Приказ Комитета Республики Северная Осетия-Алания по занятости населения от 28 апреля 2023 г. N 54-д "Об утверждении порядка утилизации служебных документов Комитета РСО-Алания по занятости населения"

В целях регламентации работы по уничтожению документов с истекшими сроками хранения и утративших практическое значение приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок утилизации служебных документов Комитета Республики Северная Осетия-Алания по занятости населения.

2. Директорам Государственных казенных учреждений центрам занятости населения республики разработать и утвердить аналогичный порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения в государственных казенных учреждениях центрах занятости населения.

3. Козаевой И.Б. - ведущему советнику отдела организационной, кадровой работы и противодействия коррупции:

ознакомить с приказом всех заинтересованных лиц под роспись;

обеспечить рассылку настоящего приказа в государственные казенные учреждения центры занятости населения Республики Северная Осетия-Алания.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Председатель Комитета

А.А. Плаева

УТВЕРЖДЕН

приказом Комитета

Республики Северная Осетия-Алания

по занятости населения

от 28.04.2023 г. N 54-д

Порядок
утилизации служебных документов Комитета Республики Северная Осетия-Алания по занятости населения

1. Общие положения

1. Настоящий порядок утилизации служебных документов Комитета Республики Северная Осетия-Алания по занятости населения (далее - соответственно порядок, Комитет) определяет задачи и организацию работы по уничтожению документов с истекшими сроками хранения по деятельности Комитета.

2. Настоящее порядок разработан в соответствии со следующими нормативными документами:

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях".

Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы (утв. приказом Росстандарта от 26.03.2019 N 101-ст).

Положение о Комитете Республики Северная Осетия-Алания по занятости населения, утвержденного постановлением Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 22 декабря 2006 года N 280.

Положение об архиве Комитета Республики Северная Осетия-Алания по занятости населения.

Положение о экспертной комиссии Комитета Республики Северная Осетия-Алания по занятости населения.

Инструкция по документационному обеспечению в Администрации Главы РСО-Алания и Правительства РСО-Алания.

3. Основными задачами процедуры уничтожения документов с истекшим сроком хранения являются:

- упорядочение процесса утилизации документов с истекшим сроком хранения;

- предупреждение и исключение коррупционных правонарушений, минимизация и (или) ликвидация их последствий.

4. Для организации и проведения экспертизы ценностей документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное и временное (свыше 10 лет или менее 10 лет) хранения в Комитете создана и действует экспертная комиссия.

5. Основной задачей экспертной комиссии является организация и проведение экспертизы ценности документов на основе действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления.

2. Организация работы по уничтожению документов

6. Уничтожение документов производится на основании решения экспертной комиссии. Документы, подлежащие рассмотрению экспертной комиссии Комитета, включают управленческую и иные виды документации, образующейся в процессе деятельности Комитета.

7. Ежегодно экспертная комиссия совместно с ответственным за ведение архива проводится экспертиза ценности документов, выделение к уничтожению документов с истекшим сроком хранения.

8. На дела с истекшими сроками хранения ответственным за ведение архива составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 1).

9. Для проведения процедуры оценки и отбора документов временного хранения с истекшими сроками хранения экспертная комиссия производит проверку дел Комитета и формирует дела, подлежащие уничтожению.

10. Дела, подлежащие уничтожению, включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

11. Акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения составляется экспертной комиссией в 2-х экземплярах, подписывается членами экспертной комиссии и председателем. Один экземпляр акта подшивается в дело "Акты об уничтожении дел", второй - передается вместе с документами, подлежащими уничтожению. Акты об уничтожении дел хранятся постоянно.

12. В актах о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения не допускаются исправления. При необходимости внесения в данный акт изменений они должны быть оговорены и заверены подписями всех членов экспертной комиссии и председателя.

13. Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению, а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).

14. Ответственный за ведение архива производит предварительную подготовку документов к уничтожению: освобождение от твердого переплета, скрепок, скоб, пластиковых покрытий; связывание пачек и упаковки.

15. После прохождения процедуры оценки, обозначенной в пункте 6 настоящего порядка, документы, отобранные к уничтожению, не представляют ценности для Комитета.

16. Документы, отобранные для уничтожения, должны быть уничтожены одним из следующих способов:

- отправлены на переработку (утилизацию) в специализированную организацию, как макулатура, в случаях, когда данные документы не содержат персональные данные;

- уничтожены с помощью специального уничтожителя (офисный шредер, измельчитель бумаги и др.);

- сожжены (с учетом всех требований пожарной безопасности).

3. Заключительные положения

17. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения производится должностным лицом, назначенным ответственным за ведение архива подведомственного Государственного Казенного учреждения "Центр занятости населения по г. Владикавказ".

18. Контроль за порядком актирования и уничтожения документов с истекшими сроками хранения в Комитете осуществляет председатель Комитета, а в подведомственных государственных казенных учреждениях центрах занятости населения - руководители этих учреждений.

Приложение N 1

к Порядку утилизации служебных

документов Комитета Республики

Северная Осетия-Алания

по занятости населения

________________________

(наименование организации)

АКТ ________ N ____________ о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ Председатель Комитета Республики Северная Осетия-Алания по занятости населения ________ ___________________ (подпись) (расшифровка подписи) Дата _____________

На основании _______________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

___________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы ____________________

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи *	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по номенклатуре	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого __________________ ед. хранения за ___________________ годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел временного хранения за ________________ годы утверждены

экспертной комиссией _________________________________________

(наименование учреждения)

Председатель комиссии
(участник экспертной комиссии)		(подпись)		(расшифровка подписи)

Член комиссии
(участник экспертной комиссии)		(подпись)		(расшифровка подписи)

Член комиссии
(участник экспертной комиссии)		(подпись)		(расшифровка подписи)

Член комиссии
(участник экспертной комиссии)		(подпись)		(расшифровка подписи)

* При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются.

Продолжение приложения 1

к Порядку утилизации служебных

документов Комитета Республики Северная

Осетия-Алания по занятости населения

Документы в количестве ________________________ ед. хран.

на бумажном носителе весом _____________________________ кг сданы

(способ уничтожения)

(наименование должности работника, сдавшего документы)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Дата ________________

Изменения в учетные документы внесены.

(наименование должности работника, архива, внесшего изменения в учетные документы)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Дата _____________