Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
- Главная
- Правила работы архивов учреждений, организаций и предприятий (утв. приказом Министерства внутренних дел СССР от 1 июня 1956 г. N 360) (с изменениями и дополнениями)
- Глава VI. Экспертиза научной и практической ценности документальных материалов учреждений
Глава VI. Экспертиза научной и практической ценности документальных материалов учреждений
Глава VI
Экспертиза научной и практической ценности документальных материалов учреждений
§ 112. Под экспертизой научной и практической ценности документальных материалов понимается определение (оценка) научной ценности и практического значения каждого документа или всей единицы хранения в целом и установление необходимого для данного документа (единицы хранения) срока хранения.
Экспертиза научной и практической ценности документальных материалов преследует две цели:
а) отбор документальных материалов, имеющих научное или долговременное практическое значение и в связи с этим подлежащих дальнейшему хранению.
б) отбор документальных материалов, не имеющих научного значения и утративших практическую ценность и в связи с этим не подлежащих дальнейшему хранению.
§ 113. Решение вопросов о научной и практической ценности документальных материалов Государственного архивного фонда СССР, а также установление совместно с заинтересованными учреждениями сроков хранения документальных материалов осуществляется Главным архивным управлением МВД СССР и его местными органами.
§ 114. Уничтожение каких бы то ни было документальных материалов Государственного архивного фонда СССР без разрешения Главного архивного управления МВД СССР или его местных органов запрещается.
В отдельных случаях Главное архивное управление МВД СССР может разрешать министерствам и ведомствам, имеющим перечни документальных материалов, самостоятельно решать вопрос об уничтожении документальных материалов, которым по перечням определен срок хранения не более 10 лет.
Экспертная комиссия учреждения и порядок ее работы по экспертизе научной и практической ценности документальных материалов
Информация об изменениях:
Параграф 115 изменен с 9 июня 1961 г. - Изменения и дополнения, утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 9 июня 1961 г. N 3/5135-Б
§ 115. Экспертиза научной и практической ценности документальных материалов и отбор их на хранение и уничтожение производятся постоянно действующей экспертной комиссией, назначаемой приказом руководителя учреждения, в составе представителей структурных частей и начальника архива учреждения, под председательством одного из руководящих сотрудников учреждения. В состав экспертной комиссии центрального учреждения СССР, союзной и автономной республики, исполнительного комитета Совета депутатов трудящихся края, области, округа, города республиканского подчинения, совета народного хозяйства должен быть включен представитель соответствующего государственного архива или архивного управления (отдела).
Информация об изменениях:
Параграф 116 изменен с 9 июня 1961 г. - Изменения и дополнения, утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 9 июня 1961 г. N 3/5135-Б
§ 116. Экспертная комиссия проводит непосредственную оценку документов, исходя из их научно-исторического, политического и практического значения и руководствуясь при этом §§ 112-114, 118-121 Правил, указаниями Главного архивного управления, республиканских и местных архивных учреждений, перечнем документальных материалов соответствующего министерства (центрального ведомства) с указанием сроков их хранения, перечнями типовых документальных материалов. В необходимых случаях для суждения о значении содержания документальных материалов экспертная комиссия может приглашать для консультации квалифицированных специалистов.
§ 117. Исключен с 9 июня 1961 г. - Изменения и дополнения, утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 9 июня 1961 г. N 3/5135-Б
Информация об изменениях:
§ 118. Экспертная комиссия учреждения обязана ежегодно проводить экспертизу научной и практической ценности, а также следить за тем, чтобы законченные делопроизводством материалы, срок хранения которых согласно перечню истек (1 г., 3 г., 5 л., 10 л.), отбирались своевременно к уничтожению.
При экспертизе научной и практической ценности документальные материалы подвергаются глубокому анализу. Путем полистного просмотра каждой единицы хранения экспертная комиссия проверяет соответствие заголовка содержанию ее документов, а главное - соответствие содержания документов статье перечня и определяет, достаточен ли срок хранения, установленный перечнем для данной группы документов. Если содержание документов не соответствует статье перечня, комиссия устанавливает срок хранения в зависимости от значения документов.
Документы, для которых в перечне наряду со сроками хранения имеется отметка "ЭК", экспертная комиссия учреждения просматривает особенно внимательно. Если срок хранения их по перечню истек, а просмотром установлено, что по содержанию они не утратили своего значения, то экспертная комиссия должна оставить их для дальнейшего хранения. Экспертная комиссия поступает так же и в тех случаях, когда документы единицы хранения не предусмотрены перечнями.
Определение ценности материалов и установление сроков их хранения только по описи или заголовку на обложке единицы хранения запрещаются.
§ 119. При отборе материалов, не подлежащих хранению, учитывается полнота сохранившихся материалов данного фонда. Экспертная комиссия должна знать функции и компетенцию как всего учреждения в целом, так и отдельных его структурных частей и установить, какие материалы для одних частей являются основными, для других отраженными, т.е. присланными для сведения, чтобы последние можно было отобрать к уничтожению.
При отсутствии оригиналов важных и ценных документов, подлежащих постоянному хранению, должны оставляться их копии.
Дублетные документальные материалы при наличии их подлинников (оригиналов) оставляются на хранение, когда отдельные категории документов (приказы, протоколы и т.п.) вследствие частого пользования быстро изнашиваются (в таких случаях оставляется одна или несколько копий с тем, чтобы подлинник являлся неприкосновенным); поглощенные материалы при наличии сводных документов могут оставляться на хранение, когда сводные документы не отражают полностью всех сведений, имеющихся в документах, на основании которых они составлены.
Примечания:
1. Отраженными называются документальные материалы, которые повторяются в нескольких структурных частях и являются для одних структурных подразделений основными, а для других - присланными для сведения (например, распоряжения по личному составу для отдела кадров являются основными, для других отделов - присланными для сведения).
2. Поглощенными называются документальные материалы, содержание которых полностью покрывается составленными на их основании сводными документами за тот же или за более длительный отрезок времени (например: месячные отчеты, как правило, поглощаются квартальными, квартальные - годовыми).
3. Дублетными называются документы, находящиеся в одной и той же структурной части в нескольких экземплярах.
§ 120. Особенно внимательно экспертная комиссия должна подходить к просмотру переписки по основным вопросам деятельности учреждения, оставляя на хранение документы, имеющие научное или практическое значение.
При экспертизе научной и практической ценности документальных материалов необходимо оставлять на хранение документы с автографами выдающихся государственных и общественных деятелей, а также известных работников науки, техники, литературы, искусства, независимо от формы и содержания документов.
§ 121. В тех случаях, когда в единице хранения содержатся документы различной ценности, срок хранения для нее устанавливается по документам, имеющим наибольшую ценность и, следовательно, больший срок хранения.
Если отдельные единицы хранения содержат наряду с ценными документами преобладающее количество документов, не имеющих научного и практического значения, допускается их расшивка и выделение документов, утративших практическое значение. Оставшиеся документы формируются в единицы хранения и описываются в соответствии с требованиями главы III настоящих Правил.
Оформление результатов экспертизы и порядок уничтожения документальных материалов, не подлежащих хранению
Информация об изменениях:
Параграф 122 изменен с 9 июня 1961 г. - Изменения и дополнения, утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 9 июня 1961 г. N 3/5135-Б
§ 122. Документальные материалы, отобранные в процессе экспертизы на постоянное и длительное (свыше 10 лет) хранение, описываются в соответствии с требованиями, изложенными в главе III Правил и настоящими изменениями и дополнениями. Описи на материалы постоянного и длительных сроков хранения рассматриваются на заседании экспертной комиссии учреждения, подписываются ее членами и утверждаются руководством учреждения. Описи документальных материалов постоянного хранения в двух экземплярах направляются на утверждение в соответствующее архивное учреждение.
Примечание. При первичном представлении описей документальных материалов постоянного хранения прилагается оправка с краткой характеристикой функций и структуры учреждения. В дальнейшем сообщаются лишь данные о существенных изменениях функций и структуры учреждения.
Информация об изменениях:
Параграф 123 изменен с 9 июня 1961 г. - Изменения и дополнения, утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 9 июня 1961 г. N 3/5135-Б
§ 123. Описи на документальные материалы постоянного и длительного хранения представляются в архивное учреждение одновременно по всем основным структурным подразделениям учреждения (канцелярии, производственно-отраслевым отделам, бухгалтерии и т. д.).
Информация об изменениях:
Параграф 124 изменен с 9 июня 1961 г. - Изменения и дополнения, утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 9 июня 1961 г. N 3/5135-Б
§ 124. Отбор документальных материалов на временное хранение и уничтожение производится экспертными комиссиями учреждений одновременно с отбором документальных материалов на постоянное хранение.
На отобранные к уничтожению материалы со сроками хранения до 5 лет включительно без отметки "ЭК" составляется в одном экземпляре акт (форма N 6), в котором должно быть указано: время его составления, состав комиссии, проводившей отбор документов, заголовки дел, отобранных к уничтожению, номера дел по номенклатуре (инвентарной книге) и другие данные, подлежащие, по мнению комиссии, включению в акт. Однородные материалы вносятся в акт под общим групповым заголовком с указанием количества дел и крайних дат документальных материалов. Запрещается вместо заголовков дел вносить в акт названия статей перечня. Если заголовки дел в номенклатурах (инвентарных книгах) с достаточной полнотой отражают состав и содержание документальных материалов, в акте указываются лишь номера дел по номенклатуре (инвентарной книге).
Акт должен быть подписан членами экспертной комиссии и утвержден руководителем учреждения.
Информация об изменениях:
Параграф 125 изменен с 9 июня 1961 г. - Изменения и дополнения, утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 9 июня 1961 г. N 3/5135-Б
§ 125. На материалы со сроками хранения свыше 5 лет, а также документы, для которых ведомственными и типовыми перечнями установлены сроки хранения с отметкой "ЭК", составляются аналогичные акты, которые после утверждения их руководством учреждения вместе с описями дел постоянного и длительного хранения направляются в соответствующее архивное учреждение.
Примечание. Порядок оформления к уничтожению документации конкретного учреждения, предусмотренный § 125, может быть упрощен по согласованию с Главным архивным управлением, республиканским или местным архивным учреждением.
Информация об изменениях:
Параграф 126 изменен с 9 июня 1961 г. - Изменения и дополнения, утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 9 июня 1961 г. N 3/5135-Б
§ 126. До утверждения архивным учреждением описей на материалы постоянного хранения и получения от него разрешения на уничтожение остальных материалов учреждения за соответствующий отрезок времени материалы, внесенные в акты, не уничтожаются. Архивное учреждение имеет право проверить правильность отбора материалов на постоянное хранение и в случае необходимости потребовать включения в опись постоянного хранения материалов, отобранных экспертной комиссией учреждения к уничтожению или на временное хранение. Поэтому единицы хранения, отобранные к уничтожению, должны храниться обособленно, чтобы можно было быстро найти любую единицу хранения и в случае необходимости присоединить к материалам фонда.
Единицы хранения, отобранные к уничтожению, но оставленные экспертной комиссией учреждения или архивным органом на постоянное хранение, включаются в соответствующую опись в том порядке, который был принят в делопроизводстве учреждения при ее составлении, за литерными номерами, или в конце описи за следующими порядковыми номерами, а на обложках единиц хранения проставляется новый срок хранения.
Об уничтожении или о включении в описи постоянного хранения документальных материалов делаются отметки в описях (инвентарных книгах, номенклатурах), по которым осуществлялся их учет (см. § 107 Правил), а также в карточке фонда (см. § 103 Правил).
Информация об изменениях:
Параграф 127 изменен с 9 июня 1961 г. - Изменения и дополнения, утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 9 июня 1961 г. N 3/5135-Б
§ 127. Материалы, утратившие практическое значение для учреждения, но не предусмотренные перечнями, а также материалы, относительно которых у экспертной комиссии нет твердого мнения о их научно-исторической и практической ценности, экспертная комиссия не должна включать в акты на уничтожение. В этом случае решение о включении их в опись или в акт на уничтожение принимается после согласования вопроса с соответствующим архивным учреждением.
Информация об изменениях:
Параграф 128 изменен с 9 июня 1961 г. - Изменения и дополнения, утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 9 июня 1961 г. N 3/5135-Б
§ 128. Если учреждение (или его организационно обособленная структурная часть) в процессе своей деятельности не создает документальных материалов, имеющих научную ценность и подлежащих последующей передаче в государственные архивы СССР, оно должно обратиться в соответствующее архивное учреждение за разрешением производить уничтожение утративших практическое значение документальных материалов по своему усмотрению. При этом учреждение обязано систематически описывать документальные материалы по личному составу и материалы с длительными сроками хранения и обеспечить их сохранность и учет в соответствии с требованиями, установленными Правилами.
Информация об изменениях:
Параграф 129 изменен с 9 июня 1961 г. - Изменения и дополнения, утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 9 июня 1961 г. N 3/5135-Б
§ 129. Документальные материалы, подлежащие уничтожению, сдаются заготовительным конторам "Главвторсырье" или непосредственно на бумагоперерабатывающие фабрики для переработки. Перед сдачей материалы должны быть упакованы, а в необходимых случаях и опечатаны печатью учреждения. Использование таких материалов для хозяйственных нужд запрещается.