Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в агентстве информации и печати Республики Дагестан

Приложение N 1
к приказу Агентства информации
и печати Республики Дагестан
от 7 февраля 2023 г. N 25-од

Правила
обработки персональных данных в агентстве информации и печати Республики Дагестан

I. Общие положения

1. Правила обработки персональных данных в Агентстве информации и печати Республики Дагестан (далее - Агентство) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в Агентстве.

Правила определяют политику Агентства как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, и определяют цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

2. Обработка персональных данных в Агентстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, а также Правил.

3. Обработка персональных данных в Агентстве выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

4. При обработке персональных данных в Агентстве, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны соблюдаться требования Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 38, ст. 4320).

5. Обработка персональных данных осуществляется в соответствии с возложенными обязанностями государственными гражданскими служащими Агентства (далее - гражданские служащие Агентства), замещающими должности, предусмотренные перечнем должностей государственной гражданской службы Агентства информации и печати Республики Дагестан, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, утвержденным приказом Агентства в соответствии с подпунктом "б" пункта 1 перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211.

6. Обработка персональных данных в Агентстве осуществляется путем:

1) получения оригиналов необходимых документов либо их копий;

2) копирования оригиналов документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) формирования персональных данных в ходе их обработки;

5) внесения персональных данных в информационные системы Агентства:

6) заверения копий документов.

7. Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных частями 2 и 2.1 статьи 10 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3451; 2020, N 17, ст. 2701) (далее - Федеральный закон "О персональных данных").

8. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, за исключением случаев, указанных в пунктах 2-11 части 1 статьи 6, пунктах 2-10 части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных"

II. Категории субъектов персональных данных

9. К субъектам персональных данных, персональные данные которых обрабатываются в Агентстве в соответствии с Правилами, относятся:

1) гражданские служащие Агентства;

2) граждане, претендующие на замещение должностей государственной гражданской службы в Агентстве;

3) работники Агентства, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы (далее - работники Агентства);

4) граждане, претендующие на замещение должностей, не являющихся должностями государственной гражданской службы, в Агентстве;

5) лица, замещающие должности руководителей организаций, подведомственных Агентству (далее - руководители организаций);

6) граждане, претендующие на замещение должностей руководителей организаций;

7) заместители руководителей, главные бухгалтеры организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Агентством, замещающие должности, осуществление полномочий по которым влечет за собой обязанность представлять сведения о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей (далее - работники организаций);

8) граждане, претендующие на замещение должностей заместителей руководителей, главных бухгалтеров в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Агентством, осуществление полномочий по которым влечет за собой обязанность представлять сведения о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

9) лица, состоящие в родстве (свойстве) с субъектами персональных данных, указанными в подпунктах 1 - 8 пункта 9 Правил: близкие родственники (отец, мать, братья, сестры, дети), а также супруга (супруг), в том числе бывшая (бывший), супруги братьев и сестер, братья и сестры супругов;

10) лица, представляемые к награждению государственными и ведомственными наградами, к поощрению Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, наградные материалы по которым представлены в Агентство;

11) физические лица и представители организаций, обратившиеся в Агентство:

в связи с предоставлением государственной услуги;

в связи с исполнением государственной функции;

12) граждане, обратившиеся в Агентство в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2018, N 53 (ч. I), ст. 8454) (далее - Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации");

13) пользователи официального сайта Агентства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

III. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений, а также в связи с оказанием государственных услуг и осуществлением государственных функций

10. Персональные данные субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 9 пункта 9 Правил, обрабатываются в целях обеспечения задач кадровой работы, в том числе кадрового учета, делопроизводства, содействия в осуществлении служебной (трудовой) деятельности, формирования кадрового резерва, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности субъектов персональных данных, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, а также в целях противодействия коррупции.

11. Персональные данные субъектов персональных данных, указанных в подпункте 11 пункта 9 Правил, обрабатываются в целях предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций.

12. Перечень персональных данных, обрабатываемых в Агентстве информации и печати Республики Дагестан в связи с реализацией служебных или трудовых отношений, а также в связи с оказанием государственных услуг и осуществлением государственных функций, утверждается приказом Агентства в соответствии с подпункта "б" пункта 1 перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211.

13. Обработка персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от гражданского служащего Агентства.

В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего Агентства у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего Агентства заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему Агентства о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

IV. Условия и порядок обработки персональных данных гражданских служащих Агентства и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения

14. В Агентстве осуществляется обработка персональных данных гражданских служащих Агентства и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения (далее - лица, заинтересованные в субсидии, единовременная субсидия соответственно).

15. Перечень персональных данных, подлежащих обработке в связи с предоставлением единовременной субсидии, включает в себя:

1) фамилию, имя, отчество (при наличии) (в том числе прежние фамилии, имена, отчества (при наличии) в случае их изменения);

2) вид, серию, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дату выдачи;

3) адрес и дата регистрации (снятия с регистрационного учета) по месту жительства (месту пребывания);

4) сведения о семейном положении, составе семьи и сведения о близких родственниках (в том числе бывших мужьях (женах);

5) персональные данные, содержащиеся в выписке из домовой книги, копиях финансового лицевого счета, свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельства о рождении ребенка (детей), трудовой книжки, сведениях о трудовой деятельности, предусмотренных статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, копиях документов о наличии в собственности гражданского служащего Агентства и (или) членов его семьи жилых помещений (с предоставлением при необходимости их оригиналов), документа, подтверждающего право на дополнительную площадь жилого помещения;

6) иные персональные данные, содержащиеся в документах, предусмотренных пунктом 6 Правил предоставления федеральным государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 27 января 2009 г. N 63 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 6, ст. 739; 2020, N 30, ст. 4898), а также ставшие известными в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии.

16. Обработка персональных данных в соответствии с настоящей главой осуществляется на основании заявления гражданского служащего Агентства о постановке на учет для предоставления единовременной субсидии, представляемого в комиссию по рассмотрению вопросов предоставления государственным гражданским служащим Агентства информации и печати Республики Дагестан единовременной субсидии на приобретение жилого помещения (далее - комиссия Агентства).

17. Обработка персональных данных лиц, заинтересованных в субсидии, осуществляется гражданскими служащими Агентства, входящими в состав комиссии Агентства.

V. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в связи с рассмотрением обращений граждан

18. В Агентстве обработка персональных данных граждан осуществляется в целях обеспечения своевременного и в полном объеме рассмотрения их устных и письменных обращений в порядке, установленном Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

19. Персональные данные граждан, обратившихся в Агентство лично, а также направивших индивидуальные или коллективные обращения в письменной форме или в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением граждан о результатах рассмотрения.

20. В связи с рассмотрением поступивших в Агентство обращений граждан обработке подлежат следующие персональные данные:

1) фамилия, имя, отчество (при наличии);

2) почтовый адрес;

3) адрес электронной почты;

4) указанный в обращении номер телефона;

5) иные персональные данные, указанные в обращении, а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения.

21. Обработка персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений граждан, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных" и Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

VI. Порядок обработки персональных данных в автоматизированных информационных системах

22. Обработка персональных данных в Агентстве может осуществляться с использованием автоматизированных информационных систем.

23. Доступ к автоматизированным информационным системам гражданских служащих Агентства, осуществляющих обработку персональных данных в автоматизированных информационных системах, реализуется посредством учетной записи, состоящей из имени пользователя и пароля.

24. Доступ к автоматизированным информационным системам предоставляется в соответствии с должностными обязанностями гражданских служащих Агентства.

25. Информация может размещаться в автоматизированных информационных системах как в автоматическом, так и в ручном режиме, при получении информации на бумажном носителе или в ином виде, не позволяющем осуществлять ее автоматическую регистрацию.

26. Обеспечение безопасности при обработке персональных данных в автоматизированных информационных системах Агентства осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 45, ст. 6257) и достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, а также иных неправомерных действий в отношении персональных данных согласно статьей 19 Федерального закона "О персональных данных".

VII. Сроки и порядок обработки и хранения персональных данных

27. Обработка персональных данных гражданских служащих Агентства, работников Агентства, руководителей организаций и работников организаций осуществляется в течение всего периода прохождения государственной гражданской службы (работы) в Агентстве и работы в организациях, подведомственных Агентству.

28. Обработка персональных данных претендентов на замещение вакантной должности государственной гражданской службы в Агентстве, лиц, допущенных к участию в конкурсе на замещение указанной должности, осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 6, ст. 439; 2017, N 37, ст. 5506).

29. Срок хранения персональных данных лиц, заинтересованных в субсидии, а также срок хранения персональных данных в автоматизированных информационных системах Агентства определяется в соответствии с Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Росархива от 28 декабря 2021 г. N 142 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 2 февраля 2022 г., регистрационный N 67095).

30. Персональные данные хранятся в структурных подразделениях Агентства у гражданских служащих Агентства, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным.

31. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

32. При обработке персональных данных должно обеспечиваться раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных Правилами.

33. Контроль за хранением и использованием материальных носителей, содержащих персональные данные, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют непосредственные руководители гражданских служащих Агентства, осуществляющих обработку персональных данных.

VIII. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

34. Документы, содержащие персональные данные, сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению.

35. Документы, содержащие персональные данные, на бумажном носителе до истечения срока их хранения передаются в архив Агентства для хранения или уничтожения.

36. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

37. Вопрос об уничтожении документов, содержащих персональные данные, по истечении срока их хранения в Агентстве рассматривается на заседании Центральной экспертной комиссии Агентства по предпринимательству и инвестициям Республики Дагестан (далее - экспертная комиссия Агентства). На основании представленного лицом, ответственным за архивную обработку документов, в экспертную комиссию Агентства акта о выделении документов к уничтожению выносится решение о его согласовании (несогласовании).

38. Уничтожение персональных данных на электронных носителях производится под контролем гражданского служащего Агентства, осуществляющего мероприятия по защите государственной тайны, гражданским служащим Агентства путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

39. Уничтожению подлежат обрабатываемые персональные данные по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральными законами.

40. В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение срока, указанного в частях 3-5 статьи 21 Федерального закона "О персональных данных", осуществляется блокирование таких персональных данных или обеспечивается их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Агентства) и обеспечивается уничтожение персональных данных в срок не более чем 6 (шесть) месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами.

41. Уничтожение персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

42. Формирование, ведение и хранение в течение установленного срока личных дел гражданских служащих Агентства, руководителей организаций, иных материалов, содержащих их персональные данные, ведение и хранение личных карточек гражданских служащих Агентства, личных карточек руководителей организаций, а также хранение личных дел лиц, уволенных с гражданской службы из Агентства, руководителей организаций, с дальнейшей их передачей в архив, осуществляются кадровой службой Агентства в порядке, определенном Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005. N 23, ст. 2242; 2019, N 30, ст. 4291).