Глава IV. Прием архивом учреждения документальных материалов и определение их фондовой принадлежности

Глава IV
Прием архивом учреждения документальных материалов и определение их фондовой принадлежности

Прием документальных материалов

§ 86. Архив учреждения принимает законченные делопроизводством документальные материалы от структурных частей данного учреждения, в том числе и от отделов и управлений, являющихся самостоятельными фондообразователями, но не имеющих своих архивов. Архивы министерств и центральных ведомств принимают материалы и от архивов ликвидированных учреждений, непосредственно им подчинявшихся, если данные учреждения находятся в одном городе с министерством или центральным ведомством.

Пример. Конторы, подведомственные трестам и не имеющие своих архивов, сдают материалы в архивы трестов, а не министерств.

§ 87. Законченные делопроизводством документальные материалы учреждения принимаются архивом один раз в году в сроки, установленные руководителем учреждения, по представлению начальника архива.

В каждом текущем году подлежат приему в архив все документальные материалы учреждения, начатые в предыдущие годы и законченные делопроизводством к моменту сдачи материалов в архив. Как правило, законченные делопроизводством материалы остаются в течение одного года в структурной части для текущей справочной работы. Так, материалы за 1952 год сдаются в архив в начале 1954 года, за 1953 год - в начале 1955 года и т.д.

§ 88. В тех случаях, когда в числе документальных материалов, подлежащих сдаче в архив, имеются материалы, необходимые для текущей работы структурных частей учреждения или не законченные делопроизводством, то при сдаче материалов в архив в конце описи, оставляемой в архиве учреждения, после итоговой записи делается надпись следующего содержания: "Оставлены (в такой-то части учреждения или в таком-то учреждении) справочные материалы (или не законченные делопроизводством единицы хранения) за NN _____".

§ 89. Архив учреждения принимает документальные материалы по описям, сверяя каждую единицу хранения с записями в них. При приеме устанавливается соответствие принимаемых документальных материалов и описей требованиям настоящих Правил. Документальные материалы, оформление и описание которых не соответствует установленным требованиям, архив не принимает и возвращает сдатчику для внесения необходимых исправлений.

§ 90. Начальник архива расписывается в приеме документальных материалов на всех четырех экземплярах описей документальных материалов постоянного хранения и двух экземплярах описей временных сроков хранения с указанием даты приема материалов и фактического количества принятых единиц хранения.

Вторые экземпляры описей, подписанных начальником архива, возвращаются сдатчику, остальные экземпляры остаются в архиве учреждения.

В приеме единиц хранения, ранее оставленных в структурной части для окончания их делопроизводством (см. § 88 настоящих Правил), начальник архива расписывается на всех экземплярах той описи, в которую данные единицы хранения внесены по году их заведения, с указанием номеров принятых единиц хранения, даты приема и нового количества наличных единиц хранения по данной описи (цифрами и прописью).

§ 91. Архив учреждения принимает документальные материалы от других учреждений (см. § 86 настоящих Правил) по актам сдачи материалов (форма N 4), составляемым на документальные материалы каждого учреждения отдельно. Прием материалов производится по описям в порядке, указанном в §§ 89, 90 настоящих Правил.

Если, кроме документальных материалов и описей, передаются другие виды учетно-справочного аппарата (картотеки, указатели, карточка фонда, дело фонда), то это оговаривается в акте, в графе "Одновременно передаются".

Один экземпляр акта возвращается архиву-сдатчику, другой остается в архиве данного учреждения и хранится в деле принятого фонда (см. § 110 настоящих Правил).

Определение фондовой принадлежности документальных материалов

§ 92. В архиве учреждения документальные материалы хранятся и учитываются по фондам.

Архивным фондом называется совокупность документальных материалов, образовавшихся в результате деятельности определенного учреждения, предприятия, воинской части, общественной, кооперативной организации или их организационно и оперативно обособленных частей (структурных подразделений). Учреждения, в результате деятельности которых отложились материалы (архивные фонды), называются фондообразователями.

Вспомогательным признаком определения организационной и оперативной обособленности учреждения-фондообразователя может являться наличие правового акта, определяющего компетенцию и порядок деятельности учреждения, а также самостоятельного бюджета, штатного расписания, штампа и гербовой печати. Так, например, крупные структурные части министерств (главки, самостоятельные управления), исполнительных комитетов Советов депутатов трудящихся (отделы народного образования, социального обеспечения, финансовые и другие) являются самостоятельными фондообразователями. Каждому архивному фонду присваивается официальное название его фондообразователя.

§ 93. Принадлежность документальных материалов к соответствующим фондам определяется так же, как и принадлежность материалов к структурным частям учреждения-фондообразователя (см. § 67 настоящих Правил). При этом следует обращать внимание на название учреждения, указанное на обложке единицы хранения, и на печати, скрепляющие документы.

§ 94. При введении нового административно-территориального деления вновь созданные органы государственной власти и государственного управления, а также руководящие органы профсоюзных и других общественных организаций являются новыми фондообразователями.

Примеры: 1. Исполнительный комитет Калужского губернского Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов (до 1929 г.), исполнительный комитет Калужского окружного Совета ... (1929-1930 гг.), исполнительный комитет Калужского районного Совета ... (1930-1944 гг.), исполнительный комитет Калужского областного Совета депутатов трудящихся (с 1944 г.) являются самостоятельными фондообразователями.

2. Отдел народного образования исполнительного комитета Волоколамского уездного Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов до 1929 г. являлся одним фондообразователем. С 1929 г. Отдел народного образования исполнительного комитета Волоколамского районного Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов действует уже как новый фондообразователь.

§ 95. Промышленные предприятия, финансовые, хозяйственные, культурные, медицинские учреждения и учебные заведения после изменения административно-территориального деления остаются прежними фондообразователями.

Примеры: 1. Сберегательная касса N 19 гор. Сызрань, Средне-Волжской области (1928 г.), Средне-Волжского края (1929 г.), Куйбышевского края (1935 г.), Куйбышевской области (1936 г.) является одним фондообразователем.

2. Тамбовский спирто-водочный завод Центрального правления государственной спиртовой монополии Народного комиссариата финансов СССР, гор. Тамбов Тамбовской губернии (1927-28 гг.), Центрально-Черноземной области (1928 г.), Воронежской области (1934 г.), Тамбовской области (1937 г.) является одним фондообразователем.

§ 96. При реорганизации учреждения с передачей всех или части его функций новым учреждениям создаются новые фондообразователи. При этом документальные материалы, законченные делопроизводством, будут составлять фонд реорганизованного учреждения, не законченные делопроизводством материалы войдут в состав фондов учреждений-преемников.

§ 97. Переименование учреждения, передача его из одного ведомства в другое и введение новой структуры, не сопровождающиеся коренным изменением первоначальных функций учреждения, не являются признаками возникновения нового фондообразователя.

Пример. Переименование в 1947 г. земельных отделов исполнительных комитетов Советов депутатов трудящихся в отделы сельского хозяйства не влечет создания новых фондообразователей.

§ 98. Расширение или сужение круга ведения и территориальных границ деятельности учреждения без изменения его первоначального положения в данной ведомственной или административно-территориальной системе (центральное, краевое, областное) не служит основанием для возникновения нового фондообразователя.

Примеры: 1. Горьковский областной Совет депутатов трудящихся после выделения в 1954 г. из территории области новой Арзамасской области остается прежним фондообразователем.

2. Саратовская союзная контора по добыче и транспорту газа Народного комиссариата нефтяной промышленности СССР (1942-43 гг.) и Саратовский государственный союзный трест по разведке, бурению, добыче, транспорту и переработке природных газов Народного комиссариата нефтяной промышленности СССР "Саратовгаз" (с 1943 г.) являются одним и тем же фондообразователем.

§ 99. Выделение из учреждения одного или нескольких новых учреждений с передачей ряда его функций не является причиной ликвидации старого фондообразователя.

§ 100. Материалы учреждений, временно прекративших свою деятельность, а затем восстановленных, составляют один фонд.

Пример. До марта 1953 г. существовало Министерство геологии СССР, а с 1 октября 1953 г. создано Министерство геологии и охраны недр СССР, которое является продолжателем прежнего фондообразователя.