Расходы документально не подтверждены: что делать (А. Панфилов, "Практическая бухгалтерия", N 4, апрель 2003 г.)

Расходы документально не подтверждены: что делать

     Чем это грозит фирме                                                

     Восстановление документов                                           

     Сторнирование расходов                                              

Бывает, что первичные документы по каким-то причинам отсутствуют. Например, они потерялись при переезде фирмы или в результате чрезвычайной ситуации (пожара, ограбления и т.п.).

Чем это грозит фирме

При очередной проверке налоговики обязательно обратят на это внимание и оштрафуют фирму. Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов (ст.120 НК РФ). Штраф за это нарушение составит 5000 рублей. Если же отсутствие документов привело к занижению налога, то штраф составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.

Чтобы избежать ответственности, мы предлагаем поступить следующим образом.

Первое, что нужно сделать бухгалтеру в такой ситуации, - доказать свою невиновность в том, что первичные документы отсутствуют. Для этого нужно составить акт, в котором перечисляются отсутствующие документы и причина их отсутствия. Этот акт должен быть утвержден руководителем фирмы.

Если документы пропали по причине пожара, кражи или другой чрезвычайной ситуации, вам также понадобится справка, подтверждающая, что такая ситуация действительно имела место. Так, если случился пожар, то необходима справка из пожарной части; если случилось затопление - справка организации, которая эксплуатирует здание; если документы украли - справка из милиции. Например, как действовать при краже документов, вы можете узнать из статьи "Кража документов" на странице 46.

Случается так, что новый бухгалтер приходит на фирму и не может разобраться в документации, потому что его предшественник вел бухгалтерию "спустя рукава". Чтобы избежать подобных недоразумений, мы рекомендуем, прежде чем начать работу, провести инвентаризацию.

Если же инвентаризацию провести не удалось и новый бухгалтер приступил к работе, то советуем связаться с предыдущим бухгалтером и потребовать от него письменных объяснений, почему те или иные первичные документы отсутствуют. Затем составьте акт об отсутствии документов. Таким образом, ответственность за отсутствие документов с вас, как с нового бухгалтера, будет снята.

Еще один неприятный момент, который грозит фирме в такой ситуации, - доначисление налогов и начисление пеней. Дело в том, что расходы, неподтвержденные документально, нельзя учесть при расчете налога на прибыль. В противном случае налоговики посчитают, что налоговая база по налогу на прибыль была занижена, и доначислят налог, а также начислят пени.

Чтобы избежать налоговых санкций, мы советуем попытаться восстановить недостающие документы.

Восстановление документов

Если, например, отсутствуют документы, подтверждающие покупку товаров (работ, услуг), договоритесь с поставщиками, чтобы вам выписали копии всех необходимых документов.

Конечно, восстановить недостающие документы можно, только если вам известно, каких именно документов вам не хватает для подтверждения расходов, а также у каких именно поставщиков были закуплены товары (работы, услуги).

Гораздо сложнее, если, например, затерялись документы, подтверждающие выдачу денег под отчет работнику фирмы, который в настоящий момент уже на фирме не работает. Самый простой выход из такой ситуации - попытаться связаться с этим работником и договориться с ним заново оформить необходимые документы задним числом.

А что делать, если связаться с этим работником невозможно (например, он переехал в другой город)? Тогда можно поступить так. Оформить недостающие документы на другого работника, который на дату составления утерянного документа также работал на фирме.

Еще сложнее, если те или иные расходы отражены в учете, но невозможно определить, откуда они взялись. В такой ситуации мы рекомендуем вам их сторнировать.

Сторнирование расходов

Если восстановить недостающие документы по каким-то причинам невозможно, то нужно сделать исправления в учете. Для этого те расходы, которые документально не подтверждены, сторнируются.

Кроме того, нужно пересчитать некоторые налоги и сдать уточненные декларации. В частности, нужно:

- доначислить налог на прибыль и уплатить пени;

- восстановить НДС по неподтвержденным расходам.

Пересчитывать налоги и исправлять декларации нужно за тот период, за который выявлены расходы, не подтвержденные первичными документами.

Обратите внимание: списать затраты, неподтвержденные первичными документами, за счет чистой прибыли бухгалтер не может. Дело в том, что распределять чистую прибыль может только собрание участников (акционеров) фирмы. Поэтому такие затраты отражают в составе внереализационных расходов. Налогооблагаемую прибыль такие расходы не уменьшают.

А. Панфилов,

редактор-эксперт

"Практическая бухгалтерия", N 4, апрель 2003 г.