Однодневная командировка: оплачивать или нет? (Л. Бабина, "Практическая бухгалтерия", N 8, август 2003 г.)

Однодневная командировка: оплачивать или нет?

     Оформление однодневной командировки                                 

     Оплата расходов работника                                           

     Оплата суточных                                                     

Зачастую фирма отправляет своих работников в краткосрочные командировки. И срок такой командировки может не превышать одного дня. Можно ли в такой ситуации оплатить расходы на проезд, наем жилого помещения и суточные?

По статье 166 Трудового кодекса командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя фирмы для выполнения того или иного поручения вне места его постоянной работы.

Никаких ограничений по срокам командировки кодекс не содержит. Поэтому в такой ситуации нужно руководствоваться инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР".

В этом документе установлен лишь максимальный срок командировки (40 дней). Минимального срока там нет. Более того, инструкция предусматривает, что командировка может не превышать одного дня (п.2).

Оформление однодневной командировки

Такая командировка оформляется в обычном порядке. Работник отправляется в командировку на основании приказа руководителя фирмы.

Приказ оформляется по форме N Т-9 (если в командировку направлен один работник) или Т-9а (если в командировку направлены несколько работников). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26.

Если срок командировки - один день, то командировочное удостоверение работнику можно не выписывать (п.2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62).

О том, что сотрудник фирмы был направлен в командировку, делается отметка в журнале учета работников, выбывающих в командировки.

Форма этого журнала утверждена вышеупомянутой инструкцией.

Если сотруднику выданы деньги для оплаты тех или иных затрат, то не позднее трех дней после возвращения из командировки он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет. К отчету прилагаются все документы, которые подтверждают его расходы (например, проездные билеты, документы на провоз багажа, документы, подтверждающие наем жилого помещения, и т.д.).

Расходы работника отражают в бухгалтерском и налоговом учете только после того, как авансовый отчет будет утвержден руководителем фирмы.

Оплата расходов работника

При однодневной командировке фирма может оплатить сотруднику:

расходы по проезду на вокзал в местах отправления, назначения и пересадок;

разовые проездные билеты на городской транспорт;

расходы на провоз багажа (например, той или иной аппаратуры, которая может понадобиться работнику).

Если сотрудник по окончании рабочего дня решил остаться по месту командировки, ему могут быть оплачены и расходы по найму жилья. Правда, в этой ситуации командировка однодневной считаться не будет.

Оплата суточных

По общему правилу, если сотрудник фирмы может ежедневно возвращаться к месту своего жительства (в том числе при однодневной командировке), то суточные ему не выплачиваются.

Если суточные были все же выданы работнику, то их сумма не уменьшает прибыль и включается в его совокупный доход. ЕСН и взносами по обязательному пенсионному страхованию выданные деньги не облагаются.

Напомним, что этот налог (взнос на обязательное пенсионное страхование) не начисляется на любые выплаты, которые не учитываются при налогообложении прибыли. Об этом говорится в статье 326 Налогового кодекса.

Может сотрудник вернуться домой или нет, решает руководитель фирмы. При этом руководитель должен учитывать дальность расстояния, характер работ, выполняемых сотрудником, время, которое необходимо для его отдыха.

Это решение отражается в приказе руководителя, где указывается срок командировки сотрудника.

Если руководитель фирмы решил, что сотрудник не имеет возможности возвратиться домой, то суточные выдаются на общих основаниях (письмо Минфина России от 29 марта 1999 г. N 04-02-05/6).

В такой ситуации суточные уменьшают облагаемую прибыль, не включаются в доход работника, не облагаются ЕСН и взносами по обязательному пенсионному страхованию. Это правило действует при условии, что суточные не превышают норм, установленных постановлением Правительства от 8 февраля 2002 г. N 93.

Если суточные были выданы в большем размере, то сумма превышения не уменьшает прибыль и облагается налогом на доходы физических лиц.

Если работнику суточные выплачиваются, то ему в обязательном порядке должно быть выдано командировочное удостоверение.

Л. Бабина,

аудитор

"Практическая бухгалтерия", N 8, август 2003 г.