Приложение 2. Регламент работы с электронными документами и (или) электронными копиями документов, электронными сообщениями в системе электронного документооборота Администрации города Курска

ПРИЛОЖЕНИЕ 2
УТВЕРЖДЕН
постановлением
Администрации города Курска
от 03 мая 2023 года
N 250

Регламент
работы с электронными документами и (или) электронными копиями документов, электронными сообщениями в системе электронного документооборота Администрации города Курска

1. Общие положения.

Настоящий Регламент работы с электронными документами и (или) электронными копиями документов, электронными сообщениями в системе электронного документооборота Администрации города Курска (далее - Регламент) устанавливает порядок работы с электронными сообщениями, электронными документами и (или) электронными копиями документов при ведении электронного документооборота с использованием информационной системы Администрации города Курска "Система электронного документооборота Администрации города Курска" (далее - система "Дело").

Регламент устанавливает требования к электронному документу, порядок работы с электронными документами и (или) электронными копиями документов, электронными сообщениями, состав перечня видов документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при электронном взаимодействии Участников в системе "Дело".

Условия определения целостности, достоверности и признания электронного документа равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью) устанавливается Порядком применения электронной подписи в системе электронного документооборота Администрации города Курска.

Вопросы организации архивного хранения электронных документов находятся вне зоны действия настоящего Регламента.

Настоящий Регламент разработан на основании Положения о работе системы электронного документооборота Администрации города Курска (далее - Положение), утвержденного пунктом 1.1. настоящего постановления в соответствии с Приказом Федерального архивного агентства от 29.04.2011 N 32 "Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности", Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".

Настоящий Регламент обязателен для исполнения всеми Участниками системы "Дело".

2. Основные понятия, используемые в настоящем Регламенте.

В настоящем Регламенте используются понятия, применяемые в Положении о работе системы электронного документооборота Администрации города Курска:

временное хранение документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

достоверность (электронного документа) - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов, и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

постоянное хранение документов - вечное хранение документов без права их уничтожения;

РК (РКПД) - регистрационно-учетная карточка документа (проекта документа), создаваемая в электронном виде в системе "Дело", используемая для записи сведений о документе (проекте документа) в целях учета, поиска и контроля;

срок хранения документов - период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;

целостность (электронного документа) - состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме.

Иные понятия и термины, используемые в настоящем Регламенте, применяются в значениях, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и методическими документами в сфере делопроизводства, архивного дела и информационных технологий.

3. В системе "Дело" создаются (регистрируются), хранятся и используются:

поступающие документы к Участнику, в том числе обращения граждан (входящие); отправляемые Участником документы (исходящие); внутренние документы Участника;

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе;

электронные документы и сообщения, отправляемые и поступающие по электронным каналам связи, в том числе по СЭВ и МЭДО.

Электронные документы и (или) электронные копии документов, электронные сообщения вводятся в систему "Дело" однократно, при передаче документов между Участниками системы "Дело" повторная регистрация не производится.

Электронные документы, создаваемые в системе "Дело", по составу реквизитов идентичны аналогичным документам на бумажном носителе. Сроки хранения электронных документов, идентичны аналогичным документам на бумажном носителе.

Регистрация и отправка созданных электронных документов и (или) электронных копий документов осуществляется в день создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Документы, создаваемые Участником и (или) поступившие Участнику на бумажном носителе, регистрируются в системе "Дело" с созданием электронной копии такого документа, полученной в результате сканирования документов на бумажном носителе и прикрепления полученной электронной копии документа (электронного образа документа) к РК. Включение электронной копии документа в систему "Дело" допускается после его сравнения с подлинником документа. Ответственность за соответствие документа, размещенного в системе "Дело", документу на бумажном носителе несёт Участник системы "Дело" в лице работника, разместившего документ в системе "Дело".

При создании (регистрации), передаче, рассмотрении, исполнении, согласовании и подписании электронных документов и проектов к ним во внутреннем документообороте Участника, могут быть применимы способы подтверждения действий с электронными документами, при помощи простой электронной подписи.

При обмене электронными документами в системе "Дело" между Участниками и (или) участниками электронного взаимодействия, в том числе через СЭВ и МЭДО, такие документы подписываются ключом квалифицированной электронной подписи должностного лица - автора документа. Электронная копия документа может быть заверена ключом квалифицированной электронной подписи должностного лица, зарегистрировавшего (создавшего) его в системе "Дело".

Применение электронных подписей Участниками системы "Дело" происходит согласно Порядку применения электронной подписи в системе электронного документооборота Администрации города Курска. Ответственность за неправомерное подписание электронного документа электронной подписью в системе "Дело" несет владелец ключа электронной подписи, должностное лицо Участника, подписавшее документ.

При возникновении разногласий, споров, между Участниками, связанных с принятием или непринятием, либо с исполнением или неисполнением документа, подписанного электронной подписью, Участник представляет Оператору всю необходимую информацию и документы для выяснения обстоятельств возникших разногласий и споров.

Электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, создаются из состава документов, входящих в перечень видов документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов (далее - Перечень), содержащихся в приложении к настоящему Регламенту.

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. В настоящем Регламенте не содержится приложение

Получение Участником электронного документа при электронном взаимодействии в системе "Дело", подписанного квалифицированной электронной подписью или созданного в виде электронной копии документа, в соответствии с требованиями, предусмотренными настоящим Регламентом, является достаточным условием, позволяющим установить авторство документа и принять электронный документ и (или) электронную копию документа к рассмотрению и исполнению.

Документооборот между Участниками осуществляется в электронном виде по системе "Дело". Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными, региональными, муниципальными законами либо принимаемыми в соответствии с ними правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Документы и сообщения, отправляемые и поступающие по электронным каналам связи, в том числе СЭВ и МЭДО, направляются Участникам в электронной форме с использованием системы "Дело".

При необходимости использования Участником информации, содержащейся в электронном документе на бумажном носителе, допускается создание бумажных копий электронного документа. Порядок создания и заверения бумажных копий электронных документов определяется Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Курска. Результаты обработки и маршрут движения между подразделениями бумажной копии электронного документа должны вносится Участником в систему "Дело".

Учёт, контроль и анализ обращений граждан осуществляется Участниками в системе "Дело" с учётом требований федерального, областного и муниципального законодательства, а также методических рекомендаций Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, определяющих порядок работы и информационного обмена по работе с обращениями граждан.

Организация электронного взаимодействия между Участниками системы "Дело", а также участниками электронного взаимодействия, в том числе по каналам СЭВ и МЭДО, осуществляется Оператором в рамках выполнения возложенных на него полномочий и в пределах установленной компетенции.

4. Порядок работы с электронными документами и электронными копиями документов в системе "Дело" определяется правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утверждёнными Приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71.

Делопроизводство с применением системы "Дело" организуется согласно Инструкции по делопроизводству в Администрации города Курска, утверждённой постановлением Администрации города Курска от 24.12.2020 N 2468.

5. Перечень видов документов создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, определяет единый подход в работе по подготовке документов с целью перехода на безбумажный документооборот между Участниками системы "Дело".

В Перечень входят документы, которым в основном установлен временный срок хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутренняя переписка; документы по регистрации, учету и контролю, и другие документы, образующиеся в деятельности Администрации города Курска, отражающие специфику её деятельности; документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения.

Документы Участников, не вошедшие в Перечень видов электронных документов, создаются в виде электронных копий документов. Их передача между Участниками системы "Дело", рассмотрение и обработка осуществляются аналогично электронным документам.

Согласно Перечню, в номенклатуре дел Участника учитываются сведения о таких документах путем простановки отметки в графе "Примечания", что дело ведётся в электронном виде.

Состав видов электронных документов Перечня может быть изменен по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архивного управления Курской области.

Номенклатура дел Участника с указанием дел, которые ведутся в электронном виде согласно Перечню, после согласования с экспертной комиссией Участника (далее - ЭК) и утверждения руководителем, предоставляется Участником Оператору для обеспечения ввода в систему "Дело" изменений в справочник номенклатуры дел.

6. Электронный документ признаётся равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью) при соблюдении следующих условий:

электронный документ соответствует требованиям, установленным Порядком применения электронной подписи в системе электронного документооборота Администрации города Курска;

электронные документы входят в состав Перечня видов документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов;

электронный документ соответствует требованиям, установленным настоящим Регламентам к электронному документу.

7. Создаваемый электронный документ должен входить в состав Перечня видов документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов и соответствовать следующим требованиям:

электронные документы оформляются по общим правилам делопроизводства и имеют реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе;

при создании электронных документов в системе "Дело" используются электронные шаблоны документов, которые разрабатываются Участниками и представляются Оператору для их включения в систему "Дело";

при создании, отправке и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

Регистрационные данные документа - это РК (РКПД), которые являются неотъемлемой частью документа, обеспечивают управление документами, в том числе поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование, электронное взаимодействие и другие функциональные возможности. Заполненные РК (РКПД) при электронном взаимодействии представляют собой электронные сообщения.

Набор реквизитов документа, подлежащих включению в РК (РКПД) (в зависимости от вида документа набор реквизитов может быть разный) представлен в таблице:

N п/п	Наименование сведений о документе	Наименование поля РК	Характеристика информации, включаемой в РК
	1.	2.	3.
1.	Адресант (автор)	корреспондент (гражданин)	наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
2.	Адресат	кому, адресаты	наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
3.	Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	подписал	в соответствии с реквизитом "Подпись"
4.	Наименование вида документа	заголовок РК	выбирается из справочника "Группы документов" в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа выбирается из справочника "Группы документов"
5.	Дата документа	дата	в соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6.	Регистрационный номер документа	Исх. N	в соответствии с номером, присвоенным документу автором-отправителем
7.	Дата регистрации/ поступления документа	от	дата регистрации документа; указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8.	Регистрационный номер документа	N	номер, присвоенный документу при его регистрации
9.	Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)	связки	в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
10.	Заголовок к тексту (краткое содержание документа)	содержание	краткое содержание документа (заголовок к тексту документа)
11.	Индекс дела по номенклатуре дел	журнал передачи	индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12.	Сведения о переадресации документа	журнал передачи	на основании указаний по исполнению документа
13.	Количество листов основного документа и приложений	состав	количество листов основного документа и общее количество листов приложений, заполняется по формуле 5 (1+4), где 5 - общем число листов документа, 1 - число листов основного документа, 4 - число листов приложения к документу
14.	Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)	поручение	указания по исполнению документа или поручение руководителя, определяющие исполнителя, характер исполнения документа и срок исполнения
15.	Отметка о контроле	поручение	отметка о контрольности поручения
16.	Гриф ограничения доступа	доступ	в соответствии с отметкой о конфиденциальности
17.	Сведения о КЭП	файлы, поручение	сведения об авторе - владельце сертификата КЭП и дате подписания
18.	Проверка электронной подписи	проверка подписи файла, поручения	сведения о действительности КЭП и сертификата
19.	Подразделение - ответственный исполнитель документа	исполнитель	должность, фамилия, инициалы, рабочий телефон и подразделение лица, подготовившего документ
20.	Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов)	файлы	сведения о количестве и именах файлов
21.	Вид документа	классификатор	принадлежность документа к определенному виду по признаку общности функционального назначения
22.	Рубрикатор	список рубрик	список тематических рубрик, к которым относится документ

К РК (РКПД) документа в обязательном порядке прикрепляется файл (файлы) электронного документа или электронной копии документа. Файл электронной копии документа должен обеспечить визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1, качество присоединенного файла электронной копии документа должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать его реквизиты.

Если бумажный документ состоит из двух или более листов, электронная копия такого бумажного документа формируется в виде одного файла.

Допустимый формат и размер прикрепляемых файлов определяется Оператором.

Пересмотр набора реквизитов документа, подлежащих включению в РК (РКПД), формата и размера прикрепляемых файлов в процессе использования системы "Дело", а также своевременное доведение их до участников возлагаются на Оператора.

Для обеспечения уникальности регистрационных номеров документов в системе "Дело" Оператором ведется справочник Участников, который используется в формировании регистрационных номеров документов и проектов к ним.

Поручения (резолюции) по исполнению документов и электронных копий документов вводятся в РК документа и заверяются квалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью должностного лица - автора поручения (резолюции). Поручение (резолюция), заверенная электронной подписью должностного лица - автора поручения (резолюции), является неотъемлемой частью документа и принимается к исполнению всеми Участниками. Ответственность за достоверность и полноту соответствующего поручения (резолюции) по документу несет Участник в лице должностного лица - владельца ключа квалифицированной электронной подписи и (или) ключа простой электронной подписи.

Отчёты об исполнении поручений (резолюций) по электронным документам вводятся в РК документа и заверяются квалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью должностного лица - автора отчёта. Отчёт об исполнении поручения (резолюции), заверенный электронной подписью должностного лица - автора отчёта, является неотъемлемой частью электронного документа и принимается к сведению всеми Участниками. При вводе отчёта Ответственность за достоверность и полноту соответствующего отчёта об исполнении поручения (резолюции) несёт участник в лице должностного лица - владельца ключа квалифицированной электронной подписи и (или) ключа простой электронной подписи - автора отчёта.

Визирование и (или) подписание проектов электронных документов осуществляется путем внесения информации о визировании и (или) подписании в РКПД, которая заверяется квалифицированной электронной подписью должностного лица, визирующего и (или) подписывающего проект электронного документа. При визировании и (или) подписании проектов электронных документов во внутреннем документообороте Участника допускается использование простой электронной подписи должностного лица, визирующего и (или) подписывающего проект электронного документа. Ответственность за достоверность и полноту соответствующей информации о визировании и (или) подписании электронного документа несет участник в лице должностного лица - владельца ключа квалифицированной электронной подписи и (или) ключа простой электронной подписи - визирующего и (или) подписывающего проект документа.

8. Порядок и сроки хранения документов.

Единицей учёта документа является электронный документ, зарегистрированный в системе "Дело".

Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Участника и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

Документы с временным сроком хранения (до 10 лет) подлежат хранению в установленном порядке в системе "Дело" в течение сроков, определённых соответствующей номенклатурой дел. После истечения срока хранения они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов, утверждённого Участником.

Документы постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения создаются и хранятся как в форме электронных документов, так и на бумажном носителе. Порядок архивного хранения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения определяется правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях".

Сроки хранения РК (РКПД) документов, не отвечающих требованиям к электронному документу, не устанавливается.

Документы, своевременно не включенные в дела, хранятся в системе "Дело" в течение 2 лет с даты регистрации РК документа.

9. Порядок уничтожения документов.

Участники являются владельцами своих электронных копий документов, электронных документов и проектов к ним и несут ответственность за их сохранность.

Ответственность за определение срока хранения документа несёт Участник - владелец документов в лице работника, проставившего отметку о включении документа в дело.

Оператор осуществляет хранение документов Участников и осуществляет мероприятия по уничтожению документов.

Уничтожение документов проводится Оператором при соблюдении следующих условий:

к уничтожению отбираются только документы с истекшими сроками хранения;

допускается уничтожение только тех электронных копий документов и электронных документов, которым установлен срок хранения. Если документам по каким-либо причинам не установлен срок хранения, то Оператор уведомляет Участника о необходимости установить срок хранения и, при необходимости, организует проведение экспертизы ценности документов с участием ЭПК;

отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период и утверждения их ЭПК;

для Участников, не включенных в списки источников комплектования архивного отдела комитета внутренней политики Администрации города Курска, отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период и согласования их экспертной комиссией (далее - ЭК) Участника.

Участники предоставляют Оператору акт о выделении к уничтожению документов в течение года, следующего после истечения срока хранения документов.

Оператор на основании акта о выделении к уничтожению документов Участника производит уничтожение всех экземпляров документов, в том числе записанных на резервных копиях (носителях). Проекты документов уничтожаются вместе с документами, включенными в акт о выделении к уничтожению.

Ответственность за неправомерное уничтожение электронного документа (проекта документа) несет Участник - владелец соответствующих электронных документов и Оператор в рамках его полномочий.

10. Порядок обмена документами, отправляемыми и поступающими от организаций и граждан, не являющихся Участниками системы "Дело".

Обмен документами, отправляемыми и поступающими Участникам информационного взаимодействия по электронным каналам связи, в том числе СЭВ и МЭДО, осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Администрации города Курска, Правительства Курской области, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

Оператор предоставляет право на ведение обмена документами по электронным каналам связи, в том числе СЭВ и МЭДО, уполномоченным работникам Участников на основании предоставленных заявок, при наличии организационно-технических возможностей организации электронного взаимодействия.

Электронное взаимодействие осуществляется путем обмена электронными сообщениями, транспортными контейнерами, содержащими документы и технологическими электронными сообщениями, в форматах, поддерживаемых системой "Дело".

Порядок регистрации и отправки документов по электронным каналам связи, в том числе СЭВ и МЭДО, определяется Оператором.

Документы, не удовлетворяющие требованиям, установленным Оператором, по электронным каналам связи, в том числе СЭВ и МЭДО, не отправляются.

Ответственность за отправку электронного документа и его регистрационных данных, возлагается на Участника системы "Дело" в лице пользователя, отправляющего электронный документ средствами системы "Дело".

Для организации получения информации о статусе прохождения документа предусматривается передача электронных уведомлений. В случае отказа в регистрации получателем документа формируются и направляются соответствующие уведомления отправителю документа с указанием причины отказа в регистрации. В случае необходимости, при получении уведомления об отказе в регистрации документа отправитель документа принимает меры по устранению причин отказа и направляет его получателю повторно.

Обмен электронными копиями документов и электронными документами Участников с организациями, не являющимися участниками системы "Дело", и гражданами может осуществляться с использованием электронных каналов связи, а при наличии технической возможности у организации не являющейся участником системы "Дело", при помощи СЭВ и МЭДО.