Приложение N 1. Регламент взаимодействия между органами исполнительной власти Ленинградской области, подведомственными им государственными казенными учреждениями и государственным казенным учреждением Ленинградской области "Межведомственный центр бухгалтерского учета" при осуществлении им переданных полномочий

Утвержден
приказом комитета финансов
Ленинградской области
от 29.09.2023 N 18-02/09-33
(приложение N 1)

Регламент
взаимодействия между органами исполнительной власти Ленинградской области, подведомственными им государственными казенными учреждениями и государственным казенным учреждением Ленинградской области "Межведомственный центр бухгалтерского учета" при осуществлении им переданных полномочий

С изменениями и дополнениями от:

2 ноября 2023 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент взаимодействия между органами исполнительной власти Ленинградской области, подведомственными им государственными казенными учреждениями и государственным казенным учреждением Ленинградской области "Межведомственный центр бухгалтерского учета" (далее ГКУ ЛО "МЦБУ" при осуществлении им переданных полномочий (далее - Регламент) разработан в целях регулирования взаимодействия Субъекта централизованного учета и ПСУ ЛО "МЦБУ" (далее - Стороны) в процессе осуществления централизуемых полномочий.

1.2. Настоящий Регламент разработан в соответствии с пунктом 6 статьи 264.1 Бюджетного кодекса Российской Федерации и постановлением Правительства Ленинградской области от 11 сентября 2023 года N 628 "О передаче Комитету финансов Ленинградской области полномочий отдельных органов исполнительной власти Ленинградской области и подведомственных им казенных учреждений".

1.3. Ведение бюджетного учета, составление отчетности осуществляется в соответствии с требованиями положений единой учетной политики при централизации учета, которая утверждается ПСУ ЛО "МЦБУ" (далее - единая учетная политика).

2. Термины и сокращения

Субъекты централизованного учета - органы исполнительной власти Ленинградской области, подведомственные им государственные казенные учреждения Ленинградской области, полномочия которых передаются.

ГКУ ЛО "МЦБУ" - Государственное казенное учреждение Ленинградской области "Межведомственный центр бухгалтерского учета".

Централизуемые полномочия - полномочия по ведению бюджетного учета, включая составление и представление бюджетной отчетности, иной обязательной отчетности, формируемой на основании данных бюджетного учета, по обеспечению представления такой отчетности в соответствующие государственные органы, дополнительно для государственных казенных учреждений Ленинградской области полномочия по начислению физическим лицам выплат по оплате труда и иных выплат, а также связанных с ними обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации, переданные ГКУ ЛО "МЦБУ".

ИС УБП ЛО - государственная информационная система "Управление бюджетным процессом Ленинградской области".

ПОВБУ - подсистемы, обеспечивающие ведение бюджетного (бухгалтерского) учета.

ЭП - усиленная квалифицированная электронная подпись.

Уполномоченный работник Субъекта централизованного учета - работник Субъекта централизованного учета, на которого возложена обязанность по взаимодействию с ПСУ ЛО "МЦБУ".

Уполномоченный работник ПСУ ЛО "МЦБУ" - работник ГКУ ЛО "МЦБУ", на которого в соответствии с приказом ГКУ ЛО "МЦБУ" возложена обязанность по взаимодействию с Субъектом централизованного учета.

Персональные данные - это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (Субъекту персональных данных).

Комитет финансов - Комитет финансов Ленинградской области.

Оператор ИС УБП ЛО - Комитет финансов.

График документооборота - График документооборота, утвержденный в составе единой учетной политики.

Используемые в настоящем Регламенте понятия и термины применяются в том значении, в каком они используются в федеральном законодательстве и областном законодательстве Ленинградской области.

3. Организация взаимодействия

3.1. Передача полномочий осуществляется путем заключения соглашения между ГКУ ЛО "МЦБУ" и Субъектом централизованного учета согласно приложению N 2 к настоящему Регламенту (далее - Соглашение).

3.2. Взаимодействие Субъекта централизованного учета и ГКУ ЛО "МЦБУ" осуществляется с использованием ПОВБУ и программного комплекса "Свод Смарт" в соответствии с распределением функций, перечень которых определен в приложении N 1 к настоящему Регламенту.

3.3. Предоставление (прекращение) права доступа работников ГКУ ЛО "МЦБУ" и Субъектов централизованного учета к подсистемам ИС УБП ЛО и программному комплексу "Свод Смарт" осуществляется в соответствии с порядком организации исполнения централизуемых полномочий государственным казенным учреждением Ленинградской области "Межведомственный центр бухгалтерского учета" с использованием информационной системы "Управление бюджетным процессом Ленинградской области", а также программного комплекса "Свод-Смарт".

3.4. Взаимодействие Субъекта централизованного учета и ГКУ ЛО "МЦБУ" в части представления первичных учетных документов, отчетности осуществляется в соответствии с Графиком документооборота.

4. Обязанности Сторон

ГКУ ЛО "МЦБУ" и Субъект централизованного учета обязаны соблюдать требования законодательства Российской Федерации и Ленинградской области, в том числе:

федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных"

федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи"

постановления Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации";

постановления Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных";

приказа Федеральной службы по техническому и экспортному контролю от 18 февраля 2013 N 21 "Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных";

постановления Правительства Ленинградской области от 07.09.2020 N 612 "О развитии информационной системы "Управление бюджетным процессом Ленинградской области"

постановления Правительства Ленинградской области от 11.09.2023 N 628 "О передаче Комитету финансов Ленинградской области полномочий отдельных органов исполнительной власти Ленинградской области и подведомственных им казенных учреждений".

5. Субъект централизованного учета обязуется:

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5.1.1. Обеспечить передачу документов Субъекта централизованного учета в ГКУ ЛО "МЦБУ" в соответствии с Соглашением на основании Акта приема-передачи (приложение N 1 к Соглашению) в срок не позднее десяти рабочих дней со дня заключения Соглашения.

5.1.2. Обеспечить исполнение требований настоящего Регламента, единой учетной политики.

5.1.3. Своевременно предоставлять ГКУ ЛО "МЦБУ" необходимую информацию, сведения, первичные учетные документы в порядке и сроки, установленные единой учетной политикой и графиком документооборота.

5.1.4. Формировать документы в подсистеме АЦК-Финансы ИС УБП ЛО для осуществления операций на лицевых счетах, открытых в Комитете финансов, в установленном порядке.

5.1.5. Формировать документы в СУФД для осуществления операций на лицевых счетах, открытых в Управлении Федерального казначейства по ЛО, в установленном порядке.

5.1.6. Обеспечивать достоверность и полноту информации, отраженной в первичных учетных документах свершившимся фактам хозяйственной жизни.

5.1.7. Обеспечить соответствие производимых расходов доведенным бюджетным ассигнованиям и (или) лимитам бюджетных обязательств, в пределах утвержденных показателей кассового плана.

5.1.8. Наделить ГКУ ЛО "МЦБУ" правом на получение выписок из лицевых счетов (приложений к выпискам из соответствующих лицевых счетов), открытых в Комитете финансов Ленинградской области, как получателю бюджетных средств и для учета операций со средствами, поступающими во временное распоряжение получателя бюджетных средств, и из лицевого счета, предназначенного для отражения операций, связанных с администрированием доходов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации (далее - лицевые счета).

5.1.9. Обеспечить своевременное подписание (утверждение) первичных учетных документов и отчетности, в порядке и сроки, установленные Соглашением и единой учетной политикой.

5.1.10. Предоставлять ГКУ ЛО "МЦБУ" согласия работников (иных лиц) на обработку персональных данных, по форме согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту.

5.1.11. Принимать решения по всем вопросам, относящимся к финансово-хозяйственной деятельности Субъекта централизованного учета.

5.1.12. Проводить инвентаризацию активов и обязательств с привлечением работников ГКУ ЛО "МЦБУ" в порядке и сроки, установленные единой учетной политикой.

5.1.13. Обеспечить получение работниками ГКУ ЛО "МЦБУ" права доступа в ИС УБП ЛО, программный комплекс "Свод Смарт" и иные информационные системы и программные комплексы в целях исполнения полномочий в рамках настоящего Регламента в срок не позднее пяти рабочих дней со дня подписания Соглашения.

5.1.14. Размещать информацию, отчеты на ресурсах в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, в случаях предусмотренных законодательством Российской Федерации и Ленинградской области.

5.1.15. Уведомлять ГКУ ЛО "МЦБУ" о плановых и внеплановых контрольных мероприятиях в отношении финансово-хозяйственной деятельности Субъекта централизованного учета не позднее дня, следующего за днем поступления указанной информации в Субъект централизованного учета.

5.1.16. Осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни Субъекта централизованного учета.

5.2. ГКУ ЛО "МЦБУ" обязуется:

5.2.1. Обеспечить прием документов Субъекта централизованного учета на основании Акта приема-передачи (приложение N 1 к Соглашению) в срок не позднее десяти дней со дня заключения Соглашения.

5.2.2. Обеспечить работу ГКУ ЛО "МЦБУ" с учетом соблюдения положений настоящего Регламента, единой учетной политики.

5.2.3. Определить и представить в Субъект централизованного учета в письменной форме перечень уполномоченных лиц для оформления права доступа в ИС УБП ЛО, программный комплекс "Свод Смарт" и иные информационные системы и программные комплексы в целях исполнения полномочий в рамках настоящего Регламента в срок не позднее двух рабочих дней со дня подписания Соглашения.

5.2.4. Выполнять в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации и Ленинградской области, локальными нормативными правовыми актами и распорядительными документами Субъекта централизованного учета централизуемые полномочия в полном объеме и в установленные сроки, согласно Регламенту и единой учетной политики.

5.2.5. Обеспечить своевременный прием (в том числе посредством ИС УБП ЛО первичных и иных документов (электронных образов) для отражения в бюджетном (бухгалтерском) и (или) налоговом учете фактов хозяйственной жизни и регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета в порядке, установленном настоящим Регламентом, единой учетной политикой.

5.2.6. Принимать к бюджетному (бухгалтерскому) учету первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни в порядке, установленном единой учетной политикой.

5.2.7. Обеспечить безопасное хранение и защиту от изменений первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, отчетности и иных документов (электронных образов) в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и правовыми актами Ленинградской области.

5.2.8. Принимать исчерпывающие меры по обеспечению безопасности персональных данных и не использовать персональные данные для целей, не связанных с исполнением настоящего Регламента.

5.2.9. Незамедлительно предупреждать Субъект централизованного учета о выявленных ошибках в предоставленной информации и первичных учетных документах, указав на конкретные ошибки.

5.2.10. Своевременно подготавливать бюджетную и налоговую отчетность согласно Приложению 4 к настоящему Регламенту.

5.2.11. Участвовать по согласованию с руководителем Субъекта централизованного учета и ГКУ ЛО "МЦБУ" в проведении инвентаризации активов и обязательств Субъекта централизованного учета в порядке и сроки, установленные единой учетной политикой.

5.2.12. В пределах компетенции предоставлять Субъекту централизованного учета информацию и отчеты для размещения на ресурсах в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Ленинградской области.

5.2.13. Отслеживать и учитывать изменения в бухгалтерском и налоговом законодательстве Российской Федерации, своевременно вносить необходимые изменения в процесс ведения бюджетного учета в рамках реализации централизуемых полномочий.

5.2.14. Консультировать Субъект централизованного учета по вопросам в сфере планирования, организации, эффективности и контроля управленческой информации, предоставлять необходимые пояснения по отчетности.

5.2.15. В пределах компетенции предоставлять Субъекту централизованного учета необходимую информацию, документы и пояснения, запрашиваемые при проведении плановых и внеплановых контрольных мероприятий финансово-хозяйственной деятельности Субъекта централизованного учета по письменному запросу Субъекта централизованного учета в сроки, указанные в запросе.

5.2.16. Обеспечить выполнение централизуемых полномочий настоящего Регламента, в соответствии с законодательством Российской Федерации, правовыми актами Ленинградской области и единой учетной политикой.

5.2.17. В случае обнаружения факта несоблюдении порядка и сроков исполнения обязанностей со стороны Субъекта централизованного учета ГКУ ЛО "МЦБУ" уведомляет в письменной форме руководителя Субъекта централизованного учета.

6. Права Сторон

6.1. Субъект централизованного учета имеет право:

6.1.1. Запрашивать у ГКУ ЛО "МЦБУ" информацию, необходимую для осуществления деятельности в соответствии с положениями Регламента, при отсутствии технической возможности ее получения из ИС УБП ЛО.

6.1.2. Обращаться к работникам ГКУ ЛО "МЦБУ" за получением консультации по вопросам, связанным с выполнением централизуемых полномочий, в письменной форме с возможностью получения предварительной информации в рабочем порядке.

6.1.3. Привлекать работников ГКУ ЛО "МЦБУ" к участию в инвентаризации активов и обязательств в порядке, установленном единой учетной политикой.

6.2. ГКУ ЛО "МЦБУ" имеет право:

6.2.1. Направлять Субъекту централизованного учета рекомендации (предложения) о внесении соответствующих изменений во внутренние распорядительные документы Субъекта централизованного учета.

6.2.2. Взаимодействовать при необходимости с государственными и иными специализированными организациями при рассмотрении спорных вопросов законодательства Российской Федерации и Ленинградской области по бюджетному учету и налогообложению для возможности качественного обеспечения выполнения централизуемых полномочий.

6.2.3. Запрашивать у Субъекта централизованного учета информацию и документы, необходимые для выполнения централизуемых полномочий.

6.2.4. Отказать Субъекту централизованного учета в приеме первичных учетных документов, оформленных с нарушением законодательства Российской Федерации и правовых актов Ленинградской области, с указанием причин отказа.

7. Порядок предоставления информации и документов

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

7.1.1. Передача централизуемых полномочий осуществляется ГКУ ЛО "МЦБУ" с момента подписания обеими сторонами Акта приема-передачи. Акт подписывается руководителем и главным бухгалтером Субъекта централизованного учета и ГКУ ЛО "МЦБУ".

7.1.2. Акт приема-передачи формируется Субъектом централизованного учета по форме согласно приложению N 1 к Соглашению на дату передачи централизуемых полномочий.

7.1.3. Субъект централизованного учета предоставляет первичные учетные и другие документы в виде электронных документов в соответствии с юридически значимым электронным документооборотом, остальные в виде скан-копий с применением ЭП лица, изготовившего скан-копию и (или) на бумажном носителе согласно Графику документооборота.

7.1.4. Первичные учетные документы, которые представляются на бумажных носителях, передаются уполномоченными лицами Субъекта централизованного учета по реестрам документов (далее - Реестр) согласно Приложению N 5 к настоящему Регламенту. Документы считаются переданными с даты отметки входящей корреспонденции на сопроводительном Реестре.

7.1.5. Субъект централизованного учета предоставляет в ГКУ ЛО "МЦБУ" первичные учетные документы по унифицированным формам первичной документации, утвержденным Министерством финансов Российской Федерации, или по формам, утвержденным единой учетной политикой.

7.1.6. После получения первичных учетных и других документов ГКУ ЛО "МЦБУ" осуществляет их проверку на полноту и правильность оформления в сроки, установленные в Графике документооборота.

7.1.7. Субъект централизованного учета обязан внести исправления или заменить первичные учетные документы, не соответствующие требованиям к составлению первичных учетных документов, установленным законодательством Российской Федерации.

7.1.8. ГКУ ЛО "МЦБУ" по письменному запросу Субъекта централизованного учета осуществляет подготовку копий первичных учетных документов и регистров учета (далее - документов), находящихся у ГКУ ЛО "МЦБУ" в течение установленного периода хранения.

7.1.9. Субъект централизованного учета направляет в ГКУ ЛО "МЦБУ" письменный запрос о необходимости предоставления копий документов. Запрос должен содержать перечень запрашиваемых документов, срок и форму их предоставления. Копии документов по согласованию Сторон могут предоставляться как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

8. Порядок ведения учета, формирования и хранения регистров бухгалтерского учета, хранения первичных учетных документов

8.1. ГКУ ЛО "МЦБУ":

обеспечивает выполнение централизуемых полномочий в соответствии с едиными методами и способами ведения бюджетного учета, устанавливаемыми с соблюдением требований законодательства Российской Федерации, федеральных стандартов бухгалтерского учета государственных финансов, Комитета финансов Ленинградской области в рамках единой учетной политики при централизации учета;

обеспечивает своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бюджетного учета и в регистрах бухгалтерского учета фактов хозяйственной жизни на основании полученных и надлежащим образом оформленных первичных учетных документов, поступивших по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни;

формирует регистры бухгалтерского учета;

обеспечивает сохранность переданных Субъектом централизованного учета оригиналов документов на бумажном носителе информации, если такие документы передавались, Субъекту централизованного учета.

9. Порядок взаимодействия при формировании и подписании бюджетной и иной утвержденной отчетности (далее - Отчетности) Субъектом централизованного учета

9.1. Отчетность формируется ГКУ ЛО "МЦБУ" и Субъектом централизованного учета в ПОВБУ и программном комплексе "Свод-СМАРТ".

9.2. ГКУ ЛО "МЦБУ" формирует отчетность в сроки, установленные законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Комитета финансов, Субъектов централизованного учета в отношении подведомственных учреждений.

9.3. Субъект централизованного учета в сроки, установленные единой учетной политикой, осуществляет подготовку и направляет в ГКУ ЛО "МЦБУ" следующую информацию к пояснительной записке (форма 0503160) по бюджетной отчетности:

организационная структура Субъекта централизованного учета;

результаты деятельности Субъекта централизованного учета;

анализ отчета об исполнении бюджета Субъекта централизованного учета в части причин отклонений от планового процента исполнения бюджета, информации характеризующей результаты анализа исполнения текстовых статей закона (решения) о бюджете, касающихся приоритетных национальных проектов и имеющих отношение к деятельности Субъекта централизованного учета, иную информацию, оказавшую существенное влияние и характеризующую результаты исполнения бюджета;

анализ показателей бюджетной отчетности Субъекта централизованного учета в части информации о причинах увеличения дебиторской и кредиторской задолженности, в том числе просроченной, по состоянию на отчетную дату в сравнении с данными за аналогичный отчетный период прошлого финансового года, иной информации, оказавшей существенное влияние и характеризующей показатели бюджетной отчетности за отчетный период;

о событиях после отчетной даты, свидетельствующую о возникших после отчетной даты условий хозяйственной жизни Субъекта централизованного учета. В частности, описывается само событие и дается оценка его последствий в денежном выражении. При невозможности произвести денежную оценку, на это указывается вместе с причинами, по которым сделать это невозможно.

9.4. ГКУ ЛО "МЦБУ" формирует годовую, квартальную, месячную бюджетную отчетность и подписывает электронной подписью в программном комплексе "Свод-СМАРТ" до срока представления отчетности.

9.5. Руководитель Субъекта централизованного учета со своей стороны подписывает сформированную ГКУ ЛО "МЦБУ" отчетность.

Формы отчетности, содержащие плановые (прогнозные) и (или) аналитические (управленческие) показатели, кроме того подписываются руководителем финансово-экономической службы и (или) лицом, ответственным за формирование аналитической (управленческой) информации Субъекта централизованного учета, представившим указанные данные в целях составления бюджетной отчетности.

9.6. В случае возникновения у Субъекта централизованного учета замечаний к подготовленной отчетности, принимаются меры к урегулированию данных замечаний с ГКУ ЛО "МЦБУ".

Информация об изменениях:

Пункт 9.7 изменен с 2 ноября 2023 г. - Приказ Комитета финансов Ленинградской области от 2 ноября 2023 г. N 18-02/08-39

См. предыдущую редакцию

9.7. Ответственность за выявленные контрольно-надзорными органами нарушения, возникшие по причине неисполнения (ненадлежащего исполнения) Соглашения, несет виновная сторона.

9.8. В случае, если в период между датой подписания бюджетной отчетности и датой ее приема в установленном порядке у Субъекта централизованного учета появляется новая информация о событиях после отчетной даты, которые могут оказать существенное влияние на финансовое состояние, движение денежных средств или результаты деятельности Субъекта централизованного учета, Субъект централизованного учета обязан незамедлительно представить ГКУ ЛО "МЦБУ" в письменной форме информацию о данных событиях в течение одного рабочего дня.

10. Порядок взаимодействия при согласовании налоговой отчетности Субъекта централизованного учета и отчетности Субъекта централизованного учета в СФР

Отчетность Субъекта централизованного учета, предоставляемая в налоговые органы и СФР по месту учета Субъекта централизованного учета в качестве налогоплательщика (страхователя), подписывается руководителем Субъекта централизованного учета.

Работник ГКУ ЛО "МЦБУ", ответственный за передачу налоговой отчетности и отчетности в СФР (далее - налоговая отчетность), обеспечивает ее отправку в электронном виде (в установленном порядке) не позже даты, установленной законодательством Российской Федерации.