Раздел III. Документооборот. Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета

Раздел III
Документооборот.
Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета

22. Для ведения бухгалтерского учета применяются первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, предусмотренные Приказом N 52н, Приказом N 61н, Приказом 49 и Приказом N 8н.

Орган власти применяет электронные формы первичных документов и регистров обязательных к применению в соответствии с действующим законодательством.

23. Органы власти осуществляют переход на электронный документооборот в течение 2023 года с учетом технических возможностей программы "1С: Бухгалтерия государственного учреждения".

24. Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного простой электронной подписью и (или) (квалифицированной электронной подписью, усиленной квалифицированной электронной подписью), и (или) на бумажном носителе в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов и (или) в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Усиленной квалифицированной электронной подписью подписывают документы следующие сотрудники органа власти: руководитель органа власти, главный бухгалтер в части документов, по движению средств на счетах или в кассе, председатели комиссий, остальные сотрудники подписывают простой электронной подписью и (или) квалифицированной электронной подписью.

По требованию других участников хозяйственных операций, а также органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры, орган государственной власти, сформировавший электронный документ, обязан представить его в электронном виде, либо изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях.

Копии финансовых документов заверяются главным бухгалтером.

При заверении документа (регистра) проставляется штамп "Копия электронного документа верна", должность заверившего лица, собственноручная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

25. Первичные (сводные) учетные документы (регистры) принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству Российской Федерации правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, - если они содержат следующие обязательные реквизиты, предусмотренные Стандартом "Концептуальные основы бухучета и отчетности":

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование субъекта учета, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) информация, необходимая для представления субъектом учета (администратором доходов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации) в Государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах в соответствии с порядком, установленным Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

7) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

8) подписи лиц, указанных в подпункте 7 настоящего пункта, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

26. При выведении регистров бухгалтерского учета на бумажные носители допускается отличие выходной формы документа (машинограммы) от утвержденной формы документа при условии, что реквизиты и показатели выходной формы документа (машинограммы) содержат соответствующие реквизиты, предусмотренные Стандартом "Концептуальные основы бухучета и отчетности".

27. Для отражения в учете фактов хозяйственной жизни, для которых специальные унифицированные формы не установлены, необходимо применять бухгалтерскую справку ф. 0504833 (с отражением в графе 1 "Наименование и основание проводимой операции" содержания факта хозяйственной жизни, а также величин натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения).

28. Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета оформляются на русском языке.

При поступлении документов на иностранном языке построчный перевод таких документов на русский язык (за исключением электронного билета (маршрут-квитанций), счета на оплату гостиницы, которые не переводятся на русский язык) осуществляется работником, который владеет иностранным языком. Переводы составляются на отдельном документе, заверяются подписью работника, составившего перевод, и прикладываются к первичным документам.

В случае невозможности перевода документа привлекается профессиональный переводчик.

Перевод денежных (финансовых) документов заверяется нотариусом.

Если документы на иностранном языке составлены по типовой форме (идентичны по количеству граф, их названию, расшифровке работ и т.д. и отличаются только суммой), то в отношении их постоянных показателей достаточно однократного перевода на русский язык. В последующем нужно переводить только изменяющиеся показатели данного первичного документа.

29. Принятие к бухгалтерскому учету первичных учетных документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается.

Иные первичные учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, если исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и (или) подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием надписи: "Исправленному верить" ("Исправлено") и даты внесения исправлений.

30. Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются в хронологическом порядке (по датам совершения операций) и (или) группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета накопительным способом с отражением в регистрах бухгалтерского учета.

31. В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

32. По истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим Журналам операций, иным регистрам бухгалтерского учета, хронологически подбираются и сброшюровываются. На обложке указывается: наименование субъекта учета; наименование главного распорядителя средств бюджета, полномочия которого исполняет субъект учета - организация, осуществляющая полномочия получателя бюджетных средств; название и порядковый номер папки (дела); период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (Журнал операций), с указанием года и месяца (числа); наименование регистра бухгалтерского учета (Журнала операций) с указанием при наличии его номера; количества листов в папке (деле).

В Журнале по прочим операциям первичные (сводные) учетные документы подбираются и сброшюровываются по оборотам в Главную книгу.

33. В учете используются следующие формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета неунифицированной формы:

1) акт приема-передачи денежных средств, денежных документов, бланков строгой отчетности, печатей и штампов (Приложение 1 к настоящему Положению);

2) регистр налогового учета по налогу на доходы физических лиц (Приложение 2 к настоящему Положению);

3) отчет о расходовании почтовых конвертов и марок (Приложение 3 к настоящему Положению);

4) расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности (Приложение 4 к настоящему Положению);

5) расчетный листок (Приложение 5 к настоящему Положению);

6) платежная ведомость (Приложение 6 к настоящему Положению);

7) акт сверки взаимных расчетов за период (Приложение 7 к настоящему Положению);

8) журнал учета выданных доверенностей (Приложение 8 к настоящему Положению);

9) акт приема-передачи нефинансовых активов (Приложение 9 к настоящему Положению);

10) отчет о расходовании субвенции из федерального бюджета на осуществление полномочий по первичному воинскому учету на территориях, где отсутствуют военные комиссариаты (Приложение 10 к настоящему Положению);

11) акт инвентаризации доходов будущих периодов (Приложение 11 к настоящему Положению);

12) расчет денежного содержания согласно (Приложению 12 к настоящему Положению);

13) акт инвентаризации резервов предстоящих расходов (Приложению 13 к настоящему Положению).

34. Для проведения инвентаризации нефинансовых активов, полученных в безвозмездное пользование, применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) (код формы 050487).

35. Для определения сумм отпускных, компенсации при увольнении и других случаях в соответствии с действующим законодательством используется форма учетного документа расчета денежного содержания согласно (Приложению 12 к настоящему Положению).

36. Табель учета использования рабочего времени составляется по форме 0504421.

В табеле учета использования рабочего времени регистрируются случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка органа государственной власти, в соответствии с условными обозначениями показателей отклонений от нормального использования рабочего времени согласно Приложению 14 к настоящему Положению.

37. Расчетный листок оформляется в письменной форме и выдается Комитетом на бумажном носителе, а при согласии работника - направляется на указанный работником адрес электронной почты.

Расчетный листок выдается (направляется по электронной почте) работникам в день перечисления денежного содержания (заработной платы) за вторую половину месяца, а при увольнении работника - в последний служебный (рабочий) день.

38. Журналы операций ведутся в соответствии с перечнем регистров бухучета получателя бюджетных средств, администратора доходов бюджета.

Журналам операций присваиваются следующие номера:

1 - Журнал операций по счету "Касса";

2 - Журнал операций с безналичными денежными средствами;

3 - Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;

4 - Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

5 - Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;

6 - Журнал операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям;

7 - Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;

8 - Журнал по прочим операциям;

8-МО - Журнал операций межотчетного периода;

8-ОШ - Журнал операций по исправлению ошибок прошлых лет.

39. Журнал операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям (ф. 0504071) ведется раздельно по счетам:

КБК 1.302.11.000 "Расчеты по заработной плате";

КБК 1.302.12.000 "Расчеты по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме";

КБК 1.302.13.000 "Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда";

КБК 1.302.14.000 "Расчеты по прочим несоциальным выплатам персоналу в натуральной форме".

Журнал по прочим операциям (ф. 0504071) ведется раздельно по счетам:

КБК 1.302.64.000 "Расчеты по пенсиям, пособиям, выплачиваемым работодателями, нанимателями бывшим работникам";

КБК 1.302.66.000 "Расчеты по социальным пособиям и компенсациям персоналу в денежной форме".

40. Правила документооборота, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения их в бухгалтерском учете, устанавливаются графиком документооборота, утверждаемым распоряжением Аппарата.

41. В целях обеспечения сохранности электронных данных бухгалтерского учета и отчетности:

1) на сервере ежедневно производится сохранение резервных копий баз "1С: Бухгалтерия государственного учреждения", "1С: Зарплата и кадры бюджетного учреждения" и Государственной информационной системы о государственных и муниципальных платежах;

2) по итогам месяца и квартала после сдачи отчетности производится запись отчетности, сформированной в форме электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью на внешний носитель - CD-диск, который хранится в сейфе Комитета;

3) по итогам каждого календарного месяца бухгалтерские регистры, сформированные в электронном виде, распечатываются на бумажный носитель и подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке.

42. Аппарат обеспечивает хранение документов учетной политики и других документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, не менее пяти лет после года, в котором они использовались при ведении бухгалтерского учета и (или) для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

К учету принимаются документы о приемке, универсальный передаточный документ или счет-фактура от контрагентов (поставщиков, исполнителей, подрядчиков), оформленные в электронном виде и подписанные ЭЦП.

Документы, составляемые в электронном виде, хранятся в томах на съемном носителе в течение срока, установленного в соответствии с правилами организации государственного архивного дела в Российской Федерации, но не менее пяти лет после окончания отчетного года, в котором (за который) они составлены.

Формирование регистров бухучета осуществляется в следующем порядке:

в регистрах в хронологическом порядке систематизируются первичные (сводные) учетные документы (по датам совершения операций, дате принятия к учету первичного документа);

журнал операций по забалансовому счету (ф. 0509213) применяется для отражения движения объектов, учитываемых на соответствующем забалансовом счете. Журнал составляется по каждому применяемому забалансовому счету в случае оборотов за отчетный месяц;

журнал регистрации приходных и расходных ордеров составляется ежемесячно, в последний рабочий день месяца;

инвентарная карточка учета основных средств оформляется при принятии объекта к учету, по мере внесения изменений (данных о переоценке, модернизации, реконструкции, консервации и пр.) и при выбытии. При отсутствии указанных событий - ежегодно, на последний рабочий день года, со сведениями о начисленной амортизации;

инвентарная карточка группового учета основных средств оформляется при принятии объектов к учету, по мере внесения изменений (данных о переоценке, модернизации, реконструкции, консервации и пр.) и при выбытии. При отсутствии указанных событий - ежегодно, на последний рабочий день года;

опись инвентарных карточек по учету основных средств, инвентарный список основных средств, реестр карточек заполняются ежегодно, в последний день года;

авансовые отчеты брошюруются в хронологическом порядке в последний день отчетного месяца;

журналы операций, главная книга заполняются ежемесячно;

другие регистры, не указанные выше, заполняются по мере необходимости, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

43. Порядок передачи документов бухгалтерского учета органа государственной власти, а также печатей и штампов, хранящихся в Комитете, при смене главного бухгалтера либо иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, определен в Приложении 17 к настоящему Положению.