Приложение N 12. Инструкция предварительного электронного согласования документов в филиале публично-правовой компании "Роскадастр" по Москве

Приложение N 12
к Инструкции по делопроизводству
в филиале ППК "Роскадастр"
по Москве

ИНСТРУКЦИЯ
предварительного электронного согласования документов в филиале публично-правовой компании "Роскадастр" по Москве

1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок предварительного согласования документов в электронном виде в Филиале.

2. Предварительное согласование документов в электронном виде предполагает необходимость ознакомления согласующих лиц с содержанием подготовленного проекта документа и внесения в текст проекта правок, дополнений, прочего редактирования в электронной форме.

3. Проведение предварительного согласования документов в электронной форме (далее - Электронное согласование) осуществляется с использованием почтового сервиса Microsoft Office Outlook (далее - МО Outlook).

4. Инициатор электронного согласования направляет уполномоченным согласующим лицам Филиала по электронной почте письмо, содержащее проект документа в формате Word со всеми необходимыми приложениями.

4.1. При направлении проекта ответа на поручение/обращение необходимо добавлять во вложение электронного письма скан входящего документа с резолюцией из программы СЭД канцелярия "Экспедиция" или канцелярии "Обращение граждан".

4.2. При направлении проекта организационно-распорядительного документа с тематикой "О внесении изменений" необходимо добавлять во вложение электронного письма скан организационно-распорядительного документа, в который вносятся изменения.

5. Письмо, указанное в пункте 4 настоящей Инструкции, должно соответствовать следующим требованиям:

а) тема письма - "НА СОГЛАСОВАНИЕ (ВХ. N _______ либо наименование согласуемого документа)". Входящий номер указывается в теме письма в случае, если документ, в целях исполнения которого осуществляется Электронное согласование, зарегистрирован в СЭД.

При направлении инициативного письма, тема - "НА СОГЛАСОВАНИЕ Инициативное";

б) устанавливается функция "К исполнению" (МО Outlook - раздел "Сообщение" - "Теги" - "К исполнению" - "Добавить напоминание" - ставятся галки "Пометка для получателей", "Напоминание" - устанавливается крайний срок согласования документа);

в) устанавливается функция "Уведомить о прочтении" (МО Outlook - раздел "Параметры" - "Отслеживание" - ставится галка "Уведомить о прочтении");

г) в тексте письма должна быть предоставлена краткая информация о необходимости согласования документа.

6. Уполномоченные лица Филиала, получившие на Электронное согласование документ, обязаны в сроки, установленные инициатором обращения, предоставить в ответном письме один из следующих ответов:

а) "СОГЛАСОВАНО";

б) "СОГЛАСОВАНО С ЗАМЕЧАНИЯМИ / ПРАВКАМИ". Правки в документ вносятся в режиме "Рецензирование" (МО Word - "Рецензирование" - "Запись исправлений" - "Исправления") или же замечания отражаются в тексте письма;

в) "НЕ СОГЛАСОВАНО". В тексте письма указываются причина и обоснование несогласования документа.

7. Уполномоченное согласующее лицо Филиала, которое произвело Электронное согласование документа, закрывает данную задачу в МО Outlook (МО Outlook - раздел "Задачи" - кликнуть правой кнопкой мыши на закрываемую задачу - выбрать "Пометить как завершенную").

8. Инициатор Электронного согласования после получения от всех уполномоченных согласующих лиц Филиала, которым был направлен на Электронное согласование документ, ответных писем с категорией "СОГЛАСОВАНО", "СОГЛАСОВАНО С ЗАМЕЧАНИЯМИ / ПРАВКАМИ" вносит (принимает) в документ все правки, устраняет замечания уполномоченных согласующих лиц Филиала.

9. Инициатор Электронного согласования после получения от уполномоченного согласующего лица Филиала, которому был направлен на Электронное согласование документ, ответного письма с категорией "НЕ СОГЛАСОВАНО", обязан проанализировать причины, послужившие основанием в отказе согласования документа и в рамках своей компетенции устранить их.

10. После устранения причин, явившихся основанием в отказе Электронного согласования документа, инициатор повторно высылает документ на Электронное согласование уполномоченному лицу Филиала, не согласовавшему данный документ.

11. Инициатор Электронного согласования после внесения в документ всех правок, устранения всех замечаний от всех уполномоченных лиц Филиала, которым был направлен документ на Электронное согласование, подготавливает документ для подписания на бумажном носителе, либо в электронном виде с помощью ЭЦП.