Организация системы материальной ответственности (В.В. Патров, М.Л. Пятов, "Бухгалтерский учет", N 9, май 2003 г.)

Организация системы материальной ответственности

Успешное функционирование любой организации во многом зависит от работы ее коллектива. В связи с этим большое значение приобретает знание норм трудового законодательства и механизма реализации их на практике. Одним из главных вопросов применения трудового законодательства в торговле является организация материальной ответственности работников.

Материальная ответственность - это основанная на нормахтрудового права обязанность работника возместить ущерб, причиненный организации в пределах и в порядке, установленных законодательством. Материальная ответственность является самостоятельным видом ответственности, которая наступает независимо от привлеченияработника за причиненный имущерб к какому-либо иному виду ответственности. За одно и то же нарушение на работника одновременно с материальной может быть возложена дисциплинарная, административная или уголовная ответственность (ст.248 ТК РФ).

Материальную ответственность за ущерб, причиненный организации, несут все ее работники, т.е. все лица, состоящие с этой организацией в трудовых отношениях, в том числе внештатные, временные, сезонные и др. Это означает, что материальную ответственность перед организацией могут нести исключительно работники организации, так как материальная ответственность является специфической мерой, которая установлена только трудовым законодательством. Если же ущерб причинен организации лицом, не состоящим с нею в трудовых отношениях, то возмещение производится в порядке, установленном гражданским законодательством.

Основным нормативным документом, регулирующим вопросы, связанные с материальной ответственностью, является Трудовой кодекс РФ. Статья 241 ТК РФ устанавливает, что за ущерб, причиненный организации при исполнении трудовых обязанностей, работники, по вине которых причинен ущерб, несут материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не более своего среднего месячного заработка. Материальная ответственность свыше среднего месячного заработка допускается лишь в случаях, указанныхв законодательстве. При этом при определении размера ущерба учитывается только прямой действительный ущерб, неполученные доходы не учитываются (ст.238 ТК РФ).

Материальная ответственность за ущерб, причиненный организации при исполнении трудовых обязанностей, возлагается на рабочего или служащего, если ущерб причинен по их вине (ст.238 ТК РФ). Наступление материальной ответственности работников законодательство связывает с выполнением администрацией организации обязанности по созданию рабочим и служащим условий, необходимых для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного им имущества. Если для работы с товарно-материальными ценностями в организации не созданы соответствующие условия, то ответственность несет организация.

На работника организации материальная ответственность может быть возложена при следующих условиях:

прямой действительный ущерб, причиненный организации, под которым следует понимать реальное уменьшение или ухудшение наличного имущества работодателя, а также необходимость произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества в случае, если ущерб возник в результате противоправного поведения работника. Здесь имеется в виду нарушение работником трудового законодательства (ст.21 ТК РФ, включающая обязанность работника бережно относиться к имуществу работодателя);

прямая причинная связь между действиями или бездействием работника и ущербом, нанесенным организации. Так, например, работник не может нести ответственность за поломку инструмента, если установлено, что он сломался вследствие допущенного изготовителем брака;

вина работника, которая можетзаключаться в причинении ущерба действиями или бездействием. Второе имеет место, если, например, он, будучи всостоянии предотвратить ущерб, не сделал этого.

Установление степени и формы вины работника имеет значение при определении вида материальной ответственности и конкретных обстоятельств. Так, ст.250 ТК РФ устанавливает, что органы по рассмотрению трудовых споров могут с учетом степени вины, конкретных обстоятельств и материального положения работника уменьшить размер ущерба, подлежащего возмещению. Снижение размера ущерба, подлежащего возмещению, недопустимо, если ущерб причинен преступлением, совершенным с корыстной целью.

Следует отметить, что ст.239 ТК РФ устанавливает недопустимость возложения на рабочего илислужащего ответственности за ущерб, который возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо вследствие неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Виды договоров, порождающих материальную ответственность

Одним из условий для привлечения физического лица к материальной ответственности является заключенный с ним трудовой договор. Статья 56 ТК РФ определяет трудовой договор как соглашение между работодателем и работником, по которому работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию с подчинением правилам внутреннего трудового распорядка, а работодатель своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Трудовой договор заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку. Фактическим допущением к работе является момент заключения трудового договора независимо от того, был ли прием на работу оформлен надлежащим образом или нет.

Прекращение возможности возникновения материальной ответственности работника за ущерб непосредственно связано с прекращением трудового договора. Согласно ст.77 ТК РФ основаниями для прекращения трудового договора являются:

соглашение сторон;

истечение срока договора кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения*(1);

обстоятельства, не зависящие от воли сторон;

расторжение трудового договора по инициативе работника или работодателя;

перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или перевод на выборную работу (должность);

отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность, а также отказ от продолжения работы в связи с изменением условий трудового договора и др.

Основной особенностью приема на работу лиц, на которых может быть возложена полная материальная ответственность, является заключение отдельного письменного договора о материальной ответственности.

Договор о полной материальной ответственности. В большинстве случаев полная материальная ответственность работника за ущерб, причиненный организации, возникает по договору, заключенному работником (бригадой работников) и организацией. Согласно ст.244 ТК РФ письменные договоры могут быть заключены с работниками (достигшими 18-летнего возраста), выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей. Перечень таких работ и категорий работников утвержден постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77 N 447/24 (в ред. от 14.09.81). При совмещении профессий (должностей) договор может быть заключен с работником, только если в перечне предусмотрены основная или совмещенная профессия (должность).

Работник, заключивший с предприятием договор о полной материальной ответственности, несет ответственность за обеспечение сохранности тех ценностей, которые он лично получил по накладной или иному первичному бухгалтерскому документу, несмотря на то, что в некоторых случаях к указанным ценностям имеют доступ и другие лица, например, подсобные рабочие.

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности, типовая форма которого утверждена постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77 N 447/24 (в ред. от 14.09.81), конкретизирует обязанности работника и администрации пообеспечению сохранностиценностей. Невыполнение администрацией принятых на себя обязанностей, способствовавшее возникновению ущерба, является основанием для уменьшения размера ущерба, подлежащего возмещению (ст.239 ТК РФ), либо основанием для освобождения работника от ответственности, а в отдельныхслучаях - для возложения обязанности возместить весь ущерб на виновного работника из администрации.

Если договор заключен с работником, занимающим должность или выполняющим работу, которые отсутствуют в перечне вышеуказанного постановления, то наличие такого договора не означает распространения на данного работника его правовых последствий.

При организации работы материально ответственных лиц необходимо разработать систему контроля. Такая система должна предусматривать порядок назначения ответственных лиц за конкретное имущество, юридическое оформление этой ответственности и ее отражение в бухгалтерском учете. На основании анализа квалификационных характеристик лиц, с которыми могут быть заключены договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, в организациях разрабатываются и утверждаются должностные инструкции для всех работников, несущих полную материальную ответственность.

Для успешного выполнения трудовых обязанностей лица, несущие полную материальную ответственность, должны знать номенклатуру, ассортимент материальных ценностей, их свойства и назначение; правила ведения складского хозяйства; правила учета, хранения, движения материальных ценностей на складе; правила оформления сопроводительных документов; правила комплектования партий различных материальных ценностей по технологическим документам; способы проверки рабочего инструмента, приборов, приспособлений на пригодность их к работе; правила применения измерительных инструментов, приспособлений и механизмов; способы предохранения продукции, товаров и сырья от порчи при разгрузке, погрузке и хранении на складе; правила проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Особое положение среди лиц, несущих полную материальную ответственность за вверенные им ценности, занимает кассир организации. При приеме на работу он должен под расписку ознакомиться со специальным документом - обязательством о материальной ответственности кассира. Должностные обязанности кассира регламентируются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.93 N 40 (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96 N 247).

Действие договора о полной индивидуальной материальной ответственности распространяется на все время работы с вверенными работнику материальными ценностями организации. Договор оформляется в двух экземплярах, первый находится у администрации, а второй - у работника. Обязательным условием является указание в договоре даты его заключения. Если в договоре отсутствует эта дата, он считается недействительным.

В соответствии со ст.245 ТК РФ при совместном выполнении рабочими и служащими отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой переданных им ценностей, когда невозможно разграничить материальную ответственность каждого работника и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность. Письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности заключается между организацией и всеми членами коллектива.

Материальная ответственность может быть установлена, если:

подсобное помещение используется только одной бригадой, все ее члены имеют свободный доступ к материальным ценностям, находящимся в торговом зале, на производстве и в подсобном помещении, и участвуют во всех торгово-складских и производственных операциях;

все операции с ценностями являются единым процессом работы бригады и контролируются всеми ее членами.

Материальная ответственность может предусматриваться отдельно за ценности, находящиеся в торговом зале и в подсобном помещении (складе), если организация имеет общие подсобные помещения для снабжения товарами нескольких бригад, работающих в обособленных отделах или секциях. В этих случаях создаются две или более бригады, каждая из которых отчитывается самостоятельно за ценности, находящиеся в торговом зале, и за ценности, хранящиеся в подсобном помещении (на складе). Количество членов бригады в зависимости от конкретных условий работы и профиля (типа) организации (торговой единицы) устанавливается в каждом случае администрацией и не должно превышать 15 человек. В состав бригады с коллективной материальной ответственностью не могут входить:

лица, принятые на работу с неполным рабочим днем и на неполную рабочую неделю, если они совместно с другими работниками не распоряжаются товарными ценностями (указанные лица могут направляться насамостоятельные участки работы с полной индивидуальнойматериальной ответственностью);

работники вспомогательных профессий (гладильщики, закройщики и т.п.);

младший обслуживающий персонал, грузчики, подсобные (транспортные) рабочие, сторожа;

лица, не достигшие 18-летнего возраста;

практиканты учебных заведений, ученики, обучающиеся непосредственно на предприятиях;

не имеющие опыта работы с материальными ценностями выпускники высших и средних специальных учебных заведений и системы профессионально-технического образования и лица, прошедшие подготовку на производстве, в течение первого года работы. В этот период указанным работникам запрещается поручать самостоятельную работу по обслуживанию материальных ценностей вне организации (развозная и разносная торговля, торговля в палатках, ларьках и т.д.).

Руководство бригадой осуществляется бригадиром, который является старшим по должности и имеет соответствующее образование, достаточную квалификацию и опыт работы в торговле. Бригадир и его заместитель назначаются приказом руководителя организации. Законодательство не требует согласия коллектива, однако на практике подобное решение принимается с учетом мнения работников.

При временном отсутствии бригадира (отпуск, командировка) его обязанности возлагаются администрацией на заместителя бригадира или на одного из членов бригады, если должность заместителя бригадира не предусмотрена.

В торговых единицах, не имеющих секционного деления, руководитель входит в состав бригады и возглавляет ее. Если имеется несколько структурных подразделений, то бригадирами являются заведующие этими подразделениями. Руководитель торговой единицы, как правило, ни в одну из бригад не входит. В этом случае бригадиры подчиняются руководителю организации, который осуществляет руководство их работой.

Учет товаров материально ответственными лицами

Учет товаров ведет заведующий складом или другой работник. Организация учета товаров зависит от способа их хранения - партионного или сортового. При партионном способе каждая партия товаров хранится отдельно. Под партией понимается количество товаров, поступивших одновременно по одному транспортному документу. При сортовом способе хранения каждый вновь приобретенный товар определенного сорта присоединяют к ранее поступившему товару того же наименования и сорта.

При любом способе хранения материально ответственные лица ведут учет товаров, как правило, только в натуральном измерении на основании приходных и расходных товарных документов. Однако можно учитывать движение товаров в натуральном и стоимостном измерениях одновременно.

При партионном способе хранения на каждую партию товаров материально ответственное лицо выписывает партионную карту в двух экземплярах, где указываются наименование, артикул, сорт, цена и количество (масса) товаров. Партионные карты регистрируются в специальной книге, порядковый номер регистрации является номером данной партии товаров. Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета товаров, второй передают в бухгалтерию. По мере отпуска товаров материально ответственное лицо указывает в партионной карте дату отпуска, номер расходного документа и количество (массу) отпущенного товара. Одновременно в расходном документе указывают номер партионной карты. После полного выбытия партии товаров партионную карту склада передают в бухгалтерию для проверки. Если при проверке по данной партии выявляется недостача товаров, то, не ожидая инвентаризации, недостачу в пределах норм естественной убыли списывают за счет организации, асверх норм - взыскивают с материально ответственных лиц. Излишки товаров, выявленные при проверке, приходуют.

Партионный учет позволяет выявить недостачи или излишки товаров сразу после отпуска каждой партии, что позволяет осуществлять текущий контроль за сохранностью ценностей. Вместе с тем такой способ учета имеет недостатки: менее рационально используется складская площадь и емкость хранилищ, ухудшается возможность оперативного управления запасами. Поскольку товары могут храниться в разных местах, то остатки по ним отражаются в нескольких партионных картах, что затрудняет возможность получать оперативную информацию о наличии товаров на складе.

При сортовом способе хранения материально ответственные лица ведут учет товаров в товарных книгах или на карточках. На каждое наименование и сорт товаров открывается одна или несколько страниц в товарной книге (в зависимости от объема операций по приходу и расходу товаров) либо отдельная карточка. Для сокращения числа аналитических счетов товары различного наименования, имеющие одинаковую цену, могут учитываться на одной странице книги или в одной карточке.

Отчетность материально ответственных лиц

Каждый факт хозяйственной деятельности, связанный с поступлением и выбытием товаров, оформляется первичными документами. На их основании материально ответственные лица периодически составляют отчетность о наличии и движении товаров, тары и сдают ее в бухгалтерию организации. Администрация организации использует эту отчетность в целях контроля за материально ответственными лицами, а также для проверки сохранности ценностей и управления товарными запасами.

Сроки составления отчетности устанавливает администрация организации. На практике материально ответственные лица составляют отчетность о наличии и движении товаров ежедневно, за три, пять, а иногда даже за десять дней. Ежедневное представление отчетности нерационально увеличивает объем работы бухгалтерского аппарата. Вто же время применение 10-дневной отчетности нецелесообразно по нескольким причинам: движение товаров в течение длительного периода не контролируется бухгалтерией, неравномерно распределяется работа бухгалтеров в течение месяца, значительный объем работ по проверке и обработке отчетности за последнюю декаду квартала приходится на период составления бухгалтерской отчетности. В связи с этим для обеспечения контроля за работой материально ответственных лиц и более эффективной обработки документации целесообразно установить сроки отчетности исходя из конкретных условий функционирования организации.

В торговых организациях наиболее распространенным видом отчетности о наличии и движении товаров является товарный отчет (ф. N ТОРГ 29). В адресной части товарного отчета указываются наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения (отдела, секции), фамилия и инициалы материально ответственного лица, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет. Товарные отчеты нумеруют с начала и до конца года последовательно с первого номера. Предметная часть товарного отчета раскрывает структуру товарного баланса:

Он + П = Р + Ок,

где Он - остаток товаров на начало отчетного периода; П - поступление товара за отчетный период; Р - расход товаров за отчетный период; Ок - остаток товаров на конец отчетного периода.

Показатель "Остаток товаров на начало отчетного периода" должен соответствовать показателю по строке "Остаток на конец отчетного периода" предыдущего товарного отчета или показателю инвентаризационной описи (если первый отчет составляют после проведения инвентаризации).

В приходной части товарного отчета каждый приходный документ записывают отдельно и подсчитывают общую сумму оприходованных товаров за данный отчетный период, а также итог прихода с остатком на начало периода. При этом выделяются источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров.

В расходной части товарного отчета отдельно записывают направление выбытия товаров, номер и дату расходного документа, сумму оценки выбывших товаров и подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период. После этого определяют остаток товаров на конец отчетного периода. Таким же образом в товарном отчете отражаются остатки и движение тары.

Внутри каждого вида прихода и расхода документы располагают в хронологическом порядке. Общее число документов, на основании которых составлен товарный отчет, указывают прописью в конце отчета. Товарный отчет подписывает материально ответственное лицо, а при бригадной материальной ответственности - бригадир или его заместитель и один из членов бригады. Товарный отчет составляют в двух экземплярах.

Правильность начального остатка в товарном отчете устанавливается путем сопоставления данного отчета с предыдущим, который считается правильным, так как уже был проверен. Об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое своей подписью в конце товарного отчета должно удостоверить правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров.

Большое значение при проверке товарных отчетов имеет встречная сверка документов, которая позволяет установить своевременность и полноту оприходования и списания товаров. Можно выделить два вида встречной сверки.

1. При перемещении товаров внутри организации следует сверять документы торговых единиц, отпустивших товары, с документами торговых единиц, их получивших. Это дает возможность бухгалтеру контролировать правильность оприходования товаров одним материально ответственным лицом и правильность списания товаров другим.

2. Товарные документы на поступление товаров от поставщиков, приложенные к товарному отчету, следует сопоставлять с экземпляром расчетного документа на эту же партию товаров, поступившего через банк или кассу. Это позволяет установить полноту и своевременность оприходования товаров.

Проверив товарный отчет, бухгалтер ставит на нем дату проверки и расписывается. Товарные отчеты используют в целях контроля не только за движением ценностей, но и за состоянием товарных запасов. Контроль осуществляется путем сопоставления фактических остатков товаров с нормативом (лимитом), определяемым администрацией организации. При выявлении значительного отклонения фактических данных от установленных нормативов принимаются меры по оптимизации товарных запасов.

В.В. Патров

М.Л. Пятов,

Санкт-Петербургский

государственный университет

"Бухгалтерский учет", N 9, май 2003 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) В этом случае действие договора (контракта) считается продленным на неопределенный срок (ст.58 ТК РФ).