Глава II. Составление номенклатуры дел и формирование единиц хранения в текущем делопроизводстве

Глава II
Составление номенклатуры дел и формирование единиц хранения в текущем делопроизводстве

Составление номенклатуры дел

§ 10. В целях правильной организации делопроизводства учреждения и установления единой системы формирования единиц хранения из образовавшихся в процессе его деятельности документов учреждением ежегодно составляются номенклатуры дел.

Министерства и центральные ведомства СССР и союзных республик могут составлять типовые номенклатуры дел для подведомственных учреждений своей системы.

§ 11. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться утвержденным положением о данном учреждении и его структурных частях, ведомственным перечнем документальных материалов, образующихся в деятельности учреждения, с указанием сроков хранения материалов, а также учитывать задачи, поставленные перед учреждением на будущий год.

Примечание. Учреждениями, не имеющими ведомственных перечней, при составлении номенклатур дел может быть использован Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий Союза ССР, с указанием сроков хранения материалов, утвержденный Главным архивным управлением МВД СССР.

§ 12. Номенклатура дел составляется общая (сводная) для всего учреждения или отдельная для каждой его структурной части в виде ориентировочного систематического списка всех названий дел, которые должны быть заведены в течение предстоящего календарного года.

Название дела в номенклатуре должно отражать один вопрос (тему) и виды документов одинаковой ценности (одинаковых сроков хранения). Например, нельзя писать "Отчеты о работе учреждения", так как годовые, квартальные и месячные отчеты имеют разные сроки хранения.

В номенклатуре дел не должно быть таких названий, как, например, "Общая переписка", "Разная переписка", "Переписка по разным вопросам", "Переписка с разными лицами и организациями", "Исходящие письма и телеграммы", "Вопросы животноводства", "Документы" по какому-либо вопросу и т.п.

§ 13. Названия дел каждой структурной части в номенклатуре располагаются по отдельным видам работ (темам), а в пределах темы - в порядке значимости документов, например, дела по вопросам планирования в номенклатуре могут располагаться в следующем порядке: а) утвержденные годовые планы, б) утвержденные квартальные планы, в) проекты планов, г) планы-заявки, д) переписка по составлению планов и т.д. Переписка может располагаться по алфавиту корреспондентов (если они однородны) или по порядку номеров, присвоенных корреспондентам.

Номенклатуры дел структурных частей в общей сводной номенклатуре учреждения располагаются примерно в такой последовательности, как это предусматривается в штатном расписании учреждения.

§ 14. Всем структурным частям, а также названиям дел в номенклатуре присваиваются индексы - цифровые, буквенные или цифровые в сочетании с буквенными. Соединение индекса структурной части с порядковым номером дела по номенклатуре (делопроизводственным номером единицы хранения) является индексом дела.

§ 15. Структурные части министерств, центральных ведомств и учреждений союзного и республиканского (РСФСР) значения, ведающие организацией делопроизводства, согласовывают номенклатуры дел с архивом соответствующего министерства, ведомства, учреждения. Учреждения республиканского, краевого и областного значения согласовывают номенклатуры дел с местными архивными органами МВД.

Районные и городские учреждения согласовывают свои номенклатуры дел с районным (городским) государственным архивом.

Изменения или дополнения номенклатуры дел в течение года согласовываются и утверждаются в указанном выше порядке. Номенклатуры дел утверждаются руководством учреждения и вводятся в действие до начала календарного года.

Один экземпляр номенклатуры дел передается в архив учреждения для контроля за правильностью формирования (заведения) единиц хранения в текущем делопроизводстве учреждения и за полнотой сдачи документальных материалов в архив.

§ 16. Составление сводных номенклатур дел, а также согласование их организуют лица, несущие ответственность за постановку делопроизводства в учреждениях (начальники канцелярий, секретариатов, административно-хозяйственных подразделений и т.д.).

Формирование единиц хранения

§ 17. Из всех исполненных документов в делопроизводстве учреждения (структурной части) формируются единицы хранения в соответствии с номенклатурой дел учреждения (структурной части) и с учетом признаков формирования единиц хранения.

Примечание. Единицей хранения называется группа документов (дело, переписка), объединенных по содержанию, форме (протоколы, заявки) или по какому-либо другому признаку (автор, корреспондент, местность, время). Единицей хранения может быть и отдельный документ (годовой план, отчет, доклад, смета и т.д.).

§ 18. Единицы хранения могут быть сформированы (заведены) по следующим признакам:

а) предметному (вопросному) - когда в одну единицу хранения объединяются однородные по содержанию документы;

б) номинальному - когда в одну единицу хранения объединяются документы одной и той же разновидности;

в) авторскому (происхождения) - когда в одну единицу хранения объединяются документы, составленные одним учреждением, структурной частью учреждения или лицом;

г) корреспондентскому - когда в одну единицу хранения объединяется переписка с определенным учреждением или лицом или с группой однородных учреждений;

д) географическому - когда в одну единицу хранения объединяются или документы, содержание которых касается определенной территории, или переписка со всеми корреспондентами, расположенными на определенной территории;

е) хронологическому - когда в одну единицу хранения объединяются документы, относящиеся к определенному периоду времени.

Признаки формирования (заведения) единиц хранения применяются в сочетании друг с другом, кроме первых двух, которые могут применяться и самостоятельно.

§ 19. Документы в единицах хранения могут располагаться в систематическом, хронологическом и алфавитном порядке.

В единице хранения, формируемой из документов, представляющих в своей совокупности делопроизводство по какому-либо конкретному вопросу - делу (в "деле"), документы располагаются в последовательности разрешения вопроса, являющегося предметом содержания документов данной единицы хранения.

В единице хранения, формируемой из документов-запросов и документов-ответов по какому-либо вопросу (в "переписке"), документы располагаются в последовательности дат ответов на запросы, причем документы-ответы помещаются непосредственно после документов-запросов.

В единице хранения, формируемой из документов одной разновидности, документы могут располагаться в хронологической последовательности, в порядке номеров или в алфавитном порядке географических названий.

В единице хранения, формируемой из документов, соединенных по одному или нескольким признакам (содержания, времени, автора, местности и т.п.), но не связанных между собой единством делопроизводственной переписки, документы располагаются по алфавиту авторов или названий, в последовательности дат подписания или получения этих документов.

§ 20. Из документов редакций и издательств формируются единицы хранения в зависимости от характера и состава материалов: рукописи, гранки, верстка с правкой объединяются по авторскому и номинальному признакам.

Возможно формирование единиц хранения по номерам журналов из рукописей, входящих в состав одного номера, в порядке расположения их в номере.

§ 21. Из материалов учебных заведений, связанных с проведением занятий одного учебного года, формируются единицы хранения не за календарный, а за учебный год. Например, учебные планы 1953/54 учебного года начинаются с сентября и кончаются маем.

§ 22. Документы в личных делах рабочих, служащих, учащихся располагаются по хронологии в пределах групп отдельных видов документов или по общей хронологии всех документов дела. Документы в судебных делах располагаются в порядке поступлений документов по данному процессу (делу).

§ 23. Истории болезней в лечебных учреждениях (поликлиниках, больницах) формируются по каждому больному, записи в них и прилагаемые документы (лабораторные анализы, электрокардиограммы, описания рентгеновских просвечиваний и т.д.) располагаются в порядке хронологии.

§ 24. Приложения, независимо от их дат, присоединяются к тем документам единицы хранения, к которым они относятся.

Приложения большого объема могут составлять отдельный том (часть) дела (переписки) - т.е. самостоятельную единицу хранения.

§ 25. При хронологическом порядке расположения документов в единицах хранения постоянного и долговременных сроков хранения (свыше 10 лет) более ранние документы располагаются сверху в начале единицы, а более поздние - в конце.

Примечание. Обратный хронологический порядок расположения документов допускается только при формировании единиц хранения кратковременных сроков хранения (от 1 года до 10 лет).

§ 26. Конверт, в котором поступил документ в учреждение, прилагается к документу в том случае, если проставленные на нем почтовым штемпелем даты получения или отправления имеют значение для установления времени получения или отправления документа, или когда адрес отправителя указан лишь на конверте, а также в тех случаях, когда дата документа значительно расходится с датами почтовых штемпелей на конверте.

§ 27. При формировании единиц хранения не допускается:

а) объединение в одной единице хранения документов постоянного и временных сроков хранения. Например, нельзя объединять в одну единицу хранения подлинные планы и черновые, рабочие материалы к планам, годовые и квартальные отчеты. Исключение могут составлять единицы хранения, которые формируются из документов, представляющих собой связанное по содержанию и последовательное делопроизводство по одному конкретному вопросу (см. § 46);

б) продолжение делопроизводством единицы хранения более одного года, за исключением судебных и личных дел и единиц хранения, необходимость продолжения которых более одного года, вызывается ходом решения вопроса;

в) подшивка в единицы хранения неисполненных документов, ожидающих ответа запросов, а также документов, не заверенных секретарем или исполнителем;

г) подшивка в одну единицу хранения двух или более экземпляров одного и того же документа, за исключением тех документов, которые имеют какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров. Лишние экземпляры уничтожаются по акту.