Раздел 3. Виды работ по созданию электронного фонда пользования

Раздел 3. Виды работ по созданию электронного фонда пользования

3.1. Виды копий и этапы работы по созданию электронного фонда пользования

3.1.1. ЭФП состоит из трех массивов электронных копий:

- массива мастер-копий (ЭФП-1), предназначенных для хранения и изготовления с них рабочих копий;

- массива рабочих копий (ЭФП-2) (копий первого поколения, созданных на основе мастер-копий), предназначенных для использования с целью создания копий последующих поколений;

- массива всех копий второго и последующих поколений, созданных в различных целях (ЭФП-3), предназначенного для многократного использования.

3.1.2. Основными этапами создания ЭФП являются:

- отбор единиц хранения (учета) в соответствии с планом оцифровки (при наличии), заказами на копирование, проверка на то, что отобранные документы прежде не проходили процедуру оцифровки ³⁸;

- выдача единиц хранения (учета) из хранилища;

- подготовка единиц хранения (учета) к оцифровке;

- создание мастер-копий (оцифровка);

- создание рабочих копий, копий последующих поколений;

- маркировка, миграция в систему хранения копий ЭФП;

- учет и описание копий, включение в ИС;

- обработка единиц хранения (учета) после оцифровки;

- возврат единиц хранения (учета) в хранилище.

3.2. Выдача единиц хранения архивных документов из хранилища и подготовка документов перед оцифровкой

3.2.1. Выдача единиц хранения архивных документов из хранилища осуществляется в соответствии с главой XIV Правил 2020 г. При выдаче единиц хранения архивных документов для проведения работ по оцифровке сторонней организацией вне здания (помещения) архива составляются документы, указанные в пп. 1.6.3. Учет выдачи и возврата ведется в соответствии с п. 14.8 Правил 2020 г. в книгах выдачи дел из архивохранилища. Заказы (заказы-наряды, накладные) регистрируются. После исполнения на заказах (заказах-нарядах) делается соответствующая отметка, после чего они помещаются в отдельные дела, заведенные в соответствии с номенклатурой дел архива, или в личные дела пользователей при внеплановой оцифровке ³⁹. В случае осуществления оцифровки сторонней организацией реквизиты акта и заказа-наряда указываются также в книге выдачи дел из хранилища.

3.2.2. Подготовка документов к оцифровке включает:

- выверку учетной документации (сверку с описью шифров, заголовков дел, проверку нумерации листов, сверку с записями в описях, листах-заверителях); проверку наличия листов-заверителей, листов использования; исправление ошибок в нумерации путем зачеркивания номеров листов в соответствии с нормативными требованиями (с оформлением акта о технических ошибках в учетных документах, внесением изменений в учетные документы, листы-заверители);

- проставление на листах документов, где нумерация отсутствует, простым графитным карандашом или нумератором четких и контрастных номеров. Нумерация оборотов производится, если оцифровка не осуществляется "в разворот" и, если обороты содержат информацию и подлежат оцифровке с целью идентификации копий при их маркировке. Если для создания документов использовались оборотные листы других документов, обороты также нумеруются и подлежат оцифровке;

- проверку физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов в соответствии с п. 11.4-11.6 Правил 2020 г.;

- выявление документов с непогашенными грифами ограничения доступа;

- при необходимости обработку единиц хранения (расшивку, обеспыливание, перемотку, очистку магнитных лент, реставрацию документов).

Обязательной полистной проверке при выдаче и возврате в хранилище подлежат категории документов, указанные в п. 14.4 Правил 2020 г., единицы хранения, подлежащие оцифровке сторонней организацией, или все подлежащие оцифровке единицы хранения по решению архива в соответствии с локальным нормативным актом, регламентирующим оцифровку (см. пп. 1.9.1). В ходе проверки состояния выявляются дела, подлежащие физико-химической или технической обработке, в том числе реставрации (с малоконтрастными и угасающими текстами, требующие укрепления основы и др.), обоснование проведения которой указывается в акте, составляемом по результатам проверки (см. п. 11.8 Правил 2020 г.). В случае необходимости проводится физико-химическая и (или) техническая обработка единиц хранения (согласно главе XII Правил 2020 г.).

Документы, имеющие признаки биологического поражения и не прошедшие обработку, не передаются на оцифровку во избежание заражения спорами плесени сканирующего оборудования. При выявлении признаков биологического поражения архивом проводится проверка состояния всех документов, отобранных для копирования.

Единицы хранения могут быть расшиты ⁴⁰, если при их раскрытии на 180° и использовании прижимного стекла может произойти повреждение (деформация) документов из-за особенностей переплета; если часть информации "уходит" в корешок. Обоснования расшивки приводятся в служебной записке (при оцифровке сторонней организацией) или заказе (см. приложение 9), на которых проставляется виза согласования с главным хранителем или иным уполномоченным должностным лицом, ответственным за сохранность документов.

Целесообразно заранее осуществить проверку наличия и состояния документов, выявить дела, требующие расшивки, и указать их в заказе-наряде, прилагаемом к акту выдачи дел во временное пользование. В такие единицы хранения рекомендуется вложить лист проверки, в который заносятся результаты полистной проверки документов при расшивке и после возвращения.

После расшивки единицы хранения документы следует очистить от материалов крепления (скоб, нитей, скрепок и др.), чтобы не повредить прижимное стекло и не загрязнить колыбель сканера. Если, в связи с состоянием носителя или переплета, наличием особо ценных, уникальных документов, единица хранения не может быть расшита, оцифровку проводят с соблюдением условий, указанных в пп. 3.4.4. В таком случае "ушедший" в корешок текст стараются отобразить, изменив угол съемки при использовании фотоаппарата.

При расшивке единиц хранения следует предотвратить выпадение листов из обложки в случае если сшивка (переплет) производится в ином помещении. Для этого по окончании работы с делом следует его перевязать крест-накрест, место узла заклеив именной бандеролью. В таком виде или помещенными в специальные наглухо закрываемые коробки (боксы), также запечатываемые бандеролями, следует держать документы до возвращения в хранилище или передачи на переплет.

Учет работ по расшивке и брошюровке единиц хранения ведется в специальном журнале или заменяющей его базе данных. Акты по результатам проверки физико-химического и технического состояния, служебные записки (заказы-наряды) с обоснованием расшивки хранятся в структурном подразделении, отвечающем за обеспечение сохранности документов.

По окончании работ по оцифровке единица хранения после проверки нумерации листов переплетается заново. При сшивке (прошивке) единиц хранения структура, состав и последовательность листов не должны быть изменены, следует контролировать, чтобы текст не был зашит в корешок.

Оцифрованные единицы хранения должны быть возвращены в хранилище сразу же после проверки качества и маркировки электронных мастер-копий. Подготовка единиц хранения к возврату в хранилище должна выполняться в помещении, соответствующем требованиям, указанным в п. 2.3.

3.3. Обеспечение сохранности подлинников архивных документов при выполнении работ по созданию электронного фонда пользования

3.3.1. Архивный документ оцифровывается однократно, кроме случаев, указанных в пп. 3.4.5, после чего все работы производятся с его рабочей копией.

Исполнители несут персональную ответственность за сохранность подлинников архивных документов в течение всего времени работы с ними. Работа операторов должна осуществляться только в чистой специальной одежде (рабочих халатах) и перчатках.

3.3.2. Перед началом оцифровки рабочий стол сканера протирается сухой тканью для удаления пыли. Прижимное стекло (при наличии) протирается с двух сторон тканью, смоченной специальным раствором для обработки компьютеров и мониторов.

Транспортировка единиц хранения при оцифровке сторонней организацией осуществляется с соблюдением необходимых мер предосторожности, обеспечивающих физическую сохранность документов, защиту от технических повреждений, воздействия света, высокой влажности в соответствии с п. 15.3 Правил 2020 г. В случае если сторонней организацией выявляются дефекты архивных документов перед оцифровкой, составляется акт о выявленных дефектах носителя или текста в свободной форме в двух экземплярах, один из которых передается в архив. В акте указываются архивные шифры единиц хранения и описываются выявленные дефекты с указанием листов. Документы с принятием необходимых мер предосторожности возвращаются в архив или по решению архива передаются организации, осуществляющей обработку документов. При выявлении признаков биологического поражения в архиве проводится проверка состояния всех единиц хранения.

В случае выявления повреждения документов исполнителями работ по оцифровке в архиве также составляется акт о выявленных дефектах носителя (при повреждении сторонней организацией - в 2-х экземплярах), который помещается в дело фонда. Архивом принимаются меры к возмещению ущерба, документы направляются на физико-химическую и (или) техническую обработку (согласно главе XII Правил 2020 г.).

3.3.3. Хранение на участке сканирования должно соответствовать требованиям к нормативным режимам хранения (см. п. 2.3). Особо ценные документы оцифровываются в течение одного рабочего дня и возвращаются на место хранения (на время перерыва в работе помещаются в сейфы). Единицы хранения с особо ценными документами, требующие более длительного времени для оцифровки, а также при оцифровке сторонней организацией хранятся в помещении для оцифровки в сейфах или шкафах с соблюдением требований, указанных в пп. 2.3.5. Срок обработки таких единиц хранения не может превышать 10 дней ⁴¹. Перед возвратом оцифрованных документов в архивохранилище проводится их полистная проверка сотрудниками подразделения, ответственного за обеспечение сохранности.

3.3.4. При горизонтальной ориентации сброшюрованных единиц хранения следует строго следить за сохранностью листов, расположенных на несканируемой половине дела, корешка и места сшивки, не допуская замятия листов, провисания и перегиба корешка. Непосредственно перед оцифровкой операторами должны быть расправлены все складки, загибы на кромках, точно соединены места порывов и отдельные части листа. Если выпрямление скомканного документа невозможно без повреждения носителя, оцифровку следует проводить только после проведения реставрационных работ.

3.3.5. Сканирование плотно сшитых единиц хранения должно выполняться с раскрытием единицы хранения на угол до 110° (угол должен быть выбран для того, чтобы избежать отражения другой страницы в области корешка). У подшитых листов документов должен быть раскрыт переплет, позволяющий видеть скрывающиеся элементы изображения, несущие информацию, но без повреждения корешка.

Не следует применять любое воздействие на носители, способное привести к изменению их физического состояния и сохранности (растягивание листов, пометы, прикрепление стикеров).

3.3.6. При возвращении единиц хранения после оцифровки сторонней организацией они освобождаются от транспортной тары, проводится их акклиматизация и обработка в соответствии с п. 11.1 Правил 2020 г. По возвращении единиц хранения в хранилище делаются соответствующие отметки в описях и иных учетных документах (см. п. 4.4).

3.4. Создание мастер-копий (оцифровка)

3.4.1. Работы по оцифровке включают следующие этапы:

- определение методов оцифровки, технических параметров оцифровки;

- настройка, калибровка и профилирование мониторов, сканирующего оборудования;

- подготовка помещения для оцифровки в соответствии с требованиями, изложенными в п. 2.3;

- создание мастер-копии;

- контроль качества оцифровки созданной мастер-копии;

- миграция мастер-копии в систему хранения, на физически обособленный носитель информации.

3.4.2. Решение о методах и параметрах оцифровки принимается после проверки состояния документов руководителем архива по предложениям структурного подразделения, должностным лицом, ответственным за создание ЭФП. Методы и параметры оцифровки указываются в заказе (заказе-наряде) и журнале (БД) регистрации заказов (заказов-нарядов).

Оцифровка при создании мастер-копии производится с подлинника документа на традиционном носителе, подлинника научно-технического документа (НТД), оригинала аудиовизуального документа. Кинодокументы, микрофильмы оцифровываются с негативов первого поколения. При неудовлетворительном состоянии подлинника, оригинала (негатива) или его утрате после экспертизы может быть принято решение об оцифровке аудиовизуальных документов с позитива, контрпозитива, для научно-технической документации - с дубликата, рабочей копии, для иной документации - с копии на правах подлинника.

3.4.3. Единицы хранения оцифровываются в полном объеме, включая обложки, дубликаты документов, листы-заверители, а также оборотные стороны, за исключением листа использования.

При внеплановой оцифровке особо ценных архивных документов, независимо от числа запрошенных на оцифровку листов (кадров, треков, фотографий из альбома), рекомендуется единицу хранения (единицу учета) оцифровывать полностью ⁴². Также рекомендуется полностью оцифровывать единицы хранения, подлежащие расшивке.

При оцифровке частично рассекреченной единицы хранения оцифровываются только несекретные документы. Оцифровка такой единицы хранения производится в соответствии с правилами, установленными для секретных документов. В лист использования вносятся данные о номерах оцифрованных листов. Например: "Л. 5 об. оцифрован". В учетных формах ЭФП эти оцифрованные листы учитываются как отдельная единица хранения. В дальнейшем, в случае рассекречивания остальных документов, единицы хранения ЭФП и учетные формы дополняются.

3.4.4. Граница области сканирования должна отстоять на 0,5-1,0 см от края документа, с тем, чтобы на изображении были видны его края. Рядом с документом (единицей хранения) должны быть расположены линейки, представляющие физические размеры документа (по высоте, по ширине), а также специальные тест-объекты (цветная и серая шкалы, технические миры) ⁴³, предназначенные для осуществления последующего контроля цветности, контрастности и четкости электронного изображения. С целью сокращения размеров файла возможно разместить линейки и тест-объекты только рядом с первым листом из группы однотипных по характеру носителя и его физическому состоянию документов.

Единицы хранения оцифровываются в разворот, чтобы при оцифровке на полученном изображении присутствовал лист с информацией и оборот предыдущего листа. Полистная оцифровка неразброшюрованных единиц хранения возможна, когда формат листов превышает размер сканирующего стола. В таком случае последовательно сканируются листы и их обороты.

Использование прижимного стекла сканеров нежелательно в случае, если:

- толщина единицы хранения превышает глубину книжной колыбели;

- документы, входящие в единицу хранения, сшиты таким образом, что при ее раскрытии на 180° у корешка возникает "волна" и появляется возможность нанесения вреда документам;

- при сканировании иллюминированных или пергаменных рукописей и книг;

- при сканировании особо ценных документов, документов в неудовлетворительном физическом состоянии.

3.4.5. В случае если в составе единицы хранения находятся документы разных размеров или утрачено до 50% площади страницы документа, необходимо использовать белые листы бумаги для подкладки их под небольшие документы, с тем чтобы следующий документ большего размера не проявлялся на изображении.

Для документов, выполненных на тонкой, просвечивающей бумаге (газетная бумага, калька, бумага с плотностью менее 60 г/м ²), при освещении которой через нее просвечивает текст, написанный на обороте листа, или текст следующего листа, при сканировании необходимо под нее подкладывать непрозрачную матовую бумагу (картон) черного или белого цвета с плотностью листов формата А4 не менее 160 г/м ²; листов формата А1 - 200 г/м ². Для документов, тексты которых выполнены черными чернилами (порошком), в качестве прокладочных листов используют черную матовую бумагу; фиолетовыми (синими) чернилами (порошком, фиолетовой, синей, серой копиркой) - бумагу серого цвета (оттенок цвета бумаги подбирается экспериментально).

Для оцифровки широкоформатных документов рекомендуется использовать специализированное оборудование для оцифровки документов формата А1-А0. При отсутствии специального оборудования оцифровка производится пофрагментно с последующей компьютерной "склейкой" изображения.

При возможности следует использовать технологии безразмерного сканирования без сшивки со сканированием многокамерными системами и последующей обработкой (сшивкой "пиксель в пиксель"). При пофрагментном сканировании хранятся как фрагменты, так и "склеенный" экземпляр мастер-копии.

В случае если единица хранения представляет собой трехмерный объект (например, издание, альбом, столбец и т.д.) или имеет вложения, средства хранения, упаковку, приложения, имеющие историческую ценность, необходимо создание цифровой фотографии предмета, отражающей его физические размеры и форму, а также имеющиеся особенности упаковки (книжный корешок, три стороны обреза книги, застежки и т.д.). Предметы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, и модели образцов изделий, проектов оцифровываются 3D-сканером, при его отсутствии - цифровым фотоаппаратом с использованием цветовой шкалы и линейки. Для отображения нанесенной на предметы символьной и графической информации производят их фотографирование с параметрами, позволяющими прочитать данную информацию.

В случае если документ представляет собой телетайпную или телеграфную ленту, имеет филиграни, рельефные изображения, подчистки, исправления и так далее и (или) иные детали, видимые только при определенном освещении или под углом, его сканирование может производиться с использованием специального оборудования.

В случае изменения внешнего вида оцифрованного документа после реставрации может быть проведено повторное сканирование. При этом сохраняются обе мастер-копии.

Появление сканирующего оборудования с улучшенными характеристиками может в исключительном случае служить основанием для повторной оцифровки на основании письменного разрешения структурного подразделения, отвечающего за обеспечение сохранности документов.

3.4.6. Сканирующее и воспроизводящее оборудование (мониторы, принтеры) подлежит настройке, калибровке в порядке и с периодичностью, предусмотренной эксплуатационной документацией. Рекомендуется заключение договора с организацией, имеющей лицензию на обслуживание оборудования.

3.4.7. Настройка режимов сканирования с помощью программного обеспечения сканера или иного программного обеспечения и панели управления сканера проводится ежедневно перед началом процесса оцифровки и при изменении вида носителя, подлежащего оцифровке оператором сканирования или ответственным специалистом. В течение рабочего дня тестируется качество настройки в связи с изменением освещенности, температуры и запыленности помещения. После тестирования осуществляется подстройка сканера. После настройки сканера целесообразно сохранить ICC-профиль настройки для каждого вида носителя. При использовании для сканирования цифровой камеры необходимо также перед началом оцифровки проверить настройки камеры, отвечающие за размер изображения (высота расположения камеры над документом, фокусное расстояние).

Результаты настройки оборудования (профиль) должны фиксироваться в протоколе проведения регламентной настройки.

3.4.8. Параметры мастер-копий должны быть не ниже следующих:

- разрешение не менее 300 dpi - для оцифровки документов формата А4 и более, а также описей;

- разрешение не менее 600 dpi - при оцифровке особо ценных документов.

Параметры оцифровки документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, а также имеющих тонкие линии, мелкие детали, подбираются индивидуально.

Для оцифровки документов с угасающим или плохо читаемым текстом, содержащим тонкие линии, мелкие детали, следует по возможности использовать макрорежим.

Цветной режим (True Color) предусматривает не менее 24 бит для сканирования документов, сканирование описей осуществляется в режиме "оттенки серого" не менее 8 бит (за исключением описей, имеющих цветовые отметки, влияющие на учетные характеристики дел, рукописных описей, описей, имеющих палеографические особенности, в том числе созданных до XX в., которые сканируются в режиме True Color).

Для документов, имеющих карандашный текст, а также при наличии дефектов текста, создается два варианта электронной мастер-копии: в цветном режиме и в режиме "оттенки серого" (при однократном сканировании, если программное обеспечение позволяет осуществлять перевод изображения из цветного формата в формат градации серого и в черно-белый, а также дает возможность сохранять изображение в нескольких экземплярах).

Мастер-копии должны сохраняться: в виде отдельных файлов; в режиме RGB, в формате TIFF без компрессии. При невозможности хранения или обработки документов в данном формате допускается сохранение в формате JPEG (режим Lossless). Особо ценные документы, документы формата менее А4, а также имеющие тонкие линии, мелкие детали, чертежи, карты, иллюстрации, мастер-копии категории А ⁴⁴ сохраняются в формате TIFF без компрессии. Для проверки формата используется графический редактор, свойства изображения: TIFF: Compression: 1.

Каждое отдельное изображение оцифрованного документа является отдельным файлом, который автоматически нумеруется по порядку во встроенной в сканирующее оборудование программе оцифровки (в проекте). Копия единицы хранения или оцифрованной части единицы хранения сохраняется в отдельном проекте.

Несколько файлов для одного разворота (страницы) создаются ⁴⁵:

- при сканировании фотоальбомов и иных сложных документов с несколькими изображениями на странице (оцифровывается страница, далее делается копия каждого изображения);

- при сканировании документа, который хранится в сложенном (сфальцованном) виде (оцифровывается его лицевая и оборотная стороны в развернутом виде, а также во всех вариантах сложения, в случае если варианты сложения имеют самостоятельную информационную ценность, содержат надписи, нанесенные на сложенный носитель, резолюции, скрепы, пометы);

- при сканировании конвертов, которые оцифровываются с двух сторон, затем содержимое конверта, а также с обратной стороны с открытым клапаном так, чтобы были видны документы, вложенные в конверт;

- при сканировании страниц сложной конструкции (с вклейками, отгибающимися вставками по краю документа) - все без исключения элементы, несущие информацию, должны быть оцифрованы;

- при пофрагментном сканировании документов широкого формата с последующей склейкой.

Наличие нескольких файлов для одной мастер-копии следует отразить в учетных формах (см. раздел 4, приложение 7) и при маркировке файла (см. п. 4.8).

3.5. Контроль качества мастер-копий

3.5.1. Контроль качества электронных копий должен проводиться по каждому файлу. Выборочная методика контроля допустима в исключительных случаях для однотипных документов.

3.5.2. Качество мастер-копий проверяется перед возвратом единиц хранения в архивохранилище. Периодичность и этапы контроля качества оцифровки и мастер-копий при осуществлении работ архивом предусматриваются в локальном нормативном акте, сторонней организацией - условиями договора. Контроль рекомендуется осуществлять двумя работниками, независимо друг от друга.

3.5.3. Результаты контроля качества заносятся в учетную форму. В случае неудовлетворительного качества копий документы оцифровываются повторно с отметкой в учетной форме. При удовлетворительном качестве оцифровки работник, выполнявший итоговый контроль качества, расписывается в соответствующей графе "Работу принял" заказов-нарядов на копирование архивных документов.

3.5.4. Контроль осуществляется средствами визуального просмотра или с помощью программного обеспечения.

Файлы должны открываться на просмотр стандартными средствами, предназначенными для работы с ними в среде используемых операционных систем без предварительного вывода на экран каких-либо предупреждений или сообщений об ошибках. При копировании файлов с носителей информации, просмотре на компьютере или распечатке на устройстве печати не должно возникать ошибок, связанных с записью на носитель, физическим повреждением носителя. Не допускается в файлах устанавливать опцию запрета печати содержимого файла, парольную защиту на открытие файла, гипертекстовые ссылки на другие файлы.

3.5.5. При визуальном контроле качества используются следующие методы:

- полистный просмотр и сравнение подлинников документов с электронными копиями;

- проверка соответствия числа электронных файлов числу листов, обложек, листов-заверителей, наличия копий оборотов листов, заполненных текстовой или графической информацией, соответствия последовательности листов нумерации файлов проекта;

- анализ качества изображения на экране монитора с разрешением не менее 1280х1024 (оптимально - 1920х1080);

- проверка читаемости документа при масштабировании 200%;

- оценка плотности изображения;

- анализ качества распечатки выбранных образов документов, на принтере (МФУ) с разрешением не менее 400 dpi ⁴⁶.

3.5.6. При визуальном контроле проверяется:

- отсутствие потерь информации, отображение на копии всей страницы (разворота) документа целиком, включая ее кромки;

- цветность, резкость и контрастность (резкость текстовых образов документов должна фокусироваться по тексту), в том числе с использованием тест-объектов;

- монитор должен быть откалиброван, а температура и CRI освещения при закрытых окнах должны соответствовать источнику освещения сканера.

3.5.7. Допустимые дефекты изображения:

- при цветном режиме сканирования допускается наличие незначительных следов от просвечивания текста (иллюстраций) с оборотной стороны листа, не приводящих к искажению или утрате информации;

- изображения должны иметь не более 5% точек ("мусора") от общего фона.

При сканировании единиц хранения, не подлежащих расшивке, допускается наличие следующих дефектов:

- появление на образе документа тени от переплета;

- угол наклона текста до 3°;

- захват соседней страницы (ширина корешка до 20 мм) для обозначения места сшивки документа;

- наличие неустранимых бликов на изгибе листа.

3.5.8. Файлы мастер-копий переносятся из программы сканирования в графический редактор для сверки номеров листов и переименования файлов в соответствии с правилами маркировки (см. п. 4.8).

Графическая обработка мастер-копий производится исключительно в случаях:

- оцифровки категорий документов, указанных в пп. 3.4.4, без использования прижимного стекла для удаления "пальцев";

- при "склейке" изображения широкоформатного документа при пофрагментном сканировании (в случае использования соответствующего программного обеспечения, поставляемого в комплекте со сканирующим оборудованием).

На образах рассекреченных документов на мастер-копии (ЭФП-1) средствами графического редактора проставляется изображение штампа "рассекречено" ⁴⁷.

Для создания второго экземпляра производится запись электронных мастер-копий на носители информации, которые будут являться резервным экземпляром мастер-копии и должны храниться в другом помещении.

После контроля качества изображения и записи файлов мастер-копий в систему хранения или на физически обособленные носители, внесения сведений о приеме ЭФП на хранение в учетные формы производится удаление созданных в результате сканирования и представленных в программе оцифровки (в проекте) файлов из памяти сканирующего устройства, рабочего компьютера, карты памяти фотоаппарата.

Рекомендуется формировать архивные контейнеры мастер-копий, включающие файл(ы) мастер-копии, файл метаданных, описание контейнера.

3.6. Создание рабочих копий, копий последующих поколений

3.6.1. Рабочая копия (ЭФП-2) создается путем копирования мастер-копии. Сведения о создании ЭФП-2 вносятся в учетные формы.

3.6.2. Копии ЭФП-3 создаются с рабочей копии со следующими параметрами:

- для предоставления пользователям в читальном зале - в формате JPEG ⁴⁸ с максимальным разрешением 300 dpi в двух режимах (цветном и "оттенках серого" - при необходимости) в виде файлов страниц (разворотов), организованных в соответствии с архивным расположением документов (последовательностью листов, кадров); в формате PDF/A ⁴⁹ (одностраничный или многостраничный файл, книга) с разрешением не более 150-200 dpi (или многостраничный TIFF с компрессией);

- для загрузки файлов в информационную систему архива или размещения в Интернете - в формате JPEG с разрешением 72 dpi, оптимальным размером файла не более 200 Кбайт с максимально возможной степенью сжатия (не менее 60%, но не мешающей ознакомлению с документом); в формате PDF/A (многостраничный файл (книга), включающий файлы с изображениями листов документов).

Копии ЭФП в формате PDF следует по возможности подвергать распознаванию текста с помощью соответствующего программного обеспечения. При этом изображение обложки единицы хранения может быть размещено отдельно от текста с распознаванием заголовка или без. Размещение в информационной системе копии единицы хранения или ее части должно сопровождаться включением метаданных согласно правилам, изложенным в разделе 4.

Изображение, размещенное в Интернете, может быть защищено водяным знаком (watermark) с изображением логотипа или названием (аббревиатурой названия) архива. Водяной знак должен отображаться светло-серым полупрозрачным крупным шрифтом, но при этом не должен затруднять чтение документа. Водяной знак должен накладываться автоматически с помощью программного обеспечения в процессе создания ЭФП-3. Для этих целей можно использовать как программное обеспечение, поставляемое со сканерами, так и отдельное программное обеспечение, закупленное и установленное в архиве. Использование онлайн-сервисов для создания водяных знаков не рекомендуется.

После наложения водяных знаков на партию ЭФП-3 необходимо провести визуальный контроль с целью выявления образов документов, чтение информации из которых стало затруднительным. На такие экземпляры ЭФП-3 водяные знаки следует накладывать повторно в ручном режиме.

Конвертация рабочей копии в другой формат осуществляется средствами программного обеспечения сканера либо специальной программы-конвертора. Сведения о созданных копиях и графической обработке изображений отражаются в учетных формах (см. приложение 7).

Разделение копий, отсканированных в разворот, на отдельные страницы возможно проводить программным способом на копиях второго и последующих поколений.

При создании ЭФП-3 возможна обработка в графических редакторах, в частности кадрирование, поворот, исправление недостатков файла изображения: баланс яркости-контрастности, удаление бликов, "подложки", рваных краев документов. Степень обработки зависит от целей создания ЭФП-3. При необходимости может быть осуществлено "обезличивание" информации.

3.7. Особенности создания цифровых копий аудиовизуальных документов

Особенности создания цифровых копий аудиовизуальных документов обусловлены спецификой процессов создания этих документов, а также их учета и обеспечения сохранности в архивах. К аудиовизуальным документам относятся: кино-, фото-, фонодокументы, видеофонограммы.

Перед оцифровкой аудиовизуальных документов следует провести проверку их физико-химического, технического и биологического состояния ⁵⁰ (технический контроль), включающую выявление наличия повреждений и дефектов механического, физико-химического и биологического происхождения; проверку качества изображения (для кино-, фотодокументов и видеофонограмм) и звучания (для фонодокументов, звуковых кинодокументов и видеофонограмм).

Для кинопленок и магнитных лент на ТАЦ-основе прежде всего проводится оценка степени их химического разложения в результате возникновения "уксусного синдрома". Для кинопленок на нитрооснове определяют наличие признаков разложения эмульсионного слоя - гидролиза желатина (эмульсионный слой липкий, витки кинопленки во время намотки склеиваются) - и основы (рулон кинопленки стал мягким, витки слиплись в сплошную массу, поверхность покрылась пеной, выделяется сильный запах оксидов азота) ⁵¹.

Для пленочных носителей проверяются целостность ракордов и перфорации, наличие и величина усадки, наличие и качество склеек ⁵².

Аудиовизуальные документы с плесневым поражением/следами плесени должны выдаваться для оцифровки только после полного цикла антисептической обработки во избежание заражения спорами плесени аппаратуры для оцифровки.

В процессе выполнения указанных технологических операций проверяют правильность данных о состоянии аудиовизуальных документов в технических паспортах (паспортах технических характеристик), прилагаемых к аудиовизуальным документам ⁵³. При необходимости в них вносят дополнения. По результатам проверки составляется акт технической экспертизы (акт технического состояния), в котором приводят заключение о пригодности аудиовизуальных документов к использованию (оцифровке).

Одновременно с проверкой проводится обработка документов: чистка материальных носителей аудиовизуальных документов и реставрационные работы при необходимости. После завершения комплекса работ, связанных с процессами реставрации аудиовизуальных документов, вновь проводят контроль их состояния. Сведения о проведенной реставрации вносят в технический паспорт и акт технической экспертизы, в котором приводят заключение о пригодности аудиовизуальных документов к использованию (оцифровке).

При оцифровке аудиовизуальных документов рабочее пространство и поверхности должны быть чистыми и незагроможденными. Разглаживать поврежденную поверхность фотоотпечатка следует только в процессе реставрации.

В случае если аналоговые носители хранятся в конвертах и (или) в рамках, не подходящих для оцифровывающего оборудования, их извлечение и монтаж в специализированные рамки должны производиться только с помощью пинцетов. После окончания процесса оцифровки каждый отдельный кадр должен быть немедленно возвращен в собственную упаковку.

Необходимо избегать контакта с документом со стороны слоя фотоэмульсии, недопустимо завязывание нитей в отверстиях перфорации, использование утяжелителей для выравнивания пленочного носителя.

Перед размещением кадра в сканирующем устройстве должно производиться его (кадра) обеспыливание с помощью специальных средств (груш). Перед началом сканирования пленочных носителей необходимо принять меры по снятию статического электричества и механического напряжения. Также следует соблюдать меры предосторожности при заправке пленки в сканер, лентопротяжный механизм, осуществлять контроль прохождения пленки, перемотку после оцифровки.

При оцифровке фотодокументов на стекле необходимо строго следить за целостностью носителя (стекла) и предотвращать любую возможность падения или скола.

Требования к процессу оцифровки микроносителей в целом совпадают с требованиями к оцифровке документов на пленочных носителях ⁵⁴.

По окончании рабочего дня документы должны быть либо возвращены в хранилище, либо закрыты в специализированный шкаф (климатическую камеру).

Первичный контроль качества цифровых копий всех поколений аудиовизуальных документов осуществляется работником, проводящим их оцифровку, путем визуального просмотра полученных цифровых копий на предмет резкости, отсутствия размытия изображения (для кино-, фотодокументов и видеофонограмм) и оценки качества звучания (для фонодокументов и видеофонограмм).

Итоговый контроль качества оцифровки аудиовизуальных документов проводится работником подразделения, ответственного за оцифровку, по мере ее выполнения и обработки документов методом визуального просмотра (прослушивания) цифровых копий документов и их описаний. Также применяется комбинация методов контроля:

- сравнение подлинников документов с их электронными копиями;

- сверка соответствия числа электронных файлов числу единиц учета аудиовизуальных документов;

- проверка правильности маркировки файлов.

Контроль качества изготовленных цифровых копий фонодокументов также может осуществляться на основе анализа их амплитудно-частотных характеристик, отображаемых на мониторе персонального компьютера, на котором производится оцифровка, с последующим прослушиванием отдельных фрагментов. Цифровая копия должна соответствовать оригиналу, потеря информации или включение отсутствующей в оригинале информации не допускаются. Цифровые копии должны быть четко сфокусированы. Оттенки, глубина и насыщенность цвета копий должны быть максимально приближены к оригиналу и максимально единообразны в пределах одного документа.

При неудовлетворительном качестве цифровых копий (изображение нечеткое, искаженное, в фонограмме появились посторонние шумы и т.д.) проводится повторная оцифровка документов.

После завершения технологического процесса оцифровки аналоговых аудиовизуальных документов и перед размещением их в хранилищах эти документы вновь подвергают техническому контролю (обратному контролю). Технический контроль рекомендуется проводить тому же контролеру, который подготавливал документ к выдаче.

В ходе проверки физико-технического состояния устанавливается наличие повреждений и дефектов механического, физико-химического и иного происхождения, в том числе должны быть проверены геометрические размеры носителей. Также должна быть проведена проверка качества изображения (для кино-, фотодокументов и видеофонограмм) и звучания (для фонодокументов, звуковых кинодокументов и видеофонограмм).

При проверке сверяют данные текущего состояния документа с информацией, занесенной в соответствующий акт технической экспертизы перед оцифровкой. В акте проставляют дату обратного контроля, указывают вид работы, дают заключение о результатах контроля, вносят фамилию технолога. При появлении дополнительных повреждений документа, возникших в процессе оцифровки, делают соответствующие отметки в акте. При отсутствии специального отдела (участка) технического контроля акты хранятся в структурном подразделении, отвечающем за обеспечение сохранности документов по фондам, при нефондовом хранении - по видам документов (коллекциям): кино-, фото-, фоно-, видеодокументы.

3.7.1. Особенности оцифровки кинодокументов

Для выполнения технологических операций по оцифровке кинодокументов должен быть сформирован специальный аппаратно-программный комплекс (см. п. 1.2 приложения 6).

Для преобразования аналоговых кинодокументов с фонограммами, размещенными на одной кинопленке с изображением, в цифровую форму (оцифровки) применяют специальные архивные сканеры кинопленки, которые обеспечивают преобразование подвижных изображений с кинопленки в последовательность цифровых файлов, каждый из которых содержит несжатый скан отдельного кадра. При работе с кинодокументами с фонограммами, размещенными на одной кинопленке с изображением так же создаётся цифровой аудиофайл, соответствующий аналоговым звуковым дорожкам: оптическим или магнитным. Сканеры создают цифровые копии кинодокументов с оптическими или магнитными фонограммами, размещенными на одной кинопленке с изображением, с разрешением не менее 2K.

В процессе оцифровки раздельные видео- и аудиофайлы отправляются на многофункциональную станцию где производится сборка оцифрованной копии кинодокумента с использованием специального программного обеспечения.

Перевод в цифровой формат фонограммы кинодокумента, записанной на отдельном от изображения носителе, производят с помощью архивного фильмофонографа, который позволяет формировать цифровые несжатые файлы, представляющие собой цифровые копии оптической и магнитной фонограммы.

Кинодокументы также могут быть оцифрованы с помощью телекинопроектора, который сочетает в себе кинопроектор с лентопротяжным механизмом и оптико-электронное считывающее устройство. Оптико-электронное устройство считывает киноизображения, передаваемые кинопроектором, и преобразует их в видеосигналы, которые сохраняются в виде файлов после чего передаются на многофункциональную станцию, где происходят их окончательная обработка.

При выборе сканера кинопленки необходимо учитывать, что в целях обеспечения сохранности сканируемых кинодокументов предпочтение нужно отдавать моделям сканеров, оснащенным лентопротяжным механизмом, который обеспечивает непрерывное движение кинопленки, так как лентопротяжные механизмы, обеспечивающие прерывистое (скачковое) движение пленки, являются причиной ее ускоренного износа и даже могут вызывать разрывы пленки. В первую очередь это относится к пленочным носителям с усадкой и изношенной перфорацией.

При оцифровке кинодокументов (ЭФП-1) рекомендуется придерживаться следующих минимальных параметров: формат изображения - DPX ⁵⁵ с глубиной дискретизации 8 бит, формат фонограммы - WAV ⁵⁶ 24 bit 48 кГц. В связи с большим объемом для кинодокументов целесообразно создание копий (ЭФП-3) в иных форматах уменьшенного размера. Для оцифровки кинофильмов, которые предназначены для кинотеатрального показа (при оцифровке с позитива) следует использовать многоканальную запись звука.

Сформированный одним из описанных способов цифровой файл, содержащий контент оцифрованного кинодокумента, является мастер-копией (ЭФП-1). Данная копия, а также основные метаданные ее описания пересылаются по сети в систему хранения данных или записываются на физически обособленный носитель для включения электронного кинодокумента в состав ЭФП. Одновременно с мастер-копией изготавливают рабочую копию (ЭФП-2) кинодокумента. Для повышения качества аудиовизуальной копии, полученной в результате оцифровки кинодокумента, с помощью специализированного программного обеспечения с рабочей копией (ЭФП-2) проводят дополнительные операции по цветокоррекции и мастерингу. Реставрацию изображения и звука в автоматическом или ручном режимах производят с использованием специализированных программных продуктов, предназначенных для очистки отсканированных аудиовизуальных копий или для восстановления фильмов путем подбора "кадр в кадр".

Рабочая копия (ЭФП-2) используется для изготовления копий последующего поколения (ЭФП-3). ЭФП-3 также могут изготавливаться по заказам пользователей в необходимом им формате путем конвертации ЭФП-2. Специализированные программные продукты при изготовлении ЭФП-3 используют также для нелинейного монтажа, транскодирования оцифрованных кинодокументов и их миграции на обособленные материальные носители или конвертации в другие форматы.

3.7.2. Особенности оцифровки фотодокументов

Аппаратно-программный комплекс, предназначенный для оцифровки архивных фотодокументов, включает сканирующее оборудование, компьютерную технику и периферийные устройства (см. п. 1.2 приложения 6). Необходимым элементом программного обеспечения является многофункциональный графический редактор. Кроме того, необходимо помещение, в котором обеспечена возможность регулирования интенсивности освещения.

При создании мастер-копии фотодокументов (ЭФП-1) осуществляют:

- подготовку сканера к работе в соответствии с требованиями эксплуатационных документов, включая проверку его первоначальных настроек;

- предварительное сканирование оригинала фотодокумента в режиме Preview;

- окончательную установку оптимальных параметров сканирования данного оригинала (выбор размера кадра, разрешения, регулировка тональности, увеличение четкости);

- сканирование оригинала фотодокумента с последующим просмотром результатов сканирования на экране монитора при масштабировании 200%;

- сохранение мастер-копии (ЭФП-1) на встроенном электронном носителе, миграцию мастер-копии в систему хранения, запись на физически обособленные носители;

- создание рабочей копии (ЭФП-2), миграцию рабочей копии в систему хранения, запись на физически обособленные носители;

- создание копий последующего поколения (ЭФП-3), миграцию копий последующего поколения в систему хранения, запись на физически обособленные носители;

- ввод описательной информации в информационную систему для учета сделанных копий.

Рекомендуемые параметры оцифровки фотодокументов приведены в таблицах 2-5 ⁵⁷.

Таблица 2 - Технические параметры оцифровки фотодокументов (прозрачный пленочный носитель/стекло)

Тип оригинала	Негатив/позитив (черно-белый/цветной)
Формат кадра, см	2,5х3,5	6х6; 6х9	9х12	10х15	13х18 и более
Оптическое разрешение, dpi	4 000 - не менее 2 400	3 600 - не менее 1 200	2 400 - не менее 1 200	1 200 - не менее 800

Таблица 3 - Технические параметры оцифровки фотодокументов (прозрачный пленочный носитель (рулоны и отрезки пленки))

Тип оригинала	Негатив/позитив (черно-белый/цветной)
Формат кадра, мм	13х17	18х24	28х28	24х36	45х60	60х60	60х70	60х90
Ширина пленки, мм	16,0	35,0	35,0	35,0	61,5	61,5	61,5	61,5
Оптическое разрешение, dpi	5 000 - не менее 3 600

Таблица 4 - Технические параметры оцифровки фотодокументов (фотобумага)

Тип оригинала	Фотоотпечаток (черно-белый/цветной)
Формат документа, см	3х4	5х6	10х12	Менее А5-А4	А3-А0
Оптическое разрешение, dpi	3 200 - не менее 600	2 400 - не менее 600	1 200 - не менее 600	Не менее 600	Не менее 400

Таблица 5 - Технические параметры оцифровки фотоальбомов

Тип оригинала	Фотоальбомы (при оцифровке страниц с вклеенными фотоотпечатками целиком)
Формат страниц	Менее А4	А4	А3	Более А3
Оптическое разрешение, dpi	Не менее 600		Не менее 300

При создании фонда пользования фотодокументов архива рекомендуется изготавливать мастер-копии (ЭФП-1) оригиналов в виде файлов в формате TIFF с разрешением, основанным на данных таблиц 2-5.

В формате JPG допустимо изготавливать рабочие копии (ЭФП-2) и копии последующего поколения (ЭФП-3), предназначенные для размещения в сети Интернет или для предварительного просмотра в информационной системе.

Далее осуществляют создание массивов цифровых копий оригиналов: рабочих копий (ЭФП-2) и копий последующего поколения (ЭФП-3) - и запись этих массивов на встроенный электронный носитель, откуда их можно будет просматривать через информационную систему или на физически обособленный носитель. Сведения о цифровых копиях фотодокументов и их метаданные включают в информационную систему для их учета и поиска.

3.7.3. Особенности оцифровки фонодокументов

Аппаратно-программный комплекс, предназначенный для оцифровки фонодокументов, включает оборудование (см. пп. 1.2.3 приложения 6) и специальное программное обеспечение для захвата аудиопотока (см. пп. 1.5.2 приложения 6).

Необходимо учитывать, что на качество оцифровки оказывают большое влияние как состояние самого фонодокумента, так и технические параметры и исправность устройства воспроизведения. Требования к звуковой карте определяются качеством исходного звукового материала. Амплитудно-частотная характеристика должна обеспечивать передачу всех компонентов спектра практически без искажений. Коэффициент нелинейных искажений не должен превышать 0,1%.

Также необходимо помещение, оборудованное звукоизоляцией.

Процесс оцифровки фонодокументов включает:

- определение методов оцифровки, технических параметров оцифровки;

- настройку программно-аппаратного комплекса в соответствии с эксплуатационной документацией;

- считывание сигнала с аналогового носителя, преобразование сигнала в цифровую форму;

- первичный контроль качества полученного сигнала, заполнение карточки учета технического состояния фонодокумента;

- сохранение мастер-копии (ЭФП-1) ⁵⁸ на встроенном электронном носителе, миграцию мастер-копии в систему хранения, запись на физически обособленные носители;

- создание рабочей копии (ЭФП-2), миграцию рабочей копии в систему хранения;

- создание копий последующего поколения (ЭФП-3), миграцию копий последующего поколения в систему хранения;

- ввод описательной информации в информационную систему для учета сделанных копий.

Для улучшения качества звучания, полученного в результате оцифровки фонодокумента, с помощью специализированного программного обеспечения могут быть проведены дополнительные операции по коррекции и мастерингу копий последующего поколения.

При создании ЭФП аналоговых фонодокументов (магнитная лента, грампластинки, компакт-кассеты) рекомендуются следующие параметры:

- ЭФП-1 (мастер-копии) и ЭФП-2 (рабочие копии) - аудиофайл без сжатия в формате WAV с частотой дискретизации от 48 кГц и выше ⁵⁹, разрядностью 24 бит, числом каналов - 1 (для моно), 2 (для стерео);

- ЭФП-3 (копии последующего поколения, предназначенные для предварительного просмотра в информационной системе или для выставления в Интернете) - аудиофайл со сжатием в формате MP3 со скоростью потока данных 128 Кбит/с.

3.7.4. Особенности оцифровки видеофонограмм

Аппаратно-программный комплекс, предназначенный для оцифровки видеофонограмм, состоит из оборудования (см. пп. 1.2.4 приложения 6) и специального программного обеспечения для захвата видеопотока.

Помимо качества самой видеофонограммы, наибольшее влияние на качество оцифровки оказывает подающее устройство воспроизведения.

Копированию видеофонограмм с аналогового носителя на цифровой должна предшествовать настройка программно-аппаратного комплекса в соответствии с эксплуатационной документацией. Сформированный в процессе оцифровки цифровой поток, содержащий контент оцифрованной видеофонограммы, а также основные метаданные ее описания, пересылается для хранения с выхода персонального компьютера через информационно-телекоммуникационную сеть в аппаратно-программный комплекс цифрового хранения для включения электронной видеофонограммы в состав ЭФП архива. При этом созданная электронная видеофонограмма является мастер-копией (ЭФП-1).

Одновременно с мастер-копией изготавливают рабочую копию (ЭФП-2) электронной видеофонограммы с такими же параметрами.

В процессе оцифровки видеофонограмм проводится первичный контроль качества полученного сигнала.

С рабочей копии может быть создана копия последующего поколения (ЭФП-3). Для повышения качества изображения, полученного в результате оцифровки видеоряда видеофонограммы, с помощью специализированного программного обеспечения могут быть проведены дополнительные операции по цветокоррекции и мастерингу копии последующего поколения (ЭФП-3).

Для оцифровки видеофонограмм можно рекомендовать следующие параметры:

- оцифровка сигнала изображения - в соответствии с параметрами телевидения стандартной четкости (частота дискретизации для сигнала яркости - 13,50 МГц, для сигналов цветности - 6,75 МГц, квантование в обоих случаях - 10 бит на отсчет, что соответствует Рекомендации МСЭ-R BT.601 "Студийные параметры кодирования цифрового телевидения для стандартного 4:3 и широкоэкранного 16:9 форматов" и Рекомендации МСЭ-R BT.656-5 "Интерфейс для цифровых компонентных видеосигналов в телевизионных системах с 525 строками и 625 строками, работающих на уровне 4:2:2, описанном в Рекомендации МСЭ-R BT.601");

- оцифровка сигнала звука - частота дискретизации - 48 кГц, квантование - 20 бит на отсчет.

3.8. Особенности создания и обработки цифровых копий научно-технических документов

Основные особенности создания цифровых копий НТД связаны с такими их характеристиками, как материал и формат носителей этих документов. Указанные особенности требуют применения специальных приемов и технических средств при работе с НТД.

Материал носителя (ватман, калька (тушевая или карандашная), синька (цианотипия или диазотипия), тканевые носители (батист), пленочные носители (астролон), фотонегативы на стекле и т.д.) определяет его физические свойства (хрупкость, ломкость, прозрачность).

Научно-технические документы отличаются большим разнообразием форматов носителей. Например, в состав одной единицы хранения патентной или конструкторской документации могут входить документы разных форматов (от формата менее А5 до нестандартных широкоформатных документов, достигающих размера в несколько метров).

При наличии большого объема единиц хранения, сформированных из документов разного формата, в том числе вкладок и вклеек (например, отчеты по научно-исследовательским, геолого-разведочными работам), рекомендуется расшивка и поформатная сортировка листов единиц хранения. Листы одного формата каждой единицы хранения при подготовке к оцифровке укладываются в нумерованные конверты или другую аналогичную упаковку с указанием архивных шифров вложенных листов. Ведется общий журнал, книга, ведомость (в том числе в электронном виде) конвертов, для учета листов, вложенных в каждый конверт. При переплете расшитых конвертов нумерация листов проверяется по листу-заверителю единицы хранения и по данному журналу, книге, ведомости.

Для оцифровки документов большого формата необходимо применять специальное оборудование, позволяющее сканировать документы в формате А0+. При работе с нестандартными документами большого формата может применяться фотосъемка или пофрагментная оцифровка. Во втором случае последовательно оцифровываются фрагменты крупноформатного документа, каждый из которых сохраняется в отдельном файле. В дальнейшем в процессе обработки данных файлов с помощью специального программного обеспечения происходит соединение "пиксель в пиксель" фрагментов оцифрованного изображения в единый итоговый файл, содержащий целостное изображение оцифрованного документа. При отсутствии специального программного обеспечения для склейки большеформатных документов допускается в качестве исключения использовать специальные широкоформатные сканеры протяжного типа (с использованием прозрачных защитных конвертов (пакетов) ⁶⁰, рекомендованных производителем оборудования, для сканирования калек (за исключением документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии).

Одной из необходимых операций в процессе оцифровки крупноформатных документов является их раскладка на сканирующем оборудовании, для выполнения которой может потребоваться помощь других работников.

Особенно трудоемким является процесс раскладки сфальцованных чертежей и чертежей, уложенных в тубусы, в связи с этим при нормировании работ по созданию ЭФП НТД к нормативам выработки, принятым для управленческой документации, рекомендуется применять поправочный коэффициент 1,8, а для чертежей формата 2А0 и более этот коэффициент должен быть еще выше. Плохое физическое состояние носителя (наличие заломов, ветхость и т.д.) также осложняет процесс оцифровки НТД.

Для предотвращения свисания крупноформатных документов со сканирующего оборудования и, соответственно, их возможного повреждения следует применять специальные поддерживающие площадки (подставки).

При сканировании НТД на прозрачных носителях (например, кальке) следует руководствоваться рекомендациями пп. 3.4.5.

При оцифровке НТД рекомендуется придерживаться параметров, приведенных в таблице 6 ⁶¹.

Таблица 6 - Технические параметры оцифровки научно-технических документов на бумажных носителях (для мастер-копий (ЭФП-1))

Формат страниц	Менее А5-А4	А3-А0	Более А0
Оптическое разрешение, dpi	Не менее 600	Не менее 400	Не менее 300

При этом мастер-копии (ЭФП-1) НТД рекомендуется изготавливать в формате TIFF, а рабочие копии (ЭФП-2) - в формате JPEG.

3.9. Формирование электронного фонда пользования на электронные архивные документы

При формировании ЭФП на электронные архивные документы, поступающие в транспортных контейнерах, в соответствии с требованиями к организационно-техническому взаимодействию информационных систем из контейнера должны быть извлечены метаданные, а также файлы основного документа и приложений в исходном формате, которые включаются в ИС без преобразования. При наличии документов или приложений в графических форматах или аудиовизуальных документов рекомендуется для включения в ИС их преобразовать в PDF/A или с учетом параметров, указанных для ЭФП-3 в п. 3.6-3.7.

При приеме аудиовизуальных электронных архивных документов на физически обособленных носителях целесообразно использовать рабочий экземпляр электронных архивных документов для создания ЭФП-3 путем преобразования электронных архивных документов с учетом параметров, рекомендованных для ЭФП-3. Преобразование может быть осуществлено фондообразователем на условиях договора (соглашения), в таком случае ЭФП-3 поступает от организации - источника комплектования на отдельном носителе с соответствующей отметкой, что отражается в учетных метаданных.

3.10 Маркировка файлов электронного фонда пользования

При записи мастер-копии в систему хранения или на физически обособленные носители для однозначной идентификации и соотнесения с подлинником осуществляется маркировка файлов. Правила маркировки должны быть едины для всех видов ЭФП и зафиксированы локальным нормативным актом (см. пп. 1.9.1) с обязательным ознакомлением сотрудников, осуществляющих оцифровку. Единая система имен файлов необходима для однозначной идентификации каждого файла.

Каждый файл ЭФП должен иметь уникальное имя. В имя включаются:

- все элементы архивного шифра документа с учетом применяемой системы для разных эпох, фондового и нефондового хранения: аббревиатура названия архива (или индекс архива), номер фонда (включая буквенный индекс), номер описи (включая литеру), номер единицы хранения (дела), номер единицы учета (включая литеру), номер листа (включая литеру) ⁶² - для файла в формате PDF/A - номер документа, номер единицы хранения (крайние номера листов через тире: Л. 1-32);

- шифр лицевой стороны или оборота: 1 - лицевая сторона; 2 - оборотная сторона (или индекс "Об.");

- при сканировании в разворот - номера и шифры обоих листов (оборота и лицевой стороны);

- режим сканирования: "Цв." - для цветного; "С." - для оттенков серого, "Гр." - для гистограмм);

- расширение (формат) хранения;

- номер варианта копии листа, например В1 (при необходимости сохранения нескольких вариантов изображения одного листа в разных файлах).

Для листов, нумерация которых не относится к общей нумерации дела, следует установить единую систему буквенных (цифровых) индексов, которые приводятся вместо номера листа: ОБЛ - лицевая сторона обложки, ОБЛ.З - оборотная сторона обложки ⁶³ (при наличии нескольких обложек одной единицы хранения они нумеруются ОБЛ-1 и ОБЛ-2), ВОП - внутренняя опись (указывается после номера листа), ЛЗ - лист-заверитель (указывается перед номером листа), ЛИ - лист использования (указывается после номера листа), КТ - конверт (указывается вместо номера листа) и др. ⁶⁴

При нефондовой организации хранения маркировка файлов ЭФП осуществляется аналогично, в элементах архивного шифра вместо номера фонда указывается номер коллекции (при наличии) или аббревиатура названия коллекции (ФОТО, КИНО).

При этом во избежание потери информации при конвертации в среду операционной или информационной системы, целесообразно перевести все буквенные обозначения названий архивов и номеров фондов, описей, листов на латиницу с использованием правил транслитерации в соответствии с ГОСТ 7.79-2000 ⁶⁵.

Элементы имени файла разделяются знаком подчеркивания, например: GARF_R-45_2а_3_45ob-46-V2 (архив - ГА РФ, номер фонда - Р-45, номер описи - 2а, номер единицы хранения - 3, номера листов - 45 об. и 46, оцифрованы в разворот, в данном файле сохранен второй вариант оцифровки разворота).

Для дореволюционных документов могут быть добавлены элементы шифра в соответствии с принятыми в архивах (связки, картоны, годы и др.).

Электронные фонды пользования аудиовизуальных документов маркируются следующим образом:

- индекс архива (или аббревиатура названия);

- номер фонда (аббревиатура названия, при нефондовом хранении - номер коллекции, вид коллекции);

- номер описи (включая литеру);

- архивный номер единицы учета;

- номер части, трека (Тр. 1 или Ч. 1);

- формат;

- время звучания.

При маркировке копий текстовых документов, входящих в комплект аудиовизуальных, используют следующие элементы информации:

- индекс архива (или аббревиатура названия);

- номер фонда (аббревиатура названия, при нефондовом хранении - номер коллекции, вид коллекции);

- номер описи (включая литеру);

- архивный номер единицы учета;

- буквенное обозначение документа, входящего в комплект;

- номер листа;

- шифр лицевой стороны или оборота: 1 - лицевая сторона; 2 - оборотная сторона (или индекс "Об.");

- при сканировании в разворот - номера и шифры обоих листов (оборота и лицевой стороны);

- режим сканирования (в случае оцифровки не в цветном режиме).

При маркировке файлов целесообразно использовать программные средства для группового переименования файлов по шаблону с применением счетчиков (например, интегрированные в Double Commander, Total Commander) или встроенное программное обеспечение сканирующего оборудования для ускорения процесса маркировки файлов за счет частичной автоматизации.