Распоряжение Кабинета Министров Республики Татарстан от 23 октября 2023 г. N 2309-р О Порядке подготовки республиканскими органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых в республиканских органах исполнительной власти должны осуществляться в форме электронных документов

Распоряжение Кабинета Министров Республики Татарстан от 23 октября 2023 г. N 2309-р

В целях обеспечения единого подхода в работе по подготовке республиканскими органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности:

1. Утвердить прилагаемый Порядок подготовки республиканскими органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых в республиканских органах исполнительной власти должны осуществляться в форме электронных документов (далее - Порядок).

2. Республиканским органам исполнительной власти, руководствуясь Порядком, в течение 60 дней утвердить перечни документов, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в республиканском органе исполнительной власти в форме электронных документов.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу.

Премьер-министр Республики Татарстан

А.В. Песошин

Порядок
подготовки республиканскими органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых в республиканских органах исполнительной власти должны осуществляться в форме электронных документов
(утв. распоряжением КМ РТ от 23 октября 2023 г. N 2309-р)

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок подготовки республиканскими органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых в республиканских органах исполнительной власти должны осуществляться в форме электронных документов (далее - Порядок), определяет единые подходы в работе по подготовке республиканскими органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности.

1.2. Порядок разработан в соответствии с Федеральными законами от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" и иными нормативными правовыми актами в сфере информации, документации, архивного дела.

II. Определение состава документов, включаемых в перечни документов, создание, хранение, использование которых в республиканских органах исполнительной власти должны осуществляться в форме электронных документов

2.1. Разработка перечня документов, создание, хранение и использование которого должны осуществляться в республиканском органе исполнительной власти в форме электронных документов (далее - Перечень ЭД), осуществляется структурным подразделением республиканского органа исполнительной власти, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов при участии специалистов иных структурных подразделений.

2.2. При подготовке Перечня ЭД используются:

приказ Федерального архивного агентства от 29 апреля 2011 г. N 32 "Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности";

приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (далее - Перечень типовых документов);

индивидуальная номенклатура дел республиканского органа исполнительной власти.

2.3. Сроки хранения документов, установленные Перечнем типовых документов, отраслевыми перечнями и указанные в индивидуальных номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях.

2.4. В Перечень ЭД включаются:

2.4.1. Документы, которым установлен в основном временный срок хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов, плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению, информационные документы, справочные документы, документы по оперативным вопросам, внутренней переписке, документы по регистрации, учету и контролю;

2.4.2. Документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, республиканскими органами исполнительной власти вне зависимости от сроков хранения.

2.5. В Перечень ЭД не включаются:

2.5.1. Документы постоянного срока хранения, за исключением документов, указанных в подпункте 2.4.2 пункта 2.4 Порядка;

2.5.2. Документы, срок хранения которых не установлен.

2.6. Электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни ЭД не включаются.

2.7. В Перечень ЭД могут быть включены и другие документы, образующиеся в деятельности республиканского органа исполнительной власти, отражающие специфику его деятельности, с учетом положений пунктов 2.4 и 2.5 Порядка.

2.8. Для обеспечения сохранности электронных документов в республиканском органе исполнительной власти необходимо выполнять мероприятия по информационной безопасности, исключающие утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

III. Оформление Перечней ЭД

3.1. Перечни ЭД оформляются республиканскими органами исполнительной власти согласно приложению к настоящему Порядку.

3.2. Перечень ЭД состоит из разделов и подразделов, аналогичных структуре Перечня типовых документов.

3.3. Перечень ЭД утверждается руководителем республиканского органа исполнительной власти по согласованию с экспертно-проверочной и методической комиссией Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу.

После утверждения Перечней ЭД в индивидуальных номенклатурах дел республиканских органов исполнительной власти в графе "Примечания" к соответствующим делам, документам, создание, хранение, использование которых осуществляется в электронной форме, делается отметка "ЭД".

3.4. Перечни ЭД ведутся на бумажном носителе и в электронной форме.

Приложение
к Порядку подготовки республиканскими органами
исполнительной власти перечней документов,
создание, хранение и использование которых
в республиканских органах исполнительной
власти должны осуществляться в форме
электронных документов

Форма

                                                  Утверждаю:

                                                  руководитель

                                                  республиканского органа

                                                  исполнительной власти

                                                  _______________________

                                                  "___" _________ 2023 г.

Перечень
документов республиканского органа исполнительной власти, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов

N п/п	Вид документа	Срок хранения документа	Примечания
1	2	3	4
Организационно-распорядительная деятельность
1.	Акты Правительства Российской Федерации (постановления, распоряжения), направленные для сведения	до минования надобности
2.	Акты Правительства Российской Федерации (постановления, распоряжения), относящиеся к деятельности республиканского органа исполнительной власти, направленные для сведения	до минования надобности
3.	Указы Раиса Республики Татарстан, постановления Государственного Совета Республики Татарстан, направленные для сведения	до минования надобности
4.	Переписка с Администрацией Раиса Республики Татарстан, Государственным Советом Республики Татарстан, Кабинетом Министров Республики Татарстан, республиканскими органами исполнительной власти, прокуратурой Республики Татарстан, Верховным Судом Республики Татарстан по основным направлениям деятельности	5 лет ЭПК*
5.	Переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов Российской Федерации и территориальными органами республиканских органов исполнительной власти Российской Федерации по Республике Татарстан по основным (профильным) направлениям деятельности	5 лет ЭПК
6.	Переписка с органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности	5 лет ЭПК
7.	Переписка с организациями по основным (профильным) направлениям деятельности	5 лет ЭПК
8.	Годовой план работы отдела	5 лет
9.	Отчеты об исполнении годового плана работы отдела	5 лет
10.	Положение об отделе	до минования надобности
11.	Должностной регламент государственного служащего отдела	до минования надобности
12.	Документы (акты) проверок республиканского органа исполнительной власти	5 лет ЭПК
13.	Журнал передачи документов посредством факсимильной связи и телефонограмм	3 года
14.	Документы (журнал) учета личного приема граждан руководством республиканского органа исполнительной власти	3 года
15.	Журнал инвентарного учета документов с грифом "Для служебного пользования"	3 года
16.	Журналы учета выдачи печатей и штампов	3 года
17.	Журнал учета проверок республиканского органа исполнительной власти, проводимых органами государственного контроля (надзора)	5 лет
18.	Журнал регистрации отправлений фельдъегерской связью (реестр)	5 лет
19.	Номенклатура дел (сводная) республиканского органа исполнительной власти	до замены новым документом
Финансирование деятельности
20.	Положение об отделе	до минования надобности
21.	Должностные регламенты государственных гражданских служащих, должностные инструкции	до минования надобности
22.	Квартальный бухгалтерский (финансовый) отчет республиканского органа исполнительной власти и подведомственных учреждений	5 лет
23.	Месячный финансовый отчет аппарата и подведомственных учреждений	1 год
24.	Месячные статистические отчеты по основной деятельности (П-4, П-2 (краткая), документы к ним (расчеты, пояснения))	1 год
25.	Документы (списки объектов налогообложения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы по налогу на имущество, по земельному налогу, по транспортному налогу, за негативное воздействие на окружающую среду	5 лет
26.	Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов)	5 лет
27.	Документы (уведомления, справки, реестры, извещения) по поступлениям в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации	5 лет
28.	Документы (сведения, переписка) о начисленных и перечисленных налогах	5 лет ЭПК
29.	Документы (заявления, справки) о предоставлении льгот по налогам	5 лет ЭПК
30.	Документы (описи) по инвентаризации материальных ценностей	5 лет
31.	Документы (переписка, акты сверок) по дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет ЭПК
32.	Справки-уведомления об изменении бюджетной росписи и лимитов бюджетных обязательств, разработанные и утвержденные в республиканском органе исполнительной власти	до замены новым документом
33.	Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков	5 лет
34.	Копии архивных справок, выданных по заявлениям граждан, документы (заявления, справки, переписка) к ним	5 лет
35.	Документы (акты) проверок органов социального страхования, правильности начисления в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Республике Татарстан, налоговой инспекции, кассы	5 лет
36.	Документы (акты) ревизий финансово-хозяйственной деятельности республиканского органа исполнительной власти	5 лет
37.	Акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности	3 года
38.	Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах	5 лет
39.	Переписка с республиканскими органами исполнительной власти по основным (профильным) направлениям деятельности	5 лет ЭПК
40.	Переписка с органами казначейства, Счетной палатой Республики Татарстан по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности	5 лет
41.	Переписка с организациями	5 лет
42.	Квартальный расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование (ф. 4-ФСС), на обязательное пенсионное страхование и обязательное медицинское страхование	5 лет
43.	Квартальная декларация по налогу на имущество	5 лет ЭПК
44.	Годовая декларация по земельному, транспортному налогу	5 лет ЭПК
45.	Годовые сведения о доходах физических лиц	5 лет
46.	Договоры о материальной ответственности материально-ответственного лица республиканского органа исполнительной власти	5 лет
47.	Государственные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг	5 лет ЭПК
48.	Реестр государственной собственности, находящейся в управлении республиканского органа исполнительной власти	5 лет
49.	Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций по счетам)	5 лет
50.	Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, корешки банковских чековых книжек, банковские документы, авансовые отчеты, накладные, акты приема выполненных работ и услуг, табели, акты списания, акты приема-передачи имущества и материалов и др.)	5 лет
51.	Исполнительные листы работников (исполнительные документы)	5 лет
52.	Листы нетрудоспособности работников	5 лет
53.	Путевые листы	5 лет
54.	Журнал учета выдачи доверенностей, справок о заработной плате, архивных справок, копий, выписок из документов	5 лет
55.	Номенклатура дел	до замены новым документом
Трудовые отношения и кадровое обеспечение
56.	Решения конкурсных комиссий республиканского органа исполнительной власти на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы	15 лет
57.	Протоколы заседаний конкурсной комиссии республиканского органа исполнительной власти на включение в кадровый резерв	5 лет
58.	Приказы руководителя республиканского органа исполнительной власти о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, отпусков в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью	5 лет
59.	Приказы руководителя республиканского органа исполнительной власти о направлении в командировку	5 лет
60.	Документы (служебные записки, заявления, основания) к приказам руководителя республиканского органа исполнительной власти по личному составу, не вошедшие в состав личных дел	5 лет
61.	Документы (служебные записки, заявления, основания) к приказам руководителя республиканского органа исполнительной власти о предоставлении отпусков по аппарату республиканского органа исполнительной власти	5 лет
62.	Документы (служебные записки, заявления, основания) к приказам руководителя республиканского органа исполнительной власти о направлении в командировку	5 лет
63.	Индивидуальные планы профессионального развития государственных гражданских служащих Республики Татарстан в республиканском органе исполнительной власти	1 год
64.	Годовой план работы отдела	5 лет
65.	Годовой план мероприятий по охране труда работников республиканского органа исполнительной власти	5 лет
66.	Годовой статистический отчет по федеральной государственной информационной системе "Единая информационная система управления кадровым составом государственной службы Российской Федерации"	5 лет
67.	Годовой отчет об исполнении плана работы отдела	5 лет
68.	Документы (годовые отчеты, справки, переписка) по осуществлению воинского учета и бронированию сотрудников	5 лет
69.	Документы, регламентирующие деятельность ответственного лица за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений	5 лет ЭПК
70.	Документы (рекомендации, письма, служебные записки, выступления), подготовленные в целях профилактики коррупции на государственной гражданской службе и правового просвещения государственных гражданских служащих	5 лет ЭПК
71.	Документы, связанные с деятельностью комиссии республиканского органа исполнительной власти по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов (рекомендации, письма, служебные записки, протоколы, основания, информация о выполненных решениях комиссии, отчеты о деятельности)	5 лет ЭПК
72.	Трудовые книжки сотрудников аппарата республиканского органа исполнительной власти и руководителей подведомственных учреждений	до востребования
73.	График отпусков сотрудников	1 год
74.	Акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности (удостоверений) по истечении установленного срока хранения в отделе	3 года
75.	Переписка с Администрацией Раиса Республики Татарстан, Кабинетом Министров Республики Татарстан, республиканскими органами исполнительной власти, организациями по вопросам присвоения почетных званий и награждения	5 лет ЭПК
76.	Договоры с образовательными организациями о прохождении студентами практики в республиканском органе исполнительной власти	5 лет ЭПК
77.	Переписка по диспансеризации государственных гражданских служащих и работников	5 лет ЭПК
78.	Переписка с организациями о трудоустройстве бывших государственных служащих Республики Татарстан	5 лет ЭПК
79.	Переписка по основным направлениям деятельности, входящим в компетенцию отдела	5 лет ЭПК
80.	Служебный распорядок республиканского органа исполнительной власти	до минования надобности
81.	Журнал регистрации уведомлений руководителя республиканского органа исполнительной власти о фактах обращения в целях склонения государственных служащих республиканского органа исполнительной власти к совершению коррупционных правонарушений	5 лет
82.	Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера	5 лет
83.	Журнал регистрации уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов	5 лет
84.	Журнал регистрации уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими	5 лет
85.	Журнал регистрации служебных проверок государственных гражданских служащих и дисциплинарных взысканий	5 лет
86.	Журнал учета рабочего времени специалистов отдела	5 лет
87.	Журнал учета и выдачи служебных удостоверений сотрудникам аппарата республиканского органа исполнительной власти	3 года
88.	Книга регистрации листков нетрудоспособности	5 лет
89.	Журнал учета приказов о приеме, переводе (перемещении), увольнении государственных гражданских служащих	50 лет
90.	Журнал учета приказов по командировкам	1 год
91.	Журнал регистрации проверок на участие в ЕГРЮЛ, ЕГРИП	3 года
92.	Журнал учета обращений граждан и организаций, поступивших по "телефону доверия" по вопросам противодействия коррупции	5 лет
93.	Журнал учета обращений, заявлений и уведомлений, являющихся основанием для проведения заседания комиссии республиканского органа исполнительной власти по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов	5 лет ЭПК
94.	Номенклатура дел отдела	до замены новым документом
Информационное обслуживание
95.	Положение об отделе	до минования надобности
96.	Должностные регламенты государственных служащих отдела (копии)	до минования надобности
97.	Годовой план работы отдела	5 лет
98.	Отчеты об исполнении годового плана работы отдела	5 лет
99.	Документы (переписка, соглашения, акты, заключения, планы) по вопросам: внедрения современных информационных технологий; информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота; проектирования, разработки, внедрения, эксплуатации, сопровождения автоматизированных систем и программных продуктов	5 лет ЭПК
100.	Журнал учета сертифицируемых технических средств защиты информации и ключевых носителей средств криптографической защиты информации	5 лет
101.	Номенклатура дел отдела	до замены новым документом
Документы по осуществлению контроля в сфере местного самоуправления
102.	Положение об отделе	до минования надобности
103.	Должностные регламенты государственных служащих отдела	до минования надобности
104.	Годовой план работы отдела	5 лет
105.	Отчеты об исполнении годового плана работы отдела	5 лет
106.	Квартальные отчеты о деятельности административных комиссий муниципальных органов и городских округов, проведении антикоррупционной экспертизы в органах местного самоуправления, определении перечня должностных лиц, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях на территориях муниципальных районов и городских округов	5 лет
107.	Документы (программы, планы, информация, переписка) по семинарам (совещаниям, учебам, конференциям), проводимым сотрудниками отдела	5 лет ЭПК
108.	Обращения граждан, организаций, органов местного самоуправления по вопросам предоставления государственных услуг	5 лет ЭПК
109.	Переписка с органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности	5 лет ЭПК
110.	Журнал учета выдачи выписок	5 лет
111.	Журнал учета выдачи справок	5 лет
112.	Номенклатура дел отдела	до замены новым документом
Правовое обеспечение деятельности
113.	Положение об отделе (копия)	до минования надобности
114.	Должностные регламенты (инструкции) сотрудников отдела (копии)	после замены новым документом
115.	Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы локальных нормативных актов и их проектов	5 лет
116.	Доверенности на сотрудников республиканского органа исполнительной власти, представляемые в правоохранительные, судебные органы, третейские суды	5 лет
117.	Решения по обжалованию постановлений (предостережений) главного государственного инспектора в области охраны окружающей среды об устранении нарушений законодательства в области окружающей среды	3 года
118.	Документы (исковые заявления, заявления, жалобы, ходатайства, судебные акты, решения третейских судов) по делам, рассматриваемым в судебном порядке, третейскими судами	5 лет
119.	Документы (протоколы, акты, объяснения, ходатайства, предупреждения, определения, постановления) об административных правонарушениях	5 лет
120.	Служебные записки по основной деятельности отдела	5 лет ЭПК
121.	Переписка с вышестоящими органами по основной деятельности отдела	5 лет ЭПК
122.	Переписка со сторонними организациями по основной деятельности отдела	5 лет ЭПК
123.	Переписка с территориальными управлениями по основной деятельности отдела	5 лет ЭПК
124.	Номенклатура дел отдела	3 года

 Согласовано

 экспертно-проверочной и

 методической комиссией

 Государственного комитета

 Республики Татарстан

 по архивному делу

 Протокол от ________ N ______

* Список использованных сокращений:

ЕГРИП - Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей;

ЕГРЮЛ - Единый государственный реестр юридических лиц;

ЭПК - экспертно-проверочная комиссия (срок хранения определяется по итогам проведения экспертизы ценности документов экспертно-проверочной комиссией соответствующего республиканского органа исполнительной власти).