Раздел 2. Основные рекомендации по выбору и использованию оборудования, программного обеспечения, оснащению помещений и рабочих мест сотрудников

Раздел 2. Основные рекомендации по выбору и использованию оборудования, программного обеспечения, оснащению помещений и рабочих мест сотрудников

2.1. Рекомендации по выбору и использованию оборудования, программного обеспечения

2.1.1. Оборудование для оцифровки должно обеспечивать безопасность и сохранность документов, позволять создавать цифровые копии надлежащего качества, соответствующие параметрам, указанным в п. 3.4-3.9. Выбор оборудования зависит от видов, размеров и форматов носителей архивных документов (см. п. 1.7). Перечень видов оборудования для оцифровки представлен в приложении 6.

2.1.2. Не допускается использовать стандартные офисные планшетные сканеры, сканеры с протяжными механизмами (в том числе потоковые сканеры) для оцифровки архивных документов в связи с возможным повреждением (замятием, разрывом) носителя протяжным механизмом, изломом переплета при контакте с прижимным стеклом, а также вредоносным воздействием высоких температур вследствие нагрева стекла, протяжного механизма ³⁵.

2.1.3. Специальные программно-аппаратные модули сканеров, позволяющие снимать в невидимом спектре: инфракрасных и ультрафиолетовых лучах, могут быть использованы для съемки документов в неудовлетворительном физическом состоянии, с угасающим текстом. Для оцифровки предметов могут использоваться модули, позволяющие оцифровывать в режиме 3D.

2.1.4. Допускается комбинирование различного оборудования для решения задач оцифровки документов разного формата, имеющих особенности переплета или носителя.

2.1.5. Копии ЭФП могут храниться в информационной системе и (или) на физически обособленных носителях, соответствующих п. 7.2 Правил 2020 г.

2.2. Рекомендации по эксплуатации информационных систем

Хранение, учет и использование ЭФП рекомендуется осуществлять с использованием информационной системы в соответствии с п. 1.4 Правил 2020 г.

Рекомендуется предусмотреть в ИС функцию обмена данными (импорт/экспорт) с другими системами архива, муниципальными, государственными (региональными и федеральными) информационными системами.

2.2.1. Рекомендуется предусмотреть следующие функции ИС архива:

- создание и хранение метаданных ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3, описывающих все процедуры их жизненного цикла;

- осуществление хранения файлов копий всех поколений ЭФП любых, в том числе растровых, форматов с проведением процедур, указанных в разделе 5, либо взаимодействие с подсистемой хранения ИС архива;

- осуществление просмотра электронных копий без использования внешних приложений;

- осуществление импорта/экспорта данных из других информационных систем, в том числе Единый портал государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ), Программный комплекс (ПК) "Архивный фонд" и др.;

- создание и вывод на печать обязательных учетных документов и иных отчетов (см. приложение 7);

- обеспечение навигации и поиска информации;

- обеспечение представления информации в удобном для пользователя виде;

- обеспечение коммуникации между пользователями и архивным учреждением, а также оператором информационной системы архива;

- ведение учета использования ЭФП;

- обеспечение управления правами доступа.

При отсутствии ИС, отвечающей указанным рекомендациям, целесообразно вести учет ЭФП и ведение метаданных в электронной форме для обеспечения возможности последующего экспорта в ИС.

2.2.2. При создании ЭФП могут быть применены технологии нейронных сетей для решения следующих задач:

- автоматизированное распознавание текста образов документа (электронных копий ЭФП);

- автоматизированное распознавание речи из аудиодокументов;

- автоматизированное распознавание лиц для аннотирования фотодокументов;

- автоматизированное аннотирование семантических категорий, которые могут встречаться в документе, таких как имена людей, должности, даты и почтовые адреса для последующего автоматического создания именных и иных указателей и реализации многоаспектного поиска;

- определение приоритетов (на основе статистического и семантического анализа информационных потребностей пользователей) для планирования процессов создания ЭФП. Применение методов искусственного интеллекта позволяет существенно ускорить анализ данных интернет-статистики, статистики поисковых запросов пользователей при поиске по сайту и данных периодических опросов пользователей, который может стать основой определения приоритетов при планировании создания ЭФП;

- автоматическое улучшение качества образов документов ЭФП-3 с целью их дальнейшего распознавания и улучшения читабельности угасающих текстов. Развитие данной перспективной технологии обусловлено неудовлетворенностью пользователей качеством представленных на сайтах изображений;

- проведение работ по интеллектуальному сжатию образов документов (а также аудио- и видеофайлов) для сокращения объемов хранения данных ЭФП;

- разработка интеллектуальной системы поиска по ЭФП, которая может быть реализована как результат комплексных работ по применению искусственного интеллекта к распознаванию текстов, аудиозаписей и изображений, и технологии обработки текстов на естественном языке - NLP (natural language processing).

2.3. Рекомендации по использованию технологических помещений и созданию специальных условий на рабочих местах сотрудников

2.3.1. Размеры помещений, выделяемых для проведения работ по оцифровке архивных документов, должны соответствовать объему проводимых работ и конкретным технологическим задачам с учетом размещения необходимого оборудования.

Помещения для оцифровки архивных документов рекомендуется выделять с ориентацией оконных проемов на север или северо-восток и наличием естественного и искусственного освещения.

Оконные проемы рекомендуется оборудовать регулируемыми жалюзи или занавесками, позволяющими полностью закрывать их с целью исключения влияния естественного освещения (при необходимости).

Краску для стен рекомендуется выбирать нейтральных матовых светлых тонов, предпочтительно серого цвета.

2.3.2. Сканирующее оборудование не рекомендуется размещать возле оконных проемов. Расположение источников света, в том числе экрана монитора (или другого сканера), должно исключать появление бликов, теней на рабочей поверхности сканера. В зоне процесса оцифровки свет должен быть равномерным, однородным и постоянным по времени. Требуемая освещенность рабочих мест в зоне размещения документов при общем освещении - 300-500 лк ³⁶.

При использовании искусственного освещения рекомендуемая цветовая температура осветительных ламп - не менее 5 000 К (холодный белый) с коэффициентом индекса цветопередачи (CRI) выше 90 Ra ³⁷.

2.3.3. В помещениях, где хранятся архивные документы на бумажном носителе для оцифровки, рекомендуется поддерживать стабильный температурно-влажностный режим в соответствии с требованиями п. 5.12-5.20 Правил 2020 г.

Не следует допускать резких колебаний температуры и влажности воздуха, которые могут вызвать повреждение сканирующего устройства (например, образование конденсата). Вентиляционные отверстия на сканирующем оборудовании не должны быть перекрыты.

При перемещении документов вне архива обязательным требованием является проведение акклиматизации документов.

Поступление внешнего воздуха в помещения в целях проветривания или воздухообмена должно осуществляться только при наличии фильтрующих воздух устройств (воздухоочистителей).

2.3.4. Помещения должны быть обеспечены электропитанием с защитным заземлением в соответствии с техническими требованиями по эксплуатации оборудования. При подключении сканирующего оборудования рекомендуется использовать источники бесперебойного питания.

2.3.5. Помещения оборудуются сейфами или металлическими шкафами для хранения архивных документов, принятых на оцифровку. Сейфы и шкафы для размещения (хранения) закрепляются за конкретным сотрудником. Сотрудник закрывает и опечатывает их после окончания рабочего дня или при длительном отсутствии на рабочем месте. При коллективном пользовании сейфом (шкафом) назначается ответственный сотрудник за закрытие и опечатывание (с проверкой возврата всех документов в конце рабочего дня). Размещение документов также возможно в отдельной комнате, оборудованной стеллажами, с режимом контроля доступа. В помещениях, где хранятся документы, предназначенные для оцифровки, должны соблюдаться требования к охранному режиму архива в соответствии с п. 5.3-5.10 Правил 2020 г.