Глава V. Учет документальных материалов в архиве учреждения

Глава V
Учет документальных материалов в архиве учреждения

§ 101. Архив учреждения обязан вести точный учет хранящихся документальных материалов по фондам и единицам хранения.

Учет документальных материалов в архиве учреждения ведется:

а) по описям документальных материалов;

б) по карточкам фондов (форма N 5) ¹;

в) по паспорту (карточке) архива (формы NN 1 и 1-а).

------------------------------

¹ В тех архивах министерств и центральных ведомств СССР, где сложилась практика ведения учета документальных материалов по книге текущего учета, карточки фондов могут не вводиться.

------------------------------

При первом поступлении каждого фонда в архив учреждения название его записывается в IV раздел паспорта архива (список фондов архива). Порядковый номер по данному списку является номером фонда в архиве учреждения. Если архив хранит материалы только одного фонда, то номер фонду не присваивается.

Все принятые в архив учреждения документальные материалы записываются в карточку фонда немедленно после окончания приема.

§ 102. Карточка фонда заводится на каждый фонд отдельно (форма N 5).

Название фонда в карточке указывается в виде полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия учреждения-фондообразователя.

В случае последующих переименований фондообразователя в этой графе должно быть записано новое название фонда с указанием даты его переименования.

В карточку фонда вносятся все описи документальных материалов постоянного и временных сроков хранения в последовательности поступления за каждый год и проставляется дата поступления материалов в архив.

По каждой описи в карточке отмечаются номер описи, ее название, крайние даты поступивших материалов и количество фактически принятых единиц хранения по данной описи.

В случае последующих поступлений документальных материалов по той или иной описи в карточке фонда делается дополнительная запись о них с указанием даты приема и количества принятых единиц хранения.

Примечание. В архивах, принимающих материалы от структурных частей одного крупного учреждения, могут составляться аналогичные карточки на каждую структурную часть.

§ 103. Выбывшие из архива учреждения документальные материалы должны быть списаны в графе "Выбытие" карточки фонда (форма N 5) с указанием: номера описи, по которой материалы выбыли, крайних дат и количества выбывших единиц хранения, названия, номера и даты документа, на основании которого материалы выбыли.

После каждой записи о поступлении или выбытии материалов выводится общее наличие - остаток единиц хранения по данному фонду.

§ 104. На основании описей документальных материалов и карточек фондов ежегодно в начале января заполняется паспорт (карточка) архива учреждения (см. § 7 настоящих Правил, формы NN 1, 1-а).

В паспорте архива указывается: общее количество фондов и документальных материалов и раздельно количество материалов общего и секретного хранения с обозначением их крайних дат, количества материалов, приведенных в порядок, в том числе постоянного хранения, подлежащих сдаче в государственный архив. В разделе IV паспорта записываются названия фондов, материалы которых поступают в архив на хранение, и даты возникновения учреждений-фондообразователей.

При последующем переименовании фондообразователя приводятся новое название фонда и дата переименования, при ликвидации учреждения отмечается дата ликвидации. В примечании делается отметка о выбывших целиком из архива фондах. В карточке архива так же, как в паспорте архива, приводятся данные о составе и состоянии документальных материалов учреждения.

В представляемые ежегодно архивным органам МВД сведения (см. § 8 настоящих Правил) из паспорта (карточки) архива включаются данные о составе архива, объеме и состоянии документальных материалов, поступлении и выбытии фондов с указанием названий и номеров вновь принятых или переданных фондов, а также названий ликвидированных учреждений, чьи материалы хранятся в данном архиве, и даты их ликвидации (форма N 11).

§ 105. Описям документальных материалов в архиве учреждения в пределах фонда присваиваются номера в порядке последовательности поступления материалов каждого года (образец N 1).

К номерам описей на материалы временных сроков хранения прибавляется буква "в" (временный) ("1в", "2в", "3в" и т.д.).

§ 106. После внесения описи в карточку фонда на заглавном листе описи и на обложках единиц хранения в дополнение к порядковому их номеру по описи (см. примечание к § 77 настоящих Правил) проставляются номер фонда и номер описи. Номер фонда, номер описи и номер единицы хранения составляют шифр единицы хранения.

На ярлыках связок или коробок картотек, приравненных к единицам хранения, также проставляются номер фонда и номер описи.

§ 107. При выбытии отдельных единиц хранения в графе "Отметки" соответствующей описи против каждой выбывшей единицы хранения указывается "выбыло". В конце описи за подписью начальника архива или лица, на то уполномоченного, делается запись: "Выбыли NN __________ (и указываются название, номер и дата документа, на основании которого материалы выбыли). Остается налицо (цифрами и прописью) единиц хранения". Должность, подпись, дата.

Примечания:

1. Изменения и отметки в описях о выбытии единиц хранения вследствие неисправимого повреждения, утраты или выделения, как не подлежащих дальнейшему хранению, делаются на всех экземплярах описей.

2. Экземпляры описей, подлежащие передаче вместе с материалами в государственный архив, являются неприкосновенными, и использование их в текущей работе архива учреждения запрещается.

§ 108. При выбытии материалов из архива учреждения по той или иной описи полностью после передачи материалов в государственный архив или архив другого учреждения или после отбора материалов, не подлежащих хранению, в карточке фонда и в конце описи делается соответствующая запись о выбытии, ее номер другой описи не присваивается, а сама опись хранится в конце фонда, после всех документальных материалов.

§ 109. О каждом фондообразователе архив учреждения составляет историческую справку и своевременно обновляет ее, учитывая все изменения в наименовании фондообразователя, его структуре и функциях со ссылкой на соответствующие правовые акты. В исторической справке о фондообразователе отражаются следующие данные:

а) полное название учреждения-фондообразователя (с указанием подведомственности), основание и дата его организации;

б) даты переименований, реорганизаций, а также дата и основание ликвидации учреждения-фондообразователя;

в) масштаб деятельности, основные функции и все их изменения;

г) организационная структура и ее изменения;

д) объем, степень сохранности и состояние документальных материалов фонда;

е) подвергались ли документальные материалы фонда экспертизе, время и результаты экспертизы.

§ 110. На каждый фонд заводится дело фонда, которому присваивается номер данного фонда.

В дело фонда включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда: историческая справка о фондообразователе, акты о неисправимом повреждении или недостаче документальных материалов, справки и отзывы об использовании документальных материалов фонда, отборочные списки и выписки из протоколов ЭПК; архивного органа, акты о проверке наличия и состояния документальных материалов и т.п.

Документы о поступлении и выбытии материалов включаются в дело фонда после отметки на них (особым штемпелем или четким почерком от руки) о том, что имеющиеся в этих документах сведения внесены в карточку фонда.

§ 111. Учетные документы: паспорт (карточка) архива, карточки фондов, описи документальных материалов и дела фондов должны быть сосредоточены в одном месте.

Описи в архиве учреждения хранятся в шкафах или сейфах в папках отдельно по каждому фонду; в пределах фонда описи располагаются отдельно на материалы постоянного хранения и на материалы временного хранения, затем по годам, а внутри года - в порядке номеров.

Карточки и дела фондов располагаются по номерам фондов.