Приложение 1. Положение о работе системы электронного документооборота Администрации города Курска

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
УТВЕРЖДЕНО
постановлением
Администрации города Курска
от 03 мая 2023 года
N 250

Положение
о работе системы электронного документооборота Администрации города Курска

1. Настоящее Положение разработано в соответствии со следующими нормативными правовыми актами и методическими документами в сфере делопроизводства, архивного дела и информационных технологий:

Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

Постановление Правительства Российской Федерации от 09.02.2012 N 111 "Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи;

Постановление Правительства Российской Федерации от 25.01.2013 N 33 "Об использовании простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг";

Постановление Правительства Российской Федерации от 09.06.2016 N 516 "Об утверждении Правил осуществления взаимодействия в электронной форме граждан (физических лиц) и организаций с органами государственной власти, органами местного самоуправления, с организациями, осуществляющими в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия";

Постановление Правительства Российской Федерации от 24.07.2021 N 1264 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия";

Приказ Федерального архивного агентства от 29.04.2011 N 32 "Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности";

Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях";

Приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления";

Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения";

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 N 1185-ст;

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденный Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8.12.2016 N 2004-ст;

Постановление Администрации города Курска от 24.12.2020 N 2468 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Курска".

2. Настоящее Положение определяет организацию электронного документооборота с использованием Системы электронного документооборота Администрации города Курска, реализованной на базе программного комплекса системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - система "Дело").

3. Под электронным документооборотом в настоящем Положении понимается движение в системе "Дело" электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки Участникам системы "Дело", организациям и гражданам, а также документооборот с участниками электронного взаимодействия средствами "Сервера электронного взаимодействия" (далее - СЭВ) и федеральной системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).

4. Участники системы "Дело" (далее - Участники) - отраслевые (функциональные) органы Администрации города Курска, территориальные органы Администрации города Курска, подведомственные учреждения Администрации города Курска.

5. Основными принципами электронного документооборота Администрации города Курска являются:

обеспечение технологической возможности использования системы "Дело" с переменным числом Участников;

правомерное использование Участниками единых технологий, единой базы данных системы "Дело", форматов, протоколов информационного взаимодействия, программных и программно-технических средств;

обеспечение целостности и достоверности передаваемой информации в системе "Дело";

обеспечение доступности и воспроизводимости хранящейся информации в базе данных системы "Дело" в соответствии с полномочиями Участников;

минимизация издержек при осуществлении информационного взаимодействия;

однократный ввод и многократное использование документов (однократная регистрация документов для всех Участников без перерегистрации при передаче между Участниками);

соблюдение Участниками действующих правил делопроизводства при работе с системой "Дело".

6. Система электронного документооборота Администрации города Курска направлена на решение следующих задач:

объединение в единый процесс документационного обеспечения управления Участников;

соблюдение единых правил регистрации, управления, хранения к электронным документам и электронным копиям документов (далее - документы), проектов к ним, а также электронных сообщений;

обеспечение доступа пользователей системы "Дело" к электронным документам и электронным копиям документов, электронным сообщениям согласно полномочиям пользователей;

обеспечение юридически значимого электронного документооборота при помощи средств электронной подписи;

электронное взаимодействие Участников системы "Дело" с органами власти Курской области, расположенными на территории Курской области и (или) Российской Федерации, осуществляемое средствами систем СЭВ и (или) МЭДО.

7. Электронный документооборот между Участниками системы "Дело" с органами власти Курской области, расположенными на территории Курской области, осуществляется в рамках региональной системы обмена информацией Единая информационная коммуникационная среда Курской области (далее - ЕИКС Курской области), построенной на основе защищенной виртуальной сети с использованием технологии "ViPNet".

8. Основными функциями Системы электронного документооборота Администрации города Курска являются:

создание регистрационной карточки документа (далее - РК) или регистрационной карточки проекта документа (далее - РКПД) с формированием регистрационно-учётных данных о документе (проекте документа) и присоединение к РК (РКПД) файла электронного документа или копии электронного документа, который является сочетанием визуального отображения бланка, текста и других реквизитов электронного документа и его приложений, файла электронной копии документа - сканированного образа документа на бумажном носителе;

осуществление мониторинга, анализа и автоматизированного контроля хода исполнения документов;

получение оперативной аналитической и статистической отчетности;

оперативная доставка электронных сообщений, электронных документов и (или) копий электронных документов, а также проектов к ним;

автоматизация процесса создания законодательных актов.

9. Оператор системы "Дело".

Оператором, обеспечивающим взаимодействие Участников при помощи системы "Дело", является Администрация города Курска (далее - Оператор).

9.1. Функции Оператора:

осуществление организационного и методического обеспечения электронного документооборота в Администрации города Курска;

организация развития и работоспособности программно-технических средств системы "Дело", корректного функционирования базы данных;

организация резервного копирования информации, размещенной в базе данных систем "Дело";

осуществление мониторинга состояния и управления работой системы "Дело";

организация обеспечения целостности информации, хранящейся в базе данных системы "Дело";

организация обеспечения исполнения требований законодательства Российской Федерации по защите информации ограниченного доступа, содержащейся в системе "Дело", не содержащей сведений, составляющих государственную тайну;

организация обеспечения исполнения требований законодательства Российской Федерации по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в системе "Дело";

организация формирования и актуализации справочников и пользователей системы "Дело";

делегирование полномочий по актуализации справочников в системе "Дело" уполномоченным специалистам Участника;

организация взаимодействия системы "Дело" с СЭВ и МЭДО;

финансовое планирование потребности на обеспечение технического сопровождения и функционального развития системы "Дело";

исполнение функций, связанных с организационным и программно-техническим обеспечением системы "Дело".

9.2. Оператор обязан:

организовать функционирование системы "Дело" в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Курской области;

организовать регистрацию в системе "Дело" Участников системы "Дело" на основании заявок на подключение Участников по форме, установленной Оператором;

контролировать выполнение Участниками требований, установленных настоящим Положением и Оператором;

обеспечить координацию деятельности Участников при создании, обработке, управлении и хранении электронных документов, и разграничении доступа к документам в системе "Дело";

организовать работу локальных технологов;

обеспечить предоставление информационной и методической поддержки Участников по вопросам использования системы "Дело";

организовывать плановые технические мероприятия по обслуживанию системы "Дело", требующие прекращения доступа к системе "Дело", в нерабочее время, при этом, оповещать Участников не менее чем за один рабочий день до даты прекращения доступа.

9.3. Оператор в праве:

ограничить доступ Участников к системе "Дело" в случае нарушения Участниками требований, установленных настоящим Положением и Оператором, до момента устранения таких нарушений;

устанавливать требования по защите информации ограниченного доступа и обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в системе "Дело", обязательные для исполнения всеми Участниками;

осуществлять уничтожение документов из системы "Дело" в соответствии с порядком определённым Регламентом работы с электронными документами и (или) электронными копиями документов, электронными сообщениями в системе электронного документооборота Администрации города Курска и инструкцией по делопроизводству в Администрации города Курска;

привлекать сторонние организации для обеспечения функционирования, технического сопровождения системы "Дело", обучения Участников работе в системе "Дело";

совершать иные действия в рамках организации электронного документооборота между Участниками, не противоречащими законодательству Российской Федерации и Курской области.

10. Участники системы "Дело".

10.1. Участник обязан:

соблюдать нормы настоящего Положения и связанных с ним нормативных правовых актов города Курска, устанавливающих порядок работы в системе электронного документооборота Администрации города Курска;

внутренним распорядительным документом назначить специалиста из штата организации ответственным за сопровождение системы "Дело" в части работы пользователей (далее - локальный технолог) и направить Оператору копию такого распорядительного документа о назначении;

ознакомить пользователей и локальных технологов с обязанностями, установленными настоящим Положением, и обеспечить их соблюдение пользователями и локальными технологами;

при электронном взаимодействии между Участниками, в том числе через СЭВ и МЭДО, принимать и признавать квалифицированную электронную подпись;

размещать в системе "Дело" достоверные электронные документы и электронные копии документов, соответствующие документам на бумажном носителе, ответственность за соответствие таких документов несёт работник (пользователь) Участника, разместивший документ в системе "Дело";

обеспечить прохождение локальными технологами и пользователями системы "Дело" подготовки для полноценного выполнения ими своих должностных обязанностей, связанных с сопровождением и работой с электронными документами в системе "Дело";

обеспечить направление локальными технологами Оператору информации, необходимой для информационного и технического сопровождения системы "Дело" и пользователей по форме заявок, установленной Оператором;

через локальных технологов сообщать Оператору о всех изменениях, произошедших в структуре подразделений, штатной расстановке, номенклатуре дел, по форме заявок, установленной Оператором, в течение рабочего дня с момента таких изменений;

при помощи локального технолога проводить установку и настройку программного обеспечения системы "Дело", программного обеспечения и средства защиты информации для работы с квалифицированной электронной подписью и документами "Для служебного пользования" на рабочих станциях пользователей;

при помощи локального технолога предоставлять, при необходимости, доступ к рабочим станциям пользователей работникам Оператора и организаций, обеспечивающих техническое сопровождение системы "Дело";

обеспечить достоверность информации, передаваемой по системе "Дело", ответственность за соответствие такой информации несёт работник (пользователь) Участника, разместивший информацию в системе "Дело";

обеспечить исполнение требований, по защите информации ограниченного доступа, содержащейся в системе "Дело" и безопасность персональных данных при их обработке в системе "Дело";

обеспечить работоспособность и безопасность программно-аппаратных средств пользователей Участника, необходимых для функционирования системы "Дело", а также иных программно-аппаратных средств, обеспечивающих возможность работы с документами "Для служебного пользования", а также подписания документов электронной подписью в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и настоящего Положения;

принять к исполнению электронные документы, зарегистрированные в системе "Дело" или созданные в виде электронной копии документа, при соблюдении условий равнозначности квалифицированной электронной подписи собственноручной подписи, а также дополнительных требований к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати;

обеспечить строгое соблюдение установленного законодательством Российской Федерации порядка ограниченного доступа к отдельным видам информации и не допускать ее размещения в системе "Дело";

использовать лицензионное программное обеспечение антивирусной защиты автоматизированных рабочих мест пользователей и поддерживать актуальность антивирусных баз;

обеспечить рабочие места пользователей системы "Дело" необходимыми средствами для подключения рабочих мест к ЕИКС Курской области, в том числе подключающихся через сеть "Интернет".

10.2. Участник в праве:

направлять заявки на подключение пользователей к системе "Дело" по форме Оператора;

в рамках своих полномочий направлять (получать) документы по системе "Дело" другим Участникам системы "Дело", участникам электронного взаимодействия - средствами СЭВ и МЭДО, в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, Курской области, настоящего Положения;

по согласованию с Оператором, за счёт собственных финансовых средств проводить подготовку пользователей, разрабатывать методические материалы, развивать функциональные возможности системы "Дело" с целью повышения эффективности выполнения своих полномочий с учётом особенностей процессов документационного обеспечения управления Участника;

вносить предложения о необходимых улучшениях в части функционирования системы "Дело".

11. Участник и Оператор не несут ответственности за аварии, сбои или перебои в обслуживании системы "Дело", связанные с нарушениями в работе программно-технических средств, систем подачи электроэнергии и (или) линий связи и (или) сетей, которые обеспечиваются, подаются, эксплуатируются и (или) обслуживаются сторонними лицами.

12. Подключение Участника к системе "Дело" производится на безвозмездной основе. При организации доступа Участника с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет", расходы, связанные с аппаратно-программным обеспечением, интеграцией с ЕИКС Курской области, оплатой трафика, возлагаются на Участников.

13. Пользователи системы "Дело" - это работники Участников системы "Дело".

Обязанности пользователей:

соблюдать порядок работы в системе "Дело", установленный настоящим Положением и Оператором;

содержать в исправном состоянии программно-технические средства, которые подключены к системе "Дело", принимать меры для предотвращения несанкционированного доступа к компьютерам и установленному на них программному обеспечению и средствам криптографической защиты информации;

о всех замечаниях, затруднениях, пожеланиях, просьбах связанных с работой в системе "Дело" сообщать локальному технологу;

предотвращать появление в информационном пространстве, в котором функционирует система "Дело", компьютерных вирусов и программ, направленных на разрушение;

немедленно сообщать Оператору, через локального технолога, обо всех случаях, свидетельствующих о попытках несанкционированного доступа к компьютерам с установленными средствами электронной подписи;

обеспечивать конфиденциальность пароля для авторизации в системе "Дело", в случае нарушения его конфиденциальности немедленно уведомлять Оператора, через локального технолога.

14. Работа с электронными документами и (или) электронными копиями документов, электронными сообщениями и применение электронной подписи в системе "Дело" осуществляется в соответствии с:

Регламентом работы с электронными документами и (или) электронными копиями документов, электронными сообщениями в системе электронного документооборота Администрации города Курска;

Порядком применения электронной подписи в системе электронного документооборота Администрации города Курска;

Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Курска.

15. Обмен и хранение в системе "Дело" электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, не допускается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

16. В целях защиты информации, размещенной в системе "Дело", от неправомерного доступа обеспечивается электронное протоколирование действий пользователей, позволяющее обеспечивать учёт всех действий по созданию, изменению, удалению информации в системе "Дело", фиксированию точного времени и информации о пользователе (работнике), осуществившем перечисленные действия с информацией.

17. Обеспечение информационной безопасности при осуществлении электронного документооборота в системе "Дело".

Электронный документооборот между Участниками осуществляется с соблюдением законодательства Российской Федерации по защите информации ограниченного доступа, содержащейся в информационных системах, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну и обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах.

Участники обеспечивают достоверность и актуальность информации, содержащейся в системе "Дело", выполняют все организационные и технические мероприятия по ограничению доступа, уничтожению, модифицированию, блокированию, копированию, предоставлению, распространению информации, размещаемой в системе "Дело".

Информационная безопасность при осуществлении электронного взаимодействия Администрации города Курска с другими органами власти Курской области, расположенными на территории Курской области и (или) Российской Федерации, обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий:

технические мероприятия - это использование средств защиты информации от несанкционированного доступа в полном объеме их функциональных возможностей, обеспечение целостности и доступности обрабатываемых данных, обеспечение антивирусной защиты обрабатываемой информации;

организационные мероприятия - это контроль выполнения требований нормативных правовых актов и иных документов, регламентирующих порядок обеспечения защиты информации, установления порядка резервного копирования, архивирования и восстановления базы данных системы "Дело", своевременного обновления антивирусных баз, установления порядка допуска к программно-техническим средствам для проведения обслуживания системы "Дело".

18. Требования к программно-техническим средствам системы "Дело".

База данных системы "Дело" и серверная часть программного обеспечения размещаются на серверах в помещении, защищенном от несанкционированного физического проникновения. Серверы функционируют в круглосуточном режиме. Допускается отключение серверов на профилактику, а также для проведения работ по обновлению системы "Дело" в нерабочее время, в праздничные и выходные дни, с обязательным уведомлением Участников за один рабочий день до проведения работ.

Требования к программно-техническим средствам автоматизированного рабочего места пользователя определяются программным комплексом системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело".