Постановление Избирательной комиссии Удмуртской Республики от 6 апреля 2023 г. N 11.3-7 "Об Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Удмуртской Республики"

В целях совершенствования работы по документационному обеспечению деятельности Избирательной комиссии Удмуртской Республики и установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов Избирательная комиссия Удмуртской Республики постановляет:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Избирательной комиссии Удмуртской Республики (прилагается).

2. Признать утратившим силу постановление Центральной избирательной комиссии Удмуртской Республики от 21 мая 2019 года N 58.2-6 "Об Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Удмуртской Республики".

3. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Избирательной комиссии Удмуртской Республики в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Председатель Избирательной комиссии Удмуртской Республики

С.С. Пальчик

Секретарь Избирательной комиссии Удмуртской Республики

О.Ю. Пырегов

УТВЕРЖДЕНА
Постановлением Избирательной
комиссии Удмуртской Республики
от 6 апреля 2023 г. N 11.3-7

Инструкция
по делопроизводству в Избирательной комиссии Удмуртской Республики

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Удмуртской Республики (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Избирательной комиссии Удмуртской Республики (далее - Комиссия), совершенствования делопроизводства Комиссии и повышения его эффективности.

1.2. Инструкция разработана на основании:

- Федерального закона от 12 июня 2002 года N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации";

- Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", с учетом постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии";

- Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71;

- примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 44;

- примерной инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации утвержденной постановлением Центральной избирательной комиссией Российской Федерации (далее - ЦИК России) от 20 января 2016 г. N 321/1832-6;

- постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, Комиссии, Регламента Комиссии, с использованием ГОСТ Р 7 0 97 - 2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение, хранение и использование документов, осуществляемые средствами программного изделия "ДЕЛО" (далее - ПИ ДЕЛО) подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ГАС "Выборы").

Документы оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами.

Работа с документами по организации закупок осуществляется с учетом Федерального закона от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", Положения о Контрактной службе Комиссии, утвержденного распоряжением Председателя Комиссии. Особенности организации документооборота, относящегося к организации закупок, правила подготовки и оформления таких документов, а также порядок работы с ними могут дополнительно устанавливаться соответствующими нормативными актами ЦИК России и Комиссии.

1.4. Правила подготовки, оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов Комиссии, государственных гражданских служащих аппарата Комиссии (далее - гражданские служащие), а также граждан, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.

1.5. Ведение делопроизводства Комиссии осуществляют гражданские служащие аппарата Комиссии - сотрудник ответственный за ведение делопроизводства.

1.6. Граждан, поступивших на государственную гражданскую службу в аппарат Комиссии, а также граждан, привлекаемых по гражданско-правовым договорам, гражданский служащий аппарата Комиссии, ответственный за ведение кадровой работы знакомит под роспись с Инструкцией.

1.7. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов Председатель Комиссии (заместитель Председателя Комиссии, секретарь Комиссии) дает указание гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в Комиссии, передать неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении гражданский служащий передает находящиеся у него дела и документы по акту своему непосредственному руководителю (приложение N 1).

1.8. При работе с документами, зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них поправки и делать пометки.

1.9. Делопроизводство в Комиссии осуществляется с использованием ПИ ДЕЛО.

Доступ к ПИ ДЕЛО осуществляется в соответствии с Регламентом использования информационных ресурсов комплекса средств автоматизации избирательной Комиссии (далее - КСА ИКСРФ) по распоряжению Председателя Комиссии.

1.10. ПИ ДЕЛО предоставляет возможность работать с электронными образами документов и электронными документами, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений, а также получать статистические отчеты по документообороту в Комиссии.

1.11. Документы, содержащиеся в ПИ ДЕЛО, могут быть подписаны электронной подписью должностного лица.

Отношения в области использования электронных подписей в деятельности Комиссии, вопросы взаимодействия с Удостоверяющим центром Центральной избирательной комиссии Российской Федерации регулируются Федеральными законами от 10 января 2003 года N 20-ФЗ "О Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", иными федеральными законами, другими нормативными правовыми актами, а также нормативными актами ЦИК России и Комиссии.

1.12. Основной единицей хранения информации в ПИ ДЕЛО является регистрационная карточка документа.

1.13. Работа в ПИ ДЕЛО основывается на принципе однократной регистрации документа.

1.14. Согласование Инструкции, а также внесении в нее изменений проводятся с Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики в соответствии с законодательством Удмуртской Республики.

1.15. В Инструкции используются следующие термины и определения:

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

внутренний документ - документ, подготовленный в Комиссии, не выходящий за ее пределы;

входящий документ - документ, поступивший в Комиссию;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

докладная (служебная) записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

документооборот - движение документов в Комиссии с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

исходящий документ - документ, отправляемый из Комиссии;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в Комиссии, с указанием сроков их хранения;

нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;

носитель (документированной) информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

письменное обращение - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме предложение, заявление или жалоба;

письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;

регистрационная карточка документа (РК) - регистрационно-учетная форма, в том числе в электронном виде, используемая для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ ДЕЛО;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;

указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом (примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации утвержденной постановлением - ЦИК России от 20 января 2016 г. N 321/1832-6);

формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);

электронная копия документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

2.1. Документы в Комиссию доставляются через отделение связи (почтовой, телеграфной связью), органами федеральной фельдъегерской связи, специальной связью, нарочным.

Во время личного приема граждан документы передаются Председателю Комиссии (заместителю Председателя Комиссии, секретарю Комиссии, начальнику юридического отдела).

Документы могут поступать в Комиссию по каналам связи ГАС "Выборы", в том числе средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, на адрес электронной почты в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, по факсимильной связи. Оперативная информация может поступать в Комиссию путем получения телефонограмм, текст которых заносится в журнал телефонограмм ответственным за ведение делопроизводства (приложение N 2).

2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производится ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО ежедневно в часы работы Комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний определяется Председателем Комиссии, в случае отсутствия Председателя Комиссии - заместителем Председателя Комиссии, либо секретарем Комиссии.

2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ ДЕЛО (приложение N 3).

2.4. При вскрытии конвертов, доставленных органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, ответственным за ведение делопроизводства составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение N 3). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде", ФИО, подпись ответственного за делопроизводство, дата.

2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с осуществлением закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд.

2.7. Все поступившие в Комиссию документы регистрируются в ПИ ДЕЛО. При регистрации в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.

Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты, проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. При необходимости под штампом может ставиться отметка о времени поступления документа в часах и минутах.

На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК делается соответствующая ссылка (связка).

К повторному документу прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за исполнение документа.

После регистрации документа на бумажном носителе он, как правило, подлежит сканированию, а затем к РК присоединяется электронная копия документа и приложения к нему (за исключением документов, поступивших из ЦИК России, подписанных электронной подписью).

При регистрации входящих документов, имеющих сброшюрованные приложения, сканируется только сопроводительное письмо.

Перед сканированием документа на нем распечатывается с использованием ПИ ДЕЛО регистрационный штамп.

2.8. При необходимости документы, поступившие средствами электронной почты ПИ ДЕЛО и подписанные электронной подписью, распечатываются ответственным за ведение делопроизводства.

2.9. Ответственный за ведение делопроизводства передает зарегистрированные документы Председателю Комиссии (заместителю Председателя Комиссии, секретарю Комиссии).

2.10. После рассмотрения документов Председателем Комиссии (заместителем Председателя Комиссии, секретарем Комиссии) документы возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются исполнителям. Документы передаются исполнителю под подпись в распечатанной РК.

Подлинник остается у ответственного за ведение делопроизводства до окончания исполнения документа, исполнителю передается копия документа. В случаях необходимости передачи исполнителю подлинника документа, с него снимается копия, на которой ответственный за делопроизводство делает отметку кому передан оригинал.

2.11. Документы, адресованные членам Комиссии, регистрируются, докладываются и исполняются в установленном Инструкцией порядке.

3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Документы, создаваемые в Комиссии, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

3.2. Документы оформляются на бланках Комиссии установленной формы, изготовленных компьютерным способом (приложение N 5).

В Комиссии установлены следующие виды бланков:

бланк протокола заседания Комиссии;

бланк постановления Комиссии;

бланк распоряжения Председателя Комиссии;

бланк письма Комиссии.

3.3. При подготовке документов в Комиссии с применением систем электронного документооборота используются электронные шаблоны бланков документов.

3.4. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение N 6).

3.5. При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Реквизитами документов, создаваемых в Комиссии, являются:

01 Государственный герб Удмуртской Республики;

02 наименование государственного органа Удмуртской Республики;

03 наименование должности;

04 справочные данные о государственном органе Удмуртской Республики;

05 наименование вида документа;

06 дата документа;

07 регистрационный номер документа;

08 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

09 место составления (издания) документа;

10 гриф ограничения доступа к документу;

11 адресат;

12 гриф утверждения;

13 резолюция;

14 заголовок (наименование) документа;

15 текст документа;

16 отметка о наличии приложений;

17 подпись;

18 отметка об электронной подписи;

19 гриф согласования;

20 виза;

21 оттиск печати;

22 отметка о заверении копии;

23 отметка об исполнителе;

24 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

3.5.1. Государственный герб Удмуртской Республики.

Изображение Государственного герба Удмуртской Республики (20 мм*20 мм) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

3.5.2. Наименование государственного органа Удмуртской Республики.

Наименование государственного органа Удмуртской Республики - Избирательная комиссия Удмуртской Республики - указывается на бланках документов, изготавливаемых в Комиссии. На бланке письма Комиссии наименование Комиссии печатается на двух языках: наименование на удмуртском языке располагается справа от наименования на русском языке.

3.5.3. Наименование должности.

Наименование должности лица - автора документа используется в бланке распоряжения Председателя Комиссии.

3.5.4. Справочные данные о Комиссии.

Справочные данные о Комиссии указываются на бланке письма Комиссии на русском и удмуртском языках на одном уровне. Справочные данные о Комиссии включают в себя почтовый адрес Комиссии, номер телефона и факса, официальные адреса электронной почты и сайта в сети Интернет:

на русском языке на бланке слева: им. 50-летия Октября пл., д. 15, г. Ижевск, Удмуртская Республика, 426074, тел. (3412) 91-31-74, факс (3412) 68-29-79, e-mail: ikur@ik.udmr.ru, http://www.udmurt.izbirkom.ru.;

на удмуртском языке на бланке справа: Октябрьлы 50 ар нимо кл., 15 юрт, Ижкар к., Удмурти Элькун, 426074, тел. (3412) 91-31-74, факс (3412) 68-29-79, e-mail: ikur@ik.udmr.ru, http://www.udmurt.izbirkom.ru.

Почтовый адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций России от 31 июля 2014 года N 234 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).

3.5.5. Наименование вида документа.

Наименование вида издаваемого документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ и т.д.) включается в бланк соответствующего вида документов, печатается прописными буквами, выравнивается по центру и располагается на отдельной строке.

Наименование вида документа указывается составителем при подготовке документа (ПРОТОКОЛ, ПОЛОЖЕНИЕ, Порядок, ПЛАН, АКТ и т.д.).

Наименование вида документа не указывается при подготовке писем.

3.5.6. Дата документа.

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют:

- цифровым способом в следующей последовательности: день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 05.01.2019.

После написания даты цифровым способом не ставится буква "г" с точкой или просто точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

- словесно-цифровым способом, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или слово "года", например: 1 марта 2019 г.

3.5.7. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер для входящих документов - это порядковый номер ¹.

Регистрационный номер для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре дел Комиссии и, через косую черту, порядковый номер документа.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями-авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.5.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка на номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма, которые являются ответами на поступившие письма-запросы. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Ссылка проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.5.9. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа указывается в бланках документов постановлений, распоряжений, протоколов за исключением бланков писем. Место составления (издания) документа указывается в бланках документов ниже реквизита "Регистрационный номер документа" по центру зоны, занятой данным реквизитом, например: г. Ижевск.

3.5.10. Гриф ограничения доступа к документу.

Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП) и проставляется в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, и дополняется указанием номера экземпляра документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки о конфиденциальности, отделяется полуторным межстрочным интервалом и центруется по отношению к ней.

3.5.11. Адресат.

Реквизит "Адресат" проставляется справа под реквизитами бланка письма Комиссии.

Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения.

При адресовании письма в организацию наименование организации указывается в именительном падеже, например:

Государственный Совет Удмуртской Республики

При адресовании документа в структурное подразделение организации наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Государственный Совет Удмуртской Республики Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном например:

Центральная избирательная комиссия Российской Федерации Планово-финансовое управление Ивановой Н.П.

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Заместителю Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации Булаеву Н.И.

При адресовании документа должностному лицу, физическому лицу инициалы ставятся после фамилии.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности получателя печатаются через один межстрочный интервал.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, государственных органов, органов местного самоуправления, организаций.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Директору ООО "Ассоль" Иванову И.И. Достоевского ул., д. 47, г. Сарапул, Удмуртская Республика, 427960

На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, органам государственной власти Удмуртской Республики, министерствам, ведомствам, органам местного самоуправления, территориальным избирательным комиссиям в Удмуртской Республике, адрес не указывается.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Председателям территориальных избирательных комиссий в Удмуртской Республике

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение N 7), который подписывается исполнителем.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Фомичеву П.И. Веерная ул., дом 15, кв. 10, г. Ижевск, Удмуртская Республика, 426000

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:

Орлову Р.Н. roma.orlov.1975@yandex.ru

3.5.12. Гриф утверждения.

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Комиссии, распорядительным документом (распоряжением) или постановлением Комиссии.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) прописными буквами и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Председатель Избирательной комиссии Удмуртской Республики личная подпись инициалы, фамилия ______________ Дата

При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова Утвержден (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек) прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН Постановлением Избирательной комиссии Удмуртской Республики от 14 марта 2023 года N 44.7-6

3.5.13. Резолюция (указания по исполнению документа).

Резолюция (указания по исполнению документа) может быть написана от руки Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте, или оформлены на отдельном листе формата А6 (105 x 147 мм) установленной формы (приложение N 8), приложенном к документу. Резолюция включает фамилии и инициалы (либо должности) исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения (устанавливаемый должностным лицом, давшим указание по исполнению документа), подпись руководителя и дату, например:

Семенову Н.И.

Краснову П.Н.

Прошу подготовить проект письма

к 22.04.2019

Личная подпись

Дата

Резолюция, оформленная на отдельном листе, прикрепляется к документу, к которому она относится, и вместе с ним подшивается в дело.

Резолюция может быть оформлена с использованием ПИ ДЕЛО.

3.5.14. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

"о чем (о ком)?", например: распоряжение "О создании Экспертной комиссии";

"чего (кого)?", например: Должностной регламент ведущего специалиста - эксперта.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Документы, оформленные на бланках формата А5, резолюция (указания по исполнению документа), телеграммы не озаглавливаются.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.

Письма могут иметь заголовки.

3.5.15. Текст документа.

В Комиссии документы составляются на государственном языке Российской Федерации - русском языке, а также может использоваться удмуртский язык.

Текст документа излагается литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме официальных или общепринятых.

Текст документа может быть оформлен в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных федеральными органами государственной власти, иными федеральными государственными органами, органами государственной власти Удмуртской Республики, ЦИК России, Комиссией, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Тексты документов большого объема, например, инструкций, методических рекомендаций, могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В распорядительных документах Комиссии, в письмах, а также во внутренних документах, адресованных руководству Комиссии, текст излагается:

от 1-го лица множественного числа ("Просим направить информацию ..", "Направляем на заключение проект .." и др.);

от 3-го лица единственного числа ("Избирательная комиссия Удмуртской Республики постановляет, Избирательная комиссия Удмуртской Республики не считает возможным ..", "Избирательная комиссия Удмуртской Республики предлагает рассмотреть возможность ..");

от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о ..", "Считаю возможным принять участие в ..").

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы).

3.5.16. Отметка о приложении.

Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 15 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз. 2. Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Избирательной комиссии Удмуртской Республики от 15.04.2019 N 01-21/450 и приложение к нему, всего на 15 л.

Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложения указываются наименование носителя информации (USB-флеш-накопитель, компакт-диск и т.п.) и количество штук, например:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении N 1".

Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится, например:

Приложение
к постановлению
Избирательной комиссии
Удмуртской Республики
от 14 марта 2023 года N 43.2-6

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение N 1, приложение N 2 и так далее.

3.5.17. Подпись.

Состав реквизита "Подпись" включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), например:

Председатель

личная подпись,

инициалы, фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Секретарь Избирательной комиссии Удмуртской Республики

личная подпись, инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей, например:

Председатель	личная подпись	инициалы, фамилия
Главный бухгалтер	личная подпись	инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:

Начальник юридического отдела	Начальник отдела организационной и кадровой работы
личная подпись инициалы, фамилия	личная подпись инициалы, фамилия

В документе, подготовленном Комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается Председатель Комиссии, а фамилии членов Комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель Комиссии	личная подпись	инициалы, фамилия
Члены Комиссии	личная подпись	инициалы, фамилия
	личная подпись	инициалы, фамилия

3.5.18. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением требований законодательства.

3.5.19. Гриф согласования.

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения;

- на последнем листе документа под текстом;

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Документ (проект документа) может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек) прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Председатель Государственного Совета Удмуртской Республики личная подпись, инициалы, фамилия Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то оно оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Экспертной комиссией Избирательной комиссии Удмуртской Республики (протокол от 20 марта 2023 года N 3)

или:

СОГЛАСОВАНО письмом Росархива от 25 марта 2018 г. N 4-15/46

3.5.20. Виза.

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа.

Визой оформляется внутреннее согласование документа.

Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, например:

Начальник юридического отдела
личная подпись	инициалы, фамилия
Дата

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.
Начальник отдела организационной и кадровой работы
личная подпись	инициалы, фамилия
Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.

Если подлинник документа остается в Комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого подлежит отправке из Комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

Порядок и сроки визирования проектов постановлений Комиссии и распоряжений Председателя Комиссии установлен в соответствующих разделах Инструкции.

3.5.21. Печать.

Комиссия имеет 2 комплекта печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

3.5.22. Отметка о заверении копии.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа), например:

Верно
Должность	Подпись	И. О. Фамилия
Дата Печать

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в Комиссии в деле N .. за .. год") и заверяется печатью организации.

Допускается заверять документы отметкой "Верно" c проставлением штампа с указанием должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи и даты заверения.

3.5.23. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева, например:

Алексеев Дмитрий Анатольевич

заместитель начальника отдела-руководителя Информационного центра 8(3412) 68-02-73 alekseev_da@ik.udmr.ru

3.5.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя.

4. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

4.1. Работа с отправляемыми (исходящими) из Комиссии документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, в том числе наличие полного адреса и его точность, наличие подлинной подписи (для электронного документа - проверка подлинности электронной подписи), виз исполнителя и соисполнителей, других необходимых элементов оформления, указанных приложений, и отправку.

Ответственность за правильность оформления письма (в том числе сопроводительного) и списка рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса несет исполнитель документа.

4.2 Отправка документов из Комиссии осуществляется органами федеральной фельдъегерской связи, специальной связью, почтовой, телеграфной связью, по каналам связи ГАС "Выборы", в том числе средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, каналам факсимильной связи, информационно-телекоммуникационной сети Интернет или нарочным.

Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, по факсимильной связи или информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" принимает исполнитель по согласованию с Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Комиссии.

4.3. При оформлении отправляемых (исходящих) писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации, либо гражданина.

4.4. Исходящие письма, в том числе ответы на входящие документы, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, направляются за подписью Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии на бланках установленной формы.

4.5. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, передаются для регистрации и отправки в открытом виде ответственному за ведение делопроизводства.

Документы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы начальником отдела по планированию, финансированию и бюджетному учету - главным бухгалтером Комиссии.

Если отправляемый (исходящий) документ является ответом на входящий документ, исполнитель, либо ответственный за ведение делопроизводства приобщает подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.

4.6. С использованием ПИ ДЕЛО документам присваивается исходящий регистрационный номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий регистрационный номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

При регистрации исходящего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он подписан.

При регистрации исходящего документа в РК необходимо сделать связку с входящим документом (если таковой имеется).

4.7. Отправка исходящих документов в ЦИК России по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО осуществляется ответственным за ведение делопроизводства.

Подлинные документы по вопросам формирования Комиссии, осуществления её финансирования, награждения и поощрения членов и работников аппарата Комиссии, сведения о численности избирателей, участников референдума в обязательном порядке направляются в ЦИК России органами федеральной фельдъегерской связи.

Иные документы могут быть отправлены в ЦИК России органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью по указанию Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии.

4.8. Для передачи исходящего документа по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО или электронной почтой информационно-телекоммуникационной сети Интернет исполнитель представляет ответственному за ведение делопроизводства отправляемый документ, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции и его электронную версию.

После регистрации документа к РК в ПИ ДЕЛО прикрепляется электронная копия документа. Документы и приложения, направляемые посредством электронной почты ПИ ДЕЛО заверяются электронной подписью лица, подписавшего данные документы.

4.9. По каналам факсимильной связи документы передаются ответственным за ведение делопроизводства после их регистрации.

4.10. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса ответственному за ведение делопроизводства предоставляется ее оформленный подлинник и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов. Копия телеграммы и один экземпляр списка рассылки остается в Комиссии, формируется в деле согласно номенклатуры дел.

4.11. При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки установленной формы (приложение N 7), который подписывается исполнителем. Письмо и список рассылки передаются ответственному за ведение делопроизводства для регистрации. После регистрации письма ответственный за ведение делопроизводства тиражирует его и отправляет.

Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

Если одному и тому же адресату направляются одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие регистрационные номера всех вложенных документов.

4.12. Отправка документов производится ответственным за ведение делопроизводства ежедневно в часы работы Комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок отправки исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний определяется Председателем Комиссии, в случае отсутствия Председателя - заместителем Председателя, секретарем Комиссии.

4.13. Документы без отметок оформляются по мере поступления ответственным за ведение делопроизводства и отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО или фельдъегерской связью или почтой.

4.14. Документы, направляемые гражданину по указанному им почтовому адресу (адресу электронной почты), отправляются через почтовое отделение связи простыми почтовыми отправлениями или заказными письмами, либо посредством электронной почты.

4.15. Отправляемые (исходящие) документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается.

4.16. Копии исходящих документов, содержащие визы, помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии.

5. Особенности работы с электронными документами

5.1. Электронные документы являются официальными документами. Электронные документы обрабатываются и хранятся в системе ПИ ДЕЛО.

5.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

5.3. В Комиссии могут создаваться и использоваться:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в ПИ ДЕЛО.

5.4. Для подтверждения подлинности при передаче электронных документов в сторонние государственные органы документы могут быть заверены электронной подписью должностного лица Комиссии, подписавшего документ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи". При необходимости незаверенные электронной подписью документы досылаются на бумажном носителе со всеми необходимыми реквизитами.

5.5. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

5.6. В случае необходимости электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, могут быть заверены усиленной квалифицированной подписью должностного лица, подписавшего документ.

5.7. Прием и отправка электронных документов осуществляются ответственным за ведение делопроизводства.

5.8. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, ответственный за ведение делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

5.9. При включении электронных документов в ПИ ДЕЛО формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение и использование (приложение N 9).

5.10. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии, направлении электронных документов исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

5.11. Документы, создаваемые в Комиссии, а также поступившие в Комиссию на бумажном носителе, могут включаться в ПИ ДЕЛО после сканирования и создания электронной копии документа. Включение электронной копии документа в ПИ ДЕЛО возможно после его сравнения с подлинником документа.

5.12. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе ПИ ДЕЛО.

Электронные документы, имеющие приложения, регистрируются и учитываются как один документ.

5.13. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Комиссии и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание", например:

Постановления Избирательной комиссии Удмуртской Республики. Копии. Электронные документы.

5.14. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

5.15. Место хранения электронных документов до их передачи на архивное хранение, вид носителей, на которых они хранятся, форматы их постоянного и временного хранения определяются с учетом используемых в Комиссии программно-технических средств, нормативных и методических документов Росархива, государственных органов Удмуртской Республики, уполномоченных в области архивного дела.

5.16. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

5.17. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), проведения экспертизы их ценности и согласования с Экспертной комиссией по определению научной, практической и исторической ценности документов Комиссии (далее - ЭК), они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы .

5.18. Документы, подлежащие длительному хранению, передаются на хранение в архив Комиссии по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на хранение.

6. Особенности работы с обращениями граждан

6.1. Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с разделом 2 Инструкции с учетом особенностей, указанных в данном разделе.

6.2. Письменные обращения граждан (далее - обращения), поступившие в Комиссию, регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления.

Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в Комиссию.

6.3. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт сохраняется.

При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в РК делается отметка "Повторно" и приобщаются регистрационные карточки по первичным обращениям, подобранные с использованием ПИ ДЕЛО.

Если обращение поступило от коллектива заявителей, то при регистрации в РК ставится отметка "Коллективное".

6.4. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения на свободном от текста месте.

6.5. После регистрации обращения на бумажном носителе оно сканируется, а затем к РК присоединяется электронный образ документа и приложений к нему. Затем обращения передаются на рассмотрение Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Комиссии.

6.6. Обращения с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются исполнителю под роспись в распечатанной РК.

6.7. Обращения, адресованные членам Комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Комиссии, после чего передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем - исполнителю под роспись в распечатанной РК.

Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

6.8. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не относится к компетенции Комиссии, докладывается Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Комиссии и по его поручению в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется с сопроводительным письмом за его подписью в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя о переадресации обращения. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения, а при необходимости - и в Комиссию.

Если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или соответствующих должностных лиц, копия обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

6.9. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации" (в случае, когда обстоятельства, изложенные в жалобе, не были предметом рассмотрения нижестоящей комиссии).

6.10. Если в соответствии с запретом, невозможно направить обращение на рассмотрение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

6.11. Обращения, поступившие в Комиссию, рассматриваются в сроки, установленные Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

В период избирательной кампании, кампании референдума Комиссия в пределах своей компетенции рассматривает обращения о нарушении закона, проводит проверки по этим обращениям и даёт лицам, направившим обращения, письменные ответы в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а по обращениям, поступившим в день голосования или в день, следующий за днем голосования, - немедленно. Если факты, содержащиеся в таких обращениях, требуют дополнительной проверки, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок.

Если в исключительных случаях необходимо продлить срок рассмотрения обращения, исполнитель не позднее, чем за три дня (а в период избирательной кампании, кампании референдума - не позднее, чем за один день) до истечения срока подготовки ответа представляет на имя автора указания по исполнению документа докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока рассмотрения обращения составляет 30 календарных дней.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

6.12. В случае поступления в Комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.

6.13. Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия заявителя или его почтовый (электронный) адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Комиссии. В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном преступлении, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение по указанию Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии подлежит направлению в правоохранительные органы.

Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме.

6.14. Обращения, в которых содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

6.15. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

6.16. Если в обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с заявителем прекращается, о чем ему направляется уведомление.

При этом в РК обращения делается запись (отметка) о том, что переписка с указанным заявителем по данному вопросу считается завершенной.

Если от заявителя, с которым переписка была прекращена, поступает очередное обращение по тому же вопросу, то письменный ответ на него может не даваться, а само обращение направляется в дело.

6.17. Обращения, поступившие на официальный адрес электронной почты в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, регистрируются в установленном порядке. Ответы на такие обращения направляются по почтовым или электронным адресам, указанным в обращениях.

Форма предоставления информации определяется автором запроса. В случае если предоставление информации в запрашиваемой форме невозможно, она предоставляется в той форме, которая имеется в Комиссии.

В случае если запрашиваемая информация опубликована в средствах массовой информации, либо размещена в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, Комиссия в ответе на запрос может ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация со ссылкой (адрес страницы) на информацию, размещенную в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

7. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (в том числе сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации)

7.1. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

7.1.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, независимо от вида ее носителя, ограничения на распространение которой диктуются ее служебной необходимостью.

7.1.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" (далее - "ДСП") на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Комиссии, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

7.1.3. Пометка "ДСП" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа (в случае необходимости - и его проекта), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

7.1.4. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в том числе их прием, учет (регистрация), осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".

7.1.5. Документы с пометкой "ДСП" регистрируются (учитываются) вместе с другими несекретными документами. В РК документа производится запись "ДСП".

7.1.6. Сканирование, копирование (тиражирование) документов с пометкой "ДСП", а также размещение их в ПИ ДЕЛО производится исполнителем документа с письменного разрешения Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии, при этом осуществляется учет каждого экземпляра указанных документов.

7.1.7. Документы с пометкой "ДСП" передаются членам Комиссии и гражданским служащим аппарата Комиссии под роспись.

Документы с пометкой "ДСП" тиражируются с письменного разрешения Председателя Комиссии или лица, его замещающего. Учет тиражируемых документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату тиражирования документов.

Отметка о тиражировании документа проставляется на оригинале документа (на свободном от текста месте или на обороте первого листа).

7.1.8. Документы с пометкой "ДСП" направляются в сторонние органы и организации органами федеральной фельдъегерской связи, службой специальной связи либо нарочным. Запрещается передавать документы с пометкой "ДСП" по незащищенным каналам связи, сети Интернет и факсимильной связи.

Документы с пометкой "ДСП" рассылаются нескольким адресатам согласно списку рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляется номер экземпляра отправляемого документа. Список рассылки подписывается исполнителем и секретарем Комиссии.

7.1.9. Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы группируются в дела вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. В правом верхнем углу обложки дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП".

7.1.10. Документы с пометкой "ДСП" хранятся в закрывающихся шкафах.

7.1.11. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности, производится по акту с указанием номеров экземпляров. В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

7.1.12. Решение о снятии пометки "ДСП" с документа принимает должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

Снятие пометки "ДСП" с присланного в Комиссию документа может быть произведено только по согласованию с организацией, направившей документ.

Снятие пометки "ДСП" с документа производится ответственным за ведение делопроизводства на основании письменного указания должностного лица, принявшего такое решение. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах или изданиях, а также в РК делаются соответствующие отметки.

О снятии пометки "ДСП" уведомляются все адресаты, которым документ направлялся, либо организация, его направившая.

7.1.13. В случае утраты дел, документов или изданий с пометкой "ДСП", либо разглашения содержащейся в них информации назначается служебная проверка, о результатах которой докладывается Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Комиссии.

Об утрате дел, документов и изданий с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах (приложение N 10).

7.2. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

7.2.1. К документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, относятся документы, поступающие в Комиссию от глав местных администраций муниципальных районов, городских округов (далее - глава местной администрации), органов регистрационного учета населения, направляемые Комиссией главам местных администраций, органам регистрационного учета, а также документы, пересылаемые между комплексами средств автоматизации территориальных избирательных комиссий (далее - КСА ТИК), КСА Комиссии (далее - КСА ИКСРФ) и КСА ЦИК России в рамках реализации целей и задач Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

Документы могут оформляться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях.

7.2.2. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, должна осуществляться с учетом норм Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687, Положения о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного постановлением ЦИК России от 6 ноября 1997 года N 134/973-II, Регламента использования подсистемы "Регистр избирателей, участников референдума" Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", утвержденного постановлением ЦИК России от 26 марта 2014 года N 223/1437-6, Положения об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", утвержденного постановлением ЦИК России от 23 июля 2003 года N 19/137-4.

7.2.3. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума должны обрабатываться в режиме конфиденциальности.

7.2.4. Регистрацию и хранение документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, поступающих от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и направляемых им, осуществляют гражданские служащие аппарата Комиссии, выполняющие функции системных администраторов КСА ТИК.

7.2.5. Список лиц, уполномоченных получать от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и передавать им документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, утверждается постановлением Комиссии, определяющим порядок функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума на территории Удмуртской Республики.

7.2.6. Получив от главы местной администрации или от органа регистрационного учета населения документ на бумажном, либо машиночитаемом носителе, содержащий сведения об избирателях, участниках референдума, системный администратор КСА ТИК проставляет в правом верхнем углу первой страницы (правой верхней части) документа, на машиночитаемом носителе информации, а также на первой странице сопроводительного письма пометку "ДСП" (если пометка "ДСП" отсутствует).

7.2.7. Сведения об избирателях, участниках референдума на бумажном либо машиночитаемом носителе передаются главе местной администрации по актам, формы которых утверждаются постановлением Комиссии, определяющим порядок функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума на территории Удмуртской Республики.

7.2.8. Все документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, при их получении, либо отправке регистрируются системным администратором КСА ИКСРФ и КСА ТИК в журнале регистрации носителей информации ГАС "Выборы", содержащих персональные данные и иную конфиденциальную информацию по форме, утвержденной постановлением ЦИК России от 28 февраля 2007 года N 200/1254-4 "О внесении изменений в Положение об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы" (далее - журнал регистрации). При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".

Регистрационный номер в журнале регистрации имеет структуру:

18T0nn/gg-ppДСП,

где:

18T0nn - заводской номер КСА;

gg - две последние цифры года;

pp - порядковый номер в журнале регистрации в период календарного года (с начала нового календарного года порядковые номера в журнале ведутся с первого номера);

ДСП - пометка.

7.2.9. На входящем документе в правом нижнем углу первой страницы вносятся регистрационный номер из журнала регистрации и дата регистрации.

Если документ поступил на бумажном носителе с сопроводительным письмом, то вышеназванные регистрационные реквизиты проставляются на сопроводительном письме и на документе.

Если документ поступил на машиночитаемом носителе с сопроводительным письмом, то вышеназванные регистрационные реквизиты проставляются на сопроводительном письме, а на машиночитаемый носитель, поступивший впервые, переносится только регистрационный номер.

7.2.10. Листы журналов регистрации нумеруются, прошиваются, на последней странице журнала указывается количество содержащихся в нем листов, которое заверяется подписью работника Информационного центра и печатью Комиссии (территориальной избирательной комиссии).

7.2.11. Регистрации и учету подлежат все входящие и исходящие документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, поступившие или отправляемые из Комиссии.

7.2.12. Изменения региональных, территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, а также сведения о событиях, произошедших с гражданами Российской Федерации, находившимися во время совершения события вне территории места жительства, сопроводительные письма к ним пересылаются посредством защищенных сертифицированными средствами криптографической защиты телекоммуникационных каналов ГАС "Выборы".

7.2.13. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, изготавливаются, хранятся в электронном виде и печатаются только на КСА ГАС "Выборы". Категорически запрещается изготавливать и хранить в электронном виде эти документы на средствах вычислительной техники, подключенных к сети "Интернет", иным информационным сетям и системам.

7.2.14. Для подготовки сопроводительного письма к пересылаемым изменениям региональных, территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, сведениям о событиях, произошедших с гражданами Российской Федерации, находившимися во время совершения события вне территории места жительства, в ФЦИ при ЦИК России используется бланк письма согласно приложению N 5. На сопроводительных письмах ограничительная пометка и номер экземпляра печатаются в правом верхнем углу первой страницы документа. Номер экземпляра печатается ниже ограничительной пометки, например:

Для служебного пользования

Экз. N 1

или:

Для служебного пользования

(с приложением)

Экз. N 1

К регистрационному номеру исходящего письма дополнительно проставляется пометка "ДСП", например:

25.02.2019 N 18T001/19-4 ДСП

На N ____ от _________ 20___ г.

На лицевой стороне первого листа исходящего письма проставляются: количество отпечатанных экземпляров документа, Ф.И.О. исполнителя, рабочий телефон, адреса направления экземпляров, например:

Отп. 2 экз., экз. N 1 - в адрес, экз. N - в дело

Исп. Петров Иван Юрьевич,

Тел. (3412) 68-02-73

Отметка о наличии приложений к сопроводительному письму оформляется после основного текста письма и перед подписью следующим образом (образец оформления передачи от ТИК в ИКСРФ):

Приложения:

1. Файл COL18T0nn_18S000_"идентификатор порции".TXT, дата, размер файла в байтах, ДСП;

2. Файл REC18T0nn_18S000_"идентификатор порции".TXT, дата, размер файла в байтах;

3. Файл CS18T0nn_18S000_"идентификатор порции", дата, размер файла в байтах;

4. Файл DESCR18T0nn_18S000_"идентификатор порции".TXT, дата, размер файла в байтах.

7.2.15. Передача документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, по каналам электронной связи осуществляется только посредством подсистемы передачи данных ГАС "Выборы".

7.2.16. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, а также сопроводительные письма к ним на бумажных и машиночитаемых носителях информации, в том числе записанные на жестком диске КСА ГАС "Выборы", подлежат хранению два года, за исключением сведений о признании гражданина недееспособным (дееспособным), поступивших от главы местной администрации, которые сканируются, либо переводятся в электронный вид и хранятся на КСА ТИК ГАС "Выборы".

7.2.17. По истечении срока хранения указанные в п. 7.2.16 документы уничтожаются по актам любым способом, не позволяющим их восстановить: на бумажных носителях путем сжигания, измельчения, на электронных носителях путем гарантированного стирания файлов или физического уничтожения носителей. В случае уничтожения документов на электронных носителях составляется акт по форме, утвержденной постановлением ЦИК России от 28.02.2007 N 200/1254-4 "О внесении изменений в Положение об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы". Если одновременно уничтожаются документы на бумажных и электронных носителях допускается оформление одного общего акта. Акты нумеруются и подписываются всеми членами постоянно действующей комиссии. Акт об уничтожении составляется в двух экземплярах, один из которых хранится у системного администратора КСА Комиссии, а второй помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии.

7.2.18. Не допускается неполное уничтожение документов, позволяющее восстановить их содержание.

7.2.19. Проверка наличия документов и дел, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, проводится комиссией, назначаемой Председателем Комиссии. В состав такой комиссии обязательно включается гражданский служащий Информационного центра, осуществляющий регистрацию и хранение документов.

Результаты проверки оформляются актом в соответствии с приложением N 11 к настоящей Инструкции. Акт передается в отдел организационной и кадровой работы аппарата Комиссии и подлежит хранению.

7.2.20. О фактах утраты документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, либо разглашения содержащейся в них информации ставится в известность Председатель Комиссии или лицо, его замещающее. Председатель или лицо, его замещающее, назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты проверки докладываются Председателю Комиссии или лицу, его замещающему.

8. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях Комиссии

8.1. Проект повестки заседания Комиссии формируется в соответствии с Регламентом Комиссии.

8.2. Подготовка документов для рассмотрения на заседании Комиссии.

8.2.1. Документы для рассмотрения на заседании Комиссии готовятся в установленные в Регламенте Комиссии сроки членами Комиссии, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности, с привлечением работников аппарата Комиссии, а также других специалистов (в случае необходимости).

8.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать проект постановления с приобщенными к нему документами, послужившими основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии, проекты документов, подлежащих согласованию на заседании Комиссии, при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

8.2.3. Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании Комиссии, визируются исполнителем, руководителями структурных подразделений аппарата Комиссии, ответственными за подготовку документа, начальником юридического отдела (в период его отсутствия - гражданским служащим юридического отдела), членом Комиссии, ответственным за его подготовку.

Проекты документов (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются начальником отдела по планированию, финансированию и бюджетному учету - главным бухгалтером Комиссии.

Визы проставляются на отдельном листе согласования (приложение N 12), который прикладывается к проекту постановления.

8.2.4. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных в проекте постановления Комиссии и в приложениях к нему.

8.2.5. После ознакомления, а в необходимых случаях - после внесения замечаний и предложений, секретарь Комиссии принимает решение о вынесении представленных проектов документов на заседание Комиссии, проставляет на них указание "На заседание", ставит личную подпись и дату и передает весь комплект документов ответственному за подготовку заседания для тиражирования.

При необходимости проекты документов могут быть возвращены секретарем Комиссии исполнителю для доработки.

8.2.6. Ответственный за подготовку заседания комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания Комиссии и раздает их членам Комиссии до начала заседания Комиссии.

8.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании Комиссии.

8.3.1. Документы, рассмотренные на заседании Комиссии, должны быть, при необходимости, доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.

8.3.2. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания Комиссии изменения. В случае принятия Комиссией решения о необходимости контроля за исполнением постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.

8.3.3. При необходимости, в случае внесения в документ согласованных на заседании Комиссии изменений, он визируется у членов Комиссии, внесших в ходе заседания соответствующие предложения. Визы проставляются на отдельном листе согласования (приложение N 12).

8.3.4. Исполнитель готовит и подписывает список рассылки к постановлению Комиссии (приложение N 13).

В список включаются должностные лица (организации), которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан.

Контроль рассылки постановлений Комиссии осуществляет исполнитель.

8.3.5. Постановление Комиссии подписывается Председателем и секретарем Комиссии.

Если на заседании Комиссии председательствовал заместитель Председателя Комиссии, секретарь Комиссии или один из членов Комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря Комиссии осуществлял один из членов Комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении оформляются следующим образом:

"Заместитель Председателя Центральной избирательной комиссии Удмуртской Республики" - в случае временного отсутствия председателя Комиссии;

"Исполняющий обязанности Председателя Центральной избирательной комиссии Удмуртской Республики" - в случае временного отсутствия заместителя Председателя Комиссии при наличии постановления Комиссии о возложении на секретаря Комиссии, либо одного из членов Комиссии с правом решающего голоса полномочий Председателя Комиссии;

"Исполняющий обязанности секретаря Центральной избирательной комиссии Удмуртской Республики" - в случае наличия распоряжения Председателя Комиссии или исполняющего обязанности Председателя Комиссии о возложении на одного из членов Комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря Комиссии, либо при наличии постановления Комиссии о возложении на одного из членов Комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря Комиссии.

8.3.6. Постановления Комиссии нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Комиссии.

Номер постановления Комиссии состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных точкой и отделенной от них дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава Комиссии (например: 1.8-5).

8.3.7. Документы рассылаются ответственным за ведение делопроизводства в соответствии со списком рассылки, на каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи Председателя и секретаря Комиссии (без воспроизведения подписей).

8.3.8. Копия постановления Комиссии направляется заявителю в случае, если его обращение в Комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии.

8.4. Оформление протокола заседания Комиссии.

8.4.1. Протокол заседания Комиссии оформляется на бланке установленной формы (приложение N 5) в срок, установленный Регламентом Комиссии.

8.4.2. В протоколе указываются:

дата и время проведения заседания, место проведения заседания и (или) способ дистанционного участия членов Комиссии;

сведения о лицах, принявших участие в заседании, и (или) о лицах, направивших документы, содержащие сведения о голосовании;

результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;

сведения о лицах, проводивших подсчет голосов, если подсчет голосов был поручен определенным лицам.

8.4.3. Текст протокола заседания Комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.

8.4.4. В вводной части протокола заседания указываются фамилия и инициалы Председателя Комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя Председателя, секретаря и членов Комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, работников аппарата Комиссии и лиц, приглашенных на заседание.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием фамилий, инициалов и должностей. Список прилагается к Протоколу заседания.

8.4.5. Повестка дня включается в вводную часть протокола заседания. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании Комиссии, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания Комиссии нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

8.4.6. Основная часть протокола заседания содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ:", "ВЫСТУПИЛИ:", "РЕШИЛИ:", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ:" кратко излагается текст выступления докладчика. Фамилия и инициалы докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.

Если текст доклада прилагается к протоколу заседания, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ:" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Фамилия и инициалы выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса излагается от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к Протоколу заседания, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "РЕШИЛИ:" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу и результаты голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте Протокола заседания или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего постановления.

8.4.7. Протоколы заседаний Комиссии нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Комиссии.

8.4.8. Протокол заседания Комиссии подписывается Председателем Комиссии (председательствовавшим на заседании) и секретарем Комиссии (или членом Комиссии, исполнявшим обязанности секретаря Комиссии).

8.4.9. Протоколы заседаний Комиссии, приобщенные к ним постановления Комиссии вместе с документами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов Комиссии сканируются ответственным за подготовку заседаний Комиссии и передаются для хранения секретарю Комиссии. По истечению срока хранения протоколы заседаний Комиссии, приобщенные к ним постановления Комиссии вместе с документами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов Комиссии передаются по акту (приложение N 1) в архив Комиссии для включения их в сводную опись.

9. Оформление распоряжений Председателя Комиссии

9.1. Оформление распоряжений Председателя Комиссии по основной деятельности.

9.1.1. Распоряжение Председателя Комиссии по основной деятельности (далее - распоряжение) оформляется на бланке установленной формы (приложение N 5).

9.1.2. Проекты распоряжений Председателя Комиссии готовятся аппаратом Комиссии по поручению Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии, либо по инициативе структурного подразделения аппарата Комиссии.

9.1.3. Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать основное содержание текста распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. Заголовок выравнивается по центру документа.

9.1.4. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей, и может иметь заголовок.

Текст распоряжения отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.

В распорядительной части содержатся перечисление предписываемых действий, сроки и исполнители. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

9.1.5. Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты и номера. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу ...", либо "Считать утратившим силу ...".

9.1.6. В последнем пункте распорядительной части, при необходимости, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

9.1.7. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

9.1.8. Распоряжение и приложения к нему визируются непосредственным исполнителем, руководителем аппарата Комиссии и начальниками соответствующих структурных подразделений аппарата Комиссии (по направлению деятельности).

Если в распоряжении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности Комиссии, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, то распоряжение визируется начальником отдела по планированию, финансированию и бюджетному учету - главным бухгалтером.

Визы (ФИО, подпись) проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (распоряжения, приложения к нему).

9.1.9. В случае временного отсутствия Председателя Комиссии распоряжения подписываются заместителем Председателя Комиссии.

9.1.10. Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис проставляется буквенный индекс "р".

9.1.11. Распоряжения вместе с приобщенными к ним документами, послужившими основанием для их издания, формируются в дела согласно номенклатуре дел Комиссии, хранятся в отделе организационной и кадровой работы Комиссии, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в архив Комиссии по акту (приложение N 1).

9.2. Оформление распоряжений Председателя Комиссии по кадровым вопросам.

9.2.1. Распоряжения Председателя Комиссии по кадровым вопросам (далее - распоряжения) издаются по конкретным вопросам, связанным с деятельностью членов Комиссии, приемом на гражданскую службу в аппарат Комиссии, прохождением гражданской службы и увольнением с гражданской службы в аппарате Комиссии.

9.2.2. Распоряжения Председателя Комиссии по кадровым вопросам оформляются аналогично распоряжениям Председателя Комиссии по основной деятельности.

9.2.3. Распоряжениями оформляются начало исполнения обязанностей по замещению государственной должности и прекращение полномочий членов Комиссии, работающих в Комиссии на постоянной (штатной) основе, прием на гражданскую службу, заключение служебного контракта, исчисление стажа гражданской службы гражданским служащим аппарата Комиссии, присвоение классных чинов гражданской службы, установление новых условий оплаты труда, перевод (назначение) на иную должность гражданской службы, исполнение обязанностей начальника отдела, изменение фамилии, имени, отчества, установление неполного рабочего дня, выплаты единовременного поощрения в связи с увольнением и выходом на пенсию за выслугу лет, выплаты единовременного поощрения в связи с юбилеем, премирование, предоставление ежегодных, учебных, дополнительных отпусков, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения денежного содержания, выход из отпуска по уходу за ребенком, наложение взыскания, командирование, прекращение служебного контракта, освобождение от должности гражданской службы и увольнение с гражданской службы.

Распоряжение является основанием для начисления денежного вознаграждения или содержания, осуществления выплат, доплат или удержаний.

9.2.4. Проекты распоряжений готовятся в отделе организационной и кадровой работы на основании поручений Председателя Комиссии, личных заявлений членов Комиссии и гражданских служащих, представлений начальников структурных подразделений аппарата Комиссии, служебных записок, иных документов.

9.2.5. В распоряжении о приеме на гражданскую службу указываются фамилия, имя, отчество принимаемого гражданина, наименование замещаемой должности и структурного подразделения аппарата Комиссии, дата начала исполнения обязанностей, условия оплаты труда (в том числе размер должностного оклада гражданского служащего, надбавки и другие выплаты), срок действия заключаемого служебного контракта, установленный срок испытания гражданского служащего в целях проверки соответствия его замещаемой должности гражданской службы, если это предусмотрено, основание выпуска распоряжения (поручение, заявление, представление).

9.2.6. В распоряжениях о продлении срока гражданской службы и заключении срочного служебного контракта, назначении на иную должность гражданской службы, увольнении с гражданской службы, отпуске и по другим кадровым вопросам указываются фамилия, имя, отчество гражданского служащего, наименование замещаемой должности гражданской службы и структурного подразделения Комиссии, содержание распорядительного решения (продлить срок гражданской службы, уволить с гражданской службы, предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск и другое), если требуется, дается ссылка на законодательный акт, на основании которого принимается распорядительное решение, устанавливаются сроки (календарные даты) действия распорядительного решения (действия срочного служебного контракта, предоставления отпуска, командировки, дата увольнения и другое). В распоряжении, как правило, указывается основание его оформления (представление, заявление, график отпусков, план командировок, служебная записка).

9.2.7. Распоряжения по кадровым вопросам визируются гражданским служащим аппарата Комиссии, отвечающим за кадровую работу в Комиссии. Распоряжения по кадровым вопросам, касающиеся приема и увольнения, а также начисления и выплаты заработной платы и иных выплат также визируются начальником отдела по планированию, финансированию и бюджетному учету - главным бухгалтером Комиссии. Распоряжения, которыми утверждаются локальные нормативные акты по кадровым вопросам визируются руководителем аппарата и начальником юридического отдела.

9.2.8. Копии распоряжений по кадровым вопросам передаются начальнику отдела по планированию, финансированию и бюджетному учету - главному бухгалтеру Комиссии.

9.2.9. Распоряжения по кадровым вопросам формируются в дела согласно номенклатуре дел Комиссии в соответствии со сроками хранения.

10. Оформление протоколов заседаний Экспертной комиссии, рабочих групп Комиссии

10.1. Протоколы заседаний (далее - протокол) рабочих групп Комиссии (далее - рабочая группа) оформляются по установленной форме (приложение N 14).

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

10.2. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председателя (руководителя рабочей группы) и секретаря заседания.

С новой строки после слова "Присутствовали:" перечисляются фамилия и инициалы членов рабочей группы, приглашенных на заседание членов Комиссии, не являющихся членами рабочей группы, иных приглашенных. При перечислении приглашенных обязательно указывается наименование их должностей. Многострочные наименования должностей печатаются через один межстрочный интервал.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием фамилий, инициалов и должностей. Список прилагается к протоколу и является его неотъемлемой частью.

10.3. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

10.4. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ:", "ВЫСТУПИЛИ:", "РЕШИЛИ:", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ:" кратко излагается текст выступления докладчика. Фамилия и инициалы докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ:" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Фамилия и инициалы выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса может быть изложена от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "РЕШИЛИ:" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками: 1.1. - первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания, 1.2. - второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и т.д.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т.д.

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждаемого на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

10.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются фамилия и инициалы председателя (руководителя рабочей группы), секретаря, присутствующих лиц.

Слово "Присутствовали:" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение, в случае голосования - результаты голосования.

10.6. Протокол подписывается председателем (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.

Подписи отделяют от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

10.7. Протоколы нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года либо в пределах срока деятельности рабочей группы.

10.8. Протоколы совместных заседаний нескольких рабочих групп оформляются на листах бумаги формата А4 с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите "Председатель" указываются фамилия и инициалы лица (инициалы и фамилии лиц), председательствовавшего (председательствовавших) на заседании. В реквизите "Подпись" наименования должностей располагаются на одном уровне.

10.9. Решения, принятые рабочей группой по вопросам, рассматриваемым на заседании, могут быть оформлены решением установленной формы (приложение N 15). Решения подписываются председателем (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.

10.10. Решения могут нумероваться в хронологической последовательности в пределах календарного года.

10.11. Если в протоколе есть поручение со сроком исполнения, то оно ставится на контроль в соответствии с разделом 11 Инструкции.

10.12. В случае рассмотрения вопроса на заседании Комиссии подлинные экземпляры протоколов и решений рабочей группы приобщаются к документам заседания, а в дела рабочей группы помещаются копии указанных документов.

10.13. После подписания протоколу присваивается порядковый регистрационный номер в пределах календарного года.

10.14. Протоколы заседаний и решения рабочей группы включаются в номенклатуру дел Комиссии.

10.15. Протоколы заседаний экспертной комиссии (далее - ЭК) и решения, принятые ЭК оформляются в соответствии с данным разделом Инструкции.

11. Контроль исполнения документов и поручений

11.1. Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России;

поручения, содержащиеся в постановлениях Комиссии;

поручения, содержащиеся в распоряжениях Председателя Комиссии;

письменные поручения Председателя Комиссии, заместителя Председателя Комиссии, секретаря Комиссии;

входящие документы, в том числе письменные обращения граждан, указанные в Перечне подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (приложение N 16), в соответствии с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии;

исходящие документы, требующие ответа;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний и решениях рабочих групп, экспертных комиссий, консультативных органов, образованных Комиссией;

планы мероприятий.

11.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 11.1 Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет Председатель (заместитель Председателя, секретарь) Комиссии в соответствии с направлениями деятельности.

11.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы Комиссии, осуществляют члены Комиссии, государственные гражданские служащие аппарата Комиссии, ответственные за подготовку данных документов.

11.4. Сроки исполнения поручений, содержащихся в постановлениях Комиссии, распоряжениях Председателя Комиссии, письменных поручений Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии определяются этими документами.

11.5. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 11.6 настоящего раздела.

Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Документы с пометками "Незамедлительно", "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой "Оперативно" - в десятидневный срок.

Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения, либо регистрации документа.

Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

11.6. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, указанных в приложении N 16.

Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, исполняются в сроки, установленные Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

11.7. Ответственность за своевременное и полное внесение в РК сроков исполнения документов и информации о состоянии исполнения документов, контроль сроков исполнения документов возлагаются на ответственного за ведение делопроизводства.

11.8. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный за исполнение не позднее чем за три дня (а в период избирательной кампании, кампании референдума - не позднее, чем за один день) до истечения срока исполнения документа представляет на имя Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.

Регистрационный номер и дата докладной записки с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии о согласовании продления срока исполнения документа незамедлительно вносятся в РК.

11.9. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в ПИ ДЕЛО отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.

11.10. Основаниями для снятия документа с контроля являются:

докладная записка о снятии документа (или отдельных его пунктов) с контроля или об исполнении документа на имя Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии, давшего поручение, подготовленная ответственным за исполнение, с отметкой должностного лица, давшего поручение, о принятии исполнения (в связи с чем указанным лицом проставляются отметки "Согласен", "Рассмотрел", "Принято");

постановление Комиссии, распоряжение Председателя Комиссии по результатам исполнения документа;

ответ на входящий документ;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;

направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

11.11. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения Комиссией информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости Комиссия информирует об этом автора документа;

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием Комиссии о результатах исполнения;

если на нем не стоит отметка должностного лица Комиссии, давшего поручение, о принятии исполнения.

11.12. Ответственный за ведение делопроизводства еженедельно готовит информацию о состоянии исполнения поставленных на контроль входящих документов с использованием ПИ ДЕЛО и представляет ее Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Комиссии.

12. Изготовление и использование печатей и штампов

12.1. В деятельности Комиссии используются два комплекта печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати), печать "Для документов" и печать "Для пакетов".

Для проставления отметок о получении, регистрации, рассылке, постановке на контроль документов, других отметок применяются соответствующие штампы.

12.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Председателя, заместителя Председателя, секретаря Комиссии изготовляются по их поручению.

12.3. Оттиск гербовой печати без номера (основной) проставляется на финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, государственных контрактах, в других предусмотренных законодательством случаях.

12.4. Оттиск гербовой печати с цифрой "2" проставляется на почетных грамотах, благодарностях, благодарственных письмах Комиссии, сведениях об общей численности избирателей участников референдума по состоянию на 1 января и 1 июля каждого года, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей на склад, на внос и вынос товарно-материальных ценностей и иных документах, не перечисленных в пункте 12.3.

12.5. Оттиск печати "Для документов" проставляется на рассылаемых копиях постановлений Комиссии, распоряжений Председателя Комиссии (без воспроизведения подписей).

12.6. На пакетах при отправке документов фельдъегерской связью проставляется печать с надписью "Для пакетов".

12.7. Штампы с факсимильным воспроизведением подписей Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Комиссии могут быть использованы для проставления на дубликатах и копиях подписанных в установленном порядке документов.

12.8. Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых металлических сейфах.

12.9. Ответственным за хранение гербовой печати без номера (основной) является начальник отдела по планированию, финансированию и бюджетному учету Комиссии. Ответственным за хранение гербовой печати с номером "2" является начальник отдела организационной и кадровой работы Комиссии. Ответственными за хранение печатей "Для документов", "Для пакетов", являются гражданские служащие, работающие в приемной Председателя Комиссии.

12.10. Об утере печати незамедлительно ставится в известность Председатель (заместитель Председателя, секретарь) Комиссии.

12.11. Гражданский служащий аппарата Комиссии, ответственный за хранение печатей составляет акт об уничтожении пришедших в негодность печатей.

Уничтожение производится после утверждения акта Председателем Комиссии. Металлические печати уничтожаются путем полного спиливания текста или опиливания двумя перекрестными линиями, каучуковые печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются.

13. Формирование дел и передача их в архив

13.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Комиссии, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об аппарате Комиссии, штатным расписанием Комиссии, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 (далее - Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и Комиссией, номенклатурами дел Комиссии за предшествующие годы.

Номенклатура дел Комиссии на предстоящий календарный год составляется ответственным за ведение делопроизводства при помощи ПИ ДЕЛО в последнем квартале текущего года, согласовывается с секретарем Комиссии, рассматривается на заседании Экспертной комиссии (далее - ЭК), утверждается Председателем Комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение N 17).

Номенклатура дел Комиссии не реже одного раза в пять лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - ЭПМК).

В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел. По окончании календарного года ответственный за ведение делопроизводства в конце номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

В период проведения избирательной кампании, в делопроизводственном году индексы дел в номенклатуре дел закрепляются в соответствии с уровнями проведения выборов (федеральные, республиканские и т. д). За каждым индексом прикреплен определенный уровень. В номенклатуре дел включается лишь та избирательная кампания, которая проводится в делопроизводственном году в соответствии с закрепленным за ним индексом.

Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на статью Перечня. Срок хранения документов, не указанных в данном Перечне, устанавливается ЭК по согласованию с ЭПМК.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

13.2. Оформление документов, формирование дел.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки (до оформления).

Исполненные документы формируются в дела ответственным за ведение делопроизводства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дела формируются с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

Исполненные электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, направлении в дело и других.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело. В случае, если подборка документов по одному вопросу насчитывает более 100 листов, она может быть выделена в самостоятельное дело;

документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;

в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.

В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и хронологии.

Протоколы заседаний Комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию Комиссии помещаются после соответствующего протокола.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В деле "Переписка" исходящий (ответный) документ помещается после входящего. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки, систематизируются по хронологии, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.

Если к письмам или к каким-либо иным документам приложены документы с пометкой "ДСП", то все документы по этому вопросу формируются в дело с пометкой "ДСП".

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.

13.3. Текущее хранение дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив Комиссии не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Документы по личному составу государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы, передаются в архив Комиссии по истечению 10 лет со дня увольнения.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях Комиссии и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Руководители структурных подразделений Комиссии обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Протоколы заседаний, постановления Комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений до передачи в архив находятся у секретаря Комиссии.

За сохранность документов и дел ответственность несут секретарь Комиссии и ответственный за ведение делопроизводства.

Дела должны находиться в рабочей комнате или в специально отведенном для этой цели помещении и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, выписка из номенклатуры дел которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На торцах обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене ответственного за ведение делопроизводства.

Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела ответственным за ведение делопроизводства, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

13.4. Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов в Комиссии на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам.

Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы, независимо от видов носителей и способов записи.

Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением Председателя Комиссии создается ЭК.

В ее функции входит также рассмотрение и согласование номенклатуры дел Комиссии.

В состав ЭК включаются члены Комиссии, гражданские служащие аппарата Комиссии.

Экспертиза ценности документов осуществляется ответственным за ведение делопроизводства в соответствии с требованиями законодательства и постановлениями ЦИК России, постановлениями Комиссии по согласованию и под методическим руководством ГКУ "ЦГА".

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Комиссии; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Комиссии.

Дела с отметкой "ЭПК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (приложения N 18) и по личному составу (приложение N 19), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 20). Эти документы рассматриваются на заседании ЭК Комиссии.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В Комиссии описи на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу составляются ответственным за делопроизводство, при методическом руководстве работника ГКУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики" (далее - ГКУ "ЦГА"). По этим описям документы передаются в ГКУ "ЦГА УР".

Описи дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, временного (свыше 10 лет) хранения - трех экземплярах.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится в соответствии с номенклатурой дел. Акты рассматриваются на заседании ЭК. Согласованные ЭК акты утверждаются Председателем Комиссии только после утверждения, согласования с ЭПМК описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот период, после этого Комиссия имеет право уничтожить дела, включенные в данный акт в установленном порядке.

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего производится их физическое уничтожение или уничтожением программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении электронных документов к уничтожению.

Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

13.5. Оформление дел.

Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, должны быть оформлены соответствующим образом.

Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках. Оформляются обложка и лист-заверитель дела.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела (для особо ценных дел, личных дел, а также дел, сформированным по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа), составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку дела.

Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 21). Сведения на обложку переносятся полностью из описей дел с уточнениями, после согласовании и утверждении с ЭПМК.

Обложка дела оформляется черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений.

На обложке дела указываются следующие реквизиты: название Комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела из номенклатуры дел, заголовок дела, крайние даты, количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

название Комиссии указывается в соответствии с Регламентом Комиссии. При изменении названия Комиссии в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке к старому названию приписывается новое;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

дата дела - на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), и не учитываются даты списания документов в дело, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листе-заверителе дела.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) проставляется чернилами на обложках дел постоянного хранения только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных, согласованных ЭПМК (до этого он проставляется карандашом).

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Сложенный лист большого формата (А2, А3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.

Лист с указаниями по исполнению документа нумеруется как отдельный лист.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов с составлением новой записи в листе заверителе.

В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела может помещаться внутренняя опись (приложение N 22).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение N 23).

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, физическое состояние документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и т.д.), а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись ответственного за делопроизводство, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.

13.6. Порядок передачи документов на постоянное хранение в ГКУ "ЦГА УР".

Дела постоянного срока хранения из архива Комиссии после истечения законодательно установленного срока хранения подлежат обязательной передаче на хранение в ГКУ "ЦГА УР" по описям, утвержденным ЭПМК.

Подготовка документов к передаче на хранение в ГКУ "ЦГА УР" предусматривает проведение проверки наличия дел по описям и розыск отсутствующих дел, в случае если дела не обнаружены на месте.

Недостатки в оформлении дел и т.п., выявленные при подготовке к передаче на хранение в ГКУ "ЦГА УР", устраняются ответственным за делопроизводство. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств Комиссии.

При передаче дел на постоянное хранение ГКУ "ЦГА УР" оформляет акт приема-передачи архивных документов на хранение.

14. Ответственность

14.1. Члены избирательной Комиссии, гражданские служащие аппарата Комиссии, а также граждане, привлекаемые по гражданско-трудовым договорам, несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

14.2. Ответственность за организацию делопроизводства в Комиссии, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, контроль за соблюдением требований Инструкции несет секретарь Комиссии.

СОГЛАСОВАНО Протоколом Экспертной комиссии Центральной избирательной комиссии Удмуртской Республики от ___________ 2023 г. N _____

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (протоколом от ___________ N ________

-----------------------------

¹ Входящий номер может формироваться аналогично исходящему.

------------------------------

ГАРАНТ:

Приложение не приводится