Приложение 7. Виды метаданных и учетные формы

Приложение 7

Виды метаданных и учетные формы

Этапы работ (рабочие процессы)	Учетные единицы, единицы хранения, объекты (уровни) описания	Метаданные (идентифицирующие, учетные, поисковые, технические, иные)	Учетные формы (отчеты)	Ответственные за ввод метаданных, ведение учетных форм
1. Создание мастер-копии (ЭФП-1) (этап 2, см. приложение 1)	Копия единицы хранения, документа 81	1.1. Идентифицирующие (копию) метаданные: - дата создания записи о мастер-копии 82; - вид копии (ЭФП-1); - номер мастер-копии; - номер экземпляра мастер-копии; - архивный шифр единицы хранения (ед. хр.), единицы учета (ед. уч.), см. п. 4.4; - производственный номер; - номер тома. 1.2. Метаданные об основаниях создания мастер-копии: - дата, номер заказа на оцифровку; - цели создания экземпляра копии (по классификатору, например: пофрагментная оцифровка, вклейка, вкладыш, конверт, сфальцованный документ, изменение внешнего вида при реставрации, дефект текста, носителя и др.); - дата, номер заказа на реставрацию; - номер, дата паспорта реставрации. 1.3. Метаданные о носителе документа: - вид носителя (справочник видов основы (см. п. 1), например: фотопленка, кинопленка, микропленка, магнитная лента, граморигинал, диск); - материал основы; - производитель; - год выпуска; - размер; - метраж. 1.4. Метаданные об источнике копии: - вид источника копии (справочник, например: оригинал, подлинник, микроформа, копия на правах подлинника, негатив, позитив, контрпозитив); - сведения о причинах выбора источника копии; - наличие копии фонда пользования, страхового фонда на пленочном носителе, характеристики (вид, материал основы, размер) носителя. 1.5. Метаданные о внешних особенностях документа: - сведения о пропущенных листах; - сведения об оцифрованных оборотах (при постраничной оцифровке); - сведения о внешних особенностях документа, которые не удалось отразить на мастер-копии (филиграни, рельефные изображения, подчистки, исправления и т.д.). 1.6. Технические метаданные: - программное обеспечение создания мастер-копии (производитель, наименование программы, номер версии, регистрационный или учетный номер)*; - сканирующее оборудование (производитель, модель, марка, год производства)*; - Ф.И.О. оператора. 1.7. Метаданные о носителе копии и месте хранения: - маркировка (учетный номер) физически обособленного носителя мастер-копии; - вид носителя копии (производитель, наименование); - дата миграции; - заводской номер; - топографические сведения о месте хранения физически обособленного носителя; - путь к файлу (для встроенного носителя). 1.8. Учетные метаданные 83: - количество документов в ед. хр., - количество листов в ед. хр., документе (при частичной оцифровке); - число оцифрованных листов, не содержащих информацию, конвертов, оборотов (при постраничном сканировании); - номера оцифрованных листов при частичной оцифровке (при оцифровке рассекреченных ед. хр.); - время звучания копии; - число частей (для аудиовизуальных документов); - размер в мегабайтах* 84; - число файлов*	Годовой Перечень фондов, подлежащих оцифровке/оцифрованных; журнал (книга) учета мастер-копий за месяц, квартал, полугодие, по видам носителей, отдельно для аудиовизуальных и научно-технических документов, журналы учета заказов на оцифровку ЭФП-1, расшивку, реставрацию	Структурное подразделение, ответственное за оцифровку (информационный центр, отдел ИТ), отдел использования, отдел обеспечения сохранности
	Файл, контейнер	1.1. Идентифицирующие метаданные: - дата оцифровки, создания копий; - вид копии (ЭФП-1); - номер копии; - номер экземпляра копии; - номер файла в ед. хр.; - имя (маркировка) файла. 1.2. Технические метаданные. Метаданные о сканирующем оборудовании: - сканер или иное оборудование для оцифровки (вид, модель, производитель, год производства)*; - сведения о настройке (профиле) оборудования*; - протоколы тестирования оборудования*; - разрешение*. Метаданные о параметрах оцифровки: - формат*; - размер изображения (в том числе ширина, высота, горизонтальное разрешение, разрешение по вертикали)*; - цветовой режим*; - глубина цвета*; - сжатие*; - наличие/отсутствие осуществления графической обработки и краткое описание произведенных операций (вводится оператором); - измеримые параметры (эффективное разрешение, геометрия и искажение, покрытие цветового канала, шум изображения; линейность датчика CCD, динамический диапазон; подлинная цветопередача, однородность освещения и др.) с указанием источника (стандарта, руководства)*. Метаданные о контроле качества: - протокол оценки качества; - сведения об оценке качества на мониторе с разрешением 1280х1024; - качество цветопередачи; - резкость; - контрастность; - читабельность при 200%; - плотность; - качество распечатки; - сведения об оценке качества с помощью программных средств по измеримым параметрам с указанием программного обеспечения и средств измерения)*; - подпись проверяющего; - дата. 1.3. Учетные метаданные: размер файла (Мбайт). 1.4. Метаданные о хранении: путь к файлу*. 1.5. Иные метаданные: сведения о доступе	Реестр файлов ед. хр. (учета) по каждому виду копий (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3) и разновидности копий ЭФП-3 (обновляется после проверки качества, конвертации), протокол настройки сканера	Структурное подразделение, ответственное за оцифровку (информационный центр, отдел IT)
2. Создание рабочей копии, копий последующих поколений (п. 2 приложения 1)	Копия единицы хранения, документа	1.1. Идентифицирующие метаданные: - дата создания копии; - вид копии (ЭФП-2, ЭФП-3); - номер копии; - номер экземпляра копии. 1.2. Метаданные об основании создания копии ЭФП-2 и ЭФП-3: - номер и дата заказа на оцифровку (приложение 9); - цели создания копии (справочник); - Ф.И.О. ответственного лица. 1.3. Поисковые метаданные: заголовок ед. хр., ед. уч. документа, указатели. 1.4. Иные метаданные: режим доступа	Журнал учета рабочих копий (ЭФП-2), журнал конвертации рабочих копий (ЭФП-3)	Структурное подразделение, ответственное за оцифровку (информационный центр, отдел IT)
	Файл (контейнер)	1.1. Идентифицирующие метаданные: - дата создания копии; - вид копии (ЭФП-2, ЭФП-3); - номер копии; - номер экземпляра копии; - номер файла в ед. хр. 1.2. Технические метаданные. Сведения об обработке: - наименование программного средства; - формат файла. 1.3. Учетные метаданные: размер до и после обработки. 1.4. Метаданные о хранении: имя (маркировка) файла. 1.5. Сведения о хранении: путь к файлу	Реестр файлов рабочей копии	Структурное подразделение, ответственное за создание ЭФП (рабочая копия); структурное подразделение, ответственное за хранение ЭФП (информцентр, отдел IT и др.), за ведение информационной системы, сайта архива, за использование документов (читальный зал, отдел использования, отдел, участок, группа копирования документов) - копий последующих поколений
3. Миграция копии (всех поколений) на встроенный носитель (пп. 3.1.1 приложения 1)	Копия единицы хранения, документа	1.1. Идентифицирующие (копию) метаданные: - дата миграции копии; - вид копии (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3); - номер копии; - номер экземпляра копии; - Ф.И.О. ответственного лица; - номер и дата акта передачи в систему хранения. 1.2. Технические метаданные. Метаданные о проверке целостности, воспроизводимости (п. 3.2 приложения 1) - дата контроля; - протокол контроля; - итоги контроля; - Ф.И.О. ответственного лица. 1.3. Метаданные о хранении: адрес размещения мастер-копии на встроенном носителе	Журнал (книга) учета копий ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3; журнал миграции мастер-копий (в случае отсутствия данных о миграции в журнале учета копий)	Структурное подразделение, ответственное за создание ЭФП (рабочая копия); структурное подразделение, ответственное за хранение ЭФП (информцентр, отдел IT и др.), за ведение информационной системы, сайта архива, за использование документов (читальный зал, отдел использования, отдел, участок, группа копирования документов) - копий последующих поколений
4. Миграция копии (всех поколений) на физически обособленный носитель, передача носителя на хранение (пп. 3.2.2 приложения 1)	Копия единицы хранения, документа	1.1. Идентифицирующие (копию) метаданные: - дата миграции копии; - вид копии (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3); - номер копии; - номер экземпляра копии; - Ф.И.О. ответственного лица; - номер и дата акта передачи в систему хранения. 1.2. Технические метаданные. Метаданные о проверке целостности, воспроизводимости (п. 3.2 приложения 1): - дата контроля; - протокол контроля; - итоги контроля; - Ф.И.О. ответственного лица. 1.3. Метаданные о хранении: маркировка (учетный номер) носителя по журналу учета носителей	Журнал (книга) учета копий	То же
	Носитель	1.1. Идентифицирующие метаданные: - N п/п; - дата регистрации носителя; - инвентарный номер носителя; - фонд N, опись N, ед. хр. (с N по N); - Ф.И.О., подпись работника, осуществившего запись (прием). 1.2. Технические метаданные: - тип, вид (марка) носителя; - производитель; - маркировка файлов; - дата проверки физико-технического состояния; - Ф.И.О. ответственного лица, номер и дата акта проверки; - результаты проверки. 1.3. Учетные метаданные: - объем носителя; - объем записанной информации. 1.4. Метаданные о хранении: - место хранения (хранилище, стеллаж полка, шкаф); - примечания. 1.5. Метаданные об уничтожении: - номер и дата акта об уничтожении; - Ф.И.О. ответственного лица	Журнал учета носителей, форма 28 приложений к Методическим рекомендациям к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях: утв. приказом Росархива от 2 марта 2020 г. N 24 (ред. от 26 сентября 2022 г.); вкладыш к носителю	Структурное подразделение, ответственное за создание ЭФП (рабочая копия); структурное подразделение, ответственное за хранение ЭФП (информцентр, отдел IT и др.), за ведение информационной системы, сайта архива, за использование документов (читальный зал, отдел использования, отдел, участок, группа копирования документов) - копий последующих поколений; хранилище, отдел, ответственный за обеспечение сохранности
5. Конвертация копий всех поколений (п. 3.3 приложения 1)	Копия единицы хранения, документа	1.1. Идентифицирующие метаданные: - дата конвертации; - вид копии (ЭФП-1); - номер копии; - номер экземпляра копии; - Ф.И.О. ответственного лица. 1.2. Технические метаданные: - причина конвертации (вводится оператором); - программное обеспечение, с помощью которого осуществлена конвертация. 1.3. Учетные метаданные: - размер копии в мегабайтах; - число файлов. 1.4. Метаданные о хранении: - путь к каталогу; - маркировка (учетный номер носителя)	Журнал конвертации мастер-копий, рабочих копий (отдельно по видам копий)	Структурное подразделение, ответственное за создание ЭФП (рабочая копия); структурное подразделение, ответственное за хранение ЭФП (информцентр, отдел IT и др.), за ведение информационной системы, сайта архива, за использование документов (читальный зал, отдел использования, отдел, участок, группа копирования документов) - копий последующих поколений; хранилище, отдел, ответственный за обеспечение сохранности
	Файл (контейнер)	1.1. Идентифицирующие метаданные: - вид копии (ЭФП-1); - номер копии; - номер экземпляра копии; - Ф.И.О. ответственного лица; - дата конвертации; - имя (маркировка) файла; - ответственное лицо. 1.2. Технические метаданные: формат файла после конвертации, ответственное лицо, дата, результаты контроля качества. 1.3. Учетные метаданные: размер файла после конвертации. 1.4. Метаданные о хранении - путь к каталогу; - маркировка (учетный номер носителя)		Структурное подразделение, отвечающее за хранение ЭФП (информцентр, отдел IT и др.)
6. Использование ЭФП-3 (п. 4 приложения 1)	Копия единицы хранения, документа	1.1. Идентифицирующие метаданные: - дата, номер заказа-требования на выдачу копий; - номер единицы хранения; - вид копии (ЭФП-2, ЭФП-3); - номер копии. 1.2. Учетные метаданные: число документов. 1.3. Метаданные о процессе использования копий: - даты выдачи физически обособленного носителя; - Ф.И.О., номер анкеты пользователя; - Ф.И.О. работника, производившего выдачу; - дата возврата носителя; - Ф.И.О. принявшего работника; - даты начала и окончания доступа через ИС, личный кабинет пользователя; - способ отправки архивной копии, заказа на копирование (справочник: доступ к ИС, личный кабинет, электронное письмо, защищенный канал связи, в том числе портал "Госуслуги", ссылка на FTP-cервер, срок действия ссылки, физически обособленный носитель, его вид (справочник), иное); - дата и номер сопроводительного письма при отправке копии, справки, выписки; - способ удостоверения (вид электронной подписи, номер сертификата), Ф.И.О. должностного лица, подписавшего письмо. 1.4. Метаданные о процессе проверки физико-технического состояния носителя 85: - дата проверки; - ответственное лицо; - общие результаты; - выявленные дефекты (справочник)	Книга учета выдачи физически обособленных носителей в читальный зал; журнал учета доступа к ЭФП-3 в информационной системе, в том числе удаленного доступа	Структурное подразделение, ответственное, за использование документов (читальный зал, отдел использования, отдел, участок, группа копирования документов) - копий последующих поколений

------------------------------

⁸¹ Здесь и далее под копией единицы хранения также имеется ввиду копия единицы учета аудиовизуальных документов. Под копией отдельных документов имеется ввиду копия фотодокументов, либо рассекреченных документов

⁸² Метаданные 1.1-1.5 вносятся на этапе 1 (подготовительный, см. схему рабочих процессов в приложении 1) после получения заказа на оцифровку при выдаче единицы хранения и подготовке к оцифровке.

⁸³П. 2.7 приложения 1. Учетные метаданные о единице хранения вводятся из описи. Сведения о количестве файлов и размере в мегабайтах вводятся автоматически средствами системы после сохранения в проекте.

⁸⁴ Метаданные, отмеченные "*", вводятся автоматически средствами системы после сохранения в проекте.

⁸⁵ Вносятся на основании акта проверки.

------------------------------