. В функции информационной поддержи сайта должны входить:

- подготовка новых материалов для сайта и социальных сетей (текстового, фото- и видеоконтента);

- подготовка сайта к специальным акциям и разработка необходимых для этого рекламных материалов;

- организация опросов пользователей;

- переписка с пользователями по почте, на форумах, в гостевых книгах и социальных сетях.

6.5.7. Тексты для сайта нужно писать специально. Они должны отвечать следующим требованиям:

- уникальность текста;

- релевантность текста запросам, по которым продвигается сайт;

- информативность текста, заключающаяся непосредственно в изложении фактов (особенно это касается написания текста для главной страницы);

- четкость изложения материала (один из способов четкого изложения - использование простых предложений, понятных слов и терминов);

- соответствие стилистики изложения материала целевой аудитории;

- структурирование текста (наличие заголовков и подзаголовков, выделений, нумерованных списков и др.).

6.5.8. Необходимо помнить, что права на доменное имя нужно ежегодно продлевать. Продлить домен можно заранее, но не раньше чем за 2 месяца до даты окончания регистрации домена. Уведомления отправляются регулярно до момента продления домена или удаления его из-за неоплаты. Рекомендуется внимательно отнестись к вопросу своевременного продления доменного имени, так как в противном случае велик риск того, что домен будет "перехвачен" киберсквоттером - лицом или организацией, осуществляющими регистрацию доменных имен, содержащих торговую марку, принадлежащую другому лицу, с целью их дальнейшей перепродажи или недобросовестного использования. Потеря доменного имени приводит к тому, что вся работа по "раскрутке" сайта в сети Интернет пропадет, так как авторитетность сайта рассчитывается для конкретного доменного имени.

6.6. Онлайн-инструменты работы с сайтом

6.6.1. Инструменты оценки качества и востребованности ресурсов сайта

6.6.1.1. Существует большое число разнообразных инструментов, которые позволяют производить оценку качества и востребованности созданных сайтов. К таким инструментам относятся:

- инструменты интернет-статистики - системы, которые позволяют собирать и анализировать различную информацию о пользователях сайтов;

- инструменты аудита сайтов, позволяющие оценивать различные технические параметры и уровень SEO.

6.6.1.2. С помощью инструментов интернет-статистики можно решать следующие задачи*(23):

а) проведение оценки общей аудитории сайта:

- общая статистика: количество посетителей и просмотренных ими страниц, количество новых посетителей, региональное распределение посетителей, социально-демографические характеристики, сравнение с конкурентами;

- источники трафика сайта: откуда посетители пришли (с поисковых систем, с рекламной кампании), какие поисковые фразы были использованы;

- детальная оценка посещаемости: какие разделы сайта популярны, какова средняя глубина просмотра сайта, по каким путям происходит просмотр документов на сайте;

б) проведение оценки качества аудитории:

- наличие целевой аудитории: сколько посетителей оказалось целевыми, то есть совершили действия, желательные для владельца сайта (посетили целевые страницы, сделали заказ и т.д.);

- определение трафикогенераторов целевых посетителей, позволяющих оценить, какая реклама оказалась наиболее эффективной с точки зрения конечной цели сайта;

в) проведение оценки технических параметров:

- индексация сайта роботами поисковых систем (объемы, сроки и качество индексации);

- выявление наличия технических проблем: ссылки на несуществующие страницы, перегрузка или недоступность сайта, под какими браузерами пользователи приходят на сайт, какими устройства пользуются для просмотра сайта и т.д.

6.6.1.3. Современные системы анализа посещаемости сайта предлагают пользователю множество отчетов, которые разделяются на группы:

а) суммарные данные о посещаемости:

- количество просмотренных всеми пользователями страниц - в разных системах этот параметр называется по-разному: просмотр, "хит", "загрузка". В ряде случаев разделяют "загрузки" (просмотры) и "перезагрузки" (повторные просмотры, нажатие кнопки Refresh/Reload в браузере) страницы;

- количество сессий - под сессией понимается серия просмотров страниц сайта одним посетителем. Сессия считается оконченной, если в течение какого-то времени в период сеанса связи пользователь не производит действий на сайте;

- количество пользователей или аудитория сайта - этот параметр показывает количество посетителей, просмотревших сайт за определенное время;

- количество новых пользователей - аудитория, пришедшая на сайт впервые;

- количество "уникальных IP-адресов"/"хостов" - показывает, с какого количества уникальных IP-адресов производился просмотр страниц сайта;

б) характеристики аудитории сайта:

- географическое распределение аудитории - для оценки этого параметра используется тот факт, что IP-адреса, как правило, имеют географическую привязку (исключение составляют распределенные корпоративные сети) и для каждого пользователя можно определить географическое положение (при использовании посетителем VPN статистика будет недостоверна);

- активность аудитории - под активностью понимается количество страниц, просмотренных одним посетителем либо в течение сессии, либо в течение всех сессий за одни сутки. Вне зависимости от способов подсчета данный параметр показывает среднюю степень заинтересованности посетителей содержанием сайта;

в) ссылающиеся сайты - источники посетителей:

- сайты, с которых был переход;

- URL (сайт + страница на сайте), с которого осуществлен переход;

- распределение сайтов - источников трафика по группам (поисковые системы, каталоги и рейтинги, форумы, другие сайты);

- для поисковых систем - по каким поисковым запросам происходили переходы;

г) популярность страниц и разделов сайта:

- популярные (посещаемые) страницы - для каждой отдельной страницы можно посчитать количество просмотров и количество просмотревших ее пользователей;

- популярные группы страниц (подкаталоги) - аналогичные подсчеты для группы документов в одном подкаталоге;

- "пути по сайту" - списки страниц, просмотренных в течение одной сессии. Используется также для оценки удобства навигации сайта;

д) целевая аудитория и фильтрация данных - целевой аудиторией считаются те посетители, которые пришли на сайт с целью, важной для владельца сайта (прочитать страницу о новой выставке, ознакомиться с новым архивным справочником и т.д.). Так как прочитать мысли посетителя невозможно, целевую аудиторию оценивают по действиям, совершенным посетителями на сайте. Таким действием может быть:

- заполнение формы;

- переход на страницу "Контакты" или "Как проехать";

- просмотр виртуальной выставки;

- повторный заход на сайт;

- просмотр определенного числа страниц сайта.

Какое именно действие является "целевым", определяет сотрудник сайта, отвечающий за информационную поддержку, в зависимости от того, какие именно действия и по "раскрутке" какого материала сайта он производил.

Если возможно отличить "целевого" посетителя от "случайного", то появляются дополнительные возможности по оценке как каналов привлечения посетителей вообще, так и рекламных кампаний в частности. Можно действовать двумя способами:

- разделить всю аудиторию сайта по источникам (реклама, поисковые системы и т.д.) и оценить, сколько пользователей для каждого источника совершило целевое действие;

- выделить из аудитории всех тех, кто проделал целевое действие, после чего посмотреть, с каких сайтов (рекламных кампаний, поисковых фраз) пришли эти посетители.

6.6.1.4. В настоящее время существует два основных способа обработки исходных данных о посещаемости:

- накопление лог-файлов у себя и их самостоятельный анализ с помощью лог-анализатора (программы анализа логов) - требуются покупка и установка соответствующей программы и регулярные усилия по получению и обработке данных. Иногда доступ к лог-анализатору пользователь хостинга получает при оплате хостинга;

- использование стороннего сервиса обработки данных (счетчика) - в этом случае третьей стороной ведется журнал загрузок элемента сайта (в виде программного кода), эти данные обрабатываются и предоставляются потребителю в обработанном виде.

6.6.1.5. Основные различия между лог-анализатором и счетчиком сводятся к следующему:

- счетчик дешевле по стартовым затратам, а зачастую и бесплатен, начать его использование можно через несколько минут после регистрации на сайте, предоставляющем интернет-статистику, но получаемые результаты (набор отчетов и их точность) ограничены возможностями, предоставляемыми сервисом;

- лог-анализатор может потребовать денежных затрат, временных затрат на стадии внедрения, однако обеспечивает большую гибкость при дальнейшей эксплуатации;

- установка счетчика (особенно многих счетчиков) замедляет доступ веб-обозревателя к сайту. От 10 до 20% обращений к сайту не учитываются счетчиками (и этот процент может быть выше в периоды высокой загрузки сайта: с 11.00 до 12.00 и с 17.00 до 18.00);

- данные анализа лог-файла накапливаются у владельца сайта и доступны длительное время, что дает возможность проведения сравнительного ретроспективного анализа посещаемости, в то время как данные счетчиков хранятся у владельца сервиса и доступны только определенное время (как правило, не более года).

6.6.1.6. Часть отчетов доступна при использовании только одной из технологий, в частности:

- сравнение аудиторий невозможно сделать средствами анализа только лог-анализатора;

- анализ загрузки негипертекстового контента (файлов в любых других форматах) невозможен.

6.6.1.7. Типичные ошибки и вызываемые ими проблемы, возникающие при использовании счетчиков:

- установка большого количества счетчиков - чем ниже находится счетчик в коде страницы сайта, тем меньше вероятность, что он успеет загрузиться. Экспериментально установлено, что каждый дополнительный счетчик учитывает примерно на 5% меньше посетителей, чем счетчик, установленный "выше" него. Поэтому при использовании нескольких счетчиков рекомендуется самый важный счетчик, по показателям которого формируется статистика, отправляемая в Росархив, устанавливать выше в коде страницы, чем остальные;

- установка кода счетчика не на все страницы сайта - в таком случае данные статистики не будут отражать реальное количество посещений сайта и невозможно будет оценить востребованность разделов, на которых счетчик не установлен. Особенно часто эта проблема возникает при использовании баз данных и каталогов, имеющих такой интерфейс, в котором результаты поисковой выдачи не имеют уникального постоянного адреса (URL) и, следовательно, не имеют страниц, на которых можно установить счетчик.

6.6.1.8. Исходя из изложенного, для получения наиболее точных данных по статистике интернет-сайта и размещенных на нем ресурсов рекомендуется пользоваться и несколькими различными счетчиками (для независимого сравнения результатов, выдаваемых счетчиками, и получения отчетов, недоступных в других счетчиках) и лог-анализаторами. Информация о типичных отчетах, доступных в счетчиках интернет-статистики, приводится на примере Яндекс.Метрики (см. пункт 6.6.3 Методических рекомендаций).

6.6.1.9. С помощью инструментов аудита сайтов, доступных онлайн, можно:

- оценить число проиндексированных поисковыми системами Интернета страниц сайта и доступность сайта поисковым роботам;

- узнать ИКС сайта (показатель того, насколько полезен сайт для пользователей с точки зрения Яндекса. При расчете ИКС учитываются размер аудитории сайта, поведенческие факторы и данные сервисов Яндекса. Значение индекса регулярно обновляется);

- увидеть знаки Яндекса (рядом с адресом сайта в результатах поиска Яндекса могут появляться знаки, основанные на данных о поведении пользователей. Такие знаки могут свидетельствовать об удовлетворенности пользователей и их доверии к сайту);

- получить данные статистики посещаемости (но менее подробные, чем данные счетчиков или лог-анализаторов);

- провести анализ отображения сайта на мобильных устройствах;

- провести анализ юзабилити сайта (наличие фавикона, наличие "Страницы 404", наличие функций автоматического сжатия файлов; оптимальный размер ресурсов и т.д.);

- провести анализ степени оптимизации сайта под поисковые системы - SEO (наличие редиректа с WWW*(24), кодировка страниц, наличие файла ROBOTS.TXT, наличие sitemap, наличие уникальных title и description, наличие заголовков H1 и их корректность, количество слов на странице*(25), тошноту*(26), размер основных страниц сайта*(27), размер загруженных ресурсов*(28), код ответа сервера*(29), скорость загрузки основных страниц сайта*(30), ошибки HTML-кода).

6.6.1.10. Из инструментов аудита сайтов, доступных онлайн, рекомендуется использовать следующие: PR-CY (https://a.pr-cy.ru/), CY-PR.com (https://www.cy-pr.com/), Be1.ru (https://be1.ru/stat/), SeoLik.ru (https://seolik.ru/), Dareboost (https://www.dareboost.com/), Parsesite (https://parsesite.ru/ru). Be1.ru также предлагает специальный плагин для веб-обозревателей Google Chrome и Firefox, который убыстряет просмотр анализируемых данных.

6.6.2. Яндекс.Вебмастер

6.6.2.1. Яндекс.Вебмастер (https://webmaster.yandex.ru/) - сервис для разработчиков сайта, позволяющий отслеживать и анализировать индексирование страниц сайта поисковым роботом Яндекса, позиции сайта в поиске и оценивать его техническое состояние.

6.6.2.2. Функции Яндекс.Вебмастера:

- добавление сайта или раздела сайта в поисковую базу Яндекса;

- просмотр статистики по поисковым запросам к сайту в Яндексе;

- анализ частоты индексации сайта поисковым роботом Яндекса и отправление отдельных страниц на переобход;

- управление быстрыми ссылками (отображаются в выдаче поисковой системы как гиперссылки на разделы сайта);

- установление региона (важно для сайтов субъектов Российской Федерации);

- проверка адаптации сайта под мобильные устройства;

- проверка наличия файла ROBOTS.TXT, sitemap, HTTP-статуса страниц сайта (кодов ответа);

- проведение диагностики сайта на предмет ошибок, которые мешают правильному индексированию поисковыми системами;

- мониторинг безопасности кода сайта;

- отслеживание корректности внутренних ссылок и ссылок на сайт с внешних ресурсов.

6.6.2.3. Можно настроить получение предупреждений и уведомлений о состоянии сайта через электронную почту или в виде push-уведомления в Яндекс.Браузере и мобильном приложении "Яндекс".

6.6.3. Яндекс.Метрика

6.6.3.1. Яндекс.Метрика (https://metrika.yandex.ru/) - инструмент интернет-статистики, который помогает получать наглядные отчеты, записи действий посетителей, отслеживать источники трафика и оценивать эффективность онлайн- и офлайн-рекламы. С помощью Яндекс.Метрики можно просматривать не только все типы отчетов, упомянутые в подпункте 6.6.1.9, но и ряд редких отчетов, которые описаны ниже.

6.6.3.2. У Яндекса есть услуга быстрой и бесплатной настройки (базовые настройки) Яндекс.Метрики (https://yandex.ru/promo/freeservice/metrica?utm_source=help_metrica_ru&utm_medium=cpc&utm_campaign=1).

6.6.3.3. Доступ к статистике в Яндекс.Метрике можно получить разными способами. Для этого разработчики инструмента предлагают использовать различные плагины, позволяющие осуществлять удобный доступ к статистике через различные популярные CMS или просто в веб-обозревателе (https://metrika.yandex.ru/about/info/integrations).

6.6.3.4. Некоторые термины, использующиеся в Яндекс.Метрике:

Визит (сессия) - последовательность действий (активность) одного посетителя на сайте (на одном счетчике). Активностью посетителя считаются: просмотры страниц, переходы по внешним ссылкам, загрузки файлов. Визит завершен, если активность отсутствует в течение некоторого времени (по умолчанию 30 мин). Можно указать другое время с помощью опции "тайм-аут визита".

Внешний переход - переход, совершенный посетителем с вашего сайта на какой-либо другой сайт по внешней ссылке.

Внешняя ссылка - ссылка, которая размещена на вашем сайте и ведет на сторонний сайт.

Время на сайте - разница по времени между первым и последним событием в визите. К событиям относятся просмотры, переходы по внешним ссылкам, скачивания файлов и достижения целей.

Глубина просмотра - количество просмотров страниц сайта в одном визите.

Группировка - атрибут действий посетителей, зафиксированных счетчиком (например, визит, просмотр, внешний переход, загрузка файла и др.). По атрибуту группируются данные, переданные в отчет.

Достижение цели - выполнение заданного в параметрах цели условия в рамках одного визита посетителя.

Загрузка страницы - процесс отображения содержимого страницы сайта. Загрузка состоит из нескольких этапов: обработка запросов к DNS; обработка редиректов; подключение к серверу; ответ сервера; обработка HTML.

Загрузка файла - факт начала скачивания пользователем файла, который размещен на сайте.

Источник - способ попадания посетителя на сайт: по рекламному объявлению, из результатов поиска, из социальной сети и др.

Конверсия - доля целевых визитов в общем числе визитов.

Метрика - числовая величина, которая рассчитывается на основе атрибута визита или просмотра. Эта величина может быть общей или средней. Например, просмотры рассчитываются как сумма значений, глубина просмотра - как среднее значение.

Номер счетчика - уникальный номер, однозначно идентифицирующий связанное со счетчиком хранилище данных. Присваивается системой автоматически во время создания счетчика и не может быть изменен. Указывается при инициализации счетчика на странице сайта.

Отказ - визит считается отказом, если для него одновременно выполнены следующие условия: за время визита зафиксировано не больше одного просмотра страницы; продолжительность визита меньше заданного для расчета отказов времени (по умолчанию 15 с).

Посетитель - пользователь Интернета, который зашел на сайт в течение определенного промежутка времени. Посетители учитываются по анонимным идентификаторам браузеров, которые сохраняются в cookies. Посетитель, который вернулся на сайт после удаления cookies, считается новым.

Посетитель кросс-девайс - посетитель, определенный Яндекс.Метрикой с учетом данных о разных браузерах одного и того же человека.

Просмотр ("хит") - загрузка страницы сайта при переходе посетителя на нее. К просмотрам также относятся перезагрузка страницы, обновление AJAX-сайтов и т.д.

Прямой заход - переход посетителя на сайт по введенному в строку браузера адресу, по сохраненной ссылке и т.д.

Робот - программы, которые обходят сайт с определенной целью. Например, для индексирования сайта или проверки его работы. Некоторые роботы представляются (передают имя в User Agent); другие - маскируются под реальных посетителей. Их визиты Яндекс.Метрика определяет по поведению и иным техническим характеристикам. Такие роботы называются роботами по поведению.

Сегмент - часть визитов или просмотров, выделенная по какому-либо формальному признаку (например, по количеству просмотренных страниц).

Счетчик - JavaScript-код, с помощью которого сервис собирает статистические данные. Также это учетная единица Яндекс.Метрики - контейнер, в который собирается вся информация о визитах на сайт, на который установлен счетчик.

Целевой визит - визит, в рамках которого произошло достижение цели.

Целевой посетитель - посетитель, выполнивший условие, заданное в параметрах цели.

Цель - действие посетителя, в котором заинтересован владелец сайта: просмотр конкретной страницы, нажатие на определенный элемент (например, кнопку "Оформить заказ").

ClientID - идентификатор уникального посетителя сайта, который Яндекс.Метрика задает автоматически.

6.6.3.5. В Яндекс.Метрике есть сервис "Статистика переходов по QR-кодам". Посетитель сканирует QR-код камерой мобильного телефона и переходит на сайт. Для генерации QR-кода существуют специальные сервисы, например генератор Яндекса (https://qr.yandex.ru/).

QR-код можно размещать как в электронном виде, так и на бумаге и других материальных носителях. Яндекс.Метрика позволяет отслеживать переходы на сайт с разных носителей QR-кода, поэтому ее можно использовать, например, для учета доступа к ЭФП, оплаченному с помощью QR-кода.

6.6.3.6. Яндекс.Метрика может присылать еженедельный отчет по отдельным показателям в виде сообщения в Telegram. Отчет содержит данные за период с понедельника по воскресенье и приходит по понедельникам. Отчет может содержать данные по следующим показателям: визиты, посетители, глубина просмотра, отказы, корзина, покупка, конверсии и достижения целей.

6.6.3.7. Яндекс.Метрика содержит отчет "Социальные сети", дающий возможность учитывать данные о переходах из социальных сетей, позволяет отследить поведение таких посетителей и измерить показатели конверсии.

6.6.3.8. Яндекс.Метрика содержит отчет "Мессенджеры", позволяющий учитывать данные о переходах посетителей на сайт из следующих мессенджеров: Skype; Telegram; Viber; WeChat; WhatsApp.

6.6.3.9. Яндекс.Метрика дает возможность использовать так называемые тепловые карты, которые наглядно демонстрирует, какие зоны сайта, разделы и формы представляют наибольший интерес для пользователей.

Данные визуализируются при помощи цветового градиента: теплые тона показывают места, к которым пользователи проявляют наибольший интерес, холодные цвета - места с наименьшим сосредоточением внимания. Такой инструмент определяет общую модель поведения посетителей на сайте.

Благодаря наглядной визуализации легко выявить недочеты в юзабилити и исправить имеющиеся ошибки. Например, можно обнаружить, что важные формы, разделы и другие элементы сайта расположены в неподходящих местах с низким уровнем пользовательского внимания.

В Яндекс.Метрике доступно три типа тепловых карт:

- карта кликов - инструмент для измерения и отображения статистики по кликам на вашем сайте. Карта отображает клики по всем элементам страницы (в том числе по тем, которые не являются ссылками). При этом можно увидеть не только взаимодействие посетителей с одной страницей, но и агрегированную статистику по группе страниц сайта. Например, получить статистику по отдельному разделу. Можно посмотреть статистику за год или меньший период;

- карта ссылок - инструмент для измерения статистики переходов по ссылкам на вашем сайте. Ссылки на карте подсвечиваются разными цветами в зависимости от их популярности. При клике на ссылку отображаются следующие данные: количество переходов по ссылке; доля переходов относительно других ссылок на странице;

- карта скроллинга - инструмент для анализа того, как распределяется внимание посетителей на определенных областях страниц сайта. Карта поможет подобрать оптимальную длину страниц и правильно разместить важную информацию. Карта показывает среднее время и количество просмотров определенного участка страницы, на который наведен курсор. Также можно получить статистику для группы страниц. Например, для отдельного каталога. Существует несколько режимов отображения карты: "Тепловая карта" - изменение времени просмотра страницы выделено зонами разного цвета; "Карта прозрачности" - области страницы, которые пользователь просматривал меньшее время, затемнены, области, которые просматривались большее время - более прозрачные. Минимум - минимальное время просмотра от общего времени просмотров выбранной страницы. Максимум - максимальное время просмотра от общего числа просмотров выбранной страницы. Данные для просмотра на такой карте хранятся 15 дней, включая текущий день.

Тепловые карты Яндекса отображаются только на тех страницах сайта, где установлен счетчик Яндекс.Метрики, а также если на сайте используется кодировка UTF-8.

6.7. Документирование работ по созданию и ведению сайта

6.7.1. Документы, полученные в ходе создания сайта, необходимы для юридического оформления отношений между исполнителем и заказчиком. В процессе документирования уточняются требования сторон, предстоящие расходы, сроки разработки и порядок расчетов, критерии качества и способы его контроля. Приложения к договору и другая техническая документация помогают в дальнейшем сопровождении проекта и его модернизации.

6.7.2. Разработке и созданию сайта должно предшествовать составление следующих документов:

- техническое задание (см. подраздел 6.2 Методических рекомендаций);

- договор на создание сайта;

- бриф на разработку дизайна, логотипа, пользовательского интерфейса;

- соглашение о неразглашении информации;

- при необходимости договор со специалистами, приглашаемыми на отдельные виды работ;

- акты сдачи-приемки выполненных работ.

6.7.3. Договор на создание сайта содержит стандартный набор пунктов:

- предмет договора;

- стоимость работ и порядок расчетов;

- права и обязанности сторон;

- порядок выполнения и сдачи-приемки работ;

- ответственность сторон;

- прочие условия;

- срок действия договора;

- реквизиты сторон;

- приложение о размещаемых материалах. В этом документе регулируется вид материалов, размещаемых на сайте, их форма, доступность, правила пользования, копирования и распространения. В приложении может оговариваться финансовая ответственность сторон в случае неправильного обращения с материалами или их удаления, а также рассматриваются вопросы доступа к конфиденциальной информации заказчика со стороны разработчика.

6.7.4. При условии, что фирма, разрабатывающая сайт, в дальнейшем будет его поддерживать, составляется договор о технической поддержке и обслуживании веб-сайта.

6.7.5. Порядок организации подготовки и размещения информации на официальном сайте архивного учреждения должен быть определен в регламенте, утвержденном руководителем архивного учреждения.