Приложение. Инструкция по делопроизводству в филиале публично-правовой компании "Роскадастр" по Москве

Приложение
к приказу филиала ППК "Роскадастр"
по Москве
от 13 июня 2023 г. N 187-П/23

Инструкция
по делопроизводству в филиале публично-правовой компании "Роскадастр" по Москве

1. Общие положения

Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) в филиале публично-правовой компании "Роскадастр" по Москве (далее - Филиал) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

Инструкция Филиала разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", уставом ППК "Роскадастр", утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.2022 N 1359, ГОСТ Р 51511-2001 "Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст, ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным и введенным в действие приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным и введенным в действие приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, а также Положением о Филиале, утвержденным решением наблюдательного совета публично-правовой компании "Роскадастр" от 23.12.2022 N 5.

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Порядок оформления и работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с организационно-распорядительными документами ППК "Роскадастр" и Филиала, определяющим порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются только в части общих принципов работы с документами, а также подготовки их к передаче на архивное хранение.

Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 16.08.2012 N 840 "О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, государственных корпораций, наделенных в соответствии с федеральными законами полномочиями по предоставлению государственных услуг в установленной сфере деятельности, и их должностных лиц, организаций, предусмотренных частью 1.1 статьи 16 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", и их работников, а также многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг и их работников".

Порядок работы с документами по организации закупок осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о закупках, а также нормативными правовыми актами Росреестра и ППК "Роскадастр", регламентирующими организацию деятельности по осуществлению закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Филиала.

Делопроизводство в Филиале осуществляется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД). Порядок работы в СЭД определен руководствами пользователя по работе в СЭД.

Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет административный отдел Филиала.

Обработка входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, редактирование, в части оформления, проектов приказов, распоряжений, служебных писем, контроль исполнения поручений и другие функции делопроизводства в Филиале, а также координация работы с документами и контроль за соблюдением Инструкции структурными подразделениями Филиала осуществляется административным отделом в соответствии с положением об отделе и должностными инструкциями работников отдела.

Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, независимо от вида носителя, осуществляются в Филиале с применением СЭД.

Ответственные за делопроизводство в отделах назначаются (утверждаются) приказом директора Филиала.

Получение и отправка документов, доведение до исполнителей, учет, контроль, формирование номенклатурных дел, иные процедуры документооборота в структурных подразделениях Филиала осуществляются работниками, ответственными за делопроизводство.

Ответственность за организацию и соблюдение установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы с обращениями граждан, в структурных подразделениях Филиала возлагается на их руководителей.

Работники структурных подразделений Филиала несут ответственность за несоблюдение требований Инструкции, нарушение правил обеспечения сохранности документов и порядка доступа к содержащейся в них информации.

Содержание документов не подлежит разглашению. Передача документов, их копий сторонним организациям допускается только с разрешения директора Филиала, заместителей директора Филиала по курируемым направлениям деятельности.

О неисправимом повреждении, утрате документов и в случаях нарушения правил работы с ними, установленными Инструкцией, работники обязаны в течение 1 (одного) часа после выявления данных фактов письменно сообщить руководителю своего структурного подразделения и начальнику административного отдела.

На основании полученного сообщения организуется проверка указанных фактов в установленном порядке.

При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка, отстранение от работы и др.) или увольнении работник обязан передать по акту, оформленному в произвольной форме, находящиеся у него документы своему непосредственному руководителю или иному работнику, определенному руководителем структурного подразделения (начальником отдела).

2. Основные понятия

В Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

бланк документа - лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа;

вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

визирование (виза) - заверение документа должностным лицом путем постановки подписи с ее расшифровкой и датой, удостоверяющей, что подписывающий подготовил либо ознакомился с содержанием документа и согласен с ним;

выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке;

дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности Филиала, помещенных в одну обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Филиале;

документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя Филиала либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в Филиале;

жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе Филиала и должностных лиц Филиала, либо критика деятельности Филиала и должностных лиц Филиала;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Филиале, с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина - направленное в Филиал или должностному лицу Филиала в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение, зафиксированное во время личного приема;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

печать - устройство, содержащее клише, как правило, круглой формы, используемое для заверения документов путем нанесения оттиска клише на бумагу;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

служба делопроизводства - структурное подразделение Филиала, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Филиала;

указание по исполнению документа (резолюция) - поручение должностного лица Филиала по организации деятельности структурных подразделений;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел Филиала и систематизация документов внутри дела;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа, представленный в электронной форме;

штамп - устройство, содержащее клише, как правило, прямоугольной формы, для нанесения на бумагу отметок служебного, справочного, учетного характера;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и подготовки документов к уничтожению;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный документооборот - документооборот с применением СЭД;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

3. Правила подготовки и оформления документов (документирование)

При составлении и оформлении документов соблюдаются требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов.

Документы в Филиале оформляются на бланках установленного образца. Образец оформления бланков приведен в Приложениях N 1, 2, 3 к настоящей Инструкции.

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности являются:

- Эмблема организации;

- Полное наименование головной организации;

- Полное и сокращенное наименование Филиала;

- Вид документа;

- Место составления (издания) документа;

- Справочные данные об организации;

- Адресат;

- Дата документа;

- Регистрационный номер документа;

- Заголовок к тексту;

- Текст документа;

- Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

- Отметка о наличии приложения;

- Должность лица, подписавшего документ;

- Подпись должностного лица;

- Гриф согласования;

- Гриф утверждения;

- Указание по исполнению документа (резолюция);

- Виза;

- Оттиск печати или штампа;

- Отметка о контроле;

- Отметка об электронной подписи;

- Отметка о поступлении документа;

- Отметка о заверении копии;

- Отметка об исполнителе;

- Отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

Документы создаются в Филиале и оформляются на бланках установленной формы (кроме совместных документов), на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 (210 х 297 мм), либо в виде электронных документов, шрифтом Times New Roman N 14 от одного до полутора межстрочных интервала и размером N 12 для табличных материалов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление, без помарок и исправлений.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля:

- Левое - 20 мм;

- Правое-10 мм;

- Верхнее - 20 мм;

- Нижнее - 20 мм.

Для единообразия цифровых образов документов, передаваемых по системе электронного документооборота, утвержден единый формат:

- формат документа - PDF;

- тип документа - многостраничный;

- цветовой формат - черно-белый;

- разрешение сканирования - не менее 200 dpi и не более 300 dpi.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля (Приложение N 5 к настоящей Инструкции).

При изготовлении текстов документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются. Номера листов проставляются посередине верхнего поля листа без знака "дефис" (-).

Приложения к документам имеют самостоятельную нумерацию.

Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники.

4. Приказы, распоряжения Филиала и иные организационно-распорядительные документы

В соответствии с положением о Филиале, утвержденным решением наблюдательного совета публично-правовой компании "Роскадастр" от 23.12.2022 N 5, Филиал, в пределах своей компетенции, издает приказы и распоряжения, которые являются основной формой реализации его властных полномочий.

Приказами (распоряжениями) по основной деятельности оформляются решения нормативного характера во исполнение распорядительных документов и поручений Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, ППК "Роскадастр", а также в инициативном порядке.

Приказы (распоряжения) Филиала оформляются на бумажном носителе.

Приказами по основной деятельности утверждаются регламенты, положения, правила, инструкции и другие акты, носящие нормативный и нормативно-правовой характер.

Приказами (распоряжениями) по личному составу оформляются индивидуальные предписания по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности Филиала.

Подготовка проектов приказов (распоряжений), регулирующих сферу защиты государственной тайны и обеспечения безопасности Филиала, регламентируется отдельным документом и осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" и Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 N 3-1.

Оформление нормативных актов и индивидуальных предписаний в виде писем и телеграмм не допускается.

Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.

Распоряжения Филиала по основной деятельности издаются в целях разрешения оперативных вопросов, возникающих в процессе деятельности Филиала, а также для организации исполнения приказов.

Распоряжения касаются ограниченного круга структурных подразделений или должностных лиц Филиала.

Изменения и дополнения, вносимые в акты Филиала (приказы, распоряжения), а также признание утратившими силу и их отмена, оформляются актом того же вида, в каком издан основной документ.

Исполнителем проекта приказа, распоряжения может быть только работник Филиала.

Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, ППК "Роскадастр", как правило, не должен превышать 1 (одного) месяца, если не установлен другой срок.

Обеспечение качественной и своевременной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование возлагаются на начальников структурных подразделений, ответственных за их подготовку.

Приказ (распоряжение) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, по форме и содержанию соответствовать действующим законодательным, другим нормативным правовым актам, входящим в компетенцию Филиала, состоять из лаконичных предложений-предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным. Содержащиеся в приказе (распоряжении) поручения должны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу приказов (распоряжений).

В текстах приказов (распоряжений) должны употребляться только официальные названия органов исполнительной власти и организаций, полные наименования структурных подразделений Филиала. При указании в тексте приказа (распоряжения) фамилии должностного лица, инициалы располагаются после фамилии.

Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности структурных подразделений оформляются структурными подразделениями по их инициативе или по поручению директора Филиала, заместителей директора Филиала и согласовываются с нижеуказанными должностными лицами в следующем порядке:

- заместителем директора Филиала, курирующим работу подразделения-исполнителя;

- заместителями директора Филиала, курирующими структурные подразделения, которым даются конкретные поручения;

- руководителями структурных подразделений, которых они касаются или которым в приказе (распоряжении) даются конкретные поручения;

- начальником финансово-экономического отдела, если документ предусматривает использование финансовых средств;

- начальником отдела кадров, если в документе предусмотрено наличие ФИО и должностей работников Филиала;

- начальником юридического отдела;

- начальником административного отдела.

Согласование и визирование приказов (распоряжений) осуществляется до представления их на подпись директору или лицу, его замещающему.

Предварительное согласование проектов приказов (распоряжений) и иных организационно-распорядительных документов Филиала осуществляется в электронном виде, путём обмена сообщениями по служебной электронной почте средствами почтового приложения Microsoft Outlook, либо через веб-приложение Outlook Web Арр (далее - Почтовое приложение), в соответствии с нормативными актами Филиала (Приложение N 12 к настоящей Инструкции).

Предварительное согласование документов в электронном виде предполагает необходимость ознакомления согласующих лиц с содержанием подготовленного проекта документа и внесения в текст проекта документа правок, дополнений, прочего редактирования в электронной форме (далее - Электронное согласование).

Начальники отделов Филиала обеспечивают регулярность проверки поступления новых писем в Почтовом приложении.

Инициатор Электронного согласования (лицо, подготовившее проект документа) направляет письмо с проектом распорядительного документа в формате Microsoft Office Word / Excel сначала на согласование уполномоченным начальникам отделов со сроком согласования 1 (один) рабочий день, после получения согласования от уполномоченных начальников отделов проект распорядительного документа направляется на согласование уполномоченным заместителям директора Филиала со сроком согласования 1 (один) рабочий день.

При визировании бумажного экземпляра документа возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если проект приказа (распоряжения) согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.

При этом перед личной подписью визирующего или после нее делается пометка "замечания прилагаются" либо "с учетом замечаний".

Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях:

- наличия существенных замечаний по проекту документа;

- несогласия с проектом документа.

Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.

Если при доработке проекта приказа (распоряжения) исполнитель принимает решение не учитывать замечание (замечания) лица (лиц), участвовавшего (участвовавших) в согласовании, исполнителем готовится реестр неучтенных замечаний, который вместе с проектом документа предоставляется директору Филиала. Реестр неучтенных замечаний подписывается начальником структурного подразделения-исполнителя.

При визировании бумажного экземпляра документа согласующее лицо должно сверять бумажный экземпляр документа на предмет учета внесенных им правок/замечаний с электронной версией документа с внесенными правками/замечаниями. Для сверки учета правок/замечаний согласующих лиц, экземпляр с отметками о внесенных правках/замечаниях не распечатывается.

Визирование бумажного экземпляра проекта приказа (распоряжения), иного организационно-распорядительного документа, который ранее был согласован в электронном виде, осуществляется уполномоченными лицами Филиала в течение 1 (одного) рабочего дня с момента предоставления проекта документа на визирование.

Директором Филиала могут быть установлены иные сроки согласования проекта приказа (распоряжения), иного организационно-распорядительного документа.

Согласование (визирование) приказа (распоряжения) оформляется на оборотной стороне последнего листа приказа/распоряжения (Приложение N 7 к настоящей Инструкции). Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз, одна под другой в алфавитном порядке.

Приказы Филиала оформляются на бланке приказа (распоряжения) с использованием следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и регистрационный номер приказа проставляются после подписания приказа (распоряжения) директором Филиала, за исключением приказов по кадровой деятельности.

Обязательные реквизиты приказов (распоряжений):

Дата приказа (распоряжения), как правило, совпадает с датой подписания и оформляется административным отделом при регистрации. Дата приказа (распоряжения) оформляется словесно-цифровым способом.

Например: 03 июля 2023

В заголовках, текстах и приложениях приказов (распоряжений) допускается оформление даты арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год и словесно-цифровым способами.

Например: 03.07.2023 или 03 июля 2023

Не допускается в заголовках и тексте приказа (распоряжения) одновременное использование оформления даты арабскими цифрами и словесно-цифровым способом.

В тексте не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку.

Регистрационный номер приказа по основной деятельности состоит из знака "N", его порядкового номера в регистрационной базе СЭД Филиала, через дефис буквы "П" и через косую черту двух последних цифр года.

Например: "N 28-П/ХХ".

Регистрационный номер распоряжения состоит из знака "N", его порядкового номера в регистрационной базе СЭД Филиала, через дефис буквы "Р" и через косую черту двух последних цифр года.

Например: "N 1-Р/ХХ".

В тексте не допускается разрыв регистрационных номеров при их переносе на другую строку.

Заголовок в приказе (распоряжении) отвечает, как правило, на вопрос "о чем?", включает его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.

Заголовок к тексту приказа (распоряжения) отделяется от предыдущих реквизитов "дата" и "регистрационный номер" одним межстрочным интервалом.

Шрифт заголовка - полужирный Times New Roman N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру текста.

Например:

Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями.

В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, факты, события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания документа, раскрываются цели, механизм реализации и ожидаемый результат управленческих решений.

Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками: "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях" и т.п.

Не допускается замена содержательной констатирующей части краткими формулами - отписками: "В связи с производственной необходимостью"; "В целях совершенствования деятельности" и т.п.

В констатирующей части приказа, издаваемого на основании другого документа, указывается его наименование в родительском падеже, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть приказов (распоряжений) завершается распорядительными словами: "п р и к а з ы в а ю:" - в приказах или "п р е д л а г а ю:" и "о б я з ы в а ю:" - в распоряжениях, которые печатаются вразрядку полужирным шрифтом строчными буквами. После этих слов ставится двоеточие. Предписания в пунктах приказа должны согласовываться в падеже с распорядительным словом "п р и к а з ы в а ю:".

В распорядительной части текста обязательно указываются адресаты предписаний, предписываемое действие и указывается срок исполнения.

Каждое решение (поручение) оформляется в приказе как отдельный пункт. Пункты приказа (распоряжения) располагаются в логико-временной последовательности и нумеруются арабскими цифрами.

Адресатами предписаний могут быть структурные подразделения Филиала или конкретный руководитель. Если поручение дается конкретному подразделению Филиала, его наименование пишется полностью в дательном падеже. Допускается в скобках указывать фамилию и инициалы руководителя структурного подразделения в именительном падеже.

Например: ...п р и к а з ы в а ю:

1. Отделу контроля и анализа деятельности подготовить и предоставить план работы Филиала на 2023 год в срок до 01.12.2022

Или

Например: ...п р и к а з ы в а ю:

1. Отделу контроля и анализа деятельности (Иванов А.В.) подготовить и предоставить план работы Филиала на 2023 год в срок до 01.12.2022

Если поручение дается конкретному исполнителю, его должность и фамилия указываются без скобок в дательном падеже.

Например: ...п р и к а з ы в а ю:

1. Главному бухгалтеру Иванову А.В. подготовить смету командировочных расходов на 2023 год в срок до 05.12.2022

Не допускается разрыв фамилий и инициалов руководителей - адресатов предписаний, а также дат, номеров при их переносе на другую строку текста.

Распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Одно предписание, адресованное нескольким исполнителям, а также несколько предписаний, адресованных одному исполнителю, помещаются в одном пункте. Пункты могут разделяться на абзацы.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Не допускается употреблять неконкретные выражения типа: "усилить", "ускорить", "обеспечить в кратчайшие сроки".

Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком исполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия приказа.

Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа (распоряжения) таблиц, списков комиссий, рабочих групп, других перечислений более четырех субъектов, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста помещаются в тематически разделенные Приложения к приказу (распоряжению), юридически связанные с распорядительной частью текста.

В последнем пункте приказа (распоряжения) указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).

Контроль за исполнением приказа может возлагаться на директора Филиала или на назначенное им лицо, со следующей формулировкой последнего пункта: "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой", или "Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора...".

В текст приказа (распоряжения) не допускается включение пункта "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица) получают копию приказа (распоряжения) в соответствии с указателем рассылки, который исполнитель указывает на листе согласования (Приложение N 7 к настоящей Инструкции).

В приказе (распоряжении), изданном с целью изменения или отмены действующих приказов (распоряжений), в том числе и их приложений, должны быть указаны дата, номер, заголовок изменяемого или отменяемого приказа (распоряжения) и/или номера отдельных пунктов (абзацев, страниц)

распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению). Отмена приказа (распоряжения) или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению) обозначается формулировкой "Признать утратившим силу...".

Например:

4. Признать утратившим силу приказ Филиала от 10.02.2016 N 101-П "Об утверждении Экспертной комиссии".

Приказ (распоряжение) применяется с даты его подписания, если в тексте документа не указан другой срок.

В приказах не допускается:

- изменение ранее установленных сроков выполнения заданий в сторону их увеличения;

- применение произвольных сокращений или искажение наименований структурных подразделений;

- применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.

Приложения в приказе (распоряжении) допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста.

Например:

п р и к а з ы в а ю:

"Утвердить нормы расхода топлива согласно приложению к приказу".

Несколько приложений нумеруются с указанием знака "N".

Например:

п р и к а з ы в а ю:

"... утвердить...

- состав квалификационной комиссии филиала ППК "Роскадастр" по Москве (Приложение N 1);

- регламент квалификационной комиссии филиала ППК "Роскадастр" по Москве, согласно Приложению N 2."

На лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу помещаются слово "Приложение" со знаком "N" (при наличии нескольких приложений), затем наименование распорядительного документа, сокращенное наименование Филиала, его дата и регистрационный номер. Указанный текст центрируется относительно самой длинной строки.

Например:

Приложение N 1
к распоряжению филиала
ППК "Роскадастр" по Москве
от __________ N _____________

Приложения к приказу подписывает (визирует) руководитель структурного подразделения либо исполнитель, подготовивший проект. Подпись ставится внизу каждого листа (виза на обороте каждого листа) приложения.

При оформлении приложения к приказу (распоряжению) на двух и более страницах вторая и последующие страницы приложения должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются вверху страницы по центру. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно.

При утверждении приказом (распоряжением) только одного документа, оформленного приложением к этому приказу (распоряжению), слово "Приложение" на лицевой части его первого листа может быть заменено на слово "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕН(А)", "УТВЕРЖДЕНЫ"), согласованное по роду и числу с видом утверждаемого документа (положение, инструкция, правила, регламент и т.п.).

Например:

УТВЕРЖДЕНО
приказом филиала
ППК "Роскадастр" по Москве
от ____________ N ___________

В этом случае в тексте приказа (распоряжения) указывается "Утвердить прилагаемое Положение...", "Утвердить прилагаемый перечень...".

При утверждении распорядительным документом нескольких приложений с формулировкой "Утвердить прилагаемое Положение...", "Утвердить прилагаемый перечень..." на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Например:

Приложение N 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом филиала
ППК "Роскадастр" по Москве
от ____________ N ___________

Документы информационно-справочного характера оформляются строчными буквами отметкой "Приложение" (нумеруются, если их несколько) с указанием наименования документа, к которому они прилагаются (без указания регистрационного номера и даты распорядительного документа).

Например:

Приложение
к Инструкции

При этом нумерация страниц документа и приложений, входящих в состав этого документа, должна быть сквозная. Например, если документ, являющийся приложением к приказу, закончился на 16-й странице, то нумерация прилагаемого к нему последующего документа начнется с 17-й страницы.

Издание вместе с приказом (распоряжением) приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.

Приказы (распоряжения) подписывает директор Филиала.

В состав реквизита "подпись" входят: сокращенное наименование должности - "Директор", личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Например:

Директор

(личная подпись)

И.И. Иванов

Если директор Филиала отсутствует, то приказ (распоряжение) подписывает заместитель директора, исполняющий его обязанности на основании соответствующего приказа.

При этом к должности директора добавляется сокращение "И.о." (исполняющий обязанности), а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия заместителя директора, подписавшего приказ (распоряжение).

Например:

И.о. директора

(личная подпись)

И.И. Иванов

Не допускаются подписи с предлогом "за" или косой чертой перед наименованием должности.

Внесение изменений в приказ (распоряжение) после его подписания допускается только соответствующим приказом (распоряжением).

Виза исполнителя проставляется в левом нижнем углу листа согласования и печатается по левой границе текстового поля шрифтом N 10 (с указанием должности, фамилии, инициалов, номера служебного телефона).

Если распорядительный документ о внесении изменений в первичный отменяет ранее изданные документы, то в нем должно быть указано, какие из них утратили силу. Допускается ранее изданные документы отменять отдельным организационно-распорядительным документом (кроме первичного).

Отмена первичного организационно-распорядительного документа не допускается без веских оснований, указанных в преамбуле.

Начальники отделов Филиала, осуществляющие оформление и согласование проектов организационно-распорядительных документов, несут персональную ответственность за нарушение установленных Инструкцией правил.

Приказы (распоряжения), оформленные в соответствии с настоящей Инструкцией, после подписания предоставляются на регистрацию в административный отдел.

Регистрационные номера приказам (распоряжениям) присваиваются по порядку в течение календарного года, начиная с 1 (единицы).

Рассылка зарегистрированных приказов и распоряжений (не являющихся документами ограниченного пользования) осуществляется административным отделом, посредством СЭД, в виде электронных копий документов в соответствии с листом рассылки.

Дополнительная рассылка копий распорядительных документов осуществляется по поручению лица, подписавшего распорядительный документ на основании служебной (докладной) записки исполнителя.

Замена разосланных экземпляров распорядительных документов (при обнаружении редакционных и технических ошибок) может быть проведена только с разрешения лица, подписавшего документ на основании докладной записки начальника отдела, являющегося исполнителем данного приказа.

Оригиналы приказов (распоряжения) Филиала по основной деятельности хранятся в административном отделе, где формируются в номенклатурные дела.

5. Оформление совместных приказов

Приказ подготавливается на стандартном листе бумаги формата А4 без реквизитов организаций.

При оформлении проекта приказа, подготовленного совместно с другими организациями, наименование Филиала и другой организации располагают на одном уровне.

Дата приказа - единая, соответствующая дате последней подписи. Регистрационный номер приказа состоит из регистрационных номеров приказа каждой из организаций, расположенных в порядке их перечисления в приказе последовательно, через косую черту.

Текст совместного приказа излагается от первого лица множественного числа: "п р и к а з ы в а е м:".

Оформление виз совместного приказа осуществляется на отдельном для каждой организации листе согласования.

Подписи руководителей организаций располагаются ниже текста приказа на одном уровне. Подписывается столько экземпляров документов, сколько организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах организаций-участников.

6. Порядок подготовки и оформления приказов и распоряжений по кадровым вопросам

Порядок подготовки и оформления приказов (распоряжений) Филиала по кадровым вопросам (личному составу) и приложений к ним (в том числе размеры полей, реквизиты, межстрочные интервалы и т.д.) аналогичен порядку, установленному для приказов (распоряжений) по основной деятельности, с учетом особенностей, изложенных в настоящем подразделе.

Проекты приказов (распоряжений) по личному составу:

- о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы, о повышении квалификации;

- об установлении ежемесячной процентной надбавки к должностному окладу за работу со сведениями, составляющими государственную тайну, за стаж работы в структурных подразделениях по защите государственной тайны;

- о командировании работников Филиала;

- о дисциплинарных взысканиях;

- о ежегодных основных оплачиваемых отпусках, дополнительных оплачиваемых отпусках в связи с ненормированным рабочим днем, учебных отпусках;

- другим вопросам кадровой деятельности Филиала, оформляются только отделом кадров.

Проекты приказов (распоряжений) по личному составу согласовываются со следующими должностными лицами:

- с заместителями директора Филиала, заместителем директора - главным технологом Филиала, курирующими структурное подразделение, начальником отдела (за исключением приказов о ежегодных оплачиваемых отпусках, дополнительных оплачиваемых отпусках в связи с ненормированным рабочим днем, учебных отпусках), в отношении работника которого готовится соответствующий приказ (распоряжение);

- с главным бухгалтером либо лицом, его замещающим;

- с начальником юридического отдела либо лицом, его замещающим;

- с начальником отдела по защите государственной тайны либо лицом, его замещающим, проекты приказов о приеме (назначении), переводе, увольнении работников Филиала, за исключением директора, заместителя директора Филиала, а также проекты приказов в отношении работников, имеющих допуск к сведениям, составляющим государственную тайну.

Приказы (распоряжения) по личному составу (кадровым вопросам) печатаются в одном экземпляре на бланках установленного образца, а также по формам, утвержденным постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Дата и регистрационный номер приказов, изданных по утвержденным формам, могут проставляться машинописным способом.

Текст приказа (распоряжения) по личному составу может состоять как из двух частей - констатирующей (преамбулы) и распорядительной, так и только из распорядительной части.

Констатирующая часть может начинаться устойчивыми формулировками "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях" и т.п.

Распорядительная часть начинается словами "Назначить...", "Перевести...", "Освободить..." и т.п.

В приказах о назначении на должность работника необходимо указывать фамилию, имя, отчество (полностью), на какую должность и в какое структурное подразделения Филиала назначается работник, должностной оклад согласно штатному расписанию, а также, при необходимости, срок действия трудового договора, особые условия работы.

В приказах об увольнении указываются дата и основание увольнения в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При отсутствии в приказе (распоряжении) констатирующей части в конце текста указываются документы, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения).

Например:

Основание: заявление Петровой А.О. от 21.07.2023, служебная записка от 21.07.2023 N 2.1-1111/23.

В приказах по личному составу порядковый номер дополняется буквой "к" - командировки; "д" - дисциплинарные взыскания; буквами "о", "у" - отпуска, все остальные - буквами "лс" либо "лс-ОТ", а также "лс-КФ" (в случае наличия информации ограниченного распространения).

Проекты приказов (распоряжений) по личному составу представляются на подпись директору Филиала начальником отдела кадров или, в его отсутствие, - заместителем начальника отдела кадров.

Приказы по кадровым вопросам регистрируются отделом кадров в журнале регистрации приказов директора Филиала по личному составу (Приложение N 21 к настоящей Инструкции).

Приказы и распоряжения по личному составу регистрируются, тиражируются, рассылаются отделом кадров и формируются в номенклатурные дела отдела кадров.

7. Положения, инструкции, правила, регламенты, порядки и другие нормативные правовые акты

В Филиале положения, инструкции, регламенты, правила, порядки утверждаются путем издания приказов (распоряжений) об их утверждении или проставления грифа утверждения директором Филиала. При утверждении приказом (распоряжением) указанные документы являются приложением к ним и оформляются в соответствии с настоящей Инструкцией.

Положения подготавливаются в том случае, если в них устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции ППК "Роскадастр".

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для исполнения.

В инструкциях излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Текст положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множительного числа. Заголовок положения отвечает на вопрос "о чем?", заголовок к должностному регламенту отвечает на вопрос "кого?". В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается", "имеет право", "рекомендуется".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил.

Положения (правила, инструкции) печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы (разделы), пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

При этом пункты нумеруются в пределах раздела. Номер пункта должен состоять из номера раздела и номера пункта, разделенных точками (например, 2.3.). Пункты при необходимости могут разделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.). Допускается в подпунктах применять буквенную нумерацию.

Наименование глав (разделов) центрируются относительно границ текста и выделяются полужирным шрифтом. Допускается отделять наименование глав (разделов) от текста одним межстрочным интервалом (до и после).

Таблицы, графики, карты, схемы, как правило, должны оформляться в виде самостоятельных приложений к положению, а соответствующие пункты положения должны иметь ссылки на эти приложения.

При оформлении таблиц, размещаемых более чем на одной странице, наименование граф таблицы должны повторяться на каждой странице (допустимо пронумеровать графы таблицы на первой странице, а на следующих страницах печатать только номера соответствующих граф).

При необходимости, для полного изложения вопроса, в положениях могут использоваться тексты из законодательных актов Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и официальный источник их опубликования.

8. Договоры, соглашения, контракты

Договоры (соглашения), контракты (далее - договоры), заключаемые со сторонними организациями, подготавливаются работниками соответствующих профильных подразделений Филиала в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров.

Гражданско-правовые договоры, заключаемые Филиалом со сторонними организациями, оформляются уполномоченными отделами и согласовываются (визируются) исполнителями, начальниками соответствующих отделов, юридическим отделом, курирующими заместителями директора Филиала в срок не более 5 (пяти) рабочих дней.

Договоры (государственные контракты), заключаемые Филиалом с организациями и предусматривающие какие-либо финансовые обязательства сторон, обеспечения хозяйственного и бытового обслуживания, в обязательном порядке визируются начальником финансово-экономического отдела и отделом материально-технического снабжения.

Договоры после согласования (визирования) представляются на подпись директору Филиала или лицу, наделенному правом подписания договоров от имени Филиала.

Подпись заверяется гербовой печатью Филиала.

Регистрации подлежат поступившие в адрес Филиала и подписанные директором (либо уполномоченным лицом) договоры, за исключением договоров об организации практики студентов. Регистрация осуществляется соответствующим профильным подразделением Филиала, ответственным за оформление данного договора и ведется в бумажном или электронном виде.

Отправка договоров (соглашений) в организации для согласования (подписания) оформляется отделом-исполнителем сопроводительным письмом.

Подлинники договоров (соглашений) хранятся в финансово-экономическом отделе, за исключением договоров об организации практики студентов.

9. Доверенности

Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Филиала, а также определяет условия и границы реализации этих прав. Доверенность оформляется на бланке Филиала. Допускается оформление доверенности на стандартном листе бумаги с указанием реквизитов Филиала.

Оформление доверенностей в Филиале осуществляется в соответствии со статьями 185 - 187 Гражданского кодекса Российской Федерации, а также локальными нормативными актами, изданными в Филиале.

Подготовка доверенностей на работников Филиала осуществляется на основании служебной записки начальника структурного подразделения Филиала с визой курирующего заместителя директора, адресованной на имя директора Филиала.

Служебная записка о необходимости выдачи доверенности должна содержать полномочия представителя и сведения, предусмотренные положением о порядке оформления доверенностей в филиале.

Доверенность подписывается директором Филиала либо лицом, исполняющим его обязанности. Подпись заверяется печатью Филиала.

Доверенность регистрируется в административном отделе по правилам регистрации исходящих инициативных писем и выдается юридическим отделом Филиала представителю под роспись в журнале учета доверенностей (Приложение N 25 к настоящей Инструкции).

10. Протоколы

Протоколами в Филиале оформляются решения, принятые на совещаниях у директора, заместителей директора, иных совещаниях в Филиале (далее - Совещания).

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Ведение записей в ходе совещания, сбор материалов и подготовка проекта протокола возлагается на структурное подразделение Филиала, ответственное за подготовку соответствующего протокола.

Протокол Совещания оформляет секретарь Совещания на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman N 14.

В Филиале протоколы могут издаваться в полной или краткой форме.

При краткой форме оформления протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий;

Список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня, т.е. перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с возможным указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска - "текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола, после соответствующего постановления (решения).

Затем указывается принятое по протоколу решение.

Протокол имеет следующие реквизиты:

- наименование документа - слово "П Р О Т О К О Л" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

- название (вид) Совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

- место проведения Совещания указывается (при необходимости) у кого проводится Совещание, выравнивается по центру;

- дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата Совещания;

- номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N", порядкового номера в пределах календарного года, через косую черту двух последних цифр года.

Порядковый номер документа может дополняться буквенным или цифровым индексом, обозначающим принадлежность документа соответствующей группе документов, например: "N ОЗ-ОС/23", "N 15-РГ/23", "N 18-ЗШ/23";

- подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами.

Протокол подписывают должностное лицо, председательствующее на Совещании, и секретарь Совещания.

Примерная форма протокола указана в Приложении N 8 к настоящей Инструкции.

После подписания протокол регистрируется административным отделом в СЭД и направляется всем присутствующим на Совещании, а также ответственным по исполнению поручений, указанных в протоколе, после чего протокол помещается в дело, предусмотренное номенклатурой дел Филиала.

Контроль исполнения пунктов протоколов оперативных Совещаний у директора Филиала осуществляет административный отдел. Контроль исполнения пунктов протоколов иных Совещаний в Филиале осуществляет структурное подразделение, ответственное за проведение Совещания.

По решению должностного лица, председательствующего на Совещании, секретарь Совещания тиражирует протоколы и/или оформляет выписки из протоколов, а также осуществляет их рассылку.

11. Выписки из документов

Выписка - заверенная копия части текста подлинного документа, необходимая для работы или подтверждения какого-либо факта, события.

Выписка оформляется в случае отсутствия необходимости в копировании всего документа либо исходя из конфиденциальности, содержащейся в нем информации.

Выписка из документа должна содержать следующие реквизиты:

- наименование организации - автора документа;

- наименование вида документа, из которого делается выписка (выписка из приказа, выписка из протокола и т.д.);

- дата и номер подлинного документа, из которого делается выписка;

- место составления (при наличии данного реквизита в подлиннике документа);

- заголовок;

- часть текста (при оформлении выписки из приказа (распоряжения) его констатирующая часть записывается полностью (при наличии), а из постановляющей части тот пункт, который необходим);

- подпись (наименование должности лица, подписавшего подлинный документ. Вместо личной подписи указывается слово "Подпись", далее инициалы и фамилия лица, подписавшего документ);

- заверительная надпись.

Для свидетельства верности копии (выписки из документов) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) проставляется отметка о заверении копии документа, включающая слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать.

Например:

Верно Должность, наименование структурного подразделения

(личная подпись)

инициалы и фамилия

дата

Печать

Пример оформления выписки из документа приведен в Приложении N 20 к настоящей Инструкции.

12. Акты

Акт - документ, который составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события. Акт может быть составлен как постоянно действующей, так и специально созданной комиссией (в составе не менее двух человек).

Датой Акта является дата составления акта и подписания его составителями.

Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения.

Текст Акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части Акта указывается документ, на основании которого актируется факт или событие (в именительном падеже), его номер и дата (при наличии). При перечислении лиц, участвовавших в составлении Акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже).

Если Акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

В констатирующей части Акта излагаются цели и задачи составления Акта, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы, замечания и рекомендации. Констатирующая часть Акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров Акта и их местонахождении.

Количество экземпляров Акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление в конкретном случае. Каждый экземпляр подписывается всеми членами комиссии и имеет одинаковую юридическую силу. При расшифровке подписей инициалы ставятся после фамилии.

Особое мнение члена комиссии может быть изложено на отдельном листе бумаги и оформлено как приложение к акту.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста Акта перед подписями и оформляется как реквизит "отметка о наличии приложения".

Акты, составленные по вопросам основной деятельности, в том числе связанные с материальными ценностями, подлежат утверждению директором Филиала.

Если Актом затрагиваются интересы других организаций, Акты утверждаются и руководителями заинтересованных организаций.

Упомянутые в Акте лица знакомятся с его содержанием под роспись.

Акты о повреждении пакетов, конвертов, неполном комплекте полученных документов и т.д. составляются административным отделом в 2 (двух) экземплярах, подписываются начальником/заместителем начальника и работником административного отдела. Один экземпляр вышеуказанного акта направляется адресату, направившему в адрес Филиала не полный комплект документов, второй экземпляр остается в административном отделе.

13. Служебные письма

Служебными письмами оформляется вся исходящая корреспонденция Филиала.

Служебные письма печатаются в подразделениях Филиала на специальных бланках формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman N 14, без помарок и исправлений, с соблюдением положений Инструкции.

Реквизиты служебных писем:

Адресат служебного письма печатается от центра текстового поля тремя межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В состав адресата входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя, полный почтовый адрес, включая почтовый индекс, при наличии: электронная почта, FTP, "НА РУКИ".

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности, ФИО, адрес печатаются через один межстрочный интервал.

Ответы на поручения, поступившие из Росреестра и ППК "Роскадастр" за подписью заместителя начальника управления и иных нижестоящих должностных лиц, адресуются начальнику соответствующего управления.

При написании письма руководителю учреждения последовательность написания адресата следующая:

- Должность (Директор, Руководитель);

- Наименование организации (ППК "Роскадастр", ООО "XXX");

- ФИО (А.В. Иванову).

При направлении письма иным лицам последовательность написания адресата следующая:

- Наименование организации (ППК "Роскадастр", ООО "XXX");

- Должность (Заместитель директора, Начальник отдела);

- ФИО (О.И. Смирнову).

При этом между каждой строкой ставится пробел.

ВНИМАНИЕ!

В целях единообразной практики написания вышестоящих организаций необходимо указывать их наименование следующим образом:

- Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии;

- Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве;

- ППК "Роскадастр".

При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, электронную почту, надпись "НА РУКИ", которые печатаются через один межстрочный интервал.

Например:

Никитину А.Г. ул. Яблочковой, д. 8, кв. 15, г. Санкт-Петербург, 197049

Один документ не должен содержать более четырех адресатов (исключение составляют материалы по судебным делам, где может быть больше адресатов, которые должны быть указаны в соответствии с требованиями судебных органов). Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения Филиала.

Дата служебного письма оформляется в день его регистрации работником, осуществляющим регистрацию документа.

Регистрационный номер служебного письма после его подписания оформляется работником, осуществляющим регистрацию документа, одновременно с датой и состоит из знака "N", индекса структурного подразделения, порядкового номера в регистрационной базе СЭД Филиала в пределах календарного года и через косую черту двух последних цифр года.

Например: N 02-/12345/ХХ, где:

02 - индекс структурного подразделения, которым подготовлено служебное письмо;

12345 - порядковый регистрационный номер в электронной базе данных;

XX - последние цифры года.

Служебным письмам, имеющим ограничительную пометку "Конфиденциально", присваивается регистрационный номер, содержащий буквенное обозначение "КФ".

Например: N 02-/12345/ХХ-КФ, где:

02 - индекс структурного подразделения, которым подготовлено служебное письмо;

12345 - порядковый регистрационный номер в электронной базе данных;

XX - последние цифры года;

КФ - ограничительная пометка "Конфиденциально".

Для ведения статистической отчетности допускается наличие дополнительных идентификационных номеров после порядкового регистрационного номера.

Например: N 02-/12345-БТИ/ХХ, где:

02 - индекс структурного подразделения, которым подготовлено служебное письмо;

12345 - порядковый регистрационный номер в электронной базе данных;

БТИ - дополнительный идентификационный номер;

XX - последние цифры года.

Ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте (оформляется исполнителем), а также в вводной части текста письма.

Заголовок в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопрос "о чем?" ("о ком?").

При направлении инициативных служебных писем не допускается наличие в заголовке неопределенных фраз: "о предоставлении информации", "о направлении информации".

Заголовок помещается на угловом бланке служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной) через один межстрочный интервал шрифтом Times New Roman N 12. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков). Точка в конце заголовка не ставится.

Текст служебного письма отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами.

Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующими критериями:

- официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;

- конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение;

- использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл;

- логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки;

- эмоционально-нейтральный тон изложения.

Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей:

Официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком.

Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения.

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются без обращений.

Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действий, предложения, благодарности и другие.

Основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д.

Заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица Филиала, предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и, как правило, выполняется собственноручно подписывающим его должностным лицом Филиала.

Текст служебного письма излагается от имени коллективного адресанта коллективному адресату.

Например: "информируем.. ./информирует...", "сообщаем.. ./сообщает...",

"просим направить.../просит направить...", "предлагаем рассмотреть.../предлагает рассмотреть...", "полагаем целесообразным.. ./полагает целесообразным..." и т.п.

Допускается излагать текст служебного письма от первого лица адресанта первому лицу адресата.

Например: "информирую...", "сообщаю...", "прошу направить...",

"предлагаю рассмотреть...", "полагаю целесообразным...".

Реквизит "Приложение" отделяется от текста одним межстрочным интервалом. Слово "Приложение" печатается с абзаца. После него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.

Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:

Например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

При отсутствии в тексте наименования прилагаемого документа оно обязательно указывается в реквизите "Приложение", затем - число листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Проект соглашения на 7 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка к проекту на 3 л. в 1 экз.

В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:

Например:

Приложение: на 2 л. в 2 экз. в первый и во второй адрес.

В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

Например:

Приложение: программа (брошюра) в 3 экз.

Если приложение к служебному письму представлено на съемном носителе информации (flash-накопитель, CD-диск, DVD-диск и т.п.), то указывается наименование носителя информации и количество носителей.

Например:

Приложение: CD-диск 2 шт. в 1 экз.

Если приложение к документу направляется в электронном виде без материального носителя, необходимо оформлять следующим образом:

Например:

Приложение: в электронном виде.

В случае принятия решения о не размещении в СЭД электронных образов документов, уполномоченное должностное лицо накладывает резолюцию с пометкой "без размещения в СЭД" (с подписью) на визовом экземпляре документа.

Согласование служебных писем со структурными подразделениями Филиала, к компетенции которых они относятся, и курирующими заместителями директора Филиала осуществляется исполнителем. Визируется второй экземпляр служебного письма внизу на лицевой стороне последнего листа. Допускается электронное согласование служебных писем в соответствии с настоящей Инструкцией.

Реквизит "Подпись" отделяется от предыдущего реквизита или текста письма тремя межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись.

Например:

Директор

А.В. Иванов

Несколько подписей лиц, замещающих одинаковые должности, располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через полтора межстрочных интервала.

Например:

Начальник экономического отдела (личная подпись)

И.И. Иванов

Начальник отдела кадров (личная подпись)

И.И. Иванов

Подписи лиц, замещающих разные должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей.

Например:

Заместитель директора

(личная подпись)

И.И. Иванов

Начальник финансово-экономического отдела

(личная подпись)

И.И. Иванов

Служебные письма, направляемые органам государственной власти субъектов Российской Федерации, территориальным органам Росреестра, иным организациям и гражданам подписываются в соответствии с приказом Филиала о распределении служебных обязанностей между директором Филиала и его заместителями, а также в соответствии с приказом Филиала о разграничении полномочий по подписанию входящей и исходящей корреспонденции Филиала (в последних редакциях).

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

- место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

- элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

- элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

- элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Например:

Исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы, номер служебного телефона (номер добавочного телефона) в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа (шрифтом Times New Roman N 10).

Например:

Служебные письма готовятся в двух экземплярах (один экземпляр на бланке Филиала, второй экземпляр на стандартном листе бумаги формата А4). Второй экземпляр визируется исполнителем, начальником отдела и курирующим заместителем директора Филиала.

Подписанные служебные письма передаются в административный отдел. В случае если служебное письмо является ответом на входящее обращение (поручение), к письму прикладывается документ-основание.

В обязательном порядке необходимо информировать административный отдел о направлении исходящих документов в ППК "Роскадастр", Росреестр курьерской доставкой.

14. Поручение, докладная, служебная и объяснительная записки

Поручение, докладная, служебная и объяснительная записки являются внутренними документами Филиала.

Поручение, докладная, служебная и объяснительная записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman N 14 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с п. 13 настоящей Инструкции.

Поручение - это внутренний документ Филиала, исходящий от директора, заместителей директора Филиала с поручением в адрес работников Филиала.

Поручение оформляется по форме согласно Приложению N 4 к настоящей Инструкции.

Поручения регистрируются административным отделом в базе данных СЭД и направляются на исполнение ответственным лицам, указанным в поручении.

Докладная записка - это документ, адресованный директору Филиала или его заместителю и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении (факте), о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативные - содержат сведения об имевшем место событии, ситуации и предложения, рекомендации принять определенные решения.

Информационные - содержат сведения о ходе выполнения работы.

Отчетные - содержат сведения о завершении работы или ее этапа.

Текст докладной записки состоит из двух или трех частей:

- в первой части излагаются причины, события или факты, послужившие поводом для ее написания,

- во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения проблемы,

- в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

Служебная записка - документ, используемый для решения оперативных и общих вопросов, возникающих в деятельности Филиала. Может адресоваться директору Филиала, заместителям директора, начальникам отделов, структурным подразделениям Филиала.

Служебная записка состоит из двух частей: обоснование (изложение причин составления) и выводы (предложения, просьбы, заявки).

Докладные и служебные записки оформляются по единому образцу (Приложение N 9, 10 к настоящей Инструкции).

Обязательными реквизитами докладной (служебной) записки являются: наименование отдела, адресат, вид документа, дата, номер, заголовок, текст, подпись, исполнитель, визы согласования.

Докладные (служебные) записки, адресованные директору Филиала, согласовываются с курирующим заместителем директора Филиала.

Служебные записки, адресованные директору Филиала, содержащие ФИО и должности работников Филиала, в обязательном порядке визируются начальником отдела кадров.

Служебные записки о возложении обязанностей, об организации рабочего места, оформляются строго по установленным образцам (шаблонам), размещенным по адресу: \\10.77.141.14\public\Шаблоны писем\Шаблоны для филиала ППК Роскадастр по Москве.

Служебные записки "О снятии с контроля" пишутся на имя директора Филиала, иных уполномоченных лиц Филиала, подписавших поручение. К таким служебным запискам в обязательном порядке прикладывается поручение, которое снимается с контроля. Кроме того, в данной служебной записке должны быть указаны причины, основания для снятия с контроля поручения с приложением подтверждающих документов.

В преамбуле служебной записки, оформленной в соответствии с приказом, протоколом, требованием, поручением в обязательном порядке должен быть указан документ, во исполнение которого оформлена данная служебная записка.

При оформлении служебных записок на имя директора Филиала с просьбой дать поручение структурным подразделениям Филиала в обязательном порядке необходимо отразить наименование структурного подразделения Филиала, на которое предлагается возложить поручение.

Служебные записки о противопожарном состоянии на праздничные дни оформляются ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, в соответствии с Приложением N 11 к настоящей Инструкции.

Регистрационный номер докладной (служебной) записки после его подписания оформляется одновременно с датой, и состоит из знака "N", индекса структурного подразделения, порядкового номера документа в пределах календарного года, а также двух последних цифр года.

Служебные записки, подготовленные во исполнение ответных документов (входящих, служебных записок), при регистрации в обязательном порядке "привязываются" в базе данных СЭД к этим документам, в том числе и при перенаправлении документов из одного отдела в другой.

Докладные и служебные записки, адресованные директору Филиала, его заместителям, всем начальникам структурных подразделений, регистрируются в базе данных СЭД работниками административного отдела.

Служебные записки между структурными подразделениями регистрируются в базе данных СЭД ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях (Приложение N 13 к настоящей Инструкции).

Допускается вложение служебной записки в формате Word, без подписи начальника отдела. При этом начальник отдела несет персональную ответственность за содержание служебной записки.

Исполнение поручений по докладным (служебным) запискам осуществляется по правилам и в сроки, установленным порядком по работе с входящими документами.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудовой или технологической дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.), поясняющий какое-либо действие, факт, поступок, происшествие, сложившуюся ситуацию или поведение отдельных работников Филиала.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги.

По структуре, построению и оформлению реквизитов объяснительная записка аналогична служебной (докладной) записке.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия; текст должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения.

Объяснительная записка подписывается ее составителем с указанием должности и даты подписания.

Объяснительные записки, докладные записки и личные заявления работников, адресованные непосредственному начальнику структурного подразделения (либо лицу, официально его замещающему), по внутренним вопросам, входящим в компетенцию соответствующего структурного подразделения, не регистрируются в базе данных СЭД и рассматриваются начальником структурного подразделения в оперативном порядке.

15. Справки

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Различают справки служебного и личного характера.

Справки представляются по запросу вышестоящих организаций, сторонних организаций (например: судов, прокуратуры и т.д.). Такие справки оформляются на бланке Филиала по правилам служебного письма.

Справки служебного характера в качестве внутреннего документа представляются директору, заместителям директора Филиала. Такие справки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично служебной записке с теми же реквизитами.

Справки личного характера, как правило, выдаются работникам для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др.

Справки личного характера оформляются на бланке Филиала, имеют следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, текст, подпись, печать (по необходимости).

16. Порядок подготовки и проведения оперативных совещаний

Оперативное совещание с руководящим составом и начальниками структурных подразделений Филиала проводятся в установленный директором Филиала день и время.

Организационную подготовку и контроль исполнения решений, принятых на оперативном совещании, осуществляет административный отдел, если иное не установлено протоколом оперативного совещания.

На совещаниях рассматриваются и обсуждаются текущие вопросы деятельности структурных подразделений, исполнительская дисциплина, отчеты руководителей подразделений о работе за прошедший период, основные мероприятия подразделений на предстоящий период, а также другие организационные вопросы оперативного характера.

Ход оперативного совещания оформляется протоколом, ведение которого осуществляется работником административного отдела.

По результатам оперативного совещания административным отделом оформляется протокол, который подписывается директором Филиала или его заместителем, непосредственно проводившим совещание, а также секретарем совещания. Протокол оперативного совещания оформляется и предоставляется на подпись не позднее 2 (двух) рабочих дней с момента проведения совещания, либо в сроки, установленные руководством Филиала. Подписанный протокол регистрируется административным отделом в базе данных СЭД и рассылается всем участникам совещания, а также иным должностным лицам, которым в ходе совещания были даны поручения.

Подлинники протоколов оперативных совещаний хранятся в административном отделе в соответствии с номенклатурой дел.

17. Документооборот Филиала. Виды документопотоков

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот, который состоит из четырех основных документопотоков:

- документы, поступающие в Филиал (входящие);

- документы, направляемые Филиалом (исходящие);

- переписка между структурными подразделениями и должностными лицами Филиала (внутренние);

- организационно-распорядительные акты (нормативные и индивидуальные).

Этапы документооборота:

- прием, обработка входящих документов;

- распределение документов в административном отделе на регистрируемые и нерегистрируемые;

- регистрация входящих документов;

- рассмотрение документов директором (заместителем директора, начальником отдела);

- направление на исполнение;

- исполнение документов;

- контроль исполнения документов;

- регистрация и отправка исходящих документов;

- формирование номенклатурных дел и передача их на хранение.

Прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация и направление для дальнейшего прохождения документов, поступивших в Филиал, а также отправка документов осуществляются административным отделом.

18. Обработка входящих документов

Входящая корреспонденция доставляется в Филиал посредством почтовой, фельдъегерской и специальной связью, по электронной почте, через официальный сайт ППК "Роскадастр" в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, СЭД, а также непосредственно курьерами самих адресантов или лично через окно "Экспедиция".

Конверты (бандероли) с документами на бумажных носителях проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются, после чего проверяется комплектность документов.

Не подлежат вскрытию конверты с пометками:

- лично;

- секретно;

- торги.

Такие конверты (бандероли) учитываются и передаются по назначению.

О повреждении, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа, сообщается отправителю документа. При необходимости составляется акт в 2-х экземплярах, первый экземпляр акта остается в административном отделе, второй - отсылается адресанту.

В акте указываются должность, фамилия и инициалы лиц, присутствующих при вскрытии конверта (не менее 2-х человек), дата вскрытия, регистрационный номер, дата и заголовок отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают работники, указанные в акте, в том числе в обязательном порядке начальник административного отдела (или его заместитель) и работник, вскрывший указанный конверт.

Работник административного отдела, принимающий корреспонденцию нарочным, проводит необходимую предварительную проверку.

При поступлении писем без конвертов осуществляется проверка на правильность адресации, наличие подписи автора документа, наличие доверенности (если автор документа является представителем юридического либо физического лица по доверенности), а также всех указанных в письме приложений и сведений о почтовом адресе адресанта.

В случае необходимости делается отметка о приеме корреспонденции.

Не допускается принимать корреспонденцию с грифом "Секретно".

Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:

- если по ним можно установить отправителя или дату отправления;

- если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;

- при большом расхождении между датами подписания и получения документов.

После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело.

Вся входящая корреспонденция подлежит обязательной централизованной регистрации административным отделом в базе данных "Канцелярия Экспедиции" СЭД.

Срок обработки поступившей в Филиал корреспонденции с последующей ее регистрацией должен составлять не более 3 дней, в случае если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок.

Обращения граждан, поступившие в Филиал, регистрируются в СЭД административным отделом в базе данных "Канцелярия ОГ".

Документы, не зарегистрированные в СЭД, за исключением документов, не подлежащих регистрации в ней, к рассмотрению не принимаются.

Не подлежит регистрации в административном отделе следующая входящая корреспонденция:

- документы, содержащие информацию ограниченного распространения;

- иностранная корреспонденция, требующая перевода на русский язык (регистрируется при наличии текста на русском языке);

- заявления по служебным вопросам работников Филиала без сопроводительного письма;

- справочные, информационные и рекламные материалы;

- периодические печатные издания (книги, журналы, сборники, брошюры, бюллетени, сборники законодательных актов и т.п.);

- пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы, открытки;

- формы бухгалтерской и статистической отчетности, платежные поручения и т.д. без сопроводительного письма;

- договора и соглашения (без сопроводительных писем);

- почтовые извещения;

- возвращенные почтовые отправления Филиала, не полученных адресатом, с истекшим сроком хранения;

- почтовые отправления, ошибочно поступившие в адрес Филиала;

- корреспонденция, содержащая пометку "заявка на проведение конкурентной процедуры (извещение N ____ )";

- запросы о предоставлении сведений ЕГРН (в соответствии с частью 9 ст. 62 218-ФЗ "О государственной регистрации недвижимости"), поступившие без сопроводительных писем;

- телефонограммы;

- личная переписка.

Документы, не подлежащие регистрации в СЭД, передаются адресатам по журналу приема-передачи документов.

При регистрации входящих документов в карточку-черновик в СЭД вносятся следующие сведения о документе:

- наименование организации (корреспондента);

- адресат;

- наименование вида документа;

- дата поступившего документа;

- регистрационный номер поступившего документа;

- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- входящий регистрационный номер;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- количество листов основного документа;

- отметка о приложении (количество приложений, тип приложения, общее количество листов приложений);

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер);

- резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата);

- срок исполнения документа;

- сведения о переадресации документа;

- отметка о контроле;

- гриф ограничения доступа к документу (при необходимости).

Реквизит "Регистрационный номер" входящего документа оформляется административным отделом и состоит из порядкового номера в электронной базе данных.

Факт регистрации входящего документа подтверждается регистрационным штампом, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу. В указанный штамп от руки вписываются дата получения документа, регистрационный номер, количество листов приложения. При отсутствии возможности проставления штампа в правом нижнем углу, допускается простановка штампа на лицевой стороне первого листа на свободном месте.

Например: Вх.00001/ХХ, где:

00001 - порядковый регистрационный номер в электронной базе данных;

XX - две последние цифры года.

Для ведения статистической отчетности допускается после порядкового номера наличие дополнительного идентификационного номера при регистрации входящего обращения.

Например: Вх.00001/БТИ/ХХ, где:

00001 - порядковый регистрационный номер в электронной базе данных;

БТИ - дополнительный идентификационный номер;

XX - две последние цифры года.

В документах, поступивших на бумажном носителе и являющихся дубликатами (подлинники документов, ранее поступивших по электронной почте, посредством СЭД), проставляется номер и дата первоначально поступившего документа в правом верхнем углу документа. Документ передается в отдел, являющийся исполнителем по данному документу.

В регистрации электронных документов, принятых посредством СЭД, поступивших с нарушением установленных требований (электронная карточка без вложения, вложения не комплектны, несоответствие адресата, документ не подписан, не заполнены обязательные поля карточки и т.д.) отказывается, при этом в обязательном порядке указываются причины отказа в регистрации.

Поступившие в Филиал документы, содержащие информацию ограниченного распространения, регистрируются в базе данных "Канцелярия Экспедиции" и вносятся в Журнал учета переданных документов с ограничительной пометкой в филиале ППК "Роскадастр" по Москве.

Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, передаются под роспись в журнале о получении данных документов.

Регистрационный номер документа с пометкой "Для служебного пользования" состоит из порядкового номера в электронной базе данных в пределах календарного года, буквенного обозначения ДСП и двух последних цифр года, например: Вх. 123 45/ХХ/ДСП.

Регистрационный номер документа с пометкой "Конфиденциально" состоит из порядкового номера в электронной базе данных в пределах календарного года, буквенного обозначения КФ и двух последних цифр года, например: Вх.12345/ХХ/КФ.

После регистрации бумажного документа в базе данных "Канцелярия Экспедиции" осуществляется его сканирование и пересылка по СЭД в базу данных "Канцелярия Руководителя". После представления документа на бумажном носителе директору Филиала, осуществляется направление по СЭД в канцелярии заместителей директора и отделов в соответствии с резолюцией, одновременно подлинник документа на бумажном носителе направляется ответственному исполнителю, указанному первым в резолюции. Остальные ответственные лица, указанные в резолюции, получают ксерокопию поручения (резолюцию) и первого листа обращения для последующего ознакомления с материалами обращения в СЭД.

Под резолюцией (поручением) понимается документ, в котором одному или нескольким должностным лицам в письменной форме ставится задача (указание) или доводится решение директора Филиала достичь определенного результата к заданному (установленному) времени.

Указание (решение) по исполнению документа (поручения) должны содержать: инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и при необходимости срок исполнения.

Письменные поручения, обращения, в том числе в виде факсограмм, поступающие в адрес Филиала, в отношении которых установлен ограниченный срок исполнения, после регистрации их административным отделом в СЭД, до подписания директором Филиала поручения (резолюции), направляются на исполнение напрямую в структурное подразделение Филиала, в компетенции которого находится решение вопроса, указанного в обращении. При этом в поручении (резолюции) указывается, что данное обращение направлено на исполнение в соответствующее подразделение Филиала. В том случае, если директором Филиала принято решение о назначении ответственного исполнителя, отличного от исполнителя, которому было направлено обращение (копия) до момента подписания поручения (резолюции), проекты документов, материалы, подготовленные в рамках исполнения вышеуказанного обращения, предоставляются новому исполнителю.

В случае если в документе содержится более одного поручения различного характера, проект указания по исполнению документа создается по нескольким пунктам, с определением отдельно по каждому пункту ответственного исполнителя и содержания поручения; если одновременно вносятся предложения о постановке документа на централизованный контроль, сроки исполнения определяются отдельно по каждому пункту.

Если указание по исполнению (поручение, резолюция) дано нескольким лицам и в указании по исполнению не определен конкретный ответственный исполнитель, то лицо, указанное в резолюции (поручении) первым или обозначенное словами "обобщение", "свод", "ответ", является головным (ответственным) исполнителем поручения.

Резолюция "прошу переговорить" исполняется не позднее дня, следующего за датой подписания резолюции.

Документы, поступившие в базу данных "Канцелярия заместителя Руководителя" и в базу данных "Канцелярия отдела" СЭД, обрабатываются ответственными делопроизводителями (доверенными лицами заместителей директора или начальников структурных подразделений):

- готовятся проекты указаний по исполнению;

- отправляются непосредственным исполнителям;

- контролируются сроки исполнения данных документов;

- документы, рассматриваемые заместителями директора, передаются в структурные подразделения с указаниями по исполнению заместителей директора в курируемые ими структурные подразделения в соответствии с приказом о распределении обязанностей между директором и его заместителями.

Поступающие в адрес Филиала ответы по ранее направленным запросам направляются в работу в соответствующее подразделение Филиала без подписания резолюции директором Филиала или его заместителями.

Запросы с сопроводительными письмами, поступающие в Филиал в соответствии с частью 9 ст. 62 218-ФЗ "О государственной регистрации недвижимости", направляются в работу после регистрации в системе электронного документооборота без подписания резолюции директором Филиала или его заместителями.

Входящая корреспонденция, направляемая в Филиал в рамках судопроизводства, за исключением судебных актов (определения, постановления, судебные решения) направляется в работу юридического отдела без подписания резолюции директором Филиала или его заместителями после регистрации данных документов в системе электронного документооборота Филиала.

В соответствии с ч. З ст.125 АПК РФ, ст. 132 ГПК РФ, ч. 7 ст. 125 КАС РФ на письма о судебных разбирательствах с приложением материалов по делу - исковых заявлений, письменных пояснений, определений судов, повесток и иных судебных документов, срок ответа не устанавливается.

Для фиксации факта передачи входящих документов и их копий на бумажном носителе исполнителям в структурные подразделения используются журналы приема-передачи документов.

В документах, поступивших на бумажном носителе, являющихся дубликатами (подлинники документов, ранее поступивших по электронной почте, посредством СЭД), проставляются номер и дата первоначально поступившего документа в правом верхнем углу документа. Такие документы передаются в структурные подразделения Филиала, являющееся исполнителем по первоначальному документу, и подшиваются в соответствующее номенклатурное дело.

При необходимости перераспределения документов по принадлежности между структурными подразделениями Филиала, в срок не более 3 (трех) рабочих дней с момента поступления документа на рассмотрение в структурное подразделение Филиала, начальником отдела, в работе которого находится на рассмотрении документ, направляется служебная записка в адрес директора Филиала или курирующего соответствующее направление деятельности Филиала заместителя директора, содержащая обоснование необходимости перераспределения документа в иное структурное подразделение Филиала с приложением всех документов по данному обращению.

18.1. Особенности обработки входящих документов, поступающих в электронном виде

Входящие документы, поступающие в Филиал в электронном виде по СЭД или электронной почте, регистрируются в "Канцелярии Экспедиция" или "Канцелярия ОГ". Распечатывание таких документов на бумажном носителе не осуществляется.

Регистрация документов, поступивших в электронном виде, осуществляется в соответствии с п. 18 настоящей Инструкции.

При присвоении регистрационного номера электронный образ документа, поступившего по электронной почте, прикрепляется в карточку СЭД.

После регистрации документа работник административного отдела создает черновик пункта резолюции и направляет на утверждение директору Филиала или заместителю директора Филиала.

Директор или заместитель директора утверждает или изменяет пункт резолюции. При необходимости создает поручение в структурное подразделение, ответственное за исполнение поручения/обращения.

После утверждения резолюции либо поручения документ поступает на исполнение в структурное подразделение.

Факт приема документов, поступивших по СЭД в структурные подразделения, административным отделом не отслеживается.

Ответственность за прием, обработку и исполнение возлагается на начальника структурного подразделения либо лицо, его замещающее.

19. Обработка исходящих документов

Реквизиты исходящих документов (служебных писем) оформляются структурными подразделениями в соответствии с правилами, установленными п. 13 настоящей Инструкции.

В карточку-черновик в СЭД вносятся следующие сведения о документе:

- адресат;

- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер);

- количество листов основного документа;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений, тип приложения);

- подразделение - ответственный исполнитель документа;

- гриф ограничения доступа к документу (при необходимости).

Исходящие документы, подготовленные на бумажном носителе с подписью директора Филиала, заместителей директора, иных уполномоченных лиц после подписания подлежат регистрации в административном отделе в следующем порядке:

- документы представляются на регистрацию в 2 (двух) экземплярах, из которых после регистрации первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются адресату; второй экземпляр (копия) с визами согласования возвращается в соответствующее структурное подразделение с отметкой, включающей регистрационный номер и дату, для включения в соответствующее номенклатурное дело отдела;

- регистрационные номера оформляются административным отделом в соответствии с п. 13 настоящей Инструкции.

В случае поступления в административный отдел на регистрацию неполного комплекта документов (неполный комплект приложения, отсутствие приложения, отсутствие документа основания и т.п.), а также при нарушении оформления документа, документ возвращается в структурное подразделение без регистрации на дооформление.

Отправка исходящих документов (служебных писем) осуществляется в следующем порядке:

- служебные письма за подписью директора Филиала и его заместителей, а также иных уполномоченных лиц, адресованные в адрес Росреестра, ППК "Роскадастр", территориальных Управлений Росреестра, филиалов ППК "Роскадастр" направляются посредством СЭД;

- служебные письма в федеральные органы исполнительной власти отправляются нарочно (в этом случае составляется реестр передачи документов), почтовым отправлением, либо по электронной почте;

- письма, направляемые в другие организации и гражданам, направляются почтовым отправлением, либо по электронной почте, если нет другого указания руководства.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется административным отделом в порядке, установленном Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи".

В случае, если в письме имеется просьба заявителя выдать ответ на руки, решение о возможности выдачи ответа на руки заявителю принимает начальник отдела, подготовившего ответ. На первом, "оригинальном", экземпляре делается пометка "НА РУКИ".

Выдача документа заявителю осуществляется административным отделом. При получении заявитель предъявляет документ удостоверяющий личность, доверенность, служебное удостоверение и получает под роспись исходящий документ, при этом собственноручно на копии документа делает надпись: "Оригинал исх. N _____ от ____________ г. получен.". В случае если документ имеет Приложение, делается надпись: "Оригинал исх. N _____ от ______________ г. с Приложением получен.". Надпись заверяется подписью заявителя с расшифровкой подписи и даты получения. Допускается выдача документа заявителю по реестру.

Если служебные письма направляются в Росреестр, ППК "Роскадастр", территориальные Управления Росреестра, филиалы ППК "Роскадастр", почтовый адрес после наименования адресата не указывается. Исключение составляют письма с приложением оригиналов обращений, документов. Во всех остальных случаях исполнитель указывает полный почтовый адрес, включая почтовый индекс. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, возвращаются исполнителю на доработку.

Если исходящий документ необходимо направить курьерской доставкой в ППК "Роскадастр" или в Росреестр, необходимо информировать административный отдел о данном способе доставки документов, иначе документ будет отправлен исключительно посредством СЭД.

Документы отправляются простыми или заказными письмами в конвертах. На конвертах указываются: адресат, его почтовый индекс и адрес. Все документы, отправляемые одному адресату, вкладываются в один конверт.

Письма передаются в почтовое отделение по описи, которая составляется в двух экземплярах. В описи указываются регистрационные номера документов, ФИО заявителя, дата отправки, ее вид и почтовый адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения помещается в номенклатурное дело административного отдела.

Документы массовой рассылки отправляются в соответствии с указателем рассылки, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает руководитель или заместитель руководителя структурного подразделения.

19.1. Особенности обработки исходящих документов, подписанных электронной подписью

Исходящие документы, подготовленные во исполнение входящих документов, поступивших по электронной почте, через официальный сайт ППК "Роскадастр" в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, СЭД, допускается подписывать электронной подписью.

Работник структурного подразделения направляет на согласование уполномоченным лицам, подготовленный в электронном виде проект ответа, в соответствии с Приложением N 12 к настоящей Инструкции.

После согласования проекта ответа уполномоченный работник структурного подразделения заполняет черновик карточки исходящего документа в "Канцелярии Исходящие" СЭД в соответствии с Приложением N 14 к настоящей Инструкции.

20. Учет объема документооборота

Объем документооборота Филиала состоит из объемов отдельных документопотоков или общего количества входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, образующихся в результате деятельности Филиала.

При учете объема документооборота подсчитывается количество документов каждой выделенной категории. Учет количества документов производится по данным СЭД, регистрационно-учетных карточек.

За единицу учета количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия - единственный экземпляр документа в организации, например, копия исходящего письма) без учета копий, создаваемых при печати и копировании (тиражировании). Копии документов при необходимости анализа учитываются отдельно.

Результаты учета объема документооборота в Филиале ежегодно обобщаются и предоставляются административным отделом директору Филиала в виде отчета об объеме документооборота за год.

21. Организация делопроизводства в отделах и исполнение документов

Организацию делопроизводства, оперативное и качественное рассмотрение документов, контроль исполнения, обеспечивают начальники отделов.

Непосредственное ведение делопроизводства в отделах возлагается на лиц, ответственных за ведение делопроизводства и назначаемых приказом директора Филиала.

В обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в отделах, входит:

- своевременное получение в административном отделе документов и передача их на рассмотрение начальнику отдела;

- передача документов исполнителям (под роспись);

- контроль исполнения документов и отчет о снятии их с контроля;

- получение в административном отделе номерных бланков (приказы, распоряжения);

- ведение журнала учета выдачи исполнителям номерных бланков;

- формирование отчетов об использовании номерных бланков;

- ведение журналов учета выдачи печатей и штампов (при наличии);

- информирование начальника отдела о состоянии работы с документами и состоянии исполнительской дисциплины;

- предоставление документов в административный отдел для снятия с контроля;

- предоставление документов на подпись начальнику отдела, на визирование в другие отделы;

- проверка правильности оформления исходящих документов (наличие адресата, почтового индекса, приложений, реквизита ссылки на исходящий номер и дату ответного документа, необходимого количества экземпляров);

- учет и хранение всех исходящих документов структурного подразделения Филиала с визами согласования ответственных лиц;

- составление номенклатуры дела отдела (совместно с начальником отдела), оформление дел и документов в дела и сдача их в архив.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование с заинтересованными лицами.

Если исполнение не требует подготовки исходящего документа, на документе оформляется соответствующая запись, и документ подшивается в дело согласно номенклатуре дел.

Исполнитель несет ответственность за полноту, достоверность и соблюдение установленных правил оформления и сроков исполнения документов.

Если исполнение поручено нескольким исполнителям, исполнитель, указанный в резолюции первым, организует выработку совместного решения (ответа).

Соисполнители своевременно представляют ответственному исполнителю необходимые материалы.

В случае если исходящее письмо необходимо "выдать на руки", направить по электронной почте, выложить на FTP сервер и т.п., исполнитель обязан сделать соответствующую надпись.

В случае если информацию необходимо представить в виде файла в формате MS Word, MS Excel или ином формате, исполнитель вместе с бумажным носителем предоставляет работнику административного отдела, ответственному за регистрацию исходящей корреспонденции, файл в указанных форматах.

22. Контроль исполнения документов

Персональную ответственность за соблюдение сроков исполнения поручений и обращений несут ответственные исполнители, начальники отделов.

Контроль исполнения документов (далее - Контроль) представляет собой совокупность процедур, осуществляемых административным отделом совместно со структурными подразделениями Филиала. Контроль связан с учетом и анализом сроков, порядка и качества исполнения входящих документов. Целью Контроля является укрепление исполнительской дисциплины и повышение эффективности деятельности Филиала.

Контроль включает: постановку документов на контроль, предварительный контроль, предупредительный контроль, снятие документов с контроля.

В обязательном порядке подлежит контролю в Филиале исполнение:

- обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Московской городской Думы;

- поручений Росреестра, Управления Росреестра по Москве, ППК "Роскадастр" по основной деятельности со сроками исполнения;

- документов (поручений), поставленных на контроль по усмотрению руководства Филиала.

Обращения граждан и организаций, направляемые в Филиал из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и иных органов государственной власти, требующие после их разрешения предоставления вышеуказанным органам ответа, могут быть поставлены директором Филиала на "Особый контроль".

Централизованную постановку документов на контроль с указаниями по исполнению директора Филиала и его заместителей осуществляет административный отдел. В правом верхнем углу документов проставляется штамп "Контроль".

После соответствующего оформления контрольные документы и заведенные на них контрольные карточки направляются административным отделом для исполнения в структурные подразделения Филиала.

Контрольная карточка включает в себя номер и дату поступившего документа, входящий регистрационный номер Филиала и его дату, содержание указания по исполнению, срок его исполнения, наименование структурного подразделения-исполнителя и иную информацию.

Электронная контрольная картотека документов систематизируется в СЭД по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Руководитель структурного подразделения, получивший контрольный документ, определяет его исполнителя, который обеспечивает сбор, обработку и обобщение необходимой для исполнения информации, подготовку необходимых документов, проектов ответов, служебных записок о ходе и результатах исполнения поручений и указаний по исполнению, а также соблюдение установленных сроков.

Предварительный контроль осуществляется административным отделом, непосредственно после регистрации документа в СЭД, путем направления регистрационного номера с указанием контрольных сроков исполнения по электронной почте ответственным делопроизводителям в структурных подразделениях.

Данный вид контроля применяется к документам, имеющим ограниченный срок исполнения.

Предупредительный контроль осуществляется административным отделом путем направления служебных записок в структурные подразделения с приложением списка документов, подлежащих исполнению в сроки, указанные в служебных записках.

Ежедневный контроль осуществляется административным отделом путем обзвона ответственных делопроизводителей в структурных подразделениях с направлением информации о документах, срок исполнения которых истекает непосредственно в день обзвона.

Текущий контроль исполнения документов осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Филиала.

Основные исполнители и соисполнители документа (поручения) обязаны по первому требованию работников административного отдела предоставлять исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов по контролируемым документам.

Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов несут заместители директора Филиала, руководители структурных подразделений и исполнители.

Снятие документов с контроля осуществляется административным отделом в СЭД на основании официальной информации структурного подразделения-исполнителя (подготовленное исходящее письмо, служебная записка о снятии с контроля).

В структурных подразделениях лица, ответственные за подготовку ответов на обращения граждан и юридических лиц, снимают документ с контроля при регистрации исходящего документа в СЭД, путем заполнения всех необходимых реквизитов в "Канцелярии ОГ".

Направление запроса по документу или промежуточного ответа автору обращения не может служить основанием для признания документа исполненным.

Документы с резолюцией директора "для сведения", "для учета в работе", "в работу", "участие" снимаются с контроля без служебных записок структурных подразделений о снятии документа с контроля.

23. Сроки исполнения документов

Сроки исполнения контрольных документов устанавливаются Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами вышестоящих государственных органов и исчисляются в календарных днях, отсчет которых начинается с даты регистрации контрольного документа.

В указаниях по исполнению на конкретном документе директором Филиала или его заместителями могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов.

Внутренние сроки исполнения Филиалом обращений, поручений:

- обращения граждан, юридических лиц исполняются в срок за минусом 3 (трех) рабочих дней от срока рассмотрения обращения, установленного действующим законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами Филиала;

- поручения Росреестра, Управления Росреестра по Москве, ППК "Роскадастр" исполняются в срок за минусом 3 (трех) рабочих дней от срока исполнения, указанного в поручении, если данный срок составляет более 10 (десяти) календарных дней с момента регистрации поручения;

- поручения Росреестра, Управления Росреестра по Москве, ППК "Роскадастр" исполняются в срок за минусом 1 (одного) рабочего дня от срока исполнения, указанного в поручении, если данный срок составляет менее 10 (десяти) календарных дней с момента регистрации поручения.

Если последний день срока исполнения обращения, поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

В случае нарушения исполнителем сроков рассмотрения обращения, исполнения поручения административный отдел направляет служебную записку о данном факте заместителю директора Филиала, курирующего структурное подразделение Филиала, допустившее нарушение сроков, предусмотренных настоящей Инструкцией.

Исходящий документ считается исполненным только после его регистрации административным отделом в СЭД.

При наличии объективных причин, препятствующих исполнению поручения во внешний срок, структурное подразделение Филиала, ответственное за исполнение поручения, направляет в государственный орган, давший поручение, предложение о его продлении с указанием причины и планируемой даты исполнения.

Исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается.

В случаях, когда Филиал определен соисполнителем поручения, отданного нескольким органам исполнительной власти, он представляет головному исполнителю свои предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

Срок исполнения парламентского запроса Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации составляет не более 15 дней со дня получения запроса или иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации.

Срок исполнения запроса членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации составляет не более 30 дней со дня получения запроса или иной срок, согласованный с инициатором запроса.

Письма иных государственных органов исполняются в следующие сроки:

- Администрации Президента Российской Федерации - не более месяца, исчисляемого с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

- полномочного представителя Президента Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации - не более 15 дней, исчисляемых с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

- полномочного представителя Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации - не более месяца, исчисляемого с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

- полномочного представителя Правительства Российской Федерации в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации - не более месяца, исчисляемого с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

- уполномоченного по правам человека в Российской Федерации - не более 15 дней, исчисляемых с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

- запросы Конституционного Суда Российской Федерации - не более месяца, исчисляемого с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

- представления Счетной палаты Российской Федерации - не более 20 дней, исчисляемых с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

- представления прокуроров (заместителей прокуроров) об устранении нарушений законов - не более месяца, исчисляемого со дня внесения.

Сроки исполнения документов, поступивших от других индивидуальных и коллективных адресантов, исчисляются в календарных днях с даты их поступления, отмеченной в регистрационном штампе Филиала, и не должны превышать 30 дней.

При исполнении поручений Росреестра, ППК "Роскадастр", Управления Росреестра по Москве, а также при рассмотрении обращений физических и юридических лиц, в случае возникновения обстоятельств, препятствующих исполнению поручений, рассмотрению обращений во внутренние сроки, установленные настоящей Инструкцией, необходимо направлять в административный отдел на электронную почту Prod_srokov@77.kadastr.ru служебные записки с пояснением причин, препятствующих исполнению поручений, обращений во внутренний срок.

Предоставление документов на визирование и подписание директору, заместителям директора осуществляется до 16 часов 00 минут, за исключением поручений вышестоящих организаций со сроком исполнения менее 1 (одного) рабочего дня.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только их авторы.

Обо всех случаях санкционированного изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан оперативно информировать административный отдел, который вносит необходимые изменения в СЭД.

24. Порядок рассмотрения обращений граждан и юридических лиц

24.1. Организация работы с обращениями граждан и юридических лиц

Работа с обращениями граждан и юридических лиц в Филиале ведется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством, регламентирующим порядок работы с обращениями граждан и юридических лиц, и настоящей Инструкцией.

Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан в Филиале осуществляется административным отделом (в структурных подразделениях - ответственными делопроизводителями).

Ответственность за организацию рассмотрения обращений граждан и юридических лиц и соблюдение установленных при этом сроков возлагается на начальников структурных подразделений Филиала, а также заместителей директора Филиала, курирующих данные структурные подразделения.

Обращения граждан и юридических лиц могут быть в виде предложений, заявлений, жалоб и ходатайств. Обращения могут быть индивидуальными и коллективными.

Письменное обращение, помимо изложения существа предложения, заявления либо жалобы, должно быть подписано с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии), а также иметь почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ. Обращение, не содержащее этих сведений, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.

Поступившие в структурные подразделения письменные обращения граждан и юридических лиц рассматриваются в срок не более 30 дней со дня их регистрации в административном отделе. В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен директором Филиала или его заместителями, давшими соответствующее поручение, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения сообщается автору письменного обращения.

Все работники Филиала, осуществляющие работу с обращениями, несут ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, осуществляющего работу с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

При утрате исполнителем письменного обращения назначается служебная проверка, о результатах которой докладывается директору Филиала.

24.2. Регистрация поступивших обращений

Все поступающие обращения граждан и юридических лиц регистрируются в СЭД в течение 3 (трех) рабочих дней. С момента регистрации письменного обращения начинается отсчет срока их исполнения. Конверты к ним сохраняются и прикладываются к документу.

Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе, который соответствует порядковому номеру поступившего документа.

Например: ОГ-00001/ХХ, где:

ОГ - обращения граждан и юридических лиц;

00001 - порядковый регистрационный номер в электронной базе данных;

XX - две последние цифры года.

24.3. Порядок прохождения и рассмотрения обращений

Обращения граждан и юридических лиц, поступающие в Филиал, рассматриваются директором Филиала или его заместителями в соответствии с распределением полномочий, в структурных подразделениях - начальниками отделов.

Если решение вопросов, поставленных в обращениях, не относится к компетенции Филиала, в течении 5 (пяти) рабочих дней они направляются по принадлежности, о чем письменно информируется заявитель.

В случае, если обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений, директор Филиала (лицо, его замещающее) по представлению начальника структурного подразделения вправе принять решение в соответствии с ч. 5 ст. 11 Федерального закона N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" о прекращении переписки, уведомив об этом заявителя.

Жалоба, поступившая в Филиал в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.08.2012 N 840 "О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, государственных корпораций, наделенных в соответствии с федеральными законами полномочиями по предоставлению государственных услуг в установленной сфере деятельности, и их должностных лиц, организаций, предусмотренных частью 1.1 статьи 16 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", и их работников, а также многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг и их работников" (далее - Постановление N 840), подлежит рассмотрению в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок, или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений, рассмотрение жалобы осуществляется в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня ее регистрации.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю в письменной форме не позднее дня, следующего за днем принятия решения.

При принятии решения об удовлетворении, отказе в удовлетворении жалобы, необходимо руководствоваться приказом Филиала от 08.02.2023 N 056-П/23 "Об организации работы по рассмотрению жалоб на нарушение порядка предоставления государственных услуг в филиале публично-правовой компании "Роскадастр" по Москве".

При оформлении ответа заявителю по жалобе, поступившей в соответствии с Постановлением N 840, необходимо указывать N и дату принятого решения (Приложение N 6 к настоящей Инструкции).

При перенаправлении обращений граждан и юридических лиц, поступивших в соответствии с Постановлением N 840, в сопроводительном письме необходимо делать ссылку на Постановление N 840.

В случае направления заявителю промежуточного ответа исполнитель обязан информировать об этом ответственного за ведение делопроизводства в отделе и административный отдел для внесения соответствующей информации в СЭД. Одновременно исполнитель должен вести учет промежуточных ответов.

24.4. Требования к оформлению ответа

Ответы на обращения, поручения подписываются директором Филиала, его заместителями, уполномоченными лицами в соответствии с приказом Филиала от 07.02.2023 N 051-П/23 "О разграничении полномочий по подписанию входящей и исходящей корреспонденции филиала публично-правовой компании "Роскадастр" по Москве".

Преамбула исходящего документа должна быть следующего содержания:

- для поручений вышестоящих организаций - "Филиал публично-правовой компании "Роскадастр" по Москве (далее - Филиал), рассмотрев Ваше поручение (поручение ППК "Роскадастр" / поручение Росреестра) от ХХ.ХХ.20ХХ N ХХ-ХХХХ/ХХ (вх. ХХХХХ от ХХ.ХХ.20ХХ), сообщает следующее...".

- для обращений физических и юридических лиц - "Филиал публично-правовой компании "Роскадастр" по Москве (далее - Филиал), рассмотрев Ваше обращение от ХХ.ХХ.20ХХ б/н (вх. ХХХХХ от ХХ.ХХ.20ХХ), сообщает следующее...".

Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, содержать исчерпывающую информацию по всем поставленным в письме вопросам. В тексте ответа номера, даты, фамилии с инициалами не переносятся на новые строки.

Ответ на обращение, поступившее в Филиал в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

Приложенные к обращению подлинники документов, направленные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

Ответы на обращения печатаются на бланках установленной формы в соответствии с настоящей Инструкцией.

Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящей Инструкцией, возвращаются исполнителю для доработки.

25. Печати и штампы Филиала

Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в Филиале осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"; Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации"; ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования"; ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст); организационно-распорядительными документами Филиала.

Изготовление печатей Филиала с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется централизованно отделом материально-технического снабжения, полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензии на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.

Если печать Филиала с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации используется в нескольких экземплярах, номер экземпляра печати указывается в клише при ее изготовлении.

Ответственность за обеспечение сохранности печатей, а также правильности их использования несут руководители структурных подразделений.

Заявки о необходимости изготовления печатей и штампов, за исключением печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати), а также их эскизы оформляются структурными подразделениями-инициаторами и передаются в отдел материально-технического снабжения на изготовление.

Изготовленные по заказу печати (штампы) учитываются отделом материально-технического снабжения и передаются под роспись структурным подразделениям, оформившим заявки по Журналу учета печатей и штампов (Приложение N 22 к настоящей Инструкции).

В структурных подразделениях печати и штампы учитываются в Журналах учета печатей и штампов (Приложение N 23 к настоящей Инструкции) и выдаются под роспись работникам для работы. Листы журналов учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает директор Филиала по служебной записке инициаторов изготовления.

Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).

Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в отдел материально-технического снабжения, где уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

Гербовые печати применяются в Филиале для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.

Передача гербовых печатей иным лицам и вынос их за пределы здания без письменного разрешения директора не допускается.

В Филиале основной гербовой печатью заверяются:

- доверенность на получение товарно-материальных ценностей;

- поручения (бюджетные, банковские, платежные, на получение денежных средств в банке и т.д.);

- реестры (чеков, бюджетных поручений, перечисления денежных средств, представляемых в банк и учреждения Федерального казначейства и т.д.);

- бухгалтерские и статистические отчеты, сметы расходов;

- справки (лимитные, о выплатах заработной платы, использовании бюджетных ассигнований, о начислении и причитающейся заработной плате т.д.), извещения по центральным выплатам, уведомления о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств;

- договоры (контракты), акты (приемки выполненных работ и т.д.), гарантийные письма (на выполнение работ, оказание услуг и т.д.);

- иные документы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности Филиала, в случаях, предусмотренных нормативно-правовыми актами Российской Федерации;

- представления и ходатайства (о награждении, поощрении и т.д.);

- иные документы для удостоверения подписи должностного лица, имеющего право действовать от имени директора Филиала, а также документы, требующие наличия оттиска гербовой печати Филиала в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- документы, связанные с оформлением допуска к государственной тайне;

- трудовые книжки с записью об увольнении, трудовые договоры и т.д.;

- документы для ГИБДД, налоговой службы, оформления полиса ОСАГО.

Дополнительные экземпляры гербовых печатей Филиала применяются в Филиале при осуществлении отдельных полномочий органа регистрации прав в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Порядок использования и закрепления дополнительных экземпляров гербовых печатей Филиала определяется по мере их ввода в обращение.

Гербовая печать на документах проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

В Филиале могут изготавливаться мастичные печати и штампы с названием конкретных структурных подразделений без государственной символики (административный отдел, отдел кадров и другие).

Печатями с наименованиями структурных подразделений удостоверяются подписи руководителей подразделений или работников Филиала, удостоверяющих копии документов, приказов (распоряжений), и иных документов, не требующих заверения гербовой печатью.

Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.

26. Бланки Филиала

В Филиале применяются электронные бланки писем, бланки конкретных видов документов с воспроизведением официальной символики ППК "Роскадастр", которые используются для оформления приказов, распоряжений, положений, регламентов, доверенностей и других официальных документов.

Изготовление номерных бланков приказов и распоряжений Филиалом осуществляется отделом материально-технического снабжения самостоятельно, путем распечатывания на цветном принтере с проставлением ежегодной сквозной нумерации.

Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.

Хранение, выдачу, учет номерных бланков документов осуществляет административный отдел Филиала. Выдача номерных бланков производится по журналу учета и выдачи номерных бланков в структурные подразделения Филиала (Приложение N 24 к настоящей Инструкции) под роспись получателя.

Бланки не являются полиграфической продукцией строгой отчетности. Бланки используются строго по назначению.

Ответственность за сохранность бланков, а также правильность их использования, несут начальники структурных подразделений Филиала, а также работники, за которыми закреплены соответствующие обязанности.

Передача бланков другим организациям и лицам запрещается.

Испорченные номерные бланки приказов и распоряжений ежегодно сдаются по Акту сдачи номерных бланков, подлежащих уничтожению (Приложение N 15 к настоящей Инструкции) по запросу административного отдела.

Уничтожение номерных бланков осуществляется путем промышленного уничтожения (шредерирования, сжигания) с соблюдением необходимого уровня конфиденциальности, не чаще одного раза в год.

27. Подготовка и утверждение номенклатуры дел Филиала

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в структурных подразделениях Филиала, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел является основным документом, обеспечивающим систематизацию документов и дел, учет дел, поиск документов и дел.

Номенклатура дел выполняет следующие задачи:

- закрепление индексов дел;

- систематизация дел;

- установление сроков хранения дел;

- учет дел постоянного и временных сроков хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел Филиала составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности Филиала, включая документы, поступающие из других организаций.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о Филиале, планами и отчетами о работе Филиала, номенклатурой дел за прошедший год, локальными нормативными актами организации, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности организации, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений Филиала и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки.

Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

Номенклатура дел в структурных подразделениях Филиала (Приложение N 16 к настоящей Инструкции) составляется работниками, ответственными за делопроизводство в каждом структурном подразделении, и направляется в административный отдел служебными записками за подписью начальника отдела в формате Word. Административный отдел оформляет сводную номенклатуру дел Филиала по установленной форме. Сводная номенклатура дел утверждается приказом директора Филиала.

Номенклатура дел Филиала в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел Филиала составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Филиала.

После окончания календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений Филиала.

Вновь созданное структурное подразделение Филиала обязано в течение месяца разработать номенклатуру дел и представить ее в административный отдел, который в установленном порядке вносит соответствующие изменения в приказ об утверждении сводной номенклатуры дел.

После утверждения сводной номенклатуры дел Филиала структурные подразделения получают копии соответствующего приказа с приложениями конкретных разделов номенклатуры.

Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, располагаемые в последовательности, предусмотренной утвержденной структурой Филиала.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные направления деятельности Филиала в соответствии с Положением о Филиале.

Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:

- графа 1 "Индексы дел" включает обозначаемые арабскими цифрами номер структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в разделе.

Например: индекс дела 02-04, где 02 - структурный номер подразделения Филиала, 04 - порядковый номер заголовка дела в разделе;

- графа 2 "Заголовок дела (томов, частей)" включает: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); наименование организации - адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дату (период), к которым относятся документы дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разные материалы", "общая переписка" и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.

В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

"Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности филиала ППК "Роскадастр" по Москве (планы, списки, доклады, информация)".

В заголовках дел "Переписка..." указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с учебными заведениями о повышении квалификации и переподготовке работников филиала ППК "Роскадастр" по Москве".

Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними по одному вопросу.

Например:

"Переписка о награждении работников филиала ППК "Роскадастр" по Москве, присвоении им почетных званий".

В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним.

Например:

"Переписка с Российской правовой академией Минюста России по вопросам подготовки кадров".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка могут составляться заголовки каждого тома (части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию;

- графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется по окончании календарного года;

- графа 4 "Срок хранения дела, номера статей по перечню" заполняется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организации, с указанием сроков хранения, или указывается срок хранения, согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения;

- графа 5 "Примечание" может включать название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и др.

Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру дел в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

27.1. Основные требования к формированию дел

Формирование дел - группировка структурными подразделениями исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Проверки наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел должны проводиться делопроизводителями в структурных подразделениях в случаях:

- перед передачей документов в архив Филиала;

- при перемещении дел;

- при смене руководителя структурного подразделения, делопроизводителя в отделе;

- при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел.

Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем работнику, ответственному в структурном подразделении за обработку документов, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.

27.2. Правила формирования дел

В дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.

Запрещается помещать в одно дело: документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату, ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях.

По объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине).

При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "т. 1", "т. 2" и т.д.;

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Наиболее ранние документы располагаются в начале дела (сверху вниз). Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов в делах.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы, конверты с вложениями, кроме внутренней описи, нумеруются (сверху вниз) в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями: 10 а, 55 а и т.д.) номеров листов.

Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы при необходимости включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет административный отдел.

Номенклатурные дела Филиала оформляются (готовятся к хранению) административным отделом и структурными подразделениями Филиала после завершения календарного года.

Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения предусматривает:

- заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме;

- нумерацию листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа);

- составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела по установленной форме, подшивку или переплет дела.

На обложке дела указываются:

- полное и сокращенное наименование Филиала и структурного подразделения;

- номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части);

- крайние даты документов дела;

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения и архивный шифр дела.

При изменении наименования организации или структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование организации (структурного подразделения), а прежнее наименование заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).

Наименование организации и структурного подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке с помощью штампа.

На делах постоянного хранения помещается надпись: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Филиала.

В листе-заверителе дела (Приложение N 17 к настоящей Инструкции), помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указывается количество листов, особенности отдельных документов.

Лист-заверитель подписывает его составитель с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.

Внутренняя опись документов дела (Приложение N 18 к настоящей Инструкции) составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается в начале дела.

Документы в деле подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех листов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в скоросшивателях. Также допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел Филиала заполняются реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.

Дела со дня их заведения до передачи в архив Филиала или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Документы, дела, журналы и съемные машинные носители информации с ограничительной пометкой хранятся отдельно от несекретных в шкафах (ящиках, сейфах), которые запираются и опечатываются. Шкафы (ящики, сейфы) располагаются в служебных помещениях (кабинетах), сдача и вскрытие которых возложены на работников, ответственных за учет, ведение и хранение документов с ограничительной пометкой в соответствующих структурных подразделениях Филиала.

Ответственность за правильное хранение документов с ограничительной пометкой в структурных подразделениях Филиала возлагается на начальников структурных подразделений (либо лиц, их замещающих).

Исполненные документы с ограничительной пометкой подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все журналы на документы и съемные носители с ограничительной пометкой. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется ограничительная пометка. В дела с ограничительной пометкой подшиваются документы, содержащие информацию ограниченного распространения, а также несекретные документы, если они имеют прямое отношение к документам с ограничительной пометкой.

При небольшом количестве документов с ограничительной пометкой, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется "Документы с ограничительной пометкой".

Документы с ограничительной пометкой архивируются по истечению календарного года. Внутренняя опись документов с ограничительной пометкой (Приложение N 19 к настоящей Инструкции) составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

28. Выемка документов

Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в результате деятельности Филиала, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти с разрешения директора Филиала или уполномоченного им лица, с извещением начальника структурного подразделения, документы которого изымаются.

Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями Филиала и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела.

Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

29. Экспертиза ценности и отбор документов для хранения или уничтожения

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Филиала, проводится при подготовке номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов архивного фонда в Филиале создается экспертно-проверочная комиссия (ЭПК).

Правовой статус ЭПК, а также порядок ее деятельности определяется положением, утвержденным приказом Филиала.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за обработку документов, совместно с ЭПК.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел:

- постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Филиала;

- с временными сроками хранения с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел Филиала путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПК.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В архив Филиала дела сдаются по описям подготовленным структурными подразделениями по установленной форме.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;

- каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

- одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи. К особенностям нумерации дел относятся пропущенные и литерные номера, т.е. номера с буквами (10 а, 55 а), которые образуются, если при нумерации листов случайно пропущен один.

Опись дел структурных подразделений (в двух экземплярах) подписывает ее составитель с указанием его должности и утверждает руководитель структурного подразделения. Один экземпляр описи передается в архив Филиала вместе с делами, второй остается в структурном подразделении с отметкой о принятии дел.

На дела с истекшим сроком хранения в структурных подразделениях Филиала составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел. Описи передаются в отдел ведения архива по служебной записке для подготовки документов к уничтожению. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЭГЖ. Затем после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения акты об уничтожении документов утверждаются заместителем директора Филиала, возглавляющим ЭПК.

После утверждения директором Филиала (лицом, официально его замещающим) акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела, выделенные к уничтожению, могут быть уничтожены.

Для отбора и уничтожения документов с ограничительной пометкой проводится заседание экспертной комиссии, утвержденной приказом директора Филиала.

Непосредственной уничтожение осуществляется путем сжигания или измельчения на бумагорезательных устройствах.

Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего производится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле архивного фонда.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего Филиала. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то их названия последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.

30. Порядок проверки наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Проверка наличия документов, дел и съемных электронных носителей с ограничительной пометкой проводится в Филиале комиссией, утвержденной приказом директора Филиала, не реже одного раза в год.

В состав комиссии включаются работники административного отдела, отдела информационных технологий и отдела по защите государственной тайны.

Результаты проверки оформляются актом, подписанным членами комиссии, и докладываются директору Филиала.

31. Особенности работы с электронными документами в Филиале

В Филиале создаются и используются:

- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью Филиала в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Для обмена электронными документами в Филиале используются усиленные квалифицированные электронные подписи. Состав должностных лиц и работников организации, владельцев усиленных квалифицированных электронных подписей, определяется директором Филиала.

Электронный документ в СЭД, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий:

- ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на момент подписания электронного документа является действительным (достоверным), не утратил силу (не отозван);

- подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе;

- дата и время создания электронной подписи зафиксированы в СЭД;

- электронная подпись используется в соответствии с установленным в Филиале распределением права подписания документов.

Отдел информационных технологий ведет учет ключей электронных подписей в специальном журнале. Выдача материальных носителей электронной подписи и их возврат по истечении срока действия осуществляется под подпись работника в журнале.

Ключ электронной подписи, используемой в СЭД, является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД во внутреннем документообороте Филиала могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Филиале, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Документы, создаваемые в Филиале и (или) поступившие в Филиал на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота осуществляется после его сравнения с подлинником документа.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Филиала.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Филиале в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного директором Филиала.