Раздел II. Прием и первичная обработка обращений

Раздел II. Прием и первичная обработка обращений

9. Основание для начала организации рассмотрения обращений - их поступление в Администрацию Ямальского района.

10. Прием обращений осуществляется ответственными специалистами в отраслевых (функциональных) органах Администрации Ямальского района, территориальных органах Администрации Ямальского района и в Управлении.

Обращение, поступившее в территориальный орган Администрации Ямальского района, перенаправляется ответственным специалистом в отраслевой (функциональный) орган Администрации Ямальского района или в Управление по компетенции.

11. Обращения поступают посредством почтовой, телеграфной, факсимильной связи, информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", могут быть переданы непосредственно должностному лицу Администрации Ямальского района при проведении мероприятий с участием населения, доставлены гражданином лично либо его представителем.

Обработка обращений, поступивших посредством факсимильной и телеграфной связи, осуществляется аналогично обработке письменных обращений в порядке, установленном Инструкцией.

Порядок обработки устного обращения и обращения, поступившего в форме электронного документа, аналогичен порядку обработки письменных обращений граждан в государственной информационной системе "Региональная система электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа" (далее - РСЭД).

12. Обращения, поступающие в форме электронного документа, направляются через интернет-приемную, предназначенную для приема обращений граждан, поступающих в адрес Главы Ямальского района, заместителей Главы Администрации Ямальского района и руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации Ямальского района (далее - интернет-приемная).

В случае поступления обращения в форме электронного документа на адрес электронной почты отраслевого (функционального) органа Администрации Ямальского района и/или его должностного лица такое обращение к рассмотрению не принимается. Заявителю в течение 3 календарных дней со дня поступления обращения на адрес электронной почты направляется уведомление о необходимости направления обращения одним из способов, предусмотренных абзацем первым настоящего пункта.

Поступившая через интернет-приемную корреспонденция, не относящаяся к обращениям граждан, передается лицу, ответственному за ведение делопроизводства в Администрации Ямальского района, для дальнейшей обработки, о чем заявитель информируется ответственным специалистом путем направления электронного сообщения. Дальнейшая работа с указанной корреспонденцией осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

Поступившие через интернет-приемную обращения, адресованные в иные исполнительные органы и их должностным лицам, пересылаются соответствующему адресату по РСЭД либо сопроводительным письмом для дальнейшей регистрации и организации работы по их рассмотрению, о чем гражданин информируется ответственным специалистом путем направления электронного сообщения.

13. При приеме обращения непосредственно от гражданина по его просьбе лицо, принявшее письменное обращение, обязано удостоверить своей подписью на копии обращения факт приема обращения с указанием даты, занимаемой должности, фамилии и инициалов.

14. После вскрытия почтового конверта проверяется наличие в нем письменных вложений и приложений к ним.

Если к обращению приложены денежные знаки, оригиналы документов или заверенные в установленном порядке копии документов, составляется акт, который прикладывается к обращению. Поступившие денежные знаки, оригиналы документов или заверенные в установленном порядке копии документов направляются гражданину, направившему обращение, в течение 7 календарных дней со дня регистрации обращения.

Приложенные к обращению или переданные гражданином при рассмотрении обращения документы и материалы, имеющие для него ценность, возвращаются гражданину по его заявлению. При этом специалист, ответственный за рассмотрение обращения (далее - ответственный специалист), вправе изготовить копии возвращаемых документов, которые прилагаются к материалам по рассмотрению обращения.

На заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается нехватка документов, указанных в обращении, в описях на ценные письма, составляется акт в двух экземплярах в течение 1 календарного дня со дня поступления. Один экземпляр акта приобщается к поступившему обращению, второй направляется гражданину, направившему обращение. При наличии обратного адреса гражданину направляется письменное уведомление об отсутствии внутри почтового отправления письменного вложения или приложений к письменному вложению в течение 3 календарных дней со дня регистрации обращения.

В случае отсутствия самого обращения ответственным специалистом составляется акт с отметкой об отсутствии письменного обращения с указанием даты и личной подписи. Акт прилагается к поступившим документам.

При наличии адреса на конверте заявителю направляется уведомление об отсутствии вложения в конверте.

15. Поступившее письмо, имеющее нестандартный вес, размер, форму, неровности по бокам, странный запах, цвет, заклеенное липкой лентой, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для отправлений (порошок и прочее), вскрытию не подлежит.

Информацию о поступившем письме ответственный специалист доводит до сведения непосредственного руководителя либо руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации Ямальского района, либо иного уполномоченного лица, курирующего вопросы антитеррористической защищенности. Работа с таким письмом приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения.

16. Поступившие в адрес Главы Ямальского района письма с пометкой "Лично" не вскрываются и передаются в приемную Главы Ямальского района. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения граждан, корреспонденция в течение одного дня передается помощником Главы Ямальского района в Управление для регистрации и направления по принадлежности для рассмотрения.

В случае если пометка "Лично" указана гражданином непосредственно на обращении, поступившем в Управление, такое обращение направляется на рассмотрение в общем порядке по компетенции.

Работа с письмами с пометкой "Лично", поступившими в адрес руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации Ямальского района, осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

17. Ответственные специалисты осуществляют выявление "не обращений": благодарности, приглашения, оценка деятельности, материалы на ознакомление, информационные письма, рекламные материалы, которые подлежат регистрации с проставлением отметки "не обращение" в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) РСЭД во вкладке "вид обращения". На поступившее "не обращение" заявителю направляется сообщение, либо письмо, либо уведомление о получении исходя из текста "не обращения". По решению ответственного специалиста "не обращение" может быть направлено адресату либо лицу, ответственному за ведение делопроизводства соответственно в Администрации Ямальского района либо отраслевом (функциональном) органе Администрации Ямальского района по принадлежности в порядке, предусмотренном для служебного делопроизводства.

Не подлежат регистрации поздравления, соболезнования, печатные издания, коммерческие предложения, деловая переписка, которые без регистрации направляются лицу, ответственному за ведение делопроизводства соответственно в Администрации Ямальского района либо отраслевом (функциональном) органе Администрации Ямальского района по принадлежности, в порядке, предусмотренном для служебного делопроизводства.

Поступившие тексты, адресованные иному государственному органу, органу местного самоуправления муниципального округа Ямальский район Ямало-Ненецкого автономного округа или иному должностному лицу, без регистрации и сканирования направляются адресатам в порядке, предусмотренном для служебного делопроизводства.