Приложение N 2. Порядок уничтожения по истечении сроков хранения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Архангельского областного Собрания депутатов

Приложение N 2

УТВЕРЖДЕН
постановлением избирательной комиссии
Архангельской области
от 6 сентября 2023 г. N 74/531-7

Порядок
уничтожения по истечении сроков хранения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Архангельского областного Собрания депутатов

ГАРАНТ:

Настоящий Порядок применяется на выборах, официальное опубликование (публикация) решения о назначении которых состоялось после 1 июня 2023 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок уничтожения по истечении сроков хранения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Архангельского областного Собрания депутатов (далее - Порядок), устанавливает требования к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, не имеющих научно-исторической ценности, утративших свое практическое значение и не подлежащих архивному хранению, созданных на бумажном носителе и в машиночитаемом виде.

1.2. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Порядком хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Архангельского областного собрания депутатов, утвержденным избирательной комиссии Архангельской области.

1.3. Уничтожение документов производится по истечении сроков их хранения только после проведения экспертизы их ценности и утверждения описей дел постоянного хранения Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Архангельской области или соответствующих уполномоченных органов муниципальных образований в сфере архивного дела*.

2. Оформление уничтожения документов и других носителей информации

2.1. Экспертная комиссия, образованная в соответствующей избирательной комиссии для проведении экспертизы ценности документов, осуществляет отбор на уничтожение документов, сроки хранения которых истекли.

2.2. Для подтверждения факта уничтожения на отобранные к уничтожению документы и другие носители информации составляется Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (далее - Акт) (форма акта прилагается).

2.3. Акт составляется раздельно на каждый способ уничтожения носителя информации.

2.4. Акт подписывается членами Экспертной комиссии, а также лицом, ответственным за архив, и утверждается председателем соответствующей избирательной комиссии.

2.5. При уничтожении документов должна быть исключена возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми документами, неполного уничтожения документов, восстановления текста документа.

2.6. Уничтожение производится специализированной организацией в присутствии представителя (представителей) соответствующей избирательной комиссии либо избирательной комиссией.

3. Уничтожение документов, созданных на бумажном носителе и в машиночитаемом виде

3.1. Для документов, созданных на бумажном носителе, в том числе содержащих конфиденциальную информацию, подлежащих уничтожению по истечении сроков хранения, основными методами уничтожения являются:

сжигание;

измельчение на фрагменты (шредирование), исключающее прочтение текста;

химическая обработка.

3.2. Срок хранения документов в машиночитаемом виде соответствует сроку хранения соответствующих документов на бумажном носителе.

3.3. Для документов в машиночитаемом виде основным методом уничтожения является механический, связанный с повреждением основы, на которую нанесен магнитный слой - физический носитель информации.

3.4. Уничтожение внешних носителей информации, содержащих информацию, связанную с проведением дистанционного электронного голосования на выборах депутатов Архангельского областного собрания депутатов, производится путем механического нарушения целостности машинного носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление информации, содержавшейся на данном носителе (надлом, физическое деформирование, разрезание, сжигание, механическое уничтожение, сдача предприятию по утилизации вторичного сырья), с предварительным удалением содержащейся на носителе информации путем стирания на устройстве гарантированного уничтожения информации либо иным способом.

* За исключением документов, указанных в пунктах 5, 12, 16 Порядка хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Архангельского областного Собрания депутатов.