Раздел 4. Организация учета и создание справочно-поисковых средств электронного фонда пользования

Раздел 4. Организация учета и создание справочно-поисковых средств электронного фонда пользования

4.1. Принципы и порядок учета ЭФП соответствуют установленным нормативными актами для учета документов Архивного фонда Российской Федерации ⁶⁶. Учет ЭФП осуществляется в рамках единой системы учетных единиц и учетных форм в соответствии с локальным нормативным актом архива (см. пп. 1.9.1).

4.2. Учет ЭФП осуществляется по единицам хранения. Единицей хранения ЭФП является электронная копия (образ) единицы хранения архивных документов, в том числе частично оцифрованной. Единицами измерения являются файлы, байты, время звучания. Учет файлов, относящихся к копии каждой единицы хранения, и физически обособленных носителей информации (при наличии ЭФП на физически обособленных носителях информации) ведется в реестрах файлов копии единицы хранения и в журналах учета носителей.

Учетные сведения являются разновидностью метаданных, которые вводятся ответственным за каждый этап процесса создания, хранения, учета и использования копий ЭФП. Запись о каждом рабочем процессе сопровождается внесением сведений, однозначно идентифицирующих ответственное должностное лицо, производящее запись.

4.3. Учет копий разных видов (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3) и разновидностей ЭФП-3, созданных с разными целями, ведется раздельно в учетных документах архива и при наличии в информационной системе архива путем ввода соответствующих данному виду копии учетных метаданных.

4.4. Основными (обязательными) учетными документами ЭФП являются описи, книга учета физически обособленных носителей.

В описях в графе "Примечания" напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) проставляется отметка "ЭФП" в соответствии с п. 23.3 Правил 2020 г. Также при частичной оцифровке рекомендуется указывать номера оцифрованных листов ⁶⁷. Если скопированы все единицы хранения (единицы учета), включенные в опись, соответствующая отметка проставляется только на ее титульном листе и обложке.

Книга (журнал) учета физически обособленных носителей ЭФП ведется в структурном подразделении архива, отвечающем за учет и обеспечение сохранности документов. Могут существовать отдельные книги по каждому виду носителей копий (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3). При ведении единой книги записи вносятся в валовом порядке. К номеру носителя допустимо добавлять индекс "ФП" для отличия от носителей электронных архивных документов. В книгу вносятся сведения о физически обособленных носителях ЭФП и записанных на них копиях единиц хранения (единиц учета аудиовизуальных документов). Книга ведется на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

Миграция копий при замене носителя учитывается в данной книге как выбытие носителя с указанием причин и поступление нового носителя. Также сведения о миграции вводятся в книгу учета копий (см. п. 4.5). Носители, на которые производится запись, вносятся в книгу при первом поступлении в хранилище. Если, согласно локальному нормативному акту (см. пп. 1.9.1), поступление носителей в хранилище от структурного подразделения, ответственного за их создание, фиксируется актом, запись в книге учета носителей ЭФП делается на основании акта, реквизиты акта указываются в книге. Уничтожение поврежденного или заменённого при миграции носителя, выявленное проверкой физико-технического состояния, также фиксируется актом, реквизиты которого заносятся в книгу учета носителей.

Для каждого физически обособленного носителя информации создается вкладыш, на котором указываются ⁶⁸:

- название архива; порядковый номер диска (носителя информации) - по журналу учета носителей; номер фонда (название коллекции), номер описи, номера единиц хранения (учета), копии которых помещены на носитель;

- крайние даты оцифровки документов;

- крайние даты миграции;

- крайние даты оцифрованных документов;

- количество файлов;

- объем файлов (Мбайт) (с уточнением: общий, свободный, занятый);

- вид копий (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3);

- отметка о статусе экземпляра носителя - "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий).

При перезаписи носителя вкладыш следует обновить.

4.5. Вспомогательными учетными документами ЭФП являются книги (журналы) учета копий ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3 единиц хранения (учета), документов и реестры файлов каждой копии, которые ведутся в электронном виде.

Данные о создании копий ЭФП-1, ЭФП-2 и ЭФП-3 для основных и рабочих экземпляров указываются в книге (журнале) учета копий (см. приложение 7). При отсутствии информационной системы реестры файлов мастер-копий целесообразно также включать в журнал учета копий ЭФП. Дальнейшее изменение характеристик файлов рекомендуется отражать в журнале учета конвертации файлов.

4.6. Книги и реестры формируются на основе учетных метаданных о копиях и файлах. Учет копий, включенных в информационную систему, осуществляется путем ввода учетных метаданных (см. приложение 7). Метаданные, записи в книги (журналы) учета вносятся в валовом порядке создания, миграции, конвертации копий, независимо от фонда и описи.

4.7. Итоги оцифровки подсчитываются на 1 января каждого года - количество созданных копий единиц хранения (учета), документов, файлов, их размер в мегабайтах по видам копий (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3), а также количество носителей, принятых на хранение. Итоговые сведения вносятся в перечень фондов, подлежащих оцифровке.

4.8. Под описанием копий ЭФП понимается создание и ведение метаданных о единицах хранения ЭФП и процессах их обработки. Для обеспечения аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования копий ЭФП метаданные об их создании, учете, миграции, графической обработке, использовании и выдаче включаются, при наличии, в информационную систему архива.

4.9. С целью включения информационных ресурсов архивов в государственные, региональные, муниципальные информационные системы состав метаданных документов должен быть унифицирован, в том числе путем применения единых схем метаданных. Для разработки схем могут быть использованы схемы, предусмотренные международными стандартами, применяющиеся в действующих информационно-поисковых системах, требования к заполнению полей Единой автоматизированной информационной системы (ЕАИС) "Архивный фонд" ⁶⁹, а также "Основные требования к описанию архивной документной информации в информационно-поисковых системах государственных и муниципальных архивов на уровне единицы хранения, документа и части документа" ⁷⁰.

Метаданные делятся на несколько групп:

1) идентифицирующие копию или носитель сведения;

2) функциональные, процессные сведения, в том числе:

- учетные сведения в единицах измерения (см. раздел 4);

- сведения об операциях, совершаемых в процессе деловой деятельности (о создании, миграции, конвертации, использовании), и лицах, ответственных за процессы;

- поисковые сведения об оцифрованных делах, документах;

- сведения о доступе, правах интеллектуальной собственности и др.

Часть учетных сведений и сведений об операциях и лицах носит технический характер, так как связана с технологиями, с помощью которых осуществляются операции с копиями ЭФП (тип, название модели оборудования, серийный номер, протоколы тестирования оборудования, протоколы оценки качества электронной копии, формат, параметры оцифровки и др.).

Технические и учетные метаданные (частично) загружаются в систему автоматически, но должна сохраняться возможность их корректировки. Ввод метаданных осуществляется последовательно на этапах создания, хранения, использования ЭФП.

Создание записи о копии в ИС осуществляется ответственным за создание ЭФП структурным подразделением или должностным лицом после получения заказа на оцифровку (см. приложение 9). Первоначально вводятся метаданные о носителе документа, источнике копии, внешних особенностях документа, которые выявляются в ходе подготовки единицы хранения (учета) к оцифровке.

В процессе оцифровки вводятся метаданные о параметрах оцифровки, оборудовании; при миграции копии - о месте хранения и носителе копии и т.д. (см. приложения 1, 7).

Это также относится к фотодокументам, которые описаны подокументно. Для кино-, фоно-, видеодокументов следует изыскать возможность загрузить более подробное описание, чем на уровне "единица учета": поплановое (используя монтажные листы комплектов), потрековое, тайм-кодирование. При этом следует избегать повторного описания документов, так как это существенно увеличит трудозатраты на создание ЭФП.

Следует использовать выгрузку заголовков единиц хранения из ПК "Архивный фонд". В приложении 7 приведен примерный перечень метаданных (названий и типов полей) уровней "Единица хранения (учета)" и "Документ", которые могут быть выгружены из ПК "Архивный фонд". Для аудиовизуальных документов следует использовать дополнительный состав метаданных.

При наличии в архиве справочно-поисковых систем с описанием на уровне единицы хранения (учета), документа (электронных описей, каталогов) описания выгружаются из данных систем в ИС и соединяются с копиями дел, документов. При недостаточной информативности заголовков единиц хранения возможна загрузка в ИС указателей к фондам, описям (именных, географических, предметных и др.) из ПК "Архивный фонд" или иной справочно-поисковой системы архива. Также по возможности следует организовать распознавание текста копий в формате PDF/A.

Все системы (подсистемы, модули) ИС должны использовать унифицированный набор метаданных и единое лингвистическое обеспечение (классификаторы и справочники). Для классификации документной информации может использоваться Единый классификатор документной информации (ЕКДИ) ⁷¹ или иной классификатор.