Раздел III. Регистрация обращений

Раздел III. Регистрация обращений

18. Делопроизводство в части рассмотрения обращений ведется отдельно от других видов делопроизводства.

19. Обращения, адресованные Главе Ямальского района, заместителям Главы Администрации Ямальского района, регистрируются ответственным специалистом Управления в РСЭД.

Обращения, адресованные должностным лицам, поступившие в отраслевой (функциональный) орган Администрации Ямальского района, регистрируются ответственным специалистом в РСЭД.

20. В случае выявления при вскрытии конверта нескольких обращений от одного либо от разных граждан регистрации подлежит каждое обращение в отдельности.

В случае приложения к обращению, поступившему в форме электронного документа, обращений от одного либо от разных граждан регистрации подлежит каждое обращение в отдельности.

В случае если в обращении, поступившем в форме электронного документа, в адресной части указаны контактные данные заявителя, отличные от данных заявителя, изложенных в обращении, в РКК РСЭД вносятся данные заявителя, указанные в адресной части. Заявителю, данные которого указаны в адресной части, направляется уведомление о принятии обращения гражданина, информация о котором содержится в обращении, к рассмотрению, а также предлагается представить доказательства конкретного, информированного и сознательного согласия гражданина, информация о котором содержится в обращении, на обработку его персональных данных. В случае непредставления указанных доказательств гражданину, информация о котором содержится в обращении, дается ответ по существу вопроса без направления ответа адресату (хранится в деле).

21. Срок регистрации обращения - в течение 3 календарных дней со дня поступления в Администрацию Ямальского района.

22. На первой странице обращения в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп, где указывается дата регистрации и входящий номер. В случае невозможности проставления оттиска штампа в указанном месте, он может быть поставлен на любом свободном от текста месте правой половины листа.

Делать какие-либо надписи и отметки на обращениях не допускается.

23. На письменных обращениях, принятых на личном приеме, делается отметка "Получено в ходе личного приема". Данные обращения в течение 3 календарных дней со дня получения передаются на регистрацию, работа с ними ведется в порядке, установленном Инструкцией.

24. После проведения выездного приема должностными лицами Администрации Ямальского района оригиналы карточек личного приема граждан направляются соответственно в Управление либо ответственному специалисту в отраслевом (функциональном) органе Администрации Ямальского района.

Обращения граждан, принятые в ходе выездного приема, подлежат регистрации в РСЭД и рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством.

25. На каждое обращение, поступившее в адрес Главы Ямальского района, заместителя Главы Администрации Ямальского района, оформляется РКК в РСЭД с использованием индекса 01-11 и 01-11-01.

При регистрации документов, связанных с рассмотрением обращения (уведомление, запрос информации, ответ гражданину и др.), используются подчиненные индексы 01-11-02 в базах данных ВнД, ВхД, ИсхД.

26. При регистрации обращения в РКК вносятся предусмотренные программным обеспечением соответствующие реквизиты обращения.

Ответственные специалисты обязаны прочитать обращение, определить его тематику и выявить поставленные заявителем вопросы, проверить обращение на повторность.

При поступлении обращения, содержащего факты нарушения принципа равенства граждан независимо от расы, национальности, языка, отношения к религии, убеждений, принадлежности к общественным объединениям, а также других обстоятельств, в том числе при приеме на работу, при замещении должностей и формировании кадрового резерва в Администрации Ямальского района, в РКК в поле "Особые отметки" делается соответствующая запись.

Если обращение подписано несколькими гражданами, то регистрируется первый автор или автор, в адрес которого просят направить ответ (коллективное обращение). Отметка о коллективности обращения вносится в РКК.

Ответственность за полноту сведений, вносимых в РКК, несут ответственные специалисты.

27. Нумерация поступивших обращений осуществляется в пределах календарного года.

28. Сканированное изображение обращения, карточка личного приема и приложения к ним прикрепляются к РКК обращения. Дальнейшая работа по обращению происходит с использованием его электронной копии.

29. В случае если обращение адресовано должностному лицу, полномочия которого прекращены, обращение рассматривается должностным лицом, на которое возложено осуществление соответствующих полномочий.

30. Информация о персональных данных граждан, направивших обращения, хранится и обрабатывается с соблюдением требований законодательства Российской Федерации о персональных данных.

31. При регистрации обращений используется актуальная редакция Типового общероссийского тематического классификатора обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, утвержденного заместителем Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, руководителем рабочей группы при Администрации Президента Российской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан и организаций.

32. После регистрации письменного обращения, обращения в форме электронного документа гражданину направляется уведомление о принятии обращения с указанием даты его принятия, сообщается присвоенный обращению регистрационный номер и телефон, по которому можно узнать информацию о рассмотрении обращения.