Раздел II. Порядок составления и ведения номенклатуры дел

Раздел II. Порядок составления и ведения номенклатуры дел

3. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

4. Номенклатура дел составляется на основе изучения правовых актов, регламентирующих деятельность участников и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности участников.

В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, образующихся в делопроизводстве, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные делагрифом ограниченного доступа к документу и т.д.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Названиями разделов номенклатуры дел участников являются наименования структурных подразделений участников с выделением в раздел "Руководство" документов, направленных в адрес участников, на имя руководителя, а также созданных или отправленных от его имени. Также выделяются в разделы при достаточном (свыше 5) количестве образуемых видов документов коллегиальных органов, обеспечение деятельности которых возложено на участников.

5. Номенклатура дел участников составляется по форме номенклатуры дел органов и подведомственных им муниципальных организаций (далее - организаций), Думы, использующих региональную систему электронного документооборота автономного округа согласно приложению к настоящему Порядку.

6. Сводная номенклатура дел разрабатывается подразделением делопроизводства на основе (своде) индивидуальных номенклатур дел должностных лиц и структурных подразделений участников.

Раздел "Руководство" формируется на основе Типовой номенклатуры дел участников (далее - Типовая номенклатура дел), согласно приложению 2 к настоящему постановлению.

Сводная номенклатура дел подписывается руководителем подразделения делопроизводства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией службы по делам архивов автономного округа (далее - ЭПК) и утверждается правовым актом участников.

7. Согласование номенклатуры дел с ЭПК проводится не реже 1 раза в 5 лет, если не было значительных структурных и функциональных изменений.

В случае изменения структуры и функций участников в сводную номенклатуру дел в недельный срок вносятся уточнения и дополнения. В случае реструктуризации участников, изменения функций, полномочий и других изменений, повлекших за собой значительные перемены в перечне и потоках движения документов, новая сводная номенклатура формируется в месячный срок.

8. Сводная номенклатура дел участников в конце каждого года уточняется на основании номенклатур дел должностных лиц и структурных подразделений, подписывается руководителем подразделения делопроизводства, согласуется экспертной комиссией (далее - ЭК) участников не позднее 31 декабря текущего года, утверждается правовым актом участников и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

9. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел (рабочего экземпляра) делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Экземпляр номенклатуры дел с заполненной итоговой записью хранится в деле фонда.

10. В номенклатуре дел под указанием наименования участника на следующей строке в скобках должен быть указан код участника по перечню кодов участников, утвержденных настоящим постановлением (далее - перечень органов).

Составной код организации формируется на основе использования кода органа, осуществляющего отдельные функции и полномочия учредителя в соответствии с муниципальными правовыми актами Администрации района (далее - уполномоченный орган), по правилам формирования номеров индексов дел разделов его номенклатуры. Нумерация организаций ведется отдельно по каждому уполномоченному органу с начальным номером заведомо больше возможного количества основных структурных подразделений. Предпочтительной точкой отсчета является число 20.

Например, для организаций, составные коды могут быть определены из последовательности 1021, 1022 и так далее, исходя из кода "10", установленного для уполномоченного органа, в подведомственности которого они находятся.

11. Первый раздел ("Руководство") номенклатуры дел участника формируется на основе Типовой номенклатуры дел органов (далее - Типовая номенклатура дел).

Иные индексы дел первого раздела располагаются после перечня индексов, определенных Типовой номенклатурой дел, с группировкой по видам документов. Индексы дел иных разделов также группируются по видам документов с предшествованием видов документов, являющихся общими (едиными) для всех основных структурных подразделений участника.

12. В обязательном порядке в первом разделе номенклатуры дел учитываются документы:

поступившие на имя руководителя или в адрес участника;

отправляемые от имени участника, руководителя участника или лица, исполняющего его обязанности;

правовые акты и другие документы участника, подписанные руководителем участника или лицом, исполняющим его обязанности.

13. Наименованиями других разделов номенклатуры дел участника являются наименования его основных структурных подразделений или коллегиальных органов, обеспечение деятельности которых возложено на него.

Для структурных подразделений, входящих в состав основного участника, возможно формирование отдельных разделов номенклатуры дел в случае осуществления ими специального, кадрового или бухгалтерского делопроизводства или территориального местонахождения, отличного от местонахождения участника.

14. При организации делопроизводства запрещается дублировать индексы дел первого раздела в других разделах номенклатуры дел под другими индексами, в том числе и с указанием слова "копии" или аналогичных ему. В случае необходимости дублирования данных дел в других разделах номенклатуры дел и, соответственно, размещения копий документов в других структурных подразделениях участника они формируются в дела с указанием индекса первого раздела и слова "копии" без дополнительного учета в номенклатуре дел.

Исключением являются номенклатуры дел структурных подразделений участника, имеющих фактический адрес, отличный от фактического адреса участника. В этом случае в наименовании соответствующего раздела номенклатуры дел (наименования структурного подразделения) указывается его фактический адрес.

15. Допускается учитывать указанные в пункте 12 настоящего Порядка документы специального, кадрового или бухгалтерского делопроизводства в иных разделах номенклатуры дел (соответствующих органах) участника под другими индексами по установленным правилам специального, кадрового или бухгалтерского делопроизводства, если требуемые индексы отсутствуют в Типовой номенклатуре дел.

16. При размещении подлинников указанных в пункте 12 настоящего Порядка документов и, следовательно, формировании соответствующих дел в других органах их фактическое местонахождение указывается в графе "Примечание" номенклатуры дел.

17. Дела постоянно действующего коллегиального органа группируются и включаются в номенклатуру дел участника, на которого возложены обязанности по обеспечению его деятельности, в виде отдельного раздела. При наличии нескольких таких коллегиальных органов дела каждого из них группируются в отдельный раздел с указанием его наименования.

При незначительном количестве заводимых дел (менее пяти) коллегиального органа эти дела могут быть включены в раздел номенклатуры дел основного структурного подразделения участника, непосредственно осуществляющего обеспечение деятельности данного коллегиального органа.

Документы коллегиальных органов, действующих на временной основе и (или) не имеющих утвержденного состава, а также организованных для реализации разовых задач, регистрируются и относятся к индексам номенклатуры дел автора документов вне зависимости от места их подготовки.

18. Документы, являющиеся приложениями к правовым актам участников, включаются в номенклатуры дел только в составе дел с правовыми актами, отдельно как заголовки дел в номенклатуры не включаются.

19. Документы временного срока хранения (от 1 года до 10 лет), в случае отсутствия правовых норм, закрепляющих ведение их на бумажном носителе, ведутся только в электронном виде без распечатки на бумажном носителе, в графе "Примечание" номенклатуры дел делается соответствующая отметка "ведётся в электронном виде".

20. При формировании дел с формулировкой "Документ (и документы к ним)", группируемых в одно дело, в дела с постоянным сроком хранения не должны включаться документы временного срока хранения, документы сторонних организаций, копии документов. Сопутствующие документы рекомендуется включать в отдельное дело.

21. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда участников. Документальный фонд составляют документы, созданные в ней и полученные в результате документационного взаимодействия. В состав номенклатуры дел не включаются документы иных организаций, созданные в результате передачи обеспечивающих функций на основании соглашений (договоров).

22. Последовательность и наименование, с учетом наименования участника, опорных индексов Типовой номенклатуры дел является обязательной.

23. Перечни документов, не учтенных в Типовой номенклатуре дел, добавляются в первый раздел с присвоением индексов, номерами больше учтенных опорных.

24. При необходимости учета специфики деятельности участника в пределах опорных индексов создаются подчиненные (трехсоставные) индексы путем добавления к номеру опорного индекса через дефис номера подчиненного индекса.

Например, в опорном индексе 01-01 "Правовые и организационно-распорядительные документы Российской Федерации, органов власти Российской Федерации и иных субъектов власти Российской Федерации" может быть создан подчиненный индекс 01-01-06 "Приказы Министерства здравоохранения Российской Федерации".

В случае необходимости дополнительной детализации соответствующего подчиненного индекса номера нижеследующих индексов образуются добавлением соответствующего номера через разделительную точку.

Например, для подчиненного индекса 01-01-06 "Приказы Министерства здравоохранения Российской Федерации" может быть создан индекс 01-01-06.2 "Приказы Министерства здравоохранения Российской Федерации по вопросам организации летнего отдыха детей".

25. В случае ведения контроля исполнения документов и формирования контрольных дел по соответствующему индексу дел индекс контрольного дела образуется на основе (использования) индекса дел контролируемых документов с добавлением справа литеры "к".

Например, при формировании контрольных дел по документам индекса 01-04-01 "Постановления Главы Ямальского района по основной деятельности" они формируются в дело с индексом 01-04-01к "Контрольные дела о выполнении постановлений Главы Ямальского района по основной деятельности".

26. При разделении мест регистрации и формирования документов в дела (журнальная форма регистрации) индекс регистрации образуется на основе использования индекса дел регистрируемых документов с добавлением литеры "ж".

Например, при ведении журнала регистрации по документам индекса 01-04-01 "Постановления Главы Ямальского района по основной деятельности" он учитывается под индексом 01-04-01ж "Журнал регистрации постановлений Главы Ямальского района по основной деятельности".

27. При необходимости ведения раздельной регистрации проектов документов и самих документов проекты учитываются в деле с индексом данных документов с добавлением литеры "п".

Например, при регистрации проектов постановлений Главы Ямальского района по основной деятельности они учитываются в деле с индексом 01-04-01п "Проекты постановлений Главы Ямальского района по основной деятельности".

28. При необходимости ведения журналов рассылки или выдачи документов данные журналы учитываются в деле с индексом данных документов с добавлением литеры "р".

Например, при ведении журнала рассылки по документам индекса 01-04-01 "Постановления Главы Ямальского района по основной деятельности" он учитывается под индексом 01-04-01р "Журнал рассылки постановлений Главы Ямальского района по основной деятельности".