Глава I. Общие указания

Глава I
Общие указания

§ 1. Все документальные материалы, образовавшиеся в процессе деятельности учреждений, организаций и предприятий Союза ССР, имеющие научное и практическое значение, входят в состав Государственного архивного фонда Союза ССР.

Примечание. К документальным материалам относятся: акты органов государственной власти и государственного управления, положения, уставы, приказы, протоколы, отчеты, планы, чертежи, рисунки, переписка и другая общая и техническая документация учреждений, организаций и предприятий, а также рукописи научных и художественных произведений, мемуаров, дневников и другая документация и переписка отдельных лиц, плакаты, воззвания, прокламации, негативы и позитивы киносъемок, фотоснимков, материалы звукозаписей и другие категории документов.

§ 2. Документальные материалы Государственного архивного фонда Союза ССР хранятся в центральных государственных архивах СССР, центральных государственных архивах союзных и автономных республик, краевых, областных, окружных, городских и районных государственных архивах.

Законченные делопроизводством документальные материалы до сдачи их в государственные архивы хранятся в архивах учреждений, организаций и предприятий ¹).

------------------------------

¹ В дальнейшем тексте Правил вместо слов "архив учреждения, организации, предприятия" употребляются слова "архив учреждения", а вместо слов "учреждение, организация, предприятие" употребляется слово "учреждение".

------------------------------

Профиль, структура, задачи, права и штаты архива учреждения, имеющего штатных работников, определяются положением об архиве, которое утверждается руководителем учреждения. В небольшом учреждении вопросы организации и работы архива предусматриваются положением об учреждении.

Положения в части организации и работы архивов учреждений согласовываются с соответствующим архивным органом МВД.

§ 3. Архив учреждения проводит следующие работы:

а) прием, учет и хранение в установленном настоящими Правилами порядке всех законченных делопроизводством документальных материалов данного учреждения, а также учреждений, непосредственно ему подведомственных, но не имеющих своих архивов, если они находятся в том же населенном пункте, где расположено вышестоящее учреждение (учреждения, расположенные в различных с вышестоящим учреждением населенных пунктах, сдают материалы непосредственно в государственные архивы);

б) организацию учета и хранения документальных материалов, контроль за их состоянием и постановкой работы в архивах учреждений, подведомственных данному учреждению;

в) контроль за соблюдением правил и инструкций по ведению документальной части текущего делопроизводства данного учреждения и подведомственных ему учреждений, инструктирование сотрудников по вопросам составления номенклатуры дел, формирования, оформления и описания единиц хранения на обложках, составления описей, порядка сдачи документальных материалов в архив учреждения;

Информация об изменениях:

Подпункт "г" изменен с 9 июня 1961 г. - Изменения и дополнения, утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 9 июня 1961 г. N 3/5135-Б

См. предыдущую редакцию

г) организацию экспертизы научной и практической ценности документальных материалов и отбор материалов, подлежащих передаче на хранение в государственные архивы и уничтожению; контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документальных материалов в подведомственных учреждениях;

д) составление различного рода справочников, способствующих наиболее эффективному использованию документальных материалов, хранящихся в данном архиве;

е) изучение документальных материалов архива и разработку на основании этого изучения по заданиям руководства учреждения отдельных вопросов, связанных с задачами и деятельностью данного учреждения;

ж) подготовку и выдачу документальных материалов для занятий при архиве и во временное пользование сотрудникам как данного учреждения, так и других учреждений;

з) выдачу справок, копий и выписей по документальным материалам архива как учреждениям, так и гражданам СССР;

и) подготовку документальных материалов к сдаче и сдачу их в государственный архив.

§ 4. Ответственность за сохранность, учет и использование документальных материалов, хранящихся в архивах учреждений, за соблюдение установленного порядка уничтожения документальных материалов, не подлежащих хранению, несут руководители учреждений и начальники архивов или лица, ответственные за архив ¹.

------------------------------

¹ В дальнейшем тексте Правил вместо слов "начальник архива или лицо, ответственное за архив" употребляются слова "начальник архива".

------------------------------

На руководителей центральных ведомств возлагается также обеспечение контроля за состоянием архивов подведомственных им учреждений.

Примечание. При смене руководителей учреждений в актах приема-сдачи дел указываются количество, состав и состояние документальных материалов, хранящихся в архивах этих учреждений.

§ 5. Контроль за обеспечением сохранности, за правильным проведением учета, научно-технической обработки и отбора к уничтожению документальных материалов, хранящихся в архивах учреждений, проверка правильности формирования дел в текущем делопроизводстве осуществляются архивными органами МВД путем систематических обследований архивов. В актах обследования, вручаемых руководителям учреждений, излагаются замеченные недостатки и указываются рекомендуемые сроки для их устранения.

Информация об изменениях:

Параграф 6 изменен с 9 июня 1961 г. - Изменения и дополнения, утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 9 июня 1961 г. N 3/5135-Б

См. предыдущую редакцию

§ 6. Документальные материалы в архивах учреждений хранятся в течение следующих сроков:

высших органов государственной власти и органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, ВЦСПС, Центросоюза и совнархозов	15 лет
учреждений, организаций и предприятий:
а) общесоюзного и республиканского подчинения	15 лет
б) краевого, областного и окружного подчинения	10 лет
в) городского и районного подчинения	5 лет
машинно-тракторных и ремонтно-технических станций, совхозов и колхозов	5 лет
записи актов гражданского состояния	75 лет
материалы по личному составу	40 лет
негативы и позитивы киносъемок, а также звукозаписи	до окончания копирования, но не свыше 5 лет
негативы и позитивы фотоснимков	5 лет

По истечении указанных сроков хранения документальные материалы или их микрофотокопии передаются из ведомственных архивов в соответствующие государственные архивы в порядке, устанавливаемом центральными или местными архивными органами.

Примечание: 1. Сроки хранения документальных материалов в архиве учреждения могут быть изменены только с разрешения Главного архивного управления при Совете Министров СССР, республиканских или местных архивных органов.

2. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания материалов делопроизводством.

§ 7. Через один год после возникновения учреждения архив учреждения регистрируется в соответствующем архивном органе МВД.

Архивами министерств и центральных ведомств СССР, союзных и автономных республик, учреждений республиканского, краевого и областного значения, в которых могут храниться документальные материалы учреждений, непосредственно им подчиняющихся, составляются паспорта архивов (форма N 1).

Архивами районных и сельских учреждений, хранящих в основном документальные материалы только этих учреждений, составляются карточки архивов (форма N 1-а).

Бланки паспорта и карточки архива выдаются соответствующим архивным органом МВД в двух экземплярах при регистрации архива учреждения.

§ 8. Один экземпляр заполненного паспорта (карточки) архив учреждения высылает архивному органу МВД, второй экземпляр остается в архиве и заполняется в январе каждого года.

Ежегодно, не позже 15 января, архив учреждения представляет архивному органу МВД сведения по форме паспорта (карточки) архива за истекший год об изменениях в помещении, кадрах, составе фондов архива (см. § 104 настоящих правил).

§ 9. Лица, виновные в хищении, укрытии, порче или незаконном уничтожении документальных материалов Государственного архивного фонда Союза ССР, привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.