Приложение N 13. Инструкция по регистрации внутренних документов

Приложение N 13
к Инструкции по делопроизводству
в филиале ППК "Роскадастр"
по Москве

Инструкция
по регистрации внутренних документов

Регистрация внутренних документов (служебные, докладные записки) осуществляется в "Канцелярии СЗ" СЭД.

1. Для регистрации документа ответственным за делопроизводство необходимо открыть "Канцелярию СЗ", нажать вкладку "Создать" и выбрать "Служебная записка".

2. Далее необходимо заполнить обязательные поля (без которых регистрация документа невозможна, они отмечены звездочкой *). Поля заполняются как выбором из предлагаемого списка, так и с помощью клавиатуры.

3. Если регистрируемый документ имеет документ-основание (поручение, входящий документ, служебная записка и т.д.), то необходимо создать связку черновика регистрационной карточки с документом основания. При этом необходимо определить тип связки "Во исполнение", "В дополнение" и т.п.

4. После заполнения всех полей нажимается кнопка "Зарегистрировать". Система автоматически присваивает регистрационный номер документу. В электронный документ служебной записки вносится регистрационный номер и дата регистрации. К регистрационной карточке прикрепляется подготовленный в любом формате документ (Word, PDF).

Важно! К регистрационной карточке в обязательном порядке прикрепляется отсканированная служебная записка либо ее файл с регистрационным номером.

5. Зарегистрированную регистрационную карточку необходимо направить адресату служебной записки. Для отправки документа адресату выбирается закладка "Лист рассылки", "Внутренняя рассылка". В открывшемся диалоговом окне последовательно выбираем "Кому" (из предлагаемого списка выбираем канцелярию отдела адресата), нажимаем кнопку "Выбрать", далее нажимаем "Отправить" и документ по системе электронного документооборота направляется адресату.