Раздел IV. Инвентаризация активов и обязательств

Раздел IV
Инвентаризация активов и обязательств

44. Проведение инвентаризации активов, имущества, учитываемого на забалансовых счетах, обязательств, иных объектов бухгалтерского учета (далее - инвентаризация) осуществляется в соответствие с Федеральным законом N 402-ФЗ, разделом VIII Стандарта "Концептуальные основы бухучета и отчетности", Приказом Минфина России N 49 и настоящим Положением.

45. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и в разрезе ответственных лиц.

46. Основанием для проведения инвентаризации является решение о проведении инвентаризации Аппарата, в котором указывается цель и сроки проведения инвентаризации.

47. В органе государственной власти создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

48. Состав инвентаризационной комиссии утверждается распоряжением Аппарата из числа его штатных работников и работников подведомственных казенных учреждений.

В состав инвентаризационной комиссии входят: председатель комиссии, заместитель председателя комиссии, члены комиссии.

Инвентаризационная комиссия является правомочной при наличии не менее 1/2 числа членов утвержденного состава.

В случае отсутствия председателя комиссии его обязанности исполняет заместитель председателя комиссии.

49. Инвентаризации подлежат все финансовые и нефинансовые активы (далее - активы) органа государственной власти независимо от его местонахождения, материальные ценности, находящиеся на забалансовых счетах, все виды обязательств, доходы и расходов будущих периодов, резервы предстоящих расходов.

50. Основными целями инвентаризации являются:

1) выявление фактического наличия активов и активов, не учтенных в бухгалтерском учете;

2) сопоставление фактического наличия активов с данными бухгалтерского учета;

3) проверка полноты отражения в учете обязательств;

4) соответствие имущества критериям признания актива;

5) оценивание правильности использования имущества;

6) определение наличия у имущества полезного потенциала;

7) определение срока полезного использования материальных запасов, которые находятся в эксплуатации более 12 месяцев;

8) выяснение у ответственного лица причин расхождений фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

9) проверка фактического наличия инвентаризируемых объектов, пересчет количества имущества, бланков строгой отчетности, денежных средств в кассе;

10) проверка состояния имущества и его назначения, в том числе выявление признаков обесценения;

11) проверка правильности расчета и обоснованности создания резервов, достоверности расходов будущих периодов;

12) проверка документации по активам и обязательствам;

13) выявление дебиторской задолженности, безнадежной к взысканию и сомнительной, подготовка предложений о списании такой задолженности;

14) выявление кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами, подготовка предложений о списании такой задолженности;

15) составление инвентаризационных описей, в которых указываются все объекты инвентаризации, их количество, статус и целевая функция объектов;

16) составление ведомости по расхождениям, в случае их обнаружения, а также выявление причин таких отклонений;

17) оформление протокола заседания инвентаризационной комиссии;

18) подготовка предложений по изменению учета и устранению операций, которые повлекли неточности и ошибки.

51. Имущество, не соответствующее условиям признания активом, выявляется по результатам обобщения информации о статусе объекта учета, целевой функции актива и отражается в соответствующих графах инвентаризационной описи (сличительной ведомости) (код формы 0504087), форма которой утверждена Приказом N 52н.

52. В отношении объектов основных средств применяются следующие значения статуса объекта учета и целевой функции актива:

Варианты статуса объекта учета	Код	Варианты целевой функции актива	Код
в эксплуатации	01	продолжить эксплуатацию	01
требуется ремонт	02	ввести в эксплуатацию	02
находится на консервации	03	выполнить ремонт	03
не соответствует требованиям эксплуатации	04	консервация объекта	04
не введен в эксплуатацию	05	дооборудование	05
не эксплуатируется (не используется)	06	списание	06
требуется модернизация	07	утилизация	07
требуется реконструкция	08	перевод в иную категорию	08
-	-	осуществить передачу	09
-	-	модернизация	10
-	-	реконструкция	11

53. В отношении материальных запасов применяются следующие значения статуса объекта учета и целевой функции актива:

Варианты статуса объекта учета	Код	Варианты целевой функции актива	Код
в запасе (для использования)	01	использовать	01
в запасе (на хранении)	02	продолжить хранение	02
ненадлежащего качества	03	выполнить ремонт	03
поврежден	04	списание	04
истек срок хранения	05	перевод в иную категорию	05
не используется	06	осуществить передачу	06

54. Проведение инвентаризации обязательно:

1) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 ноября отчетного года);

2) при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;

3) в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, в том числе вызванных экстремальными условиями;

4) при смене ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

5) при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);

6) в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

55. При коллективной материальной ответственности инвентаризацию необходимо проводить:

1) при смене руководителя коллектива;

2) при выбытии из коллектива более 50 процентов работников.

56. При выходе в отпуск, выбытии в командировку, на период временной нетрудоспособности или иной период временного отсутствия ответственного лица нефинансовые активы передаются лицу, временно исполняющему его обязанности, на основании акта приема-передачи нефинансовых активов согласно Приложению 9 к настоящему Положению.

57. Периодичность проведения инвентаризации:

1) основных средств - ежегодно;

2) материальных ценностей - ежегодно;

3) обязательств - ежегодно;

4) кассы и денежных документов - не реже одного раза в год.

58. Проверка фактического наличия активов и обязательств производится при участии ответственных лиц.

На время проведения инвентаризации у ответственного лица, являющегося членом инвентаризационной комиссии, его членство в этой комиссии приостанавливается.

59. Перед началом проведения инвентаризации фактического наличия нефинансовых и финансовых активов инвентаризационной комиссии надлежит получить в Комитете последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Во время проведения инвентаризации все операции по приему и отпуску активов должны быть прекращены.

Имущество, которое поступило во время инвентаризации, принимают ответственные лица в присутствии членов инвентаризационной комиссии и заносят его в отдельную инвентаризационную опись. В акт о результатах инвентаризации такое имущество не включается. Описи прилагают к акту о результатах инвентаризации.

60. Ответственные лица оформляют расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в Комитет, отражены в регистрах бухгалтерского учета или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

61. Сведения о фактическом наличии активов записываются в инвентаризационные описи. На основании инвентаризационной описи составляется акт о результатах инвентаризации. При выявлении по результатам инвентаризации расхождений к акту о результатах инвентаризации прилагается ведомость расхождений по результатам инвентаризации.

62. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках основных средств, материальных ценностей, денежных средств и других активов, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Также инвентаризационная комиссия обеспечивает внесение в описи обнаруженных признаков обесценения актива и несоответствия условиям актива.

63. Фактическое наличие активов при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

64. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Инвентаризационные описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в инвентаризационных описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице инвентаризационной описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и ответственными лицами.

65. В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице инвентаризационной описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями членов инвентаризационной комиссии.

66. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и ответственные лица. В начале инвентаризационной описи ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии и отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий.

67. Если инвентаризация объектов нефинансовых активов проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

68. При инвентаризации основных средств члены инвентаризационной комиссии производят осмотр объектов, устанавливают физическое (моральное) состояние и заносят в инвентаризационные описи полное их наименование, инвентарные номера и их количество.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости члены инвентаризационной комиссии проверяют наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности (оперативном управлении) органа государственной власти.

69. При инвентаризации нематериальных активов комиссия проверяет:

1) свидетельства, патенты и лицензионные договоры, которые подтверждают исключительные права учреждения на активы;

2) учтены ли активы на балансе и нет ли ошибок в учете.

70. При выявлении нефинансовых активов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, члены инвентаризационной комиссии должны включить в инвентаризационную опись правильные сведения и показатели по этим объектам.

71. Неучтенные объекты нефинансовых активов, выявленные при проведении инвентаризаций, принимаются к бухгалтерскому учету по их текущей оценочной стоимости, установленной для целей бухгалтерского учета на дату принятия к бухгалтерскому учету.

72. Объекты нефинансовых активов вносятся в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

73. Если инвентаризационной комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

74. Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в инвентаризационные описи N ИНВ-1 (ф. 0317001) индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

75. При инвентаризации материальных запасов в инвентаризационные описи данные заносятся по каждому отдельному наименованию с указанием количества и других необходимых данных.

76. Инвентаризация материальных запасов должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении материальных запасов в разных изолированных помещениях у одного ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения.

После проверки ценностей вход в помещение не допускается (опечатывается), и инвентаризационная комиссия переходит для работы в следующее помещение.

77. Инвентаризационная комиссия в присутствии ответственных лиц проверяет фактическое наличие материальных запасов путем обязательного их пересчета, перевешивания или измерения.

Не допускается вносить в инвентаризационные описи данные об остатках ценностей со слов ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

78. Материальные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются после инвентаризации.

Эти материальные запасы заносятся в отдельную инвентаризационную опись под наименованием "Материальные запасы, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

79. При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя органа государственной власти и главного бухгалтера в процессе инвентаризации материальные запасы могут отпускаться ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие материальные ценности во время инвентаризации.

В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

80. При инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности осуществляется подсчет фактического наличия денежных знаков, денежных документов и других ценностей в кассе Комитета.

81. Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков строгой отчетности производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также в каждом месте хранения и у ответственных лиц.

82. Инвентаризация обязательств заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

83. Проверке должны быть подвергнуты расчеты с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам.

84. По задолженности работникам органа государственной власти выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

85. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

86. При проведении инвентаризации остатков расходов, которые отражаются на счете 401.50 "Расходы будущих периодов", проверяется:

1) достоверность суммы расходов (используются документы, которые подтверждают сумму понесенных расходов (счета, акты, договоры, накладные, документы по оплате труда));

2) период учета расходов и период, который установлен в учетной политике;

3) соответствие расчетов учетной политике;

4) правильность списания сумм на расходы.

87. При проведении инвентаризации расходов будущих периодов применяется акт инвентаризации расходов будущих периодов N ИНВ-11 (ф. 0317012).

88. При проведении инвентаризации остатков на счете 401.60 "Резервы предстоящих расходов" по видам резервов проверяется правильность их расчета и обоснованность создания:

1) отражены ли созданные резервы и способ резервирования в учетной политике;

2) обоснованность остатка резервов.

89. При проведении инвентаризации резервов предстоящих расходов применяется акт инвентаризации резервов предстоящих расходов по форме согласно Приложению 13 к настоящему Положению.

90. При инвентаризации доходов будущих периодов проверяется правомерность отнесения полученных доходов к доходам будущих периодов. Также проверяется правильность формирования оценки доходов будущих периодов. При инвентаризации, проводимой перед годовой отчетностью, проверяется обоснованность наличия остатков.

Результаты инвентаризации комиссия отражает в акте инвентаризации доходов будущих периодов по форме согласно Приложению 11 к настоящему Положению.

91. Инвентаризационная комиссия должна также установить:

1) правильность расчетов с финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями;

2) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

3) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, сроки возникновения;

4) внутренние и внешние признаки обесценения актива.

92. К внешним признакам обесценения актива относятся:

1) существенные (долгосрочные) изменения в законодательстве Российской Федерации, технологиях, которые произошли в течение отчетного года или произойдут в ближайшем будущем и которые неблагоприятно влияют (окажут влияние) на деятельность органа государственной власти;

2) значительное снижение справедливой стоимости актива за отчетный год по сравнению со снижением справедливой стоимости актива в результате его эксплуатации и (или) устаревания (нормального физического и (или) морального износа).

93. К внутренним признакам обесценения актива относятся:

1) моральное устаревание и (или) физическое повреждение актива, снижающие его полезный потенциал;

2) существенные долгосрочные изменения в степени и (или) способе использования актива (например: консервация (простой) актива, принятие решения о прекращении или реструктуризации деятельности, в которой используется актив);

3) принятие решения о выбытии актива ранее ожидаемого срока владения и (или) использования такого актива;

4) принятие решения о существенном уменьшении срока полезного использования актива;

5) принятие решения о приостановлении создания объекта имущества на неопределенный срок;

6) значительное ухудшение финансовых (экономических) результатов использования актива, либо появление данных, указывающих, что финансовые (экономические) результаты использования актива ухудшатся по сравнению с ожиданиями.

94. Если указанные признаки обесценения актива обнаружены, инвентаризационная комиссия делает отметку об этом в графе 19 "Примечание" инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087).

95. В случае выявления любого из признаков обесценения актива, принимается решение о необходимости определения справедливой стоимости актива с учетом существенности влияния на нее выявленных признаков обесценения.

96. Правильно оформленные инвентаризационной комиссией и подписанные всеми ее членами и ответственными лицами инвентаризационные описи (сличительные ведомости), акты о результатах инвентаризации передаются в Комитет для выверки данных фактического наличия имущественно-материальных и других ценностей, финансовых активов и обязательств с данными бухгалтерского учета.

97. Выявленные расхождения в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях) обобщаются в ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), которые прилагаются к акту о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

98. Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

99. На суммы выявленных излишков, недостач нефинансовых активов, имущества инвентаризационная комиссия требует пояснения с ответственного лица по причинам расхождений с данными бухгалтерского учета. По распоряжению руководителя органа власти создается комиссия для проведения служебного расследования для выявления виновного лица, допустившего возникновение несохранности доверенных ему нефинансовых активов и имущества.

100. Для инвентаризации имущества в обособленных подразделениях органа государственной власти могут использоваться программы для общения нескольких пользователей в режиме реального времени в сети, мессенджеры (Skype, Viber, WhatsApp, Telegram).

При дистанционной инвентаризации по местонахождению имущества может находиться один член инвентаризационной комиссии, который производит съемку инвентаризации или проводит ее в режиме реального времени. Все члены инвентаризационной комиссии подключаются к общему чату и фиксируют результаты инвентаризации онлайн. По итогам инвентаризации документы оформляются в общем порядке.