Глава III. Приведение в порядок документальных материалов перед сдачей их в архив учреждения

Глава III
Приведение в порядок документальных материалов перед сдачей их в архив учреждения

§ 28. Документальные материалы принимаются в архив учреждения от структурных частей только после приведения их в порядок в соответствии с требованиями настоящих Правил.

Документальные материалы постоянного и долговременных сроков хранения могут быть признаны приведенными в порядок, если они правильно сформированы в дела, описаны на обложках, систематизированы и внесены в опись.

В целях экономии средств документальные материалы со сроками хранения до 10 лет могут обрабатываться с некоторым сокращением работ по оформлению единиц хранения и описанию их на обложках. В частности, такие единицы хранения могут быть оставлены не пронумерованными на скоросшивателях (или в мягких обложках) и без уточнения крайних дат.

Оформление единиц хранения

§ 29. Документы постоянного или долговременных сроков хранения, составляющие единицу хранения, должны быть заключены в твердую обложку (папку), подшиты в 3-4 прокола или переплетены. Металлические скрепления (булавки, скрепки) из единиц хранения удаляются.

Картон для обложек единиц хранения постоянного срока хранения должен быть высокого качества, обеспечивающего долговременную сохранность документальных материалов.

§ 30. Документы, не подлежащие подшивке (документы особой исторической и художественной ценности, картотеки, чертежи, рукописи и т.п.), заключаются в закрытые обложки (папки с тремя клапанами и завязками), картонные футляры или коробки.

Отдельные особо ценные документы в единице хранения, не подлежащие подшивке во избежание их повреждения, вкладываются в конверты, которые и подшиваются.

§ 31. Толщина каждой единицы хранения не должна превышать 30-40 мм, количество листов - 200-250 листов.

Дело (переписка), превышающее указанные размеры, может делиться на тома (части), но логическая связь документов и их хронологическая последовательность при этом не должны нарушаться.

Картотеки, имеющиеся в делопроизводстве учреждения, рекомендуется помещать в картонные коробки или деревянные ящики длиной не свыше 315 мм, шириной и глубиной (высотой) - по формату карточек.

§ 32. В каждую единицу хранения, помимо документов, подшиваются (в конце) чистые листы для заверительной надписи и последующих контрольных отметок о проверке нумерации листов.

В особо ценных, а также секретных единицах хранения перед документами подшиваются бланки или чистые листы для внутренней описи документов этой единицы хранения.

§ 33. Перед подшивкой документы в единице хранения распределяются по всей длине обложки (папки) таким образом, чтобы толщина единицы хранения была равномерной, причем левый и верхний края тщательно выравниваются.

Если текст документа подходит к краю листа ближе чем на 1,5-2 см, и, следовательно, может быть задет при подшивке, производится наращивание корешка путем подклеивания к листу полоски прочной бумаги, за которую документ и подшивается.

Документы большого формата, хранящиеся в сложенном виде, подшиваются за наращенный корешок из прочной бумаги шириной в 4-5 см и складываются так, чтобы их можно было легко развернуть.

Чертежи, карты, статистические таблицы и другие документы большого формата перед брошюровкой или подшивкой рекомендуется наклеивать на марлю, холст, кальку.

§ 34. В целях закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности все листы единицы хранения (за исключением чистых листов и листов с заверительными надписями) должны быть пронумерованы.

Листы дела (переписки), разделенного на тома (части), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Листы единицы хранения нумеруются в правом верхнем углу, в месте, не заполненном текстом, механическим нумератором или черным графитным карандашом.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Примечания:

1. Применение механических нумераторов для нумерации особо ценных документов не рекомендуется.

2. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

§ 35. Лист, пришитый за один край, нумеруется как один лист, лист, сложенный и пришитый за середину, нумеруется как два листа. Лист, сложенный в несколько раз и пришитый за один край, нумеруется в развернутом виде как один лист.

Как правило, лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Конверты, имеющие надписи, нумеруются; каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложения занумеровать нельзя (медали, ткани, засушенные цветы и т.п.), наличие их оговаривается в заверительной надписи.

§ 36. Вшитые в единицы хранения документы с собственной нумерацией листов, в том числе и печатные издания (имеющие свыше 32 страниц), могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, о чем делается оговорка в заверительной надписи.

Приложение к единице хранения, составляющее отдельный том (часть), нумеруется как самостоятельная единица хранения.

§ 37. В тех случаях, когда при нумерации листов было допущено большое количество недочетов, листы единицы хранения нумеруются заново, при этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой.

При небольшом количестве недочетов производится исправление нумерации листов следующим образом:

а) на незанумерованных листах ставится номер предыдущего занумерованного листа с прибавлением букв "б", "в", "г" и т.д., а к номеру предыдущего, ранее занумерованного листа, прибавляется буква "а";

б) при повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах к этому номеру на каждом листе прибавляются буквы "а", "б", "в" и т.д.

Указанные недочеты, а также пропуск номеров листов оговариваются в заверительной надписи.

§ 38. В конце единицы хранения на отдельном чистом листе (обычного формата писчей бумаги), в книгах на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках на отдельном чистом листе формата карточки делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов (или карточек), а также оговариваются особенности нумераций листов и физического состояния единицы хранения.

Заверительная надпись должна быть подписана сотрудником, составившим ее, разборчиво, с указанием должности и даты составления этой надписи.

Примеры: 1. "В настоящей единице хранения 125 (сто двадцать пять) листов. Текст листа 120 выцвел". Должность, подпись, дата.

2. "В настоящей единице хранения 68 (шестьдесят восемь) листов. Между листами 15 и 16 - брошюра на 40 страницах". Должность, подпись, дата.

3. "В настоящей единице хранения 200 (двести) листов. Лист 50 "а", "б", лист 175 "а" - "д". Номера 184-195 ошибочно пропущены при нумерации". Должность, подпись, дата.

§ 39. В целях обеспечения сохранности особо ценных или секретных документов в начале единицы хранения помещается внутренняя опись документов, в которой за отдельными порядковыми номерами перечисляются все документы единицы хранения с указанием их номеров, дат и номеров листов, а также куда адресованы или откуда поступили документы.

Листы внутренней описи нумеруются отдельной порядковой нумерацией, количество их обозначается в заверительной надписи после общего количества листов единицы хранения через знак плюс (+).

Пример. "В настоящей единице хранения 115 (сто пятнадцать) + 6 (шесть) листов". Должность, подпись, дата.

§ 40. Последующие изменения состава и состояния единицы хранения (неисправимые повреждения, недостача документов, замена подлинных документов фотокопиями или машинописными копиями, присоединение к единице хранения новых документов и т.п.) оговариваются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт. Оговорка заверяется начальником архива с указанием даты.

При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, старая надпись сохраняется.

Описание единиц хранения на обложках

§ 41. На обложке единицы хранения (форма N 2) указываются следующие данные:

а) название учреждения;

б) название структурной части;

в) делопроизводственный номер;

г) заголовок единицы хранения;

д) крайние даты (даты начала и окончания единицы хранения в делопроизводстве);

е) количество листов;

ж) срок хранения и номер статьи по перечню.

Примечание. Перечисленные данные пишутся на обложке светостойкими чернилами или тушью.

§ 42. Название учреждения и структурной части пишется полностью, в именительном падеже, сокращенное название учреждения пишется в скобках.

Пример. Главное управление материально-технического обеспечения Министерства путей сообщения СССР (ГУМТО МПС СССР).

Если название учреждения или его структурной части менялось в течение периода, когда описываемая единица хранения находилась в текущем делопроизводстве, то на обложке приводится последнее название.

Если единица хранения заведена в одном учреждении, а закончена в другом учреждении, то на обложке проставляется название и учреждения-преемника.#

Название первого учреждения, ранее вынесенное на обложку единицы хранения, не зачеркивается и не подчищается.

Примечание. Переименования учреждения или его структурной части выносятся на обложки единиц хранения лишь постоянного и долговременных сроков хранения.

§ 43. Заголовки единиц хранения должны в обобщенной форме отражать основное содержание документальных материалов. При составлении заголовка единицы хранения необходимо учитывать, по каким признакам она была сформирована (см. § 18 настоящих правил).

В заголовок единицы хранения входят следующие элементы, располагаемые примерно в таком порядке:

а) род единицы хранения (дело, переписка, книга) или делопроизводственная разновидность документов единицы хранения (протоколы, приказы, распоряжения, отчеты и т.п.);

б) название учреждения или должность, фамилия и инициалы лица, которым документы составлены (автор);

в) название учреждения или должность, фамилия и инициалы лица, в результате переписки с которым образовались документы единицы хранения (корреспондент);

г) вопрос (предмет), к которому относится содержание документов единицы хранения;

д) название местности (территории), которой касается содержание документов единицы хранения;

е) даты, к которым относятся документы единицы хранения;

ж) указание на подлинность или копийность документов.

В зависимости от того, какие признаки положены в основу формирования единицы хранения, сочетания и полнота указанных выше элементов в заголовке могут быть различными.

Примеры: 1. Дело об открытии опытной хлопководческой фермы в районе ст. Сакочао, Закавказской железной дороги, Аджарской АССР.

2. Переписка с Министерством высшего образования СССР о подготовке учебников и учебных пособий для сельскохозяйственных институтов Украинской ССР.

3. Протоколы NN 1-50 заседаний президиума Центрального комитета профсоюза рабочих угольной промышленности за 1951 год. Копии.

4. Квартальные отчеты Леспромхоза N 3 Дмитровского района, Московской области, о ходе заготовки дров за 1953 год.

5. Докладная записка начальника Главного управления мясной промышленности Министерства мясной и молочной промышленности СССР в министерство от 10 апреля 1950 г. о выполнении производственного плана за I полугодие 1950 года.

§ 44. Однородным по содержанию единицам хранения можно давать однотипные заголовки. В этих целях могут быть предварительно выработаны типовые заголовки с учетом функций учреждения, особенностей системы делопроизводства, а также характера отложившейся и наиболее типичной для него документации. При составлении конкретного заголовка единицы хранения необходимо формулировку типового заголовка приблизить к содержанию документов и отразить другие признаки формирования единицы хранения (корреспондентский, географический, хронологический).

Пример. Типовой заголовок: "Переписка о ходе выполнения плана государственных поставок и заготовок сельскохозяйственных продуктов и сырья".

Заголовки единиц хранения:

"Переписка с Кугушергским сельским Советом депутатов трудящихся, Яранского района, Кировской области, о ходе выполнения плана государственных поставок и заготовок сельскохозяйственных продуктов и сырья колхозами сельсовета за 1950 год".

"Переписка со Кугушергским# сельским Советом депутатов трудящихся, Яранского района, Кировской области, о ходе выполнения плана государственных поставок и заготовок сельскохозяйственных продуктов и сырья колхозами сельсовета за 1950 год".

§ 45. Род единицы хранения (дело, переписка) или название разновидности документов (протоколы, приказы, циркуляры, докладные записки) следует указывать в начале заголовка единицы хранения.

Составление заголовков путем перечисления названий отдельных документов с указанием содержания каждого из них, как правило, не допускается.

Номера документов (протоколов, приказов) проставляются после названия разновидности документа. Например, "Протоколы NN 1-12 заседаний Коллегии Министерства просвещения РСФСР за январь-март 1955 г.". При описании разрозненных экземпляров протоколов и приказов указание номеров не обязательно.

§ 46. Если единица хранения состоит из различных по своей разновидности документов, представляющих в своей совокупности связанное по содержанию и последовательное делопроизводство по одному конкретному вопросу (делу), то при описании такой единицы хранения применяется термин "дело".

Термин "дело" употребляется при описании личных и судебных дел. Фамилия, имя и отчество лица, на которое заведено личное дело, в целях облегчения использования приводится в описи в именительном падеже - Соколов Иван Григорьевич.

Термин "дело" применяется также при описании единиц хранения, заведенных по корреспондентскому признаку, когда в них сосредоточены документы различных разновидностей, например протоколы, сметы, статистические сведения, докладные записки и переписка, характеризующие деятельность учреждения, подведомственного данному учреждению.

Примеры: 1. Дело об обследовании деятельности Московского института охраны труда специальной комиссией ВЦСПС.

2. Дело по руководству и контролю за деятельностью Молдавского консервного треста (гор. Кишинев).

§ 47. Если единица хранения состоит из документов, являющихся приложением к одному обобщающему документу, то при составлении заголовка такой единицы хранения может применяться термин "материалы".

Термин "материалы" употребляется (как исключение) в тех случаях, когда единица хранения содержит большое количество важных разновидностей документов, относящихся к одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В этих случаях в заголовке указываются основные разновидности документов и добавляются слова "и другие материалы" или же заголовок начинается с термина "материалы", а после указания вопроса в скобках перечисляются основные разновидности документов и добавляются слова "и другие".

Примеры: 1. Материалы к протоколу N 48 заседания исполнительного комитета Псковского областного Совета депутатов трудящихся от 3 мая 1948 г.

2. Материалы к годовому отчету о деятельности Управления строительства многоэтажных зданий Министерства путей сообщения СССР за 1949 год.

3. Докладные записки, статистические сводки, отчеты и другие материалы об организации совхозов в Алтайском крае в 1954 г.

4. Материалы о слете передовиков сельского хозяйства Ногинского района, Московской области, в 1952 г. (стенограммы докладов, обращения к колхозникам, списки участников слета и др.).

§ 48. Если обозначение рода единицы хранения дает понятие о ее содержании, то заголовок такой единицы хранения дается по одному номинальному признаку.

Примеры: 1. Главная книга за 1952 г.

2. Кассовая книга за 1949 г.

3. Журнал регистрации входящих документов за 1947 г.

4. Журнал регистрации жалоб и заявлений граждан за 1944 г.

§ 49. При наличии в единице хранения отдельных документов, имеющих директивный или обобщающий характер (указы, протоколы заседаний, отчеты, доклады), эти документы приводятся в начале заголовка в порядке их значимости.

Примеры: 1. Постановление исполнительного комитета Московского областного Совета депутатов трудящихся (копия), докладные записки председателей колхозов Подольского района, Московской области, о мероприятиях по укреплению колхозов и подъему сельского хозяйства и план сенокосной и уборочной кампаний района на 1946 г.

2. Квартальные отчеты, сводки и графики о выполнении норм выработки в строительных организациях Главного управления промышленного строительства Министерства путей сообщения СССР за полугодие 1952 года.

§ 50. Автор документов, учреждение или лицо указывается в заголовке единицы хранения вслед за обозначением разновидности этих документов.

Если автором документов является учреждение, в деятельности которого отложились описываемые документы, то название учреждения в заголовке, как правило, опускается или дается кратко его общее наименование.

Примеры: 1. Доклад Архитектурно-художественного ремесленного училища N 64 в гор. Москве министерству от 13 января 1949 г. об учебно-производственной работе училища за 1948 г. (учреждение, в котором отложились документы, - Министерство трудовых резервов СССР).

2. Сводная заявка школ ФЗО Ленинградского района гор. Москвы на учебники и учебные пособия на 1949/50 учебный год. (Учреждение, в котором отложились документы, - Отдел народного образования исполнительного комитета Ленинградского районного Совета депутатов трудящихся гор. Москвы).

3. Заявки школы в Отдел народного образования исполнительного комитета Ленинградского районного Совета депутатов трудящихся гор. Москвы на учебники и учебные пособия на 1949/50 учебный год. (Учреждение, в котором отложились документы, - школа ФЗО при бисквитной фабрике "Большевик").

§ 51. Корреспондент в заголовке единицы хранения указывается после обозначения рода единицы хранения (разновидности документов) или после обозначения автора документов в виде официального названия учреждения или фамилии, имени и отчества (инициалов), а также должности, звания и профессии отдельного лица.

Как правило, имя и отчество (или инициалы) в заголовках указываются после фамилии. Необходимость полного или сокращенного обозначения имени и отчества устанавливается исходя из практической целесообразности.

Примеры: 1. Переписка с Тамбовским областным Советом профсоюзов об улучшении культурно-просветительной работы.

2. Переписка с токарем Московского завода шлифовальных станков Александровым П.Б. и токарем Московского станкостроительного завода "Красный пролетарий" Осиповым Н.М. об обмене опытом работы по скоростному резанию металла.

3. Письма сценарного отдела Одесской киностудии писателю Крымову Ю. (Беклемишеву Ю.С.) о совместной работе над сценарием "Танкер Дербент".

§ 52. Если переписка велась с однородными корреспондентами, то в заголовке единицы хранения указывается родовое название корреспондентов.

Если переписка велась с различными корреспондентами, то в заголовке единицы хранения обозначаются наиболее важные из них с добавлением слов "и с другими".

Примеры: 1. Переписка с кустарно-промысловыми артелями Щелковского района, Московской области, об улучшении качества и увеличении ассортимента выпускаемой ими продукции.

2. Переписка с приемной Президиума Верховного Совета РСФСР, председателями сельских Советов депутатов трудящихся Серпуховского района, Московской области, воинскими частями и другими учреждениями об оказании помощи семьям военнослужащих.

§ 53. Изложение вопроса (предмета) содержания документов является основной частью заголовка единицы хранения и дается после указания рода единицы хранения, автора документа или корреспондента. В заголовке должно быть политически правильно, точно и ясно раскрыто содержание документов единицы хранения в максимально сжатой обобщенной форме.

Допускается перечисление в заголовке наиболее существенных вопросов и обобщение остальных.

Если содержание документов единицы хранения касается нескольких вопросов, являющихся частью одного общего вопроса, в заголовке должен отражаться общий вопрос в такой формулировке, которая полностью охватывала бы все вопросы более частного характера.

Пример. В единице хранения содержится переписка с исполнительными комитетами Воронежского, Курского и Орловского областных Советов депутатов трудящихся о сроках и ходе хлебопоставок, об организации пунктов для приема зерна, об отправке хлебных грузов на элеваторы. Заголовок такой единицы хранения будет следующим: "Переписка с исполнительными комитетами Воронежского, Курского и Орловского областных Советов депутатов трудящихся об организации и проведении хлебопоставок".

§ 54. Если содержание документов единицы хранения касается каких-либо учреждений или лиц, то в заголовке приводятся полные названия учреждений или фамилии, имена, отчества (инициалы) лиц с указанием их должностей, званий и других данных, причем если этих учреждений или лиц не более трех, то все они перечисляются, если больше, то они или даются под общими объединяющими названиями, или перечисляются первые три, а затем добавляется "и другие".

Примеры: 1. Акты обследований Сталинградского деревообрабатывающего завода Главного управления по восстановлению города Сталинграда за 1953 г.

2. Переписка с Министерством путей сообщения СССР о награждении начальника ст. Вязьма, Западной ж.д., Антонова А.И. и машинистов этой дороги Петрова И.И. и Яковлева П.С. значком "Почетный железнодорожник".

3. Дело о внедрении в производство рационализаторских предложений бригад отличного качества заводов сельскохозяйственного машиностроения.

§ 55. Название местности (территории) указывается в заголовке единицы хранения в том случае, когда это необходимо для полноты раскрытия содержания документов.

В тех случаях, когда по названию географического пункта нельзя определить его точное местонахождение, необходимо указывать район, область (край), республику, где находится данный географический пункт.

Примеры: 1. Материалы по реорганизации сельскохозяйственного техникума в гор. Алексине, Тульской области (постановления, приказы, акты и другие).

2. Переписка с Институтом истории материальной культуры Академии наук СССР о результатах раскопок древнеславянских поселений возле деревни Велемичи, Давид-Городокского района, Брестской области.

§ 56. Если содержание документов касается всех административно-территориальных единиц, входящих в состав вышестоящей административно-территориальной единицы, то это указывается в заголовке единицы хранения.

Если административно-территориальных единиц не более трех, то в заголовке все они перечисляются, если больше, то указываются первые три, а затем добавляется "и другие".

Примеры: 1. Переписка с исполнительными комитетами районных Советов депутатов трудящихся Чувашской АССР о ходе весеннего сева зерновых в районах республики.

2. Переписка с Министерством культуры Эстонской ССР об организации смотра художественной самодеятельности колхозников в Абьяском, Кивиылиском, Раквереском и других районах республики.

§ 57. Хронологические данные (даты событий или документов) приводятся в заголовке при необходимости полного раскрытия содержания документов единицы хранения, когда сведения относятся к определенному отрезку времени и в случае приведения отдельных наиболее важных документов.

При составлении заголовков единиц хранения, состоящих из планов и отчетов, в заголовке указывается год (период), на который составлен план, или год (период), за который составлен отчет.

Примеры: 1. Переписка с Министерством сельского хозяйства СССР об организации сельскохозяйственной выставки в гор. Шацке, Рязанской области, в июле-августе 1950 г.

2. Протоколы NN 1-25 заседаний Коллегии Главного управления гидрометеорологической службы при Совете Министров СССР за январь-март 1948 года. Копии.

3. Сводный статистический отчет о составе книжного фонда научно-справочных библиотек высших учебных заведений гор. Казани за 1952 год.

§ 58. При описании наиболее ценных документов указывается подлинность или копийность документов единицы хранения с обозначением способа воспроизведения (подлинник, машинописная копия, фотокопия и т.п.). Если данные о подлинности относятся ко всем документам единицы хранения, то такое указание приводится вслед за заголовком в строку, после точки, с прописной буквы. Если эти данные относятся к части документов, упоминаемых в заголовке, или к одному документу, то указание о подлинности приводится после полного описания документов (документа) в скобках, со строчной буквы.

Примеры: 1. Приказы начальника управления по личному составу за 1942 г. Подлинники. (учреждение, в котором отложились документы, - Саратовское областное управление трудовых резервов).

2. Указ Президиума Верховного Совета Союза ССР от 30 декабря 1953 года о присвоении почетного звания народного артиста СССР Скоробогатову Константину Васильевичу (машинописная копия) и материалы к характеристике его деятельности на сцене Ленинградского государственного академического театра драмы им. А.С. Пушкина.

§ 59. Если единица хранения состоит только из одного документа, то в заголовке ее необходимо указать разновидность документа, от кого он исходит (автор), кому адресован, дату и краткое его содержание.

Пример. Докладная записка директора школы в Отдел народного образования исполнительного комитета Ленинградского районного Совета депутатов трудящихся гор. Москвы от 15 июля 1950 г. об итогах экзаменов в 1949/50 учебном году. (Учреждение, в котором отложились документы, - Средняя мужская школа N 161 Ленинградского района гор. Москвы).

§ 60. В тех случаях, когда дело (переписка) состоит из нескольких томов (частей), всем томам (частям) дается общий заголовок, а затем делается уточнение о содержании каждого тома (части) в отдельности.

Примеры: 1. Перспективный план развития народного хозяйства Курганской области на 1945-1950 гг.

Том I. Промышленность.

2. Перспективный план развития народного хозяйства Курганской области на 1945-1950 гг.

Том II. Сельское хозяйство.

§ 61. При описании каждой единицы хранения выявляются ее крайние даты, т.е. даты заведения и окончания единицы хранения в делопроизводстве учреждения.

Если в основу формирования единицы хранения положен номинальный признак, то начальной датой единицы хранения будет дата составления самого раннего документа, а конечной датой - дата составления самого позднего документа.

В единицах хранения, заведенных по другим признакам (предметному в сочетании с корреспондентским, географическим, хронологическим и др.), начальной датой будет дата поступления первого входящего документа (когда единица хранения начата входящим документом) или дата отпуска первого исходящего документа (когда единица хранения начата исходящим документом), конечной датой будет последняя (самая поздняя) дата на документе, которым завершена единица хранения (дата регистрации, последней резолюции или пометы на документе).

Примечания:

1. Когда в единице хранения имеются документы-приложения с более ранней датой, чем дата документа, которым начата единица хранения, делается оговорка после крайних дат единицы хранения (с новой строки): "Имеются документы от (такого-то числа, месяца, года)".

2. Число и год обозначаются на обложке единицы хранения цифрами, название месяца пишется словами. Сначала указывается число, затем месяц и год.

§ 62. Если единицей хранения является отдельный документ, то крайними датами для отпуска исходящего документа будет дата его составления, для входящего документа - дата поступления в делопроизводство данной структурной части.

Если единицей хранения является книга, то начальной датой ее будет дата первой записи в книге, а конечной - дата последней записи. Для книг, ведущихся погодно, достаточно указания года.

Даты декретов, законов, указов, постановлений, распоряжений, приказов и т.п. указываются по времени их утверждения, но не по времени опубликования или вступления в действие; только в том случае, если документы не датированы, приводятся даты их опубликования.

Для планов, отчетов, смет указываются только те даты, на которые или за которые они составлены, независимо от времени их составления. Для протоколов приводятся даты заседаний.

§ 63. При описании единицы хранения, состоящей из копий документов, за крайние даты принимаются даты изготовления копий, даты подлинников, с которых сняты копии, в этих случаях указываются в тексте заголовка.

Пример. Протоколы заседаний Московского губернского Совета рабочих и солдатских депутатов за ноябрь 1917 г. - январь 1918 г. Копии. Крайние даты: декабрь 1952 г.

§ 64. Если единица хранения была начата делопроизводством в одном учреждении, а закончена в другом учреждении, то на обложке единицы хранения проставляются три даты: дата заведения единицы хранения в делопроизводстве первого учреждения, дата поступления ее во второе учреждение и дата завершения ее в делопроизводстве этого учреждения.

Пример. Начато: 12 апреля 1953 г.

              ____________________

               18 июля 1954 г.

       Окончено: 25 декабря 1954 г.

§ 65. Количество листов единицы хранения указывается цифрами на основании данных заверительной надписи.

Количество листов внутренней описи документов обозначается на обложке в соответствии с § 39 настоящих Правил.

Систематизация документальных материалов учреждения

§ 66. Документальные материалы учреждения до составления на них описей должны быть подвергнуты тщательной систематизации, причем документальные материалы постоянного срока хранения систематизируются отдельно от документальных материалов временных сроков хранения.

Систематизацией документальных материалов называется научная группировка и последовательное расположение единиц хранения для облегчения использования их в научных и практических целях.

§ 67. Принадлежность документальных материалов к соответствующим структурным частям учреждения может быть установлена:

а) по названию структурной части, указанному на обложке единицы хранения, при условии обязательной проверки правильности определения структурной части по самим документам единицы хранения;

б) по содержанию документов единицы хранения, отражающему функции данной структурной части;

в) по внешним признакам документов, которыми являются:

на отпуске исходящего документа - угловой штамп, подписи должностных лиц, печати;

на входящем документе - адресат, резолюции, регистрационный штемпель, различные отметки о направлении документа для исполнения в структурную часть и индекс структурной части.

§ 68. Документальные материалы действующих учреждений, учитывая дальнейшие поступления материалов, рекомендуется систематизировать сначала по годам, а в пределах каждого года - по структурным частям учреждения.

При этом необходимо иметь в виду следующее:

а) при систематизации по годам единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством в данном учреждении.

Примечание. Планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти же годы - к последнему году отчетного периода;

б) единицы хранения, начатые делопроизводством в одном учреждении и переданные для продолжения делопроизводством в другое учреждение, относятся к тому году, в котором они переданы в данное учреждение;

в) единица хранения, начатая в одной структурной части учреждения, а затем переданная для продолжения делопроизводством в другую структурную часть, при систематизации относится к материалам той структурной части, в которой она была закончена делопроизводством, по дате поступления ее в данную структурную часть (см. § 64 настоящих Правил).

§ 69. Если учреждение прекратило свое существование и если структурные изменения в нем происходили сравнительно редко и были несложными (одна или немногие структурные части подвергались реорганизации), то документальные материалы учреждения можно группировать сначала по структурным частям, а затем в пределах каждой структурной части - по годам. При этом документальные материалы позднее образованных структурных частей рекомендуется помещать вслед за материалами тех ликвидированных структурных частей, функции которых им были переданы.

§ 70. В пределах года или структурной части единицы хранения могут систематизироваться по группам в соответствии с признаками формирования единиц хранения (см. § 18 настоящих Правил). В группы объединяются единицы хранения:

а) относящиеся по содержанию к одному и тому же предмету (вопросу) - предметные (вопросные) группы;

б) сформированные из документов одной и той же разновидности - номинальные группы;

в) сформированные из документов, относящихся к одному определенному корреспонденту, - корреспондентские группы;

г) касающиеся одной определенной территории - географические группы.

Документальные материалы бесструктурного учреждения могут быть сгруппированы по отраслям деятельности учреждения, а в пределах каждой отраслевой группы - по годам или, наоборот, по годам, а в пределах каждого года - по отраслям деятельности учреждения.

§ 71. Внутри каждой группы единицы хранения располагаются в порядке значимости и с учетом взаимной связи их, по датам заведения или в алфавитном порядке.

По алфавиту располагаются личные, судебные дела, а также однородные единицы хранения, сформированные по корреспондентскому или географическому признакам.

Примечание. Материалы временных сроков хранения могут располагаться в пределах года, структурной части, группы по срокам хранения, начиная с больших сроков хранения и кончая меньшими.

§ 72. Если состав документальных материалов, отложившихся в деятельности учреждения, достаточно сложен, то перед систематизацией их на основании изучения истории учреждения и состава этих документальных материалов разрабатывается схема систематизации, определяющая порядок расположения материалов по годам и по группам.

Составление описей документальных материалов

Информация об изменениях:

Параграф 73 изменен с 9 июня 1961 г. - Изменения и дополнения, утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 9 июня 1961 г. N 3/5135-Б

См. предыдущую редакцию

§ 73. На все единицы хранения, подлежащие постоянному и длительному (свыше 10 лет) хранению, оформленные, описанные на обложках и систематизированные в соответствии с указаниями Правил, учреждением или его структурной частью составляются отдельные описи по установленной форме (форма N 3). Описи документальных материалов со сроками хранения до 10 лет могут не составляться; учет материалов в этом случае производится по номенклатурам дел. (См. форму N 12).

На документальные материалы всех или каждой в отдельности структурной части учреждения составляется единая опись за все предыдущие годы с нарастающей валовой нумерацией единиц хранения, которая каждый год продолжается. Валовая нумерация единиц хранения в описях учреждения (структурной части) продолжается не более чем до пяти знаков. По этим описям материалы сдаются в архив учреждения.

Примечание. Ранее составленные описи, если они удовлетворяют требованиям, изложенным в §§ 73-85 Правил, пересоставлению не подлежат. В этом случае составление описей в соответствии с требованиями, изложенными в новой редакции §§ 73-74, должно быть начато с неописанных материалов.

Информация об изменениях:

Параграф 74 изменен с 9 июня 1961 г. - Изменения и дополнения, утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 9 июня 1961 г. N 3/5135-Б

См. предыдущую редакцию

§ 74. На личные дела рабочих и служащих учреждений, организаций и предприятий, учащихся учебных заведений, личные карточки рабочих и служащих, учетные карточки научных работников, записи о приеме, перемещении и увольнении рабочих и служащих, лицевые счета и карточки-справки рабочих и служащих, расчетно-платежные ведомости, приказы и другие материалы по личному составу составляются отдельные описи. Отдельные описи могут составляться также на специфические документальные материалы (отчеты по научным темам, истории болезней, рационализаторские предложения и т.д.).

На документальные материалы постоянного срока хранения описи составляются в четырех экземплярах, на документальные материалы временных сроков хранения - в двух экземплярах.

§ 75. В описи подлежат внесению все единицы хранения данного года, в том числе и единицы хранения, начатые, но не законченные делопроизводством в этом году.

Если единицы хранения продолжались делопроизводством несколько лет, то в конце описи каждого следующего года, в течение которого эти единицы хранения продолжались делопроизводством, указывается: "Материалы по данному году см. также в описи за ____ год NN ______, в описи за ____ год NN ______" и т.д.

§ 76. Опись документальных материалов должна состоять из следующих элементов:

а) заглавного листа,

б) оглавления,

в) списка сокращенных слов,

г) описательных статей,

д) итоговой записи.

Примечание. Описи рекомендуется печатать на пишущей машинке или писать от руки четким почерком, без помарок, светостойкими чернилами или тушью. Лента пишущей машинки и бумага для описей должны быть высокого качества, обеспечивающего долговременную сохранность описей.

§ 77. На заглавном листе описи должны помещаться следующие данные:

а) название учреждения,

б) название описи (название структурной части, производственно-отраслевой, предметной, номинальной или другой группы, материалы которых внесены в опись),

в) год (или крайние даты) документальных материалов, внесенных в опись,

г) указание на то, постоянного или временных сроков хранения документальные материалы включены в опись.

Примечание. В архиве учреждения на заглавном листе описи проставляются номер фонда и номер описи.

§ 78. На заглавном листе описи пишется официально принятое полное название учреждения и (в круглых скобках) сокращенное название.

Если название учреждения менялось в течение периода, за который составляется опись, то на заглавном листе приводятся все названия учреждения в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной даты каждого названия учреждения.

Если по официальному названию учреждения (предприятия) нельзя судить о его ведомственной принадлежности, масштабе деятельности (союзное, республиканское, краевое, областное, городское и т.п.), характере деятельности или о роде производства, а также о местонахождении, то эти данные добавляются к названию учреждения (предприятия) в круглых скобках.

Примеры: 1. Ленинградский (областной) государственный строительный трест (Ленинградстрой).

2. Объединение мелких предприятий промышленного комбината исполнительного комитета Куйбышевского городского Совета депутатов трудящихся (штемпельно-граверные, часовые, шляпные предприятия, парикмахерские и фотографии).

§ 79. Вслед за заглавным листом описи помещается оглавление, в котором перечисляются все разделы и подразделы описи. К разделам и подразделам описи могут относиться: годы, названия структурных частей, производственно-отраслевые, предметно-вопросные, номинальные, корреспондентские, географические группы. Против названия года, части, группы указываются номера страниц описи, на которых помещены описательные статьи данных года, части, группы.

§ 80. Все сокращения, применяемые в тексте описи, вносятся в список сокращенных слов.

Сокращенные слова с обозначением их полностью располагаются в списке в порядке строгого алфавита.

Список сокращенных слов помещается в начале описи после оглавления.

Примечание. Названия учреждений, организаций и предприятий при внесении их в текст описи в первый раз пишутся полностью и вслед за тем, в круглых скобках, - сокращенно. При повторном внесении названий в опись они могут приводиться только в сокращенном написании.

§ 81. Все данные описания каждой единицы хранения составляют описательную статью, в которую входят:

а) порядковый номер,

б) делопроизводственный номер,

в) заголовок,

г) крайние даты,

д) количество листов.

Примечание. Между описательными статьями рекомендуется делать интервал в две строки.

§ 82. Единицы хранения вносятся в описи в том порядке, в котором они систематизированы. При внесении единиц хранения в опись необходимо иметь в виду следующее:

а) каждая единица хранения вносится в опись за отдельным порядковым номером. Если дело (переписка) состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись отдельно, за самостоятельным порядковым номером.

При внесении единицы хранения в опись на обложке проставляется порядковый номер ее по описи;

б) в графе описи "Делопроизводственный номер" ставится номер по номенклатуре дел или иное обозначение, которое единица хранения имела в текущем делопроизводстве учреждения;

в) изложенный на обложке единицы хранения заголовок точно, без изменений и сокращений вписывается в третью графу описи.

В этой же графе на новой строке пишется номер тома (части), если дело (переписка) состоит из нескольких томов (частей);

г) крайние даты единицы хранения проставляются в соответствующей графе описи с обложки единицы хранения.

Если документы единицы хранения относятся к одному году, то при заполнении графы описи "крайние даты" год обозначается один раз, после даты окончания единицы хранения (15 мая - 20 декабря 1949 г).

Для единицы хранения, начатой делопроизводством в одном учреждении, а законченной в другом, в описи проставляются все три даты, причем первой указывается дата поступления единицы хранения во второе учреждение, под ней, в скобках, - дата заведения ее в делопроизводстве первого учреждения и последней - дата окончания единицы хранения в делопроизводстве второго учреждения. Такая единица хранения включается в опись материалов того года, в котором она поступила во второе учреждение. Так же вносятся в опись единицы хранения, начатые делопроизводством в одной структурной части, а законченные - в другой (см. §§ 64, 68, "в" настоящих Правил).

Примечание. В этой же графе делается оговорка о датах документов-приложений (см. примечание к § 61 настоящих Правил);

д) количество листов единицы хранения вносится в соответствующую графу описи с обложки единицы хранения.

§ 83. Если в опись должны быть внесены подряд единицы хранения с однородным содержанием и с одинаковыми заголовками, то вносится полностью заголовок первой единицы хранения, а все остальные однородные единицы хранения обозначаются словами "то же". При этом все особенности заголовка и другие данные описательной статьи каждой единицы хранения вносятся в опись полностью.

Примеры:	I.	N 15. Переписка с Отделом народного образования Грозненского областного Совета депутатов трудящихся о ходе приема учащихся в средние школы области.	16 июня - 21 августа 1950 г. - 14 л.
		N 16. То же, с Отделом народного образования Ивановского областного Совета депутатов трудящихся.	1 июня - 30 августа 1950 г. - 20 л.
	II.	N 10. Решения исполнительного комитета Московского областного Совета депутатов трудящихся. Том I.	2 января - 15 июля 1945 г. - 105 л.
		N 11. То же, том II.	18 июля - 18 декабря 1945 г. - 103 л.

§ 84. К описи документальных материалов может составляться предисловие с изложением краткой истории учреждения, его структуры, компетенции и особенностей состава документальных материалов, а также с разъяснением построения описи и приемов описания документальных материалов данного учреждения или структурной части.

Информация об изменениях:

Параграф 85 изменен с 9 июня 1961 г. - Изменения и дополнения, утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 9 июня 1961 г. N 3/5135-Б

См. предыдущую редакцию

§ 85. Ежегодно в конце описи за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения, внесенных в данную опись, дата составления описи (ее ежегодного продолжения), должность и фамилия лица, составлявшего опись. Опись (ее ежегодное продолжение) подписывается членами экспертной комиссии учреждения и утверждается руководителем учреждения.

Ежегодное продолжение описи начинается с нового листа. Из описей формируются единицы хранения в соответствии с требованиями, изложенными в §§ 29-31 Правил.