Раздел 6. Использование электронных копий архивных документов

Раздел 6. Использование электронных копий архивных документов

6.1. Доступ к электронным копиям различного назначения

6.1.1. Доступ к ЭФП различных поколений (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3) должен быть регламентирован в локальном нормативном акте (пп. 1.9.1) или порядке, положении об использовании документов, руководстве пользователя информационной системой или ином документе, утвержденном директором архивного учреждения.

6.1.2. Доступ к учтенным электронным мастер-копиям (ЭФП-1), хранящимся с использованием информационной системы, записанным на встроенные носители, имеют только сотрудники структурного подразделения, на которое возложены функции по хранению ЭФП, а также сотрудники, занимающиеся техническим обеспечением работы информационной системы в рамках выполнения служебных обязанностей.

Доступ к электронным мастер-копиям (ЭФП-1), рабочим копиям (ЭФП-2), записанным на физически обособленные носители, должны иметь только руководитель архива и сотрудники структурного подразделения (хранилища), обеспечивающего их хранение, кроме случаев выдачи их из хранилища.

6.1.3. Доступ к электронным копиям ЭФП-3 имеют сотрудники структурных подразделений, на которые возложены функции по созданию и хранению электронных копий, сотрудники и пользователи читального зала, пользователи информационной системы, а также сотрудники отделов использования и других подразделений в рамках выполнения своих служебных обязанностей. Порядок использования ЭФП-3 при выполнении плановых работ архива устанавливается в локальном нормативном акте.

6.1.4. Доступ пользователей к ЭФП-3 может быть организован посредством информационной системы как в читальном зале архива, так и в режиме удаленного доступа путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета.

В читальном зале возможна также организация доступа к ЭФП-3 на физически обособленных носителях.

6.1.5. Доступ к электронным копиям различного назначения осуществляется в режиме "Только чтение", кроме случаев создания копий ЭФП-3 уполномоченными сотрудниками.

6.2. Доступ к ЭФП-3 в читальных залах архивов

6.2.1. Доступ к электронным копиям архивных документов должен предоставляться пользователям, работающим в читальном зале архива, на основании заполненных заказов-требований.

6.2.2. При наличии электронной копии архивного документа в составе ЭФП-3 использование оригинала (выдача подлинника архивного документа в читальный зал) должно быть ограничено ⁷³.

6.2.3. Доступ может быть предоставлен путем:

- организации доступа на компьютерах, размещенных в читальном зале к информационной системе, предоставляющей удаленный доступ к архивным документам;

- предоставления удаленного доступа к просмотру файла или временной загрузки файла на компьютер в читальном зале;

- выдачи физически обособленного носителя с копиями ЭФП-3.

6.2.4. Физически обособленные носители с копиями ЭФП-3 выдаются из архивохранилища в той же упаковке, в которой хранятся. Перед выдачей носителя и после возвращения целесообразно провести проверку физико-технического состояния носителя в порядке, указанном в п. 5.6.

6.2.5. Заведующий читальным залом (сотрудник) следит за использованием ЭФП на физически обособленных носителях в соответствии с требованиями, изложенными в пп. 4.2.11-4.2.14 Порядка использования архивных документов, за сдачей сотрудниками читального зала физически обособленных носителей и контролирует возвращение их в хранилище.

6.2.6. Компьютеризированные рабочие места пользователей в читальных залах не должны давать возможность подключения к ним внешних устройств копирования и записи информации. В них также должны отсутствовать встроенные устройства записи информации на внешние электронные носители, либо они должны быть заблокированы. Настройки компьютеров должны быть защищены паролем, в том числе от возможности распечатки документов на печатающих устройствах. Также должна быть обеспечена защита от вредоносного программного обеспечения.

6.2.7. Режим защиты ЭФП-3 при работе с ним сотрудников архива и пользователей читального зала должен обеспечиваться администрированием и разграничением доступа в информационной системе архива, а также администрированием доступа к компьютерным устройствам записи информации на внешние электронные носители.

6.2.8. Копирование электронных копий из ЭФП-3 должно осуществляться в соответствии с пп. 4.2.21 Порядка использования архивных документов.

6.3. Удаленный доступ к ЭФП-3

6.3.1. Удаленный доступ к СПС и ЭФП предоставляется путем:

- организации доступа в рамках государственной, в том числе региональной, муниципальной информационной системы, предоставляющей удаленный доступ к архивным документам, информационной системы в рамках сайта архива, уполномоченного органа власти в сфере архивного дела;

- направления копии по защищенным каналам связи, электронной почтой;

- в форме ссылки на скачивание файлов и т.д.;

- путем предоставления удаленного доступа к просмотру файла.

6.3.2. Рекомендуется размещать на сайте архива правила пользования информационной системой.

6.3.3. Рекомендуется организовать доступ к СПС архива:

- без требования регистрации на сайте, без взимания платы за ознакомление с информацией или иное ее использование и иных ограничений;

- без использования программного обеспечения, установка которого на технические средства пользователя информацией требует заключения пользователем лицензионного или иного соглашения с правообладателем программного обеспечения, предусматривающего взимание с пользователя информацией платы.

6.3.4. Рекомендуется организовать доступ к СПС для автоматической (без участия человека) обработки информационными и поисковыми системами.

6.3.5. Рекомендуется предоставлять доступ к электронным копиям архивных документов только после регистрации пользователя, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы (ФГИС) "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме".

6.3.6. При регистрации для организации доступа к личному кабинету пользователь должен:

- дать согласие на обработку персональных данных;

- дать согласие на соблюдение правил пользования ИС;

- заполнить анкету и заказ-требование (для доступа к копиям ЭФП или заказа копий).

ГАРАНТ:

Текст приводится в соответствии с источником

6.3.7.

6.3.8. Рекомендуется предусматривать через личный кабинет пользователя возможность:

- удаленной записи для работы в читальном зале архива (с возможностью заказать дела);

- ;

- просмотра копий;

- подачи заявления на оказание услуг, заключения договора (соглашения), в том числе заказа и предоставления пользователю электронных копий ЭФП, включая копии более высокого качества по сравнению с ЭФП-3 (в соответствии с прейскурантом);

- получения счета за выбранные услуги и проведения оплаты;

- отслеживания состояния заказа;

- оформления акта о передаче копии на физически обособленном носителе.

6.3.9. Функционал просмотра копий в личном кабинете ИС рекомендуется организовать следующим образом:

- для образов документов может быть реализован механизм предпросмотра (превью), а также масштабирования изображения (увеличения, уменьшения) и изменения яркости и контрастности;

- в режиме предпросмотра возможно предусмотреть функционал листания кнопками ("вперед"/"назад", "начало"/"конец"), возможность выбора любой страницы, а также возможность выбора удобного режима просмотра (в форме "сетки" или "ленты"), при этом при переходе от одного образа к другому должны сохраняться масштаб и положение образов;

- при разворачивании образа документа на полный экран отображать номер страницы документа;

- при просмотре образов может быть реализована возможность перехода на любую страницу документа по ее номеру;

- для каждого листа и оборота в сведениях об образе документа должны быть указаны поисковые данные: шифр дела, номер листа;

- водяной знак, наложенный на образ документа, не должен мешать чтению информации (см. пп. 3.6.2);

- необходимо дать возможность устанавливать закладки на дела, листы, чтобы можно было вернуться к ним при последующем визите, оставлять комментарии (видны только самому пользователю в его личном кабинете), а также просматривать два листа/документа одновременно для получения возможности сравнивания текста.

Функционал ИС при заказе на копирование ЭФП рекомендуется организовать следующим образом:

- предоставлять возможность оставлять комментарий к заказу на копирование, так как иногда у пользователей возникает необходимость дополнять заказ текстовым уточнением прямо в окне заказа копий;

- в форме заказа на копирование указывать параметры копии (цветность, формат, разрешение или качество); предусмотреть опцию "не копировать пустые страницы"; предусмотреть опцию подтверждения согласия с условиями копирования прямо в форме заказа без отправки по электронной почте;

- предусмотреть опцию подтверждения получения заказа на копирование архивом и извещения об отправке заказа на копирование. Также рекомендуется предусмотреть возможность запроса копии более высокого качества при просмотре копии ЭФП-3 путем проставления соответствующей пометки.

6.3.10. С помощью ИС возможна организация оказания пользователям платных услуг, за исключением услуг, за которые не взимается плата согласно п. 46.6, 47.4 Правил 2020 г. и пп. 4.1.1 Порядка использования архивных документов. Возможные варианты оплаты:

- оплата фактически проведенного за изучением документов времени (отсчет оплаченного времени начинается только тогда, когда открывается документ, и прекращается, когда документ закрывается) с сохранением остатка на счету;

- доступ в виде абонемента на различный срок;

- оплата доступа к отдельным документам.

6.3.11. Рекомендуется использовать различные системы оплаты:

- оплата онлайн по кредитным и дебетовым картам;

- оплата через мобильные приложения банков;

- оплата через банковские квитанции;

- оплата по QR-коду;

- оплата через различные системы денежных переводов.

6.3.12. Выставление счетов и оформление других документов, связанных с исполнением заказа, в ИС должны происходить в автоматическом режиме.

6.3.13. На сайте (в разделе) ИС должны быть размещены подробные и понятные для пользователя инструкции по пользованию электронными ресурсами, осуществлению оплаты, а также взаимодействию с архивными учреждениями в различных ситуациях.

6.4. Учет использования электронного фонда пользования

6.4.1. В архиве должен быть организован единый учет всех форм использования ЭФП, включающий:

- учет обращения к электронным копиям в читальном зале;

- учет обращения к электронным копиям, представленным в Интернете, осуществляемый средствами веб-приложений.

6.4.2. Учет использования электронных копий второго и последующего поколений после передачи электронных копий в подразделения архива производится в этих подразделениях.

6.4.3. Порядок учета использования электронных копий на физически обособленных носителях определяется порядком работы читального зала и фиксируется в журнале выдачи носителей ЭФП-3.

6.4.4. Учет использования (предоставления) электронных копий для обеспечения доступа к архивным документам ⁷⁴ и копиям, предоставляемым в рамках выполнения заказов пользователей, должен осуществляться в отделах использования в соответствии с регламентами оказания услуг по копированию архивных документов. Рекомендуется отдельно учитывать использование ЭФП сотрудниками архива в рамках их служебной деятельности.

6.5. Обеспечение информационной безопасности

6.5.1. Применение информационных систем, используемых для хранения копий ЭФП, требует разработки и внедрения регламента информационной безопасности, основные положения которого должны базироваться на положениях Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" и других правовых и нормативно-методических актах в области информационных технологий, действующих на территории Российской Федерации.

6.5.2. Обеспечение сохранности копий ЭФП от несанкционированного доступа, компьютерных атак и воздействий вредоносного ПО в целом может осуществляться с помощью следующих мер защиты:

- использование средств антивирусной защиты и систем защиты от воздействия вредоносного кода в точках соединения систем обработки, хранения и передачи электронных копий с публичными сетями, контроль подозрительных активностей в информационной системе;

- использование средств защиты от несанкционированного доступа на оборудовании;

- реализация систем управления доступом к электронным копиям и использование систем аутентификации субъектов доступа;

При облачном хранении способы обеспечения аутентичности и целостности определяются договором (соглашением) с владельцем облачного хранилища (сервиса).

6.5.3. Необходимо обеспечить соответствие серверов и средств хранения данных требованиям по безопасности информационных систем, программно-аппаратных комплексов и программного обеспечения, установленным федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности и федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации.

6.5.4. В целях защиты информации, размещенной на сайте (в разделе) ИС, должны быть обеспечены:

- ведение электронных журналов учета операций, выполненных с помощью программного обеспечения и технологических средств ведения сайта (раздела) ИС, позволяющих осуществлять учет всех действий по размещению, изменению и удалению информации на сайте (в разделе) ИС, фиксировать точное время, содержание изменений и информацию об уполномоченном сотруднике, осуществившем изменения на сайте (в разделе) ИС;

- регулярное копирование всей размещенной на сайте (в разделе) ИС информации и электронных журналов учета операций на резервный материальный носитель, обеспечивающее возможность их восстановления;

- защита информации от уничтожения, модификации и блокирования доступа к ней, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации при помощи средств защиты от несанкционированного доступа и антивирусной защиты;

- хранение резервных материальных носителей с копиями всей размещенной на сайте (в разделе) ИС информации и электронных журналов учета операций: с ежедневными копиями - не менее одного года, с еженедельными копиями - не менее двух лет, с ежемесячными копиями - не менее трех лет;

- применение шифрованных транспортных механизмов (HTTPS) и сертификатов безопасности при передаче данных, обеспечивающих шифрование и защиту передаваемой информации, в том числе персональных данных пользователей сайта (раздела) ИС.

6.5.5. Совместное использование HTTP и HTTPS для ИС не рекомендуется.

6.5.6. Рекомендуется зарегистрировать сайт, содержащий ИС, в "Яндекс.Вебмастер", чтобы сервис регулярно проверял страницы сайта на наличие:

- компьютерных вирусов (необходимо подписаться на уведомления о появившемся вредоносном коде на страницах сайта (раздела) ИС и незамедлительно принимать меры при получении такого уведомления);

- подозрительной активности.

6.5.7. Все формы для отправки сообщений с сайта должны быть защищены тестом CAPTCHA (капча). Как правило, для этих целей в CMS существуют специальные модули. Если их нет, то можно либо написать их самостоятельно, либо воспользоваться стандартными средствами от популярных разработчиков, например сервисом Yandex SmartCaptcha ⁷⁵ (доступ осуществляется по запросу в компанию "Яндекс").

6.5.8. При регистрации пользователя в ИС (заведении ему личного кабинета) необходимо:

- ограничить сбор персональной информации пользователя до необходимого минимума;

- в обязательном порядке требовать согласие пользователя на обработку его персональных данных путем пометки в соответствующем поле (чекбоксе) формы.

Необходимо помнить, что в данном случае архивное учреждение выступает в роли оператора персональных данных, осуществляющего сбор информации в автоматическом режиме и несущего ответственность за использование, защиту и сохранность собранных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.5.9. Архивы обязаны уведомлять пользователя о соблюдении режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации ⁷⁶:

- в анкете пользователя, работающего в читальном зале, - в случае работы пользователя в читальном зале;

- договорах об оказании услуг архивом - в случае заключения таких договоров;

- ответах на запросы социально-правового характера.

------------------------------

¹ ГОСТ 50305-92. Аналоговая и аналого-цифровая вычислительная техника. Термины и определения.

²ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83). Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения (далее - ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83)).

³ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83).

⁴ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83).

⁵ГОСТ Р 33.1.02-2008. Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия (далее - ГОСТ Р 33.1.02-2008).

⁶ГОСТ Р 33.1.02-2008.

⁷ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы (далее - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019).

⁸ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

⁹ Там же.

¹⁰ Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов/руководитель темы Г.З. Залаев, ответственный исполнитель темы Н.В. Глищинская, исполнитель С.Л. Новиков. Москва, 2012. - 82 с.)

¹¹ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

¹²ГОСТ 13699-91. Запись и воспроизведение информации. Термины и определения.

¹³ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83).

¹⁴ГОСТ Р 7.0.95-2015. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики.

¹⁵ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83).

¹⁶ Для ряда графических форматов метаданные составляют единый файл с образом документа.

¹⁷П. 46.11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях: утв. приказом Росархива от 2 марта 2020 г. N 24 (далее - Правила 2020 г.). URL: https://archives.gov.ru/documents/rules/pravila-2020.shtml (дата обращения: 01.12.2022).

¹⁸ ISO 20677:2019. Image Technology Colour Management - Extensions to Architecture, Profile Format and Data Structure [Управление цветом в технологии изображений. Расширения архитектуры, формата профиля и структуры данных]. URL: https://www.iso.org/ru/standard/68806.html (дата обращения: 01.12.2022).

¹⁹Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2012. URL: https://archives.gov.ru/sites/default/files/rekomend_el-copy-archival-documents.pdf (дата обращения: 01.12.2022).

²⁰П. 19.1 Правил 2020 г.

²¹ Там же.

²²Типовые нормы времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами: утв. приказом Росархива от 8 августа 2022 г. N 111. URL: https://archives.gov.ru/documents/other/2022-typovye-normy-vremeni.shtml (дата обращения: 01.12.2022).

²³Правовая и методическая основа разработки норм отражена в следующих правовых документах: Трудовой кодекс Российской Федерации: раздел VI "Оплата и нормирование труда", глава 22. URL: https://base.garant.ru/12125268/7dede6ac8f25be619ed07c17ed1c62c9/ (дата обращения: 01.12.2022); Методические рекомендации для государственных (муниципальных) учреждений по разработке систем нормирования труда: утв. приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 30 сентября 2013 г. N 504. URL: http://www.rosmintrud.ru/docs/mintrud/orders/145 (дата обращения: 01.12.2022); Методические рекомендации по разработке и уточнению нормативов по труду в государственных архивах. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2011; Методика расчета штатной численности государственных архивов на основании нормативов по труду. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2004. 42 c.

²⁴ Нормы времени и выработки на услуги и работы, выполняемые лабораториями обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации. М.: ВНИИДАД, 2009. URL: https://docs.cntd.ru/document/902091655 (дата обращения: 01.12.2022).

²⁵П. 18 Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии: утв. приказом Росархива от 25 июня 2020 г. N 75. URL: https://archives.gov.ru/documents/other/poryadok-priznaniya-dokumentov-afrf-v-neudovletvoritelnom-fiz-sostoyanii.shtml (дата обращения: 01.12.2022).

²⁶Раздел "Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов" Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих: утв. приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 11 апреля 2012 г. N 338н. URL: https://docs.cntd.ru/document/902343110 (дата обращения: 01.12.2022).

²⁷ Специалист архива: профессиональный стандарт: утв. приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18 марта 2021 г. N 140н (действует с 1 сентября 2021 г. по 1 сентября 2027 г.). URL: https://docs.cntd.ru/document/603354683?marker=6520IM (дата обращения: 01.12.2022).

²⁸ Специалист по формированию электронного архива: профессиональный стандарт: утв. приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19 апреля 2018 г. N 266н. URL: https://docs.cntd.ru/document/557365898?marker=64U0IK (дата обращения: 01.12.2022).

²⁹П. 14.1 Правил 2020 г.

³⁰П. 14.6 Правил 2020 г.

³¹ГОСТ 15.016-2016. Система разработ