Постановление Администрации городского поселения Рузаевка Рузаевского муниципального района Республики Мордовия от 31 августа 2023 г. N 1422 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации городского поселения Рузаевка и ее структурных подразделениях"

В целях совершенствования делопроизводства, установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности администрации городского поселения Рузаевка Рузаевского муниципального района Республики Мордовия администрация городского поселения Рузаевка Рузаевского муниципального района Республики Мордовия постановляет:

1. Утвердить прилагаемую "Инструкцию по делопроизводству в администрации городского поселения Рузаевка Рузаевского муниципального района Республики Мордовия и её структурных подразделениях".

2. Настоящее постановление вступает в силу после дня его официального опубликования на официальном сайте органа местного самоуправления городского поселения Рузаевка в сети "Интернет" по адресу: https://ruzaevka-gp.gosuslugi.ru.

3. Признать утратившим силу постановление администрации городского поселения Рузаевка от 26.06.2017 N 558 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации городского поселения Рузаевка и ее структурных подразделениях".

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата администрации городского поселения Рузаевка.

Глава администрации городского поселения Рузаевка

А.Ю. Домнин

СОГЛАСОВАНО                            УТВЕРЖДЕНА

Протокол ЭПК Министерства              Постановлением администрации

культуры, национальной политики        городского поселения Рузаевка

и архивного дела Республики Мордовия   Рузаевского муниципального района

от _________________ N______________   Республики Мордовия

                                       от 31 августа 2023 г. N 1422

Инструкция по делопроизводству
в Администрации городского поселения Рузаевка Рузаевского муниципального района Республики Мордовия

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства, установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности администрации городского поселения Рузаевка Рузаевского муниципального района Республики Мордовия (далее - Администрация).

1.2. Инструкция разработана с учетом:

- Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477;

- Приказа Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях".

- ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст;

- Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76;

- Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия, утвержденных постановлением Правительства Республики Мордовия от 3 октября 2011 г. N 366;

- решением Совета депутатов городского поселения Рузаевка от 26 декабря 2020 г. "О гербе и флаге городского поселения Рузаевка Рузаевского муниципального района Республики Мордовия".

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.4. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами возлагается на лицо, ответственное за ведение делопроизводства. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации осуществляет руководитель аппарата городского поселения Рузаевка.

1.6. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники обязаны передавать все находящиеся у них документы, по указанию Главы администрации городского поселения Рузаевка другому работнику.

При смене ответственного за делопроизводство составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.7. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения Главы администрации городского поселения Рузаевка или иного уполномоченного им должностного лица.

1.8. Работники Администрации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации ответственность за не соблюдение требований Инструкции, сохранность, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.

1.9. Документы и дела, образующиеся в процессе деятельности Администрации, должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность.

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. Общие требования к созданию документов

2.1.1. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности Администрации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству Администрации.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

2.1.2. Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов А5 (148210 мм), А6 (105 х 148).

2.1.3. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". (Приложение N 1).

2.1.4. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

2.1.5. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

2.1.6. Для изготовления документов в Администрации используются:

- общий бланк;

- бланк конкретного вида документа (постановления, распоряжения, протокола и т.д.);

- бланк письма.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

2.1.7. В администрации применяется следующий вид бланка письма администрации (приложение N 2).

2.1.8. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги.

2.1.9. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.1.10. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.1.11. Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.

Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. При составлении таблиц могут использоваться шрифты N 10, 11, 12.

2.1.12. Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

2.1.13. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

2.2. Оформление реквизитов документов

2.2.1. Изображение герба (геральдического знака)

Изображение герба (геральдического знака) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами Администрации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.2.2. Код формы документа

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора) и цифрового кода.

Например: Форма по ОКУД 0211151.

2.2.3. Наименование Администрации

Наименование Администрации - автора документа (полное и сокращенное) указывается в точном соответствии с Уставом.

Под полным наименованием Администрации в скобках указывают ее сокращенное наименование.

2.2.4. Наименование должности лица - автора документа

Наименование должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель муниципального образования. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

2.2.5. Справочные данные об Администрации

Справочные данные об Администрации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

2.2.6. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности).

2.2.7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (постановления, распоряжения, письма и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол). Для утверждаемого документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ или ответственным за делопроизводство при регистрации документа.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2019;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2019 г.

Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе.

Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

2.2.8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению Администрации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

2.2.9. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает номер и дату документа, на который дается ответ.

Например: На N 108 от 08.10.2019.

2.2.10. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

На бланках документов указывается место составления или издания документа, за исключением бланков писем.

Например: г. Рузаевка.

2.2.11. Гриф ограничения доступа к документу

Проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в Администрации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально" или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. Например:

Для служебного пользования.

Экз. N 2

2.2.12. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица. Например:

Главе Рузаевского
муниципального района
Республики Мордовия

Фамилия И.О.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. Например:

Администрация Рузаевского

муниципального района

Республики Мордовия

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения. Например:

Администрация Рузаевского

муниципального района

Республики Мордовия

Финансовое управление

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Например:

Администрация Рузаевского

муниципального района

Республики Мордовия

Начальнику финансового управления

Фамилия И.О.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина. Например: г-ну Фамилия И.О.

г-же Фамилия И.О.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно. Например:

Главам сельских поселений

Рузаевского муниципального

Района Республики Мордовия

Руководителям управлений и отделов

администрации Рузаевского

муниципального района Республики

Мордовия

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)". Например:

Руководителям управлений и отделов

администрации Рузаевского

муниципального района

Республики Мордовия

(по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234. Например:

Администрация Рузаевского

муниципального района

Республики Мордовия

Ленина ул., д. 61, г. Рузаевка,

Республика Мордовия, 431440

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес. Например:

Фамилия И.О.

ул. Садовая, д.17,

с. Палаевка,

Рузаевский район, Республика

Мордовия, 431476

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:

Администрация Рузаевского

муниципального района

Республики Мордовия

admgp_ruz@mail.ru

2.2.13. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации городского

поселения Рузаевка Рузаевского

муниципального района

Республики Мордовия

Подпись И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

(Положение) УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

городского поселения Рузаевка

Рузаевского муниципального района

Республики Мордовия

от 5 апреля 2019 г. N 34

(Регламент работы) Утвержден

распоряжением администрации

городского поселения Рузаевка

Рузаевского муниципального района

Республики Мордовия

от 5 апреля 2019 г. N 34

2.2.14. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?":

- распоряжение о создании аттестационной комиссии;

- распоряжение (о чем?) об утверждении штатного расписания;

- письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.

2.2.15. Текст документа

Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственных языках Республики Мордовия (русском, мордовском (мокшанском, эрзянском)) в соответствии с Законом Республики Мордовия от 06.05.1998 N 19-З "О государственных языках Республики Мордовия".

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

- наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В постановлениях текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет").

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ").

В документах, устанавливающих права и обязанности администрации (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("администрация осуществляет функции...", "в состав комиссии входят...", "комиссия провела проверку...").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("постановляем", "решили").

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение...");

- от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает...", "администрация считает возможным...").

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

- вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

- заключительная этикетная фраза:

С уважением, ...

2.2.16. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к сопроводительному письму, иному информационно-справочному документу, или о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному или иному).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

- если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение: 1. Положение об архиве администрации городского поселения Рузаевка Рузаевского муниципального района Республики Мордовия на 5 л. в 1 экз.

2. Справка о кадровом составе администрации городского поселения Рузаевка Рузаевского муниципального района Республики Мордовия на 2 л. в 1 экз.

- если приложение (приложения) сброшюровано(ы):

Приложение: паспорт социально-экономического развития Плодопитомнического сельского поселения в 2 экз.

- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение: договор возмездного оказания услуг от 05.09.2017 N 32-17/72 и приложения к нему, всего на 7 л.

- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ...(приложение) или... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение N 1);

- на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение N 1

к постановлению администрации

городского поселения Рузаевка

Рузаевского муниципального района

Республики Мордовия

от 5 апреля 2019 г. N 34

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Например:

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

городского поселения Рузаевка

Рузаевского муниципального района

Республики Мордовия

от 5 апреля 2019 г. N 34

2.2.17. Гриф согласования документа

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - нетитульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

- на последнем листе документа под текстом;

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Глава Рузаевского

муниципального района

Республики Мордовия

Подпись И.О. Фамилия

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма. Например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК

Министерства культуры,

национальной политики

и архивного дела

Республики Мордовия

от ______________ N ___

СОГЛАСОВАНО

письмом Росархива

от ___________ N ____

2.2.18. Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

Начальник финансового отдела

администрации Рузаевского

муниципального района

Республики Мордовия

Подпись И.О. Фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник финансового отдела

администрации Рузаевского

муниципального района

Республики Мордовия

Подпись И.О. Фамилия

Дата

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу (Приложение N 3).

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

2.2.19. Подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Например:

Глава администрации городского

поселения Рузаевка                Подпись               И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Глава администрации городского

поселения Рузаевка

Рузаевского муниципального

района Республики Мордовия             Подпись             И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Например:

   Подпись                               И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей. Например:

Глава администрации городского

поселения Рузаевка                  Подпись            И.О. Фамилия

Главный бухгалтер                   Подпись            И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Начальник финансового управления администрации Рузаевского муниципального района Республики Мордовия Подпись И.О. Фамилия

Начальник экономического управления администрации Рузаевского муниципального района Республики Мордовия Подпись И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии          Подпись                 И.О. Фамилия

Члены комиссии                 Подпись                 И.О. Фамилия

                               Подпись                 И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с распоряжением. Например:

И.о. Главы администрации городского

поселения Рузаевка                  Подпись           И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности

Главы администрации городского

поселения Рузаевка                   Подпись          И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

2.2.20. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:

Глава администрации     +-------------------------------+

городского поселения    |        ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН      |

Рузаевка                |      ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ     |

                        |Сертификат 1a111aaa000000000011|

                        | Владелец Фамилия Имя Отчество |

                        |   Действителен с 01.12.2014   | И.О. Фамилия

                        |          по 01.12.2019        |

                        +-------------------------------+

2.2.21. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью Администрации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

2.2.22. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева. Например:

Иванов Иван Иванович, ведущий специалист,

+7(83432) 2-16-81, Ivanov@mail.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

2.2.23. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например:

Верно

Инспектор службы кадров         Подпись               И.О. Фамилия

Дата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия и заверяется печатью Администрации. Например:

Подлинник документа находится в деле администрации городского поселения Рузаевка Рузаевского муниципального района Республики Мордовия N 75 за 2007 г.

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

2.2.24. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в Администрацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа).

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

2.2.25. Резолюция

Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции. Например:

Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложения к 10.11.2016.

Подпись

Дата

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом "отв." ("ответственный").

2.2.26. Отметка о контроле

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

2.2.27. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Например:

В дело N 01-18 за 2016 г.

Главный бухгалтер

Подпись                   Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

III. Подготовка и оформления отдельных видов документов

В соответствии с законодательством Российской Федерации, Республики Мордовия, уставом в Администрации создаются следующие виды документов: постановления, распоряжения администрации городского поселения Рузаевка, положения, правила, инструкции, решения, регламенты, протоколы, служебные письма, ответы на обращения граждан и др. документы.

3.1. Постановление (распоряжение)

3.1.1. Постановлениями (распоряжениями) оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности Администрации.

3.1.2. Проекты постановлений (распоряжений) печатаются на бланках установленной формы.

Проекты постановлений (распоряжений) и приложения к ним визируются на оборотной стороне постановления (распоряжения) исполнителем. Возражения по проекту постановления, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект постановления (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

3.1.3. Постановления и распоряжения регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года; распоряжения по основной деятельности, по личному составу и постановления регистрируются отдельно. Датой постановления (распоряжения) является дата его подписания.

3.1.4. Постановление (распоряжение) имеет следующие реквизиты (Приложения N 4, N 5):

- наименование Администрации;

- наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ);

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- место составления (издания) документа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- подпись должностного лица;

- виза.

Заголовок к тексту постановления (распоряжения) должен кратко и точно отражать содержание текста постановления (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Например:

Об Инструкции по делопроизводству в администрации городского поселения Рузаевка Рузаевского муниципального района Республики Мордовия

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст распоряжения может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распоряжения. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и др. Если распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в проектах постановлений завершается словом "постановляет", которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица.

Если постановление изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В постановление не следует включать пункт "довести до сведения...".

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением постановления. В случае если руководитель, подписывающий постановление, оставляет контроль исполнения за собой, соответствующий пункт постановления не нумеруется.

При наличии приложений к распоряжению (постановлению) в тексте на них обязательно делается ссылка. Приложения к распоряжению) постановлению визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Виза ставится в левом нижнем углу текстового поля последнего листа приложения.

При наличии нескольких приложений - приложения нумеруются.

Реквизит "Подпись" на проекте постановления (распоряжения) отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Постановления (распоряжения) подписывает Глава администрации городского поселения Рузаевка, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

Внесение изменений в подписанное постановление, а также в согласованный проект документа не допускается.

3.2. Положения, правила, инструкции

3.2.1. Положения, правила, инструкции - документы, в которых излагаются правила, нормы и требования, регулирующие специальные стороны деятельности Администрации, обязательные для выполнения.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к полномочиям Администрации.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции устанавливается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных актов и иных актов.

Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются или утверждаются Главой администрации городского поселения Рузаевка. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания постановления об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Администрации.

3.2.2. Текст проекта положения, инструкции, правил печатается на общем бланке Администрации. Если проект положения, правил, инструкции утверждается распорядительным документом, то положение, правила, инструкция печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и т.п.

3.2.3. Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос "О чем?". Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" Например: Должностная инструкция главного специалиста.

3.2.4. Начинаются документы, как правило, с раздела "Общие положения", в котором излагаются сведения общего характера, в том числе цели и причины его издания, сфера распространения, основание для разработки, ответственность за нарушение установленных правил и др.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, которые могут делиться на пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.

Образец оформления положения приведен в приложении N 6.

3.3. Протокол

3.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

3.3.2. В Администрации протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

3.3.3. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания.

3.3.4. Полный протокол содержит повестку дня, указание присутствующих, запись всех выступлений на заседании, вопросы, выступления лиц, принявших участие в обсуждении, и принятые решения.

3.3.5. Краткий протокол включает тему выступления, фамилии выступивших (может быть краткая запись выступления), принятые решения.

Решение о форме протокола принимает руководитель.

3.3.6. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

3.3.7. Во вводной части указываются: фамилии председателя (председательствующего) и секретаря заседания; должности и фамилии участников и приглашенных лиц; повестка дня.

Если участников заседания более 15 человек, в протоколе указывается общее число участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий является приложением к протоколу. В этом случае включается следующая формулировка:

Присутствовали: члены комиссии и приглашенные в количестве 30 чел. (список прилагается).

Лица, которых пригласили на заседание в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова "Приглашенные:" с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указываются вопрос или вопросы, обсуждаемые на заседании. Должность и фамилия докладчика могут не указываться.

Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения.

Вопросы повестки дня строятся по формуле "о чем?".

Словосочетание "повестка дня" рекомендуется писать прописными буквами и располагать по центру. Вопросы повестки дня (если их несколько) следует помечать арабскими цифрами.

Например:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О плане работы на 2020 г.

Докладчик - заместитель Главы администрации городского поселения Рузаевка Иванова А.А.

2. О подготовке к отопительному сезону.

Докладчик - главный специалист юридического отдела администрации городского поселения Рузаевка Петров И.П.

3.3.8. Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол)

РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)

После слова "СЛУШАЛИ": в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается тема доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: "Текст доклада прилагается".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ": последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме 3 лица единственного или множественного числа: "считает", "предлагает" или "считают", "предлагают".

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В разделе "РЕШИЛИ": ("ПОСТАНОВИЛИ") записывается принятое решение.

Принятые решения формулируются в неопределенной форме глагола: "доработать...", "одобрить...", "проинформировать...".

По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также, если голосование было тайным, - количество выданных бюллетеней.

Если один из участников заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись: "Особое мнение Петрова А.П. прилагается".

3.3.9. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

3.3.10. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний комиссий, экспертных советов и др.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

3.3.11. Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью, определенной внутренним нормативным документом.

3.3.12. Протоколы печатаются на специальном бланке протокола или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование органа местного самоуправления - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование Администрации;

Вид документа - ПРОТОКОЛ. Слово протокол печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления полного протокола приведен в приложении N 7. Образец оформления краткого протокола приведен в приложении N 8.

3.4. Служебная переписка

3.4.1. Служебная (деловая) переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемые для обмена информацией в деятельности Администрации.

Виды деловой переписки: служебное (деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение). Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

3.4.2. Служебные письма готовятся:

- как исполнение поручений Главы Республики Мордовия; органов государственной власти Республики Мордовия; Главы муниципального района, по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Администрации;

- как сопроводительные письма к проектам законодательных и иных нормативных правовых актов;

- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- как инициативные письма.

3.4.3. При составлении служебных писем рекомендуется учитывать следующие правила:

- письмо должно быть посвящено одному вопросу. Два вопроса и более могут рассматриваться, если они отражают стороны одного общего вопроса и по ним будет приниматься одно решение;

- письмо не должно быть большим по объему (большинство писем - до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до пяти страниц текста).

3.4.4. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.4.5. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией Главы администрации городского поселения Рузаевка.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.

3.4.6. К служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.

3.4.7. В служебных письмах используются формы изложения:

- от 1-го лица множественного числа, например: "Просим предоставить информацию...", "Направляем на согласование...";

- от 3-го лица единственного числа, например: Администрация считает возможным ...", "Администрация предлагает рассмотреть возможность...";

- от 1-го лица единственного числа, например: "Считаю необходимым...", "Предлагаю рассмотреть...", если письмо оформлено на бланке должностного лица.

3.4.8. В служебных письмах может использоваться вступительное обращение "Уважаемый...!".

В письме может использоваться также заключительная этикетная фраза: "С уважением,".

Вступительное обращение располагается над текстом письма посередине и завершается восклицательным знаком. Заключительная этикетная фраза размещается от левого поля и завершается запятой.

3.4.9. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

3.4.10. При составлении служебных писем рекомендуется использовать клише (слова и формулировки, часто употребляемые для выражения определенного смысла).

Например, некоторые клише - обоснования:

В связи с производственной необходимостью...

В соответствии с решением Совета депутатов (протокол от ___ N __);

Во исполнение распоряжения Главы Рузаевского муниципального района от ___ N ____;

В порядке оказания технической помощи...;

В целях усиления охраны...;

В подтверждение нашей договоренности...;

В соответствии с планом обучения....

3.4.11. По содержанию и назначению письма могут подразделяться на: письма-просьбы, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-приглашения и др.

Каждый вид письма имеет определенную формулировку основной мысли:

- письмо-просьба (запрос) - просим, прошу (на должностном бланке);

- письмо-сообщение - сообщаем (сообщаю);

- сопроводительное письмо - направляем, представляем, высылаем;

- письмо-предложение - предлагаем;

- письмо-приглашение - приглашаем;

- письмо-напоминание - напоминаем;

- претензия - выражаем, предъявляем, заявляем претензию;

- письмо-требование - требуем, просим.

3.4.12. Текст письма должен быть написан деловым стилем.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность и краткость текста.

3.4.13. Служебные письма подписываются Главой администрации городского поселения Рузаевка, заместителем Главы администрации городского поселения Рузаевка.

3.4.14. Датой письма является дата его подписания.

Образец оформления служебного письма приведен в приложении N 9.

IV. Организация документооборота и исполнения документов

Движение документов в Администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, передачи на оперативное хранение образует документооборот.

Электронные документы участвуют в документообороте Администрации наравне с бумажными документами.

Перечень документов, создаваемых, хранимых и используемых исключительно в форме электронных документов, утверждается Главой администрации городского поселения Рузаевка.

В документообороте Администрации выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.

Доставка и отправка документов в Администрации осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными и различными видами электросвязи (факсимильная, телеграфная, телефонная, электронная почта).

В Администрацию доставляется корреспонденция в виде писем, бандеролей и пакетов, телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов и электронных копий документов.

4.1. Прием, обработка и распределение поступающих документов

4.1.1. Документы, поступающие в Администрацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение Главой администрации городского поселения Рузаевка и передаются исполнителям.

4.1.2. При приеме и обработке поступающей корреспонденции производится проверка правильности ее адресования и доставки, целостности упаковки и наличия вложений.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается Главе администрации городского поселения Рузаевка.

4.1.3. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, повреждении документа, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый Главой администрации городского поселения Рузаевка и ответственным за делопроизводство.

Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями передается на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр акта высылается отправителю.

4.1.4. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:

если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;

если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;

при большом расхождении между датами подписания и получения документов.

После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело.

4.1.5. Прием и отправка электронных документов осуществляется ответственным за делопроизводство.

4.1.6. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

Сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную карточку документа.

4.1.7. Первичная обработка электронных документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи (электронная почта, сайт) от других организаций и граждан, должна соответствовать технологии работы с входящими документами.

4.1.8. Конверты с пометками "Лично", "Конфиденциально" передаются непосредственно адресатам.

4.1.9. Документы, поступившие с пометкой "Срочно", "Оперативно" регистрируются незамедлительно.

4.1.10. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и содержащие информацию, используемую в справочных целях, поступающие, внутренние, отправляемые.

4.1.11. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней с момента поступления обращения.

4.1.12. Полученный документ регистрируется ответственным за делопроизводство в журнале учета входящей корреспонденции, где указываются:

- входящий номер и дата поступления;

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

4.1.13. На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы указывается регистрационный номер документа, дата регистрации или проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование Администрации, регистрационный номер (порядковый номер поступления в течение года) и дату регистрации.

Приложения к документам отдельно не регистрируются.

Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов, в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан.

Резолюция оформляется на специальном бланке или на самом документе в верхней его части, на свободном от текста месте.

4.1.14. После рассмотрения документов Главой администрации городского поселения Рузаевка в журнал учета входящей корреспонденции вносятся:

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения;

- отметка о постановке документа на контроль.

Документы, рассмотренные руководством передаются исполнителям.

4.1.15. Исполненные документы списываются "В дело". Отметки "В дело", дата и подпись лица, списывающего документ, проставляются на лицевой стороне первого листа исполненного документа.

4.1.16. На документах информационного характера проставляются подписи ознакомившихся с ними лиц и дата.

4.1.17. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и на исполнение.

4.1.18. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов. Входящие телефонограммы печатаются на листе бумаги, регистрируются и оперативно передаются руководству, а затем исполнителю (в соответствии с указаниями по исполнению).

4.1.19. Телеграммы, телефонограммы учитываются в журнале регистрации телеграмм, телефонограмм, факсов.

4.2. Обработка и регистрация отправляемых документов

4.2.1. Все отправляемые документы регистрируются в обязательном порядке. Документ, не прошедший регистрацию, не является официальным документом, отправка его категорически запрещается.

Регистрация отправляемых документов ведется ответственным за делопроизводство и осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня.

На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ.

Документы регистрируются в журнале учета исходящей корреспонденции.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на документе в реквизитах бланка.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

На экземпляре документа, который остается в Администрации ответственный за делопроизводство проставляет дату приема документа на отправку и роспись.

Незарегистрированные и неправильно оформленные документы на отправку не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку.

4.2.2. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Перед упаковкой в конверты проверяется правильность оформления адреса, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

4.2.3. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

4.3. Прием и обработка документов, поступающих по каналам факсимильной связи

4.3.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов служебных документов.

4.3.2. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом, поэтому последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) по почте или с нарочным обязательна.

4.3.3. Устанавливается следующий порядок передачи и приема текстов документов по каналам факсимильной связи:

- запрещается передавать секретные сведения, служебную информацию ограниченного распространения, рукописные материалы, бланки;

- документ, передаваемый по каналам факсимильной связи, выполняется черным шрифтом на бумаге формата А4;

- объем передаваемого документа (факсограммы) не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче.

4.3.4. Принятый по телефаксу документ учитывается в журнале учета телеграмм, телефонограмм, факсов, оригинал документа регистрируется под входящим номером, присвоенным факсограмме.

4.3.5. Принятый по телефаксу документ передается непосредственно адресату либо исполнителю, указанному руководителем в резолюции на факсограмме.

4.3.6. Поступившие факсограммы передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

4.3.7. Подлинник документа, после передачи факсограммы, возвращается исполнителю с отметкой о времени отправки для оформления его на отправку, если это необходимо, по почте.

Отметка об отправке документа по телефаксу делается также на втором экземпляре подлинника документа.

4.3.8. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в Администрации осуществляется Главой администрации городского поселения Рузаевка.

4.4. Порядок прохождения внутренних документов

4.4.1. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования передаются ответственному за делопроизводство, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

4.4.2. Оформленные документы передаются на подпись Главе администрации городского поселения Рузаевка. После подписания документы регистрируются.

4.4.3. Ответственность за обеспечение сохранности служебных документов, контроль их исполнения возлагается на Главу администрации городского поселения Рузаевка.

4.5. Работа исполнителей со служебными документами

4.5.1. Глава администрации городского поселения Рузаевка обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления.

При рассмотрении документов Глава администрации выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Срочные документы передаются немедленно.

4.5.2. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день с поручением Главы администрации городского поселения Рузаевка.

4.5.3. Исполнение документа включает в себя:

- сбор и обработку необходимой информации;

- подготовку проекта документа, и всех необходимых приложений, его оформление, согласование проекта, представление на утверждение (подписание) Главой администрации городского поселения Рузаевка;

- подготовку к пересылке адресату.

4.5.4. Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы.

К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.

На исходящем письме (подлиннике и его копии) исполнителем указывается номер документа, на который подготовлен ответ.

4.5.5 Количество экземпляров рассылаемого документа определяется руководством. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, готовится список - указатель рассылки.

4.5.6. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе:

- о дате получения документа на исполнение;

- о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.);

- о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело.

Все отметки оформляются на оборотной стороне первого листа основного документа, визируются исполнителем, с расшифровкой фамилии и датой списания документа в дело.

4.5.7. Документы, направляемые в органы власти, подписываются Главой администрации городского поселения Рузаевка поселения. В реквизите "Исполнитель" указываются Ф.И.О. и контактный телефон исполнителя документа.

V. Контроль исполнения служебных документов

5.1. Контроль исполнения служебных документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное исполнение поручений, зафиксированных в документах.

5.2. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документов до исполнителей, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

5.3. Контроль исполнения осуществляют:

- Глава администрации городского поселения Рузаевка - исполнение документов по существу;

- ответственный за делопроизводство - сроки исполнения документов.

5.4. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

5.5. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

5.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

Конечная дата исполнения документа определяется Главой администрации городского поселения Рузаевка, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

Конечная дата исполнения определяется в резолюции или указывается в тексте документа.

5.7. Поручения с конкретным сроком исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, по обращениям граждан - 30 дней со дня регистрации, остальные - в срок не более 30 дней.

5.8. Приостановить исполнение контрольного документа, а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение.

5.9. Если запрос или обращение требует дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, то автор запроса должен быть письменно извещен об этом в 3-дневный срок с момента поступления обращения.

Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока, если в ходе исполнения выясняется невозможность его соблюдения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Изменение срока исполнения документа производится лицом, установившим этот срок, путем проставления на документе (поручении) нового срока, даты изменения и подписи.

5.10. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

5.11. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных регистрационно-контрольных форм (журналов).

5.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля только после решения всех поставленных в нем вопросов и письменного уведомления об этом корреспондента.

5.13. Исполненный документ передается на подпись Главе администрации городского поселения Рузаевка не позднее, чем за один день до истечения срока исполнения, указанного в документе.

5.14. Исполнитель, после того, как документ исполнен и подписан, проставляет на копии документа отметку "в дело", подпись, дату и передает полный комплект документов (входящий, промежуточные запросы и ответы, исходящий документ) ответственному за делопроизводство для снятия документа с контроля.

VI. Учет количества документов

6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.

6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

VII. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, носителей электронных подписей

7.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов.

7.2. Изготовление печатей и штампов, необходимых для документационного обеспечения деятельности Администрации производится по разрешению Главы администрации городского поселения Рузаевка.

7.3. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве.

7.4. Печати и штампы выдаются для использования работникам, ответственным за их использование и хранение под подпись в журнале учета печатей и штампов с воспроизведением оттисков (Приложение N 10).

Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

7.5. Печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах). Ответственность за применение и хранение основной (гербовой) печати возлагается на работника, назначенного нормативным правовым актом Администрации.

7.6. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы Администрации возможен в исключительных случаях по решению Главы администрации городского поселения Рузаевка.

7.7. При увольнении лиц, получивших печати или штампы, расчет производится только после отметки о сдаче числящихся за ними печатей и штампов.

7.8. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы подлежат уничтожению по акту (Приложение N 11) с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов. Списание и последующее уничтожение печатей (штампов) производится комиссией по контролю за сохранностью материальных ценностей Администрации.

7.9. Для обмена электронными документами в Администрации должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи. Состав работников Администрации - владельцев усиленных квалифицированных электронных подписей определяет Глава администрации городского поселения Рузаевка.

7.10. При передаче Администрацией электронных документов на электронный адрес другой организации могут использоваться усиленные неквалифицированные электронные подписи и/или простые электронные подписи (далее - электронная подпись) в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

7.11. Электронный документ Администрации, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

VIII. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Администрации (далее - Архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

8.1. Составление номенклатуры дел

8.1.1. В целях хранения, поиска и исполнения документов на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

8.1.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Предназначена для организации группировки исполненных документов в дела (электронные дела), систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основным учетным документом.

8.1.3. Номенклатура дел составляется и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) Администрации, с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия, и утверждается (не позднее конца текущего года) Главой администрации городского поселения Рузаевка.

Согласовывается номенклатура дел с ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия не реже одного раза в 5 лет.

Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января предстоящего календарного года.

8.1.4. В случае коренного изменения функций и структуры Администрации составляется новая номенклатура дел и согласовывается с ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия.

8.1.5. Первый, утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел. Второй используется в качестве рабочего, третий - передается в архив Администрации в качестве учетного документа. Копия номенклатуры дел Администрации, утвержденная Главой администрации городского поселения Рузаевка, передается в муниципальный архив, источником комплектования которого является Администрация.

8.1.6. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учёта дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

8.1.7. При составлении номенклатуры следует руководствоваться Уставом Администрации, штатным расписанием, номенклатурой дел за прошедший год, примерными номенклатурами дел, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

8.1.8. Наименованиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

8.1.9. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность Администрации, постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документов ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, в необходимых случаях - копии документов (если копия - единственный экземпляр документа в организации). Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания, книги, брошюры.

8.1.10. Номенклатура дел составляется по установленной форме (Приложение N 12). Графы номенклатур дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 01-05, где 01 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Постановления администрации сельского поселения по основной деятельности.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а затем в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы (обзоры, сводки, аналитические справки) о рассмотрении обращений граждан.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовой отчет о работе администрации сельского поселения за 2017 год.

Статистический отчет о численности, составе и движении кадров за 2017 год (ф. N 27-год).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например:

Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалификации работников.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с ООО "Горсвязь" о предоставлении услуг связи.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащие плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, отражающие деятельность Администрации, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, базы данных.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том.

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

Отметка "ЭПК" означает, что среди документов могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой "ЭПК" принимает ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия.

Сроки хранения электронных документов и баз данных соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях, и определяются по типовому перечню.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе, в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган для продолжения и др.

Если дело формируется в информационной и включает электронные документы, в графе "Примечание" отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием информационной системы, например:

Электронные документы. СЭД "Дело".

8.1.11. Если в течение года в Администрации возникают новые дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

8.1.12. По окончании года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

8.2. Формирование дел

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. Дела формируются работниками Администрации.

8.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем лицу, ответственному за делопроизводство, для формирования их в дела. Номер дела, куда будет подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел на бумажном носителе необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- помещать приложения вместе с основными документами;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

- не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см).

При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

8.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

При формировании распоряжений по личному составу формируются в отдельные дела распоряжения по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения.

Например, распоряжения о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от распоряжений по другим вопросам (о предоставлении отпусков, командировках и т.д.).

Документы заседаний комиссий группируются в два дела: а) протоколы и решения; б) документы к заседаниям комиссии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Администрации, его подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.2.5. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Администрации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске компьютера.

8.3. Организация хранения дел

8.3.1. Дела со дня их заведения до передачи в архив Администрации или на уничтожение хранятся по месту их формирования. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки регистраторы.

8.3.2. Сотрудник, ответственный за делопроизводство в Администрации, отвечает за сохранность документов и формирование их в дела.

8.3.3. Для обеспечения сохранности, учета документов и дел структурного подразделения и организации доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

8.3.4. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.

Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дату дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

8.3.5. Дела документального фонда Администрации, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, смене Главы администрации городского поселения Рузаевка, ответственного за делопроизводство Администрации, при реорганизации, ликвидации Администрации.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, Главой Администрации городского поселения Рузаевка принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается Главой Администрации (Главой сельского поселения).

IX. Подготовка дел к передаче на архивное хранение

Для хранения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение, в Администрации образуется архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив Администрации включает работу ответственного за делопроизводство и экспертной комиссии, по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел, составление описей дел по результатам экспертизы их ценности, составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

9.1. Экспертиза ценности документов

9.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

9.1.2. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится:

- при составлении номенклатур дел;

- в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к последующему хранению.

9.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

9.1.4. Задачи, функции, права, организация работы ЭК определяются положением о ней, которое разрабатывается на основании примерного положения, утвержденного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства и утверждается нормативным правовым актом Администрации после согласования с ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия.

9.1.5. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством муниципального архива.

9.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

- отбор документов постоянного хранения;

- отбор документов временного (свыше 10 лет) хранения;

- отбор документов с временными (до 10 лет) сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", "До замены новыми" подлежащих дальнейшему хранению в Администрации;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

9.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел Администрации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

9.1.8. Отбор электронных документов и баз данных на архивное хранение осуществляется в автоматизированном режиме путем отбора документов из баз данных информационных систем по признаку "Индекс дела" ("Срок хранения").

9.1.9. По результатам экспертизы ценности документов проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК Администрации одновременно. Согласованные ЭК акты и описи утверждаются Главой администрации городского поселения Рузаевка.

9.2. Оформление дел

9.2.1. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа - заверителя дела;

- составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

- подшивку и переплёт дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9.2.2. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. (Приложение N 13).

9.2.3. Надписи на обложках дел (томов), следует выполнять, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты:

- наименование Администрации;

- наименование структурного подразделения;

- делопроизводственный номер (индекс) дела;

- заголовок дела; дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела и номер статьи по перечню;

- архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения над наименованием Администрации указывается наименование муниципального архива, источником комплектования которого выступает Администрация.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

- наименование Администрации - указывается полностью, в именительном падеже. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, Администрация была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым наименованием пишется и новое наименование;

- наименование структурного подразделения - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

- делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

- заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

- дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

9.2.4. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (постановления, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания распоряжений о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа - заверителя дела;

- реквизит "Срок хранения дела и номер статьи по перечню" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно";

- архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.

9.2.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому отдельно. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и др. специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется, как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

9.2.6. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. (Приложение N 14). В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

9.2.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела. (Приложение N 15).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой указываются порядковый номер документа, их индексы, даты, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, где указывается цифрами и прописью количество включенных в неё документов и количество листов внутренней описи. Подписывается она составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

9.2.8. Документы дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются, при этом металлические скрепления (скрепки, булавки) из дела удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут передаваться на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.

9.2.9. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежат частичному оформлению. Допускается хранить в папках, в которых дела хранились в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы - заверители дела не составляются. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел заполняются реквизиты: наименование Администрации, наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.

9.3. Составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

9.3.1. В Администрации по результатам экспертизы ценности документов под методическим руководством муниципального архива составляются описи дел. По этим описям документы сдаются в муниципальный архив.

9.3.2. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

9.3.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются и в муниципальный архив такие дела не передаются.

9.3.4. Описи дел постоянного хранения (Приложение N 16) и по личному составу (Приложение N 17) составляется ежегодно по установленным формам.

9.3.5. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:

- порядковый номер;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части);

- крайние даты дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела (для описи дел по личному составу);

- примечание.

9.3.5. При составлении описи соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с муниципальным архивом;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний";

- графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

9.3.6. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

9.3.7. При составлении описи электронных дел (Приложение N 18) в опись включаются:

- порядковый номер электронного дела по описи;

- индекс электронного дела;

- заголовок дела;

- крайние даты (тома, части);

- срок хранения дела;

- объем электронного дела в Мб;

- примечания.

Описи дел подписываются составителем с указанием его должности, согласовываются с ЭК Администрации, с ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия и утверждаются Главой администрации городского поселения Рузаевка.

Описи дел составляются в 3-х экземплярах, один из которых остается в организации, другие - при сдаче дел, передаются в архив вместе с делами.

9.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

9.4.1. На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение N 19).

9.4.2. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2016 году дела с 3-летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2020 года.

9.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на рассмотрение и согласование ЭК Администрации одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу.

9.4.4. Согласованные ЭК акты утверждаются Главой администрации городского поселения Рузаевка после утверждения экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу за этот же период; после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

9.4.5. После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью ответственного за делопроизводство, и датой. Например:

"Уничтожено. См. акт N 2 от 17.08.2019. Подпись, инициалы, фамилия.

9.4.6. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

9.4.7. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

9.5. Организация доступа к документам и их использование

9.5.1. Выдача дел работникам производится с разрешения Главы администрации городского поселения Рузаевка под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.

9.5.2. Дела выдаются во временное пользование работникам Администрации на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Иным органам власти и организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения Главы администрации городского поселения Рузаевка по актам на срок не более шести месяцев. При необходимости срок использования документов может быть продлен.

9.5.3. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде копий электронных документов.

9.5.4. Работники Администрации обязаны обеспечить сохранность полученных во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов.

9.5.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

X. Передача дел на архивное хранение

10.1. В муниципальный архив передаются дела с исполненными документами постоянного хранения и по личному составу.

10.2. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в муниципальный архив не подлежат и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

10.3. Передача дел производится по описям дел, утвержденным, согласованным ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия.

10.4. При подготовке дел для передачи в архив ответственный за делопроизводство проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники Администрации обязаны устранить.

10.5. Прием дел производится заведующим муниципальным архивом в присутствии представителя Администрации. При этом в двух экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, в том числе электронных, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.

10.6. Передача электронных документов производится на основании описей электронных дел на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

10.7. В случае ликвидации или реорганизации Администрации лицо, ответственное за делопроизводство, в период ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передаёт их в соответствующий муниципальный архив независимо от сроков хранения. Передача осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Приложения

Приложение N 1
к п. 2.1.3.

Состав
реквизитов документа

1. Герб (геральдический знак);

2. Код формы документа;

3. Наименование Администрации - автора документа;

4. Наименование должности лица - автора документа;

5. Справочные данные об Администрации;

6. Наименование вида документа;

7. Дата документа;

8. Регистрационный номер документа;

9. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

10. Место составления (издания) документа;

11. Гриф ограничения доступа к документу;

12. Адресат;

13. Гриф утверждения документа;

14. Заголовок к тексту;

15. Текст документа;

16. Отметка о приложении;

17. Гриф согласования документа;

18. Виза;

19. Подпись;

20. Отметка об электронной подписи;

21. Печать;

22. Отметка об исполнителе;

23. Отметка о заверении копии;

24. Отметка о поступлении документа;

25. Резолюция;

26. Отметка о контроле;

27. Отметка о направлении документа в дело.

Приложение N 2
к п. 2.1.7.

                             РЕСПУБЛИКА МОРДОВИЯ

                        РУЗАЕВСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН

                                АДМИНИСТРАЦИЯ

                        ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ РУЗАЕВКА

Мордовия Республикась Рузаевскяй муниципальнай районць Рузаевка ошонь поселениянь администрациясь

Мордовия Республикась Рузаевкань муниципальной районось Рузаевкань ошонь поселениянь администрациясь

                       ул. Ленина, д. 79, г. Рузаевка,

                         Республика Мордовия, 431440

                            Тел. (834-51) 4-03-00

                          Тел./факс (834-51) 4-00-36

                   Е-mail: admgp_ruz@ruzaevka.e-mordovia.ru

                      ОКПО 93382891, ОГРН 1061324000231,

                         ИНН/КПП 1324132908/132401001

                    _________________ N _________________

                    На N ____________ от _________________

Глава администрации городского поселения Рузаевка

И.О. Фамилия

                        Образец бланка письма

Приложение N 3
к п. 2.2.18.

Лист согласования
проекта (постановления, положения т.д.)

от 12 ноября 2022 года N 1

"заголовок"

N п/п	Ф. И. О.	Должность	Личная подпись	Отметка о наличии приложений	Дата
				Замечания прилагаются
				Без замечаний

Образец листа внутреннего согласования проекта документа

Приложение N 4
к п. 3.1.4.

                                АДМИНИСТРАЦИЯ

                        ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ РУЗАЕВКА

                      РУЗАЕВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

                             РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

                                 ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                        ____________________ N _______

                                 г. Рузаевка

                    О присвоении адреса земельному участку

     В  целях  __________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     администрация    городского    поселения    Рузаевка     Рузаевского

муниципального района Республики Мордовия постановляет:

1. Утвердить ____________________________________________________________

_________________________________________________________________________

2. Признать утратившим силу _____________________________________________

_________________________________________________________________________

Глава администрации

городского поселения Рузаевка Подпись            И.О. Фамилия

                      Образец оформления постановления

Приложение N 5
к п. 3.1.4.

                                АДМИНИСТРАЦИЯ

                       ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ РУЗАЕВКА

                     РУЗАЕВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

                            РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

                         _______________ N _________

                          г. Рузаевка

                  О создании рабочей группы по ...

В целях формирования ____________________________________________________

________________________________________________________________________:

1. Образовать рабочую группу ____________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

2. Утвердить состав рабочей группы:

...

Глава администрации

городского поселения Рузаевка      Подпись         И.О. Фамилия

                 Образец оформления распоряжения

Приложение N 6
к п. 3.2.4.

Приложение 2

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением ...

от 22 мая 2019 г. N 17

Положение об экспертной комиссии
администрации городского поселения Рузаевка Рузаевского муниципального района Республики Мордовия

I. Общие положения

1. Экспертная комиссия (далее - ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, подготовке к передаче на муниципальное хранение документов, образовавшихся в деятельности администрации городского поселения Рузаевка Рузаевского муниципального района Республики Мордовия (далее - Администрация).

...

II. Функции Экспертной комиссии

5. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

5.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности Администрации, для хранения и уничтожения.

...

III. Права Экспертной комиссии

6. ЭК имеет право:

6.1. Давать рекомендации работникам Администрации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив Администрации.

...

IV. Организация работы Экспертной комиссии

7. ЭК взаимодействует с ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия, а также с муниципальным архивом.

...

Образец оформления положения

Приложение N 7
к п. 3.3.12.

                                АДМИНИСТРАЦИЯ

                       ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ РУЗАЕВКА

                     РУЗАЕВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

                            РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

                                  Протокол

                                 заседания ...

                         _______________ N _________

                                   г. Рузаевка

Председательствующий - И.О. Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации ...

Доклад заместителя                        Главы администрации...

2. О...

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия - краткая запись выступления

И.О. Фамилия - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.

1.2. ...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председательствующий                  Подпись      Расшифровка подписи

Секретарь                             Подпись      Расшифровка подписи

                      Образец оформления полного протокола

Приложение N 8
к п. 3.3.12.

                                  Протокол

     совещания у Главы администрации городского поселения Рузаевка

          Рузаевского муниципального района Республики Мордовия

                             г. Рузаевка

______________________                           N ____________

Присутствовали:

Наименование должности - И.О. Фамилия

Наименование должности - И.О. Фамилия

Наименование должности - И.О. Фамилия

  (Инициалы и фамилии

в алфавитном порядке)

_________________________________________________________________________

                    I. О выполнении годового плана... 

_________________________________________________________________________

                   (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Принять к сведению ...

2. "Директору ...

                         II. О введении мер по ...

_________________________________________________________________________

                   (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

2. Принять к сведению...

Глава городского

поселения Рузаевка                    Подпись                 И.О. Фамилия

Образец оформления краткого протокола

Приложение N 9
к п. 3.4.14

                                          Министерство

                                          строительства и архитектуры

                                          Республики Мордовия

                                          Ведущему специалисту

                                          И.И. Иванову

         РЕСПУБЛИКА МОРДОВИЯ

  РУЗАЕВСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН

          АДМИНИСТРАЦИЯ

ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ РУЗАЕВКА

Мордовия Республикась Рузаевскяй муниципальнай районць Рузаевка ошонь поселениянь администрациясь

Мордовия Республикась Рузаевкань муниципальной районось Рузаевкань ошонь поселениянь администрациясь

                            ул. Ленина, д. 79, г. Рузаевка,

                               Республика Мордовия, 431440

                                Тел. (834-51) 4-03-00

                              Тел./факс (834-51) 4-00-36

                      Е-mail: admgp_ruz@ruzaevka.e-mordovia.ru

                             ОКПО 93382891, ОГРН 1061324000231,

                               ИНН/КПП 1324132908/132401001

                            _________________ N _________________

                           На N ____________ от _________________

                                  Уважаемый ...!

Направляем ...

Приложение: на 60 л. в 1 экз.

Глава администрации

городского поселения Рузаевка                           И.О. Фамилия

Иванов Иван Иванович, 883451-40311,

orgomdelrut@mail.ru

                       Образец оформления служебного письма 

Приложение N 10
к п. 7.4.

                            Журнал

                      учета печатей и штампов

N п/п	Оттиск печати (штампа)	Наименование печати (штампа)	Дата получения печати (штампа) от изготовителя	Предприятие изготовитель, дата и N сопроводительного документа	Кому выдана (должность, подразделение)
1	2	3	4	5	6

Роспись работника	Дата возврата печати	Роспись работника	Дата уничтожения печати	Дата, номер акта
7	8	9	10	11

Приложение N 11
к п. 7.8.

                                   УТВЕРЖДАЮ

                                   Глава администрации городского

                                   поселения Рузаевка

                                   Подпись        Расшифровка подписи

                                   Дата

                                  Акт N

              о списании и уничтожении печатей (штампов)

                          от ________________ г. Рузаевка

     Комиссия, созданная  распоряжением  Главы  администрации  городского

поселения Рузаевка Рузаевского муниципального района Республики  Мордовия

от 17 мая 2022 г. N 15, в составе:

Председатель комиссии	Должность	И.О. Фамилия
Члены комиссии:	Должность	И.О. Фамилия
	Должность	И.О. Фамилия

     произвела списание и уничтожение путем полного разрушения печатающей

поверхности пришедших в  негодность  в  ходе  длительной   эксплуатации и

утративших   практическое   значение   (или    изменение    наименования,

организационно-правовой формы организации) печатей (штампов):

N п/п	Регистрационный номер печати (штампа)	Наименование печати (штампа)	Оттиск печати (штампа)	Количество печатей (штампов)	Основание для уничтожения

Всего подлежит уничтожению __________________________ печатей (штампов).

                              (цифрами и прописью)

Записи с учетными данными сверены.

Председатель комиссии	Подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии:	Подпись	И.О. Фамилия
	Подпись	И.О. Фамилия

     Отметки в книге учета об уничтожении печатей и штампов произвел:

     Подпись                                         И.О. Фамилия

     Дата

     * Возможно вынесение таблицы в приложение.

       Образец оформления акта о списании и уничтожении печатей (штампов)

Приложение N 12
к п. 8.1.10.

Администрация городского             УТВЕРЖДАЮ

поселения Рузаевка Рузаевского       Глава администрации

муниципального района                городского поселения Рузаевка

Республики Мордовия

                                    Подпись      Расшифровка подписи

                                    Дата

        Номенклатура дел

__________________ N ________

_____________________________

    (место составления)

На --------- год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Ответственный за делопроизводство

(должность)                        Подпись       Расшифровка подписи

  Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

       На основании каких документов составлена номенклатура

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Администрации городского поселения Рузаевка от________________ N _____

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия от________________ N _____

                          Форма номенклатуры дел

Продолжение
приложения N 12

     Итоговая  запись  о  категориях  и  количестве  дел,    заведенных в

______________  году  в  Администрации  городского   поселения   Рузаевка

Рузаевского муниципального района Республики Мордовия

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Должность лица, ответственного

за делопроизводство                Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности,

передавшего сведения               Подпись       Расшифровка подписи

Дата

                   Форма итоговой записи к номенклатуре дел

Приложение N 13
к п. 9.2.2.

___________________________________      Ф. N ___________________

     (Наименование

   муниципального архива)

___________________________________      Оп. N ___________________

___________________________________      Д. N ___________________

               Администрация городского поселения Рузаевка

          Рузаевского муниципального района Республики Мордовия

_________________________________________________________________________

                   (Наименование структурного подразделения)

                       ДЕЛО N ________ ТОМ N ________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                               (Заголовок дела)

                      ________________________________

                               (Крайние даты)

                                           На ______________ листах

                                           Хранить________________

Ф. N _________

Оп. N ________

Д. N _________

   Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 14
к п. 9.2.6.

                   Лист - заверитель дела N _________

В деле прошито и пронумеровано ______________________________ листа (ов),

                                   (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов: _________________________________________________

пропущенные номера листов: ______________________________________________

+ листов внутренней описи: ______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица,

составившего заверительную

надпись                                 Подпись       Расшифровка подписи

                           Форма листа-заверителя дела

Приложение N 15
к п. 9.2.7.

                          Внутренняя опись

                документов дела N _______________________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ________________________________________________________ документов

                                (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                        (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                        Подпись         Расшифровка подписи

Дата

                        Форма внутренней описи документов дела  

Приложение N 16
к п. 9.3.4.

Администрация городского                УТВЕРЖДАЮ

поселения Рузаевка Рузаевского          Глава администрации городского

муниципального района                   поселения Рузаевка

Республики Мордовия

ФОНД N ________                         Подпись        Расшифровка

ОПИСЬ N _______                                        подписи

дел постоянного хранения                Дата

за ________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данный раздел описи внесено _______________________________________ дел

                                    (цифрами и прописью)

с N _______________________ по N __________________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                     Подпись         Расшифровка подписи

Наименование должности

лица, ответственного за архив         Подпись         Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Администрации городского поселения Рузаевка от________________ N _____

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия от________________ N _____

                     Форма описи дел постоянного хранения

Приложение N 17
к п. 9.3.4.

Администрация городского                УТВЕРЖДАЮ

поселения Рузаевка Рузаевского          Глава администрации городского

муниципального района                   поселения Рузаевка

Республики Мордовия

ФОНД N ________

                                    Подпись        Расшифровка

                                                   подписи

ОПИСЬ N _______

дел по личному составу              Дата

за ________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения дела до 01.01.	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

В данный раздел описи внесено ________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с N _______________________ по N __________________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                   Подпись           Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)     Подпись            Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Администрации ------------------------- поселения от________________ N _____

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия от________________ N _____

                       Форма описи дел по личному составу

Приложение N 18
к п. 9.3.7.

Администрация городского                УТВЕРЖДАЮ

поселения Рузаевка Рузаевского          Глава администрации городского

муниципального района                   поселения Рузаевка

Республики Мордовия

ФОНД N ________

                                    Подпись        Расшифровка

                                                   подписи

ОПИСЬ N _______

электронных дел, документов         Дата

за ________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Объем, Мб.	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данный раздел описи внесено _______________________________________ дел

                                        (цифрами и прописью)

с N _______________________ по N __________________________,

объемом __________ Мб.

Наименование должности

составителя описи                         Подпись      Расшифровка подписи

Наименование должности

лица, ответственного за архив             Подпись      Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Администрации ------------------------- поселения от________________ N _____

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия от________________ N _____

                     Форма описи электронных дел

Приложение N 19
к п. 9.4.1.

Администрация городского                УТВЕРЖДАЮ

поселения Рузаевка Рузаевского          Глава администрации городского

муниципального района                   поселения Рузаевка

Республики Мордовия

           АКТ

____________ N ___________         Подпись        Расшифровка

__________________________                        подписи

  (место составления)

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании ____________________________________________________________

                      (название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

                        с указанием сроков их хранения)

     отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие     практическое     значение           документы      фонда N

_________________________________________________________________________

                               (название фонда)

_________________________________________________________________________

N п/п	Заголовок дела	Крайние даты	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела по номенкл. или N дела по описи	Кол-во дел	Сроки хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ____________________________ дел за __________________________ годы

         (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ______________________ годы утверждены,

     а по  личному  составу  согласованы  с  ЭПК  Министерства  культуры,

национальной политики и архивного дела Республики Мордовия  (протокол  от

_________ N _________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                   Подпись         Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК Администрации

------- поселения

от ____________ N ___________

Продолжение
приложения N 19

Документы в количестве _____________________________________________ дел,

                                  (цифрами и прописью)

весом ___________________ кг сданы в ____________________________________

                                          (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________ N ___________

Наименование должности работника,

сдавшего документы                      Подпись     Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения

в учетные документы                     Подпись      Расшифровка подписи

Дата

                Форма акта о выделении к уничтожению документов,

                              подлежащих хранению