Глава VII. Использование документальных материалов архива учреждения

Глава VII
Использование документальных материалов архива учреждения

Выдача документальных материалов для использования

§ 130. Документальные материалы, хранящиеся в архиве учреждения, могут быть использованы в народно-хозяйственных, научных целях, а также для удовлетворения запросов учреждений и заявлений граждан, проведения культурно-просветительной работы.

Для осуществления указанных целей архив учреждения предоставляет документальные материалы учреждениям, организациям, исследователям, сотрудникам своего учреждения для выполнения служебных заданий, написания диссертаций, докладов, тематического выявления, опубликования в печати, экспонирования на выставках, подготовки сообщений по радио, а также наводит и выдает справки, копии документов и выписи из документов.

Экспонирование документальных материалов на выставках производится, как правило, в виде машинописных и фотографических копий с разрешения руководства учреждения.

§ 131. Документальные материалы архива учреждения могут выдаваться:

а) для работы над ними при архиве учреждения;

б) во временное пользование вне архива:

1) структурным частям данного учреждения,

2) учреждениям данного ведомства,

3) учреждениям других ведомств.

Примечание. Выдавать документальные материалы для работы на дом категорически запрещается.

§ 132. Изъятие отдельных документов из единиц хранения и передача их в постоянное пользование другим учреждениям, как правило, запрещается. В исключительных случаях, по требованию партийных или советских органов, органов суда или расследования в связи с находящимися в их производстве делами, архив, по распоряжению руководителя учреждения, производит такое изъятие. О произведенном изъятии составляется акт, а в единицу хранения на место изъятого документа помещается его машинописная или фотографическая копия с указанием на обороте основания и даты изъятия подлинного документа. В заверительной надписи единицы хранения, из которой изъят документ, также делается оговорка. Акт помещается в дело фонда.

В отдельных случаях по усмотрению руководителя учреждения разрешается не снимать копий с документов денежно-материальной отчетности (счета, наряды и т.п.), затребованных органами суда или расследования, а выдавать их по акту с точным перечислением всех документов (вид, дата, номер документа и сумма). Изъятие отдельных документов может быть допущено также в случаях, указанных в § 152 настоящих Правил.

§ 133. За сохранность и правильное использование документальных материалов, а также архивных справок, копий, выписей, выданных из архива учреждения, отвечают получившие их руководители структурных частей данного учреждения или руководители учреждений-получателей.

Сотрудники учреждений и исследователи при использовании материалов обязаны строго соблюдать государственную тайну и обеспечивать сохранность полученных документальных материалов.

§ 134. Документальные материалы для использования, как правило, выдаются на следующие сроки:

а) для работы в помещении учреждения, где находится архив, - до двух месяцев;

б) во временное пользование за пределы учреждения - до трех месяцев.

В случае необходимости сроки пользования материалами могут быть продлены.

§ 135. Выдача документальных материалов сотрудникам данного учреждения для работы над ними при архиве учреждения, а также в структурных частях учреждения производится по требованиям, подписанным руководителем структурной части.

Выдача документальных материалов сотрудникам другого учреждения и исследователям для работы над ними при архиве учреждения производится на основании отношения по письменному разрешению руководителя учреждения или структурной части, в которую входит архив. В отношении указывается, для какой цели (темы) и какие документальные материалы требуются.

Для облегчения подбора документальных материалов исследователям рекомендуется представлять краткие планы работ по теме исследования.

Примечание. В отдельных случаях исследователи, не работающие в каком-либо учреждении, но разрабатывающие научную тему, могут быть допущены к работе над документальными материалами по намеченной теме с разрешения руководителя учреждения по их личным заявлениям.

§ 136. Сотрудники и исследователи, работающие над документальными материалами архива, могут пользоваться описями, картотеками и другими научно-справочными материалами, а также печатными изданиями, которые выдаются им по требованиям с разрешения начальника архива.

§ 137. Перед выдачей материалов из архивохранилища проверяется правильность оформления единиц хранения и описания их на обложках, а также их физическое состояние (повреждение плесенью, степень ветхости, затухание текста и т.п.).

Документальные материалы постоянного и долговременных сроков хранения выдаются для использования только в обработанном виде, т.е. описанными на обложках, подшитыми, пронумерованными и с заверительными надписями.

Материалы кратковременных сроков хранения могут выдаваться для использования в структурной части данного учреждения в таком виде, в каком они приняты в архив. При выдаче этих материалов другому учреждению они подвергаются полной обработке.

§ 138. На место каждой выданной единицы хранения кладется лист-заместитель, на котором указывается шифр выданной единицы хранения, кому, когда и кем она выдана.

Для учета всех выданных документальных материалов и контроля за их своевременным возвращением в архиве учреждения ведется книга учета выдачи документальных материалов (форма N 7).

§ 139. Каждому сотруднику или исследователю для работы при архиве учреждения выдается одновременно не более двадцати единиц хранения, в необходимых случаях количество выдаваемых единиц хранения может быть увеличено.

При работе над документальными материалами запрещается подчеркивать текст документов и делать на них какие-либо отметки, загибать листы и накладывать писчий материал на документы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы на документах при снятии графических копий.

§ 140. Сотрудники других учреждений и исследователи, работающие над документальными материалами, могут снимать копии и делать выписки из документов в пределах темы, указанной в отношении.

В необходимых случаях по просьбе и за счет заинтересованного выписки из документов после просмотра их руководителями учреждения или структурной части, в которую входит архив, с документов изготовляются машинописные копии, фотокопии, микрофотокопии. Копии документов могут быть заверены архивом по просьбе учреждения. Негативы фото и микрофотокопий этих материалов поступают безвозмездно в архив.

§ 141. Машинописные копии, фото и микрофотокопии, а также выписки из документов после просмотра их руководителем учреждения или структурной части, в которую входит архив, выдаются сотрудникам других учреждений и исследователям под расписку.

Копии документов, заверенные архивом, по просьбе учреждения высылаются в его адрес или выдаются исследователю на руки по доверенности учреждения.

§ 142. Структурные части данного учреждения, а также другие учреждения и исследователи могут присылать в архив учреждения своих копировщиков и художников для снятия графических копий с чертежных и иллюстративных материалов. Точность графических копий архив не подтверждает, заверяя только шифр скопированного документа.

§ 143. Выдача документальных материалов во временное пользование допускается по разрешению руководителя учреждения или той структурной части, в которую входит архив, в тех случаях, когда изучение или использование этих материалов не может быть организовано при архиве учреждения.

Архив оформляет выдачу материалов специальным актом (форма N 8), который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта вместе с доверенностью на получение материалов сотрудником заинтересованного учреждения остается в архиве учреждения, второй экземпляр передается учреждению-получателю.

Архив имеет право контролировать на месте состояние выданных материалов и порядок их хранения.

§ 144. При возвращении документальных материалов в архив учреждения в книге учета выдачи документальных материалов проставляются дата их получения и подпись сотрудника архива, получившего материалы (форма N 7).

§ 145. Состояние возвращаемых в архив после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы. При обнаружении недостачи единиц хранения или отдельных листов, а также повреждения документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется руководителю учреждения, использовавшего документы, для привлечения виновных к ответственности, второй экземпляр акта остается в архиве учреждения.

Оформление и утверждение актов и порядок списания неисправимо поврежденных или утраченных единиц хранения проводится в соответствии с §§ 107, 158 настоящих Правил.

О выбытии отдельных документов делается отметка в заверительной надписи единицы хранения.

Выдача архивных справок, копий, выписей и личных документов

§ 146. Архив учреждения выдает архивные справки, копии документов и выписи из документов по письменным запросам всем советским учреждениям и партийным органам по всем вопросам с разрешения руководителя учреждения или структурной части, в которую входит архив.

Примечание. Учреждениям, должностным и частным лицам иностранных государств справки выдаются в особо установленном порядке.

§ 147. Архивной справкой называется составленное архивом и официально заверенное учреждением письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются по существу запроса.

Архивной копией называется дословное воспроизведение всего текста документа, официально заверенное учреждением, в архиве которого хранится указанный документ.

Архивной выписью называется дословное воспроизведение части текста документа, относящейся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное учреждением, в архиве которого хранится указанный документ.

§ 148. Гражданам СССР архивные справки выдаются по письменным заявлениям о трудовом стаже, об образовании, о службе в Советской Армии, о